Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI PROGRAM EKSTENSI

SKRIPSI

PENGAWASAN INTERNAL PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA

AUTO 2000 SM RAJA PT. ASTRA INTERNASIONAL MEDAN

Diajukan Oleh :

NAMA : ANDREW BUDI ISNAINI NIM : 040522097

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : ANDREW BUDI ISNAINI NIM : 040522097

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

JUDUL SKRIPSI : PENGAWASAN INTERNAL PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA AUTO 2000 SM RAJA PT. ASTRA INTERNASIONAL MEDAN

Tanggal ………. Sekretaris Departemen Akuntansi

( Fahmi Natigor Nasution, S.E, M.Acc, Ak )

Tanggal ………. Dekan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI

NAMA : ANDREW BUDI ISNAINI NIM : 040522097

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

JUDUL SKRIPSI : PENGAWASAN INTERNAL PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA AUTO 2000 SM RAJA PT. ASTRA INTERNASIONAL MEDAN

Medan, Juli 2009 Menyetujui Pembimbing

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

Telah diuji pada Tanggal Juli 2009

PANITIA PENGUJI SKRIPSI

Ketua : Fahmi Natigor Nasution, S.E, M.Acc, Ak

Pembimbing : Drs. Syahrul Rambe

Pembanding : Drs. Katio

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul:

“Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang pada Auto 2000 SM Raja PT. Astra Internasional”

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi, atau diteliti oleh mahasiswa/i lain dalam konteks skripsi Program Strata-1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas dan benar sesuai dengan penelitian yang dilakukan. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, Juli 2009 Yang membuat pernyataan

Andrew Budi Isnaini NIM: 040522097

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmaanirrohim

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Alloh SWT atas kelimpahan berkah dan kasih sayang-Nya yang membimbing dan memampukan penulis dengan segala hikmah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan yang berjudul: “Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang pada Auto 2000 SM Raja PT. Astra Internasional”.

Adapun skripsi ini dususun bertujuan guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah memberikan bimbingan, dorongan semangat, nasehat, dan bantuan selama proses penyusunan skripsi ini, terutama kepada:

1. Kedua orang tua penulis, Ayahanda Drs. Asmandio dan Ibunda Mawarni Gustian Siregar yang tidak mengenal lelah dalam memberikan bantuan bantuan dalam bentuk material dan spiritual sehingga penulisan skirpsi ini dapat berjalan dengan baik. 2. Kakanda Andrew Fransiska Ayu, S.S.T.P, M.A.P, dan Adinda Nels Suvanni Kusuma

Pertiwi yang telah memberikan masukan, bantuan, dan dorongan semangat yang besar dalam penulisan skipsi ini.

3. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

4. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak, selaku Ketua Departeman Akuntansi S-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Fahmi Natigor Nasution, S.E, M.Acc, Ak, selaku Sekretasis Departemen Akuntansi S-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Bapak Drs. Syahrul Rambe, MM, Ak selaku dosen pembimbing Departemen

Akuntasi S-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak meluangkan waktu dalam memberikan petunjuk, pengarahan, bimbingan, dan bantuan dari awal hingga selesainya skripsi ini.

7. Bapak Drs. Katio, MM, Ak dan Bapak Iskandar Muda, S.E, M.Si, Ak selaku dosen penguji dan pembanding yang telah memberikan masukan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.

8. Seluruh staff pengajar Departemen Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berguna kepada penulis serta seluruh staff pegawai dan administrasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

9. Bapak Fajar Heri Wijaya selaku pimpinan Auto 2000 SM. Raja PT.Astra

Internasional Medan beserta seluruh staff dan karyawan yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan penulisan skirpsi ini.

10.Sahabat-sahabat penulis: Dina Rosari, Dini Hrp, Dini Nst, Erni , Harry C, Alfian, Dian, Adrian, Amir, Andi, Elva, Doni A, Melly, Dina N serta seluruh rekan-rekan yang telah memberikan motivasi dan bantuan dalam penyelesaian skripsi ini.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Penulis menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurnakarana keterbatasan penulis dalam pengetahuan dan pengulasan skripsi, oleh karena itu penulis mengarapkan kritik dan saran yang membangun sehingga dapat dijadikan acuan dalam penusan karya-karya ilmiah selanjutnya.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini menjadi bahan bacaan yang bermanfaat bagi pembaca.

Terimakasih.

Medan, Juli 2009 Penulis

Andrew Budi Isnaini NIM: 040522097

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

ABSTRAK

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai aktifitas pengendalian internal yang di terapkan oleh AUTO 2000, dan untuk mengetahui apakah pengawasan internal persediaan yang dirancangkan perusahaan telah mencapai tujuan.

Dalam penelitian yang dilakukan, penulis mengadakan penelitian dilapangan yang dilandasi oleh teori yang mendukung terhadap pengawasan internal. Oleh karena ini, disamping mendapat gambaran mengenai keadaan sekaligus diharapkan dapat memberikan keterangan yang memadai bagi penulis tentang pemecahan masalah yang dihadapi. Jenis data yang digunakan adalah jenis data primer dan sekunder yang dilakukan melalui teknik wawancara dengan responden dari perusahaan serta teknik dekumentasi dengan mengumpulkan data atau dokumen yang dibuat oleh perusahaan yang berhubungan dengan persediaan.

Dari analisis dan evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa pengawasan internal dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu dengan pengasawasn akuntansi, pengawasan fisik dan pengawasan mutu. Pengawasan internal persediaan di AUTO 2000 masih mempunyai kelemahan yaitu kelemahan dalam kemampuan penyampaian informasi dan komunakasi yang terwujud dalam prosedur akuntansi.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

ABSTRACT

The objective of research would be to get a clear description of internal control activity adopted by AUTO 2000, and to know whether the internal control of inventory designed by the organization has achieved the goals.

In this research, the writer has conducted the field observation based on the theories supporting the internal control. Therefore, in addition to get the description about the situation, it was also expected to give the sufficient remarks or information for the writer in solving the problems at hand. The type of data used was primary and secondary data conducted through technique of interview with respondents from the organization and also technique for documentation by collecting the data or document supplied by the organization related to inventory.

Based on the analysis and evaluation made, it could be concluded that internal control could be accomplished by three (3) methods: by accounting control, physical control and quality control. Internal control of inventory in AUTO 2000 was still facing some weakness. The weakness in information communication and the communication manifested in accounting procedure.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN……….….i

KATA PENGANTAR………...………ii

ABSTRAK ...v

ABSTRACT ……….vi

DAFTAR ISI………vii

DAFTAR LAMPIRAN ………...….ix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………...1

B. Perumusan Masalah ………...4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ……….4

D. Kerangka Konseptual ………5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Singkat Tentang Pengawasan Internal ………6

1. Pengertian Pengawasan Internal ………...6

2. Unsur – unsur Pengawasan Internal ……….8

B. Pengertian dan Jenis Persediaan ……….11

1. Pengertian Persediaan ……….11

2. Jenis – jenis Persediaan ………...13

C. Pengawasan Internal Persediaan ……….14

1. Lingkungan Pengawasan ………..………..15

2. Penilaian Resiko Persediaan ………...16

3. Informasi dan Komunikasi atas Persediaan ………16

4. Aktivitas Pengawasan atas Persediaan ………21

BAB III METODE PENELITIAN 1. Definisi Operasional Variabel …....……….………28

2. Tempat dan Waktu Penelitian ……….30

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

4. Teknik Pengumpulan Data ………..31

5. Teknik Analisis Data ………...32

BAB IV HASIL PENELITIAN I. Data Penelitian ………..34

A. Gambaran Umum Perusahaan ………....34

1. Sejarah Ringkas Perusahaan ……….34

2. Struktur Organisasi Perusahaan ………36

3. Aktivitas Usaha Perusahaan ………...………….. 40

B. Pengertian dan Jenis Persediaan …,………....40

1. Pengertian Persediaan di AUTO 2000 ………..40

2. Jenis Persediaan di AUTO 2000 ………...41

C. Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang ….……..42

D. Lingkungan Pengawasan Internal ………...……….. 42

E. Penilaian Resiko Suku Cadang ………...43

F. Informasi dan Komunikasi Persediaan Suku Cadang ……….44

1. Prosedur Pencatatan Suku Cadang ………44

2. Pelaporan Suku Cadang AUTO 2000 ………...45

G. Pengawasan Internal Persediaan ………46

II. Analisis dan Hasil Penelitian ………..…………..52

1. Lingkungan Organisasi AUTO 2000 ………..52

2. Penilaian Resiko Persediaan ………...53

3. Informasi dan Komunikasi atas Suku Cadang ………54

4. Aktivitas Pengawasan Suku Cadang ………...54

5. Pemantauan Terhadap Persediaan ………...55

6. Pengujian Secara Statistik ………...56

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ……….58

B. Saran ………..…………..…...…… 60

DAFTAR PUSTAKA ...62 LAMPIRAN

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

DAFTAR LAMPIRAN

No. Lampiran Judul

Lampiran 1 Struktur organisasi perusahaan PT. Astra Internasional AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan

Lampiran 2 Tabel Koresponden

Lampiran 3 Pendistribusian suku cadang

Lampiran 4 Penerimaan suku cadang

Lampiran 5 Prosedur pembayaran suku cadang

Lampiran 6 Laporan bulanan suku cadang

Lampiran 7 Surat persetujuan riset di PT. Astra Internasional AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada perusahaan terdapat beberapa jenis aktiva baik aktiva lancar maupun aktiva tidak lancar. Adapun aktiva lancar meliputi kas, persediaan, piutang sedangkan aktiva tidak lancar meliputi bangunan, kendaraan dan lain sebagainya. Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva yang paling aktif dan penting dalam proses operasi perusahaan, yang secara berkesinambungan diperoleh atau diproduksi dan dijual, oleh karena itu uraian dan pengukuran persediaan harus dilakukan secara seksama. Persediaan khususnya penting karena pos ini secara material dapat mempengaruhi baik pada perhitungan rugi laba maupun neraca.

