BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Pengumpulan Data
5.1.1. Data Persediaan Produk Jadi
Data yang menyangkut persediaan di PT. Bintang Rezeki Maju antara lain: 1. Data Permintaan
Data total permintaan genteng dari pelanggan perperiode atau dapat dilihat pada Tabel 5.1.
Tabel 5.1. Data Permintaan Produk Jadi pada Tanggal 25 Juli 2015
Permintaan Produk
2 m Bag Produk
4m Bag
Produk 6m
Bag
1 46
38 43
2 53
45 36
3 45
42 35
4 48
46 42
5 55
51 35
6 52
43 32
7 50
39 8
54 48
Total Permintaan 403
352 223
Laju Permintaan 50
44 27
Sumber : PT. Bintang Rezeki Maju Indonesia Medan
2. Data Produksi Data laju produsi merupakan rata-rata jumlah produksi produk perperiode
sesuai dengan perencanaan produksi yang didasarkan pada permintaan
Universitas Sumatera Utara
konsumen dan kondisi ketersediaan produk jadi digudang. Data laju produksi dapat dilihat pada Tabel 5.2.
Tabel 5.2. Data Produksi pada Tanggal 25 Juli 2015
Produksi Produk
2 m Bag
Produk 4mBag
Produk 6
mBag
1 92
76 82
2 106
90 72
3 95
84 70
4 96
87 80
5 105
92 70
6 104
86 67
7 95
78 8
108 91
Total Produksi 801
684 441
Laju Produksi 100
85 55
Sumber : PT. Bintang Rezeki Maju
3. Biaya Setups Biaya setup adalah biaya yang diperlurkan untuk memperlancar proses
produksi yang timbul dari intensitas produksi yang dilakukan dalam periode tertentu.Biaya setup pada PT. Bintang Rezeki Maju adalah sebesar
Rp.40.000production setup dalam satu hari 4. Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang ditimbulkan biaya fasilitas- fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya penyusutan produ jadi dan lain-lain
Biaya penyimpanan produk jadi yang ditetapkan perusahaan adalah biaya penyimpanan produk per hari x 50 1 bag = Rp. 24 x 50 = Rp. 1.200 bag
dalam satu hari.
Universitas Sumatera Utara
5.1.2. Uraian Struktur Sistem Aliran Informasi Persediaan PT. Bintang Rezeki Maju
Uraian kegiatan dari aliran informasi aktual yang terkait dengan persediaan produk jadi dengan bagain sales center dan bagian produksi pada
perusahaan, yakni:
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada PT. Bintang Rezeki Maju, yakni: 1.
Permintaan Konsumen Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pemesanan konsumen, yakni:
a. Konsumen melakukan pemesanan genteng kebagian sales center PT. Bintang
Rezeki Maju. b.
Bagian sales center mengisi kertas permintaan konsumen seperti tanggal pemesanan, jenis genteng yang dipesan, jumlah permintaan, dan waktu
pengambilan pesanan. c.
Bagian sales melakukan pengecekan kertas persediaan produk jadi sebelumnya dari laporan persediaan produk jadi dari gudang.
d. Jika persediaan masih tersedia digudang maka bagian sales center
menginformasikan kebagian gudang untuk mengirim permintaan konsumen tersebut dan mengisi kertas pengeluran produk jadi
e. Jika permintaan tersebut tidak tersedia digudang maka bagian seles center
menginformasikan bagian produksi untuk memproduksi permintaan konsumen tersebut.
Model Permintaan konsumen dapat dilihat pada Gambar 5.1.
Universitas Sumatera Utara
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.1. Model Aliran Informasi Aktual Permintaan Konsumen
2. Produksi Produk Jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi produk jadi, yakni: a.
Bagian produksi mendapatkan informasi dari bagian sales center tentang jenis produk dan jumlah produk yang akan diproduksi dan dibuat dalam kertas
perintah produksi. b.
Bagian produksi memproduksi sesuai dengan kertas perintah produksi yang diinformasikan.
c. Setelah produk tersebut selesai diproduksi maka bagian produksi akan mengisi
laporan hasil produksi.
Universitas Sumatera Utara
d. Bagian produksi selanjutnya mengirim produk yang diproduksi tersebut
kebagian gudang produk jadi untuk disimpan sementara sebelum dikirim kekonsumen.
Model produksi produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.2. Model Aliran Informasi Aktual Produksi Produk Jadi
3. Penerimaan Produk Jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada penerimaan produk jadi, yakni: a.
Bagian gudang produk jadi akan menerima produk hasil produksi untuk disimpan sementara digudang sebelum dikirim kekonsumen.
b. Bagian gudang produk jadi akan mengisi ketas laporan persediaan produk jadi
sesuai dengan produk yang diterimanya dari bagian produksi c.
