2.5. Teori Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia 2.5.1. Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia
Sistem penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia SPRI adalah bagian dari Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian SIMKIM yang dibangun di
lingkungan Direktorat Jendral Imigrasi. Pihak Direktorat Jendral Imigrasi bertujuan memberikan pelayanan publik yang berkesinambungan seiring dengan perkembangan
teknologi informasi yang menuntut peningkatan kualitas pelayanan publik dalam hal memberikan jaminan kepastian dan kemudahan pelayanan penerbitan Surat
Perjalanan Republik Indonesia.
2.5.2. Standar Operasional Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia
Standar operasional prosedur sistem penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia secara tertib, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan diperlukan bagi
setiap petugas pada Kantor Imigrasi, Sub Direktorat Dokumen Perjalanan, Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dan Divisi Keimigrasian pada Kantor Wilayah
Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia. Tujuan dari standar operasional prosedur penerbitan SPRI agar terciptanya standardisasi pelayanan penerbitan SPRI.
Universitas Sumatera Utara
2.5.3. Proses Membuat Sampai Menerbitkan dalam Pelaksanaan Birokrasi Pengurusan Paspor Sebelum Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi
Polonia Medan
Berdasarkan keputusan menteri kehakiman dan hak azasi manusia Republik Indonesia Nomor M.02.12.03.10 Tahun 2004 tentang perubahan ketiga atas
keputusan menteri kehakiman dan hak azasi manusia Republik Indonesia Nomor M.01-1Z.03.10 Tahun Paspor Biasa, Paspor untuk orang Asing, Surat Perjalanan
laksana paspor untuk warga negara Indonesia dan surat perjalanan laksana paspor untuk Orang Asing, sebagaimana yang telah diubah dengan Keputusan Menteri
Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.01-1Z.03.10 Tahun 1997. Sehubungan dengan mekanisme pengurusan dan pelayanan paspor atau SPRI
yang secara umum harus sesuai dengan Petunjuk Pelaksanaan yang dikeluarkan oleh Dirjen Imigrasi Nomor F-485.IZ.03.02 Tahun 1997 Tentang Surat Perjalanan
Republik Indonesia, maka untuk mekanisme dan prosedur yang dilakukan sesuai standar proses, sebagai berikut :
a. Pemohon datang ke loket tempat pengurusan paspor atau SPRI untuk
mengambil formulir aplikasi tersebut sertamelampirkan fotokopi Kartu KeluargaKTP dan menyerahkan berkas.
b. Pejabat loket yang bersangkutan melakukan pemeriksaan kelengkspan berkas
pemohon. c.
Pejabat loket melakukan pemeriksaan duplikat file. d.
Pejabat loket atau Kepala Seksi Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian melakukan pengecekkan bebas cekal terhadap pemohon.
Universitas Sumatera Utara
e. Pemeriksaan persyaratan pemohon oleh Kepala Lalintuskim.
f. Persetujuan pemberian paspor pemohon oleh Kepala Lalintuskim.
g. Pemohon melakukan pembayaran biaya paspor ke bagian Tata Usaha
Keuangan. h.
Staf Bagian Register dan entry Data melakukan Entry Data registrasi kepada pemohon.
i. Pemohon melakukan sidik jari di bagian sidik jari.
j. Pemohon melakukan foto di bagian foto.
k. Pejabat Lalintuskim melakukan wawancara terhadap pemohon.
l. Staf bagian cetak paspor melakukan pencetakkan paspor pemohon.
m. Kepala Seksi Lalintuskim memaraf paspor pemohon.
n. Kepala kantor Imigrasi melakukan penandatanganan paspor pemohon.
o. Pejabat loket menyerahkan paspor yang sudah siap kepada pemohon.
2.5.4. Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia Setelah Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan
Terdapat 13 tahapan dalam prosedur penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia yakni sebagai berikut :
1. Formulir
a. Petugas loket formulir pada Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat
Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia TKI memberikan formulir permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia SPRI
kepada pemohon atau yang diberi kuasa.