Menurut Standar Akuntansi Keuangan No. 14 (2004 : 14.1), dinyatakan bahwa: Persediaan adalah aktiva:

1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal usaha 2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan

3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa

Dari definisi diatas dapat diketahui bahwa persediaan merupakan salah satu faktor penting dalam setiap perusahaan, maka dapat diketahui bahwa setiap perusahaan memiliki persediaan dalam kegiatan operasional perusahaan, baik perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur. Selain itu bahwa persediaan merupakan suatu aktiva milik perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang mendasar terhadap barang

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

tersebut, baik berupa bentuk maupun manfaat dari barang persediaan tersebut. Definisi diatas juga mengungkapkan bahwa persediaan diperoleh melalui proses produksi sampai menjadi barang yang siap untuk dijual kepasar, dengan kata lain barang yang dibeli diubah terlebih dahulu.

Kita ketahui bahwa perusahaan sering menginvestasikan sebagian besar sumber dananya dalam bentuk barang-barang yang dibeli atau diproduksi. Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk barang-barang ini tentunya harus dicatat, dikelompokkan, dihitung dan dilaporkan selama periode akuntasi. Pada akhir periode, biaya dialokasikan diantara aktivitas periode berjalan dengan aktivitas masa mendatang, yaitu antara barang-barang yang dijual dalam periode berjalan dan barang-barang yang berada dalam persediaan untuk dijual pada periode mendatang.

Dalam hal pengadaan persediaan, perusahaan biasanya melakukan pembelian dalam jumlah besar, karena relatif lebih menguntungkan, hal ini disebabkan adanya kemungkinan untuk mendapatkan potongan harga pembelian, biaya pengangkutan per unit yang lebih murah dan penghematan dalam biaya lainnya yang mungkin diperoleh. Namun satu hal yang harus diperhatikan, hendaknya jumlah persediaan tersebut jangan terlalu besar, sehingga modal yang tertanam dan biaya-biaya yang ditimbulkan. Dengan adanya persediaan tersebut juga tidak terlalu besar. Dengan inilah kita kembangkan dasar teroritis untuk menentukan investasi yang optimal pada persediaan dan kapan waktunya untuk memesan kembali.

Pada proses normal, persediaan suatu perusahaan akan mengalami suatu perubahan yang disebabkan karena adanya pembelian atau pun penjualan yang dilakukan. Untuk mengetahui perubahan persediaan tersebut diperlukan pencatatan dan penilaian terhadap setiap transaksi. Pencatatan dan penilaian persediaan ini sangat penting artinya untuk dapat

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

menentukan metode penetapan harga pokok persediaan yang sesuai, sehingga perusahaan tidak akan mengalami kerugian.

Ketelitian dalam hal pencatatan, penilaian dan penetapan harga pokok persediaan sangat dibutuhkan untuk dapat membuat suatu pelaporan persediaan yang akurat dalam neraca perusahaan dan dalam prosedur tersebut dibutuhkan pengawasan internal dari perusahaan itu sendiri yang pada akhirnya juga akan berpengaruh kelancaran operasional perusahaan. Ketelitian dalam melaporkan persediaan juga akan berpengaruh dalam hal pengambilan suatu keputusan baik bagi internal perusahaan ataupun eksternal perusahaan. Untuk kebutuhan pihak internal perusahaan, misalnya keputusan mengenai kapan harus memesan kembali persediaan, sedangkan untuk kepentingan pihak eksternal perusahaan misalnya dalam hal investasi pada perusahaan yang bersangkutan, para kreditur dapat mengetahui komposisi akiva pada perusahan tersebut, oleh karena hal itulah laporan persediaan yang teliti dan relevan merupakan informasi yang berguna bagi mereka. Hal itu harus disesuaikan dengan Standar Akuntansi Keuangan sebagai salah satu pedoman bagaimana menerapkan perlakuan akuntansi bagi setiap perusahaan.

Pada penelitian skripsi ini penulis melakukan penelitian di Auto SM Raja Astra Internasional. Perusahaan ini merupakan perusahaan dagang yang menjual mobil dan menyediakan fasilitas pelayanan purna jual. Untuk menyediakan fasilitas pelayanan purna jual tersebut pihak Auto 2000 menyediakan fasilitas servis untuk pelanggannya dan untuk mendukung hal tersebut didirikan part shop dimana part shop ini merupakan gudang suku cadang yang menediakan segala jenis suku cadang yang dibutuhkan oleh kendaraan yang akan servis. Penelitian pada gudang suku cadang ini memiliki berbagai jenis persediaan yang setiap waktu terjadi pemasukan dan pengeluaran persediaan yang dibutuhkan oleh bagian

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

servis, oleh karena itu persediaan yang digudang tersebut baik yang masuk maupun yang keluar harus memiliki pengendalian internal, hal ini dikarenakan perusahaan mengeluarkan banyak dana untuk persediaan suku cadang ini. Selain itu dalam kasus lain karyawan bagian gudang suku cadang mengeluarkan persediaan suku cadang secara manual dimana adanya gangguan komputer yang mengganggu program persediaan suku cadang dan jumlah persediaan tersebut tidak terinput ke komputer. Selain itu kekurangan jumlah suku cadang juga terjadi dimana jumlah permintaan suku cadang lebih banyak, sedangkan jumlah suku cadang sedikit. Dari kasus-kasus tersebut maka persediaan harus dicatat, diklasifikasikan, dihitung dan dilaporkan dengan baik sehingga perusahaan memperoleh informasi yang akurat tentang peningkatan jumlah persediaan dan alokasi dari persediaan tersebut dan juga untuk mencapai target optimal perusahaan. Banyak dan beragamnya jenis persediaan yang dimiliki oleh Auto 2000 ini menarik untuk diteliti lebih lanjut berkaitan dengan perlakuan akuntansi persediaan yang diterapkan oleh persahaan karena pencatatan, pengklasifikasian, penghitungan dan pelaporan beragam persediaan.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penyususnan skripsi adalah :

1. Apakah pengawasan internal persediaan yang dilakukan oleh Auto 2000 SM Raja Astra Internasional mendukung operasional yang efektif dan efisiensi?

2. Bagaimana prosedur akuntansi yang di terapkan Auto 200 SM Raja Astra Internasional telah mendukung pengawasan sistem persediaan?

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Sesuai dengan latar belakang masalah dan perumusan masalah yang telah dipaparkan di atas, maka tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui cara pengawasan internal persediaan pada gudang suku cadang di Auto 2000 SM Raja Internasional

2. Untuk dapat mengetahui apakah kebijakan pengawasan internal persediaan suku cadang yang diterapkan Auto 2000 SM Raja Astra Internasional telah efektif dan efisien

Dari tujuan yang telah diterapkan, maka manfaat penelitian yang hendak dicapai adalah:

1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya bagaimana pengawasan internal terhadap persediaan suku cadang pada Auto 2000 SM Raja Astra Internasional

2. Bagi perusahaan, sebagai bahan masukan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai secara optimal

3. Bagi peneliti lain dapat dijadikan dasar perbandingan dalam meneliti masalah yang sama

D. Kerangka Konseptual

AUTO 2000

Pengawasan Internal

Lingkungan

Pengawasan

Penilaian Resiko

Informasi dan

Komunikasi

Aktivitas Pengawasan

Pemantauan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Singkat Tentang Pengawasan Internal 1. Pengertian Pengawasan Internal

Pengawasan internal merupakan kebijakan dari prosedur spesifikasi yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang menandai bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan penting bagi manajemen perusahaan dapat dipenuhi. Menurut Mulyadi (2001 : 165) memberikan definisi terhadap pengawasan internal sebagai berikut "Pengawasan internal meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

Pengertian diatas secara garis besar mengelompokkan metode dan tujuan-tujuan struktur pengawasan internal menjadi dua bagian besar. Tujuan pertama yaitu tujuan dari salah satu bagian pengawasan internal akuntansi, yaitu menjaga kekayaan organisasi serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. sedangkan tujuan kedua meliputi bagian dari pengawasan internal lainnya yang biasa dikenal dengan pengawasan internal administrasi, yaitu memajukan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengertian pengawasan internal menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2002 : 319) disebutkan: Pengawasan internal merupakan suatu

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain sentitas, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:

a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektifitas dan efisiensi operasi

c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Menurut M Guy (2002 : 253) suatu pengawasan internal yang dapat dikatakan baik apabila memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a. Suatu struktur organisasi yang di dalamnya terdapat pemisah tanggung jawab fungsional yang sesuaidengan kebutuhan perusahaan.

b. Suatu sistem yang mencakup prosedur otorisasi dan pencataatn yang sesuai agar memungkinkan pengendalian yang wajar atas harta, hutang, pendapat dan biaya. c. Cara kerja yang wajar harus digunakan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi

masing-masing organisasi.

d. Kepegawaian dengan mutu yang sepadan dengan tanggung jawabnya sesuai dengan bidang yang dikerjakan.

