Direktorat Pembinaan SMK 2013
Etika Profesi Dan Profesional Bekerja
68
1. Menggambarkan describe, informasi yang deskriptif membantu
pimpinan untuk menentukan apakah sesuatu akan salah atau apakah kondisi lingkungan itu akan mengalami perubahan.
2. Menjelaskanmenerangkan to explain, menjelaskan apa yang
dimaksud serta bagaimana hubungan-hubungan yang ada.
3. Memperkirakan to predict, informasi prediktif, membantu pimpinan
untuk memprediksi dan mengestimasi keadaan pada masa yang akan datang dihubungkan dengan keadaan pada masa lampau.
4. Mengevaluasi to evaluate, informasi yang evaluatif, membantu
pimpinan untuk mengadakan evaluasi periodik mengenai kerja dan aktivitas penting lainnya, baik yang nampak sekarang maupun yang akan
terjadi pada masa yang akan datang.
5. Mengadakan pembaharuan to innovate, informasi yang inovatif adalah
hal-hal yang berupa ide-ide atau gagasan baru, rancangan-rancangan dan hepotesa-hepotesa yang dirasakan akan dapat membantu mempercepat
usaha pengembangan dan pembangunan.
Pimpinan akan dapat mengambil keputusan sehubungan dengan masalah yang dihadapinya, dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat
disajikan dengan cepat dan tepat. Tanpa adanya informasi yang memenuhi syarat, maka akhirnya pimpinan akan menggunakan pikiran untuk mengambil keputusan,
sehingga akan mengakibatkan tidak dijaminnya ketepatan keputusan yang akan atau telah diambilnya.
4. Fungsi Pengelolaan Informasi
Pengelolaan informasi memiliki tiga fungsi penting yaitu pengumpulan informasi, penyimpanan dan pemrosesan informasi, serta penyajian informasi
tersebut kepada manajer pimpinan perusahaan.
a. Pengumpulan informasi
Informasi yang dapat dikumpulkan oleh suatu organisasi sangat banyak, seperti catatan tentang pegawai, informasi tentang pesaing, data penjualan, data
akuntansi, informasi tentang konsumen dan sebagainya. Dalam pengumpulan informasi terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan
informasi yaitu pengamatan langsung, wawancara, perkiraan dan daftar pertanyaan.
Fungsi utama dari pengelolaan informasi adalah menentukan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan mengorganisasikannya ke dalam
database. Database adalah suatu kumpulan data terintegrasi yang disimpan dalam satu tempat untuk memudahkan mengakses dan memproses data.
69
Direktorat Pembinaan SMK 2013
Etika Profesi Dan Profesional Bekerja
Data dapat diperoleh dari sumber-sumber yang berasal dari dalam maupun luar organisasi. Biasanya sebagian besar data yang dikumpulkan berasal dari:
1. Sumber internal seperti catatan perusahaan atau laporan dan informasi
yang disusun para manajer. 2.
Sumber eksternal seperti publikasi perdagangan, pelanggan dan kosultan.
b. Penyimpanan dan pengolahan informasi
1. Penyimpanan Informasi
Untuk memudahkan pengaksesan oleh pemakainya, data biasanya disimpan dalam lashdisk, cd atau harddisk eksternal maupun internal komputer. Data yang
disimpan haruslah data yang terbaru, oleh karena itu database harus diperbaharui. Untuk mengelola database secara baik perlu diterapkan Sistem Manajemen
Database SMDP, yaitu sebuah program perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola ile-ile, mengubah informasi yang disimpan dalam ile,
menambah informasi baru dan menghapus informasi yang sudah tidak diperlukan, menggabungkan ile-ile serta memproses data dan mencetak laporan.
a. Penataan Berkas Data Penataan berkas data adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data
sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Penataan berkas ini mengarah kepada penyimpanan yang merupakan
kegiatan lanjutan setelah berkas tersebut digunakan. Dalam penataan berkas data perlu adanya keseragaman dalam proses dan prosedur.
Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali arsip aktif umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah dengan menggunakan sistem
Distributed Data Processing DDP atau sistem lainnya, sedangkan penataan berkas yang sudah tidak aktif dipusatkan dibagian arsip.
b. Penataan Arsip Penataan arsip dilakukan terhadap dua jenis arsip, yaitu arsip aktif dan arsip
tidak aktif. 1. Penataan Arsip Aktif
Dalam penataan arsip aktif, arsip-arsip yang masalahnya sama, ditata menjadi satu iledan dimasukkan ke dalam satu folder.