Universitas Sumatera Utara
b. Formulir elektronik terdapat pada alamat www.imigrasi.go.id
2. Pengisian Formulir
a. Pemohon atau yang diberi kuasa mengisi formulir sesuai dengan
kolom yang telah ditentukan. b.
Dalam hal permohonan SPRI diajukan melalui website, yang selanjutya disebut pra permohonan, pemohon atau yang diberi kuasa
wajib mengisi formulir elektronik dan memindai persyaratan, serta mencetak tanda bukti pra permohonan.
3. Antrian
a. Pemohon mengambil nomor antrian elektronik atau manual pada
Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI sesuai tahapan proses.
b. Mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan
nomor antrian pada layar monitor atau petugas loket memanggil pemohon sesuai nomor antrian.
4. Pengajuan Permohonan SPRI
a. Permohonan SPRI diajukan kepada petugas loket pada Kantor
Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI oleh pemohon atau yang diberi kuasa.
b. Dalam hal permohonan diajukan melalui website, pemohon atau yang
diberi kuasa wajib menyerahkan tanda bukti pra permohonan.
Universitas Sumatera Utara
c. Petugas loket menerima dan memeriksa kebenaran persyaratan asli
yang dibawa oleh pemohon atau yang diberi kuasa. d.
Petugas loket memindai dokumen dan memeriksa hasil pemindai serta memeriksa daftar pencegahan.
e. Petugas loket melakukan pemindaian ulang terhadap hasil pemindai
yang kurang sempurna. f.
Petugas loket wajib mencocokkan rincian biodata untuk memastikan kebenaran data pemohon yang identik dengan nama yang tercantum
dalam dafttar pencegahan. g.
Petugas loket menolak permohonan dan memberikan bukti penolakan sesuai ketentuan yang berlaku, apabila ditemukan rincian biodata sama
dengan daftar pencegahan. h.
Petugas loket memberikan tanda terima kepada pemohon yang telah memenuhi persyaratan dan namanya tidak tercantum dalam daftar
pencegahan. 5.
Pembayaran Tarif Keimigrasian a.
Bendahara penerima pada Kantor Imigrasi atau pada Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI menerima pembayaran tarif keimigrasian
sesuai ketentuan yang berlaku. b.
Bendahara penerima setelah menerima pembayaranmemasukkan nomor perforasi SPRI dan mencetak serta memberikan tanda terima
pembayaran.
Universitas Sumatera Utara
6. Pengambilan Foto Wajah dan Sidik Jari
a. Pemohon wajib datang pada saat pengambilan foto wajah dan sidik
jari b.
Petugas Imigrasi melakukan pengambilan foto dan sidik jari terhadap pemohon sesuai dengan nomor antrian pada tanda teima pembayaran.
c. Petugas Imigrasi melakukan pengambilan foto wajah pemohon dalam
posisi menghadap ke depan lensa kamera. d.
Petugas Imigrasi melakukan pengambilan sepuluh sidik jari tangan pemohon, dimulai dari jempol kanan, telunjuk kanan, tengah kanan,
manis kanan, kelingking kanan dilanjutkan dengan jempol kiri, telunjuk kiri, tengah kiri, manis kiri dan kelingking kiri.
e. Petugas Imigrasi membuat catatan pada kolom petugas dalam hal:
1 Terdapat kelainan pada jari pemohon; dan
2 Sidik jari telah dilakukan berulang kali, namun sistem belum
dapat mendeteksi sidik jari pemohon. f.
Petugas Imigrasi tidak perlu mengambil sidik jari bagi anak yang berusia dibawah 3 tiga tahun dengan membuat catatan pada kolom
petugas. 7.
Wawancara a.
Pemohon wajib datang dengan menunjukkan dokumen asli sebagai persyaratan pada saat proses wawancara.
Universitas Sumatera Utara
b. Petugas wawancara melakukan penelitian tentang kelengkapan
dokumen persyaratan asli, serta menuangkan hasil penelitian pada kolom pencatatan petugas dan formulir yang telah disediakan.
c. Petugas wawancara wajib memasukkan data alamat lengkap
Kecamatan, KotaKabupaten, Provonsi dan bilamana diperlukan memasukkan data alamat lain yang bisa dihubungi selain alamt pada
KTP. d.
