Pengawasan Intern Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM.Raja.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PENGAWASAN INTERNAL PENJUALAN KREDIT DAN

PENERIMAAN KAS PADA PT TOYOTA SALES OPERATION

AUTO 2000 SM. RAJA MEDAN

NAMA : CANDRO SITUMORANG

NIM : 050522045

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : “ Pengawasan Intern Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM.Raja “.

Adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar dan apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 5 Agustus 2008

Yang membuat pernyataan

Candro Situmorang

KATA PENGANTAR

Puji syukur, hormat dan kemuliaan hanya bagi Tuhan Yesus karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.

Penyusunan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Dalam proses pengerjaan skripsi ini, penulis sudah berupaya semaksimal mungkin untuk memberikan yang terbaik. Akan tetapi skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk penyempurnaan penelitian selanjutnya.

Pada kesempatan ini, saya ingin mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih saya haturkan kepada :

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, Mec. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi, Ak. selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bapak Fahmi Natigor, SE, M.Acc, Ak. selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak, sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan pemikiran untuk membimbing penulis dalam penyusunan skripsi ini.

4. Bapak Drs. Rasdianto, MSi, Ak. dan Bapak Drs. M. Utama Nasution, MM, Ak sebagai dosen penguji yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

5. Bapak Drs. Syahrul Rambe, MM, Ak sebagai dosen wali penulis.

6. Seluruh staf pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi USU serta staf administrasi departemen Akuntansi.

7. Seluruh karyawan Auto 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan

8. Yang terkasih kedua orangtua penulis J. Situmorang dan N. Gurning, terimakasih untuk doa, kasih sayang, serta dukungan yang tak pernah habis kepada penulis.

9. Buat adik-adikku tersayang, Gutmen, Pendri, Siktus, terimakasih untuk setiap doa dan dukungan kalian yang penulis terima setiap saat. Kalian adik-adikku yang terbaik dan kubanggakan.

10. Buat teman-teman yang telah banyak membantu, Tika, Lestari juga bang Boyan, terimakasih ya…Buat Daya, Dewi Manik, Minda Na70 juga terimakasih. Kalian udah banyak membantu. Buat Coco Restudynar Lumbantoruan ( Dynar ) makasih banyak ya… Dynar uda banyak bantu ngetik, konsep dan juga motivator dalam penyusunan skripsi ini. Bagiku kamu tidak hanya teman baik tetapi juga sahabat terbaik yang pernah kumiliki.. Tetaplah jadi sahabat yang baik dan setia key…

11. Buat adekku Asny Melany F. Sinaga, makasih buat segalanya..buat perhatian, doa dan dukunganmu, teman berbagi suka dan duka, motivator

dalam hidupku. Gak terbilang peran sertamu dalam penyusunan skripsi ini. Thanks juga buat kasih sayang nya ya..

12. Buat teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terimakasih buat semua dukungannya.

Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak, baik sekarang ataupun masa yang akan datang. Terima kasih.

Medan, 5 Agustus 2008

Penulis,

Candro Situmorang

ABSTRAK

Perkembangan aktifitas dalam perusahaan yang memiliki tingkat kompetisi tinggi memacu perusahaan harus memperbarui strategi pemasaran yang lebih diminati oleh konsumen pada saat ini. Strategi baru tersebut harus mampu meningkatkan permintaan dan penawaran produk perusahaan. Sistem penjualan kredit adalah strategi yang dipilih perusahaan untuk bersaing dengan kompetitornya agar tetap berjalan. Penjualan kredit ini melahirkan piutang bagi perusahaan. Dalam pelaksanaannya kegiatan yang melibatkan hampir seluruh lapisan fungsional perusahaan hingga proses pembayaran yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai maupun penjualan kredit dibutuhkan pengawasan intern agar berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta mencapai tujuan umum dan khusus perusahaan.

Sistem penjualan kredit harus melalui tahap-tahap yang ditetapkan dalam syarat kredit perusahaan. Untuk membantu konsumen yang memilih pembelian unit kendaraan secara kredit, PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 melibatkan pihak leasing (pembiayaan kendaraan). Pihak leasing akan melakukan pengujian syarat kredit bagi konsumen. Hal memudahkan syarat kredit penjualan tanpa mengikuti proses yang telah ada semata-mata untuk meningkatkan volume penjualan menjadi masalah bagi perusahaan. Kondisi ini akan menciptakan tidak tertagihnya piutang atau menumpuknya piutang. Metode penelitian dan penganalisaan data dengan deskriptif serta teknik pengumpulan data dengan metode observasi, wawancara, dokumentasi telah ditempuh penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan didukung dengan bukti-bukti, prosedur, dokumen yang dimiliki perusahaan.

Pengawasan internal yang efektif sangat dibutuhkan dalam penjualan kredit mulai dari order penjualan kredit oleh pelanggan, otorisasi entri penjualan kredit, persetujuan leasing sebagai pembiaya permohonan kredit serta penerimaan kas atas penjualan kredit maupun tunai sehingga fungsional perusahaan yang terkait di dalamnya melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya dengan tepat.

ABSTRACT

The developing of activities in firm has high competition degree that appear thedeveloping to renew the marketing strategy that had more interested by consument in this time. The new strategy had been able to increase demand and offer the firm product.

The system of the credit selling is a strategy which is choosed bythe firm to compete with the competitor so that the system will be manners. This credit make receivable for firm. Into done the activity which implicate all the layer functional of firm till the pay process namely cash receive from the cash selling also the credit selling need intern control so that manner according to determination of plan and reach the general and special aim of firm.

The system of credit sell had throw stage which is determination in credit condition of firm. For help consument who choose buy car which menner credit. The PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja implicate the leasing. The leasing will done the credit of tested condition for consument. The easy things condition of credit sell without follow the process be there as of to increase the sell volume be a problem for firm. This condition will create add the receivable. The research metode and analyse data with description and the data of collect manner with observation metode, intervieuw, documentation had attach by the writer to solve a problem which face of firm and support with proogs, procedur, documenthave the firm.

The intern of control efeective very necessary incredit sell the first of order credit sell by costomers, authorization entry the credit sell, leasing agreement leasing asfinancial of the credit request and cash receive for credit sell and cash, so the functional of firm be connected in the firm be done the authority and responsibilities exactly.

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Kerangka Konseptual ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

A. Pengertian dan Tujuan Pengawasan Internal ... 6

B. Unsur-unsur Pengawasan Intern ... 11

C. Prosedur Penjualan Kredit ... 15

D. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas ... 20

E. Pengawasan Intern Penjualan Kredit ... 31

F. Pengawasan Intern Penerimaan Kas ... 34

BAB III METODE PENELITIAN ... 42

B. Jenis Data ... 42

C. Teknik Pengumpulan Data ... 43

D. Metode Penganalisaan Data ... 43

E. Responden ... 44

F. Jadwal dan Lokasi Penelitian ... 44

BAB IV PT TOYOTA SALES OPERATION AUTO 2000 SM. RAJA MEDAN ... 45

A. Gambaran Umum Perusahaan ... 45

1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 45

2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 48

B. Prosedur Penjualan Kredit ... 52

C. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas ... 56

D. Pengawasan Intern Penjualan Kredit ... 57

E. Pengawasan Intern Penerimaan Kas ... 58

BAB IV ANALISA DAN EVALUASI ... 61

A. Prosedur Penjualan Kredit ... 61

B. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas ... 63

C. Pengawasan Intern Penjualan Kredit ... 63

D. Pengawasan Intern Penerimaan Kas ... 64

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 66

A. Kesimpulan ... 66

B. Saran ... 68 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR JUDUL HALAMAN

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN JUDUL

Lampiran 1 Flowchart prosedur penjualan kredit

Lampiran 2 Flowchart prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan Lampiran 3 Flowchart prosedur penagihan piutang melalui pos

Lampiran 4 Flowchart prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan

Lampiran 5 Struktur Organisasi PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan

ABSTRAK

Perkembangan aktifitas dalam perusahaan yang memiliki tingkat kompetisi tinggi memacu perusahaan harus memperbarui strategi pemasaran yang lebih diminati oleh konsumen pada saat ini. Strategi baru tersebut harus mampu meningkatkan permintaan dan penawaran produk perusahaan. Sistem penjualan kredit adalah strategi yang dipilih perusahaan untuk bersaing dengan kompetitornya agar tetap berjalan. Penjualan kredit ini melahirkan piutang bagi perusahaan. Dalam pelaksanaannya kegiatan yang melibatkan hampir seluruh lapisan fungsional perusahaan hingga proses pembayaran yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai maupun penjualan kredit dibutuhkan pengawasan intern agar berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta mencapai tujuan umum dan khusus perusahaan.