Kalau tidak cukup dalam satu folder dapat juga ke beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda dipisahkan
oleh sekat penunjuk guide yang sekaligus merupakan petunjuk subyekmasalah. File folder beserta penyekat ditempatkan
kedalam iling kabinet.
Direktorat Pembinaan SMK 2013
Etika Profesi Dan Profesional Bekerja
70
2. Penataan arsip tidak aktif Arsip yang sudah tidak aktif disimpan di pusat arsip sentralisasi
dan ditata menurut pola klasiikasi tanpa kartu kendali. Karena jumlahnya sangat besar dan penggunaannya tidak sesering
arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tampung lebih besar. Untuk lebih memudahkan
penemuannya, arsip-arsip yang sudah tidak aktif, sebaiknya digolongkan menurut tahun.
c. Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip ini juga berbeda-beda, antara lain tergantung
tujuan organisasinya, volume pekerjaan, jenis peralatan yang digunakan, tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi, dan kondisi isik masing-
masing organisasi. Penyimpanan arsip secara sistematis akan bermanfaat untuk penemuan kembali dengan mudah dan cepat, pengambilannya mudah
tanpa mengacaukan penyimpanan, dan pengembaliannya juga dengan mudah.
d. Perlindungan Arsip Perlindungan arsip dapat diartikan sebagai berikut.
1. Penjagaan tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman.
2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip dan menjaga arsip yang dihasilkan.
3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Dengan adanya perlindungan arsip diharapkan agar arsip: 1. Tidak hilang.
2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawaborang yang tidak berhak atas arsip tersebut.
3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.
4. Tidak mudah rusak atau terbakar. e. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Faktor-faktor yang menyebabkan arsip rusak terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal antara lain kertas yang tidak bagus kualitasnya,
tinta yang mudah luntur untuk jangka lama, dan lem yang digunakan mudah mengelupas. Faktor eksternal yang menyebakan kerusakan arsip, yaitu
kelembapan udara, sinar matahari, debu, jamur, dan rayap atau ngengat.
71
Direktorat Pembinaan SMK 2013
Etika Profesi Dan Profesional Bekerja
f. Perawatan Arsip
Usaha untuk merawat arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut
informasinya isinya dari kehilangan, kerusakan dan Iain-Iain. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan:
1. Pengaturan Ruang Arsip Ruangan jangan terlalu lembap. Suhu udara sebaiknya sekitar 26
derajat celcius. Kelembapannya jangan melebihi 65. Sebaiknya gunakan AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah
debu. Jika tidak menggunakan AC, ruangan diberi ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan.
Berikan penerangan yang cukup memadai dan hindarkan dari kemungkinan serangan: hama, rayap, ngengat, dan semut.
2. Kebersihan Kebersihan disini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat
beserta alatnya. Untuk menjaga agar kebersihan arsip terjaga hindari merokok dan makan di dalami ruangan arsip, sedot
debu yang ada dengan penyedot debu dan kalau ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan.
3. Perawatan Tempat Penyimpanan Arsip
•
Rak arsip sebaiknya dari logam.
•
Lemari arsip harus sering dibuka.
•
Susunlah arsip dalam lemari agak renggang agar mudah pengambilan dan tidak mudah lembab.
•
Taruhlah kapur barus untuk pembasmi ngengat dan rayap. 4. Lakukan pengamanan arsip dari segi isiknya
•
Restorasi Arsip Restorasi berarti memperbaiki arsip yang telah rusak dan
sulit digunakan. Dengan demikian, agar dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.
•
Laminasi Arsip Dengan menggunakan plastik, agar tidak mudah rusak
oleh air, binatang kecil dan Iain-Iain.
•
Mikroilm Arsip pentingvital yang sulit direstorasi dan dilaminasi,
diatasi dengan pemotretan mikro ilm. Kalau ingin membaca isinya dengan menggunakan proyektor khusus.
Direktorat Pembinaan SMK 2013
Etika Profesi Dan Profesional Bekerja
72
Dengan menggunakan mikroilm hemat ruangan, hemat tempat penyimpanan, cukup aman, mudah dipindahkan,
lebih tahan lama, lebih eisien. Hanya saja menggunakan mikroilm itu mahal dan sulit pengoperasiannya.
2. Pengolahan Data
