Tujuan dilakukannya pengendalian intern adalah untuk mencegah timbulnya kerugian bagi sebuah organisasi, yang timbul antara lain karena sebab-sebab sebagai
berikut: 8. Penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan boros.
9. Keputusan menajemen yang tidak baik. 3. Kesalahan yang tidak disengaja dalam pencatatan dan pemrosesan data, Informasi
penerimaan dan pengeluaran barang harus menyajikan semua fakta yang pada kenyataannya terjadi kesalahan yang tidak disengaja dalam pencatatan dan
pemrosesan data, Informasi penerimaan dan pengeluaran barang harus menyajikan semua fakta-fakta yang ada, namun uraian tugas tersebut tidak sepenuhnya dijalankan
sesuai dengan petunjuk prosedur yang ditetapkan dalam bentuk peraturan pelaksanaan tugas yang di dalamnya dimuat prosedur pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran
barang akibatnya sering terjadi ketidakcocokan antar Program pencatatan data stock penerimaan dan pengeluaran barang yang di input melalui data komputer dengan stock
fisik barang yang ada di gudang Aini swalayan, yang salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengendalian intern terhadap proses penerimaan dan pengeluaran barang
dan kelalaian dari sumber daya manusianya. 4. Kehilangan atau kerusakan catatan secara tidak sengaja.
5. Kehilangan aktiva karena kecerobohan karyawan. 6. Tidak ditaatinya kebijakan manajemen dan peraturan lainnya oleh para karyawan.
7. Perubahan secara tidak sah terhadap SIA atau komponen-komponennya.
5.2. Analisis Pembahasan
Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang terjadi di Aini Swalayan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penerimaan Barang Prosedur penerimaan barang berguna untuk mengetahui semua barang yang dibeli
oleh Aini swalayan dan diterima sesuai dari distributorpemasok. Manager, Wakil Manager
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
atau Kepala Toko yang bertugas bertanggung jawab untuk melakukan pemesanan barangpermintaan order barang. Bagiandivisi yang berperan penting dalam prosedur
penerimaan barang di Aini Swalayan adalah bagian gudang, Bagian gudang yang terdiri dari Admin Gudang dan Checker Gudang. Checker Gudang harus melakukan pemeriksaan atas
barang - barang yang yang dipesan dari pemasok kemudian dilakukan pencatatan pada program penerimaan dan pengeluaran data barang melalui komputer oleh Admin gudang
kemudian barang dimasukan ke dalam gudang selanjutnya dilakukan pemeriksaan oleh checker gudang atas barang yang diterimanya, baik kualitas maupun kuantitas barang
apakah telah sesuai dengan yang dipesan oleh Aini Swalayan. 1. Unit dan divisi yang terkait.
a. Manager dan Wakil Manager Bertugas bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional di Aini Swalayan,
mengatur dan mengarahkan sumber daya yang ada di Aini Swalayan bisa juga melakukan pemesanan barang dan memberikan tanda tangan pengesahan
pemesanan barang. b. Divisi Pembelian
Termasuk Kepala Toko bertanggung jawab mengatur dan mengawasi barang barang yang masuk ke gudang yang meliputi permintaan barang, penerimaan barang,
pengaturan administrasi barang dan inventaris barang di gudang, bagian ini dibantu oleh :
1. Admin Gudang Bagian yang bertanggung jawab menangani masalah penerimaan dan
pengeluaran barang, melakukan pencatatan input data ke program penerimaan dan pengeluaran stock barang dan keuangan yang selanjutnya dilakukan
penyimpanan ke dalam gudang 2. Checker Gudang
Bertanggung jawab terhadap pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang yang masuk ke dalam gudang di Aini Swalayan.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3. HelperKaryawan Gudang Bertanggung jawab menyimpan dan mengatur barang tersebut dengan baik,
aman dan teratur pada tempat yang sudah disiapkan di gudang. c. Kepala Toko dan Supervisor Toko
Setelah barang-barang dimasukan ke dalam gudang Kepala Toko atau Supervisor Toko bertanggung jawab terhadap peletakan barang ke display di market yang
dilakukan oleh pramuniaga toko dan melaporkan barang yang akan dipesan. 2. Jaringan Prosedur Sistem Penerimaan Barang
Prosedur sistem penerimaan barang yang dilakukan oleh Aini Swalayan sebagai langkah dalam tahapan pengendalian intern, antara lain:
a. Pada saat persedian barang di dalam gudang menunjukan batas minimal maka checker gudang melaporkan kepada supervisor dan kemudian memberikan data barang yang
akan dipesan kepada Kepala TokoBagian pembelian barang untuk melakukan order pembelian barang kepada supplierpemasok.