Petugas wawancara mencetak biodata pemohon, selanjutnya pemohon menandatangani hasil pencetakkan dan blangko SPRI.
e. Petugas wawancara dapat menangguhkan proses selanjutnya apabila
pada hasil penelitian ditemukan kecurigaan tentang identitas dan jati diri pemohon untuk dilakukan penelitian lebih lanjut dan apabila hasil
penelitian lanjutan terbukti adanya pelanggaran keimigrasian maka permohonannya dapat ditolak dengan membuat keterangan pada
kolom pencatatan petugas. f.
Penolakan sebagaimana dimaksud dilakukan berdasarkan keputusan tertulis Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen
Perjalanan TKI, yang memuat alasan-alasan penolakan secara elektronik maupun manual yang salinannya diserahkan kepada
pemohon.
Universitas Sumatera Utara
8. Identifikasi Foto Wajah dan Sidik Jari
a. Petugas wawancara mengirim data foto wajah dan sidik jari serta
identitas diri ke Pusat Data Keimigrasian Pusdakim untuk dilakukan identifikasi.
b. Sistem identifikasi pada Pusdakim secara otomatis akan memberikan
jawaban kepada Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI berupa persetujuan atau tindak lanjut.
c. Dalam hal proses identifikasi foto wajah dan sidik jari ditemukan
duplikasi maka Kepala Kantor Imigrasi atau pejabat yang diberi wewenang, melakukan pemeriksaan yang dituangkan dalam Berita
Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Pendapat untuk selanjutnya dilakukan proses sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
9. Pencetakan SPRI
a. Petugas yang diberi wewenang, melakukan pencetakan halaman
biodata pemohon dan halaman catatan resmiofficial notes serta halaman pengesahanendorsments jika diperlukan setelah mendapat
persetujuan identifikasi foto wajah dan sidik jari dari Pusdakim, dan melakukan laminasi blangko SPRI.
b. Petugas yang diberi wewenang, melakukan uji kualitas pencetakkan
dan laminasi, dalam hal ditemukan cacat produksi maka dilakukan penggantian blangko SPRI tanpa dikenakan tarif.
Universitas Sumatera Utara
10. Perubahan Data Pemegang SPRI
Dalam hal terjadi perubahan data pemegang SPRI yang meliputi perubahan alamat atau perubahan anama danatau perubahan pekerjaan dapat dilakukan oleh
setiap Kantor Imgrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dilakukan sesuai prosedur, melalui tahapan :
a. Pengajuan permohonan;
b. Persetujuan Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat
Dokumen Perjalanan atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang untuk memproses sesuai
ketentuan yang berlaku; dan c.
Pencetakan halaman pengesahanendorsments, dan selanjutnya dibubuhkan paraf oleh Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub
Direktorat Dokumen Perjalanan atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang.
11. Penandatanganan SPRI
a. Kepala Bidang atau Kepala Seksi Lalu Lintas dan Status Keimigrasian
atau Kepala Seksi Lalu Lintas Keimigrasian atau pejabat yang diberi wewenang membubuhkan paraf pada SPRI.
b. Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen
Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani SPRI dan menyerahkan kepada petugas untuk diterakan cap dinas
untuk selanjutnya diserahjkan kepada Petugas Loket
Universitas Sumatera Utara
12. Penyerahan SPRI
a. Petugas Loket melakukan pemindaian halaman tanda tangan Kepala
Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dan halaman catatan petugas dan selanjutnya menyerahkan kepada
pemohon atau yang diberi kuasa. b.
Pemohon atau yang diberi kuasa, menandatangani tanda bukti penerimaan SPRI pada kolom penerimaan.
13. Penyimpanan berkas SPRI
Seluruh berkas fisik permohonan yang telah selesai proses disimpan oleh Bidang atau Seksi Informasi Keimigrasian.
2.5.5. Penggantian, Pengumpulan dan Pengolahan Data SPRI
