Pemeriksaan Operasional Atas Siklus Penggajian yang Dilakukan oleh Internal Auditor dapat Meningkatkan Pengendalian Intern

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS SIKLUS PENGGAJIAN YANG DILAKUKAN OLEH INTERNAL AUDITOR DAPAT MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA KEBUN ADOLINA PERBAUNGAN PTP.

NUSANTARA IV (PERSERO)

OLEH :

NAMA : OLIVIA VENESSA BORU NAINGGOLAN

NIM : 080522046

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Medan 2010

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :

“Pemeriksaan Operasional Atas Siklus Penggajian yang Dilakukan oleh Internal Auditor dapat Meningkatkan Pengendalian Intern”.

Adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 4 Juni 2010

Yang membuat pernyataan

Olivia V. B. Nainggolan NIM. 080522046

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Pengasih atas anugerah dan kasih-Nya yang senantiasa memberkati serta menyertai penulis didalam menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Pemeriksaan Operasional Atas Siklus Penggajian yang Dilakukan oleh Internal Auditor Dapat Meningkatkan Pengendalian Intern pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero)” .

Adapun tujuan penulisan skripsi minor ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penulis telah banyak mendapat pendidikan, bimbingan dan bantuan baik secara moril maupun materil dari berbagai pihak dalam penulisan skripsi minor ini. Oleh sebab itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Firman Syarif, SE, M.Si, Ak, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dalam memberikan petunjuk, pengarahan, bimbingan, dan bantuan dari awal hingga selesainya skripsi ini.

5. Bapak Drs. Wahidin Yasin dan Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Dosen Pembanding/Penguji yang telah memberikan saran dan kritik bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini..

6. Seluruh staf pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang sangat berguna kepada penulis serta seluruh staf pegawai dan administrasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Bapak Direksi PTPN. IV, Bapak Kepala Kantor Koordinasi PTP. Nusantara

Wilayah – 1 Sumatera, Bapak Manajer Unit Kebun Adolina beserta seluruh staf Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) yang telah banyak memberikan informasi dan data-data kepada penulis selama penelitian.

8. Orangtua yang sangat penulis kasihi. Bapak Ir. W. Nainggolan dan Mama Duma Sari Simamora, juga untuk adik-adik tersayang penulis, Jimmy P. C Nainggolan, Silvia Monica Nainggolan dan Antonio Benarivo Nainggolan. Terima kasih penulis ucapkan buat semangat, dorongan terutama doa yang tidak pernah hentinya kepada penulis.

9. Uda Adolphino Nainggolan, SE, Ak, Inanguda Marito dan Stefani yang telah membantu mengarahkan dan memberikan dukungan dalam penulisan skripsi ini. 10.Sahabat-sahabat terbaik penulis Rizky Surya Nasution, Cut Gitta Ferisa, Herlin

Susanna dan Anju Swaran Angelin. Juga untuk rekan-rekan stambuk 2008 Ekstensi Akuntansi yang tak dapat penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas setiap dukungan dan semangat kepada penulis.

Penulis menyadari dalam penulisan skripsi minor ini masih jauh dari sempurna dan memiliki banyak kekurangan, baik dalam hal penyajian materi maupun bahasa penyampaiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun sebagai bahan masukan bagi penulis.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi setiap pembacanya.

Medan , Juni 2010

Penulis,

( Olivia Vanessa Nainggo lan )

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas pemeriksaan operasional atas siklus penggajian dalam meningkatkan pengendalianintern pada perusahaan.

Objek penelitian dalam skripsi ini adalah Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) terutama bagian yang menyangkut masalah penggajian.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dimana pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan kuesioner, wawancara, dan observasi.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas siklus penggajian yang dilakukan oleh internal auditor dapat meningkatkan pengendalian internal pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

ABSTRACT

The objectives of this research is to know the effectiveness of operational audit for the payroll cycle in improving internal controls at companies.

The object of this research is Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV Persero), especially payroll department. Data collection methods used qualitative descriptive where data collection using questionnaires, interviews, and observation.

