Analisis Pembaharuan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian Dalam Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) Terhadap Kinerja Pegawai Kantor Imigrasi Klas I Polonia Medan

(1)

ANALISIS PEMBAHARUAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEIMIGRASIAN DALAM PENERBITAN SURAT

PERJALANAN REPUBLIK INDONESIA (SPRI) TERHADAP KINERJA PEGAWAI KANTOR

IMIGRASI KLAS I POLONIA MEDAN

TESIS

Oleh

CHAIRIL LUFHTI 077019031/IM

E K O L A_H

P A

S C

A S A R JA

SEKOLAH PASCASARJANA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

ANALISIS PEMBAHARUAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEIMIGRASIAN DALAM PENERBITAN SURAT

PERJALANAN REPUBLIK INDONESIA (SPRI) TERHADAP KINERJA PEGAWAI KANTOR

IMIGRASI KLAS I POLONIA MEDAN

TESIS

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Sains dalam Program Studi Ilmu Manajemen pada Sekolah Pascasarjana

Universitas Sumatera Utara

Oleh

CHAIRIL LUFHTI 077019031/IM

SEKOLAH PASCASARJANA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

(3)

Judul Tesis : ANALISIS PEMBAHARUAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEIMIGRASIAN DALAM PENERBITAN SURAT PERJALANAN REPUBLIK INDONESIA (SPRI) TERHADAP KINERJA PEGAWAI KANTOR IMIGRASI KLAS I POLONIA MEDAN Nama Mahasiswa : Chairil Lufhti

Nomor Pokok : 077019031

Progaram Studi : Ilmu Manajemen

Menyetujui Komisi Pembimbing

(Prof. Dr. Rismayani, SE, MS) (Drs. Syahyunan,MS)

Ketua Anggota

Ketua Program Studi Direktur

(4)

Telah diuji pada Tanggal : 27 Juli 2009

PANITIA PENGUJI TESIS

Ketua : Prof.Dr. Rismayani, SE, MS Anggota : 1. Drs. Syahyunan, MSi

2. Prof.Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE 3. Dr. Sutarman, MSc

(5)

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa Tesis saya yang berjudul :

“ANALISIS PEMBAHARUAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEIMIGRASIAN DALAM PENERBITAN SURAT PERJALANAN REPUBLIK INDONESIA (SPRI) TERHADAP KINERJA PEGAWAI KANTOR IMIGRASI KLAS I POLONIA MEDAN”

Adalah benar hasil karya saya dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun juga sebelumnya.

Sumber-sumber data dan informasi yang diperoleh dan dipergunakan telah di nyatakan secara jelas dan benar.

Medan, Juli 2009

Yang membuat pernyataan ,

Chairil Lufthi.

(6)

ABSTRAK

Sebagai lembaga negara, Kantor Imigrasi merupakan lembaga yang berhak dan berwenang untuk mengatur lalu-lintas orang yang akan masuk ataupun keluar wilayah negara Republik Indonesia dan bahkan memberikan izin tinggal untuk jangka waktu tertentu. Dalam hal ini kantor imigrasi yang memberikan izin bagi warga negara Indonesia untuk keluar negeri dengan suatu Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) atau paspor, maka kantor imigrasi dituntut berperan dalam memberikan pelayanan prima dalam pengurusan paspor kepada publik atau masyarakat dengan suatu tujuan untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dan berwibawa serta transparan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh pembaharuan sistem informasi manajemen keimigrasian dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan. Untuk mengetahui dan menganalisis kendala-kendala yang terjadi dalam pembaharuan sistem informasi manajemen di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). Serta untuk mengetahui perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen yang lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).

Teori yang digunakan adalah teori tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM), Kantor Maya, Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI), dan kinerja.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode survey. Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Sifat dari penelitian ini adalah deskriptif explanatory. Dan metode analisis yang digunakan adalah regresi linier berganda.

Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa Pembaharuan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian Dalam Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) berpengaruh signifikan (α= 0,05) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Polonia Medan. Walaupun ke empat variabel memiliki pengaruh positif yakni variabel sumberdaya manusia, sistem informasi manajemen, prosedur dan resistensi pada perubahan, tetapi variabel porsedur memiliki pengaruh paling dominan terhadap kinerja pegawai.

(7)

ABSTRACT

As nation institute, Immigration Office is an institute which has right and authority to regulate traffic person who will come in and out from Republic Indonesia territory and even permit someone to stay here in fixed time. In this case Immigration Office which is permit to civil of Republic Indonesia to aboard with the National Traveling Letter of Indonesia ( SPRI) or Passport, so Immigration Office is sentenced to role by giving Prime service in processing passport to public or society by an aim tp make clean ang authority government and also transparent.

The aim of this research is to know and analysis the influence of the renewing og management information system on immigration of issuance the National Traveling Letter of Republic Indonesia ( SPRI) on the work performance of the employees in city immigration office Klas I Medan. To knowing ang analyzing the constraint which happen in renewing of management information system in issuance the National Traveling Letter of Republic Indonesia ( SPRI).

This research use the theories of Management Information System (SIM), office, The National Traveling Letter of republic Indonesia (SPRI) and Work Performance of the employees.

The survey method is used in the form of the study case. This research use descriptive explanatory. And the data obtained were analyzed through Multiple linier regression method.

The result of this research shows that renewing of management Information system in issuance the National Traveling Letter of Republic Indonesia (SPRI) is influence sidnificantly (α = 0,05) to work performance of the employees in city immigration office in Medan. Although the fourth variables have influence positively those are human resource, managemeny information system, procedure and resistant of the change, but procedure variable has the most of dominant to work performance.

(8)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Allah SWT yang telah memberi rahmat dan karunia sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini. Banyak pihak yang telah membantu dalam penulisan tesis ini, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B, MSc selaku Direktur Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.

2. Prof. Dr. Rismayani, SE, MS selaku Ketua Program Studi Ilmu Manajemen dan juga sebagai dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan dan membantu penulis dalam menyelesaikan tesis ini.

3. Drs. Syahyunan, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan dan membantu penulis dalam menyelesaikan tesis ini.

4. Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE, Dr. Sutarman, M.Sc dan Ir. Harmein Nasution, MSIE selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan arahan sehingga tesis ini dapat diselesaikan.

5. Ka. Kanwil Departemen Hukum & Ham yang telah mengizinkan penulis melanjutkan studi di Sekolah Pascasarjana USU Medan

6. Kepala Kantor Imigrasi Polonia Medan, staf pegawai Kantor Imigrasi Polonia Medan yang telah membantu penulis dalam memberikan bahan-bahan yang mendukung penulisan tesis ini.

7. Seluruh Staf pengajar Program Studi Magister Ilmu Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan bimbingan dan pelajaran berharga selama masa perkuliahan.

8. Para rekan-rekan peserta Program Studi Magister Ilmu Manajemen Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara dan juga rekan-rekan yang menjadi

(9)

teman berdiskusi dalam memberikan masukan dan bantuan selama penulis menyelesaikan tesis dan semua pihak yang telah ikut membantu penulis.

9. Kepala Kantor Imigrasi Polonia Medan, staf pegawai Kantor Imigrasi Polonia Medan yang telah membantu penulis dalam memberikan bahan-bahan yang mendukung penulisan tesis ini.

Secara khusus penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak keluarga yang sangat membantu penulis sampai selesainya tesis ini. Semoga segala bantuan dan bimbingannya kepada peulis mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT. Amin.

Penulis menyadari bahwa tesis ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Akhir kata, semoga tesis ini bermanfaat bagi kita semua atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.

Medan, Juli 2009 Penulis

(10)

RIWAYAT HIDUP

Chairil Lufhti lahir di Medan Propinsi Sumatera Utara pada tanggal 19 Juni 1962 beragama Islam dan berbangsa Indonesia, anak ke 2 dari 8 bersaudara pasangan H. Syarifuddin Yahya (Alm) dan Hj. Hakimah (Almh). Telah menikah dengan Khairani Sri Utami, SH, dan dikaruniai tiga anak yaitu : Syahbana Aidil Lufitri, Chairi Sarah Namira dan Chairi Masturah.

Pendidikan yang pernah dijalani mulai dari SD Negeri 4 Medan tamat tahun 1976, SMP Negeri 1 Medan tamat tahun 1979, SMA Negeri 1 tamat tahun 1982, Pada tahun 1982 melanjutkan sekolah di Fakultas Fakultas Hukum Universitas Amir Hamzah di Medan.

Karier dimulai dengan pegawai Adc. Kakanwil Departemen Kehakimat Sumatera Utara dari tahun 1984 sampai dengan 1987. Pada tahun 1987 sampai dengan 1997 diberi kesempatan menduduki jabatan sebagai Staf Pengawasan orang asing kantor Imigrasi Polonia Medan. Pada Tahun 2000 sampai sekarang menduduki Jabatan Kepala Urusan Umum Kantor Imigrasi Polonia Medan.