b. Berdasarkan laporan persediaan barang yang terdapat pada program pencatatan stock barang di dalam komputer yang di input oleh Admin Gudang, Kepala Toko atau Bagian
pembelian melakukan order pembelian barang ke supplierpemasok secara tertulis pada lembar form permintaan order barang dari supplierpemasok dan form permintaan order
barang yang berwarna putih dan biru dari Aini Swalayan. c. Setelah barang dikirim oleh supplierpemasok kemudian admin gudang melakukan
pencatatan input data stock barang melalui komputer untuk mencatat kuantitas barang yang akan masuk ke dalam gudang, selanjutnya bagian checker gudang melakukan
pemeriksaan ulang kuantitas dan kualitas barang yang sudah terkirim yang kemudian bagian helperkaryawan gudang menyimpan barang tersebut dengan baik, aman dan
teratur ke tempat penyimpanan yang sudah disiapkan. d. Selesai menyimpan barang di dalam gudang bagian checker gudang melakukan
pengecekan ulang terhadap barang-barang yang ada di dalam gudang.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan barang antara lain adalah: 1. Form Permintaan Order Barang
Form permintaan order barang adalah formulir yang digunakan untuk melakukan order atau pemesananpembelian barang dari pihak Aini Swalayan kepada
supplierpemasok, juga form yang digunakan oleh admin gudang untuk melakukan input data stock barang.
Gambar 5.1 Form Permintaan Order Barang
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2. Nota Pembelian Nota yang digunakan untuk input data barang yang sudah dibeli dan melakukan
pemeriksaan barang yang tersedia di gudang.
Gambar 5.2 Nota Pembelian 3. Laporan Penjualan
Data berisikan laporan penjualan dari setiap barang. 2. Prosedur Penyimpanan Barang
Barang diterima oleh bagian gudang, langkah selanjutnya adalah menyimpan barang tersebut dengan baik, aman dan teratur pada tempat yang sudah disiapkan dan juga
bertanggung jawab atas barang-barang yang diterima. dalam melakukan penyimpanan barang, hendaknya memperhatikan efisiensi perusahaan, yang artinya penyimpanan harus
sedemikian rupa, agar semua barang yang disimpan dalam gudang pengaturannya tidak terlalu memakan tempat, waktu dan biaya. selain itu dalam penyimpanan barang perlu
memperhatikan sifat dan jenis barang tersebut untuk jenis makanan dengan non makanan harus dipisahkan seperti produk pembasmi serangga, produk pengharum ruangan karena
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
bisa mempengaruhi bau dan rasa, dan mengatur penempatan posisi jenis barang sedemikian rupa agar karyawanhelper gudang dapat mengambil barang yang dibutuhkan
dengan mudah dan cepat serta mudah dalam perhitungan fisik barang tersebut. Setelah barang-barang dan laporan penerimaan barang tersebut sudah diterima dan
disimpan dengan baik ke dalam gudang maka bagian admin gudang harus mencatat dan menginput data stock barang ke dalam komputer.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penyimpanan barang adalah program data stock barang di komputer. Program data stock barang digunakan untuk mencatat
keluar masuknya barang-barang, bagian yang bertanggung jawab melakukan input data stock barang ini adalah bagian admin gudang.
