BAB VI PERANCANGAN SISTEM
6.1. Struktur Sistem
Struktur sistem untuk rancangan sistem usulan pada pelayanan informasi perpustakaan ITB Campus dapat dilihat pada Gambar 6.1.
Sumber : Interview petugas perpustakaan ITB Campus
Gambar 6.1. Struktur Sistem Perpustakaan
1. Input Masukan Input dari struktur sistem perpustakaan adalah :
a. Data Request peminjaman buku Data Request peminjaman buku menyatakan data permintaan meminjam
buku. Untuk mahasiswa, kartu anggota dibutuhkan untuk meminjam buku. b. Data request pengembalian buku
Universitas Sumatera Utara
Data request pengembalian buku menyatakan data pengembalian buku. Buku yang dipinjam dikembalikan kepada petugas perpustakaan.
c. Data request pendaftaran keanggotaan Data ini menyatakan data pendaftaran bagi anggota baru. Mahasiswa yang
ingin mendaftar harus memberitahukan nama mahasiswa, NIM mahasiswa, dan pas foto berwarna 2x3.
2. Proses Proses yang dilakukan berasal dari masukkan input. Proses yang terjadi
dalam sistem ini adalah : a. Mencatat data peminjaman buku
Pencatatan data peminjaman buku dilakukan dengan mencatat nama mahasiswa atau sivitas akademis dan buku yang dipinjam.
b. Mencatat pengembalian buku Pencatatan pengembalian buku dilakukan dengan mencatat buku yang
dikembalikan dan melakukan perhitungan denda telat. c. Mencatat pendaftaran keanggotaan
Pendaftaran keanggotaan dilakukan dengan membuat kartu anggota dan mencatat nama dan NIM mahasiswa sebagai anggota baru.
3. Output Keluaran Output merupakan hasil dari pemrosesan input. Output yang diperoleh yaitu:
a. List data peminjam dan buku yang dipinjam b. List data pengembalian buku dan perhitungan denda telat
c. List data anggota perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
d. Kartu anggota perpustakaan 4. Lingkungan sistem
Lingkungan merupakan elemen di luar sistem yang memberikan dampak sistem tersebut. Pihak ITB Campus berperan sebagai linkungan sistem yang
memiliki kebijakan dalam pengelolaan perpustakaan tersebut.
6.2. Business Process Perpustakaan
Business process improvement merupakan sebuah metodologi sistematis yang dikembangkan untuk membantu sebuah organisasi dalam membuat
perubahan signifikan pada cara operasi bisnis. Lima langkah proses bisnis pada perpustakaan usulan adalah :
1. Mengorganisir untuk perbaikan Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan perpustakaan
yang akan diperbaiki yang telah dilakukan pada pengumpulan data. 2. Memahami proses
Pada tahap memahami proses ini, dijelaskan mengenai proses setiap aktivitas yang sudah dibahas pada pengumpulan data.
3. Penyederhanaan proses Pada tahap penyederhanaan proses dapat dilihat pada subbab 6.2.1.1.1.
dimana terjadi eliminasi proses yang dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Pelayanan peminjaman buku oleh mahasiswa
Pada pelayanan ini dapat dilihat bahwa terjadi eliminasi proses manual seperti pada aktivitas mahasiswa meminta informasi buku
Universitas Sumatera Utara
kepada petugas, petugas melihat daftar list buku, dan petugas memberikan informasi kepada mahasiswa sudah digantikan dengan
proses komputerisasi. Pada aktivitas memberikan kartu anggota juga sudah tidak diperlukan karena petugas perpustakaan hanya
perlu menginput nama peminjam pada website. b. Pelayanan peminjaman buku oleh sivitas akademis
Pada pelayanan ini dapat dilihat bahwa terjadi eliminasi proses manual juga seperti pada aktivitas sivitas akademis meminta
informasi buku kepada petugas, petugas melihat daftar list buku, dan petugas memberikan informasi kepada sivitas akademis sudah
digantikan dengan proses komputerisasi. c. Pelayanan pengembalian buku oleh mahasiswa
Pada pelayanan ini dapat dilihat bahwa terjadi eliminasi proses manual seperti pada petugas melihat apakah ada denda, dan
mengambil kartu anggota mahasiswa yang sudah digantikan secara komputerisasi langsung ditampilkan pada layar. Pada aktivitas
petugas menyimpan buku yang dikembalikan dan mencatat keterangan pengembalian buku, petugas tidak perlu lagi mencatat
karena website yang dirancang sudah otomatis terupdate pada database.
d. Pelayanan pengembalian buku oleh sivitas akademis Pada pelayanan ini, dapat dilihat adanya eliminasi proses manual
seperti petugas melihat apakah ada denda atau tidak dan mencatat
Universitas Sumatera Utara
keterangan pengembalian buku sudah digantikan secara komputerisasi.
e. Pelayanan informasi jurnal dan majalah Pada tahap ini, proses manual dieliminasi dimana mahasiswa atau
sivitas akademis yang ingin mendapat informasi mengenai jurnal atau majalah tidak perlu datang ke perpustakaan dan meminta
informasi kepada petugas. f. Pelayanan bahan mata kuliah dosen
Pelayanan ini dirancang untuk koleksi bahan mata kuliah yang diberikan dosen. Rancangan ini akan memudahkan proses belajar
mengajar dimana mahasiswa dapat mendownload bahan mata kuliah dan dosen dapat mengupload bahan mata kuliah dengan
mengkakses website. 4. Implementasi, pengukuran, dan pengendalian
Implementasi rancangan website dilakukan dengan mengupload rancangan ke
www.itnb.ac.idlibrary
dan digunakan oleh pihak perpustakaan.
Pengukuran akan dilakukan dengan mengukur waktu proses dengan implementasi website yang akan dibahas pada subbab pembahasan di
Bab VII. Pengendalian yang dilakukan bertujuan mencegah adanya kesalahan
yang terjadi ketika memasukkan data ke database di website.
Universitas Sumatera Utara
Pengendalian yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan data yang dimasukkan.
5. Perbaikan berkelanjutan Perbaikan berkelanjutan dilakukan dengan memperbaiki kekurangan
dari rancangan website selama pemakaian berlangsung.
6.3. Perancangan Sistem
Kategori