(11)

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

RIWAYAT HIDUP ... v

DAFTAR ISI... vi

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I. PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah. ... 4

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian. ... 5

1.3.1. Tujuan Penelitian ... 5

1.3.2. Manfaat Penelitian. ... 6

1.4. Kerangka Berpikir... 7

1.5. Hipotesis... 11

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 12

2.1. Penelitian Terdahulu ... 12

2.2. Teori Tentang Sistem Informasi Manajemen ... 15

2.2.1. Pengertian dan Tujuan Sistem Informasi ... 15

2.2.2. Proses Manajemen ... 17

(12)

2.3.2. Tahap-tahap Pengambilan Keputusan... 19

2.4. Teori Tentang Kantor Maya (e-Office)... 20

2.4.1. Otomatisasi Kantor... 20

2.4.2. Kantor Maya... 21

2.5. Teori Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia ... 24

2.5.1. Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia .. 24

2.5.2. Standar Operasional Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia... 24

2.5.3. Proses Membuat Sampai Menerbitkan dalam Pelaksanaan Birokrasi Pengurusan Paspor Sebelum Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan... 25

2.5.4. Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia Setelah Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan ... 26

2.5.5. Penggantian, Pengumpulan dan Pengolahan Data SPRI .. 33

2.5.6. Pemberian Dispensasi dan Waktu Penyelesaian ... 35

Permohonan SPRI 2.6. Teori Tentang Kinerja ... 35

2.6.1. Pengertian Kinerja... 35

2.6.2. Sistem Penilaian Kerja ... 37

2.6.3. Manfaat Penilaian Kinerja... 43

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 46

3.1. Tempat dan Waktu Penelitian ... 46

3.2. Metode Penelitian. ... 46

3.2.1. Pendekatan Penelitian ... 46

3.2.2. Jenis Penelitian ... 46

3.2.3. Sifat Penelitian ... 47

3.3. Populasi dan Sampel. ... 47

(13)

3.5. Jenis dan Sumber Data. ... 48

3.6. Identifikasi Variabel... 48

3.7. Definisi Operasional Variabel... 49

3.8. Pengujian Validitas dan Reliabilitas Instrumen. ... 52

3.8.1 Uji Validitas... 52

3.8.2 Uji Reliabilitas... 53

3.9. Pengujian Asumsi Klasik ... 54

3.9.1 Uji Normalitas ... 54

3.9.2 Uji Multikolonieritas ... 54

3.9.3 Uji Heteroskedastisitas ... 54

3.10. Metode Analisis Data ... 55

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 57

4.1. Sejarah Berdirinya Lembaga Keimigrasian ... 57

4.1.1. Tugas dan Fungsi Kantor Imigrasi Polonia Medan. ... 59

4.1.2 Visi dan Misi ... 60

4.1.3. Produk yang Dihasilkan Kantor Imigrasi Polonia Medan. 61 4.1.4. Karakteristik Responden ... 63

4.1.5. Analisis Deskripsi Variabel... 66

4.1.5.1. Variabel Kinerja Pegawai (Y)... 66

4.1.5.2. Variabel Sistem Informasi Manajemen (X2) ... 73

4.1.5.3. Variabel Prosedur (X3) ... 76

4.1.5.4. Variabel Resistensi Pada Perubahan (X4)... 80

4.2. Pembahasan... 83

4.2.1. Pengujian Asumsi Klasik ... 83

4.2.2. Pengujian Normalitas ... 83

4.2.3. Uji Multikolinieritas... 85

(14)

4.2.5.1. Uji Secara Simultan ... 91 4.2.5.2. Uji Secara Parsial ... 92 4.2.5.2.1. Pengaruh Variabel Sumber Daya Manusia (X1) terhadap kinerja

Pegawai (Y)... 92 4.2.5.2.2. Pengaruh Variabel Sistem Informasi

Manajemen (X2) terhadap Kinerja

Pegawai (Y)... 93 4.2.5.2.3. Pengaruh Variabel Prosedur (X3)

terhadap Kinerja Pegawai (Y)... 94 4.2.5.2.4. Pengaruh Variabel Resistensi Pada

Perubahan (X4) terhadap Kinerja

Pegawai (Y)... 94 4.2.5.3. Kendala- Kendala yang Terjadi di Kantor

Imigrasi Klas I Polonia Medan dalam Pembaharuan Sistem Informasi Manajemen dalam Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) ... 95 4.2.5.3.1. Kendala-Kendala Yang Terjadi Di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan Dari Segi Sumber Daya Manusia ... 95 4.2.5.3.2. Kendala-Kendala Yang Terjadi Di Kantor Imigrasi Klas I Polonia Medan Dari Segi Sistem Informasi

Manajemen... 97

4.2.5.3.3. Kendala-Kendala Yang Terjadi Di Kantor Imigrasi Klas I Polonia Medan Dari Segi Prosedur ... 98 4.2.5.3.4. Kendala-Kendala Yang Terjadi Di Kantor Imigrasi Klas I Polonia Medan Dari Segi Resistensi Pada Perubahan... 100

4.2.5.4. Perbedaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Lama Dengan Informasi Manajemen Berbasis Biometrik... 101

(15)

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 103

5.1 Kesimpulan ... 103

5.2 Saran... 104

(16)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

3.1. Definisi Operasional Variabel... 50

4.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ... 63

4.2. Karakteristik Responden Berdasarkan Usia... 64

4.3. Karakteristik Responden Berdasarkan Pendidikan ... 64

4.4. Karakteristik Responden Berdasarkan Masa Kerja... 65

4.5. Frekuensi Jawaban Responden Terhadap Kinerja Pegawai... 66

4.6. Frekuensi Jawaban Responden Terhadap Sumber Daya Manusia... 70

4.7. Frekuensi Jawaban Responden Terhadap Sistem Informasi Manajemen... 73

4.8. Frekuensi Jawaban Responden Terhadap Prosedur ... 77

4.9. Frekuensi Jawaban Responden Terhadap Resistensi Pada Perubahan... 80

4.10. Hasil Uji Multikolinieritas ... 86

4.11. Hasil Regresi Variabel Yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai Di kantor Imigrasi Polonia Medan... 89

4.12. Hasil Uji Determinasi... 90

4.13. Hasil Uji Secara Simultan ... 91

(17)

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman 1.1. Penyebab Kegagalan Perubahan Teknologi Informatika dan

Komunikasi ... 8

1.2. Kerangka Berpikir... 11

2.1. Elemen-elemen Kunci Sistem Penilaian Kinerja ... 39

4.1. Grafik Histogram ... 84

4.2. Normalitas Data ... 85

(18)

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

1. Kuisioner Penelitian ... 107

2. Daftar Tabulasi Linear Berganda ... 115

3. Uji Validitas dan Reliabilitas Prosedur ... 117

4. Uji Validitas dan Reliabilitas Resistensi pada Perubahan ... 119

(19)

ABSTRAK

Teori yang digunakan adalah teori tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM), Kantor Maya, Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI), dan kinerja.

(20)

ABSTRACT

This research use the theories of Management Information System (SIM), office, The National Traveling Letter of republic Indonesia (SPRI) and Work Performance of the employees.

The survey method is used in the form of the study case. This research use descriptive explanatory. And the data obtained were analyzed through Multiple linier regression method.

(21)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Sistem informasi manajemen dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses dalam berbisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja sehingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat sekali berubah. Sistem informasi manajemen memberikan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan bagi pihak manajemen, manajemen dapat menggunakan jaringan komputer untuk mendapatkan laporan dan informasi yang diinginkan sehingga manajemen dapat lebih efisien dalam pengambilan keputusan yang tentunya menguntungkan perusahaan secara jangka panjang. Sebagai lembaga negara, Kantor Imigrasi merupakan lembaga yang berhak dan berwenang untuk mengatur lalu-lintas orang yang akan masuk ataupun keluar wilayah negara Republik Indonesia dan bahkan memberikan izin tinggal untuk jangka waktu tertentu. Dalam hal ini kantor imigrasi yang memberikan izin bagi warga negara Indonesia untuk keluar negeri dengan suatu Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) atau paspor, maka kantor imigrasi dituntut berperan dalam memberikan pelayanan prima dalam pengurusan paspor kepada publik atau masyarakat dengan suatu tujuan untuk mewujudkan pemerintahan

(22)

Sistem dalam pelayanan pemberian dan pengurusan paspor yang ada pada saat ini belum memenuhi syarat pelayanan prima seperti yang diharapkan oleh banyak pihak. Pelaksanaan tugas keimigrasian di Kantor Imigrasi Polonia Medan masih relatif rendah karena disebabkan antara lain dilihat dari tingkat kedisplinan hadir yang masih jauh dari apa yang diharapkan sesuai jam kerja yang telah ditentukan.

Pencapaian pelaksanaan tugas sesungguhnya tidak semata-mata didasarkan atas jumlah dan kemampuan petugas, namun juga didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana seperti halnya komputer. Sarana komputer untuk pengambilan photo dan sidik jari yang tersedia di Kantor Imigrasi Polonia Medan saat ini hanya 1 unit, sehingga tingkat pencapaian tugas sekarang ini rata-rata baru mencapai 20%. Pelayanan dan pengurusan paspor yang belum optimal di kantor Imigrasi Polonia Medan dipengaruhi oleh berbagai faktor keterbatasan sumber daya organisasi, diantaranya sumber daya manusia, modal dan metode.

