EVALUASI TERHADAP PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG (Studi Kasus pada Aini Swalayan di Surabaya).

EVALUASI TERHADAP PENERAPAN

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PROSEDUR

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG

(Studi Kasus pada Aini Swalayan di Surabaya)

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Jurusan Akuntansi

Oleh :

HERMAN WIRADARMA

0613315048/ FE / AK

KEPADA

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR

SKRIPSI

EVALUASI TERHADAP PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PROSEDUR

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG

(Studi Kasus pada Aini Swalayan di Surabaya)

Yang Diajukan

HERMAN WIRADARMA

0613315048/FE/AK

Telah Dipertahankan Dihadapan dan Diterima Oleh Tim Penguji

Skripsi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi

Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur

Pada Tanggal 24 FEBRUARI 2012

Pembimbing Utama

DAFTAR ISI

JUDUL SKRIPSI... i

DAFTAR ISI... ii

BAB I

:

PENDAHULUAN... ....1

1.1 Latar Belakang Masalah...1

1.2 Perumusan Masalah...5

1.3 Tujuan Penelitian...5

1.4 Manfaat Penelitian...5

1.5 Batasan Masalah...6

BAB II : KAJIAN PUSTAKA...7

2.1 Hasil - Hasil penelitian terdahulu... 7

2.2 Landasan Teori...10

2.2.1 Sistem...10

2.2.1.1 Jenis - Jenis Sistem...11

2.2.1.2 Elemen - Elemen Sistem...13

2.2.1.3 Manfaat Sistem...14

2.2.2 Pengendalian...15

2.2.2.1 Konsep umum pengendalian...15

2.2.2.2 Pengendalian Intern...13

2.2.2.3 Model pengendalian Inter...23

2.2.2.4 Struktur pengendalian intern ...25

2.2.2.5 Sistem pengendalian intern penerimaan barang...28

2.2.2.6 Sistem pengendalian intern pembelian barang... 29

2.2.2.7 Sistem pengendalian intern pengeluaran barang... 33

2.2.2.8 Keterbatasan pengendalian intern... 33

BAB III: METODE PENELITIAN...37

3.1 Jenis Penelitian...37

3.2 Fokus Penelitian...38

3.2.1 Informan ...41

3.3 Data dan metode pengumpulan data...41

3.3.1 Jenis dan sumber data...41

3.3.2 Pengumpulan data...42

3.3.3 Teknik analisis data...42

3.3.4 Pengujian kredibilitas data...43

BAB IV: GAMBARAN UMUM SUBYEK PENELITIAN

4.1 Sejarah Singkat Perusahaan………... 46.

4.2 Letak Geografis……….... 47

4.3 Visi dan Misi………... 47

4.4 Tujuan………... .48

4.5 Struktur Organisasi Perusahaan………...48

4.5.1 Job Descripton………... .50

4.5.2 Sarana Dan Prasarana………...52

4.6 Perencanaan Pemasaran Aini Swalayan…………...53

4.7 Perencanaan Pemasaran Produk……….... .57

BAB V : PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

5.1 Deskipsi Hasil Penelitian………... 61

5.2 Analisis Pembahasan………... 63

5.3 Sistem Informasi Prosedur Pengorderan dan Penerimaan

Barang Di Aini Swalayan………...72

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan………...80

ABSTRAK

Pertumbuhan dan perkembangan pada suatu perusahaan dewasa ini yang semakin

pesat baik pada sektor industri, keuangan, jasa maupun perdagangan ternyata

mengakibatkan timbulnya masalah-masalah bagi perusahaan dalam mengelolanya untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi membutuhkan mekanisme tertentu untuk

menjamin agar aktivitas-aktivitas tersebut terpadu dan terkoordinasi, penting pula agar

rencana yang disusun itu dipadukan dengan strategi, jika tidak perusahaan bisa tidak

terarah, cara utama bagaimana aspek-aspek implementasi ini dapat dilakukan ialah dengan

menyusun rencana kebijakan dan proses administratif, atau dengan kata lain pengendalian

intern.

Aini Swalayan Surabaya sebagai salah satu usaha bisnis yang berorientasi dalam

bidang barang, memiliki suatu susunan pembagian tanggungjawab menurut fungsi dan

hirarki. Antara lain Kegiatan penerimaan barang, yang diserahkan kepada suatu unit khusus

yaitu bagian penerimaan. Kegiatan pencatatan, yang diserahkan kepada bagian akuntansi.

Kegiatan penyimpanan barang, yang diserahkan kepada bagian gudang.

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern prosedur

penerimaan dan pengeluaran barang pada Aini Swalayan Surabaya apakah telah

diterapkan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Pendekatan yang

digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif, dengan menggunakan metode

studi kasus..

Hasil penelitian menunjukan selama ini Aini Swalayan masih belum melaksanakan

sistem pengendalian intern yang memadai karena masih adanya praktek-praktek yang tidak

sehat dan karyawan yang tidak cakap dalam melaksanakan pengendalian intern atas

prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Dengan kekurangan yang ada diharapkan

Aini Swalayan Surabaya diharapkan dapat memperbaiki sistem pengendalian intern atas

prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Penggunaan dokumen atau formulir secara

lengkap dan terperinci dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang

dapat mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan dalam hal permintaan dan

pengeluaran barang agar setiap keluar masuknya barang di gudang sesuai dengan yang

tercatat dalam data stock barang.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Adanya pertumbuhan dan perkembangan pada suatu perusahaan dewasa ini yang

semakin pesat baik pada sektor industri, keuangan, jasa maupun perdagangan ternyata

mengakibatkan timbulnya masalah-masalah bagi perusahaan dalam mengelolanya untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan timbulnya masalah tersebut manajemen

tidak bisa mengawasi dan menangani secara langsung seluruh aktivitas kegiatan nya.

Dengan adanya keadaan yang demikian, maka perusahaan harus mempunyai

organisasi yang baik. Sehingga perusahaan menuntut para manajemen untuk dapat

mengelola aktivitas perusahaan sedemikian rupa yang pada akhirnya tercipta pengendalian

yang memadai dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Pengendalian

yang memadai dapat mengurangi terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang

tidak disengaja dalam melaksanakan kegiatan perusahaan, serta kemungkinan terjadinya

kesalahan akan dapat diketahui dan diperbaiki sedini mungkin.

Organisasi membutuhkan mekanisme tertentu untuk menjamin agar

aktivitas-aktivitas tersebut terpadu dan terkoordinasi, penting pula agar rencana yang disusun itu

dipadukan dengan strategi, jika tidak perusahaan bisa tidak terarah, cara utama bagaimana

aspek-aspek implementasi ini dapat dilakukan ialah dengan menyusun rencana kebijakan

dan proses administratif, atau dengan kata lain pengendalian intern.

Secara umum, perusahaan dagang dapat di definisikan sebagai organisasi yang

melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak / perusahaan lain kemudian

menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk

menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya,

memajukan, serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi.

Salah satu unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang adalah persediaan.

Persediaaan merupakan bahan dagangan yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam

operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberi perhatian yang

besar dalam persediaan. Persediaan mempunyai arti yang sangat strategis bagi perusahaan

baik perusahaan dagang maupun perusahaan industri

Informasi dari suatu perusahaan terutama informasi laporan persediaan barang,

dibutuhkan oleh pihak eksternal seperti kreditor, investor dan pihak lain yang ada saat ini

maupun yang potensial dalam mengambil keputusan investasi dan sejenisnya. Selain itu,

pihak internal yaitu pihak manajemen juga memerlukan informasi laporan persediaan barang

untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Oleh

sebab itu informasi laporan persediaan barang merupakan hal yang penting bagi setiap

perusahaan. Informasi laporan persediaan barang yang jelas, lengkap, dan akurat dapat

memperlancar aktivitas operasional pada suatu perusahaan. Untuk menghasilkan informasi

laporan persediaan barang yang akurat, diperlukan pengolahan data yang baik. Sebelum

disajikan menjadi laporan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan, data-data yang yang

diperlukan harus dicatat dan di klasifikasikan menurut jenis-jenis data tersebut. Informasi

laporan persediaan barang tersebut diolah dan kemudian disajikan dalam bentuk yang

sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

Aini Swalayan Surabaya sebagai salah satu usaha bisnis yang berorientasi dalam

bidang barang, memiliki suatu susunan pembagian tanggungjawab menurut fungsi dan

hirarki. Antara lain:

1. Kegiatan penerimaan barang, yang diserahkan kepada suatu unit khusus yaitu bagian

penerimaan.