Sistem penjualan kredit harus melalui tahap-tahap yang ditetapkan dalam syarat kredit perusahaan. Untuk membantu konsumen yang memilih pembelian unit kendaraan secara kredit, PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 melibatkan pihak leasing (pembiayaan kendaraan). Pihak leasing akan melakukan pengujian syarat kredit bagi konsumen. Hal memudahkan syarat kredit penjualan tanpa mengikuti proses yang telah ada semata-mata untuk meningkatkan volume penjualan menjadi masalah bagi perusahaan. Kondisi ini akan menciptakan tidak tertagihnya piutang atau menumpuknya piutang. Metode penelitian dan penganalisaan data dengan deskriptif serta teknik pengumpulan data dengan metode observasi, wawancara, dokumentasi telah ditempuh penulis untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan didukung dengan bukti-bukti, prosedur, dokumen yang dimiliki perusahaan.

Pengawasan internal yang efektif sangat dibutuhkan dalam penjualan kredit mulai dari order penjualan kredit oleh pelanggan, otorisasi entri penjualan kredit, persetujuan leasing sebagai pembiaya permohonan kredit serta penerimaan kas atas penjualan kredit maupun tunai sehingga fungsional perusahaan yang terkait di dalamnya melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya dengan tepat.

ABSTRACT

The developing of activities in firm has high competition degree that appear thedeveloping to renew the marketing strategy that had more interested by consument in this time. The new strategy had been able to increase demand and offer the firm product.

The system of the credit selling is a strategy which is choosed bythe firm to compete with the competitor so that the system will be manners. This credit make receivable for firm. Into done the activity which implicate all the layer functional of firm till the pay process namely cash receive from the cash selling also the credit selling need intern control so that manner according to determination of plan and reach the general and special aim of firm.

The system of credit sell had throw stage which is determination in credit condition of firm. For help consument who choose buy car which menner credit. The PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja implicate the leasing. The leasing will done the credit of tested condition for consument. The easy things condition of credit sell without follow the process be there as of to increase the sell volume be a problem for firm. This condition will create add the receivable. The research metode and analyse data with description and the data of collect manner with observation metode, intervieuw, documentation had attach by the writer to solve a problem which face of firm and support with proogs, procedur, documenthave the firm.

The intern of control efeective very necessary incredit sell the first of order credit sell by costomers, authorization entry the credit sell, leasing agreement leasing asfinancial of the credit request and cash receive for credit sell and cash, so the functional of firm be connected in the firm be done the authority and responsibilities exactly.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha pada dewasa ini semakin meningkatkan kompetisi dari berbagai usaha mulai dari yang sifat usahanya keluarga, kecil, menengah dan bahkan perusahaan yang dianggap ‘ market leader ‘.

Perusahaan-perusahaan kini berlomba-lomba memasarkan produk dengan berbagai strategi. Pemberian diskon, harga khusus, pemberian komisi hingga hadiah langsung merupakan bagian dari strategi perusahaan yang bertujuan untuk menarik minat customer dan meningkatkan penjualan yang nantinya akan meningkatkan laba perusahaan. Dengan berbagai strategi tersebut, diharapkan akan meningkatkan permintaan dan penawaran akan produk suatu perusahaan tersebut.

Semakin berkembang suatu perusahaan maka semakin berkembang pula transaksi yang terjadi dan sifat dari transaksi inipun bertambah rumit, hal ini mengakibatkan timbulnya berbagai ragam permasalahan yang harus dihadapi pimpinan perusahaan. Jika sebelumnya perusahaan dapat dengan mudah menjual produknya secara tunai, tetapi kini dalam kondisi persaingan yang semakin meningkat memaksa perusahaan merubah bentuk strategi pemasarannya dari pembayaran yang semula hanya tunai menjadi secara kredit. Ini dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan penjualan atau mencegah penurunan penjualan. Dengan penjualan meningkat, diharapkan laba semakin meningkat.

Penjualan kredit ini melahirkan piutang bagi perusahaan. Dalam memberikan piutang terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi. Mudah atau sulitnya persyaratan yang diberikan, akan mempengaruhi meningkat tidaknya volume penjualan perusahaan yang otomatis akan mempengaruhi piutang perusahaan. Masalah piutang ini menjadi begitu penting dalam kaitannya dengan perusahaan manakala perusahaan menentukan berapa jumlah piutang yang optimal. Piutang harus dikelola semaksimal mungkin karena menyangkut risiko piutang tak tertagih serta resiko tertanamnya modal dalam piutang secara tidak produktif akibat keterlambatan didalam membayar piutang. Biaya dan resiko piutang akan semakin meningkat sejalan dengan semakin besarnya volume penjualan kredit.

Dalam pelaksanaanya, dibutuhkan pengawasan intern agar penjualan kredit yang menghasilkan piutang dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pemberian kredit mudah tanpa seleksi yang maksimal atas customer mempengaruhi tertagih tidaknya piutang yang terjadi.

Dalam penjualan kredit, ada tahapan-tahapan yang harus dilalui agar customer dapat dinyatakan lulus kredit ( di approve ) hingga sampai kepada penggunaan kendaraan. Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi meliputi fotocopy KTP, Kartu Keluarga, Rekening Tabungan/ Rekening Koran, NPWP dan lain sebagainya, pembayaran down payment ( DP ), survey tempat tinggal, hingga tandatangan kontrak perjanjian kredit ( leasing ) adalah hal-hal yang harus dipenuhi oleh customer. Akan tetapi pada kenyataannya, memudahkan syarat kredit menjadi hal yang seing terjadi demi menjaga omset penjualan. Dari

hal ini diketahui pengawasan intern atas syarat-syarat kredit menjadi kurang maksimal yang berakibat tidak tertagihnya piutang tepat waktu karena pihak lising ( pembiayaan kendaraan ) harus terlebih dahulu menunggu sampai proses kredit benar – benar selesai. Dalam hal ini, lising yang menangani kredit customer harus benar-benar memperoleh syarat kredit yang lengkap dan kemudian melunasi kredit kepada PT. Astra International Auto 2000 SM. Raja.

Disinilah manajemen mempunyai peran besar dalam melakukan pengawasan yang efektif terhadap pengendalian piutang, pengumpulan dan penerimaan piutang, serta evaluasi terhadap kebijakan penjualan kredit sehingga dapat memberikan gambaran tentang untung rugi dilaksanakannya penjualan kredit. Karena pengawasan intern yang sehat dan layak atas piutang dapat berpengaruh terhadap kemampuan operasi perusahaan untuk mencapai laba.

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk menyusun skripsi dengan judul “Pengawasan Internal Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas Pada PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan”.

B. Perumusan Masalah

Masalah utama yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini adalah apakah pengawasan internal penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan telah diterapkan dengan baik.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah:

Untuk mengetahui apakah pengawasan internal penjualan kredit dan penerimaan kas pada PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan telah diterapkan dengan baik.