Based on the research and discussion shows that the operational audit for the payroll cycle performed by internal auditors can improve internal controls at Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

DAFTAR ISI

PERNYATAAN………..….i

KATA PENGANTAR……….……….…….………..ii

ABSTRAK……….…..………....iv

ABSTRACT………..……….. v

DAFTAR ISI……….……...…....vi

DAFTAR TABEL……….………...ix

DAFTAR GAMBAR………..x

DAFTAR LAMPIRAN……….xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………...……1

B. Perumusan Masalah………...…...2

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian………..………...…...3

D. Kerangka Konseptual………...4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis……..………6

1. Pemeriksaan Intern…..………..………6

a. Pengertian Pemeriksaan Intern………..………..6

b. Jenis-Jenis Pemeriksaan Intern….………...…...…...7

2. Pemeriksaan Operasional………..………...……..……7

a. Pengertian Pemeriksaan Operasional………..…...…..………7

b. Kriteria Pemeriksaan Operasional………...….8

3. Siklus Penggajian……….10

a. Pengertian Gaji………...10

b. Siklus Gaji………..10

4. Peranan Pemeriksaan Operasional dalam Menunjang Efektifitas Gaji…...11

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu………..….12

BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat Penelitian……….14

B. Jenis Penelitian……….14

C. Jenis Data……….15

D. Teknik Pengumpulan Data………...15

E. Defenisi Operasional………16

F. Metode Analisa Data………...18

G. Jadwal Penelitian………...………..20

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian………....……….21

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan……….………..21

b. Struktur Organisasi………23

2. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Penggajian……….…32

a. Inisiasi Pemeriksaan Operasional………..32

b. Persiapan PemeriksaanOperasional………....33

c. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional……….…...41

e. Tindak Lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional………...…45

B. Analisis Hasil Penelitian………46

1. Analisis Deskriptif Kualitatif………46

2. Analisis Statistik………47

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan……….49

B. Saran………...50

DAFTAR PUSTAKA………51

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Tabel Halaman

Tabel 2.1 Hasil Penelitian Terdahulu 12

Tabel 3.1 Variabel, Indikator dan Skala Pengukuran 17

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Gambar Halaman

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor

Lampiran 1 Struktur Organisasi………..

Judul

Lampiran 2 Bagan Arus Penggajian………

Lampiran 3 Kuesioner……….

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas pemeriksaan operasional atas siklus penggajian dalam meningkatkan pengendalianintern pada perusahaan.

Objek penelitian dalam skripsi ini adalah Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) terutama bagian yang menyangkut masalah penggajian.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dimana pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan kuesioner, wawancara, dan observasi.

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas siklus penggajian yang dilakukan oleh internal auditor dapat meningkatkan pengendalian internal pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

ABSTRACT

The objectives of this research is to know the effectiveness of operational audit for the payroll cycle in improving internal controls at companies.

The object of this research is Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV Persero), especially payroll department. Data collection methods used qualitative descriptive where data collection using questionnaires, interviews, and observation.

Based on the research and discussion shows that the operational audit for the payroll cycle performed by internal auditors can improve internal controls at Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan yang pesat dalam dunia usaha akan berpengaruh terhadap ruang lingkup aktivitas dalam perusahaan. Keadaan ini mengakibatkan tanggung jawab manajemen semakin kompleks, sehingga manajemen akan menghadapi kesulitan dalam menjalankan fungsi pengendalian terhadap setiap tahapan operasi perusahaan.

Sejalan dengan berkembangnya perusahaan menjadi satu kesatuan yang relatif besar, maka semakin kompleks pula masalah-masalah yang timbul. Banyaknya aktivitas serta dengan adanya perluasan dan perkembangan perusahaan maka seorang pemimpin tidak mungkin mengawasi seluruh aktivitas perusahaan yang dipimpinnya secara langsung. Perusahaan memerlukan suatu alat yang membantu dalam pencapaian tujuannya.

Pengendalian internal yang memadai dalam suatu perusahaan akan membantu manajemen menjaga keamanan harta milik perusahaan dan dapat mencegah serta menemukan kesalahan maupun penggelapan yang dapat merugikan perusahaan. Hal ini tidak dimaksudkan untuk meniadakan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan tetapi dapat mengetahui dan mengatasinya secara cepat.