Masalah pelayanan dan pengurusan paspor dapat dilihat dari berbagai indikasi, diantaranya masih banyaknya keluhan para pelanggan terhadap pelayanan dan pengurusan pemberian paspor seperti sarana dan prasarana yang belum memadai, sebagai contoh pelanggan harus datang berulang-ulang, kemampuan sumber daya yang terbatas, tidak adanya transparansi dan prosedur yang berbelit-belit serta sikap petugas yang kurang ramah.

Seperti yang telah dijelaskan tersebut, maka upaya untuk meningkatkan pelayanan dan pengurusan paspor dapat tercapai dengan baik dan optimal, diperlukan suatu cara yang tepat dan bijaksana sehingga disatu sisi langsung berdampak positif

(23)

kepada pelanggan dan disisi lain dapat mengurangi rutinitas dan kejenuhan terhadap pekerjaan-pekerjaan yang membebani waktu dan tenaga para pegawai di kantor Imigrasi Polonia Medan.

Upaya tersebut bertumpu pada dasarnya kepada peningkatam sistem pelayanan dan pengurusan paspor yang dilakukan dengan berbagai cara, seperti pelayanan dan pengurusan paspor agar lebih efisien, cepat dan akurat atau dapat juga dikatakan untuk meningkatkan kecepatan pelayanan, menghindari terjadinya penerbitan ganda dan pemalsuan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) sehingga dapat memberikan jaminan pengamanan terhadap dokumen negara serta kenyamanan bagi pemegangnya dengan mengubah sistem pelayanan dan pengurusan paspor yang bersifat manual kearah penerapan sistem berbasis internet yang bersifat ”on-lin” diseluruh wilayah Republik Indonesia.

Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini telah memasuki era baru dalam memberikan pelayanan keimigrasian. Peluncuran sistem e-office dilakukan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi pada tanggal 2 Juni 2008 di Direktorat Jenderal Imigrasi Jakarta. Hal ini ditandai dengan dimulainya penerapan secara serentak sistem E-office yang digelar melalui interkoneksi di 103 kanim dan 33 Divisi Imigrasi di 33 propinsi diseluruh Indonesia, 1 Unit Khusus, 1 AIM dan 1 Ditjenim. Aplikasi sistem e-office dapat dipergunakan untuk melayani, memantau, serta mengidentifikasi setiap Perpanjangan dan alih status Ijin Tinggal; Permohonan baru, perpanjangan, konversi, duplikat, alih jabatan, alih sponsor bagi pemegang KITAS/KITAP ; Kewarganegaran

(24)

Ganda Terbatas ; ERP/MERP/EPO ; sampai pada perubahan nama, alamat, status sipil dan kewarganegaraan orang asing.

Melalui aplikasi yang tersedia, pelayanan jasa keimigrasian bagi warga negara asing dilakukan melalui transaksi elektronik, baik prosedur mekanisme tiap tahapan proses dan, alur kerja. Sistem pembuatan paspor baru dengan aplikasi terpadu dan scan wajah membuat kantor imigrasi (kanim) harus beradaptasi. Waktu mengantri pun lebih lama dari biasanya. Proses adaptasi dalam pelaksanaan sistem baru oleh karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama, agar dapat menjalankan sistem secara maksimal. Permasalahan yang sering muncul adalah penguasaan sistem baru yang awalnya manual menyebabkan perubahan kinerja karyawan, untuk yang sudah menguasai sistem dengan baik kinerjanya akan semakin baik, namun bagi petugas yang sudah terbiasa melakukan pekerjaan secara manual akan terganggu berkaitan dengan kinerjanya sehingga diperlukan pengadaan sistem yang akan dianalisis pengaruhnya bagi semua kegiatan yang dilaksanakan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, dirumuskan masalah sebagai berikut:

a. Bagaimana pengaruh pembaharuan sistem informasi manajemen keimigrasian dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan?

(25)

b. Apakah ada perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI)?

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh pembaharuan sistem informasi manajemen keimigrasian dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan.

b. Untuk mengetahui dan menganalisis kendala-kendala yang terjadi dalam pembaharuan sistem informasi manajemen di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) .

c. Untuk mengetahui perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen yang lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).

(26)

1.3.2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:

a) Bagi Kantor Imigrasi Klas I Polonia, memberikan informasi yang berguna untuk meningkatkan kemampuan penguasaan e-office

pegawai untuk memaksimalkan peran Kantor Imigrasi dalam melayani masyarakat.

b) Bagi Sekolah Pascasarjana USU, sebagai informasi dan menambah khasanah keilmuan untuk lembaga akademis sehingga dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.

c) Bagi Peneliti, untuk dapat mengaplikasikan antara teori yang diperoleh didalam perkuliahan dan membandingkannya dengan kondisi riil di dunia usaha sehingga melatih kemampuan menganalisis yang sistematis.

d) Bagi pihak lain, dapat menjadi rujukan bagi para peneliti lain yang memfokuskan studi penelitian pada bidang ini di masa yang akan datang.

(27)

1.4. Kerangka Berpikir

Perkembangan lingkungan bisnis dewasa ini mengharuskan perusahaan untuk terus mengikuti dinamika perubahan untuk dapat bertahan dalam industri. Hadirnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan berbagai macam kapabilitasnya menjanjikan sebuah harapan baru bagi para pimpinan perusahaan, yaitu transformasi.

Transformasi menjadi sebuah pelayanan yang dapat memenangkan persaingan dengan menngadaptasi TIK. Untuk itu perlu suatu strategi manajemen perubahan yang baik agar kegagalan penerapan TIK dapat dicegah sehingga pelayanan mendapatkan nilai dari investasi mahal yang telah dilakukan.

Manajemen perubahan merupakan suatu langkah dalam mengelola perubahan dalam mengantisipasi resiko-resiko yang muncul maupun menerapkan strategi baru dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada untuk memenangkan kompetisi.

Di era informasi seperti sekarang ini dibutuhkan organisasi yang fleksibel, adaptif, dan dapat meraih peluang dengan cepat dan tepat serta responsif terhadap perubahan yang terjadi (adhocracy culture) Christianto(2008).

Ada beberapa masalah yang biasanya timbul pada implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam konteks perubahan yang ditunjukkan pada gambar berikut ini:

(28)

Gambar 1.1. Penyebab kegagalan perubahan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Pada Gambar 1.1 diatas memaparkan 4 (empat) dimensi permasalahan utama dalam perubahan TIK yang biasanya muncul dan menjadi penghambat (inhibitor) dalam perubahan, yaitu:

1. Sumberdaya manusia

Permasalahan ini cenderung berasal dari sumberdaya manusia yang terdapat di perusahaan. Dari sisi SDM, permasalahan yang timbul antara lain resisten karena penerapan TIK dianggap dapat mengganti atau menggusur pekerjaannya (implementasi TIK merubah budaya organisasi), rasa malas untuk mempelajari teknologi baru, skill dan knowledge yang tidak cukup untuk mengoperasikan sistem, menganggap training hanya media untuk menghabiskan jam kantor, munculnya

(29)

banyak komplain dan permintaan dari user sementara staff / SDM TI yang ada terbatas dan lain-lain.

2. Sistem dan Teknologi Informasi

Permasalahan ini berasal dari sistem informasi atau teknologi informasi yang sudah ada (current condition), dimana penerapan sistem dan teknologi informasi baru menyebabkan gangguan pada sistem yang lama. Beberapa permasalahan yang biasanya timbul berkaitan dengan Sistem Informasi adalah:

a. Perbedaan platform antara aplikasi baru dengan aplikasi yang lama (misal: Aplikasi baru dirancang di platform linux, sementara OS yang running saat ini adalah Windows, perbedaan platform database, dan lain-lain).

b. Proses integrasi yang gagal menyebabkan sistem error, dimana ketika aplikasi baru diinstall, maka kedua aplikasi menjadi error / hang.

c. Redudancy data

d. Proses migrasi yang salah, sehingga beberapa data penting hilang

e. Masuknya beberapa threat dari aplikasi baru seperti virus atau bugs yang dapat merusak kerja sistem yang sudah ada

Sedangkan beberapa permasalahan yang biasanya timbul berkaitan dengan Teknologi Informasi adalah:

a. Gagalnya proses migrasi infrastruktur (server, jaringan computer, database) baru.

(30)

c. Gagalnya proses integrasi baik dengan aplikasi baru maupun dengan aplikasi dan infrastruktur lama.