2. Kegiatan pencatatan, yang diserahkan kepada bagian akuntansi.

3. Kegiatan penyimpanan barang, yang diserahkan kepada bagian gudang.

Bagian ini harus dipisahkan dari bagian penerimaan, karena fungsi menerima barang

berbeda dengan fungsi penyimpanannya. Fungsi penerimaan memerlukan keterampilan

pengecekan dan pengujian kualitas, sedangkan fungsi penyimpanan memerlukan

kehati-hatian dan keterampilan dalam mengamankan dan menyelamatkan barang.

Tujuan dari pemisahan ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check

atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan tersebut.

Kenyataanya, uraian tugas tersebut tidak sepenuhnya dijalankan sesuai dengan

petunjuk prosedur yang ditetapkan dalam bentuk peraturan pelaksanaan tugas yang di

dalamnya dimuat prosedur pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran barang, sering terjadi

ketidakcocokan antar Program pencatatan kartu stock penerimaan dan pengeluaran barang

melalui data komputer, yang salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengendalian intern

terhadap proses penerimaan dan pengeluaran barang.

Kurangnya pengendalian intern terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran

barang, berdampak terhadap hal-hal sebagai berikut :

1. Terjadi

lost

, yaitu suatu kondisi dimana stock fisik barang tidak sesuai dengan yang

tercantum pada data stock barang di komputer.

2. Pencatatan dalam rekening-rekening terkait seperti: rekening persediaan barang, tidak

valid atau diragukan kebenarannya.

Pengendalian intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar

informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan

dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya

kerusakan, pencurian maupun tindakan penyimpangan lainnya. Kerusakan, lalai untuk

mencatat permintaan barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua

kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan

yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu diperlukan pemeriksaan persediaan secara

periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya, kebanyakan

perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali, namun ada juga yang melakukan

sebulan sekali dan sehari sekali.

Cakupan bahasan dalam penelitian ini terbatas pada prosedur penerimaan dan

pengeluaran barang

yang selama ini diterapkan pada Aini Swalayan Surabaya, serta

bagaimana menerapkan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang benar sesuai

dengan standar yang ditetapkan pada perusahaan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka peneliti dapat merumuskan

masalah dalam penelitian ini adalah: “Bagaimanakah menerapkan prosedur penerimaan dan

pengeluaran barang pada Aini Swalayan Surabaya agar sesuai dengan sistem

pengendalian intern yang ditetapkan perusahaan”

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem sistem pengendalian

intern prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada Aini Swalayan Surabaya telah

diterapkan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.

1.4. Manfaat Penelitian

Peneliti mengharapkan adanya manfaat dari penelitian ini yang dapat diberikan bagi

berbagai pihak, yaitu sebagai berikut :

1. Manfaat Praktis

Merupakan sumbangan pemikiran dan pertimbangan bagi perusahaan dalam

pengambilan keputusan manajemen sehubungan dengan pengendalian intern

penerimaan dan pengeluaran barang, serta hasil-hasil yang dapat dicapai dengan

adanya pengendalian intern.

2. Manfaat Teoritis

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah informasi pengetahuan dan

wawasan berpikir ilmiah guna menyelesaikan masalah dan dapat dijadikan referensi

bagi perusahaan yang sama.

3. Manfaat Bagi Pihak Lain

Merupakan sumbangan pemikiran dan pertimbangan bagi perusahaan dalam

pengambilan keputusan manajemen sehubungan dengan pengendalain intern

penerimaan dan pengeluaran barang, serta hasil-hasil yang dapat dicapai dengan

1.5.

Batasan masalah

Agar penelitian ini tidak melebar dan mengarah pada hasil yang jelas, maka peneliti

hanya memfokuskan dalam segi prosedur penerimaan dan pengeluaran barang

yang

selama ini diterapkan pada Aini Swalayan Surabaya, serta bagaimana menerapkan

prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang benar sesuai dengan standar yang

ditetapkan pada perusahaan.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1. Hasil - Hasil Penelitian Terdahulu

1.

Gandhi Putra Pratama

a.

Judul

“

Penerapan Pengendalian Internal Dalam Usaha Kecil Menengah (Studi Kasus Pada

UD. Prima Tani Situbondo”

b.

Permasalahan

1. Bagaimana penerapan pengendalian internal atas penjualan dalam usaha kecil

menengah pada UD. Prima Tani ?

c.

Hasil Penelitian

1. Prosedur pencatatan transaksi yang terjadi, karena transaksi yang terjadi ada

yang tidak memakai nota sehingga menimbulkan resiko tidak tercatatnya barang

yang telah terjual, walaupun nilai barang yang dijual tanpa nota memiliki nilai

yang tidak besar, tapi akan sangat merugikan usaha apabila terjadi sering atau

terus menerus.

2. Evaluasi atas transaksi yang terjadi, setelah dilakukan penelitian diketahui bahwa

evaluasi atas transaksi yang terjadi tidak sesuai dengan metode akuntansi yang

benar, salah satu contohnya adalah pada saat terjadi kesalahan pencatatan tidak

dibuat jurnal pembetulan tapi langsung menghapus atau mengganti transaksi

yang sudah tercatat.

3. Pencatatan barang yang masuk atau keluar gudang, karena tidak ada pegawai

atau karyawan yang khusus bertugas untuk mengawasi perputaran barang yang

ada di gudang mengakibatkan data barang yang ada di gudang dapat diisi oleh

semua karyawan yang ada sehingga apabila terjadi perbedaan jumlah antara

buku stock dengan barang yang ada di gudang pemilik usaha atau karyawan

5. pencatatan yang sekedarnya mengakibatkan sulitnya melakukan pengendalian

terhadap perputaran barang dagangan yang ada.

2. Lia Rosliana (2007)

a. Judul

“Sistem Pengendalian Internal Atas Penjualan Kredit Pada PT Sapukurata Kharisma”

b. Rumusan Masalah

1. Menganalisis sistem pengendalian internal sudah berjalan dengan baik ?

2. Mengevaluasi atas pencatatan akuntansi penjualan kredit apakah telah sesuai

dengan standar akntansi

3. Mengevaluasi apakah penerapan sistem penjualan kredit yang telah diterapkan

mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemasaran

c. Hasil Penelitian

Kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan skripsi adalah bahwa sistem

pengendalian internal atas penjualan kredit pada PT Sapukurata Kharisma sudah

berjalan dengan baik karena seluruh unsur sistem pengendalian internal atas

penjualan kredit telah ditetapkan dengan baik. dengan demikian sebaiknya

manajemen perusahaan selalu bersikap mawas diri dan bertindak antisipatif

terhadap berbagai kemungkinan yang kiranya dapat menghambat aktivitas usaha PT

Sapukurata Kharisma dengan lebih memahami secara mendalam berbagai kondisi

internal dan eksternal perusahaan agar tujuan umum dan tujuan khusus perusahaan

selalu dapat tercapai.

3. Bambang Indarto (2010)

a. Judul

”Evaluasi Sistem Penjualan Kredit PT. Total Mandiri Farma Semarang”

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi apakah sistem penjualan kredit pada PT.

Total Mandiri Farma Semarang yang telah dilaksanakan secara memadai atau belum

?

c. Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil penelitian didapatkan hasil evaluasi bahwa struktur pengendalian

intern pada aktivitas penjualan kredit pada PT. Total Mandiri Farma Semarang masih

terdapat kelemahan - kelemahan yang perlu diperbaiki dalam sistem pengendalian

intern nya dan setelah dilakukan pengujian pengendalian menggunakan metode

Fixed-Sample-Size-Attribute Sampling

didapat hasil pemeriksaan bahwa AUPI.

sebesar 6 % dengan DUPL sebesar 5% berarti AUPI > DUPL sehingga dapat

disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern PT. Total Mandiri Farma dikatakan

tidak efektif.

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Sistem

Ada beberapa pengertian sistem menurut beberapa pakar, antara lain sebagai

berikut:

Menurut James A. Hall (2001:5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih

komponen-komponen yang saling berkaitan (

inter related

) atau subsistem-subsistem yang

bersatu untuk mencpai tujuan yang sama (

common purpose

).

Menurut Krismiaji (2005), sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian

komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai suatu tujuan.

Nugroho Widjajanto (2001:6), mendefinisikan sistem yaitu sesuatu yang memiliki

bagian-bagian yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui 3 tahapan yaitu

input

, proses dan

output.

1. Mempunyai bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai

suatua tujuan tertentu, bagian-bagian itu disebut subsistem dan ada pula yang

menyebutnya sebagai prosedur.

2. Bahwa suatu sistem harus mempunyai 3 unsur yaitu

: input

, proses dan

output

,

dimana

input

adalah penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan.

