Dokumen - Dokumen Dalam Kegiatan Ekspor – Impor

Ekspor dengan diperlakukannya ketentuan LKP Laporan Kebenaran Pemeriksaan untuk ekspor maupun impor. g. Pabean Pabean sebagai alat pemerintah bertindak sebaga penjaga gawang lalu lintas komoditi internasional, disamping mengamankan pemasukan keuangan negara bagi kepentingan APBN juga membantu eksportir dan importir dalam memperlancar arus barang dan penumpang dan tidak sebaliknya.

C. Dokumen - Dokumen Dalam Kegiatan Ekspor – Impor

Aspek lain dari perdagangan internasional tersebut yang sama pentingnya adalah dokumen-dokumen yang diisyaratkan. Dalam hal ini penulis membatasi pembahasan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam sistem ekspor impor yang diisyaratkan pada Letter of Credit LC karena hal inilah yang umumnya dilakukan oleh eksportir dan importir. Tanpa dokumen tersebut seorang eksportir tidak akan memperoleh pembayaran dan bank yang menegosier Letter of Credit LC tersebut. Dokumen tersebut bukan hanya penting eksportir tetapi juga importir maupun bank, atau dengan kata lain dokumen tersebut penting bagi semua pihak yang terlibat dalam pembukaan Letter of Credit LC yang bersangkutan. Jadi Letter of Credit LC tersebut harus secara khusus menyatakan dokumen- dokumen yang diisyaratkan. Adapun dokumen-dokumen tersebut yakni : 1. Dokumen Penting : 25 25 Roselyn Hutabarat, Transaksi Ekspor Impor, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta, 1995, hal. 63 a. Dokumen-dokumen pengangkutan. 1 Bill of Lading 2 Air Waybill 3 Railway Consignment Note b. Invoice Faktur 1 Proforma Invoice 2 Commercial Invoice 3 Consuler Invoice c. Dokumen Asuransi 1 Insurance Police 2 Insurance Certificate 3 Cover Note 2. Dokumen Tambahan : 26 a. Packing List b. Certificate of Origin c. Certificate of Inspection d. Certificate of Quality e. Manufacturer’s Quality Certificate f. Certificate of Analysis g. Weight Certificate Weight Note List h. Measurement List i. Sanitary, Health dan Veterinary Certificate j. Draft Bill of Exchange Wesel 26 Ibid., hal. 64 k. Dokumen lain-lain. Berikut ini akan dijelaskan pengertian dan fungsi dari masing-masing dokumen dalam perdagangan internasional Ad. 1. Dokumen Penting Yang dimaksud dengan dokumen penting adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional yang berfungsi sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang termasuk dalam dokumen ini yaitu : 27 1 Bill of Lading BL a. Dokumen-Dokumen Pengangkutan, terdiri dari : “Bill of Lading adalah tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut” Bill of Lading konosemen merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan. Adapaun pihak-pihak yang tercantum dalam Bill of Lading BL adalah : - Shipper yaitu pemilik kapal yang dalam banyak hal merupakan pengirim LC beneficiary. - Consignee, yaitu pihak yang merupakan penerima barang dimana kepadanya akan diberlakukan tentang saat tibanya barang. 27 Ibid., - Carrier yaitu perusahaan pelayaran yang berhubungan dengan perusahaan tersebut. - Notify Party dalam hal ini ditetapkan siapa saja yang terdapat dalam LC tersebut. Fungsi-fungsi Bill of Lading BL Bill of Lading BL mempunyai 3 tiga fungsi yakni : 28 - Received for shipment Bill of Lading - sebagai tanda penerimaan kuitansi barang-barang yang diterima oleh pengangkut carrier dan pengirim barang shipper ke suatu tempat tujuan tertentu dan selanjutnya barang-barang tersebut diserahkan kepada pihak penerima consignee - Sebagai bukti kepemilikan atas barang, Bill of Lading menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang dan tanpa bill of lading tersebut seseorang atau orang lain yang ditunjuk tidak dapat menerima barang- barang yang disebutkannya di dalam BL yang bersangkutan dari perusahaan pelayaran. - Sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang- barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman. Jenis-Jenis pernyataan Bill of Lading BL Adapun jenis-jenis dari pernyataan Bill of Lading ini adalah : Merupakan jenis Bill of Lading BL yang dikeluarkan untuk barang-barang yang akan dimuat ke atas kapal - Shippen on Board Bill of Lading 28 Ibid., hal. 65 Merupakan jenis Bill of Lading yang dikeluarkan untuk barang- barang yang sudah dimuat ke atas kapal tertentu. Jenis dokumen Bill of Lading ini sangat penting karena itu setelah dokumen ini diterima dari suatu perusahaan pelayaran, ia harus diperiksa dan diteliti dengan cermat. 