Adanya suatu pengendalian internal yang baik dalam perusahaan merupakan suatu hal yang mutlak diperlukan, akan tetapi itu saja belum cukup. Staf audit internal juga diperlukan agar dalam pelaksanaannya nanti dapat mematuhi kebijaksanaan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam perusahaan.

Pemeriksaan operasional merupakan suatu jenis pemeriksaan yang dilaksanakan secara sistematis atas catatan-catatan, prosedur-prosedur dan operasi-operasi perusahaan. Pemeriksaan operasional yang teratur dapat mencegah terjadinya masalah, dapat segera

mengetahui dan mengatasi masalah dan sebab-sebabnya atau secara tepat mengidentifikasi masalah yang sebenarnya, sumber-sumber penyebabnya, dan langkah-langkah yang efektif untuk mengatasinya.

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan.

Tujuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan melalui kebijakan dari siklus penggajian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa perusahaan itu mampu menarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan yang berkualitas tinggi . Adanya kebijakan dan prosedur yang tepat dan baik, reputasi perusahaan sebagai majikan akan terangkat dan sumber daya manusia yang berkualitas tinggi akan terpikat melamar kerja ke perusahaan itu.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dalam penyusunan skripsi dengan judul “Pemeriksaan Operasional Atas Siklus Penggajian yang Dilakukan oleh Internal Auditor Dapat Meningkatkan Pengendalian Intern pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero)”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah berdasarkan uraian di atas, sehubungan dengan judul yang diteliti yaitu pemeriksaan operasional atas siklus penggajian adalah sebagai berikut :

1. Apakah pelaksanaan pemeriksaan operasional atas penggajian yang diterapkan pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) telah dilaksanakan secara memadai?

2. Apakah penggajian telah dilaksanakan secara efektif pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero)?

3. Bagaimana peranan pemeriksaan operasional atas penggajian pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) dalam menunjang efektifitas penggajian?

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah mendapatkan jawaban atas masalah-masalah yang ada di perumusan masalah. Dan tujuan penelitian ini adalah untuk :

1. Mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional atas penggajian yang telah dilaksanakan oleh Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

2. Mengetahui tingkat efektifitas penggajian yang telah dilaksanakan pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

3. Mengetahui peranan pemeriksaan operasional atas penggajian pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) dalam menunjang efektifitas penggajian.

2. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dilakukan agar dapat memperoleh manfaat sebagai berikut:

1. Bagi penulis, diharapkan dapat digunakan sebagai pengembangan wawasan serta pemahaman dan perbandingan antara teori dan praktek yang sebenarnya mengenai peranan pemeriksaan operasional terhadap kegiatan penggajian dalam suatu perusahaan

2. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi serta dapat digunakan untuk menambah pengetahuan, wawasan, dan pemahaman mengenai judul yang diteliti. 3. Bagi perusahaan, diharapkan dapat digunakan sebagai masukan yang dapat

membantu pihak manajemen dalam menjalankan operasinya dan memberikan gambaran tentang pentingnya pemeriksaan operasional dalam menganalisis dan mengevaluasi pelaksanaan aktivitas manajemen dalam mencapai efektifitas penggajian.

D. Kerangka Konseptual

Berkembangnya suatu perusahaan diikuti dengan kompleksnya aktivitas yang dijalankan, hal ini menuntut pelaksanaan aktivitas yang efektif untuk mendukung pencapaian tujuan yang ditetapkan terutama di bidang penggajian, sedangkan untuk mengetahui perbandingan sampai sejauh mana tujuan yang ditetapkan tersebut tercapai dibandingkan dengan kondisi yang ada, perlu dilakukan pemeriksaan operasional.

