18
3. Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan. Kesederhanaan, kepastian hokum, transparan dalam pelayanan perijinan itulah
harapan dari dibentuknya Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang merupakan unit kerja pelayanan perijinan dan non perijinan. Dalam rangka Good
Governance maka pelayanan prima kepada masyarakat secara sederhana,jelas, aman, transparan, effisien, ekonomis, adil dan tepat waktu mutlak harus dilaksanakan agar
dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat serta menciptakan iklim usaha yang kondusif bagi penanaman modal dan investasi dalam rangka pemberdayaan ekonomi
masyarakat Kota Medan. Memasuki tahun ke-4 pembentukan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota
Medan proses pelayanan perijinan yang ada semakin mengalami kesempurnaan baik dari segi Hardware berupa gedung dan peralatan saranaprasarana pendukung
pelayanan perijinan prima,Software berupa ketentuan dan peraturan ijin-ijin yang diproses, Brainware berupa kapabilitas Aparatur SDM dan System berupa
kapabilitas aparatur. Adapun hal-hal yang telah dicapai Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan sampai saat ini antara lain:
1. Manajemen Sumber Daya Manusia
a. Penyusunan kode etik dan pedoman perilaku pegawai di lingkungan Perijinan
Terpadu Kota Medan Nomor 90002156 Tahun 2012 tentang Kode Etik dan Pedoman Perilaku Pegawai di Lingkungan Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu Kota Medan. b.
Tersedianya system penilaian yang obyektif dan terukur selain DP3 menyangkut kinerja pegawai berupa pemotongan uang tambahan penghasilan
bagi yang tidak mengikuti apel pagi,tidak masuk, cepat pulang dan tidak masuk tanpa alasan dengan sistem absen onlineke Badan Kepegawaian daerah
Kota Medan melalui Finger Print.
Universitas Sumatera Utara
19
2. Kualitas Pelayanan
1. Tata laksana layanan
a Membuat pengumuman diruang layanan agar masyarakat mengurus
ijinnya secara langsung berupa : Banner, papan pengumuman, Pop-Up televise secara terus menerus.Motto
slogan,himbauan tersebut berisi kemudahan bagi pemohon langsung dalam mengurus ijin diantaranya:
1. Lebih cepat selesainya proses ijin dari standar waktu pemrosesan ijin
yang ada di SOP; 2.
Pemohon langsung terus menerus dapat dilayani walaupun pada jam istirahat, loket tetap dibuka untuk pemohon langsung;
3. Memisahkan loket untuk pemohon langsung dan tidak langsung
sehingga meminimalisasi antrian pada pemohon langsung dan memperbanyak loket pemohon langsung sebanyak 4 loket dan
pemohon tidak langsung 2 loket. b
Memantau kegiatan layanan yang dilakukan melalui perantaracalo berupa:
1. Membuat kebijakan 1 satu pemohon 1satu berkas dalam 1 satu
hari sehingga pada perantaracalo tidak dapat mendominasi loket dengan berkas yang banyak.
2. Membuat surat kuasa bagi perantara calo
3. Menuliskan besaran retribusi pada ijin yang dikeluarkan sekalipun itu
gratis o rupiah 4.
Sebelum pemberian nomor antrian perantara calo harus memperlihatkan Formulir permohonan dan Surat Kuasa yang sah,
apabila tidak sesuai maka nomor antrian tidak diberikan oleh petugas security.
c Mengoptimalkan keamanan security dalam memantau kegiatan
perantaracalo dengan mengawasi ketertiban pelayanan:
Universitas Sumatera Utara
20
1. Security menjaga sistem antrian dan meneliti berkas untuk
menghindari agar 1 satu berkas tidak lebih dari 1 satu nomer antrian.
2. Melarang menegur pemohon yang merokok, memakai sandal jepit
atau celana pendek, membuang sampah sembarangan, rebut, makan, tidur-tiduran dan berbuat diluar kesopanan lainnya,
d Menerapkan pelayanan pada jam istirahat.
e Sejak tanggal 6 Februari 2012 dilaksanakan penerapan penerimaan dan
proses ijin dengan sistem permohonan ijin parallel dapat dimohon beberapa ijin terkait sekaligus dengan mempercepat proses penerbitan ijin
maksimal 10 hari kerja untuk sekaligus ijin gangguan, IUP dan TDP dibandingkan dengan apabila dilakukan bertahapberjenjang yang
memakan waktu minimal 14 hari. 2.
Loket Pelayanan a.
Melakukan pemisahan yang tegas antara front office dan back office, Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan telah melakukan
pemisahan tersebut pada awal proses perijinan tahun 2010 dan dipermanenkan pada tahun anggaran 2012.
b. Persyaratan kelengkapan berkas juga di cek secara berlapis dari petugas
loket, tim teknis, kepala bidang,sekretaris dan kepala badan. 3.
Transparansi Layanan berupa sistem elektronik yang memberikan fasilitas kepada pengguna layanan untuk dapat memantau proses pelaksanaan layanan
berupa touch screen yang ditempatkan di ruang tunggu dimana masyarakat tahu posisi ijin yang sedang diproses dan retribusi yang harus dibayar.
4. Pemanfaatan IT
a. Membangun dan menerapkan sistem antrian elektronik telah dilaksanakan
sejak November 2011. Nomor antrian muncul di TV secara terus menerus bergantian dengan slogan, himbauan dan motto Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
21
b. Membangun sistem manajemen informasi berbasis elektronik. Sejak
tanggal 16 Januari 2012 Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan telah seluruhnya menerapkan aplikasi sistem informasi Teknologi yang
sangat memudahkan pegawai dalam memproses ijin dan mempercepat penyelesaian ijin bagi masyarakat. Dengan system IT maka semua proses
ijin dapat dipantau dari ruangan Sekretaris dan Kepala Badan serta masyarakat juga dapat mengetahui proses berkas permohonan ijinnya dan
retribusi yang akan dibayar melalui touch screen di ruang tunggu. c.
Penerapan sistem pemantauan menggunakan CCTV di 14 titik dilantai 2 dan lantai 3 juga adanya CCTV pada tahun 2012 khusus untuk memantau
kehadiran pegawai dengan menggunakan sistem Absensi Sensor Sidik Jari yang online dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan.
5. Pengukuran indeks Kepuasan Masyarakat IKM dilaksanakan pada tahun
anggaran 2012 dimana nilai IKM Badan Pelayanan Perijinan Terpadu rata- rata adalah 70 hal ini dilakukan pada kegiatan Sertifikasi ISO 9001:2008
Pelayanan Perijinan Tahun 2012 dan telah menerima sertifikat pada tanggal 14 Desember 2012.
6. Ketersediaan media informasi yang terbuka bagi public,sudah dilaksanakan
melalui : a.
Website Pemko Medan b.
Website khusus Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan pada tahun anggaran 2012 dan Launching pada tanggal 14 Desember 2012.
c. Leafletbrosur
d. Papan pengumuman
e. Touch Screen
f. TVPopUp secara terus menerus bergantian antara informasi dan nomor
antrian g.
Spanduk
Universitas Sumatera Utara
22
7. Sertifikat ISO 9001:2008 Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.
3. Sistem Pengaduan