Sedangkan manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis

Menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang pengendalian piutang secara prosedur dan teoritis.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan masukan bagi PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan yang berhubungan dengan pengelolaan piutang dan penerimaan kas dalam hubungannya dengan penjualan kredit perusahaan.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Penelitian ini diharapkan sebagai bahan perbandingan untuk peneliti selanjutnya dengan judul yang sama.

D. Kerangka Konseptual

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual

PT. TOYOTA SALES OPERATION AUTO 2000 SM. RAJA MEDAN

Tujuan Pengawasan Internal atas Penjualan Kredit dan Peneriamaan Kas

Efektifitas Pengawasan Internal Penjualan

CREDIT CASH

Penagihan, Pengumpulan dan Penerimaan Piutang serta Evaluasi Kebijakan Kredit

Kelengkapan Dokumen Perjanjian

Kontrak

Pengawasan Internal Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengetian dan Tujuan Pengawasan Intern 1. Pengertian Pengawasan Internal

Pengawasan intern merupakan kebijakan dari prosedur spesifikasi yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan penting bagi manajemen perusahaan dapat dipenuhi. Mulyadi (2001:165) memberikan defenisi terhadap pengawasan intern sebagi berikut “ Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen “.

Dari defenisi ini dapat diketahui bahwa pengawasan intern tidak terbatas hanya pada rencana organisasi, namun juga prosedur dan catatan yang berkaitan denan proses keputusan yang mengarah kepada otorisasi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian diatas secara garis besar mengelompokkan metode dan tujuan-tujuan struktur pengawasan intern menjadi dua bagian besar. Tujuan pertama merupakan tujuan dari salah satu bagian pengawasan intern, yang sering disebut pengawasan intern akuntansi, yaitu menjaga kekayaan organisasi serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Sedangkan tujuan kedua adalah bagian dari pengawasan intern lainnya yang dikenal dengan pengawasan intern

adiministrasi, yaitu memajukan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengertian pengawasan intern menurut Standar Profesional Akuntan Publik (2001:SA 319.2 Part06) disebutkan :

“Pengawasan Intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas - yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku “. Sesuai pendapat Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standar Profesional Akuntan Publik (2001:SA seksi 319.2 part 07) dinyatakan bahwa pengendalian intern terdiri dari 5 komponen yang saling terkait yaitu :

a. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.

b. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risikoharus dikelola.

c. Aktivas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

d. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

e. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu

Sedangkan Committee of Sponsoring Organization dari Treadway Committee ( COSO ), M. Guy (2002:226) memberikan pengertian pengawasan intern sebagai berikut :

Pengendalian Intern adalah sebuah proses yang dihasilkan oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang layak dalam pencapaian tujuan kategori-kategori berikut : (1) keandalan (reliabilitas) laporan keuangan, (2)

ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan (3) efektifitas dan efisiensi operasi.

Suatu pengawasan intern dapat dikatakan baik apabila memiliki cirri-ciri sebagai berikut M. Guy (2002:233) :

a. Suatu struktur organisasi yang di dalamnya terdapat pemisahan tanggung jawab fungsional yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Suatu sistem yang mencakup prosedur otorisasi dan pencatatan yang

sesuai agar memungkinkan pengendalian yang wajar atas harta, hutang, pendapatan, dan biaya.

c. Cara kerja yang wajar harus digunakan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing bagian organisasi, dan

d. Kepegawaian dengan mutu yang sepadan dengan tanggung jawabnya sesuai dengan bidang yang dikerjakannya.

Keempat ciri diatas mempunyai peran yang sama penting. Kelemahan yang menonjol pada salah satu ciri diatas dapat menghambat terwujudnya tujuan sistem itu sendiri. Diperlukan suatu kerja sama diantara ciri-ciri pengawasan intern tersebut. Suatu sistem yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan yang lain, walaupun kedua perusahaan sejenis dilihat dari aktifitas usahanya. Banyak faktor yang menentukan bentuk pengawasan intern perusahaan tersebut, seperti kemampuan struktur organisasi perusahaan dalam melaksanakan pengawasan intern, tingkat keahlian karyawan, yang namun semua itu memiliki cirri-ciri yang sama dalam pengawasan intern.

2. Tujuan Pengawasan Intern

Istilah pengawasan intern banyak dibahas dalam auditing. Untuk mengetahui sistim pengawasan intern yang baik tidak hanya dapat ditinjau dari satu sisi. Pengawasan intern atau lebih luasnya sistim pengawasan manajemen

merupakan keseluruhan paket, metode dan prosedur yang dianut oleh manajemen dalam suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan perusahaan yang diembannya.

Defenisi sistim pengawasan intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistim tersebut. Dengan demikian, pengertian pengawasan intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan computer.

Menurut Mulyadi (2001:163), ada empat tujuan sistim pengawasan intern, yaitu :

a. Menjaga kekayaan organisasi

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Ad. 1 Menjaga Harta Perusahaan

Adanya pengawasan intern untuk menghindari kemungkinan penyelewengan harta dari kekayaan perusahaan dan memisahkan harta dengan biaya-biaya lainnya. Dengan cara mempertanggungjawabkan transaksi yang berkaitan dengan pembelian dan penjualan, melindungi harta melalui sistem pengawasan intern yang melekat dan menetapkan bagian harta yang dikonsumsikan.

Ad. 2 Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Tujuan dari internal check adalah untuk mencegah kesalahan dalam pekerjaan akuntansi baik yang disengaja atau tidak disengaja. Jika suatu kesalahan dapat dihindari maka dianggap bahwa laporan akuntansi menyajikan informasi yang dapat diandalkan. Oleh karna itu transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan dengan atau wewenang pimpinan, dan juga transaksi-transaksi tersebut dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan dibuatnya laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi.

Ad. 3 Mendorong efisiensi

Efisiensi didalam perusahaan dapat dilakukan dengan adanya pembagian tanggung jawab. Pada umumnya satu bagian tidak boleh bertanggung jawab untuk melaksanakan semua tahapan-tahapan transaksi. Pembagian tanggung jawab tersebut harus memisahkan operasi, penyimpanan dan pembukuan. Maka dengan adanya pembagian tanggung jawab dapat meningkatkan kecermatan tanpa memerlukan duplikasi atau pemborosan tenaga.

Ad. 4 Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Jika manajemen telah menetapkan tujuan dan menyusun organisasi yang tepat maka haruslah ada wewenang dan prosedur pembukuan yang sesuai untuk memastikan tugas itu dilaksnakan dengan cara memuaskan. Sistem merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi, dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Supaya prosedur-prosedur tersebut dapat dipahami oleh karyawan perusahaan, maka dibuat pedoman prosedur ( procedure manual ) yang

menunjukkan arus dokumen dalam prosedur, pekerjaan yang harus dilakukan dalam masing-masing prosedur dan rekening - rekening yang akan dipakai dalam mencatat transaksi-transaksi tersebut.

Audit kepatuhan ( Compliance audit ) juga merupakan salah satu tujuan sistem pengawasan intern. Menurut William C.Boynton, Raymond N.Johnson dan Walter G.Kell ( 2002:6 ), “audit kepatuhan berkaitan dengan kegiatan memperoleh dan memeriksa bukti-bukti untuk menetapkan apakah kegiatan keuangan atau operasi suatu entitas telah sesuai dengan persyaratan, ketentuan atau peraturan tertentu”.

Jelaslah bahwa tujuan pengawasan intern adalah untuk keandalan pelaporan keuangan termasuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, pencurian yang dilakukan oleh pihak didalam maupun diluar perusahaan, dan juga harus memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak sehingga memperlancar proses audit jika dilaksanakan. Tujuan berikut adalah tercapainya efektivitas dan defisiensi organisasi perusahaan dan dipatuhinya hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku.

B. Unsur-Unsur Pengawasan Intern

Dalam konsep dan pengertian pengawasan intern yang baru atau menurut M.Guy (2002:226), terdapat lima unsur pengawasan intern.