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual

Hasil evaluasi ini berupa efektifitas yang telah dicapai perusahaan. Sasarannya adalah membantu manajemen dalam meningkatkan kinerja yang terdiri dari efektifitas. Sasaran ini diwujudkan dalam bentuk rekomendasi yang bersifat konstruktif. Temuan dari hasil pemeriksaan operasional harus disertai rekomendasi kepada manajemen dan adanya tindak lanjut oleh perusahaan, sehingga dapat menunjang efektifitas atas siklus penggajiannya.

PEM ERI K SAAN OPERASI ON AL

P E N G G A J I A N

PEN GEN DALI AN I N T ERN AL

E

F

E

K

T

I

F

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Pemeriksaan Intern

a. Pengertian Pemeriksaan Intern

Pemeriksaan intern adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan.

Pemeriksaan intern merupakan sebuah aktivitas konsultasi dan keyakinan objektif yang dikelola secara independen didalam organisasi dan diarahkan oleh filosofi penambahan nilai untuk meningkatkan operasional perusahaan. Pemeriksaan tersebut membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan menerapkan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas proses pengelolaan resiko, kecukupan kontrol, dan pengelolaan organisasi.

Faktor utama dalam timbulnya pemeriksaan intern adalah meluasnya rentang kendali yang dihadapi oleh pimpinan perusahaan yang mempekerjakan ribuan karyawan dan mengelola kegiatan di berbagai tempat yang terpencar. Berbagai penyimpangan dan ketidakwajaran dalam menyelenggarakan buku perusahaan merupakan masalah yang nyata dalam keadaan demikian itu, bertambahnya volume transaksi mengakibatkan tagihan pembayaran untuk jasa akuntan publik menjadi besar bagi perusahaan yang berusaha menyelesaikan masalah ini dengan jalan meneruskan kontrak pemeriksaan secara tradisional dengan akuntan publik.

b. Jenis- Jenis Pemeriksaan Intern

a) Pemeriksaan Keuangan (Financial Audit)

Pemeriksaan keuangan bertujuan menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan telah disajikan sesuai kriteria-kriteria tertentu.

b) Pemeriksaan Operasional (Operational Audit)

Penelaahan atas fungsi yang bervariasi dalam perusahaan untuk menilai efisiensi dan efektifitas fungsi-fungsi tersebut dalam mencapai tujuannya. Pemeriksaan operasional pada akhirnya akan mengajukan saran kepada manajemen untuk memperbaiki aktivitas perusahaan.

c) Pemeriksaan Kepatuhan (Compliance Audit)

Pemeriksaan kepatuhan bertujuan untuk menentukan apakah klien telah mengikuti prosedur , peraturan, standar, dan regulasi yang berlaku.

2. Pemeriksaan Operasional

a. Pengertian Pemeriksaan Operasional

Menurut Arens and Loebbecke (2000:12) mengemukakan defenisi pemeriksaan operasional sebagai berikut:

“An operational audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and method for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.”

Pemeriksaan operasional adalah suatu teknik penilaian yang dilakukan secara teratur dan sistematis atas keefektifan suatu unit atau fungsi dengan membandingkannya dengan standar-standar industri. Pemeriksaan ini dilakukan dengan tujuan meyakinkan manajemen bahwa apa yang ingin dicapai oleh manajemen benar-benar telah dilaksanakan dan mengidentifikasikan kondisi-kondisi yang dapat atau perlu disempurnakan.

b. Kriteria Pemeriksaan Operasional

Kesulitan utama yang dihadapi dalam pemeriksaan operasional adalah menentukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektifitas telah tercapai. Pendekatan dalam menyusun kriteria bagi pemeriksaan operasional adalah dengan menetapkan tujuannya untuk menentukan apakah beberapa aspek unit usaha itu dapat dibuat lebih efektif dan efisien, dan untuk merekomendasikan perbaikan. Pendekatan ini mungkin memadai bagi auditor yang berpengalaman dan terlatih baik, tetapi akan sulit bagi kebanyakan auditor untuk mengikuti pendekatan yang tidak ditentukan dengan jelas semacam itu.

a) Kinerja Historis (Historical Performance)