Keempat ciri-ciri diatas mempunyai peran yang sama penting. Kelemahan yang menonjol pada salah satu ciri-ciri diatas menghambat terwujudnya tujuan sistem itu sendiri. Diperlukan suatu kerja sama diantar ciri-ciri pengawasan internal tersebut. Suatu sistem yang baik pada suatu perusahaan sejenis dilihat dari perusahaan tersebut, seperti kemampuan dan struktur organisasi perusahaan dalam melaksanakan pengawasan internal, tingkat keahlian karyawan, namun semua itu memiliki ciri-ciri yang sama dalam pengawasan internal.

Suatu pengawasan internal diciptakan oleh manajemen perusahaan untuk membantu menghindari atau setidaknya mengurangi penyimpangan-penyimpangan dan kehandalan akuntansi. Tetapi pengawasan internal bukan merupakan suatu yang sempurna. Pengawasan internal mempunyai kendala dan keterbatasan, sehingga pengawasan internal hanya bisa memberikan jaminan yang wajar atau memadai tidak memberikan suatu yang mutlak.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

2. Unsur-unsur Pengawasan Internal

Dalam konsep dan pengertian pengawasan internal menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dan PSA No. 69 : 2002, terdapat lima unsur pengawasan internal. Kelima unsur tersebut menggambarkan gaya manajemen menjalankan perusahaan dan mengatur ke dalam kegiatan proses manajemen. Kelima unsur pengawasan internal tersebut yaitu:

a. Lingkungan Pengawasan (Control Environment) b. Penilaian Resiko (Risk Assessment)

c. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) d. Aktifitas Pengawasan (Control Activities)

e. Pemantauan (Monitoring)

Kelima unsur tersebut dapat dikatakan mengandung formalitas dan spesifikasi implementasi yang berbeda berdasarkan pertimbangan logis dan praktis, tergantung jenis dan ukuran perusahaan. Suatu satuan usaha yang relatif kecil, dapat memperlunak kelemahan melalui pengembangan budaya yang memberikan penekanan atau integritas, nilai etika dan kompetensi.

ad. a. Lingkungan Pengawasan (Control Environment)

Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak dan pemilik perusahaan terhadap pengawasan interal perusahaan. Lingkungan pengawasan merupakan kombinasi pengaruh dari berbagai faktor yang membentuk, memperkuat atau memperlemah efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu didalam perusahaan.

menurut M. Guy ada beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan pengawasan antara lain:

a. Falsafah manajemen perusahaan dan gaya operasinya b. Struktur organisasi satuan usaha

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

c. Fungsi dewan komisaris dan komite-komite yang dibentuk

d. Metode pengendalian manajemen dalam memudahkan langkah kinerja e. Metode pengendalian manajemen dalam memudahkan langkah kinerja f. Kebijakan dan praktik personalia

g. Pengaruh eksternal

Pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pemimpin perusahaan. Jika pemimpin merasa bahwa pengawasan internal tidak mendapat perhatian yang berarti, maka pengawasan internal tersebut tidak tercapai.

ad. b. Penilaian Resiko (Risk Assessment)

Penilaian resiko adalah identifikasi analisis dan manajemen resiko entitas yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disaksikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Proses penilaian resiko entitas sangat mempengaruhi kemampuannya dalam mencatat, memproses dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan, contoh resiko seperti itu adalah sistem informasi yang baru atau diperbaiki teknologi baru dan operasi luar negeri yang baru.

ad. c. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Sistem informasi pelaporan keuangan yang mencakup sistem akuntasi terdiri metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyatukan, menganalisis, mengklarifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi (kejadian dan kondisi) serta untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva dan kewajiban yang berkaitan. Sebagai contoh, sebuah entitas dapat menggunakan jurnal penjualan, buku besar pembantu piutang usaha dan lain-lain.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk mencapai tujuan perusahaan selain dari sistem akuntansi dan unsur-unsur lingkungan pengawasan. Pada dasarnya aktivitas pengawasan adalah:

a. Prosedur otorisasi yang seharusnya dan jelas b. Pembagian tugas yang jelas

c. Perencanaan dan penggunaan dekumen yang seharusnya

d. Pengamanan yang cukup atas akses penggunaan aktiva dan catatannya e. Pengecekan pekerjaan secara independen atas jumlah yang dicatat

Berdasarkan uraian diatas, jelas terlihat bahwa pengawasan internal mengalami suatu hal yang penting bagi manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya pengawasan internal, maka tujuan perusahaan dapat dilaksanakan dengan cepat. Hal-hal yang dapat menghambat laju perkembangan perusahaan dapat dideteksi penyebabnya dengan segera. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengawasan internal adalah menciptakan kehandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku, dan menjaga kekayaan perusahaan.

ad. e. Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu menjamin bahwa arahan manajemen telah dijalankan dengan tepat dan benar. Ada banyak pemantauan potensial yang bisa digunakan oleh perusahaan. Salah satunya adalah pemantauan akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan aktifitas pengawasan telah dipenuhi sebagaimana mestinya.

Suatu prosedur dirancang untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan yang rutin terjadi. Oleh karena itu, dalam suatu perusahaan diperlukan suatu sistem yang dapat menangani

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

suatu kegiatan yang terjadi, salah satunya adalah penanganan dalam akuntansi. Sistem akuntansi yang efektif dan efisien harus mempertimbangkan pembuatan metode dan mencatat transaksi yang akan:

a. Mengidentifikasikan dan mencatat seluruh transaksi yang sah b. Menggambarkan transaksi yang tepat waktu dan terperinci c. Mengukur nilai transaksi yang tepat waktu dan terperinci

d. Menentukan periode terjadinya transaksi pada periode semestinya e. Menyajikan dengan semestinya dalam laporan keuangan.

Untuk mencapai tujuan pengawasan internal, sistem akuntansi harus berfungsi secara efektif sampai kepada pelaporan dan penggunaan sumber daya yang ada. Pada intinya konsep pengawasan internal didasarkan atas dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai. Hal ini dilaksanakan melalui kewajiban dalam pemeliharaan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga harta dan menganalisa pembebanan tanggung jawab. Oleh sebab itu setiap individu diberikan tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Alasan diberikannya tanggung jawab adalah karena:

a. Tanggung jawab harus ditetapkan secara jelas untuk menggambarkan lingkungan masalah dan mengarah kepada hal tersebut, dan

b. Apabila karyawan telah memahami secara jelas ruang lingkup tanggung jawab, maka mereka tersorong bekerja lebih keras untuk mengendalikan tanggung jawab tersebut

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

1. Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan bagian yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) melalui Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No.14 paragrap 03 mendefinisikan persediaan sebagai berikut "Persediaan adalah aktiva (1) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, (2) dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, serta (3) dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa".

Dalam paragrap 04 PSAK No.14 lebih ditegaskan apa saja yang dapat dikategorikan sebagai persediaan, yaitu "Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah dipoduksi perusahaan dan termasuk bahan perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi".

Dari definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa persediaan merupakan suatu aktiva milik perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang mendasar terhadap barang tersebut. Definisi diatas juga mengungkapkan bahwa persediaan diperoleh melalui proses produksi sampai menjadi barang yang siap untuk dijual ke pasar, dengan kata lain barang yang dibeli diubah bentuknya terlebih dahulu.

Rollin Niswonger, Philip E. Fess dan Carl S. Warren (1999 : 359) memberikan definisi persediaan:

1. Barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi normal perusahaan dan

2. Bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Pengertian persediaan pada perusahaan yang satu tidak sama dengan perusahaan yang lain. Hal ini dikarenakan aktivitas dan jenis perusahaan yang berbeda-beda. Lebih lanjut Zaki Baridwan (2000 : 149) memberikan batasan mengenai jenis perusahaan yang menggunakan istilah persediaan sebagai berikut:"Perusahaan dagang yaitu perusahaan yang membeli dan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

menjual barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, dan perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang membeli barang dan mengubah bentuknya untuk dapat dijual".

Secara sederhana Skousen (2001 : 513) mengatakan bahwa "Persediaan adalah aktiva yang disimpan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, dan juga aktiva yang tersedian untuk digunakan sebagai bahan dalam proses produksi".

Berdasarkan definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa penggolongan dalam persediaan sangatlah bergantung pada tujuan perusahaan dan jenis perusahaan itu sendiri.

Untuk perusahaan manufaktur, yang termasuk dalam persediaan adalah bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in proses), dan barang jadi (finish good). Pada perusahaan dagang, yang termasuk dalam persediaan adalah barang-barang yang diperoleh tanpa merubah bentuknya dan diperoleh untuk dijual kembali. Persediaan yang pada perusahaan tertentu belum pasti merupakan persediaan bagi perusahaan lainnya, sehingga harus ditetapkan dahulu aktiva mana yang dimiliki perusahaan yang merupakan persediaan.

2. Jenis-jenis Persediaan

Jenis persediaan pada setiap perusahaan akan berbeda tergantung dengan bidang atau kegiatan normal usaha persahaan tersebut. Berdasarkan bidang usahanya, perusahaan dapat dibedakan atas perusahaan manufaktur, dagang, dan jasa. Untuk perusahaan manufaktur, maka jenis persediaan yang dimiliko perusahaan adalah bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in proses), barang jadi (finish good), dan bahan pembantu (factory

supplies) yang akan digunakan dalam proses produksi. Pada perusahaan dagang, yang

menjadi persediaan adalah barang yang dibeli lalu dijual kembali tanpa mengubah bentuk barang tersebut. Soemarso S. R (2002 : 384) menyatakan bahwa:

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

"Persediaan barang dagang (merchandise inventory) adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali. Untuk perusahaan pabrik, termasuk dalam persediaan adalah barang-barang yang akan digunakan untuk proses produksi selanjutnya. Persediaan dalam perusahaan pabrik terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan dalam proses dan persediaan barang jadi".