3. Prosedur

Permasalahan lain yang biasanya muncul dalam perubahan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah perubahan Standar Operasional (SOP), dimana untuk beberapa kasus implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) baik secara langsung maupun tidak langsung akan merubah Standar Operasional (SOP) yang ada, khususnya pada unit / divisi TI (Teknologi dan Informasi) serta divisi-divisi lain. Sebagai contoh adalah took computer yang biasanya menjual produknya menggunakan cara offline marketing. Namun, manajemen berfikir cara tersebut tidak efektif sehingga manajemen memutuskan untuk meningkatkan produktifitas jangka panjang dengan merubah cara pemasaran produk secara online. Hal ini mau tidak mau akan merubah hampir keseluruhan SOP yang digunakan perusahaan selama ini. Dari perspektif TIK, masuknya aplikasi baru yang diintegrasikan dengan aplikasi lama juga dapat berdampak pada berubahnya SOP yang sudah dijalankan.

4. Resistensi Pada Perubahan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Salah satu faktor penyebab kegagalan perubahan TIK adalah gagalnya pelaksanaan proyek-proyek TI (Teknologi dan Informasi). Banyak hal yang dapat menyebabkan kegagalan proyek (molornya waktu pelaksanaan, membengkaknya

project cost, serta buruknya kualitas proyek) diantaranya salah dalam menentukan vendor / kontraktor pelaksana (jika di outsource), pergantian programmer

(31)

ditengah-tengah proyek, project scope yang terus berkembang, dan lain-lain. Christianto (2008)

Berdasarkan kerangka pemikiran yang telah dipaparkan, kemudian dijelaskan melalui gambar tentang perubahan sistem informasi manajemen dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas I Polonia Medan sebagai berikut :

Resistensi Pada Perubahan Prosedur

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

Kinerja Pegawai

Gambar 1.2 Kerangka Berpikir

1.5. Hipotesis

Berdasarkan kerangka berpikir, maka dihipotesiskan sebagai berikut:

a. Pembaharuan sistem informasi manajemen dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) berpengaruh terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas I Polonia.

b. Terdapat perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat

(32)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Penelitian Terdahulu

Hia (2007) meneliti dengan judul ” Tinjauan Hukum Terhadap Birokrasi Pengurusan Paspor Berbasis Biometrik Di Kantor Imigrasi Polonia Medan”. Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui proses membuat sampai menerbitkan dalam pelaksanaan birokrasi pengurusan paspor berbasis biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan, hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan birokrasi pengurusan paspor berbasis biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan dan akibat hukum terhadap pelaksanaan birokrasi pengurusan paspor berbasis biometrik di kantor Imigrasi Polonia Medan dalam hal pengawasan, memberikan sanksi dan melakukan pendeportasian terhadap pemilik paspor Indonesia dan Asing.

Penelitian ini menggunakan pendekatan yuridis empiris yakni pendekatan yang bertitik tolak dari permasalahan dengan melihat kenyataan yang terjadi di lapangan dan mengaitkannya dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain pendekatan yuridis empiris, penelitian ini juga menggunakan pendekatan yuridis normatif yakni pendeketan dengan melakukan analisis terhadap birokrasi pengurusan paspor berbasisi biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa : proses pembuatan paspor dengan menerapkan sistem Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan memberikan manfaat berupa kemudahan pembuatan paspor tanpa membedakan

(33)

domisli pemohon, mencegah terjadinya paspor ganda, berbasis data secara

”on-line” untuk semua unit pelaksana teknis yang dapat mengakses data secara cepat, tepat dan akurat. Sedangkan hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan birokrasi pengurusan paspor berbasis biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan adalah kurangnya personil, sarana dan prasarana serta koordinasi. Hal tersebut dapat dilihat dari segi fisik untuk pelayanan dan pengurusan paspor di Kantor Imigrasi Polonia Medan yakni rendahnya tingkat pemahaman petugas terhadap peraturan perundang-undangan di bidang Keimigrasian, rendahnya pencapaian pelaksanaan tugas, rendahnya tingkat pendidikan dan rendahnya tingkat kesejahteraan petugas. Akibat hukum dalam pelaksanaan birokrasi berbasis Biometrik di kantor Imigrasi Polonia Medan adalah dengan tidak memberlakukan lagi sistem Machine Readable Passport (MRP) yang sudah tidak sesuai dengan perkembangan teknologi, perlu ditinjau kembali guna memenuhi standar internasional yang sesuai dengan

International Civil Avitiation Organization (ICAO). Sistem Machine Readable

Passport (MRP) masih dalam kategori lambat dalam hal memberikan pelayanan

kepada masyarakat dalam pengurusan paspor juga rentan terhadap hal penerbitan ganda serta pemalsuan Surat Perjalanan Republik Indonesia karena tidak bersifat on-line.

Sutoyo (2006) meneliti dengan judul ”Analisis Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT. Brantas Abipraya Wilayah 1 Medan”. Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui pengaruh

(34)

terdiri dari 3 klausul yakni kompetensi, kesadaran dan pelatihan, infra struktur dan lingkungan kerja terhadap kinerja karyawan.

Responden penelitian adalah seluruh karyawan PT. Brantas Abipraya Wilayah 1 Medan yang berjumlah 65 (enam puluh lima) orang, metode sampling yang digunakan adalah metode total sampling yakni seluruh populasi menjadi anggota yang akan diamati sebagai sampel. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah kuisioner metode likert’s summated rating disertai wawancara, observasi dan dokumentasi.

Metode analisis data yang digunakan analisis deskriptif dan model yang digunakan regresi linier berganda dengan perangkat SPSS ver 11.0. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pada hipotesis yaitu variabel sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 (kompetensi, kesadaran dan pelatihan, infra struktur serta lingkungan kerja) secara simultan mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap kinerja karyawan (Y), dibuktikan dengan nilai F hitung (90,868) lebih besar dari nilai F tabel

(2,766) dengan probabilitas kesalahan uji secara simultan (Uji F) pada alpha sebesar 5% menunjukkan probabilitas kesalahan jauh dari 0,05 yaitu sebesar 0,000. Hasil uji parsial diketahui bahwa variabel yang paling dominan mempengaruhi kinerja karyawan adalah infra struktur, yaitu menunjukkan hubungan positif (searah) antara infra struktur dengan kinerja karyawan dengan nilai t hitung sebesar 7,856 dengan

tingkat signifikansi 0,000, sedangkan nilai t tabel dengan tingkat signifikansi 0,05

(35)

Simanjuntak (2004) dalam penelitiannya berjudul ”Perbandingan Kualitas air Minum Sebelum dan Sesudah Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO Seri 9000 diPDAM Tirtanadi Instalansi Pengolahan Air Deli Tua”. Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui perbandingan kualitas air minum sebelum dan sesudah penerapan sistem manajemen kualitas ISO seri 9000 di PDAM Tirtanadi Instalansi Pengolahan Air Deli Tua, dan juga untuk mengetahui penerapan sistem pernecanaan dan pengendalian kualitas air minum sesuai dengan manajemen kualitas ISO seri 9000.

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan data sekunder yaitu data yang telah ada yang bersumber dari PDAM Tirtanadi Instalansi Pengolahan Air Deli Tua. Sedangkan metode analisis data yang digunakan adalah analisis T-Test ( T-Test Two Independent Sample) dengan menggunakan perangkat

SPSS versi 10.0.

Hasil penelitian menujukkan bahwa terdapat perbedaaan yang signifikan antara rata-rata pH air minum sebelum dan sesudah penerapan sistem manajemen kualitas ISO seri 9000 di PDAM Tirtanadi Instalansi Pengolahan Air Deli Tua.

2.2. Teori Tentang Sistem Informasi Manajemen 2.2.1. Pengertian dan tujuan Sistem Informasi

Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Mc Leod dan Schell, 2004). Para pemakai biasanya

(36)

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan.

Menurut Robert A. Leitch dalam Agus (2008) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (www.wikipedia,co.id)

Sistem Informasi menurut Lucas dalam Mulyono (2007) yaitu “Sistem Informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi”.

Menurut Nash dan Robert dalam Mulyono (2007) bahwa sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusannya yang cerdik”.

(37)

Tujuan umum dari Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut : a. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok

jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

2.2.2. Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana

(38)

Pengambilan keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternatif disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian (www.wikipedia.co.id)

2.3. Teori Tentang Keputusan

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha rnemecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan (Mc Leod dan Schell, 2004).

2.3.1Jenis-jenis Keputusan

Menurut Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dan Carnegie-Mellon University, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan (continuum), dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung yang lain. Keputusan terprogram bersifat “berulang dan rutin sedemikian rupa hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi”.

(39)

Keputusan tak terprogram bersifat “baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.”

Simon menjelaskan bahwa dua jenis keputusan tersebut hanyalah ujung-ujung hitam dan putih dan rangkaian kesatuan (continuum), dan bahwa di dunia nyata sebagian besar kelabu. Namun, konsep keputusan terprogram dan tak terprogram penting karena masing-masing memerlukan teknik yang berbeda. (Mc Leod dan Schell, 2004)

2.3.2. Tahap-tahap Pengambilan Keputusan

Tahap pengambilan keputusan menurut Simon ada empat tahap yang dilalui manajer saat memecahkan suatu masalah. Tahap-tahap Simon itu adalah:

a) Kegiatan Intelijen Mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.

b) Kegiatan Merancang Menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

c) Kegiatan Memilih, Memilih satu rangkaian tindakan tertentu dan beberapa yang tersedia.