Kriteria yang sederhana dapat didasarkan pada hasil aktual atau hasil pemeriksaan dari periode sebelumnya. Manfaat kinerja ini adalah mudah dibuat, tapi seringkali tidak memberikan gambaran yang tepat mengenai keadaan organisasi sesungguhnya, karena kemungkinan adanya perubahan keadaan dari dua periode yang yang berbeda.

b) Kinerja yang dapat diperbandingkan (Comparable Performance)

Sebagian besar kesatuan yang menjalani pemeriksaan operasional tidak bersifat unik, terdapat banyak kesatuan yang sama di dalam keseluruhan organisasi atau di luarnya. Data kinerja dari kesatuan yang dapat diperbandingkan merupakan sumber yang sangat baik untuk untuk mengembangkan kriteria.

c) Standar rekayasa (Engineered Standard)

Kriteria ini seringkali memakan waktu dan biaya yang besar dalam pengembangannya, karena memerlukan banyak keahlian, akan tetapi hal ini mungkin sangat efektif dalam memecahkan masalah operasional yang utama dan harga yang dikeluarkan juga mahal. d) Diskusi dan kesepakatan (Discussion and Agreement)

Kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam pemeriksaan operasional. Kriteria

ini umumnya digunakan karena pembuatan kriteria yang lain seringkali sulit dan membutuhkan biaya tinggi.

c. Tahapan Pemeriksaan Operasional

Menurut Arens dan Loebbecke (2000 : 760-762), tahap-tahap pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut:

a. Planning;

b. Evidence accumulation and evaluation; c. Reporting and follow-up.

Adapun tahapan pemeriksaan operasional adalah sebagai berikut: a. Perencanaan

Auditor operasional harus menentukan ruang lingkup penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit organisasional, menentukan staf yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memahami struktur pengendalian intern, dan memutuskan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan. Tahap ini akan menghasilkan informasi umum mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas, program, atau sistem dari objek yang diperiksanya.

b. Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti

Pengendalian intern dan prosedur operasi merupakan bagian yang kritis dalam pemeriksaan operasional, maka dokumentasi, tanya jawab dengan klien dan pengamatan, sering kali digunakan secara ekstensif . Auditor operasional harus mengumpulkan cukup bahan bukti kompeten agar dapat menjadi dasar yang layak guna menarik suatu kesimpulan mengenai tujuan yang sedang diuji.

c. Pelaporan dan Tindak Lanjut

Auditor bertanggungjawab untuk melaporkan hasil pemeriksaannya kepada manajemen atau pihak lain yang memberikan penugasan melalui suatu laporan hasil pemeriksaan, sehingga pihak perusahaan dapat mempertanggungjawabkan dan mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Isi laporan pemeriksaan operasional berbeda antara yang satu dengan lainnya, tergantung pada sifat perusahaan yang diperiksa dan tipe masalah yang ditelaah.

3. Siklus Penggajian a. Pengertian Gaji

Menurut Hasibuan (2007 : 118): “Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Maksudnya, gaji akan tetap dibayarkan walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja”.

Menurut Mulyadi (2001 : 373): “Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan”.

b. Siklus Gaji

Siklus gaji memerlukan dukungan mekanisme akuntansi yang layak untuk mencegah terjadinya penyimpangan. Siklus penggajian dimulai pada saat seorang karyawan baru dipekerjakan dan berakhir pada saat karyawan tersebut berhenti dari perusahaan, untuk itu ia dapat diminta untuk menandatangani berbagai dokumen yang diperlukan.

Bagian personalia dapat mengirimkan semacam pemberitahuan kepada bagian yang menangani masalah gaji dan berbagai masalah kompensasi dan potongan yang dikenakan kepada karyawan. Pemberitahuan ini memegang peranan penting sebagai alat untuk menghindarkan timbulnya karyawan fiktif pada daftar gaji , dan bagian gaji tidak boleh

menambahkan nama seseorang tanpa dukungan pemberitahuan dari bagian personalia ini. Adanya perubahan tarif gaji juga dapat dilaksanakan setelah ada persetujuan kenaikan pada bagian gaji.

4. Peranan Pemeriksaan Operasional dalam Menunjang Efektifitas Gaji

Efektifitas operasional merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan (waktu, tenaga dan biaya) dan pencapaian tujuan perusahaan.

