22
COMPTE GÉNÉRAL 2013 DE LA RÉGION WALLONNE
22
n’ait été précédée d’une désignation « officielle » pour intérim
52
, ni d’une remarque de la part de l’UITD dans le cadre du contrôle a posteriori des comptes.
La DGT précise que la matière réglementée des délégations de pouvoirs ne justifie pas toujours une désignation « pour intérim » puisqu’il faut distinguer les délégations de
pouvoirs des délégations de signature, beaucoup plus restrictives.
1.3.8. Manuels et instructions Sur la base de l’examen, d’une part,
des quelques instructions ciblées et ponctuelles
53
rédigées par la direction du contrôle budgétaire du département du budget et, d’autre part, du vade-mecum du 29 mars 2010 de la DGO1 destiné à ses comptables extraordinaires
54
décentralisés et de ses ordonnateurs, rédigé avec la collaboration de la DGT et diffusé également aux administrations fonctionnelles du SPW par l’intermédiaire du comité de
coordination du pôle budgetfinances de la DGT, la Cour des comptes avait conclu que l’administration n’a
vait pas élaboré de procédures spécifiques donnant des instructions précises et fixant le contenu minimal d’un dossier ainsi que la répartition des responsabilités
d’exécution ou de contrôle au regard des différentes tâches nécessaires à la liquidation et au
paiement d’une dépense par le trésorier décentralisé. Lors de la phase contradictoire, le secrétariat général a communiqué à la Cour des comptes
le récapitulatif des consignes utiles en matière de composition du dossier comptable, rédigé en collaboration avec la DGT à l’attention de
ses correspondants budgétaires et accessible à tout le SPW depuis le 13 octobre 2014 par sa publication sur l’intranet du secrétariat général.
Si cette initiative répond partiellement à sa recommandation, la Cour estime que les procédures reprises dans ces diverses instructions, consignes ou vade-mecum devraient être
uniformisées et intégrées dans un seul document constituant un référentiel utile à l’ensemble des trésoriers du SPW et au contrôle de leurs comptes par l’UITD
, qu’il conviendrait de diffuser via la page « Outils pour les correspondants budgétaires » de l’intranet de la DGT.
Dans sa réponse, l’UITD fait également état d’une initiative en vue de diffuser les nouvelles normes comptables et les instructions existantes
55
, ainsi que d’actions pour informer et former les trésoriers notes de contrôle budgétaire pour les trésoriers, notes dans le cadre du
contrôle des comptes de gestion intermédiaires et informations diverses
56
. Elle rappelle qu’elle transmet à chaque directeur général
un rapport annuel détaillé des anomalies constatées par rapport aux dispositions légales et réglementaires. L’administration estime
que ce document détaillé et personnalisé par administration, complété de régulières instructions ponctuelles de la direction du contrôle budgétaire, constitue une source
d’informations et d’instructions adéquates pour les trésorier s décentralisés et pour les
ordonnateurs des directions opérationnelles. Comme pour le circuit classique, la DGT prend note de la remarque de la Cour des comptes,
mais s’interroge sur la plus -value qu’apporterait un tel manuel par rapport aux dispositions
52
Un document standard permet à l’ordonnateur de notifier la désignation temporaire d’un remplaçant en cas d’absence.
53
Désignation d’un trésorier décentralisé, versement du solde des avances de fonds, respect de l’annualité budgétaire, etc.
54
Les trésoriers décentralisés étaient dénommés comptables extraordinaires sous l’ancienne législation.
55
Remise d’une farde de documentation aux trésoriers décentralisés du SPW, lors de la réunion du 3 décembre 2013.
56
À propos des procédures à suivre, notamment en cas de remise-reprise, clôture du compte de gestion, reversements des avances de fonds, établissement du compte annuel.
23
COMPTE GÉNÉRAL 2013 DE LA RÉGION WALLONNE
23
réglementaires applicables
57
. Elle souligne l’investissement en temps qu’exigerait sa rédaction s’il fallait répertorier chaque type de dépense et déterminer les pièces à joindre aux
dossiers, ainsi que les contrôles à pratiquer au niveau des administrations fonctionnelles et du pôle budgetfinances.
Dans sa réponse, la DGO2 souligne l’importance d’assurer l’encadrement positif du trésorier décentralisé besoin de s’appuyer sur un vade-mecum, de bénéficier de formations, d’avoir
un point de contact positif au sein de la DGT, etc.. L’absence d’un référentiel unique,
intégré et actualisé explique certainement le manque d’harmonisation des
mentions et marques de contrôle lors de la réception des factures, des marchandises ou des services et lors de l’approbation des dépenses. Les constats sont les
suivants : le cachet d’entrée de la pièce mentionnant sa date de réception n’est pas
systématiquement apposé sur celle-ci ; la date de réception des marchandises apparaît rarement sur la facture ou un
document annexé ; la date d’approbation de la dépense n’est pas systématiquement indiquée.
La Cour des comptes a observé que la présence, ou non, de ces marques ou mentions dépend de la direction opérationnelle qui a réalisé l’encodage et porté approbation de la facture.
Dans sa réponse, la DGT estime que la réception des prestations est devenue un élément déterminant pour l’imputation des dépenses en application des dispositions de l’article 26
de l’arrêté du gouvernement wallon du 13 décembre 2012. L’UITD met l’accent depuis
plusieurs mois sur cet aspect lors du contrôle des comptes de gestion, au travers des contacts directs avec les trésoriers décentralisés et par les notes de contrôle budgétaire, ce qui aurait
induit une nette amélioration.
1.3.9. Plafond des dépenses L’a