Dari uraian diatas diketahui bahwa jenis persediaan yang dimiliki perusahaan dapat digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu;

1. Persediaan bahan baku (raw material)

2. Persediaan barang dalam proses (work in proses) 3. Persediaan barang jadi (finish good)

Hal yang juga menentukan apakah suatu barang termasuk dalam kelompok persediaan adalah status kepemilikannya. Persediaan barang ada kalanya masih dalah perjalanan, yang disebut juga barang dalam perjalanan sehingga perlu diperhatikan persyaratan jual beli sebelum barang tersebut dikelompokkan sebagai persediaan. Ada dua syarat pernyerahan barang, yaitu Fob (Free on Board) Destination dan Fob (Free on Board) Shipping Point. Dalam Free on Board Destination, pemindahan hak milik terjadi bila barang telah diserahkan ditempat pembeli. Pada Free on Board Shipping Point, perpindahan hak milik terjadi saat penyerahan ditempat penjual.

C. Pengawasan Internal Persediaan

Pengawasan internal persediaan terdiri dari: 1. Lingkungan Pengawasan

2. Penilaian Resiko Persediaan

3. Informasi dan Komunikasi atas Persediaan 4. Aktivitas Pengawasan atas Persediaan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

ad. 1. Lingkungan Pengawasan

Lingkungan pengawasan merupakan fondasi dari semua unsur pengawasan internal. Lingkungan pengawasan merupakan efek kumpulan dari beragam faktor pada pembuatan, penguatan atau mengurangi efektifitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata lain, lingkungan pengawasan mengurut keseluruhan kegiatan dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengawasan dan karyawan.

Dalam lingkungan pengawasan, faktor yang berpangaruh adalah nilai integritas dan etika, komitmen kepada kompetisi, filosofi manajemen dan gaya operasional, perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitmennya, cara memberi otoritas dan tanggung jawab, serta kebijakan dan prosedur sumber daya manusia. Lingkungan pengawasan terhadap persediaan dapat dilihat, dari beberapa hal, yaitu integritas dan etika dalam penanganan persediaan yang tercermin dari pandangan dan sikap budaya perusahaan dalam mengani persediaan, sikap pimpinan perusahaan dalam pemberian keputusan terhadap persediaan, struktur organisasi dalam mempengaruhi pelaksanaan pengawasan persediaan dimana dilakukan pemisahan fungsi dan tugas yang menunjukkan pembagian kerja.

Salah satu kelemahan dalam lingkungan pengawasan adalah faktor individu / karyawan perusahaan tersebut, artinya yanag melaksanakan pengawasan persediaan adalah individu / karyawan yang mengalami keterbatasan sebagai manusia. Jadi, masalah mutu dan mental karyawan sangat penting dalam lingkungan pengawasan persediaan, sehingga diperlukan etika dan integritas karyawan.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Dalam lingkungan pengawasan terhadap persediaan dapat dilihat dari beberapa hal, yaitu integritas dan etika dalam penanganan persediaan yang tercermin dari pandangan dan sikap budaya perusahaan dalam menangani persediaan, sikap pimpinan perusahaan dalam pemberian keputusan terhadap persediaan, struktur organisasi dalam mempengaruhi pelaksanaan pengawasan persediaan dimana dilakukan pemisahan fungsi dan tugas yanag menunjukkan pembagian kerja.

Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan karyawan haruslah seimbang dengan kemampuan karyawan tersebut. Hal ini akan mendukung kesehatan praktik dilapangan.

ad. 2. Penilaian Resiko Persediaan

Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisa dan mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Resiko tersebut biasanya berasal dari dalam dan luar perusahaan berupa tindakan yang terkait yang mungkin diperlukan. Kemudian resiko dapat timbul apabila elemen pemerosesan transaksi persediaan tidak dirancang dengan baik, tanggung jawab organisasi dilimpahkan dengan tidak tepat karena manajemen perusahaan menerima informasi yang tidak akurat atau data tidak lengkap.

Perkembangan dan penggunaan teknologi komputer juga dapat melakukan penilaian resiko persediaan dalam mempengaruhi tujuan perusahaan. Perkembangan teknologi akan membawa pada penganalisaan, pengidentifikasian dan mengatur resiko perusahaan kepada yang lebih baik.

ad. 3. Informasi dan Komunikasi atas Persediaan

Informasi dan komunikasi atas persediaan merupakan kegiatan dari sistem akuntansi organisasi perusahaan. Ini berarti kegiatan akuntansi merupakan sumber dari informasi dan menghasilkan komunikasi atas persediaan. Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

yang dibuat untuk mengenal, menyusun, menganalisa, menggolongkan, mencatat dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk mempertahankan akuntabilitas yang berhubungan dengan harta kewajiban dan modal.

Suatu informasi dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan saldo buku besar dimana pernyataan keuangan disiapkan, tetapi juga untuk menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional. Jadi, sistem informasi dan komunikasi sangatlah berdekatan dalam sebuah perusahaan sehingga menghasilkan suatu informasi dan komunikasi yang baik dalam perusahaan.

Informasi dan komunikasi atas persediaan dimulai dari dokumentasi. Prosedur akuntansi harus diutamakan pada manual prosedur akuntansi hingga kebijakan dan instruksi bisa secara tegas diketahui dan diterapkan secara seragam hingga tidak dirancang dengan baik, dimulai dengan perancangan formulir yang rinci dan ditegaskan kedalam buku besar sehingga menghasilkan laporan yang dapat dijadikan informasi. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi sumber pengambilan keputusan bagi pihak manajemen perusahaan untuk dikomunikasi kepada lingkungan pengawasan internal persediaan.

Informasi dan komunikasi atas persediaan dibagi atas dua bagian menurut jenis perusahaan, yaitu jenis perusahaan dagang dan manufaktur. Persediaan menurut perusahaan dagang hanya berupa persediaan barang jadi tanpa dilakukan pengubahan lebih lanjut secara fisik persediaan tersebut, akan tetapi untuk dijual kembali. Sedangkan menurut perusahaan manufaktur, persediaan terdiri atas bahan baku, barang dalam proses, barang jadi dan bahan penolong.

Dalam akuntansi persediaan, terdapat dua macam metode pencatatan persediaan yaitu: a. Metode mutasi persediaan (perpetual method)

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

b. Metode fisik / periodik (physical method)

Untuk menghitung nilai persedaiaan terlebih dahulu harus dihitung jumlah kuantitas fisik maupun penentuan harga dari tiap jenis persediaan. Perhitungan kuantitas sama pentingnya dengan penentuan nilai-nilai satuan. Untuk mengetahui jumlah kuantitas persediaan pada sebuah perusahaan, dapat dilihat dari pencatatan persediaan yang digunakn oleh perusahaan yang bersangkutan.

Menurut Zaki Baridwan (2000 : 67) membagi sistem pencatatan persediaan menjadi dua, Yaitu sistem fisik (periodical) dan sistem buku (perpetual):

1. Sistem fisik adalah sistem pencatatan persediaan yang tidak mengikuti mutasi persediaan sehingga untuk mengetahui jumlah persediaan pada suatu saat tertentu harus diadakan perhitungan fisik atas persediaan barang (stock opname).

2. Sistem buku adalah sistem pancatatan persediaan yang mengikuti mutasi persediaan, baik kuantitasnya maupun harga pokoknya, oleh karena itu jumlah persediaan barang setiap saat dapat diketahui dari rekening persediaan.

Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, pada metode fisik / periodik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui besar harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, maka harus dilakukan dengan penghitungan fisik terhadap sisa persediaan yang masih terdapat digudang pada akhir periode akuntansi.

Mengenai sistem pencatatan persediaan ini, Bambang Subroto dan Bambang Hartadi (1999 : 90) menerangkang tentang ayat jurnal yang digunakan dalam sistem periodikal, yakni:

1. Pembelian barang

Pembelian……… xxx

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

2. Pengembalian pembelian barang

Utang / kas……….. xxx

Pengembalian barang dan potongan pembelian………. xxx 3. Penjualan barang

Piutang / kas……….... xxx

Penjualan………. xxx 4. Pengembalian penjualan barang

Penjualan………. xxx

Piutang / kas……… xxx

Bambang Subroto dan Bambang Hartadi (1999 : 90) juga menerangkan tentang ayat jurnal yang digunakan dalam sistem perpetual, yakni:

1. Pembelian barang

Persediaan barang………... xxx

Utang / kas………... xxx 2. Pengembalian pembelian barang

Utang / kas………. xxx

Persediaan barang……….... xxx 3. Penjualan barang

Piutang / kas………. xxx

Penjualan……….. xxx Harga pokok penjualan……… xxx

Persediaan barang………. xxx 4. Pengembalian penjualan barang

Persediaan barang……… xxx

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut: a. 1 Juli 2004 dibeli barang secara kredit Rp.20.000

b. 4 Juli 2004 dijual barang Rp.15.000 HPP Rp.10.000 secara tunai

c. 5 Juli 2004 barang yang dibeli tanggal 1 Juli dikembalikan karena rusak Rp.2000 d. 7 Juli 2004 dijual barang secara kredit Rp.5000 HPP Rp.4000

e. 9 Juli 2004 barang yang dijual tanggal 4 Juli diterima lagi karena rusak Rp.1000 Maka jurnal pencatatannya adalah sebagai berikut:

Tgl Transaksi Sistem Perodik Sistem Perpetual

1/7 Pembelian pembelian Rp20.000 persediaan barang Rp20.000

utang Rp20.000 Utang Rp20.000

4/7 Penjualan kas Rp15.000 kas Rp15.000

penjualan Rp15.000 penjualan Rp15.000

hpp Rp10.000

persediaan

barang Rp10.000 5/7

pengembalian

pembelian utang Rp2.000 utang Rp2.000

retur

pembelian Rp2.000

persediaan

barang Rp2.000

7/7 Penjualan piutang Rp5.000 Piutang Rp5.000

penjualan Rp5.000 penjualan Rp5.000

9/7

pengambalian

penjualan retur penjualan Rp1.000 persediaan barang Rp1.000

piutang Rp1.000 Piutang Rp1.000

Terdapat empat metode penilaian terhadap persediaan, yaitu: a. Metode FIFO

b. Metode LIFO c. Metode Rata-Rata d. Metode Identifikasi Fisik

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Keempat metode diatas merupakan metode penilaian terhadap persediaan, namun yang sering digunakan adalah metode FIFO dan LIFO. Dalam sistem akuntansi persediaan, pencatatan dilakukan pada dua fungsi utama dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu fungsi gudang dan fungsi akuntansi

Fungsi gudang menyelenggarakan pembuatan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi jenis barang yang disimpan digudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi tentang data harga pokok tiap jenis persediaan barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis persediaan. Kartu gudang di simpan di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang digudang. Disamping kartu gudang, bagian gudang juga menyelenggarakan kartu gudang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu ini berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang.

Fungsi akuntansi menyelenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang menjadi persediaan perusahaan yang disimpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat pengawasan terhadap catatan akuntansi kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Disamping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kartu persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

ad. 4. Aktivitas Pengawasan atas Persediaan

Aktivitas pengawasan meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dam prosedur diitujukan untuk mengawasi dan mendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

a. Rencana organisasi meliputi pemisahan kewajiban untuk mengurangi kesempatan untuk mengizinkan seseorang berada dalam suatu posisi baik untuk melakukan atau menutupi kesalahan atau hal tidak biasa dalam tindakan normal kewajibannya.

b. Prosedur meliputi rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang

memadai untuk membantu menjamin transaksi dan kejadian yang tepat. c. Akses kepada harta hanya diizinkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen. d. Pemeriksaan dan ulasan independen dibuat atas akuntabilitas harta dan prestasi. e. Pengawasan pemrosesan informasi diterapkan tunruk memeriksan otorisasi yang

tepat, akurat dan kelengkapan dari transaksi individual.

Aktivitas pengawasan persediaan dapat dijabarkan dalam empat unsur yang meliputi: a. Pengawasan Pemrosesan Informasi

b. Pemisahan Tugas yang Memadai

c. Pengawasan Fisik atas Persediaan dan Catatan d. Telaah Kinerja

ad. a. Pengawasan Pemrosesan Informasi

Setiap transaksi persediaan harus diotorisasi dengan tepat dan jelas. Jika setiap transaksi persediaan dapat dilakukan dengan tidak mengikuti peraturan dan informasi yang diberikan, tanpa adanya otorisasi yang jelas dan tepat, maka akan terjadi kekacauan pencatatan akan prosedur transaksi.

Otorosasi dapat berlaku secara umum dan secara khusus. Otorisasi secara umum berarti manajemen kebijakan bagi seluruh bagian organisasi untuk ditaati. Otorisasi secara

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

khusus dilakukan terhadap transaksi individual. Otorisasi umum biasanya tercermin dalam dokumen transaksi yang bersifat umum.

Persetujuan merupakan kebijakan dalam pengawasan pemrosesan informasi setelah otorisasi diberikan. Persetujuan dilakukan setelah otorisasi diberikan dan digunakan untuk mendeteksi transaksi dan aktivitas yang tidak sah. Persetujuan diperlukan untuk menjamin bahwa karyawan beroperasi didalam bidang otorisasai mereka.

Dalam melakukan pengawasan pemrosesan informasi terhadap persediaan, maka perlu diketahui sistem dan prosedur dan akuntansi persediaan. Menurut Mulyadi (2001 : 559) dikatakan bahwa sistem dan prosedur akuntansi persediaan yaitu:

1. Prosedur pencatatan produk jadi yang dijual

2. Prosedur pencatatan harga pokok barang jadi yang dijual

3. Prosedur pencatatan harga pokok barang jadi yang diterima kembali dari pembeli 4. Prosedur pencatatan tamabahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan

produk dalam proses

5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan pemasok 6. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

8. Prosedur dan pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang

9. Sistem penghitungan fisik persediaan

Semua prosedur dan sistem dia atas dimulai dengan catatan dokumen yang menggambarkan aktivitas sistem akuntansi persediaan. Catatan dan dokumen merupakan objek fisik, dimana dimulainya suatu transaksi kegiatan sistem persediaan yang dimasukkan dan diikhtisarkan serta merupakan sumber awal dalam suatu informasi dan dikomunikasikan sebagai pengawasan persediaan. Ini semua mencakup bukti transaksi dan catatan berupa laporan-laporan mulai dari pengadaan persediaan, baik itu pembelian hingga dijual kembali.

Dokumen sebagai bukti transaksi harus memadai untuk memberikan keyakinan yang memadai pula bahwa seluruh transaksi diotorisasi dengan tepat dan jelas, yang kemudian

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

akan dicatat. Dokumen dan catatan sebaiknya disiapkan pada saat terjadinya transaksi atau segera sesudahnya agar lebih dipercaya dan menghindari kekeliruan, cukup sederhana dan jelas untuk dimengerti, multiguna dan dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar. Misalnya, dokumen harus berisi petunjuk arah yang tepat, ruang kosong untuk diotorisasi dan persetujuan serta ruang khusus yang dirancang untuk data numeris.

Agar dokumen dapat berfungsi multiguna, maka harus dirancang agar setiap penyiapan satu dokumen asli akan langsung menghasilkan sejumlah salinan yang dibutuhkan. Digunakannya dua lembar atau lebih dokumen asli akan menciptakan penyelewengan. Setiap bukti transaksi harus didukung satu atau lebih dokumen pendukung. Misalnya bukti pembelian persediaan harus diikuti dengan bukti faktur pembelian dan didukung dengan dokumen surat pemesanan, surat order pembelian, bukti permintaan pembelian dan surat pendukung lainnya.

Kegiatan lain dari pengawasan pemrosesan informasi yang harus dilakukan adalah pengecekan independen yang dapat dilakukan setiap hari atau secara periodikal terhadap catatan-catatan yang dipegang oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pengecekan independen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yagn telah dilakukan oleh bagian tersebut dan pengecekan kesesuaian dokumen-dokumen. Pengecekan harus dilakukan setiap pihak yang terlibat dalam suatu transaksi atau kejadian yang terjadi dalam pengelolaan persediaan.

Bentuk pengecekan terhadap persediaan yang umumnya dilakukan adalah pemeriksaan secara fisik terhadap persediaan itu sendiri lalu dibandingkan dengan kartu gudang dan kartu persediaan yang tersimpan dalam masing-masing bagian.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

ad. b. Pemisahan Tugas yang Memadai

Pemisahan tugas dilakukan dengan alasan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain. Selain itu untuk menghindari karyawan melakukan tugas yang saling bertentangan. Pemisahan tugas juga merupakan kegiatan yang mendukung pengawasan internal.

Pemisahan tugas yang memadai untuk pengawasan persediaan dapat dilihat dari pencatatan yang dilakukan oleh bagian gudang maupun bagian akuntansi. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya penyelewengan ataupun penggelapan terhadap persediaan.

Fenomena yang terjadi dilapangan sering terjadi pelanggaran terhadap standar operasional perusahaan, seperti pemesanan suku cadang oleh petugas gudang langsung kepemasok barang tanpa adanya persetujuan atasan terlebih dahulu dan tidak adanya tindakan stock opname per akhir bulannya yang mengakibatkan terjadinya penyalahgunaan wewenang sehingga terjadinya manipulasi oleh petugas gudang, sehingga menjadi kecurangan yang merugikan perusahaan. Berdasarkan pernyataan diatas diharapkan adanya perubahan kearah yang lebih baik sehingga data dan kenyataan yang ada lebih akurat.

Persediaan merupakan salah saru unsur aktiva dimana perusahaan menginvestasikan dana yang cukup besar untuk pengadaannya. Dalam kegiatan operasional perusahaan, persediaan mengalami peningkatan dan penurunan jumlah disetiap waktunya, oleh sebab itu diperlukan suatu pengendalian internal agar dapat mengawasi jumlah persediaan baik yang masuk maupun yang keluar dari gudang, sehingga akan mengurangi dan mengindari terjadinya penyelewengan terhadap persediaan tersebut. Selain itu dengan adanya

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

pengendalian internal terhadap persediaan, maka informasi yang disajikan akan efisien dan efektif bagi perusahaan.

ad. c. Pengawasan Fisik atas Persediaan dan Catatan

Bentuk pengawasan fisik maksudnya adalah tidak hanya terletak pada pengawasan terhadap fisik persediaan saja, tetapi juga terhadap dokumen-dokumen yang mendukungnya. Bentuk pengawasan terhadap persediaan hanya dapat dilakukan dengan pemeriksaan secara langsung, dengan menghitung kuantitas serta jenis persediaan yang da digudang. Kemudian disesuaikan dengan catatan-catatan atau dokumen-deokumen pendukung persediaan tersebut, baik penerimaan maupun penjalan, melalui kartu gudang, kartu persediaan, kartu order permintaan pembelian maupun order penjualan.