Sedangkan

output

adalah hasil operasi. Dalam arti yang lebih sederhana,

output

adalah

yang enjadi tujuan, sasaran atau target pengorganisasian suatu sistem. Selanjutnya

proses adalah suatu aktivitas yang mengubah

input

menjadi

output.

Beberapa definisi sistem di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah

elemen-elemen terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

2.2.1.1.

Jenis-Jenis Sistem

Meskipun memiliki bermacam-macam bentuk, sistem tersebut memiliki karakteristik

yang universal, konsep sistem mengelompokkan sistem ke dalam 4 kelompok, seperti yang

telihat dalam gambar berikut:

Konsep Sistem

Gambar 1

: Sumber: Krismiaji (2001:3)

Proses

Proses

Proses

Proses

Tertutup

Relati Tertutup

Tebuka

Input

Gangguan

Input

Pengendalain Umpan Balik

Input

Lingkungan

Lingkungan

Output

Lingkungan

Output

1. Sistem Tertutup

, yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungannya, tidak ada

penghubung dengan pihak eksternal, sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh

terhadap dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada di luar batas sistem

2. Sistem Relasi Tertutup

, yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara

terkendali. Sistem semacam ini memiliki penghubung yang menghubungkan sitem

dengan lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang

dilakukan oleh sistem. Interaksinya berupa

input

jika

input

tersebut diperolah dari

lingkungan dan berupa

output

jika

output

tersebut ditujukan kepada pihak yang berada

di luar batas sistem.

3. Sistem Terbuka

, yaitu sistem yang terinteraksi dengan lingkungannya secara tidak

terkendali. Disamping memperoleh

input

dari lingkungan dan memberikan

output

bagi

lingkungan, sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau

input

yang tidak terkendali

yang akan mempengaruhi sistem. Sistem yang dirancang dengan baik dapat

meminimumkan gangguan ini, dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan

munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan proses dan

cara-cara menanggulangi gangguan tersebut.

4. Sistem Umpan Balik

, yaitu sistem yang menggunakan sebagai

output

menjadi salah

satu

input

untuk proses yang dimasa berikutnya, salah satu contoh sistem yang

dirancang untuk tujuan

melakukan pengendalian adalah

sistem pelaporan

pertanggungjawaban, dimana sistem ini menghasilkan laporan pelaksanaan kegiatan

yang berisi perbandingan antara target dengan realisasi kegiatan, atas dasar informasi

dalam laporan tersebut manajemen dapat menggunakannya sebagai umpan balik guna

2.2.1.2.

Elemen-Elemen Sistem

Menurut Raymons McLeod dan George Schell (2001:9), tidak semua sistem memiliki

kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar diperlihatkan dalam

gambar berikut ini:

Elemen-Elemen Sistem

Gambar 2. :

Bagian-bagian komponen dari suatu sistem

Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari

elemen input, melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme

pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut

memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus daya dengan

memakai suatu lingkaran umpan balik (

feedback loop

) yang mendapatkan informasi dari

output

sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme

pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan

sinyal pada elemen

input

jika sistem operasi memang perlu diubah.

2.2.1.3.

Manfaat Sistem

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan meggunakan sistem (Raymond

McLeod & George Schell, 2001:12):

TUJUAN

MEKANISME

PENGENDALIAN

TRANS FORMASI

KELUARAN

1. Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.

3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi.

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

2.2.2. Pengendalian

Definisi pengendalian menurut Krismiaji (2005:215) adalah proses mempengaruhi

atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organisasi atau sistem..

2.2.2.1.

Konsep Umum Pengendalian

1. Pengendalian Intern (

Internal Control

)

Pengendalian Intern (

Internal Control

), adalah rencana organisasi dan metode yang

digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat

dan dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong kebijakan manajemen.

Antara sebuah tujuan dengan tujuan lainnya seringkali bertentangan.

2. Pengendalian Manajemen

Merupakan konsep yang lebih luas dibandingkan dengan pengendalian intern, yang

memiliki karakteristik sebagai berikut:

a. Merupakan bagian yang integral dari tanggungjawab manajemen.

b. Dirancang untuk mengurangi terjadinya berbagai kesalahan (

error end irregularities

)

dan untuk mencapai tujuan organisasi.

c. Berorientasi kepada personil dan mencoba membantu karyawan mencapai tujuan

organisasi dengan mengikuti kebijakan organisasi.

3. Pengendalian Administrasi

Pengendalian Administrasi adalah pengendalian yang menjamin efisiensi operasional

dan ketaatan kebijakan manajemen. Sebaliknya pengendalian akuntansi (

accounting

control

) adalah pengendalian yang bertujuan membantu menjaga aktiva dan menjamin

akurasi dan daya andal catatan keuangan perusahaan.

Potensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan atau kejadian yang berkebalikan

dengan harapan, yang dapat menyakiti sistem informasi akuntansi atau organisasi, disebut

dengan ancaman (

threat

). Potensi kerugian dalam rupiah jika ancaman tersebut

benar-benar, dan kemungkinan terjadinya ancaman disebut dengan risiko (

risk

).

2.2.2.2.

Pengendalian Intern

Ada beberapa definisi pengendalian intern, antara lain sebagai berikut:

Menurut Krismiaji (2005:215) pengendalian intern adalah rencana organisasi dan

metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi

yang akurat dan dapat dipercaya.

Warren Reeve Fess (2005:235) mendefinisikan pengendalian intern adalah

kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan,

memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahawa hukum

serta peraturan telah diikuti.

Menurut James A. Hall (2007:181) pengendalian intern adalah berbagai kebijakan,

praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan

umumnya, yaitu:

1. Menjaga aktiva perusahaan.

2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi.

3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan.

4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak

manajemen.

Unsur – Unsur Sistem Pengendalian Intern

Dalam buku Akuntansi Keuangan (Zaki, 1999; 15) Bahwa penerapan unsur-unsur

sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan tertentu harus mempertimbangkan

murah dan aman, sehingga perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan lancar,

terjamin keamanannya dan biaya pengawasan yang dibutuhkan relatif tidak mahal.

Prinsip-prinsip umum sistem pengendalian intern hanya berlaku sebagai pedoman, bukan

merupakan suatu keharusan yang ditetapkan secara baku. Meskipun demikian, AICPA

mengemukakan bahwa suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan akan

bergantung sekurang – kurangnya empat unsur pengendalia intern adalah sebagai berikut :

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.

b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik berguna untuk

melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik , hutang-hutang,

pendapatan dan biaya-biaya.

c. Praktek-praktek yang sehat haruslah dijalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan

fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.

d. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab.

Unsur-unsur tersebut diatas adalah sangat penting dan harus diterapkan

secara bersama-sama dalam suatu perusahaan, agar terdapat adanya sistem

pengendalian intern yang baik, sebab kelemahan yang serius dalam salah satu

diantaranya, pada umumnya akan merintangi sistem itu bekerja dengan lancar dan

sukses.

Selanjutnya akan dibahas satu persatu unsur – unsur pengendalian intern

tersebut :

a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan salah satu alat bagi manajemen atau pimpinan

perusahaan

untuk

mengendalikan

kegiatannya.

Proses

pembentukannya

mengendalikan kegiatannya. Proses pembentukannya dimulai dengan menetapkan

kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan yang

kecil, dengan disertai perincian tugas dari masing-masing karyawan yang

menjalankan tugasnya, selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan ditentukan

bagian-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugas ataatau kelompok tugas

tertentu. Apabila diperlukan didalam suatu bagian masih bisa dibentuk sub bagian

yang lebih kecil sesuai dengan bentuk bagian yang diperlukan dalam organisasi.

Tahap terakhir adalah menentukan hubungan dan wewenang satuan kerja yang

berhubungan dengan satuan kerja lain dapat diselenggarakan dengan baik.

Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah

pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya

penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu

organisasi yang disusun harus dapat menunjukan garis-garis wewenang dan

tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi

masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu

pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan

fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatatan. Pemisahan fungsi-fungsi-fungsi-fungsi ini

diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.

b. Sistem Wewenang Dan Prosedur Pembukuan

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat

bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan

transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat.

Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar

yang biasanya diberi nomer kode dengan cara tertentu dan dibuatkan buku pedoman

mengenai penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening.

Pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas, sistem ini dapat memberikan

jaminan bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan benar-benar

aktivitas perusahaan dan prosedur yang dapat dirumuskan sebagai tata cara yang

harus diikuti dan ditaati dalam melaksanakan suatu aktivitas.

Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapat dilakukan melalui

prosedur-prosedur yang ditetapkan lebih dahulu dan prosedur yang akan disusun

untuk seluruh kegiatan dalam perusahaan.

Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan suatu tata

cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan operasi-operasi dan

transaksi-transaksi perusahaan yang sedemikian rupa sehingga adanya tercipta keabsahan dan

ketelitian pencatatan harta, hutang, modal, penghasilan dan biaya-biaya perusahaan.

Dalam pelasanaan sistem wewenang dan prosedur pembukuan diperlukan adanya

alat-alat untuk pengawasan akuntansi terhdap operasi-operasi dan transaksi-transaksi

yang ada dalam perusahaan serta alat untuk mengklasifikasikan data dalam struktur

rekening yang formal. Alat-alat yang digunakan untuk pengawasan akuntansi terhadap

operasi-operasi dan transaksi-transaksi, diciptakan melalui perancangan

catatan-catatan dan formulir-formulir yang tepat, serta melalui perencanaan arus prosedur

yang logis dalam melakukan pencatatan dan prosedur otorisasi di antara

departemen-departemen dan seksi-seksi dalam departemen-departemen.

Alat yang digunakan untuk melaksanakan data disebut dengan nama daftar susunan

rekening (Chart of Account) yaitu suatu daftar susunan keterangan bagaimana

rekening yang telah tersusun dengan baik akan lebih banyak memberikan kegunaan

masing-masing rekening (Zaki, 1998;15)

Rekening – rekening yang telah dipilih beserta urutan nya minimal adalah

sebagai berikut: (Zaki, 1998:15)

1. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan

lainnya dengan ekonomis.

2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti

yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam

melakukan pengawasan operasi perusahaan.

3. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening.

4. Memberikan batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persediaan

dan biaya – biaya.

5. Membuat rekening-rekening control apabila diperlukan.

c. Praktek-praktek Yang Sehat

Setelah struktur organisasi dan sistem wewenang serta prosedur pembukuan disusun

dengan baik, , maka diperlukan adanya praktek-praktek yang sehat untuk

menjalankannya. Praktek – praktek yang sehat dapat dirumuskan sebagai ketaatan dan

kejujuran karyawan di dalam melaksanankan tugas yang dibebankan kepadanya,

sehingga hasil yang diharapkan perusahaan dapat tercapai dengan efisien dan efektif.

d. Pegawai Yang Cukup Cakap

Yang dimaksud dengan pegawai yang cukup cakap adalah pegawai yang mampu

melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dibebankan kepadanya,

sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efisien. Pegawai dengan cukup cakap

untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya tinggi, sehingga

gajinya juga besar tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup, yang

penting adalah latar belakang pendidikannya cukup memadai untuk pekerjaaan yang

dilakukannya. Hal ini perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup

cakap tetapi juga ekonomis.

Untuk memperoleh pegawai yang cukup cakap sesuai dengan kebutuhan

perusahaan, diperlukan adanya usaha usaha yang tepat. Secara umum usaha ini akan

mencakup tiga proses, dimulai sejak penerimaan pegawai dilanjutkan dengan

berkesinambungan dan diakhiri dengan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dan

pegawai. Ketiga proses ini berlangsung terus menerus, mengingat usaha mendapatkan

pegawai yang cukup cakap merupakan usaha yang selalu berkesinambungan.

Model Pengendalian Intern

Ada beberapa model pengendalian intern untuk pencegahan pendeteksian perbaikan

(James A. Hall, 2007:182)

a. Pengendalian Pencegahan

Pencegahan adalah pertahankan pertama dalam struktur pengendalian. Pengendalian

pencegahan adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya

peristiwa yang tidak diinginkan. Mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif

dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi. Dalam

hal ini, dokumen sumber dapat mencegah data yang dibutuhkan dihilangkan. Akan

tetapi, tidak semua masalah dapat diantisipasi dan dicegah. Beberapa akan lepas dari

jaringan pengendalian pencegahan yang komprehensif.

b. Pengendalian Pemeriksaan

Pengendalian pemeriksaan adalah sebagai alat, teknik dan prosedur yang didesain

untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan

yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkapkan berbagai

jenis kesalahn tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar

yang ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi penyeimpangan

dari standar, maka pengendalian akan membuat peringatan untuk menarik perhatian

pada masalah tersebut.

c. Pengendalian Perbaikan

Pengendalian perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai

pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya. Terdapat beberapa

Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan

dan menarik perhatian atas masalah tersebut.

Tujuan dilakukannya pengendalian intern adalah untuk mencegah timbulnya

kerugian bagi sebuah organisasi, yang timbul antara lain karena sebab-sebab sebagai

berikut:

1. Penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan boros.

2. Keputusan menajemen yang tidak baik.

3. Kesalahan yang tidak disengaja dalam pencatatan dan pemrosesan data.

4. Kehilangan atau kerusakan catatan secara tidak sengaja.

5. Kehilangan aktiva karena kecerobohan karyawan.

6. Tidak ditaatinya kebijakan manajemen dan peraturan lainnya oleh para karyawan.

7. Perubahan secara tidak sah terhadap SIA atau komponen-komponennya.

Komponen

Deskripsi

Lingkungan

Pengendalian

Tulang punggung sebuah perusahaan adalah karyawan,

meliputi atribut individu, seperti integrasi, nilai etika, dan

kompetensi dan lingkungan tempat karyawan tersebut bekerja.

Mereka merupakan mesin penggerak organisasi dan

merupakan fondasi untuk komponen lainnya.

Aktivitas

Pengendalian

Perusahaan harus menetapkan prosedur dan kebijakan

pengendalian dan melaksanakannya, untuk membantu

menjamin bahwa manajemen dapat menetapkan

tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menghadapi

ancaman-ancaman yang muncul, sehingga tujuan organisasi dapat

dicapai secara efektif.

Perhitungan

Resiko

Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai

resiko yang dihadapinya. Oleh karena itu, perusahaan harus

menetapkan serangkaian tujuan, yang terintegrasi dengan

kegiatan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan

kegiatan lainnya sehingga organisasi dapat beroperasi

sebagaimana mestinya. Organisasi harus pula menetapkan

mekanisme

untuk

mengidentifikasi,

menganalisis,

dan

mengelola risiko-risiko terkait.

Informasi dan

Komunikasi

Sistem

informasi

dan

komunikasi

mengitari

kegiatan

pengawasan. Sistem tersebut memungkinkan karyawan

organisasi untuk memperoleh dan menukar informasi yang

dibutuhkan

untuk

melaksanakan,

mengelola

dan

mengendalikan kegiatan organisasi.

Pemantauan

Seluruh proses bisnis harus dipantau dan dilakukan modifikasi

seperlunya. Dengan cara ini, sistem akan bereaksi secara

dinamis,

yaitu

berubah jika

kondisinya menghendaki

perubahan.

Tabel 1. Komponen Unsur-unsur Pengendalian Intern

(Krismiaji, 2005:215)

2.2.2.3.

Struktur Pengendalian Intern (

Internal Control Structure

₎

Adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan jaminan yang

layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Krismiaji (2005:219) menyatakan

bahwa struktur pengendalian intern ini memiliki 3 elemen, yaitu:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor

pada penetapan, peningkatan atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan

khusus. Faktor-faktor tersebut berupa:

a. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika.

b. Filosofi dan gaya operasi manajemen.

c. Struktur organisasi.

d. Komite audit dewan direktur.

e. Metode penetapan wewenang dan tanggungjawab.

f. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia.

g. Berbagai pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi kegiatan dan praktik

organisasi.

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang ditetapkan untuk

mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat dan melaporkan

transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan

kewajiban yang terkait. Sistem akuntansi yang efektif memberikan dasar yang memadai

untuk penetapan metode dan catatan yang akan berfungsi sebagai berikut:

b. Menguraikan secara tepat waktu transaski bisnis secara rinci sehingg

memungkinkan klasifikasi transaksi secara tepat untuk pelaporan keuangan.

c. Mengukur nilai transaksi secara tepat sehingga memungkinkan pencatatan sebesar

nilai moneternya dalam laporan keuangan.

d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi sehingga memungkinakn pencatatan

transaksi dalam periode akuntansi yang tepat.

e. Menyajikan secara tepat transaksi dan pengungkapan lain yang terkait dalam

laporan keuangan.

3. Prosedur Pengendalian.

Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke

lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen

untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai.

Cakupan prosedur pengendalian tersebut adalah sebagai berikut:

a. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas.

b. Pemisahan tugas yang mengurangi peluang bagi seseorang untuk melakukan

kesalahan dalam tugas rutinnya, yaitu dengan menempatkan orang yang berbeda

pada fungsi otorisasi, pencatatan transaksi dan penjagaan aktiva.

c. Perencanaan dan penggunaan dokumen dan catatan untuk membantu menjamin

pencatatan transaksi secara tepat.

d. Penjagaan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan catatan.

e. Pengecekan independen terhadap kinerja dan penilain yang tepat terhadap nilai

yang tercatat.

