5. Kemampuan pegawai yang tida memadaiuntuk tugasyang dibebankan
kepadanya. Akibatnya hasil pekerjaan tidak memenuhi standaryang telah ditetapkan
6. Tidak tersedianya sarana pelayanan memadai. Akibatnya pekerjaan menjadi
lamban, waktu baanyak yang hilang dan penyelesaian masalah terlambat. Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan
memuaskan maka perwujudan pelayanan yang didambakan ialah: 1.
Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan pelayanan yang cepat tanpa hambatan
2. Memperoleh pelayanan secara wajar
3. Mendapatkan keperluan yang sama dalam pelayanan terhadap kepentingan
yang sama, tertib dan tidak pandang “ bulu” 4.
Pelayanan yang jujur dan terus terang
B. Bentuk layanan
Layanan umum yang dilakukan oleh siapapun bentuknya Tidak terlepas dari 3 macam, yaitu layanan dengan lisa, layanan. Melalui tulisan dan layanan
dengan perbuatan. i.
Layanan dengan lisan Layanan dengan lisan dilakukan oleh petugas – petugas di bidang
hubungn Masyarakat HUMAS, bidang layanan informaasi daan bidang – bidang lain yang tugasnya memberikan penjelasan atau keterangan kepada
siapapun yang memerlukan. Agar layanan lisan berhasil sesuai dengan yang diharapka, ada syarat –syarat yang harus dipenuhi oleh pelaku layanan, yaaitu:
a Memahami dengan benar masalah – masalah yang termasuk dalam bidang
tugasnya. b
Mampu memberikan penjelasan apa yang perlu dengan lancar, singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang ingin
memperoleh kejelasan mengenai sesuatu. c
Bertingkah laku sopan dan ramah – tamah. d
Disiplin kerja yang menjadi prioritas. e
Tidak melayani yang tidak berkepentingan dengan sopan.
ii. Layanan melalui tulisaan
Layanan melalui tulisa merupakan bentuk layanan yang paling menonjol dalam pelaksanaan tugas. Tidak hanya dari segi jumlah tetapi juga dari segi
perannya. Pada dasarnya layanan melalui tulisan cukup efisien terutama bagi layanan jarak jauh karena factor biaya. Agar layanan dalam bentuk tulisan dapat
memuaskan pihak yan dilayani, satu hal yang harus diperhatikan ialah factor kecepatan, baik dalam pengelolaan masalah maupun dalam proses
penyelesaiannya pengetikan, penandatanganan dan pengirim kepada yang bersangkutan.
iii. Layanan berbentuk perbuatan
Pada umumnya layanan perbuatan 70 – 80 dilakukan oleh petugas – petugas tingkat menengah dan bawah. Karena itu factor keahlian dan keterampilan
petugas tersebut sangat menentukan terhadap hasil perbuatan atau pekerjaan. Pada kenyataannya layanan lisan dan layanan perbuatan sering bergabung. Hal ini
disebab kan karena hubungan lisan paling banyak dilakukan dalam hubungan pelayanan secara umum. Factor kecepatan dalam pelayanan pengerjaan menjadi
dambaan setiap orang, Disertai dengan kualitas hasil yang memadai. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang
dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain:
1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayananyang berupa loket
informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas; 2.
Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur pelayanan dan prasyaratan pelayanan
3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas
pelayanan yang jelas; 4.
Keadilan yaitu memberi perhatian yng sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan
seseorang; 5.
Keamanan an kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kaualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara
administrasi;
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan yaitu harus
tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi
Adapun ciri – ciri pelayanan yang baik adalah : 1.
Tersedianya sarana dan prasaranan yang baik untuk melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan adalah sarana dan prasarana
yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi harus nyaman untuk diduduki. Udara dalm ruangan juga harus tenang tidak berisik dan sejuk.
Kelengkapan dan kenyamanan sarana dan prasarana ini akan mengakibatkan mahasiswa betah di dalam proses belajar.
2. Tersedianya para staf pengajar yang baik Kenyamanan mahasiswa juga
sangat tergantung dari petugas sataf pengajar yang melayanin. Petugas staf harus ramah sopan, dan menaarik. Disamping itu, petugas staf pengajar
jugaa harus cepat tanggap, pandai bicara, menyenangkan serta pintar. Demikian jugaa cara kerja harus cepat cekatan.
3. Bertanggung jawab kepada setaip mahasiswa sejak awal hingga selesai
dalam Menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu melayani dari awal sampai tuntas atau selesai.
4. Mampu melayani secara cepaat dan tepat dalam melayani mahasiswa
diharapkan petugas harus melakukannya sesuai dengan Prosedur. Layanan yang di berikan sesuai jadwal untuk pekerjaan tertentu dan juga Membuat
keslahan dalam arti pelayanan yang di berikan sesuai dengan keinginan Mahasiswa
5. Mampu berkomunikasi Petugas harus mampu berbicara kepada setiap
mahasiswa dan dengan cepat memahami Keinginan mahasiswa. Artinya petugas dapat berkomunikasi dengan bahasa yang jelas dan mudah
dimengerti, jangan menggunakan istilaah yang sulit dimengerti. 6.
Berusaha memahami kebutuhan mahasiswa Petugas harus cepat tanggap apa yang diinginkan mahasiswa. Usaha mengerti dan Memahami
keinginan dan kebutuhan mahasiswa.
A. Karakteristik Pelayanan