Kelima unsur pengawasan intern tersebut yaitu: a. Lingkungan pengawasan ( Contol Environment ) b. Penilaian resiko ( Risk Assessment )

d. Aktivitas Pengawasan ( Control Activities) e. Pemantauan ( Monitoring )

Kelima unsur tersebut dapat diterapkan dengan tingkat formalitas dan spesifikasi implementasi yang berbeda berdasarkan pertimbangan logis dan praktis, tergantung jenis dan ukuran perusahaan. Suatu satuan usaha yang relatif lebih kecil, dapat memperlunak kelemahan melalui pengembangan budaya yang memberikan penekanan atau integritas, nilai etika dan kompetensi.

a. Lingkungan Pengawasan ( Control Environment )

Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak dan pemilik perusahaan terhadap pengawasan intern perusahaan. Lingkungan pengawasan merupakan kombinasi pengaruh dari berbagai faktor yang membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu didalam perusahaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengawasan yaitu, M. Guy (2002:229):

 Integritas dan nilai-nilai etis  Komitmen terhadap kompetensi

 Partisipasi dewan direksi dan komite audit  Gaya operasi dan filosofi manajemen  Struktur organisasi

 Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

 Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dan aplikasinya

Pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pimpinan perusahaan. Jika pimpinan merasa bahwa pengawasan intern bukan dan tidak mendapat perhatian yang berarti, maka pengawasan intern tersebut tidak akan tercapai.

b. Penilaian Resiko ( Risk Assessment )

Penilaian resiko adalah identifikasi , analisis dan manajemen resiko entitas harus memperhatikan keadaan serta kejadian internal dan eksternal yang dapat sangat mempengaruhi kemampuannya dalam mencatat, memproses dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan , contoh-contoh resiko seperti itu adalah sistem informasi yang baru atau diperbaiki, teknologi baru dan operasi luar negri yang baru.

c. Informasi dan Komunikasi ( Information and Comunication )

Sistim Informasi Pelaporan Keuangan, yang mencakup sistim akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyatukan, menganalisis, mengklarifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi entitas ( kejadian dan kondisi ) serta untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva dan kewajiban yang berkaitan.

d. Aktivitas Pengawasan ( Control Activities )

Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk mencapai tujuan perusahaan selain dari sistim akuntansi dan unsur-unsur lingkungan pengawasan. Pada dasarnya aktivitas pengawasan adalah :

 Prosedur otorisasi yang seharusnya dan jelas  Pembagian tugas yang jelas

 Perancangan dan penggunaan dokumen yang seharusnya

 Pengamanan yang cukup atas akses penggunaan aktiva dan catatannya  Pengecekan pekerjaan secara independent atas jumlah yang dicatat.

Berdasarkan uraian diatas, jelas terlihat bahwa pengawasan intern mengalami suatu hal yang penting bagi manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya pengawasan intern, maka tujuan perusahaan dapat dilaksanakan dengan cepat. Hal-hal yang dapat menghambat laju perkembangan perusahaan dapat dideteksi penyebabnya dengan segera. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengawasan intern adalah menciptakan kehandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku, dan menjaga kekayaan perusahaan.

e. Pemantauan ( Monitoring )

Pemantauan merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu menjamin bahwa arahan manajemen telah dijalankan dengan tepat dan benar. Ada banyak pemantauan potensial yang bias digunakan oleh perusahaan. Salah satunya adalah pemantauan akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan aktivitas pengawasan telah dipenuhi sebagaimana mestinya.

Suatu prosedur dirancang untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan yang rutin terjadi. Oleh karana itu, dalam suatu perusahaan diperlukan suatu sistim yang dapat menangani kegiatan yang terjadi, salah satunya adalah penganganan dalam akuntansi. Sistim akuntansi yang efektif dan efisien harus mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan transaksi yang akan :

 Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah  Menggambarkan transaksi yang tepat waktu dan terperinci  Mengukur nilai transaksi yang tepat waktu dan terperinci

 Menentukan periode terjadinya transaksi pada periode semestinya  Menyajikan dengan semestinya dalam laporan keuangan

Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, sistim akuntansi harus berfungsi secara efektif sampai kepada pelaporan dan penggunaan sumber daya yang ada. Pada intinya konsep pengawasan intern didasarkan atas dua premis utama, yaitu tanggungjawab manajemen dan jaminan yang memadai. Hal ini dilaksanakan melalui kewajiban dalam pemeliharaan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga harta dan menganalisa pembebasan tanggung jawab.

Oleh sebab itu setiap individu dalam menajemen perusahaan harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Alasan diberikan tanggung jawab adalah karena :

 Tanggung jawab harus ditetapkan secara jelas untuk menggambarkan lingkungan masalah dan mengarahkan perhatian kepada hal tersebut, dan  Apabila karyawan telah memahami secara jelas ruang lingkup tanggung

jawabnya, maka mereka akan terdorong bekerja lebih keras untuk pengendalian tanggung jawab tersebut.

C. Prosedur Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi ( 2001: 219) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:

1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan

5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan

Ad. 1 Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang dapat dilakukan melalui surat, telepon, di toko, melalui wiraniaga di lapangan, ataupun melalui website. Order pelanggan ini dapat berupa purchase order dari pelanggan ataupun sales order yang dibuat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian bagian order penjualan membuat shipping order ( surat order pengiriman ) dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain.

Ad. 2 Prosedur Persetujuan Kredit

Dalam prosedur ini, bagian order penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat order pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status kredit pelanggan, apakah masih ada kredit jatuh tempo yang belum dibayar atau apakah kredit yang akan diberikan melewati batas kreditnya.

Perusahaan akan melakukan investigasi lengkap pada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. Jika batas kredit sudah ditentukan, pemeriksaan kredit mungkin hanya merupakan langkah untuk memastikan bahwa kredit yang diberikan pada saat penjualan tidak melebihi batas kredit yang sudah ditentukan. Setelah pemberian kredit telah mendapatkan persetujuan, maka diperiksa apakah persediaan yang ada mencukupi untuk memenuhi pesanan. Tembusan kredit akan ditambahkan pada arsip order pelanggan.

Ad. 3 Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman

yang diterima dari bagian order penjualan. Berdasarkan surat order pengiriman tersebut, bagian gudang menidentifikasi produk dan jumlah produk yang harus diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang. Surat order pengiriman beserta barang dikirimkan ke bagian pengiriman dan petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan.

Sebelum menerima barang dan surat order pengiriman dari bagian gudang, bagian pengiriman menerima empat tembusan surat order pengiriman dari bagian order penjualan berupa surat order pengiriman asli, packing slip, dan surat muat beserta salinannya. Bagian pengiriman melakukan perhitungan fisik barang untuk disesuaikan dengan yang tercantum di dokumen yang diterimanya. Rekonsiliasi barang yang diterima dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah diterima terlebih dahulu sangat penting untuk mendeteksi terjadinya kesalahan sebelum pengiriman barang.

Petugas pengiriman kemudian menempelkan packing slip pada pembungkus barang dan menyerahkannya pada perusahaan jasa pengiriman beserta surat muat. Salinan surat order pengiriman disimpan di bagian pengiriman. Surat order pengiriman asli dan surat muat diserahkan kepada bagian order penjualan untuk menunjukkan bahwa barang telah dikirimkan.

Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales order follow-up copy dan memindahkannya ke arsip pengiriman yang telah dipenuhi. Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan kebagian penagihan.

Ad. 4 Prosedur Penagihan

Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Bagian penagihan menerima surat order pengiriman dan surat muat dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur penjualan yang berisi data-data yang diperlukan untuk penagihan kepada konsumen. Faktur asli dikirim kepada pelanggan. Salinan kedua dikirim kepada bagian piutang bersama dengan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada bagian kartu persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan untuk wiraniaga.