2.2.2.4.

Sistem Pengendalian Intern atas Penerimaan Barang

Penerimaan barang adalah suatu prosedur pengadaan barang atau persediaan lain

pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan

barang, penyimpanan barang serta catatan lain yang diperlukan.

Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli

perusahaan. Pada waktu menerima barang, bagian ini harus melakukan perhitungan fisik

atas barang-barang yang diterima baik dengan cara menghitung, menimbang, atau dengan

cara-cara lain apakah sudah sesuai dengan order pembelian. Disamping itu, bagian

PT. Riza Fadila

Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Nomor LPB :

Nomor Order Pembelian :

Nomor Permintaan Pembelian:

Diterima dari :

Via :

Jumlah

Peti

Berat

Jumlah

Unit

Keterangan

Tempat Dalam Gudang

Bagian

Bin

Dihitung oleh:

Tanggal :

Ditempatkan ke gudang oleh:

Tanggal :

Gambar 3. Laporan Penerimaan Barang

(Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi 1991:178)

2.2.2.5.

Sistem Pengendalian Intern atas Pembelian Barang

Bagian pembelian barang berfungsi dan bertanggungjawab untuk melakukan

pembelian barang setelah menerima permintaan pembelian barang secara tertulis (

request

order

), dalam melakukan pembelian, bagian pembelian harus memilih pembelian dengan

harga yang meguntungkan bagi perusahaan, namun memiliki kualitas yang terbaik, selain itu

pembelian harus memperhatikan ketepatan waktu pemesanan dengan penerimaan barang,

agar tidak menimbulkan keterlambatan yang nantinya dapat merugikan perusahaan.

Setelah bagian pembelian menentukan supplier yang dipilih, maka dibuatlah

pesanan pembelian yang menguraikan barang-barang yang dipesan, jumlah barang, harga

Gambar 4.Sistem Akuntansi Pembelian

Mulai

Membuat

surat

permintaa

n

pembelian

Surat

permintaan

1

2

1

Pada saat

order

point

1

Order

surat

pembelia

N

6

Laporan

Penerima

aanan

T

Kartu

gudan

2

Bagian Gudang

1 Surat Permintaan 1 Membuat surat penawaran harga Surat Permintaan Penawaran Harga Surat Penawaran Harga Membuat Perbandingan harga Perbandingan Harga 1 Dikirim ke pemasok Dikirim ke pemasok 2 Membuat surat order pembelian Surat Order 1 2

3 4 5 6

7 SPH SPH SPH 3 4 5 T Dikirim

pemasok A

6 Laporan Penerimaan 1 8 Mencatat tanggal penerimaan pada SOB lembar 6 dan 7 Dari pemasok Faktur Memeriksa faktur Faktur 1

Bagian Pembelian

3

SOP 1

Menerima barang dari pemasok yang disertai

dengan surat pengantar Dari pemasok Surat Memeriksa barang yang dikirim Membuat laporan penerimaan barang Laporan penerimaan 1 2

3 4 5

SOP SP

7 6

Dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang N 4 SOP 4 8 LPB 4 9 Faktur Membandingkan faktur dari pemasok dengan

SPO & LPB

Membuat bukti kas keluar Surat order 1 2

3 4 5

LPB Faktur

Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar T 6 Register bukti kas 10 10 Bukti kas 2 Kartu persediaan N

2.2.2.6.

Sistem Pengendalian Intern atas Pengeluaran Barang

Pengeluaran barang adalah suatu prosedur pengeluaran atau penjualan barang

yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan. Prosedur penjualan adalah

urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan

faktur dan pencatatan penjualan.

Petugas gudang tidak mempunyai wewenang untuk mengeluarkan barang tanpa

perintah dari bagian lain, jadi inisiatif untuk mengeluarkan barang harus datang dari pihak

lain, dan pengeluaran barang harus didukung bukti atau formulir permintaan pengeluaran

barang, untuk mempertanggungjawabkan setiap penyerahan.

Bukti permintaan (

request order

) dibuat rangkap 3 (tiga). Lembar pertama untuk

bagian gudang, lembar kedua untuk bagian administrasi, dan lembar ketiga untuk bagian

yang meminta barang sebagai arsip.

Bagian gudang akan menyerahakan barang yang diminta sesuai yang tercantum

dalam surat permintaan (

request order

), namun sebelumnya perlu diteliti dulu

kebenarannya, setelah itu bagian gudang akan mencatat pengeluaran tersebut dalam kartu

stock barang, yang pada akhir bulan dilaporkan kepada bagian pembukuan di kantor pusat

untuk diperiksa validitasnya

2.2.2.7.

Keterbatasan Pengendalian Intern

Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2003:313) ada beberapa

keterbatasan pengendalian intern, antara lain sebagi berikut:

1. Kesalahan dalam pertimbangan

Management salah ambil keputusan bisnis atau penyusunan tugas rutin karena tidak

memadainya informasi.

2. Gangguan

Adanya gangguan dalam pengendalian yang tidak ditetapkan dapat terjadi karena

personel tidak dapat memahami perintah atau membuat kesalahan dalam menajalankan

tugas.

Adalah tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan, dapat berakibat

bahaya pada pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan

tidak terungkapnya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.

4. Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk

tujuan yang tidak sah, seperti keuntungan pribadi manager.

5. Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan dalam mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi

manfaat yang diharapkan pengendalian intern. Management harus bisa memperkirakan

dan mempertimbangkan secara kualitatif dan kuantitatif dalam mengevaluasi biaya dan

mafaat suatu pengendalian.

2.3. Kerangka Pemikiran

Pengendalian intern merupakan alat bantu manajemen dalam melakukan kegiatan

penilaian bebas terhadap semua kegiatan perusahaan, harus selalu dalam keadaan dinamis

dan aktif. Prinsip pengendalian intern terutama didasarkan atas pembagian tugas dan

pemisahan wewenang antara para pegawai. Berhasilnya pelaksanaan sistem pengendalian

intern tergantung pada kesadaran, kesediaan dan kemampuan para pegawai atau karyawan

untuk mematuhi wewenang, tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepadanya, selain itu

sikap positif pimpinan sangat besar pengaruhnya terhadap terlaksananya kebijaksanaan

tersebut.

Sistem pengendalian intern erat hubungannya dengan kelancaran arus penerimaan

baik di satu pihak dan pengendalian di pihak lain. Pengendalian intern yang baik dan tepat

akan dapat memberikan saran-saran perbaikan dan komentar-komentar yang sangat

diperlukan oleh manajemen yaitu mengadakan pengawasn pelaksanaan, mengukur dan

menilai kegiatan perusahaan khususnya pada aktivitas penerimaan dan pengeluaran

Gambar 5. Kerangka Pemikir

2.4. Hipotesis

Diduga bahwa sistem pengendalian intern pengeluaran dan penerimaan barang

pada Aini Swalayan Surabaya, belum berjalan sesuai dengan kebijakan yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

Informasi

-

Prosedur atau sistem penerimaan dan pengeluaran barang

-

Prosedur pengorderan barang

Permasalahan

-

Terjadi lost, yaitu suatu kondisi dimana stok fisik barang tidak sesuai

dengan yang tercantum di data stok komputer

-

Pencatatan dalam rekening terkait seperti rekening persediaan barang

tidak valid atau diragukan kebenarannya.

Analisis Data

-

Proses klasifikasi

-

Proses tabulasi

-

Proses analyzing

-

Proses sumarizing

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Untuk mengetahui bagaimana evaluasi atas pencatatan dan penilaian persediaan

sebagai alat pengukuran pencatatan dan penilaian persediaan pada objek penelitian,

dengan unsur-unsur pokok yang harus ditemukan sesuai dengan butir-butir rumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, maka digunakan metode penelitian kualitatif.

Penelitian Kualitatif pada dasarnya adalah mengamati orang dalam lingkungan

hidupnya, berinteraksi dengan mereka, berusaha memahami bahasa dan tafsiran

mereka tentang dunia sekitarnya (Nasution, 1988 : 55 dalam Sugiyono, 2008 : 180

dalam Wirdiyanto, 2009 : 25 ). Dalam penelitian ini yang akan diamati adalah sistem

pelaporan atas pencatatan dan penilaian persediaan serta bentuk data persediaan

yang disajikan, yaitu dengan mengarahkan metode yang tepat dalam pencatatan dan

penilaian persediaan, dengan digunakan metode kualitatif maka data yang didapat

akan lebih lengkap, lebih mendalam, kredibel, dan bermakna sehingga tujuan

penelitian dapat tercapai.