(40)

2.4. Teori Tentang Kantor Maya (e-office) 2.4.1. Otomatisasi Kantor

Asal mula otomatisasi kantor dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. Bukti nyata pertama dan konsep baru ini datang pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin yang disebut MT/ST. MT/ST merupakan singkatan dan Magnetic Tape/Selectric Typewriter (Mc Leod dan Schell, 2004).

Selectric merupakan mesin tik IBM yang menampilkan elemen pentikan berbentuk bola yang berputar. MT/ST merupakan mesin tik Selectric yang ditempeli unit pita magnetik. Saat sekretaris mentik suatu huruf, informasi itu disimpan pada pita. Huruf tersebut kemudian dapat ditik berulang kali dan pita. Juru tik hanya mentik nama dan alamat penerima surat. Surat tersebut tampak seperti ditik asli. Sejak permulaan pengolahan kata (word processing), teknlogi-teknologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai otomatisasi kantor.

Otomatisasi kantor (office automation), atau OA, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dan orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem elektronik formal dan informal Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal mi diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengani SIM. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di

(41)

dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan. Karakteristik OA adalah alasan pengembangan popularitas di tempat kerja(Mc Leod dan Schell, 2004).

2.4.2. Kantor Maya

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di mana pun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya (e-office), istilah yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik (Mc Leod dan Schell, 2004).

Kantor maya mengatasi kendala fisik dan tempat kerja dan karena itu menghasilkan keuntungan. sebagai berikut :

a. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

b. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam jaringan (Local Area Network) LAN berbagi sumber daya.

(42)

c. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommurer berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.

d. Pengurangan penghentian kerja, bila badai saiju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawal tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

e. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor maya karena itu memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggungjawab sosialnya.

Lima keuntungan ini adalah keuntungan yang diterima perusahaan. Hanya keuntungan kontribusi sosial yang dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin mereka peroleh. Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukan dengan menyadari bahwa sebagian dampaknya dapat negatif sebagai berikut :

(43)

a. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dan suatu organisasi.

b. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari perasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik.”

c. Semangat kerja yang rendah,sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang benasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter

cenderung lebih rendah danipada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

d. Ketegangan keluarga, bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggungjawab rumah tangga.

(44)

2.5. Teori Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia 2.5.1. Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia

Sistem penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) adalah bagian dari Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) yang dibangun di lingkungan Direktorat Jendral Imigrasi. Pihak Direktorat Jendral Imigrasi bertujuan memberikan pelayanan publik yang berkesinambungan seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang menuntut peningkatan kualitas pelayanan publik dalam hal memberikan jaminan kepastian dan kemudahan pelayanan penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia.

2.5.2. Standar Operasional Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia

Standar operasional prosedur sistem penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia secara tertib, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan diperlukan bagi setiap petugas pada Kantor Imigrasi, Sub Direktorat Dokumen Perjalanan, Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dan Divisi Keimigrasian pada Kantor Wilayah Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia. Tujuan dari standar operasional prosedur penerbitan SPRI agar terciptanya standardisasi pelayanan penerbitan SPRI.

(45)

2.5.3. Proses Membuat Sampai Menerbitkan dalam Pelaksanaan Birokrasi Pengurusan Paspor Sebelum Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan

Berdasarkan keputusan menteri kehakiman dan hak azasi manusia Republik Indonesia Nomor M.02.12.03.10 Tahun 2004 tentang perubahan ketiga atas keputusan menteri kehakiman dan hak azasi manusia Republik Indonesia Nomor M.01-1Z.03.10 Tahun Paspor Biasa, Paspor untuk orang Asing, Surat Perjalanan laksana paspor untuk warga negara Indonesia dan surat perjalanan laksana paspor untuk Orang Asing, sebagaimana yang telah diubah dengan Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.01-1Z.03.10 Tahun 1997.

Sehubungan dengan mekanisme pengurusan dan pelayanan paspor atau SPRI yang secara umum harus sesuai dengan Petunjuk Pelaksanaan yang dikeluarkan oleh Dirjen Imigrasi Nomor F-485.IZ.03.02 Tahun 1997 Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia, maka untuk mekanisme dan prosedur yang dilakukan sesuai standar proses, sebagai berikut :

a. Pemohon datang ke loket tempat pengurusan paspor atau SPRI untuk mengambil formulir aplikasi tersebut sertamelampirkan fotokopi Kartu Keluarga/KTP dan menyerahkan berkas.

b. Pejabat loket yang bersangkutan melakukan pemeriksaan kelengkspan berkas pemohon.

c. Pejabat loket melakukan pemeriksaan duplikat file.

(46)

e. Pemeriksaan persyaratan pemohon oleh Kepala Lalintuskim. f. Persetujuan pemberian paspor pemohon oleh Kepala Lalintuskim.

g. Pemohon melakukan pembayaran biaya paspor ke bagian Tata Usaha/ Keuangan.

h. Staf Bagian Register dan entry Data melakukan Entry Data registrasi kepada pemohon.

i. Pemohon melakukan sidik jari di bagian sidik jari. j. Pemohon melakukan foto di bagian foto.

k. Pejabat Lalintuskim melakukan wawancara terhadap pemohon. l. Staf bagian cetak paspor melakukan pencetakkan paspor pemohon. m. Kepala Seksi Lalintuskim memaraf paspor pemohon.

n. Kepala kantor Imigrasi melakukan penandatanganan paspor pemohon. o. Pejabat loket menyerahkan paspor yang sudah siap kepada pemohon.

2.5.4. Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia Setelah Berbasis Biometrik di Kantor Imigrasi Polonia Medan

Terdapat 13 tahapan dalam prosedur penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia yakni sebagai berikut :

1. Formulir

a. Petugas loket formulir pada Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan Tenaga Kerja Indonesia (TKI) memberikan formulir permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) kepada pemohon atau yang diberi kuasa.

(47)

b. Formulir elektronik terdapat pada alamat www.imigrasi.go.id 2. Pengisian Formulir

a. Pemohon atau yang diberi kuasa mengisi formulir sesuai dengan kolom yang telah ditentukan.

b. Dalam hal permohonan SPRI diajukan melalui website, yang selanjutya disebut pra permohonan, pemohon atau yang diberi kuasa wajib mengisi formulir elektronik dan memindai persyaratan, serta mencetak tanda bukti pra permohonan.

3. Antrian

a. Pemohon mengambil nomor antrian elektronik atau manual pada Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI sesuai tahapan proses.

b. Mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan nomor antrian pada layar monitor atau petugas loket memanggil pemohon sesuai nomor antrian.

4. Pengajuan Permohonan SPRI

a. Permohonan SPRI diajukan kepada petugas loket pada Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI oleh pemohon atau yang diberi kuasa.

b. Dalam hal permohonan diajukan melalui website, pemohon atau yang diberi kuasa wajib menyerahkan tanda bukti pra permohonan.

(48)

c. Petugas loket menerima dan memeriksa kebenaran persyaratan asli yang dibawa oleh pemohon atau yang diberi kuasa.

d. Petugas loket memindai dokumen dan memeriksa hasil pemindai serta memeriksa daftar pencegahan.

e. Petugas loket melakukan pemindaian ulang terhadap hasil pemindai yang kurang sempurna.

f. Petugas loket wajib mencocokkan rincian biodata untuk memastikan kebenaran data pemohon yang identik dengan nama yang tercantum dalam dafttar pencegahan.

g. Petugas loket menolak permohonan dan memberikan bukti penolakan sesuai ketentuan yang berlaku, apabila ditemukan rincian biodata sama dengan daftar pencegahan.

h. Petugas loket memberikan tanda terima kepada pemohon yang telah memenuhi persyaratan dan namanya tidak tercantum dalam daftar pencegahan.

5. Pembayaran Tarif Keimigrasian

a. Bendahara penerima pada Kantor Imigrasi atau pada Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI menerima pembayaran tarif keimigrasian sesuai ketentuan yang berlaku.

b. Bendahara penerima setelah menerima pembayaranmemasukkan nomor perforasi SPRI dan mencetak serta memberikan tanda terima pembayaran.

(49)

6. Pengambilan Foto Wajah dan Sidik Jari

a. Pemohon wajib datang pada saat pengambilan foto wajah dan sidik jari

b. Petugas Imigrasi melakukan pengambilan foto dan sidik jari terhadap pemohon sesuai dengan nomor antrian pada tanda teima pembayaran. c. Petugas Imigrasi melakukan pengambilan foto wajah pemohon dalam

posisi menghadap ke depan lensa kamera.

d. Petugas Imigrasi melakukan pengambilan sepuluh sidik jari tangan pemohon, dimulai dari jempol kanan, telunjuk kanan, tengah kanan, manis kanan, kelingking kanan dilanjutkan dengan jempol kiri, telunjuk kiri, tengah kiri, manis kiri dan kelingking kiri.

e. Petugas Imigrasi membuat catatan pada kolom petugas dalam hal: 1) Terdapat kelainan pada jari pemohon; dan

2) Sidik jari telah dilakukan berulang kali, namun sistem belum dapat mendeteksi sidik jari pemohon.

f. Petugas Imigrasi tidak perlu mengambil sidik jari bagi anak yang berusia dibawah 3 (tiga) tahun dengan membuat catatan pada kolom petugas.

