Fungsi pengendalian persediaan ditentukan oleh berbagai kondisi yaitu: Subagyo, 1984: 206
a. Bila jangka waktu pengiriman relatif lama maka perusahaan perlu persediaan
bahan baku yang cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan selama jangka waktu pengiriman. Atau pada perusahaan dagang, persediaan barang dagangan
harus cukup untuk melayani permintaan langganan selama jangka waktu pengiriman barang dari penyedia atau produsen.
b. Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar daripada yang
dibutuhkan. Hal ini disebabkan karena membeli dan memproduksi dalam jumlah yang besar pada umumnya lebih ekonomis. Karena sebagian
barangbahan yang belum digunakan disimpan sebagai persediaan.
c. Apabila permintaan barang bersifat musiman sedangkan tingkat produksi
setiap saat adalah konstan maka perusahaan dapat melayani permintaan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti
fluktuasi permintaan. Tingkat produksi yang konstan umumnya lebih disukai karena biaya-biaya untuk mencari dan melatih tenaga kerja baru, upah lembur,
dan sebagainya bila tingkat produksi berfluktuasi akan lebih besar daripada biaya penyimpanan barang di gudang bila tingkat persediaan berfluktuasi.
d. Selain untuk memenuhi permintaan pelanggan, persediaan juga diperlukan
apabila biaya untuk mencari barangbahan pengganti atau biaya kehabisan barangbahan stock out cost relatif besar.
2.2 Tujuan Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan dijalankan untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan pada persediaan tersebut
yaitu untuk menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjaga kontonuitas produksi dengan biaya yang ekonomis.
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian di atas, maka tujuan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut: Ristono, 2009: 5
a. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat.
b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak
mengalami kehabisan persediaan yang berakibat terhentinya proses produksi. c.
Untuk mempertahankan dan meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. d.
Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan biaya pemesanan menjadi lebih besar.
e. Menjaga agar persediaan di gudang tidak berlebihan, karena dapat
mengakibatkan meningkatnya resiko dan juga biaya penyimpanan di gudang.
2.3 Komponen-Komponen Biaya Persediaan
Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya system persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya sistem
persediaan terdiri dari: Nasution, 2008: 121
2.3.1 Biaya Pembelian Purchasing Cost
Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya pembelian ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satuan
barang. Biaya pembelian menjadi faktor penting ketika harga barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian. Situasi ini bias disebut sebagai quantity discount
atau price break dimana harga barang per unit akan turun bila jumlah barang yang dibeli banyak.
Dalam kebanyakan teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam total biaya sistem persediaan karena diasumsikan bahwa harga
barang per unit dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli sehingga komponen biaya pembelian untuk periode waktu tertentu misalnya 1 tahun konstan dan hal ini tidak
akan mempengaruhi berapa banyak barang yang harus dipesan.
Universitas Sumatera Utara
2.3.2 Biaya Pengadaan Procurement Cost
Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal usul barang, yaitu:
a. Biaya pemesanan ordering cost
Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok supplier,
pengetikan pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan seterusnya. Biaya ini diasumsikan konstan untuk sekali pesan.
b. Biaya pembuatan setup cost
Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbu dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya ini timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya
menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, mempersiapkan gambar kerja dan seterusnya.
2.3.3 Biaya penyimpanan Holding Cost
Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya ini meliput i:
a. Biaya Modal
Penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal, dimana modal perusahaan memiliki ongkos expense yang dapat diukur dengan suatu bunga
bank. Oleh karena itu biaya yang ditimbulkan karena memiliki persediaan harus diperhitungkan dalam suatu biaya sistem persediaan. Biaya memiliki persediaan
diukur sebagai persentase nilai persediaan untuk periode waktu tertentu.
b. Biaya Gudang
Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. Bila gudang dan peralatannya disewa maka biaya gudangnya merupakan
biaya sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biaya depresiasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan
Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang atau jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan
penyusutan biasanya diukur dari pengalaman sesuai persentasenya.
d. Biaya Kadaluarsa Absolence
Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model sepeti barang-barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya
diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.
e. Biaya Asuransi
Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tak diinginkan seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang
diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi.
f. Biaya Administrasi dan Pemindahan
Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasikan persediaan barang yang ada, baik pada saat pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanannya dan biaya
untuk memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh dan biaya peralatan handling.
2.3.4 Biaya Kekurangan Persediaan Shortage Cost
Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada permintaan, maka akan terjadi keadaan kekurangan persediaan. Keadaan ini akan menimbulkan kerugian karena
proses produksi akan terganggu dan kehilangan kesempatan mendapat keuntungan atau kehilangan konsumen pelanggan karena kecewa sehiggan beralih ke tempat lain.
Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari:
Universitas Sumatera Utara
a. Kuantitas tidak dapat dipenuhi
Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini
diistilahkan sebagai biaya penalti atau hukuman kerugian bagi perusahaan.
b. Waktu Pemenuhan
Lamanya gudang kosong berarti lamanya proses produksi terhenti atau lamanya perusahaan tidak mendapat keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut
dapat diartikan sebagai uang yang hilang. Biaya waktu pemenuhan diukur berdasarkan waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang.
c. Biaya Pengadaan Darurat
Supaya konsumen tidak kecewa maka dapat dilakukan pengadaan darurat yang biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. Kelebihan
biaya dibandingkan pengadaan normal ini dapat dijadikan ukuran untuk menentukan biaya kekurangan persediaan.
2.4 Model-Model Persediaan
Model persediaan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: Taha, 1982
a. Model Deterministik
Model deterministik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan yang dapat diketahui secara pasti sebelumnya. Model ini
dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Deterministik Statis
Pada model ini tingkat permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui secara pasti dan bersifat konstan.
Universitas Sumatera Utara
2. Deterministik Dinamik
Pada model ini tingkat permintaan setiap unit barang untuk tiap periode diketahui secara pasti, tetapi bervariasi dari satu periode ke periode
lainnya.
b. Model Probabilistik
Model probabilistik ditandai oleh karakteristik permintaan dan periode kedatangan pesanan yang tidak dapat diketahui secara pasti sebelumnya,
sehingga perlu didekati dengan distribusi probabilitas. Model ini dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Probabilistik Stationary
Pada model ini tingkat permintaaan bersifat random, dimana probability density function
dari permintaan tidak dipengaruhi oleh waktu setiap periode.
2. Probabilistik Nonstationary
Pada model ini tingkat permintaaan bersifat random, dimana probability density function
dari permintaan bervariasi dari satu periode ke periode lainnya.
2.4 Metode Economic Order Quantity EOQ