Ad. 5 Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam prosedur ini, bagian piutang akan memutakhirkan buku besar pembantu piutang berdasarkan surat order pengiriman, surat muat, dan faktur yang diterimanya serta menyimpan dokumen-dokumen tersebut sesuai urutan nomornya. Setiap pelanggan mempunyai data pada buku besar pambantu piutang yang berisi informasi mengenai nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, return dan saldo piutang.

Tembusan faktur yang diterima oleh bagian kartu persediaan digunakan untuk memutakhirkan buku besar pembantu persediaan. Faktur ini kemudian diarsipkan oleh bagian ini. Bagian jurnal yang menerima tembusan faktur dari bagian penagihan mencatat transaksi dalam jurnal penjualan dan mengarsipkan faktur.

Ad. 6 Prosedur Distribusi Penjualan

Bagian jurnal juga bertugas untuk membuat laporan penjualan. Jenis laporan penjualan ini akan mempengaruhi prosedur distribusi penjualan. Defenisi distribusi menurut Mulyadi (2001: 278 ):

Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media ( faktur penjualan misalnya ) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam penjualan, distribusi penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantumdalam faktur penjualan ( misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran ) dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran.

Klasifikasi yang dapat digunakan dalam distribusi penjualan antara lain klasifikasi produk, pramuniaga, pelanggan, metode penjualan, daerah pemasaran, saluran distribusi dan sebagainya.

Ad. 7 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Dari buku besar tambahan persediaan, secara periodik bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan dan membuat bukti memorialnya untuk kemudian dikirim ke bagian jurnal. Selanjutnya, berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut, bagian jurnal mencatat harga pokok penjualan dalam jurnal umum serta mengarsipkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut.

Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.

D. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas 1. Prosedur Penagihan Piutang

Sumber penerimaan kas suatu perusahaan yang umumnya melakukan penjualan secara kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debiturnya. Mulyadi (2001: 482) menyatakan bahwa “Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, (3) melalui lock-box-collection plan “.

1. Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan :

 Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.

 Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.

 Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remmittance advice ) dari debitur.

 Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.

 Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.

 Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.

 Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.

Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.

2. Prosedur penagihan piutang melalui pos:

 Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.

 Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.

 Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remmittance advice) dari debitur.

 Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.

 Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.

 Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.

 Bagian kasa menyetorkan cek ke bank,setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang.

 Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.

3. Lock Box Collection Plan

Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah perusahaan yang debiturnya tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan

pembuatan post-office box ( PO Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut.

Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan :

 Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.

 Debitur melaksanakan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat.

 Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.

 Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen inidilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.

 Bank mengurus check clearing.

 Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut.  Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian

kasa.

 Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.

Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.

Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka ataupun melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang biasanya dikirim oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan monthly statement.

Pernyataan piutang menurut Mulyadi ( 2001 : 270 ) adalah “ formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan ( dalam pernyataan piutang bentuk tertentu ) disertai dengan rinciannya “. Bentuk pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu dengan metode open invoice dan dengan metode balance forward. Perbedaannya terletak pada kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran itu diaplikasikan untuk memutakhirkan catatan piutang dan format dari pernyataan piutang yang dikirim kepada pelanggan.

Dengan metode open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua salinan faktur dikirim kepada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat pemberitahuan akan dikirim kembali pada saat pembayaran. Pernyataan piutang dalam metode ini berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya.

Dengan metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar penjualan dan pembayaran yang terjadi bulan sebelumnya dan saldo piutang pelanggan. Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang berisi informasi mengenai nama pelanggan, nomor rekeningnya dan saldo piutang.

Pada saat pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan.

Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward, perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus ( cycle billing ) untuk mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akan menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus, pekerjaanposting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata ke dalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan.

Bagi pelanggan yang terlambat membayar, umumnya akan diberi peringatan kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir ( deliquency notice ) mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum diterima, perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anak piutang ( factoring ), atau akhirnya menghapus saldo tersebut.

2. Prosedur Penerimaan Kas

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari

metode dan catatan yang diciptakan untuk mengindentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha selama satu periode akuntansi.

Ada banyak sumber penerimaan kas yang bisa diperoleh oleh perusahaan, akan tetapi penerimaan kas menurut Mulyadi (2001:455) akan diperoleh melalui :

1. Penjualan Tunai 2. Piutang

Ad. 1 Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakn oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaam, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistim penerimaan kas dari penjualan tunai mengaharuskan :

a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.

Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a. Fungsi penjualan

Dalam tansaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

b. Fungsi Kas

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c. Fungsi gudang

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman

Fungssi ini bertanggung jawab untuk memebungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Ad. 2 Piutang

Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistm penerimaan kas dari piutnag harus menjamin diterimanya kas dari customer/ vendor oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Menurut

Mulyadi (2001:492) “prosedur penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang : melalui penagih perusahaan, melalui pos,dan melalui lock-box-collection plan”.

a. Penagih perusahaan

Menurut sisim pengawasan intern yang baik, semua penerimaan kas dari vendor/ customer harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet.

b. Melalui Pos

Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, maka yang bertanggung jawab untuk menerima surat beserta cek adalah bagian sekretaris.

c. Melalui lock box collection plan

Dalam sistim penerimaan kas ini, perusahaan membuka pos office box ( PO BOX ) dikota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening giro di kota yang terletak dikota yang sama dengan PO BOX tersebut.

Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari piutang adalah : a. Fungsi Sekretaris

Sekretaris bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dan dari para debitur perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

b. Fungsi penagih

Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan

penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat fungsi akuntansi.

c. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretaris ( jika penerimaan dari piutng dilaksanakan melalui pos ) atau dari fungsi penagihan ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan ). Fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.

d. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.

e. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi ini bertnggungjawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu fungsi ini bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh funsi akuntasi.

Adapun prosedur penerimaan kas yaitu sebagi berikut:

Menurut Zaki Baridwan (1994:157), prosedur penerimaan uang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol. Bagian – bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan uang adalah bagian surat masuk, kasir, piutang dan bagian pemeriksa intern.

Bagian Surat Masuk

Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan darisurat-surat lainnya. Setiap hari bagian darisurat-surat masuk membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam cek dengan jumlah dalam remittance advice menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Sesudah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakanoleh bagian surat masuk maka daftar tersebut didistribusikan sebagai berikut :

satu lembar bersama dengan cek diserahkan pada kasir

satu lembar bersama dengan remittance advice diserahkan kepada seksi piutang.

Apabila dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk tidak terdapat remittance advice, maka amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance advice sesudah ditulis jumlah rupiahnya pada halaman muka amplop. Kasir

Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor dari bank langsung dikirimkan ke bagian akuntansi. Bukti setor yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan denga daftar penerimaan uang yang diubat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang

langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak.

Departemen piutang

Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan dibuku besar pembantu piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum.

Secara berkala departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening control piutang dan rekening control kas, mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang dan arsip dari dokumen jurnal.

Departemen pengawasan

Secara berkala ( mingguan atau bulanan ) petugas pengawasan dari departemen pengawasan ( atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan tunai ) mencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut :

1. Salinan dari bukti pembayaran

2. Slip setoran bank yang diterima dari bank

E. Pengawasan Intern Penjualan Kredit

Setiap kegiatan membutuhkan sistim pengawasan yang berlainan sesuai dengan jenis kegiatan. Suatu sistim pengawasan adalah efektif, bilamana sistim pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibel. Ini berarti bahwa sistim pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana diluardugaan. Demikian halnya dalam aktivitas penjualan kredit memerlukan petunjuk-petunjuk sebagai pengawas yang akan mengarahkan seluruh aktivitas penjualan kredit ke proses penjulan kredit yang sebenarnya.

Menurut Mulyadi (2001:220) “untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat”. Unsur pengendalian intern penjualan kredit tersebut dijelaskan sebagai berikut.

Organisasi

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

4. Transaksi penjualan kredit harsu dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredity yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencacatan

5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

6. Persetujuan pemberian kredit oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman) 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman

dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.

8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengankutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal terseut.