Tujuan pemeriksaan operasional siklus penggajian antara lain adalah:

a. Memperoleh keyakinan bahwa prosedur dan pelaksanaan penggajian telah berjalan dengan adil.

b. Menilai prosedur penggajian dan memperoleh keyakinan bahwa terdapat keseimbangan antara prestasi dan kompensasi bagi karyawan

c. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Tabel 2.1

No. Nama Peneliti Tine Novarita

A Judul Penelitian Manfaat Audit Operasional dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal Penggajian (Studi Kasus pada PT. Bank MEGA Tbk Bandung)

Tahun Penelitian 2006

Masalah yang Diteliti Adapun masalah yang diteliti adalah :

1. Mengetahui efektifitas pelaksanaan audit operasional atas penggajian yang diterapkan pada perusahaan.

2. Mengetahui efektifitas pelaksanaan pengendalian internal atas penggajian yang diterapkan pada perusahaan.

3. Mengetahui peranan audit internal atas penggajian pada perusahaan.

Metode Penelitan Deskriptif analisis

Hasil Temuan Audit Operasional dapat menunjang efektifitas pengendalian internal penggajian

Perbedaan dengan Penelitian Penulis

1. Masalah yang diteliti oleh penulis:

a. Mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional atas penggajian yang telah dilaksanakan oleh Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

b. Mengetahui tingkat efektifitas penggajian yang telah dilaksanakan pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

c. Mengetahui peranan pemeriksaan operasional atas penggajian pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) dalam menunjang efektifitas penggajian

2. Metode penelitian penulis menggunakan deskriptif analisis yaitu dengan menggunakan kuesioner.

No. Nama Peneliti Luluk Makhfudah

B Judul Penelitian Pengujian Kepatuhan Terhadap Siklus Penggajian Dan Pengupahan Pada PG. KREBET BARU BULULAWANG MALANG

Tahun Penelitian 2002

Masalah yang Diteliti Mengetahui apakah struktur pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan pada PG. Krebet Baru Bululawang Malang, telah memadai atau belum dan melihat hasil pengujian kepatuhan atas siklus penggajian dan pengupahan pada PG. Krebet Baru Bululawang Malang

Metode Penelitan Deskriptif Analisis

Hasil Temuan SPI pada PG. Krebet Baru Bululawang Malang sudah dapat dikatakan baik, dan hendaknya tetap mempertahankan sistem dan prosedur atas siklus penggajian dan pengupahan

Perbedaan dengan Penelitian Penulis

1. Masalah yang diteliti oleh penulis:

a. Mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional atas penggajian yang telah dilaksanakan oleh Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

b. Mengetahui tingkat efektifitas penggajian yang telah dilaksanakan pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

c. Mengetahui peranan pemeriksaan operasional atas penggajian pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) dalam menunjang efektifitas penggajian

2. Metode penelitian penulis menggunakan deskriptif analisis yaitu dengan menggunakan kuesioner.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat Penelitian

Lokasi objek penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah di Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

B. Jenis Penelitian

Metode analisa pengujian ini bersifat deskriptif analisis. Data yang disimpulkan adalah adalah data kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas siklus penggajian yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan pengendalian intern .

Analisis juga dilakukan dengan membuat kuesioner untuk memperkuat hasil analisa, Penulis memilih responden yang sesuai dengan perumusan masalah yang telah ditetapkan sebelumnya. Unit analisisnya adalah individu. Responden yang dimaksud antara lain:

1. Responden untuk “Pemeriksaan Operasional” yaitu Manajer Unit, Kepala Dinas Tata Usaha, Internal Auditor, Kepada Dinas Tanaman Rayon A dan Bagian Akuntansi.

2. Responden untuk “Efektivitas Penggajian” yaitu Kepala Dinas Tata Usaha, Bagian Penggajian, Bagian Akuntansi, Asisten SDM dan Umum, dan Asisten Tata Usaha.