Mulyadi (2001 : 581) berpendapat bahwa “Pengawasan akan penghitungan fisik persediaan digolongkan kedalam tiga kelompok, yaitu: (1) Organisasi yang melaksanakan penghitungan fisik, (2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan (3) Praktik yang sehat”.

ad. d. Telaah Kinerja

Telaah kerja meliputi telaah dan analisa oleh manajemen perusahaan terhadap laporan-laporan yang memuat perincian terhadap item-item neraca, laporan-laporan laba rugi, atau laporan-laporan yang menyangkut pelaporan persediaan.

Seorang manajer ditunjuk untuk menelaah laporan yang mengikhtisarkan secara rinci saldo-saldo perkiraan persediaan. Selanjutnya dari laporan-laporan yang dirinci berdasarkan jenis persediaan, manajer penerima laporan harus mengadakan analisis untuk menaksir pemanfaatan persediaan tersebut, apakah telah digunakan sesuai dengan kapasitas yang ada dan bagaimana tindakan selanjutnya. Apabila kuantitas persediaan yang ada terlalu besar, maka akan menunjukkan tidak afektifnya persediaan tersebut.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Pada akhirnya, telaah kinerja merupakan penilaian kinerja pada tiap-tiap bagian, yang menilai apakah tiap bagian telah bekerja secara optimal sehingga tujuan dari perusahaan tersebut tercapai.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

BAB III Metode Penelitian

Metode penelitian yang dilakukan untuk penulisan penelitian skripsi ini meliputi:

1. Definisi Operasional Variabel

Pengendalian internal yang dilakukan untuk persediaan suku cadang meliputi; struktur organisasi perusahaan, metode yang digunakan untuk menjaga dan mengawasi persediaan suku cadang perusahaan, dan mengontrol data akuntansi yang disajikan dalam menjalankan kebijakan yang diterapkan pihak manajemen. Sebagaimana telah diketahui bahwa persediaan merupakan salah satu harta perusahaan yang harus dijaga dan dikendalikan, hal ini dikarenakan perusahaan telah menginvestasikan banyak dana untuk persediaan suku cadang tersebut, oleh karena itu dalam pemasukan dan pengalokasian persediaan harus ada pengendalian agar dapat menghindari adanya penyalah gunaan yang akan merugikan perusahaan. Untuk mengukur variabel penelitian dalam hal ini penulis membuat lembar observasi yang terdiri dari empat jawaban dengan rentang dari sangat tepat sampai tidak tepat, selain itu setiap pilihan jawaban diberi nilai untuk pernyataan:

Sangat efektif = 5

Efektif = 4

Cukup efektif = 3

Tidak efektif = 2

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Adapun kisi-kisi dari instrumen analisis sistem pengendalian internal persediaan dapat dilihat pada tabel berikut ini.

No. Komponen No. Butir Total

1 Fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan persediaan

01 s/d 14 14

Daftar pertanyaan

Dengan segala kerendahan hati, saya memohon bantuan Bapak untuk mengisi daftar pertanyaan ini dengan sejujur-jujurnya, untuk keperluan penelitian mengenai “Fungsi pengawasan internal persediaan suku cadang. Semoga Bapak akan memberikan manfaat bagi kita semua. Sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih.

Petunjuk menjawab

Tandailah salah satu jawaban yang menurut Bapak benar dengan mengikuti langkah-langkah dibawah ini:

1. Bacalah pertanyaan berikut ini dengan baik dan seksama

2. Jawablah semua pertanyaan dari setiap bagian dengan cara memberikan tanda berupa angka 1 s/d 4, pastikan semua pertanyaan telah Bapak jawab.

Nama responden : Bapak Syaiful Hidayat, Husyaini, Abdi, Rinaldi Jabatan : Kepala Personalia, Partman 1 & 2, Adm Staff 1 & 2

Waktu : April 2008

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

No. Unsur Wawancara Jawaban

1 Apakah pengendalian internal persediaan

digunakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan?

2 Apakah pengendalian internal persediaan digunakan untuk

memberikan informasi yang lebih baik?

3 Apakah perusahaan menggunakan formulir lain dalam mendukung sistem pengendalian internal persediaan?

4 Apakah pengendalian internal persediaan menggunakan prosedur yang jelas dan terpusat pada suatu bagian?

5 Apakah sistem pengendalian internal persediaan mampu

meminimalisasikan kesalahan pencatatan persediaan?

6 Apakah sistem pengendalian internal persediaan memberikan tugas yang jelas dan bersifat korektif?

7 Apakah fungsi dan tanggung jawab sistem pengendalian internal digunakan untuk memfokuskan garis tugas yang jelas dalam hal persediaan?

8 Apakah satuan pengawasan internal yang ada dapat membantu perusahaan dalam mengindari kecurangan terhadap persediaan? 9 Apakah sistem pengendalian internal mendukung pelaksanaan

pengendalian internal?

10 Apakah tidak ada tugas rangkap yang dilakukan dalam

persediaan?

11 Apakah ada bagian yang menangani khusus dalam persediaan? 12 Apakah perusahaan menggunakan prosedur pengendalian dalam

pengawasan persediaan?

13 Apakah prosedur pengendalian yang ada sudah mendukung

terciptanya sistem pengawasan internal persediaan yang baik? 14 Apakah sistem pengendalian internal telah melaksanakan tugas

dan tanggung jawabnya dalam pemeriksaan persediaan?

2. Tempat dan Waktu Penelitiaan

Tempat penelitian : Auto 2000 SM. Raja Astra Internasional 061.7362000

Kegiatan Usaha : Penjualan dan servis mobil merek TOYOTA

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

3. Jenis dan Sumber Data

Dalam melakukan penelitian ini penulis membutuhkan data-data pendukung yang berhubungan dengan penelitian yang penulis lakukan. Data yang diperoleh untuk penulisan penelitian ini berasal dari pihak perusahaan tempat dilakukannya penelitian ini.

Adapun data tersebut bersumber dari data primer dan data sekunder yaitu:

a. Data Primer

Yaitu data yang diperoleh penulis menyangkut objek penelitian dari pihak perusahaan dan data tersebut belum diolah, dalam hal ini data diperlukan diperoleh dari hasil observasi dan wawancara.

b. Data Sekunder

Yaitu data yang diperoleh dari pihak perusahaan dan data tersebut sudah diolah, seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan data lainnya yang terkait dalam penelitian.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dipergunakan penulis adalah:

1. Observasi yaitu suatu teknik dengan mengumpulkan data secara langsung dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap masalah yang berhubungan dengan persediaan.

2. Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pihak yang berhubungan langsung dengan objek yang diteliti dalam hal ini dilakukan dengan pejabat atau personil dalam perusahaan untuk memperoleh informasi yang

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

diinginkan. Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran permasalahan pada penelitian yang dilakukan.

3. Dokumentasi, data diambil berbagai dokumen tentang informasi persediaan pada Auto 2000 SM Raja Medan.

5. Teknik Analisis Data

Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan variable-variabel yang ada. Tujuan analisis data adalah untuk menyederhanakan sehingga mudah ditafsirkan. Analisis yang digunakan adalah analisis statistika terhadap jawab. Untuk mengetahui kekuatan hubungan antara kedua variable berskala ordinal digunakan teknik analisis korelasi spearmen dengan rumus:

= 1 - 6∑d2

Nilai

N3-N

Dimana:

= koefisien korelasi spearmen

d = beda antara dua pengamataan berpasangan

N = total pengamatan

Kemudian untuk mengetahui tentang keeratan hubungan antara dua variable yang dianalisis, sebagaimana yang dikemukan oleh Guilford ( Guilford’s empirical rule ) dalam Harun Al Rasyid ( 1997 : 38 ) sebagai berikut :

Standarisasi Keeratan Hubungan Variabel

Keterangan

0 – 0,2 Sangat Tidak Efektif

>0,2 - <0,4 Tidak Efektif

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

>0,7 - <0,9 Efektif

>0,9 - <1 Sangat Efektif

Nilai yang bertanda positif menunjukkan korelasi X dan Y positif, sebaliknya nilai yang bertanda negatif menunjukkan korelasi X dan Y negatif. Untuk yang bernilai 0, menunjukkan tidak adanya korelasi antara X dan Y. hubungan antara X dan Y dikatakan positif, bila kenaikan (penurunan) X menyebabkan kenaikan (penurunan) Y. Sebaliknya disebut negatif, bila kenaikan ( penurunan) X menyebabkan penurunan (kenaikan) Y.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

I. Data Penelitian

A. Gambaran Umum Perusahaan. 1. Sejarah Ringkas Perusahaan

PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation adalah perusahaan swasta Nasional yang berfungsi sebagai Dealer kendaraan merek Toyota, yang berdiri pada tanggal 20 Februari 1957 di Bandung dan dikelola serta dipimpin oleh William Soeryadjaja, Tjian Kian Tie dan Liem Peng Hong. Pada tahun 1965 PT.Astra International, Tbk Toyota Sales Operation memusatkan Kantor pusatnya di Jakarta, dan Kantor Bandung dijadikan sebagai Cabang pertama. Perusahaan ini awalnya bergerak di bidang usaha eksport basil bumi, selanjutnya berkembang di bidang usaha permobilan, yaitu Toyota, Daihatsu, Isuzu, Nissan Truck, dan pada bidang lain seperti:

- PT. Federal bergerak di bidang pemasaran sepeda motor Honda dan sepeda Federal.