3. Prosedur Pengeluaran Barang Bagian gudang hanya bertugas menyimpan barang saja. untuk pengeluaran barang
harus melalui supervisor toko atau kepala toko yang dibantu oleh pramuniaga dan helper gudang untuk meletakan barang ke display dan rak di dalam swalayan dan kemudian
dilakukan pencatatan data stock barang oleh bagian gudang. 4. Prosedur Pencatatan Persediaan
Di dalam akuntansi pengertian persediaan adalah barang-barang yang berwujud yang dimiliki oeh perusahaan pada suatu saat tertentu dengan tujuan untuk dijual kembali
baik melalui proses produksi atau secara langsung dalam siklus operasi normal perusahaan. Aini Swalayan dalam pencatatan persediaannya secara FisikPeriodik dan penilaian
persediaan menggunakan metode FIFO First In First Out yaitu sebuah metode yang menentukan harga pokok persediaan dengan cara membebankan harga pokok per unit
yang terlama untuk dikeluarkan terlebih dahulu. FIFO juga memiliki pengertian Masuk Pertama, Keluar Pertama, yang abstrak dalam cara mengatur dan manipulasi data yang
relatif terhadap waktu dan prioritas. Ungkapan ini menjelaskan prinsip dari teknik pemrosesan atau melayani permintaan bertentangan dengan memesan proses pertama
datang pertama-dilayani First Come First Serve perilaku: yang masuk pertama dilayani
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
pertama, apa yang datang di depan menunggu sampai pertama selesai. Jika di Aini Swalayan memakai FIFO sebab persediaan barang dagangan di Aini Swalayan merupakan
barang-barang yang mudah kadaluarsa. Sehingga digunakan metode ini dalam penilaian persediaan barang dagangan.
Dalam operasional Aini Swalayan, setiap 6 bulan sekali dilakukan stock opname yaitu audit terhadap kuantitas dan kualitas barang yang ada di dalam gudang dan di display
toko, apakah sesuai dengan yang dilaporkan dalam laporan penjualan dan di data stock barang di dalam komputer. Pada kenyataannya beberapa kali sering terjadi unbalanced
ketidakcocokan antara stock fisik barang yang ada di dalam gudang dan display toko dengan laporan penjualan maupun data stock barang yang ada di dalam komputer. Hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor antara lain : 1. Adanya kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh sumber daya manusia human
error dari beberapa bagian dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang juga dalam melakukan input data ke dalam komputer yang disebakan permintaan
secara lisan dan terburu-buru dalam dalam melakukan pencatatan, serta kurangnya penggunaan form permintaan barang atau dokumen dalam tiap bagian. hal ini dapat dilihat
dari bagian checker gudang yang bersangkutan tidak melaporkan menggunakan dokumen tertentu untuk diberikan kepada admin gudang sehingga terjadi kesalahan pencatatan input
data ke dalam komputer. seringkali permasalahan tersebut terjadi dikarenakan kondisi toko yang sedang ramai maupun pegawai yang lalai, hal ini dapat menyebabkan peluang
terjadinya kesalahan pada perhitungan persediaan barang yang ada di gudang. 2. Adanya perangkapan wewenang dan otorisasi yang dilakukan oleh bagian yang
dapat menimbulkan terjadinya kesalahan dalam tugas dan kecurangan karena tidak ada bagian lain yang terkait. Hal ini dapat dilihat dari bagian pembelian dimana Supervisor Toko
merangkap tugas sebagai Kepala Toko, Wakil Manager bahkan Manager melakukan tugas dan tanggung jawab Kepala Toko semua bagian tersebut dapat melakukan tugas
pemesanan barang. Hal ini bisa menimbulkan informasi yang tidak akurat dan efektif sehingga menimbulkan unbalanced dan kesalahan dalam pencatatan barang.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Apabila terjadi unbalanced tersebut, ada beberapa langkah yang akan diambil oleh Supervisor atau Kepala Toko:
1. Cross check data stock barang di dalam komputer dengan stock fisik barang yang ada di gudang penyimpanan barang, apakah stock barang masuk sesuai dengan stock barang
keluar. 2. Cross check laporan penjualan. Dari laporan penjualan, akan dapat dilihat jumlah produk
yang terjual, untuk kemudian dikurangi dengan jumlah barang masuk. 3. Meminta form penerimaan order barang atau meminta print out nota pembelian barang
kepada admin gudang pada tanggal terjadinya unbalanced.
5.3. Sistem Informasi Prosedur Pengorderan dan Penerimaan Barang di Aini Swalayan