Penggunaan metode kualitatif ini, karena memang permasalahan lebih tepat datanya

dengan metode kualitatif, dengan metode kuantitatif, hanya bisa diteliti beberapa

variabel saja, sehingga seluruh permasalahan yang telah dirumuskan tidak akan

terjawab dengan metode kuantitatif, dengan metode kuantitatif hanya dapat digali

fakta-fakta yang bersifat empirik dan terukur. Fakta-fakta-fakta yang tidak tampak oleh indera

akan sulit diungkapkan, dengan metode kualitatif, maka akan dapat diperoleh data

yang lebih tuntas, pasti, dan secara mendalam, sehingga memiliki kredibilitas yang

3.2.

Fokus Penelitian

Dalam penulisan skripsi ini, penulis akan memfokuskan pada system pengendalian

intern terhadap

prosedur penerimaan dan pengeluaran barang

.

Adapun variabel yang diamati dalam hubungannya dengan permasalahan adalah

sebagai berikut:

1. Prinsip Pengendalian Intern

Ada 2 macam pengendalian intern, yaitu

a. Pengendalian Akuntansi, yaitu pengendalian yang meliputi pengamanan terhadap

kekayaan perusahaan.

b. Pengendalian Administrasi, yaitu pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi

usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan. Hal ini

dapat meliputi control kegiatan (

operating control

) seperti daftar jumlah pelanggan

yang dipisahkan menurut personil-personil yang berhubungan dengan penjualan

(

sales person

) prestasi, pemeliharaan standart kualitas produksi dan lain-lain.

Tujuan pengendalian administrasi diutamakan pada pencapaian tujuan

operasional seperti hubungan masyarakat (

public relation

) efisiensi operasi atau

pabrik, efektivitas operasi dan efektivitas manajemen. Pengendalian intern yang

diarahkan ke pencapaian tujuan administrasi mempunyai pengaruh langsung yang

kecil terhadap ketelitian dan dipercayainya laporan keuangan.

2. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,

kualitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan

penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

Disamping itu bagian penerimaan juga harus mengadakan Pencatatan rangkap 3 (tiga),

bentuk laporan ini dapat dilihat pada gambar berikut

b. Lembar kedua untuk bagian yang meminta pembelian.

c. Lembar ketiga untuk bagian penerimaan barang sebagai arsip

PT. Riza Fadila

Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Nomor LPB :

Nomor Order Pembelian :

Nomor Permintaan Pembelian:

Diterima dari :

Via :

Jumlah

Peti

Berat

Jumlah

Unit

Keterangan

Tempat Dalam Gudang

Bagian

Bin

Dihitung oleh:

Tanggal :

Ditempatkan ke gudang oleh:

Tanggal :

Gambar 6.

Laporan Penerimaan Barang

3. Prosedur Pengeluaran Barang

Adalah suatu prosedur atau penjualan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan

operasioanl perusahaan. Ada beberapa bagian yang terkait dalam prosedur penjualan

antara lain bagia pemersanan penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian

pembuatan faktur. Harus ada bukti yang cukup untuk menetapkan kebenaran dari tiap

pengeluaran barang.

3.2.1. Informan

Objek yang diteliti oleh peneliti dalam penelitian ini adalah Aini Swalayan Surabaya :

1. Bpk. Maulud Harahap Wakil Manajer yang bertanggung jawab di Aini Swalayan

2. Informan kedua adalah karyawan/staf yang bertanggung jawab pada persediaan

penerimaan dan pengeluaran barang

3. Informan Ketiga adalah karyawan/staf yang bertanggung jawab pada bagian

penyimpanan/gudang

3.3.

Data dan Metode Pengumpulan Data

3.3.1. Jenis dan Sumber Data

a. Data Primer

Sumber data dalam penelitian ini adalah data Primer yaitu data yang

diperoleh secara langsung dari perusahaan yang sedang diteliti yaitu Aini

Swalayan Surabaya..

b. Data Sekunder

Sumber data kedua merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber lain

yang terkait dengan penelitian, yang diperoleh dari studi kepustakaan yaitu

dengan menggunakan dokumentasi dan literatur-literatur yang berkaitan

dengan permasalahan.

3.3.2. Pengumpulan Data

Prosedur pengumpulan data dalam skripsi ini adalah sebagai

berikut :

1. Survey pendahuluan, yaitu dengan mengadakan peninjauan dan penelitian

secara umum pada unit usaha tersebut untuk mendapatkan informasi yang

diperlukan sehingga masalah menjadi jelas

2. Survey lapangan dimaksudkan untuk mendapatkan data-data pendukung yang

akurat dan relevan, dilakukan dengan :

a. Wawancara secara informal maupun formal dengan pihak-pihak yang

b. Dokumentasi, dilakukan dengan mengumpulkan dokumen-dokumen

yang terkait dengan penelitian

c. Studi kepustakaan, berupa pengumpulan data-data dari literatur yang

relevan dengan permasalahan ini dan digunakan sebagai landasan

teori

3.3.3. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis

data kualitatif, mengikuti konsep yang diberikan

Miles

dan

Huberman

dan

Spradley

.

Miles

dan

Huberman

(1984) dalam Wirdiyanto (2009), mengemukakan

bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan

berlangsung secara terus menerus pada setiap tahapan penelitian sehingga

sampai tuntas, dan datanya sampai jenuh. Aktivitas dalam analisis data, yaitu

data reduction, data display

, dan

conclusion drawing/verification

. Selanjutnya

menurut

Spradley

dalam Wirdiyanto (2009) teknik analisis data disesuaikan

dengan tahapan dalam penelitian. Pada tahap penjelajahan dengan teknik

pengumpulan data

grand tour question

, analisis data dilakukan dengan analisis

domain. Pada tahap menentukan fokus analisis data dilakukan dengan analisis

taksonomi. Pada tahap selection, analisis data dilakukan dengan analisis

komponensial. Selanjutnya untuk sampai menghasilkan judul dilakukan dengan

analisis tema. (Handri Hermanto, 2011:44)

3.3.4. Pengujian Kredibilitas Data

Pengujian kredibilitas data penelitian akan dilakukan dengan cara :

Penelitian ini diperpanjang sampai tiga kali, karena pada periode I dan II,

data yang diperoleh dirasa belum memadai dan belum kredibel. Belum memadai

karena belum semua rumusan masalah dan fokus terjawab melalui data, belum

kredibel karena sumber data masih ragu-ragu dalam memberikan data, sehingga

data yang diperoleh pada tahap I dan II ternyata masih belum konsisten, masih

berubah-rubah, dengan perpanjangan pengamatan sampai tiga kali maka data

yang diperoleh dirasa telah jenuh

2. Meningkatkan ketekunan

Pengujian kredibilitas dengan meningkatkan ketekunan ini dilakukan

dengan cara peneliti membaca seluruh catatan hasil penelitian dengan cermat,

sehingga dapat diketahui kesalahan dan kekurangannya, demikian juga dengan

meningkatkan ketekunan maka, peneliti dapat memberikan deskripsi data yang

akurat dan sistematis tentang apa yang diamati.

Sebagai bekal peneliti untuk meningkatkan ketekunan adalah dengan cara

membaca berbagai referensi buku maupun hasil penelitian atau

dokumentasi-dokumentasi yang terkait dengan temuan yang diteliti, dengan membaca ini maka

wawasan peneliti akan semakin luas dan tajam, sehingga dapat digunakan untuk

memeriksa data yang ditemukan itu benar dan dapat dipercaya atau tidak.

3. Triangulasi

Triangulasi dilakukan dengan cara triangulasi teknik, sumber data dan

waktu. Triangulasi teknik dilakukan dengan cara menanyakan hal yang sama

dengan teknik yang berbeda, yaitu dengan wawancara, observasi dan

dokumentasi. Triangulasi sumber, dilakukan dengan menanyakan hal yang sama

melalui sumber yang berbeda, dalam hal ini sumber datanya adalah Manajer dan

karyawan dari pihak Aini Swalayan Surabaya. Triangulasi waktu artinya

pengumpulan data dilakukan pada berbagai kesempatan, pagi, siang, dan sore

hari (Wirdiyanto, 2009: 33). Dengan triangulasi dalam pengumpulan data, maka

tidak. Jika nara sumber memberikan data yang berbeda, maka berarti datanya

BAB IV

GAMBARAN UMUM SUBYEK PENELITIAN

4.1. Sejarah Singkat Perusahaan

AINI Swalayan adalah salah satu usaha bisnis yang berorientasi dalam bidang

barang dan jasa, yang terletak di Jalan Medokan Asri IK No.1 Surabaya. Swalayan ini

didirikan pada tahun 2002, Pendiri AINI Swalayan yakni ibu Hj. Nur Aini Pane. Tetapi pada

saat ini swalayan ini dialihkan dan dikelola oleh anaknya yang bernama Bpk. H. Norman

Parlindungan Siregar yang pada saat ini menjabat sebagai General Manager (owner) pada

AINI Swalayan.