Dengan adanya barang yang masuk kegudang selanjutnya bagian gudang melakukan perhitungan persediaan produk digudang.
Universitas Sumatera Utara
Model penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.3.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.3. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Produk Jadi
4. Pengeluaran Produk jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi, yakni: a.
Bagian gudang produk jadi akan memperoleh produk hasil produksi dan disimpan sementara gigudang dan akan dikrim setelah mendapatkan informasi
dari bagian sales center mengenai produk yang akan dikirim ke konsumen. Informasi yang diproleh mengenai jenis produk jadi, jumlah pesanan, alamat
pengiriman dan tanggal pengiriman pesanan. b.
Bagian gudang akan mengisi laporan persediaan produk jadi tentang kondisi produk jadi yang akan dikeluarkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Selanjunya bagian gudang akan melakukan perhitungan persediaan produk jadi
digudang karena ada produk jadi yang keluar d.
Bagian gudang produk jadi mengirim produk yang dipesan konsumen tersebut kekonsumen.
Model pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.4. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk jadi
Keluhan dan lama waktu yang diperoleh dari aliran informasi aktual di PT. Bintang Rezeki Maju dapat dilihat pada Tabel 5.3. dan Tabel 5.4.
Tabel 5.3. Waktu Aktual Aliran Informasi PT. Bintang Rezeki Maju
Aliran Informasi Aktual
Permintaan Konsumen 25 menit
Perintah Produksi
20 menit
Data Produksi
40 menit
Penerimaan Produk Jadi
25 menit
Pengeluaran Produk Jadi
30 menit
Data Persediaan Produk Jadi
60 menit
Universitas Sumatera Utara
Total 200 menit
Sumber : Pengumpulan Data
Tabel 5.4. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. Bintang Rezeki Maju
No. Arus
Informasi Data Keluhan
1. Sales Center
- Menyimpan data pelanggan, menyimpan jenis-
jenis produk yang diproduksi dan menyimpan data permintaan konsumen dalam form kertas
tidak efektif
- Mengetahui kondisi persediaan selama 60 menit
- Tidak dapat mengetahui kemampuan produksi
- Menginformasikan permintaan konsumen
kebagian yang lain tidak update
2.
Production
- Tidak dapat memperkirakan jumlah produksi
- Menyimpan data hasil produksi dalam form kertas
tidak efektif -
Tidak dapat meng- update data hasil produksi
3. Inventory
- Menyimpan data barang masuk dan batang keluar
dalam form kertas membuat karyawan kewalahan -
Susah mengetahui persediaan produk jadi melalui form kertas
- Kesulitan menghitung persediaan produk jadi
secara manual -
Informasi persediaan kebagian lain tidak update
Sumber : Pengumpulan Data
Secara umum, kebutuhan sistem PT. Bintang Rezeki Maju membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk mewujudkan
kelancaran aliran informasi antar bagian yang terkait dengan bagian penerimaan dan produksi di setiap bagian yang membutuhkan data dan laporan seperti yang terlihat
pada Tabel 5.5.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.5. Kebutuhan Data Setiap User
Nama Sistem Informasi Manajemen PT. Bintang Rezeki Maju
Sales Center Factory Manager
Production Inventory
Form Permintaan
produk jadi √
√
Form Perintah
produksi √
√ Form Produksi
√ Form
Pengeluaran produk jadi
√
Form Penerimaan
Produk Jadi √
Master Produk Jadi √
Master Pembeli √
Laporan Penjualan √
Kartu Persediaan Produk Jadi
√ √
Terminal setiap user PT. Bintang Rezeki Maju dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.5. Terminal User PT. Bintang Rezeki Maju
Uraian dari kebutuhan user berdasarkan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.6. Kebutuhan Setiap User Sistem Informasi Manajemen PT. Bintang Rezeki Maju
SalesCenter
Master Pembeli
Form Permintaan Produk Jadi
Master Produk Jadi
Form Perintah Produksi
Kartu Persediaan Produk Jadi Form
Perintah Produksi
Production
Form Pengeluaran Produk
Jadi Form
penerimaan produk jadi
Kartu Persediaan Produk Jadi
Form Permintaan Produk
Jadi
Inventory Sistem Informasi Manajemen PT. Bintang Rezeki Maju
Universitas Sumatera Utara
5.2. Perangolahan Data