9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubukan tanda tangan pada faktur penjualan.

10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas,dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti masuk kas, dan memo kredit)

11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

Praktik yang Sehat

12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan,

13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut

15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang akan melakukan semua proses dan otorisasi secara keseluruhan dalam aktivitas penjualan kredit. Bagian yang akan melakukan otorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam transaksi kredit, departemen kredit terpisah dari departemen-departemen lainnya karena harus memperoleh otorisasi dari departemen tertentu serta persetujuan dari lembaga ( leasing ) yang menjadi pembiaya kredit pemohon.

Selain pemisahan tugas, diperlukan juga pengawasan atas pesanan selama entri pesanan penjualan. Adanya pesanan yang batal atau tidak akuratnya data tentang pemohon akan menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali customer, pembatalan entri pesanan penjualan, menghubungi kembali leasing yang bersedia menerima permohonan kredit customer, serta dapat mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap perusahaan.

Pengawasan internal yang efektif sangat dibutuhkan dalam hal pesanan penjualan kredit mulai dari order penjualan kredit oleh pelanggan, otorisasi entri penjualan kredit hingga persetujuan leasing sebagai pembiaya permohonan kredit.

Pengawasan ini dibutuhkan untuk mengatasi keadaan yang tidak diinginkan seperti pembatalan entri penjualan, menghilangkan persepsi customer yang kurang baik serta keteraturan dan kerapian performance cabang.

F. Pengawasan Intern Penerimaan Kas

Menurut Mulayadi (2001:482), “sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit”. Selain itu penerimaan kas juga berasal dari transaksi seperti penjualan tunai, penerimaan bunga investasi, penjualan barang modal dan berbagai sumber pendapatan lainnya. Jika jumlah ini telah dimasukkan dalam rencana penerimaan kas maka merencanakan arus kas masuk relatif lebih mudah. Penjualan memberikan uang kontan oleh karena itu tidak ada selisih waktu antara saat penjualan dengan penerimaan kas. Dalam penjualan kredit selisih waktu antara saat penjualan dan penerimaan uang menyebabkan masalah, pendekatan utama terhadap masalah tersebut didasarkan pada penagihan dilain waktu.

Yang terpenting adalah penanganan masalah dan kecurangan dalam pengawasan intern adalah sebagi berikut :

1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer ke kasir secara periodic. Catatan ini harus ditransfer kedalam deposit slip. 2. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari. Prosedur ini

mungkin juga memerlukan suatu tembusan lembaran setoran yang akan dikirimkan oleh bank atas orang yang melakukan penyetoran

( selain kasir ) kepada suatu departemen independen untuk dipergunakan dalam pemeriksaan selanjutnya.

3. Tanggungjawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan dengan pasti

4. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dankasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.

5. Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali

6. Para agen diharuskan memberikan kwitansi tanda terima seta meninggalkan tembusan untuk arsip

7. Rekonsiliasi bank harus dlakukan oleh mereka yang memegang kas untuk menyelenggarakan pembukuan

8. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan harus diikat dengan kontrak

Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas

Penerimaan kas merupakan aktivitas terakhir dari rangkaian penjualan kredit dan penerimaan kas. Kasir, orang yang melapor kepada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah-langkah memadai agar menurunkan resiko pencurian. Salah satunya adalah fungsi piutang usaha yang bertanggungjawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas dan cek.

Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus di kredit. Solusi lain adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur kepelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pemayaran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir.

Adapun fungsi-fungsi yang terkait terhadap penagihan piutang dan penerimaan kas adalah sebagai berikut :

Menurut Mulyadi ( 2001 : 487 ): 1. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : b. Fungsi sekretariat

c. Fungsi penagihan c. Fungsi kas

d. Fungsi akuntansi e. Fungsi pemeriksa intern

a. Fungsi Sekretariat

Fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan ( remmittance advice ) melalui pos dari para debitur perusahaan jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos. Jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui lock-box-collection plan, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan yang dikirim oleh bank.

Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Fungsi sekretariat ini berada ditangan bagian sekretariat.

b. Fungsi Penagihan

Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Fungsi penagihan berada ditangan bagian penagihan.

c. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos ) atau dari fungsi penagihan ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan ). Fungsi kas bertanggung jawab untukmenyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas ini berada di tangan bagian kas.

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertnggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal peneriman kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi akuntansi ini berada di tangan bagian jurnal dan bagian piutang. e. Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek

ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Fungsi pemeriksa intern berada di tangan bagian pemeriksa intern.

2. Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah : a. Surat pemberitahuan

b. Daftar surat pemberitahuan c. Bukti setor bank

d. Kuitansi

a. Surat Pemberitahuan

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan ini biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang dikirimkan melalui penagih perusahaan atau pos bersama dengan cek. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Surat pemberitahuan juga dapat berupa salinan faktur tagihan perusahaan atau potongan pernyataan piutang yang dikirim perusahaan.

b. Daftar Surat Pemberitahuan

Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka surat dan memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, serta membuat daftar surat

pemberitahuan yang diterima. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas.

c. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembur tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.

b. Kuitansi

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek (check issuer). Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. Adapun yang dimaksud dengan cancelled check adalah “cek yang telah digunakan untuk

membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank” (Mulyadi, 2001:483).

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a. Jurnal penjualan

b. Jurnal return penjualan c. Jurnal umum

d. Jurnal penerimaan kas e. Kartu piutang

Untuk seluruh aktifitas penerimaan kas dari piutang, dibutuhkan suatu pengawasan intern demi menjaga keamanan kas dari bentuk-bentuk pencurian maupun penyelewengan. Mulyadi berpendapat (2001:490), “unsur pengendalian intern dalam sistim penerimaan kas dari piutang terdiri dari : organisasi, sistim otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat”.

Organisasi

a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas

b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

c. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan ( bilyet giro )

d. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

e. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi ( bagian piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari dibitur.

Praktek yang Sehat

f. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

g. Para penagih dan kasir harus diasuransikan ( fidelity bond insurance ) h. Kas dalam perjalanan ( baik yang ada ditangan bagian kasa maupun di

tangan penagih perusahaan ) harus diasuransikan ( in-safe dan cash-intrnsit insurance )

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan berupa studi deskriptif yang menguraikan tentang sifat-sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian

1. Tempat dan waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan.

B. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan penulis adalah data yang bersifat kuantitatif dan kualitatif yang terdiri dari:

a. Data Primer

Data primer merupakan data yang diambil lansung dari PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan berupa data-data yang masih akan diolah lebih lanjut oleh penulis berupa hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan hasil observasi.

b. Data Sekunder

Merupakan data yang bersumber dari perusahaan yang sudah diolah dan terdokumentasikan yaitu berupa pengumpulan literatur, tulisan, ilmiah, dan sumber lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian seperti

sejarah singkat maupun struktur organisasi PT. Astra International Auto 2000 SM. Raja Medan. Data sekunder ini dimaksudkan untuk memperoleh landasan teoritis yang mendukung dalam bidang yang akan dibahas.

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam penelitian ini adalah dengan research, guna mendapatkan data-data yang lengkap, yaitu :

a. Teknik Observasi, yaitu teknik yang mengamati secara langsung melaui bukti-bukti dan prosedur yang ada pada perusahaan yang dilakukan pada saat penelitian pada PT Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan.

b. Teknik Wawancara, yaitu teknik tanya jawab langsung dengan pimpinan perusahaan, kepala bagian administrasi, kepala bagian akuntansi, dan karyawan-karyawan yang berkaitan dengan penelitian. c. Dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dari dokumen-dokumen

yang terdapat di bagian administrasi.

D. Metode Penganalisaan Data

Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode penganalisaan data dimana data dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan dan dianalisis sehingga memeberikan keterangan lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

E. Responden

Dalam penelitian ini, responden adalah pimpinan perusahaan, kepala bagian pemasaran dan staf-stafnya, kepala bidang keuangan, kepala bidang administrasi dan staf-stafnya serta karyawan lainnya yang dapat memberikan informasi yang dapat dipergunakan dalam penulisan skripsi ini.

F. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dimulai pada bulan September 2007 di kantor PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan yang beralamat di Jl. SM. Raja No. 8 Medan.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT. Astra International Auto 2000 SM. Raja Medan a. Sejarah Ringkas dan Aktifitas

PT. Astra International, Tbk Toyota Sales Operation ( PT. AI-TSO ) yang dikenal sebagai AUTO 2000 adalah salah satu divisi dari PT. Astra International Tbk, yang bergerak sebagai main dealer kendaraan bermerek Toyota. PT. Astra International ini didirikan pada tanggal 20 Februari 1957 oleh William Soeryadjaja, Drs. Tjia Kian Tie dan Liem Peng Hong di Bandung. Sekitar tahun 1965 perusahaan ini pindah ke Jakarta, sedangkan kantor yang di Bandung dijadikan sebagai kantor cabang. Pada mulanya perusahaan ini bergerak di bidang usaha ekspor hasil bumi, kemudian berkembang ke bidang usaha permobilan bermerek Toyota, Dahaitsu, Isuzu, Nissan Truck, dan pada bidang lain seperti : .PT. Federal, bergerak di bidang pemasaran sepeda motor Honda dan sepeda Federal.

United Tractor, bergerak di bidang usaha mesin berat pertanian seperti traktor, Messy Freguson, Sumitomo, Linkbelt, dan lain-lain.

Bidang usaha perkantoran dan perdagangan mesin foto copy Xerox, minyak pelumas dan spesialis Caltex.

Astra Argo bergerak di bidang usaha pertanian, perkebunan dan perkayuan. Bank Universal yang bergerak di bidang usaha perbankan.

Perusahaan memperlancar distribusi dengan membentuk beberapa cabang, perwakilan dan pengangkutan dealer di kota-kota yang dianggap penting. Sejalan dengan semakin berkembangnya perekonomian dan pembangunan di Indonesia, dituntut pula dari perusahaan untuk mengikuti perkembangan tersebut. Divisi-divisi yang tadinya memasarkan beraneka ragam produk, satu demi satu, melepaskan diri dan berkembang menjadi perusahaan baru yang mempunyai cabang di berbagai kota.

Pada tanggal 1 Juli 1969, PT. Astra International Incoporated mendapat pengakuan resmi dari pemerintah Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan bermotor merek Toyota untuk seluruh Indonesia. Sebagai kelanjutan dari pengakuan tersebut, maka pada tahun 1970 PT. Astra International Incorporated membentuk Toyota Division yang khusus menangani distribusi dan pemasaran kendaraan merek Toyota.

Sehubungan dengan pemasaran kendaraan merek Toyota di Indonesia maju maka Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang berminat untuk meningkatkan pelayanan kepada para peminat kendaraan merek Toyota dengan jalan pembinaan industri Toyota sehingga pada akhir tahun 1971 didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor Sales Co. Ltd Jepang dengan PT. Astra International Incorporated penerbit dan PT. Gaya Motor dari pihak Indonesia. Setelah perusahaan ini berdiri maka status agen tunggal kendaraan merek Toyota untuk seluruh Indonesia dialihkan dari PT. Astra International Incorporated kepada PT. Toyota Astra Motor ( TAM ).

Kegiatan usaha PT. Toyota Astra Motor mencakup lingkup yang sangat luas mulai dari mengimpor kendaraan merek Toyota bersifat completely knocked down dari Jepang, kemudian merakitnya pada pabrik perakitan PT. Multi Astra yang didirikan pada tanggal 13 Agustus 1973 sebagai salah satu perakitan kendaraan merek Toyota yang menggantikan komponen di dalam negeri. Untuk itu PT. Toyota Astra Motor telah menjalin hubungan dengan beberapa pabrik lokal komponen kendaraan niaga ( parts supplies ) seperti Toyota Mobilindo.

Pada tahun 1973 PT. Astra International Incorporated ditunjuk pula sebagai agen tunggal produk Daihatsu oleh Toyota Motor Sales Co. Ltd Jepang. Dengan demikian nama Toyota Division tidak sesuai lagi untuk dipakai karena divisi ini bukan hanya memasarkan kendaraan merek Toyota, tetapi juga merek Daihatsu. Oleh sebab itu, pada tanggal 1 September 1973 nama Toyota Division diubah menjadi Motor Vehicle Division.

Sesuai dengan perkembangan pemasaran Toyota yang semakin baik maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales yang bertindak sebagai salah satu penyalur utama kendaraan merek Toyota. Dengan demikian pada Motor Vehicle Division PT. Astra International Incorporated terjadi perubahan , yaitu sejak saat itu yang bertindak sebagai agen tunggal kendaraan merek Toyota adalah PT. Astra Motor Sales.

Pada tanggal 1 September 1989 PT. Astra Motor Sales kembali berganti nama menjadi AUTO 2000 PT. Astra International Tbk- Toyota Sales Operation. Kemudian mulai tanggal 1 Januari 2000 nama AUTO 2000 PT. Astra International Tbk- Toyota Sales Operation tidak digunakan sebagai nama resmi

perusahaan, sehingga nama perusahaan menjadi PT. Astra International Tbk- Toyota Sales Operation ( PT. AI-TSO ). Kantor pusat perusahaan berkedudukan di Jakarta dan saat ini mempunyai cabang dan dealer yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia.

PT. Astra International, Tbk- Toyota Sales Operation Cabang Sisingamangaraja Medan dengan tetap memakai AUTO 2000 sebagai merek perusahaan yang berlokasi di jalan Sisingamangaraja no. 8 Medan, adalah salah satu dari empat cabang AUTO 2000 di Medan dan merupakan dealer utama kendaraan Toyota untuk wilayah Sumatera Utara dan Aceh.

2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan yang disusun dengan baik dan jelas akan mencerminkan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari bagan organisasi juga dengan mudah dapat dilihat dari masing-masing bagian, garis komando dan informasi yang menghubungkan bagian organisasi tersebut.

Struktur organisasi penting mengingat pembentukan struktur organisasi akan membantu pendelegasian wewenang, pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara suatu bagian dengan bagian yang lain, baik pada tingkat menajemen atas, menengah, maupun tingkat bawah.

Perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang sesuai dengan sifat dan kegiatan usaha . Struktur organisasi harus sederhana dari sudut pandang ekonomis dan harus fleksibel sehingga bila ada perluasan tidak mengganggu

secara serius susunan-susunan bagian yang telah ada. Struktrur organisasi tersebut juga harus memungkinkan perbedaan semua bagian terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik.

AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan dengan bagan seperti pada lampiran dipimpin oleh seorang kepala cabang ( branch manager ). Kepala Cabang bertanggung jawab kepada pemimpin kantor pusat Jakarta. Dalam melaksanakan tugas nya kepala cabang dibantu tiga kepala departemen yaitu kepala penjualan, kepala bengkel, dan kepala administrasi.

Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing departemen dapat diuraikan sebagai berikut :

A. Departemen Penjualan

Departemen penjualan dipimpin oleh seorang kepala penjualan, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada kepala cabang.

Tugas dari kepala penjualan adalah:

a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual.

b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (ekspedisi ) c) Menganalisis pasar.

d) Membuat ramalan penjualan.

e) Merencanakan kegiatan promosi produk perusahaan melalui media cetak. Kepala penjualan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh supervisor penjualan dan para wiraniaga ( salesman dan counter sales ).

Tugas dari supervisor penjualan adalah :

b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan ( ekspedisi ). c) Membina pasar.

d) Memberikan arahan dan memotivasi para wiraniaga.