Kesuksesan Aini swalayan yang memiliki tujuan utama memberikan pelayanan

kepada pelanggan dari Aini Swalayan dengan motto “Hemat, Mudah dan Nyaman dan

dengan cara menarik pelanggannya melalui penawaran harga yg lebih murah kepada

konsumen setempat. Pada saat melihat semakin banyaknya kompetitor, maka para

pengelola mempunyai inisiatif supaya ditambah dengan segala macam busana muslim yang

dinamakan Butik Islami.

Karyawan yang ada pada AINI Swalayan cukup membanggakan, dengan merekrut

pegawai yang berpotensi yang mampu mengembangkan AINI Swalayan kedepan. AINI

Swalayan adalah toko yang menyediakan berbagai macam barang diantaranya berbagai

kebutuhan 9 bahan pokok, peralatan rumah tangga, buku-buku, isi ulang air minum, butik

Islami, Mainan anak, play ground, dan lain-lain.

Lokasi AINI Swalayan sangat strategis, terletak didepan jalan raya, dekat perumahan

medokan, sekolahan, dan juga dekat kampus UPN, sehingga mudah untuk mencapai

sasaran objek penjualan. AINI Swalayan mempunyai 2 lantai dengan luas ± 720 M yakni

dengan panjang 30 M dan lebar 24 M, keamanannya juga terjamin karena ada tempat

parkirnya yang luas dan dijaga oleh security. Jadi, para pelanggan merasa nyaman dan

aman untuk berbelanja

4.2. Letak Geografis

Sebelah utara :Berbatasan dengan Perumahan Medokan Ayu, yang jaraknya ± 500 meter.

Sebelah selatan : Berbatasan dengan kampus UPN, jaraknya ± 700 meter.

Sebelah timur : Berbatasan dengan perkampungan, jaraknya ± 300 meter.

Sebelah barat : Berbatasan dengan perumahan YKP ± 400 meter.78

4.3.Visi dan Misi

Visi

Menjadi swalayan yang unggul dalam layanan untuk memenuhi kebutuhan

dan membangun kesejahteraan ekonomi masyarakat.

Untuk memacu kemajuan AINI Swalayan dan untuk memperjelas

tujuan-tujuan yang akan dicapai, maka AINI Swalayan mempunyai misi,

yaitu :

Misi

- Memberikan kemudahan bagi konsumen didalam membeli produk-produk yg up to date.

- Memberikan pelayanan yang nyaman serta mutu yang baik.

4.4. Tujuan

- Membuat lapangan pekerjaan untuk masyarakat.

- Memberikan kesempatan kerja pada orang lain.

- Memberikan penghasilan keluarga dan juga masyarakat lingkungan sekitar.

4.5. Struktur Organisasi Perusahaan

Agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar, maka perusahaan perlu menerapkan

sistem organisasi yang baik, karena dapat menunjukkan pembagian antara tugas,

wewenang, tanggung jawab dan penempatan pegawai yang sesuai dengan keahliannya.

Guna memperjelas bentuk organisasi maka harus dibuat bagan struktur, karena pada

kotak atau garis menurut kedudukannya, dimana masing-masing membuat fungsi tertentu

dengan antara yang satu dengan yang lain dihubungkan dengan garis wewenang.

GAMBAR 4.5 : STRUKTUR PEGAWAI AINI SWALAYAN

Keterangan :

Penasehat

: Ibu Hj. Nur Aini Pane

General Manager

: Bpk. H. Norman Parlindungan Siregar

Wakil General Manager : Maulud Harahap

Kepala Toko : Abdullah

Koordinator Butik : Riya

Supervisor Market : Agus

Koordinator Gudang : Rudi

Koordinator Security : Rusman

Kasir

: Mytha & Ninuk

Pramuniaga

: Arif

Penasehat

General Manager

Wakil General Manager

Kepala Toko

Supervisor

Koor. Butik

Koor. Gudang

Koor. Security

4.5.1. Job Descriptions

Penasehat

•

Mengontrol Perusahaan

•

Menerima Laporan

General Manager

•

Memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang dibawahnya.

•

Meminta pertanggung jawaban dari masing-masing bagian yang

dibawahnya.

•

Menjaga serta membina koordinasi dan kerjasama yang baik diantara semua

bagian.

Wakil General Manager

•

Mengontrol pegawai.

Kepala Toko

•

Mengurusi order barang

•

Mengurusi promosi

Koordinator Butik

•

Mengontrol stok barang yang ada di butik.

Koordinator Market

•

Mengkoordinir serta mengawasi semua pegawai dan seksi penjualan.

•

Memonitoring omset penjualan setiap hari.

•

Menyelesaikan masalah yang dihadapi pegawai dengan konsumen.

•

Mengadakan perjanjian dengan sub-distributor yang lain.

•

Mengembangkan ide-ide dan temuan baru bagi AINI Swalayan.

Koordinator Gudang

•

Menerima, menyimpan, memelihara serta mengeluarkan barang sesuai

•

Memberi laporan tentang persediaan dan memantau stok barang yang ada.

•

Mencocokkan barang dengan faktur.

•

Membuat laporan penerimaan barang.

Koordinator Security

•

Menjaga keamanan

•

Memantau parkir

•

Kasir

•

Menerima pembayaran tunai dari pembeli.

•

Membubuhkan cap lunas pada nota penjualan.

•

Membuat laporan secara periodik tentang masuknya uang.

Pramuniaga

•

Membersihkan dan menata toko

•

Melayani pembeli dengan ramah dan baik.

4.5.2. Sarana dan Prasarana

Dalam pelaksanaan aktivitas kegiatan suatu lembaga sudah pasti memiliki sarana dan

prasarana yang mendukung. Dalam hal ini, AINI Swalayan mempunyai sarana dan

prasarana sebagai berikut :

Sumber :

Wawancara langsung dengan Wakil Manager Aini Swalayan Surabaya

B. Penyajian Data

Dalam penyajian data ini, peneliti akan menjelaskan kenyataan-kenyataan yang ada dilokasi

penelitian sesuai dengan permasalahan yang diangkat. Data ini diperoleh peneliti melalui

wawancara para pegawai, observasi lokasi, dan dokumentasi pada AINI Swalayan

Surabaya. Setelah melakukan observasi lokasi, wawancara dan mengumpulkan

dokumentasi, maka data yang telah diperoleh peneliti pada AINI Swalayan Surabaya,

sebagai berikut :

No Keterangan

Jumlah No Keterangan

Jumlah

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Komputer

Rak

Etalase

Kulkas

Kursi

Meja

Lampu

Jam Dinding

Telepon

AC

7

8

5

5

8

4

20

4

6

6

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Tangga

Kalender

Gudang

Kamar Kecil

Berangkas

Pos Security

Tempat isi ulang Air minum

Tempat Play Ground

Aquarium

Tempat Parkir

1

2

1

2

2

1

1

1

2

1

4.6. Perencanaan Pemasaran AINI Swalayan Surabaya

a. Penentuan Visi dan Misi AINI Swalayan Surabaya

Visi : Menjadi swalayan yang unggul dalam layanan untuk memenuhi kebutuhan dan

membangun kesejahteraan ekonomi masyarakat.

Misi : Memberikan kemudahan bagi konsumen di dalam membeli produk-produk dan

memberikan pelayanan yang nyaman serta mutu yang baik.

b. Pengembangan Profil AINI Swalayan Surabaya

Pengembangan suatu organisasi tidak lepas dari peran orang yang ada didalamnya

terutama seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya, yang ditunjang dengan

karyawan-karyawan yang profesional serta bertanggung jawab. Pengembangan profil AINI

Swalayan ditunjang dengan melakukan pengembangan secara intern melalui pembinaan

karyawan untuk memiliki sumber daya manusia yang tinggi, pelayanan dan fasilitas, sarana

dan prasarana yang menunjang. Dari pengembangan secara intern ini, maka dapat dicapai

suatu tujuan, yaitu meningkatkan mutu pelayanan dan melengkapi berbagai kebutuhan

masyarakat sekitarnya. Tujuan diatas dapat dicapai oleh AINI Swalayan, namun bukan

hanya dengan karyawan yang membawa potensinya dari pengalaman pendidikan selama

ini, namun para karyawan juga diberi pelatihan khusus dalam perencanaan pemasaran

untuk pengembangan sumber dayanya dan diarahkan terhadap pemenuhan kebutuhan

masyarakat.