7. Wawancara

a. Pemohon wajib datang dengan menunjukkan dokumen asli sebagai persyaratan pada saat proses wawancara.

(50)

b. Petugas wawancara melakukan penelitian tentang kelengkapan dokumen persyaratan asli, serta menuangkan hasil penelitian pada kolom pencatatan petugas dan formulir yang telah disediakan.

c. Petugas wawancara wajib memasukkan data alamat lengkap (Kecamatan, Kota/Kabupaten, Provonsi) dan bilamana diperlukan memasukkan data alamat lain yang bisa dihubungi selain alamt pada KTP.

d. Petugas wawancara mencetak biodata pemohon, selanjutnya pemohon menandatangani hasil pencetakkan dan blangko SPRI.

e. Petugas wawancara dapat menangguhkan proses selanjutnya apabila pada hasil penelitian ditemukan kecurigaan tentang identitas dan jati diri pemohon untuk dilakukan penelitian lebih lanjut dan apabila hasil penelitian lanjutan terbukti adanya pelanggaran keimigrasian maka permohonannya dapat ditolak dengan membuat keterangan pada kolom pencatatan petugas.

f. Penolakan sebagaimana dimaksud dilakukan berdasarkan keputusan tertulis Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI, yang memuat alasan-alasan penolakan secara elektronik maupun manual yang salinannya diserahkan kepada pemohon.

(51)

8. Identifikasi Foto Wajah dan Sidik Jari

a. Petugas wawancara mengirim data foto wajah dan sidik jari serta identitas diri ke Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) untuk dilakukan identifikasi.

b. Sistem identifikasi pada Pusdakim secara otomatis akan memberikan jawaban kepada Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI berupa persetujuan atau tindak lanjut.

c. Dalam hal proses identifikasi foto wajah dan sidik jari ditemukan duplikasi maka Kepala Kantor Imigrasi atau pejabat yang diberi wewenang, melakukan pemeriksaan yang dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Pendapat untuk selanjutnya dilakukan proses sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

9. Pencetakan SPRI

a. Petugas yang diberi wewenang, melakukan pencetakan halaman biodata pemohon dan halaman catatan resmi/official notes serta halaman pengesahan/endorsments (jika diperlukan) setelah mendapat persetujuan identifikasi foto wajah dan sidik jari dari Pusdakim, dan melakukan laminasi blangko SPRI.

b. Petugas yang diberi wewenang, melakukan uji kualitas pencetakkan dan laminasi, dalam hal ditemukan cacat produksi maka dilakukan penggantian blangko SPRI tanpa dikenakan tarif.

(52)

10.Perubahan Data Pemegang SPRI

Dalam hal terjadi perubahan data pemegang SPRI yang meliputi perubahan alamat atau perubahan anama dan/atau perubahan pekerjaan dapat dilakukan oleh setiap Kantor Imgrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dilakukan sesuai prosedur, melalui tahapan :

a. Pengajuan permohonan;

b. Persetujuan Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang untuk memproses sesuai ketentuan yang berlaku; dan

c. Pencetakan halaman pengesahan/endorsments, dan selanjutnya dibubuhkan paraf oleh Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang.

11.Penandatanganan SPRI

a. Kepala Bidang atau Kepala Seksi Lalu Lintas dan Status Keimigrasian atau Kepala Seksi Lalu Lintas Keimigrasian atau pejabat yang diberi wewenang membubuhkan paraf pada SPRI.

b. Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani SPRI dan menyerahkan kepada petugas untuk diterakan cap dinas untuk selanjutnya diserahjkan kepada Petugas Loket

(53)

12.Penyerahan SPRI

a. Petugas Loket melakukan pemindaian halaman tanda tangan Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dan halaman catatan petugas dan selanjutnya menyerahkan kepada pemohon atau yang diberi kuasa.

b. Pemohon atau yang diberi kuasa, menandatangani tanda bukti penerimaan SPRI pada kolom penerimaan.

13.Penyimpanan berkas SPRI

Seluruh berkas fisik permohonan yang telah selesai proses disimpan oleh Bidang atau Seksi Informasi Keimigrasian.

2.5.5. Penggantian, Pengumpulan dan Pengolahan Data SPRI

Tata cara penggantian, pengumpulan dan pengolahan data Surat Perjalanan Republik Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Penggantian SPRI

a. Penggantian SPRI karena habis masa berlaku atau halaman penuh dilakukan sesuai dengan prosedur.

b. Penggantian SPRI yang hilang atau rusak yang masih berlaku disebabkan karena bencana alam dan awak kapal yang kapalnya tenggelam, dilakukan sesuai dengan prosedur setelah dilakukan pemeriksaaan yang dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Pendapat.

(54)

c. Penggantian SPRI yang hilang atau rusak yang masih berlaku disebabkan karena kelalaian dilakukan sesuai dengan prosedur setelah dilakukan pemeriksaan yang dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Pendapat serta mendapat persetujuan Kepala Divisi Keimigrasian.

d. Penggantian SPRI yang tidak mendapat persetujuan sebagaimana yang dimaksud dilakukan sesuai dengan prosedur setelah masa penangguhan berakhir.

2. Pengumpulan dan Pengolahan Data SPRI

a. Pengumpulan dan pengolahan data SPRI dilakukan secara terpusat oleh Pusdakim mencakup;

1) Data Penerbitan SPRI;

2) Data SPRI yang gagal dalam proses penerbitan; 3) Data Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNPB); dan 4) Data penolakan permohonan SPRI.

b. Kantor Imigrasi dan Sub Direktorat Dokumen Perjalanan TKI dapat mengakses seluruh kegiatan tersebut pada huruf a yang diterbitkan oleh unit kerjanya.

c. Divisi Keimigrasiannya dapat mengakses seluruh kegiatan pada huruf a dalam wilayah kerjanya.

(55)

2.5.6. Pemberian Dispensasi dan Waktu Penyelesaian Permohonan SPRI 1. Pemberian Dispensasi Permohonan SPRI

a. Pemohon SPRI karena alasan sakit atau kepentingan negara atau kepentingan lain yang bersifat mendesak dapat diberikan dispensasi berupa percepatan waktu penyelesaian maupun kemudahan prosedur. b. Pemberian dispensasi diberikan setelah mendapat persetujuan dari

Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Ddirektorat Dokumen Perjalanan TKI atau pejabat yang diberi wewenang.

2. Waktu Penyelesaian Permohonan SPRI

a. Waktu penyelesaian permohonan SPRI paling lama 4 (empat) hari kerja setelah proses wawancara.

b. Waktu penyelesaian permohonan SPRI sebagaimana tersebut pada huruf a tidak berlaku bagi SPRI yang rusak, hilang atau duplikasi.

2.6. Teori Tentang Kinerja 2.6.1. Pengertian Kinerja

Pentingnya sumber daya manusia di antara faktor-faktor produksi yang lain menuntut perusahaan memberikan pendidikan, pelatihan dan pengembangan guna meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan karyawan baik untuk kebutuhan jangka pendek maupun jangka panjang agar kinerja yang diharapkan perusahaan dapat tercapai.

(56)

Kinerja jika dilihat asal katanya dalam Sutoyo (2006) adalah terjemahan dari kata ”performance” yang menurut The Scribner Bantan English Dictionary terbitan Amerika Serikat dan Canada (1979) berasal dari akar kata ”to perform” dengan beberapa ”entries” yaitu :

1. Melakukan, menjalankan, melaksanakan ( to do or carry out, excute).

2. Memenuhi atau melaksanakan kewajiban suatu niat atau nazar ( to discharge of fulfil, as vow).

3. Melaksanakan atau menyempurnakan tanggung jawab ( to excute or complete undertaking).

4. Melakukan sesuatu yang diharapkan oleh seseorang atau mesin ( to do what is expected of a person machine).

Beberapa uraian tentang kinerja dalam Rivai (2005) adalah sebagai berikut :

1. Kinerja merupakan seperangkat hasil yang dicapai dan merujuk pada tindakan pencapaiana serta pelaksanaan suatu pekerjaan yang diminta ( Stolovitch and Keeps : 1992).

2. Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, seseorang harus memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya ( Hersey and Blanchard :1993).

(57)

3. Kinerja merujuk pada tingkat keberhasilan dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja dinyatakan baik dan sukses jika tujuan yang diinginkan dapat dicapai dngan dan kinerja tidak berdiri sendiri tetapi dipengaruhi oleh tiga factor kemampuan, keinginan dan lingkungan ( Donnely, Gibson and Ivancevich :1994).

4. Kinerja sebagai fungsi interaksi antara kemampuan atau ability (A), motivasi atau motivation (M), dan kesempatan atau opportunity (O) yaitu :kinerja = f (A x M x O ), artinya kinerja merupakan fungsi dari kemampuan, motivasi dan kesempatan (Robins : 1996).

Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal dan tidak melanggar hukum dan tidak bertentangan dengan etika.

2.6.2. Sistem Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan suatu proses organisasi untuk menilai kinerja pegawainya, penilaian ini dilakukan untuk memberikan umpan balik kepada para karyawan dalam upaya memperbaiki kinerja mereka dan usaha meningkatkan produktivitas organisasi, hal ini berkaitan dengan kebijakan terhadap karyawan seperti untuk tujuan promosi, demosi, mutasi, kenaikan pangkat, pendidikan dan pelatihan.

(58)

Penilaian kinerja juga merupakan landasan penilaian kegiatan manajemen sumber daya manusia seperti perekrutan, seleksi, penempatan, pelatihan, penggajian, dan pengembangan karir. Informasi tentang kinerja terdiri dari tiga kategori ( Mathis dan Jackson, 2002).

1. Informasi berdasarkan ciri-ciri seperti kepribadian yang menyenangkan, inisiatif atau kreativitas, dan mungkin sedikit pengaruhnya pada pekerjaan tertentu lainnya.

2. Informasi berdasarkan tingkah laku memfokuskan pada perilaku yang spesifik mengarah pada keberhasilan pekerjaan informasi perilaku ini sulit diidentifikasi oleh pihak manajemen.

3. Informasi berdasarkan hasil mempertimbangkan apa yang telah dilakukan dan telah dicapai karyawan, pengukuran pekerjaan berdasarkan hasil merupakan pendekatan yang terbaik. Akan tetapi apa yang akan diukur cenderung ditekankan dan apa yang sama pentingnya kemungkinan diabaikan oleh karyawan.

Penilaian kinerja yang dilakukan dalam suatu organisasi haruslah mengikuti standar kinerja yang ditetapkan, dimana pengukuran kinerja tersebut juga mermberikan umpan balik yang positif kepada pegawai. ( Mangkuprawira, 2004).

(59)

Berikut ilustrasi gambar elemen-elemen kunci sistem penilaian kinerja :

Kinerja Karyawan

Standar Kinerja Penilaian Kinerja

Ukuran Kinerja

Catatan Karyawan Keputusan SDM

Umpan Balik Karyawan

Sumber : Mangkupriwa (2004)

Gambar 2.1 Elemen-elemen kunci sistem penilaian kinerja

Mengenai manfaat penilaian kinerja, Handoko dalam Srimulyo (1999: hal 34-35) mengemukakan:

1. Perbaikan prestasi kerja atau kinerja.

Umpan balik pelaksanaan kerja mernungkinkan karyawan, manajer dan departemen personalia dapat memperbaiki kegiatan-kegiatan mereka untuk meningkatkan prestasi.

2. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi.

Evaluasi prestasi keja membantu para pengambil keputusan dalam menentukan kenaikan upah, pemberian bonus dan bentuk kompensasi iainnya.

(60)

3. Keputusan-keputusan penempatan.

Promosi dan transfer biasanya didasarkan atas prestasi kerja atau kinerja masa lalu atau antisipasinya.

4. Perencanaan kebutuhan latihan dan pengembangan.

Prestasi kerja atau kinerja yang jelek mungkin menunjukkan perlunya latihan. Demikian pula sebaliknya, kinerja yang baik mungkin mencerminkan potensi yang harus dikembangkan.

5. Perencanaan dan pengembangan karir.

Umpan balik prestasi mengarahkan keputusan-keputusan karir, yaitu tentang jalur karir tertentu yang harus diteliti.

6. Mendeteksi penyimpangan proses staffing.

Prestasi kerja yang baik atau buruk mencerminkan kekuatan atau kelemahan prosedur staffing departemen personalia.

7. Melihat ketidakakuratan informasional.

Prestasi kerja yanng buruk mungkin menunjukkan kesalahan-kesalahan dalam informasi analisis jabatan, rencana sumberdaya manusia, atau komponen-komponen lain sistem informasi manajemen personalia. Menggantungkan pada informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan keputusan-keputusan personalia tidak tepat.

(61)

Prestasi kerja yang jelek mungkin merupakan tanda kesalahan dalam desain pekerjaan. Penilaian prestasi membantu diagnosa kesalahan-kesalahan tersebut.

9. Menjamin kesempatan kerja yang adil.

Penilaian prestasi kerja yang akurat akan menjamin keputusan-keputusan penempatan internal diambil tanpa diskriminasi.

10.Melihat tantangan-tantangan ekternal.

Kadang-kadang prestasi seseorang dipengaruhi oleh faktor-faktor diluar lingkungan kerja, seperti keluarga, kesehatan, dan masalah-masalah pribadi lainnya.

Para pimpinan organisasi sangat menyadari adanya perbedaan kinerja antara satu karyawan dengan karyawan lainnya yang berada di bawah pengawasannya. Walaupun karyawan-karyawan bekerja pada tempat yang sama namun produktifitas mereka tidakiah sama. Secara garis besar perbedaan kinerja ini disebabkan oleh dua faktor, As'ad (1991:49), yaitu : faktor individu dan situasi kerja.

Menurut Gibson, et al (dalam Srimulyo, 1999:39), ada tiga perangkat variabel yang mempengaruhi perilaku dan prestasi kerja atau kinerja, yaitu:

1. Variabel individual, terdiri dari:

a. Kemampuan dan ketrampilan: mental dan fisik b. Latar belakang: keluarga, tingkat sosial, penggajian c. Demografis: umur, asal-usul, jenis kelamin.

(62)

2. Variabel organisasional, terdiri dari: a. Sumberdaya

b. Kepemimpinan c. Imbalan

d. Struktur

e. Desain pekerjaan. 3. Variabel psikologis, terdiri dari:

a. Persepsi b. Sikap c. Kepribadian d. Belajar e. Motivasi.

Menurut Tiffin dan Mc. Cormick dalam Srimulyo (1999:40) ada dua variabel yang dapat mempengaruhi kinerja, yaitu:

1. Variabel individual, meliputi: sikap, karakteristik, sifat-sifat fisik, minat dan motivasi, pengalaman, umur, jenis kelamin, pendidikan, serta faktor individual lainnya.

2. Variabel situasional:

a. Faktor fisik dan pekerjaan, terdiri dari; metode kerja, kondisi dan desain perlengkapan kerja, penataan ruang dan lingkungan fisik (penyinaran, temperatur, dan ventilasi)

(63)

b. Faktor sosial dan organisasi, meliputi: peraturan-peraturan organisasi, sifat organisasi, jenis latihan dan pengawasan, sistem upah dan lingkungan sosial. Sutemeister dalam Srimulyo (1999:40-41) mengemukakan pendapatnya, bahwa kinerja dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu:

1. Faktor Kemampuan

a. Pengetahuan : pendidikan, pengalaman, latihan dan minat b. Ketrampilan : kecakapan dan kepribadian.

2. Faktor Motivasi

a. Kondisi sosial : organisasi formal dan informal, kepemimpinan b. Serikat kerja kebutuhan individu : fisiologis, sosial dan egoistik c. Kondisi fisik : lingkungan kerja.

2.6.3. Manfaat Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja karyawan memiliki manfaat ditinjau dari beragam perspektif pengembangan perusahaan, khususnya manajemen sumber daya manusia Bacal (2005) yaitu :

1. Perbaikan kinerja : umpan balik kinerja bermanfaat bagi karyawan, manajer dan spesialis personal dalam bentuk kegiatan yang tepat untuk memperbaiki kinerja.

2. Penyesuaian kompensasi : penilaian kinerja membantu pengambil keputusan menentukan siapa yang seharusnya menerima peningkatan pembayaran dalam bentuk upah dan bonus yang didasarkan pada sistem merit (merit system).

(64)

3. Keputusan penempatan : promosi, transfer dan penurunan jabatan biasanya didasarkan kinerja masa lalu dan antisipatif, misalnya dalam bentuk penghargaan.

4. Kebutuhan pelatihan dan pengembangan : kinerja buruk mengindikasikan sebuah kebutuhan untuk melakukan pelatihan kembali. Setiap karyawan hendaknya mampu mengembangkan diri.

5. Perencanaan dan pengembangan karir : umpan balik kinerja membantu proses pengambilan keputusan tentang karir spesifik karyawan.

6. Defisiensi proses penempatan staf : baik buruknya kinerja berimplikasi pada hal kekuatan dan kelemahan dalam prosedur penempatan staf di departemen sumber daya manusia.

7. Ketidakakuratan informasi : kinerja yang buruk dapat mengindikasikan kesalahan dalam informasi analisis pekerjaan, rencana sumber daya manusia, atau hal lain dari sistem manajemen personal. Hal demikian akan mengarah pada ketidaktepatan dalam keputusan menyewa karyawan, pelatihan dan keputusan konseling.

8. Kesalahan rancangan pekerjaan : kinerja buruk mungkin sebagai sebuah gejala dari rancangan pekerjaan yang keliru. Lewat penilaian dapat didiagnosis kesalahan-kesalahan tersebut.