2 Airway Bill Merupakan tanda penerimaan barang yang dikirim melalui udara untuk barang dan alamat yang tertentu. Perlu diperhatikan bahwa airway bill ini bukan merupakan dokumen kepemilikian seperti Bill of Lading pada umumnya sehingga Airway Bill ini ditujukan kepada penerima tertentu atau bank koresponden yang telah disepakati. Dalam pemeriksaan airway bill ini, harus diperhatikan mengenai : 29 - Nama dan alamat pengirimpenjual dan penerimapembeli serta nama barang yang bersangkutan. Hal ini tidak perlu terlalu terperinci seperti jenis Bill of Lading lainnya. - Dalam Airway Bill harus ada tercantum pernyataan ‘tanda terima barang untuk dikirim ke tempat tujuan’ oleh maskapai penerbangan bersangkutan dengan mencantumkan pula tanggal penerbitan, nama kota serta tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perusahaan. Jadi Airway Bill ini hanya terdapat dalam LC dimana pengangkutan barang-barang tersebut dilakukan melalui udara. 29 Ibid., hal. 90. 3 Railway Consignment Note Hanya terdapat pada pengangkutan barang-barang dengan kereta api. Dikenal juga dengan istilah ”Surat Angkutan Kereta Api”. Pada dokumen ini dicantumkan juga nama stasiun pemberangkatan, kota tujuan, nama dan alamat eksportir. Dokumen ini harus dicap dengan nama stasiun kereta api yang bersangkutan. Setelah barang-barang tersebut sampai di tempat tujuan. Maka barang- barang itu akan diserahkan kepada penerima consignee atas permohonan dari yang bersangkutan dan dibuktikan oleh pejabat-pejabat perusahaan kereta api di tempat tujuan. b. Invoice Faktur Invoice Faktur adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian segala macam bea masuk. 30 1 Proforma Invoice Invoice ini dikeluarkan oleh eksportir untuk importir. Pada umumnya dokumen ini berisi tentang : - Jumlah Barang Quantity - Perhitungan pembayaran Payment Breakdown - Harga satuan Unit Price - Harga total Total Price Invoice Faktur terdiri atas beberapa bentuk, yaitu : 30 Ibid., hal. 93 – 100. Proforma Invoice ini merupakan tawaran kepada pembeli untuk menempatkan pesanannya yang pasti, yang biasanya berisi syarat-syarat jual-beli dan harga barang sehingga setelah adanya persetujuan dari pembeli maka akan ada kontrak yang pasti yang sesuai dengan ketentuan dalam proforma invoice Proforma Invoice ini biasanya digunakan apabila : - pembayaran atas harga barang dilakukan sebelum pengapalan - Barang-barang diekspor sebelum adanya kontrak perdagangan yang pasti, jadi proforma invoice ini memberikan keterangan dimana barang- barang itu ditempatkan. - Digunakan sebagai data penumpang dan sarana pendukung dalam suatu tender. 2 Commercial Invoice Istilah lain yang sering digunakan dalam masyarakat adalah ”Invoice”. Commercial invoice ini bukan hanya merupakan tawaran seperti halnya proforma invoice tetapi merupakan nota perincian tentang jenis barang, harga barang dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan barang tersebut. Commercial Invoice ini dibuat oleh penjual eksportir yang ditujukan kepada pembeli importir yang sesuai dengan yang tercantum pada LC. Dalam Commercial Invoice dapat terjadi perincian harga barang-barang yang tercantum bukan merupakan harga yang ditawarkan. Hal ini dimungkinkan apabila telah ada kesepakatan bahwa eksportir akan membayar ongkos tambahan pengapalan dan eksportir akan menagih kepada pembeli sebesar jumlah yang sebenarnya. 3 Consular Invoice Adalah suatu invoice yang dikeluarkan olehm instansi-instansi resmi yakni kedutaan dan konsulat. Ketentuan mengenai consular invoice ini berbeda-beda disetiap negara, ada yang menentukan bahwa Consular Invoice ini tidak mutlak diperlukan tetapi ada juga yang menentukan bahwa Consular Invoice ini harus ada. Perlunya Consular Invoice ini antara lain untuk memeriksa harga jual barang dibandingkan dengan harga pasar. c. Dokumen Asuransi Mengenai Asuransi ini ada diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, dimana pasal 245 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, memberikan pengertian Asuransi sebagai berikut : 31 31 R. Subekti R. Tjitrosudibio, Kitab Undang-Undang Hukum Dagang dan Undang-Undang Kepailitan, Cetakan keduapuluh, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, 1991, hal. 74. ”Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian, di mana penanggung mengikat diri terhadap tertanggung dengan memperoleh premi, untuk memberikan kepadanya ganti rugi karena suatu kehilangan, kerusakan, atau tidak mendapat keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan dapat diderita karena suatu peristiwa yang tidak pasti.” Dengan demikian, kita dapat melihat bahwa : ”Dokumen