Strategi sekarang yang digunakan AINI Swalayan dalam memasarkan produknya adalah

dengan melalui promosi dalam bentuk

brosur, spanduk, dan dalam bentuk iklan diberbagai media massa yang ada

disekitar swalayan, dan kelompok masyarakat sekitar.

c. Merumuskan keadaan saat ini

Untuk merumuskan keadaan saat ini, pada perencanaan pemasaran AINI Swalayan dengan

melihat kondisi dan situasi sekarang, dengan kata lain para karyawan AINI Swalayan dalam

merencanakan sesuatu dengan memanfaatkan SDM yang dimiliki atau sumber daya yang

dirumuskan. Sumber daya tersebut adalah tenaga kerja yang profesional, disiplin dan

bertanggung jawab pada tugas masing-masing.

Saat ini AINI Swalayan Surabaya memiliki karyawan dengan bekal sumber daya manusia

yang cukup membanggakan dan bertanggung jawab atau tugas masing-masing. Perekrutan

karyawan pun sangat berhati-hati, mengingat bahwa AINI Swalayan membutuhkan sumber

daya manusia yang profesional untuk pengembangan swalayan kedepan. Adapun dana

yang digunakan untuk pelaksanaan rencana kegiatan diperoleh dari hasil penjualan.

d. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Untuk menyusun perencanaan program kerja, AINI Swalayan melihat berbagai peluang

yang terdapat pada kebutuhan masyarakat akan produk dan jasa yang ditawarkan, apakah

berpengaruh positif atau negatif terhadap perencanaan yang secara operasional. Oleh

karena itu, butuh pengidentifikasian segala kemudahan dan hambatan yang akan dihadapi

oleh AINI Swalayan. Adapun kemudahan dan hambatan dalam penyusunan program kerja

AINI Swalayan Surabaya adalah sebagai berikut :

•

Faktor Pendukung

1. Internal

Adanya tujuan yang mulia pada AINI Swalayan dengan`menawarkan produk dan jasa.

Selain dari itu dalam perencanaan AINI Swalayan didukung oleh para karyawan dibekali

dengan SDM (sumber daya manusia) yang cukup membanggakan, bisa dikatakan mampu

untuk mengelola dengan menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing dan kesadaran

para karyawan untuk mengamalkan ilmunya serta dengan adanya kemauan para karyawan

untuk melaksanakan tugas dan kewajiban masing-masing dalam merealisasikan

kegiatan-kegiatan yang telah dirumuskan sebelumnya.

2. Eksternal

Krisis yang berkepanjangan sehingga banyak para konsumen dalam daya tarik untuk

membeli menurun, serta banyaknya gedung - gedung atau toko-toko, yang berdiri sebagai

Untuk mencapai suatu tujuan yang ada, AINI Swalayan merencanakan program kerja yang

meliputi program kerja jangka pendek, program kerja jangka panjang. Adapun program kerja

AINI Swalayan adalah sebagai berikut :

1) Program jangka panjang

a. Mendirikan sarana dan prasarana sebagai penunjang kegiatan AINI

Swalayan

b. Meningkatkan kualitas pengembangan produk yang sudah ada

c. Meningkatkan mutu pelayanan bagi para pelanggan

2) Program jangka pendek

a. Sosialisasi produk-produk, baik produk barang maupun jasa

b. Meningkatkan kemampuan bagi para karyawan dengan memberikan

pemahaman tentang perencanaan pemasaran

4.7. Perencanaan Pemasaran Produk-Produk Pada AINI Swalayan Surabaya

a. Perumusan Tujuan

Perencanan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan

organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan

menggunakan sumber daya sumber dayanya tidak secara efektif. Tujuan merupakan hal

yang amat penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Tujuan suatu perusahaan haruslah

dirumuskan dengan jelas, realistis, tepat sasaran dan dapat diketahui oleh semua orang

yang terlibat pelaksanaan dapat berpartisipasi dengan penuh kesadaran.

b. Strategi Bauran Pemasaran AINI Swalayan

Berikut ini uraian bauran pemasaran yang dilaksanakan oleh AINI Swalayan :

1. Strategi Produk

Perubahan lingkungan yang terjadi berpengaruh terhadap jumlah konsumen yang

membeli maupun yang memesan lewat telepon khususnya di kota Surabaya, tuntutan inilah

bagi pihak AINI Swalayan untuk lebih memperbanyak produk-produk yang disukai oleh

konsumen. Di dalam strategi marketing mix, strategi produk merupakan unsur yang paling

Keterangan :

SPV = Supervisor/Kepala Toko

Keterangan :

SPV = Supervisor/Kepala Toko PO = Permintaan Order

Penjelasan prosedur pengeluaran barang Aini Swalayan menurut usulan peneliti adalah sebagai berikut :

1. Setiap bagian menuliskan permintaan barangnya pada form order permintaan barang rangkap dua. Lembar pertama untuk bagian gudang. Lembar kedua untuk arsip bagian yang mengorder

2. Setelah selesai menulis form penerimaan barang, bagian divisi yang mengajukan permintaan barang menyerahkan form permintaan barang pada supervisor.

3. Supervisor kemudian memeriksa barang-barang yang diorder, apakah tersedia di gudang. selain itu, supervisor juga perlu memeriksa data stock barang di komputer apakah memang benar persediaan barang yang diorder sudah dalam batas minimal atau malah sebaliknya. Jangan sampai terjadi penimbunan barang di gudang, karena dapat berakibat rusaknya barang yang diorder, pertama jika sistem FIFO tidak berjalan. jika barang yang diorder memang benar dalam batas minimum, supervisor atau dibantu oleh checker gudang dan helper baru mengeluarkan order barang tersebut.

4. Setelah memberikan barang pada divisi terkait, supervisor WAJIB meminta tanda tangan bukti penerimaan pada divisi/bagian yang bersangkutan. hal ini penting dilakukan, sebagai antisipasi jika salah satu pihak lupa apakah barang pada form permintaan barang telah dikeluarkan semua.

5. Setelah menerima barang order dari supervisor, bagian Admin gudang mencatat dalam data stock barang di komputer kemudian supervisor mengarahkan pramuniaga meletakan barang ke display toko.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pembahasan mengenai Evaluasi Terhadap Penerapan Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Barang (Studi Kasus Pada Aini Swalayan Di Surabaya) maka dapat diambil kesimpulan bahwa selama ini Aini Swalayan sudah melaksanakan sistem pengendalian intern yang baik namun masih ada beberapa hal yang harus diperbaiki dalam melaksanakan pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, di antaranya adalah :

1. Di dalam melaksanakan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang terdapat kesalahan yang dilakukan oleh beberapa bagian yaitu adanya permintaan barang yang dilakukan secara lisan tanpa menggunakan dokumen atau formulir secara tertulis, sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dalam melakukan permintaan atas keluar masuknya barang baik dalam kuantitas maupun kualitasnya dan kesalahan dalam melakukan input data stock barang ke dalam komputer.

2. Tidak adanya pemberian wewenang dan otoritas yang tegas sehingga bagian pembelian barang dan penyimpanan barang melakukan tugas merangkap, hal ini bisa mengakibatkan tidak efektifnya sistem pengendalian intern di perusahaan.

6.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka peneliti akan memberikan saran yang kiranya dapat dijadikan bahan pertimbangan serta masukan bagi pihak Aini Swalayan :

1. Penggunaan dokumen atau formulir secara lengkap dan terperinci dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan dalam hal permintaan dan pengeluran barang agar setiap keluar masuknya barang di gudang sesuai dengan yang tercatat dalam formulir tersebut. selain itu pengunaan formulir tersebut juga dapat digunakan sebagai wujud pertanggungjawaban atas pelaksanaan order penerimaan atau pengeluaran barang.

2. Dalam melaksanakan prosedur penerimaan dan penyimpanan barang seharusnya dilaksanakan oleh bagian yang berbeda sehingga dapat dicapai suatu pengendalian intern yang lebih baik di dalam perusahaan

3. Dari masalah di atas Aini Swalayan hendaknya menyajikan laporan khusus dari pendapatan yang diperoleh dari hasil penjualan yang dilakukan diluar penjualan pokok Aini Swalayan.

4. Perlu adanya peningkatan pengawasan khusus bagi persediaan barang yang ada di Aini Swalayan terhadap kondisi barang yang masih layak jual dengan barang-barang yang tidak layak jual (rusak atau kadaluarsa)