- United traktor, bergerak di bidang usaha mesin berat pertanian, seperti: Traktor, Messey Ferguson, Sumitomo, Link belt dan lain-lain.

- Bidang usaha perkantoran dan perdagangan mesin Foto Copy Xerox, minyak pelumas dan specialis Caltex.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

- Astra Argo bergerak di bidang usaha pertanian, perkebunan dan perkayuan.

Untuk memperlancar jalannya distribusi maka dibentuk beberapa cabang, perwakilan dan pengangkatan dealer di kota-kota yang dianggap penting. Sejalan dengan semakin berkembangnya perekonomian dan pembangunan di Indonesia, yang tadinya memasarkan beraneka ragam produk, satu demi satu melepaskan diri dan berkembang menjadi perusahaan baru yang mempunyai Cabang di berbagai kota.

Pada tanggal 1 Juli 1969, PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation mendapat pengakuan resmi dari Pemerintah Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan bermotor merek Toyota untuk seluruh Indonesia. Pada tahun 1970 PT. Astra International, Tbk Toyota

Sales Operation membentuk Toyota Division yang khusus menangani distribusi dan

pemasaran kendaraan merek Toyota.

Untuk meningkatkan mutu pemasaran kendaraan merek Toyota di Indonesia maka Toyota Motor Sales Co, Ltd Jepang, perusahaan berusaha meningkatkan pelayanan kepada para peminat kendaraan merek Toyota dengan jalan pembinaan industri Toyota, oleh karena itu akhir tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor. Perusahaan ini merupakan patungan antara Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang dengan PT. Astra International Incorporated dengan PT. Gaya Motor dari pihak Indonesia. Setelah perusahaan ini berdiri maka status agen tunggal kendaraan merek Toyota untuk seluruh Indonesia dialihkan dari PT. Astra International Incorporated kepada PT. Toyota Astra Motor.

Kegiatan usaha PT. Toyota Astra Motor mencakup lingkungan yang sangat luas, mulai dari mengimpor kendaraan Toyota bersifat Completely Knocked Down dari Jepang, kemudian merakitnya pada PT. Multi Astra yang didirikan pada tanggal 13 Agustus 1973 sebagai satu usaha perakitan kendaraan merek Toyota yang menggantikan komponen di dalam negeri.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Untuk itu PT. Toyota Astra Motor telah menjalin hubungan dengan beberapa local part suplies, seperti Toyota Mobilindo.

Pada tahun 1973 PT. Astra International Incorporated ditunjuk pula sebagai agen tunggal nama Toyota Division tidak sesuai lagi untuk dipakai karena divisi ini bukan hanya memasarkan kendaraan merek Toyota, tetapi juga dari merek Daihatsu. Oleh sebab itu pada tanggal 1 September 1973 nama Toyota Division diubah menjadi Motor Vehicle Division.

Sesuai dengan perkembangan pemasaran kendaraan merek Toyota yang semakin baik maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales yang bertindak sebagai salah satu penyalur utama kendaraan merek Toyota. Dengan demikian pada Motor Vehicle

Division PT. Astra International incorporated terjadi perubahan, yaitu sejak saat itu yang

bertindak sebagai agen tunggal kendaraan merek Toyota adalah PT. Astra Motor Sales.

Pada tanggal 1 September 1989 PT. Astra Motor Sales kembali berganti nama menjadi Auto 2000 PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation. Kemudian mulai tanggal 1 Januari 2000 nama Auto 2000 tidak digunakan lagi, sehingga nama perusahaan menjadi PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation. Kantor Pusat perusahaan berkedudukan di Jakarta dan saat ini mempunyai cabang dan Dealer yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia. Salah satu cabang perusahaan adalah PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation (Auto 2000) cabang Sisingamangaraja Medan (disingkat menjadi PT. Antar Lintas Sumatera – TSO Cabang S.M Raja Medan), yang berlokasi di JL. Sisingamangaraja No. 8 Medan.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Pihak-pihak yang mengelola perusahaan diatur sedemikian rupa dalam suatu struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan hasil dari proses pengorganisasian. Struktur

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

organisasi merupakan suatu kerangka dasar tertentu yang menunjukan hubungan satuan organisasi dan individu-individu yang berada didalam suatu organisasi. Melalui struktur organisasi maka tugas-tugas wewenang dan tanggung jawab setiap pejabat dapat diketahui dengan jelas dan tegas, sehingga diharapkan setiap satuan-satuan organisasi dapat bekerja bersama-sama secara harmonis.

Struktur organisasi perusahaan, yang merupakan salah satu unsur yang menentukan sukses tidaknya perusahaan mencapai tujuan yang diharapkan. Struktur organisasi yang baik harus mampu berfungsi sebagai alat pengatur maupun pengawas usaha pelaksanaan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga usaha-usaha yang dilakukan dapat berjalan secara efisien dan efektif.

Struktur organisasi perusahaan yang disusun dengan baik dan jelas akan mencerminkan sumber-sumber yang dimiliki oleh perusahaan digerakkan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari bagan organisasi juga dengan mudah dapat dilihat banyak organisasi, jenjang dari masing-masing bagian, garis komando dan informasi yang dihubungkan bagian organisasi tersebut.

Struktur organisasi penting mengingat pembentukan struktur organisasi yang akan membantu melaksanakan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian lainnya, baik pada tingkat manajemen atas, menengah maupun tingkat bawah. Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang sesuai dengan sifat dan jenis kegiatan usaha.

Struktur organisasi harus sederhana dari sudut pandang ekonomis dan harus flexibel sehingga bila ada perluasan tidak mengganggu secara serius susunan-susunan bagian yang telah

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

ada. Struktur tersebut juga harus memungkinkan pekerjaan semua bagian terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik.

PT. Astra International Tbk Toyota Sales Operation Cabang S.M Raja Medan dipimpin oleh seorang kepala cabang (Branch Manager) kepala cabang bertanggung jawab kepada pimpinan di kantor pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala cabang dibantu oleh tiga kepala departemen, yaitu Kepala Penjualan, Kepala Bengkel dan Kepala Administrasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari gambar berikut ini :

Berikut ini pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing departemen dapat diuraikan sebagai berikut :

a) Departemen Penjualan

Departemen penjualan dipimpin oleh seorang Kepala Penjualan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.

Tugas Kepala Penjualan adalah

a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual :

b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (ekspedisi) c) Menganalisa pasar

d) Membuat ramalan penjualan

e) Merencanakan kegiatan promosi produk perusahaan melalui media cetak.

Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Penjualan dibantu oleh Supervisor Penjualan dan para Wiraniaga (Salesman dan Counter Sales).

Tugas dari Supervisor penjualan adalah a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual

:

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

c) Menganalisa pasar

d) Memberikan arahan dan motivasi para wiraniaga Tugas dari Wiraniaga (Salesman) adalah a) Membina hubungan baik dengan pelanggan.

:

b) Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan kantor PT. AI. TSO Cabang SM. Raja Medan sesuai dengan terget yang telah ditetapkan.

b) Departemen Administrasi

Departemen administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Administrasi, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang,

Tugas dari Kepala Administrasi adalah

a) Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi :

b) Mengatur administrasi stok barang dan gudang (PDC)

c) Mengatur masalah keuangan dan pembayaran gaji para karyawan d) Merencanakan dana promosi

e) Mengadakan peralatan kantor

f) Mengadakan pemeliharaan gedung dan aktiva lainnya g) Menilai prestasi kerja karyawan

Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Administrasi dibantu oleh Supervisor Administrasi, Adminsitrasi Unit / penjualan, ADM. STNK/BPKB, ADM. Gudang Unit, Adm. Indirect, Billing Service, Service, ADM. Part dan Kasir.

c) Departemen Bengkel

Bengkel PT. AI-TSO Cabang S.M Raja Medan didirikan untuk mendukung penjualan kendaraan merek Toyota perusahaan, dengan memberikan pelayanan perbaikan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

kendaraan pelanggan dan juga menyediakan suku cadang yang diperlukan oleh pelanggan. Departemen bengkel dipimpin oleh seorang Kepala Bengkel, yang dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala cabang.

Tugas dan tanggung jawab Kepala Bengkel adalah a) Mengatur kebijaksanaan perusahaan di bidang servis

:

b) Meningkatkan mutu servis

c) Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan servis secara umum d) Merencanakan pengadaan suku cadang

Dalam menjalankan tugasnya, kepala bengkel dibantu oleh Supervisor Bengkel,Instruktur, Foreman, Mekanik, Service Advisor, Koordinator THS, Mekanik THS, PDC, lubing, washing, valet service, service plus, partman dan part counter.

3. Aktivitas Usaha Perusahaan

Adapun kegiatan perusahaan adalah memberikan pelayanan di bidang penjualan produk atas sebagai dealer kendaraan merk Toyota dan juga memberikan pelayanan jasa servis purna jual. Dalam memberikan pelayanan servis purna jual, dibagi menjadi dua bagian yaitu pelayanan aftersales perbaikan umum yang disebut dengan general repair dan after sales perbaikan body yang disebut body and paint service.Selain pendapatan dari penjualan mobil Toyota dan servis purna jual Auto 2000 juga menerima pendapatan dari penjualan suku cadang atau suku cadang merek Toyota.

B. Pengertian dan Jenis Persediaan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Pada Auto 2000 persediaan di gudang suku cadang merupakan barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Persediaan tersebut meliputi suku cadang asli Toyota yang dibeli dari Astra International Toyota untuk dijual kepada para pelanggan Toyota khususnya pelanggan bengkel. Dari uraian tersebut persediaan yang terdapat di gudang suku cadang Auto 2000 merupakan barang dagang dimana persediaan tersebut merupakan salah satu aktiva milik perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang mendasar terhadap barang tersebut.