Asuransi adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan oleh maskapai asuransi atas permintaan Eksportir maupun Imsportir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi” Dokumen Asuransi dapat dibuat : - atas nama pengasuransi - atas order bank Banker’s Clause - atas nama pembawa Adapun dokumen asuransi terdiri atas beberapa bentuk yakni : 32 1 Insurance Policy Adalah merupakan bukti kontrak asuransi barang-barang yang akan diangkut dengan kapal atas nama si tertanggung membayar premi 2 Insurance Certificate Dokument asuransi yang merupakan surat keterangan yang menerangkan bahwa terhadap barang-barang tertentu yang diangkut telah dilakukan penutupan transaksi 3 Cover Note Merupakan pemberitahuan dari sebuah perusahaan asuransi yang menyatakan bahwa suatu telah ditutup menunggu hingga suatu sertifikat asuransi dikeluarkan. Ad.2 Dokumen Tambahan Yang dimaksud dengan dokumen tambahan adalah dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat dan menunjang keterangan yang terdapat dalam dokumen penting. Yang termasuk dalam dokumen tambahan ini adalah : 33 a. Packing List Istilah lain yang dikenal yaitu daftar pengepakan. Maksudnya adalah dokumen yang merupakan daftar perincian barang-barang yang dipakai 32 Roselyn Hutabarat, Op. Cit., hal. 105 – 108. 33 Ibid., hal. 111 – 147. mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total keseluruhannya sama dengan yang terdapat dalam invoice faktur perdagangan b. Certificate of Origin Merupakan surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang yang ditandatangani untuk membuktikan menerangkan negara asal suatu barang. Instansi yang berwenang ini misalnya : Departemen perdagangan, Kantor Dagang, Bea Cukai, dan sebagainya. c. Certificate of Inspection Adalah surat keterangan tentang keadaan barang mengenai mutu barang, jenis, harga dan lain keterangan yang dibutuhkan. Yang dikeluarkan atas permintaan eksportir atau instansi lain yang membutuhkan. Pentingnya certificate of inspection ini adalah untuk menilai secara menyeluruh suatu barang dalam suatu transaksi. Semakin kurang dikenal suatu bonafiditas dan integritas seorang rekanan, semakin penting, artinya kedudukan certificate of inspection. Begitu juga untuk transaksi perdagangan yang besar dan proyek tangkap. d. Certificate of Quality Dokumen ini umumnya dibuat oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Industri atau sejenisnya yang disahkan oleh Pemerintah suatu negara untuk memeriksa mutu barang-barang mata dagangan ekspor. Keterangan yang dibuat berkaitan dengan hasil analisa barang-barang tersebut di laboratorium. Dokumen ini disiapkan dalam LC hanya apabila LC mensyaratkannya. Dalam hubungan ini ada peraturan tertentu yang berlaku khusus di Indonesia dalam usaha melaksanakan standarisasi dan pengendalian mutu untuk mata dagangan ekspor. e. Manufacturer’s Quality Certification Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Quality Certification adalah surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakan bahwa barang- barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merek dagangannya Trade Mark Manufacturer’s Quality Certification penting artinya sebagai bukti keaslian dari jaminan mutu atas barang, yang dikaitkan dengan nama baik dari produsen itu dalam pasaran iternasional yang juga menyangkut masalah Paten, Trade Mark dan Lisensi. Dokumen ini lazimnya dibuat oleh pabrik pembuat barang yang diekspor atau supplier yang menguraikan mutu dan barang-barang tersebut. f. Certificate of Analysis Dokumen ini menerangkan bahan-bahan dan proporsi bahan yang terdapat dalam barang-barang tertentu yang diharuskan pemeriksaannya. Penelitan tersebut dilakukan oleh badan analisa bahan-bahan kimia atau obat-obatan yang berdiri sendiri. Dokumen ini hanya diperlukan syarat LC mengharuskannya melihat pada jenis barang. g. Weight Certificate Weight Note List Dokumen ini merupakan suatu pernyataan catatan yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan dan barang yang terdapat dalam tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi suatu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat bersih dari total berat kotor yang tercantum dalam faktur perdagangan. Dokumen ini dikeluarkan oleh badan yang disahkan oleh pemerintah yang tugasnya memeriksa ukuran berat barang secara tepat. Namun dokumen ini dapat juga dibuat oleh eksportir sendiri kecuali syarat LC melarang. h. Measurement List Daftar Ukuran Yang dimaksud dengan Measurement List adalah daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan volume dari tiap kemasan tersebut. Ukuran-ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syrat-syarat yang dicantumkan dalam LC. Volume pengepakan setiap barang tersebut diperlukan antara lain untuk menghitung ongkos angkut atau untuk keperluan persiapan barang-barang. i. Sanitary, Health and Veterinary Certificate Dokumen ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan ekspor, tanaman- tanaman atau bagian-bagian dari hasil-hasil tanaman telah diperiksa dan telah bebas dari nama-nama penyakit, dalam hal kaitan dengan produksi- produksi laut, tulang hewan dan ternak. pernyataan bebas dari nama penyakit diberikan dalam bentuk surat keterangan ”Veterinary Certificate” dan atau ”Health Certificate” Tingkat kebersihankebusukan serta kesehatan serta aspek-aspek lainnya dari barang-barang tersebut dijelaskan dalam dokumen ini. Dokumen jenis ini hanya diperlukan apabila LC mensyaratkannya dan disesuaikan dengan barang-barangbenda yang dikapalkan. Dokumen ini dikeluarkan oleh jawatan resmi yang ditunjuk pemerintah negara-negara setempat. j. Draft Bill of Exchange Wesel Dokumen ini dikenal juga dengan nama Wesel yang memegang pernan penting dalam pembiayaan transaksi Ekspor-Impor. Wesel ini lazimnya selalu disertakan ke dalam dokumen-dokumen pengapalan agar eksportir dapat memperoleh pembayaran dan negosiasi bank. Wesel adalah alat pembayaran yang merupakan perintah yang tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain, ditandatangani oleh orang yang dialamatkan atau si tertarik drawer untuk membayar pada saat diminta atau pada suatu waktu tertentu di kemudian hari, sejumlah uang kepada orang tertentu atau yang ditunjuk oleh orang tertentu tersebut atau kepada pemegang wesel tersebut k. Dokumen lain-lain Telah dijelaskan berbagai jenis dokumen-dokumen pengapalan yang tergantung pada jenis dan kondisi barang ekspor yang bersangkutan penggunaannya dapat dipilih untuk dicantumkan sebagai persyaratan- persyaratan sebuah LC Selanjutnya ada beberapa tambahan dokumen walaupun bukan dokumen pengapalan tetapi sering diperlukan untuk kelancaran penerimaan barang- barang yang dikapalkan tersebut di tempat importir dan atau eksportir Dokumen-dokumen dimaksud adalah : 34 1 Freight Forwarder’s Receipt Eksportir dan Importir yang menggunakan jasa-jasa Freight Forwarder Receipt atau Forwarding Agent’s Receipt sebagai ganti penyerahan barang-barangnya. Tanda terima tersebut fungsinya tidak lebih dari pada tanda penerimaan barang-barang dan biasanya merupakan kontrak pengangkutan atau tanda pemilikan barang-barang selama dalam pengawasan maskapai pelayaran. 2 Delivery Order Dokumen ini dikeluarkan antara lain oleh bank sebagai perintah order kepada gudang yang menguasakannya untuk menyerahkan barang-barang yang disimpan digudang tersebut atau nama bank kepada yang memegang atau pihak yang disebut dalam Delivery Order. Biasanya Delivery Order tersebut dikeluarkan oleh bank pada saat barang-barang dimasukkan dalam gudang dan diserahkan kepada pembeli importir atau dikapalkan kembali Delivery Order dapat juga berfungsi sebagai surat jalan yang dikeluarkan Bea Cukai untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan. 3 Warehouse Receipt 34 Ibid., hal. 147 – 150. Tanda terima yang dikeluarkan oleh sebuah gudang atas penerimaan barang-barang disebut ”Warehouse Receipt” Adakalanya bank terpaksa menyimpan barang-barang impor yang tidak jadi ditebus importir didalam gudang. 4 Trust Receipt Suatu dokumen atau instrumen yang digunakan oleh seorang importir untuk mendapatkan atau memiliki dokumen-dokumen pengapalan sebuah LC agar importir tersebut dapat menjual barang-barang yang bersangkutan sebelum membayar menebus dokumen dokumen pengapalan tersebut kepada bank Dengan menandatangani dokumen tersebut importir mengikatkan diri kepada bank tersebut untuk memperoleh hasil penjualan barang barang guna melunasi pembayaran dokumen dokumen pengapalan tersebut kepada bank, selama barang belum laku maka hak atas barang masih tetap dimiliki oleh bank. Jadi dari penjelasan tersebut diatas dapat kita lihat bahwa tidak semua dokumen dokumen tersebut terdapat atau disyaratkan dalam suatu LC tergantung dan diperlukan atau tidaknya dokumen tersebut dalam perdagangan internasional yang dilakukan antara importir dan eksportir Oleh karena itu transaksi LC adalah transaksi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan barang-barang yang dikapalkan.

D. Syarat-syarat menjadi Eksportir dan Importir.