Tugas dari wiraniaga ( salesman ) adalah :

a) Menjual kendaraan kepada pelanggan di luar lingkungan kantor AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh kepala cabang.

b) Membina hubungan baik dengan pelanggan. Tugas dari wiraniaga ( counter sales ) adalah :

a) Menjual kendaraan kepada pelanggan di lingkungan kantor AUTO 2000 Cabang Sisingamangaraja Medan sesuai target yang telah ditetapkan oleh kepala cabang.

b) Membina hubungan baik dengan pelanggan.

B. Departemen Administrasi

Departemen administrasi dipimpin oleh seorang kepala administrasi, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada kepala cabang.

Tugas dari kepala administrasi adalah:

a) Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi. b) Mengatur administrasi stok barang dan gudang ( PDC ).

c) Mengatur masalah keuangan dan pembayaran gaji para karyawan. d) Merencanakan dana promosi.

Pesanan Kendaraan (SPK). Wiraniaga, Counter Sales beserta Kacab juga harus berkoordinasi dalam penetapan harga, diskon ataupun hal lain yang berhubungan dengan penjualan unit kendaraan. Harga yang tertera sesuai daftar akan menjadi patokan dalam penetapan harga.

Kepala Cabang pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja memiliki wewenang untuk mengawasi, mengetahui, menyetujui leasing mana yang menjadi pembiaya kredit pelanggan. Penetapan harga dan leasing yang dilakukan oleh Wiraniaga dan Counter Sales tanpa melibatkan Kacab akan menimbulkan salah penafsiran harga, total pembayaran maupun angsuran yang akan dibayar oleh pelanggan. Secara singkat, meskipun ruang lingkup kegiatan penjualan kredit banyak ditangani oleh pihak leasing namun pada akhirnya haruslah dikoordinasikan dengan kepentingan perusahaan yang diberikan otoritas pada Kepala Cabang ataupun Supervisor Perusahaan.

D. Pengawasan Internal Penerimaan Kas

Untuk menangani masalah penerimaan kas pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja, pihak leasing dan bagian kasir memegang otorisasi dalam menjalankan prosedur penerimaan kas yang akan diawasi oleh Kepala Administrasi (ADH). Dalam pembayaran piutang dan penerimaan kas ini, pihak leasing membayar hutangnya ke perusahaan dengan cara transfer via bank yang telah ditentukan oleh perusahaan seperti Bank Permata dan Bank BCA. Pihak Bank berkoordinasi dengan bagian kasir untuk mengecek pembukuan rekening lewat panggilan faks. Bila transaksi berhasil, Bank akan mengirimkan print out yang melaporkan piutang leasing yang telah masuk. Setelah itu kasir akan membukukan penagihan piutang dan penerimaan kas tersebut.

Pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja, kasir yang diberikan otorisasi dalam pengecekan kas dan membukukan penerimaan tersebut ke dalam akhir saldo perusahaan harus melaporkan pembukuannya kepada Kepala Administrasi untuk proses posting dan penjurnalan. Kepala Administrasi (ADH) yang cakap dan teliti selaku pihak yang berotorisasi dalam pengendalian intern penerimaan kas perusahaan harus senantiasa memeriksa laporan-laporan kas maupun bank yang dibuat kasir setiap harinya. Dengan demikian prosedur penerimaan kas terhindar dari kemungkinan penyelewengan aset perusahaan yang paling likuid tersebut. Hingga saat ini perusahaan belum pernah mengalami kerugian akibat penyelewengan kas yang berasal dari penerimaan kas karena penjualan kredit yang sebagian besar ditangani oleh pihak leasing.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Dalam hal penjualan kredit, perusahaan pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja telah melakukan pengawasan intern dengan baik dalam pemberian kredit kepada customer yaitu dengan selalu mendapat otorisasi dari Kepala Cabang maupun Administration Head ( ADH ) serta persetujuan lembaga pembiayaan kredit ( leasing ) yang walaupun terkadang masih ditemukan pengawasan intern yang kurang maksimal. 2. Dalam penerimaan kas, perusahaan juga telah melaksanakan pengawasan

intern dimana ADH selalu mengawasi proses penerimaan kas dari pelunasan piutang dari pihak leasing.

3. Pada prosedur penjualan kredit pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja, ada proses-proses yang harus dilalui untuk mencapai pemberian kredit kepada customer. Bagian order penjualan senantiasa berkoordinasi dengan pihak leasing apakah customer layak mendapat kredit atau tidak setelah mendapat persetujuan dan otorisasi dari Kepala Cabang dan ADH

4. Untuk prosedur penagihan piutang dan penerimaan kas pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja, perusahaan otomatis akan mempunyai piutang setelah kontrak customer dinyatakan valid oleh pihak leasing, Dalam hal penerimaan kas dari pelunasan piutang, kasir akan

menagih piutang dan mengecek ke bank apakah ada transaksi berupa transfer oleh leasing ke rekening perusahaan sebesar jumlah piutang. Jika pelunasan piutang telah diterima di rekening perusahaan, maka kasir akan membuat laporan ke kepala administrasi (ADH).

5. Dalam pengawasan intern penjualan kredit pada PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja, otorisasi pemberian kredit diberikan oleh Kepala Cabang melalui bagian order penjualan dan bagian leasing untuk menentukan apakah pelanggan yang mengajukan kredit layak memperoleh pembelian unit kendaraan secara kredit. Untuk setiap dokumen yang berhubungan dengan kredit, harus ditandatangani terlebih dahulu oleh Kepala Cabang kemudian selanjutnya dapat diproses. Demikan juga untuk setiap penjualan unit yang telah menjadi SPK ( Surat Pesanan Kendaraan ) harus terlebih dahulu ditandatangani oleh Kepala Cabang.

6. Pada PT. Toyota Sales Opertion Auto 2000 SM. Raja, pengawasan intern penerimaan kas sepenuhnya menjadi tanggung jawab Kepala Administrasi (ADH) yang dilaksanakan oleh bagian kasir untuk berkoordinasi dengan bank yang ditetapkan perusahaan yaitu Bank Permata dan Bank BCA untuk menagih piutang dari leasing yang dilakukan dengan cara transfer ke rekening perusahaan. Setelah itu kasir akan membukukan data nominal piutang yang telah ada serta membuat laporan kas untuk diserahkan kepada ADH untuk diperiksa, diposting dan ditandatangai.

B. Saran

1. Sebaiknya perusahaan PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja Medan menambah fungsi kredit dan fungsi penagihan dalam struktur organisasinya untuk meningkatkan pengawasan intern. Dengan adanya fungsi ini juga akan mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang.

2. Sebaiknya Kepala Cabang dan ADH PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja yang berotorisasi dalam pengawasan intern penjualan kredit selalu selektif memilih pihak leasing yang menangani penjualan kredit sehingga tidak merugikan perusahaan karena timbulnya piutang tak tertagih.

3. PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja sebaiknya memberikan sanksi yang tegas bagi pihak leasing apabila terdapat kasus pemberian kredit bagi pelanggan yang tidak memenuhi syarat kredit.

4. PT. Toyota Sales Operation Auto 2000 SM. Raja sebaiknya melakukan rotasi karyawan secara insidental guna menghindari terjadinya penyalahgunaan kas perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, 2000. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Ke Tujuh, BPFE, Yogyakarta.

Baridwan,Zaki, 1994. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Lima, BPFE, Yogyakarta

Guy, Dan M, 2002. Auditing, Edisi Kelima, Jilid I, Erlangga, Jakarta

Ginting, Paham, 2005. Teknik Penelitian Sosial, Cetakan Pertama. USU Press, Medan

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Skousen, K., Fred, and Stice K, Earl, 2001. Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta

Umar, Husein, 2000. Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis, Edisi Baru, Cetakan Ke-3, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Widjaja, Amin, Tunggal, 1999. Sistim Pengawasan Intern, Penerbit Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.

Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi USU, Medan, 2004

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia, 2001, Standar Profesional Akuntan Publik, Penerbit Salemba Empat, Jakarta