2. Jenis Persediaan di AUTO 2000

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas utamanya sebagai main Dealer Toyota maka Auto 2000 harus melaksanakan 3 S yaitu Sales, Service dan suku cadang. Untuk sales dan service pihak perusahaan membutuhkan para staff yang professional dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan standar Toyota yang ditetapkan. Sedangkan untuk sparepart / suku cadang asli Toyota (Genuine Part) dan tempat penyimpanan suku cadang tersebut dilakukan di gudang bahan AUTO 2000.

Di gudang suku cadang Auto 2000 terdapat beberapa jenis persediaan meliputi: 1. Spare part ( suku cadang asli Toyota)

2. Material

3. Chemical ( Oli )

Ad. 1. Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan untuk mobil Toyota dengan berbagai tipe dalam proses servis mobil

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Ad 2. Material meliputi suku cadang tambahan atau pendukung untuk penggunaan suku cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses servis mobil di bengkel Auto 2000

Contoh material yang terdapat di gudang bahan meliputi: carburator cleaner, grease, lem dan lain sebagainya

Ad 3. Chemical merupakan salah satu persediaan yang terdapat di gudang suku cadang meliputi oli baik oli mesin maupun oli transmisi. Adapun oli yang tersedia meliputi oli mesin Toyota, Castrol , Automatic Transmission Fluid dan lain sebagainya.

C. Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang

Digudang suku cadang terdapat beberapa kebijkan khusus dimana hanya staff part yang dapat memasuki ruang gudang suku cadang, dan semua suku cadang yang keluar dari gudang harus dilengkapi PKB (Perintah Kerja Bengkel). Harga suku cadang yang terdapat di gudang ditetapkan oleh Assistant Part Manager. Program part yaitu SAP yang hanya boleh digunakan oleh part staff dan dilengkapi oleh password khusus.

Di gudang tersebut terdiri dari 3 personil meliputi part manager, assistant part manager dan partman. Dimana part manager mengawasi dan mengontrol semua aktivitas di dalam gudang dan assistant part manager bertugas untuk membuat laporan periodical untuk pihak intern perusahaan dan untuk Astra Internasional Toyota Pusat sedangkan partman bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas harian gudang bahan meliputi penerimaan suku cadang yang dipesan dan distribusi

Dalam menjalankan aktifitasnya, gudang suku cadang Auto 2000 juga memegang teguh filosofi Toyota yaitu kepuasan pelanggan harus menjadi prioritas utama.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Adapun filosofi adalah three joys yaitu joy of buying, joy of selling, joy of creating.

D. Lingkungan Pengawasan Internal

Lingkungan pengawasan internal merupakan suatu langkah awal ketika perusahaan akan melaksanakan pengawasan terhadap operasional perusahaan dimana lingkungan memberikan landasaan dalam menjalankan kegiatan pengawasannya. Lingkungan pengawasan internal Auto 2000 telah tersusun dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan wewenang . Dengan misi dan visinya yaitu menjadi produsen mobil terbesar dan kepuasan pelanggan adalah yang utama, maka visi dan misi ini menjadi batasan bagi lingkungan pengawasan internal dalam melaksanakan tugasnya. Adapun yang menjadi lingkungan pengawasan internal suku cadang adalah bagian gudang yang bertugas dalam rencana penyediaan dan pembelian suku cadang. Kasir utama memiliki peranan penting dalam pembayaran suku cadang yang telah dipesan dan untuk dalam proses pelaporan dan pengendalian suku cadang. Pada akhirnya ligkungan pengawasan internal di Auto 2000 dipengaruhi oleh pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pimpinan perusahaan dimana peranan pimpinan perusahaan sangat berpengaruh terhadap terciptanya pengawasan yang dilakukan.

E. Penilaian Resiko Suku Cadang

Penilaian resiko suku cadang dilakukan oleh bagian gudang dengan hitungan tertentu lalu dicek ulang oleh bagian accounting . misalnya 10 % dari total suku cadang yang ada di gudang. Penilaian resiko dalam pengawasan internal suku cadang dapat berupa penilaian terhadap anggaran suku cadang dengan kebutuhan yang diminta oleh pelanggan bengkel. Dengan adanya penilaian tersebut maka dapat diketahui berapa kebutuhan suku cadang pada periode yang telah ditentukan sehingga ketersediaan suku cadang dapat dipenuhi.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Penilaian resiko lainnya adalah menjaga mutu suku cadang yang ada di gudang suku cadang Auto 2000. Dimana penjagaan mutu suku cadang khususnya bahan – bahan kimia dilakukan agar suku cadang yang ada di gudang layak digunakan oleh pelanggan servis ketika akan didistribusikan. Adapun kegiatan atau campaign khusus untuk suku cadang berupa adanya diskon istimewa untuk customer yang melakukan transaksi service di atas Rp. 1000.000,- yaitu pelanggan bengkel akan menerima tambahan diskon sebanyak 2.5 % lagi dari harga suku cadang ada dan program ini untuk tipe mobil tertentu misalnya tipe Innova. Misalnya untuk penjualan normal pelanggan bengkel mobil Innova akan menerima diskon suku cadang sebanyak 2,5 % untuk tiap transaksi di bawah Rp. 1000.000,- tetapi bila transaksinya di atas Rp. 1.000.000,- akan menerima sebanyak 5 % diskon untuk suku cadang. Tetapi program ini mendapatkan pengawasan penuh baik dari bagian suku cadang, dan administrasi berupa adanya kupon khusus yang diberikan kepada pelanggan bengkel yang mendapat diskon khusus tersebut serta adanya pemberian otorisasi untuk kupon tersebut dari manager service dan manager bagian suku cadang dan kasir.

F. Informasi dan Komunikasi Persediaan Suku Cadang

Adapun informasi yang diberikan mengenai posisi suku candang di gudang, informasi tersebut dapat dihasilkan melalui prosedur pencatatan dan pelaporan suku cadang di Auto 2000

1. Prosedur Pencatatan Suku Cadang

Dalam pencatatan suku cadang digunakan sistem pencatatan persediaan secara FIFO yaitu suku cadang yang pertama tiba di gudang bahan akan langsung dijual , hal ini dilakukan terutama untuk suku cadang dan oli. Hal ini dikarenakan ada beberapa suku cadang yang memiliki jangka waktu pemakaian terbatas (expired) dan begitu juga oli. Seperti uraian sebelumnya, adanya penggunaan form pemesanan untuk proses yang dipesan telah tiba maka dibuat laporan

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010. K S Memberikan WO/ Contoh Suku Cadang Menggunakan EPC/ Parts Catalogue Unuk

Mengubah Informasi Suku Cadang Menjadi

Nomor Suku Cadang

Mencatat Nomor Suku Cadang di

W/O atau Bon Pengambian Barang Mengi Tidak Menentukan Tipe Pesanan Suku Cadang Sesuai Dengan Kondisi

Pelanggan _{Pesanan Suku} Mencatat

Cadang dan Data Pelanggan Meletakka Card D Kotak Dipesa Membuat Suku C Untuk D Menyerahkan

Suku Cadang ke Mekanik Order Normal Order Normal Order Normal Menginformasikan Perkiraan Kedatangan Suku

Cadang Ke SA Menginformasikan

perkiraan Kedatangan Suku Cadang ke

Pelanggan

Menerima Suku Cadang

Lampiran 3

1. Penenerimaan Suku Cadang

Receiving & Binning

Drive

Parts Dealer

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010. Orde Normal Suku Cadang dan Dokumen Suku Cadang dan Dokumen Periksa Kondisi dan Kelengkapan Suku Cadang Sesuai Lengkap dan Tidak R Ambil Bin Card Dari

kotak “Sudah Dipesan”

Isi Data Jumlah Suku Cadang Yang

Diterima

Letakkan Suku Cadang dan B Cardnya Ke Loka

Periksa Suku Cadang

Di Lokasi

Letakkan Suku Cadang dan Bin Cardnya Ke Loka Input Data

Penerimaan Suku Cadang & Dokumen

Ke Program Partaal

Lampiran 4

2. Penenerimaan Suku Cadang

Receiving & Binning

Drive

Parts Deal

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Suku Cadang Suku Cadang

Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen

Suku Cadang

Uang / Tranfer

Lampiran 5

3. Prosedur / Alat Pembayaran Suku Cadang

Parts Division

NPM

Driver

Port Dealer

Adm

Difax

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.

Lampiran 7

AI.TSO.MD/SK_RISET/01/III/2008 Medan, 2 Maret 2008

Kepada Yth, Bapak Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan

Perihal : Permohonan Riset Dengan hormat,

Minindaklanjuti permohonan Saudara sesuai surat No: 596/H5.2.1.5/KMS 2008 tertanggal 1 Maret 2008 periahal pemohonan riset di PT. Astra Internasional AUTO 2000 Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan, kami menyetujui untuk menerima mahasiswa tersebut melakukan riset mulai tanggal 2 Maret s/d 1 Mei 2008 diperusahaan kami.

Adapun nama mahasiswa yang akan melakukan permohonan riset diperusahaan kami adalah sebagai berikut :

Nama : Andrew Budi Isnaini NIM : 040522097

Jurusan : Akuntansi Ekstensi

Demikian surat ini kami sampaikan dengan harapan semoga mahasiswa tersebut dapat menyelesaikan riset diperusahaan kami dengan baik. Atas perhatian dan kerjasamanaya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Fajar Heriwijaya