9. Kesempatan kerja yang sama : penilaian kinerja yang akurat secara aktual menghitung kaitannya dengan kinerja dapat menjamin bahwa keputusan penempatan internal bukanlah sesuatu yang bersifat diskriminatif.

(65)

10.Tantangan-tantangan eksternal : kadang-kadang kinerja dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti : hubungan keluarga, keuangan, kesehatan atau masalah-masalah lain. Jika masalah-masalah-masalah-masalah ini tidak diatasi melalui penilaian departemen sumber daya manusia.

11.Umpan balik pada sumber daya manusia : kinerja yang baik dan buruk diseluruh organisasi mengindikasikan bagaimana sebaiknya fungsi departemen sumber daya manusia yang diterapkan.

(66)

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada kantor Imigrasi Klas I Polonia Jalan Mangkubumi No. 1 Medan. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Oktober 2008 sampai bulan Juli 2009.

3.2. Metode Penelitian 3.2.1. Pendekatan Penelitian

Pendekatan penelitian ini adalah studi kasus yang didukung survey yang mengumpulkan data mengenai faktor-faktor terkait dengan variabel penelitian. Penelitian survey mengunakan kuesioner yang berkisar pada ruang lingkup; demografis masyarakat, lingkungan sosial masyarakat, aktivitas masyarakat, dan pendapat serta sikap masyarakat.

3.2.2. Jenis Penelitian

Berdasarkan jenis masalah yang diteliti, teknik dan alat yang digunakan maka jenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif kuantitatif. Menurut Sugiyono (2007) metode penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap obyek yang diteliti melalui data sampel atau populasi sebagaimana adanya, tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum.

(67)

3.2.3. Sifat Penelitian

Adapun sifat dalam penelitian ini adalah penjelasan (explanatory) yang menjelaskan suatu variabel dengan variabel yang lain. Format eksplanasi dimaksud untuk mengambarkan suatu generalisasi atau menjelaskan hubungan satu variabel dengan variabel yang lain. (Bungin, 2005).

3.3. Populasi dan Sampel

Populasi adalah seluruh karyawan kantor Imigrasi Klas I Polonia Jalan Mangkubumi No. 1 Medan, yang pada saat penelitian berlangsung, berjumlah 77 orang. Teknik pengambilan sampel adalah dengan mengunakan metode Slovin dan Umar (2005:78):

n =

1 Ne N 

n = 77 / 1 + 77 (0,1)2 n = 43,5

dimana n = Jumlah sampel

N = Ukuran Populasi

e = Standar error = 10 %

(68)

3.4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

a. Wawancara (interview) dengan pegawai kantor Imigrasi Kelas I Polonia Jalan Mangkubumi No. 1 Medan.

b. Daftar pertanyaan (questioner) yang diberikan kepada pegawai kantor Imigrasi Klas I Polonia Jalan Mangkubumi No. 1 Medan

c. Studi Dokumentasi, yaitu mengumpulkan dan mempelajari data-data dari literatur serta sumber bacaan yang relevan dan mendukung penelitian.

3.5. Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah :

a. Data primer, yaitu data yang langsung diperoleh dari daftar pertanyaan dan wawancara terhadap responden.

b. Data sekunder, yaitu data diperoleh dari dokumen-dokumen kantor dan dari website resmi Direktorat Jenderal Imigrasi, www.imigrasi.go.id

3.6. Identifikasi Varibel

Memperjelas antara variabel yang satu dengan yang lain, maka variabel dalam penelitian dibedakan menjadi :

a. Dalam penelitian analisis pengaruh pembaharuan system informasi manajemen keimigrasian dalam penerbitan surat perjalanan republic Indonesia ( SPRI) terhadap kinerja pegawai di kantor imigrasi Klas I Polonia Medan

(1)

Lampiran 4. Uji Validitas Dan Reliabilitas Resistensi Pada Perubahan

Reliability

[DataSet0]

Scale: ALL VARIABLES

Case Processing Summary

N

%

Valid

30

100.0 Excluded

0 .0

Cases

Total

30

100.0 a. Listwise deletion based on all variables

in the procedure.

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha

Cronbach's Alpha Based

on Standardized Items

N of Items

.937

.938

9 Item Statistics

Mean

Std. Deviation

N

btr_1

4.07 .740

30 btr_2

4.13 .681

30 btr_3

3.87

1.074

30 btr_4

4.03 .964

30 btr_5

4.10 .923

30 btr_6

4.20 .805

30 btr_7

4.17 .913

30 btr_8

4.20 .887

30

(2)

Summary Item Statistics

Mean Minimum Maximum Range

Maximum /

Minimum

Variance

N of

Items

Item

Means

4.081

3.867

4.200 .333

1.086 .013

9 Item-Total Statistics

Scale Mean if

Item Deleted

Scale Variance

if Item Deleted

Corrected

Item-Total

Correlation

Squared

Multiple

Correlation

Cronbach's

Alpha if Item

Deleted

btr_1

32.67

34.644 .671

.616

.934

btr_2

32.60

35.007 .689

.659

.934

btr_3

32.87

30.257 .814

.831

.927

btr_4

32.70

31.321 .813

.783

.926

btr_5

32.63

32.378 .743

.814

.930

btr_6

32.53

32.878 .813

.878

.927

btr_7

32.57

31.978 .796

.817

.927

btr_8

32.53

32.602 .755

.788

.930

btr_9

32.77

33.013 .792

.806

.928

Scale Statistics

Mean

Variance Std. Deviation N of Items

36.73

41.030

6.405

9

(3)

[DataSet0]

Descriptive Statistics

Mean Std. Deviation N

KINERJA 33.18 5.209 44

SDM 34.39 3.179 44

SIM 35.16 3.583 44

PROSEDUR 36.25 3.564 44

RESISTENSI 31.16 5.734 44

Variables Entered/Removedb

Model Variables Entered Variables Removed Method

1 RESISTENSI, SDM,

SIM, PROSEDURa . Enter a. All requested variables entered.

b. Dependent Variable: KINERJA

Model Summaryb

Change Statistics Mode

l R R Square

Adjusted R Square

Std. Error of

the Estimate _{R Square Change} _{F Change} _df1 _df2 _ChangeSig. F

Durbin-Watson

1 .905a .820 .801 2.322 .820 44.361 4 39 .000 1.915 a. Predictors: (Constant), RESISTENSI, SDM, SIM, PROSEDUR

b. Dependent Variable: KINERJA

ANOVAb

Model Sum of Squares df Mean Square F Sig.

Regression 956.353 4 239.088 44.361 .000a

Residual _210.193 ₃₉ _5.390

Total _1166.545 ₄₃

a. Predictors: (Constant), RESISTENSI, SDM, SIM, PROSEDUR b. Dependent Variable: KINERJA

(4)

Coefficientsa Unstandardized Coefficients Standardized Coefficients 95% Confidence

Interval for B Correlations

Collinearity Statistics Model _B _ErrorStd. _Beta t Sig. Lower _Bound _BoundUpper Zero-_order _{Partial Part Tolerance} _VIF

(Constant) _-17.929 _4.535 _-3.954 _.000 _-27.101 _-8.757

SDM .425 .143 .260 2.980 .005 .137 .714 .683 .431 .203 .609 1.643 SIM .275 .124 .189 2.219 .032 .024 .526 .650 .335 .151 .636 1.574 PROSEDU

R .418 .129 .286 3.251 .002 .158 .679 .724 .462 .221 .596 1.678 1

RESISTE

NSI .374 .077 .412 4.872 .000 .219 .529 .759 .615 .331 .648 1.544 a. Dependent Variable: KINERJA

Collinearity Diagnosticsa

Variance Proportions Model Dimension Eigenvalue

Condition

Index _(Constant) _SDM _SIM _PROSEDUR _RESISTENSI

1 4.967 1.000 .00 .00 .00 .00 .00

2 .019 16.004 .04 .01 .01 .00 .82

3 .005 30.213 .01 .00 .74 .36 .00

4 .004 34.918 .93 .23 .05 .16 .12

5 .004 36.586 .01 .75 .21 .47 .05

a. Dependent Variable: KINERJA

Coefficient Correlationsa

Model RESISTENSI SDM SIM PROSEDUR

RESISTENSI 1.000 -.073 -.286 -.336 SDM -.073 1.000 -.333 -.354 SIM -.286 -.333 1.000 -.111 Correlations

PROSEDUR -.336 -.354 -.111 1.000 RESISTENSI .006 .000 -.003 -.003

SDM .000 .020 -.006 -.007

SIM -.003 -.006 .015 -.002

Covariances

PROSEDUR -.003 -.007 -.002 .017 a. Dependent Variable: KINERJA

(5)

Residuals Statisticsa

Minimum Maximum Mean Std. Deviation N

Predicted Value 25.58 45.74 33.18 4.716 44

Residual -4.840 4.632 .000 2.211 44

Std. Predicted Value -1.611 2.662 .000 1.000 44

Std. Residual -2.085 1.995 .000 .952 44

a. Dependent Variable: KINERJA

(6)