C. Jenis Data

Ada dua jenis data yang dikumpulkan, yaitu:

1. Data primer, merupakan data yang secara langsung diperoleh dari perusahaan, baik melalui teknik wawancara maupun observasi yang kemudian akan diolah lebih lanjut oleh penulis.

2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi diperusahaan.

D. Teknik dan Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan cara:

1. Teknik observasi, yaitu dilakukan dengan pengamatan langsung tehadap objek penelitian. Objek yang akan diteliti adalah dokumen-dokumen pemeriksaan operasional dan pengendalian intern penggajian perusahaan. Data yang dihasilkan dari observasi ini dilakukan untuk memperoleh gambaran nyata mengenai pelaksanaan pemeriksaan operasional dan dapat juga dijadikan alat untuk memvalidasi jawaban yang diperoleh dari jawaban kuesioner.

2. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam memberikan data yang dibutuhkan.

3. Kuesioner, yaitu daftar pertanyaan yang disiapkan oleh penulis berupa formulir yang diajukan secara tertulis kepada para pejabat yang berwenang yang terkait dengan masalah yang diteliti.

4. Studi Dokumentasi, yaitu melakukan pencatatan dan pengkopian atas data-data sekunder untuk mendapatkan data yang mendukung penelitian ini. Penelitian ini akan menjadi landasan teoritis bagi pelaksanaan analisis yang akan dilakukan.

E. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan penulis adalah sebagai berikut: 1. Analisis deskriptif kualitatif

Penulis melakukan analisis mengenai informasi- informasi dan data yang berhasil di peroleh baik yang dilakukan dengan wawancara maupun observasi.

2. Analisis statistik

Skala pengukuran yang digunakan dalam pengujian “Pemeriksaan Operasional” adalah ordinal dengan instrumen survei berupa kuesioner, wawancara dan observasi. Skala pengukuran “Efektifitas Penggajian” adalah ordinal dengan instrumen kuesioner dan observasi. Berikut ini adalah tabel yang menguraikan indikator dan skala pengukuran yang digunakan:

Tabel 3.1 Indikator dan Skala Pengukuran

Yang Diukur Indikator Sub Indikator Skala Instrumen

“Pemeriksaan Operasional”

1. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional

1. Program Pemeriksaan 2. Tahap Pendahuluan

• Pengamatan sekilas atas fasilitas fisik

• Mencari data tertulis • Wawancara

• Kegiatan analisis

3. Tahap Pemeriksaan Mendalam 4. Tahap Pelaporan

5. Temuan dan Rekomendasi

Ordinal Ordinal

Ordinal

Kuesioner Kuesioner

“Efektifitas Penggajian”

1. Menilai prosedur

1. Efisiensi atau kelayakan prosedur Ordinal Kuesioner

2. Mengembangkan atau

memperbaiki prosedur

2. Verifikasi

dan analisis data

1. Penelaahan data Ordinal Kuesioner 2. Membuat analisis-analisis lebih

lanjut

3. Verifikasi kelayakan

1. Prosedur akuntansi/ kebijakan 2. Prosedur operasi/ kegiatan 3. Peraturan-peraturan pemerintah

Ordinal Kuesioner

4. Fungsi perlindungan

1. Menghindari dan menemukan kecurangan

2. Memeriksa semua kekayaan perusahaan

3. Meneliti semua transaksi

Ordinal Kuesioner

Langkah-langkah yang ditempuh dalam analisis statistik adalah sebagai berikut: a. Memisahkan setiap jawaban responden sesuai dengan jawaban yang diberikan

yaitu Ya (Y) dan Tidak (T).

b. Menjumlahkan total jawaban Ya (Y) dan Tidak (T).

c. Membandingkan jumlah jawaban Ya (Y) dengan jumlah pertanyaan. d. Membuat persentase perhitungan dengan cara:

Untuk menghitung persentase penerapan dari hasil penelitian, digunakan perhitungan:

e. Membuat kesimpulan

Penulis akan menggunakan ketentuan yang dikemukakan oleh Champion (1990:302), untuk keperluan interprestasi hasil perhitungan persentase, yang menyebutkan klasifikasi sebagai berikut:

1. 0,00 – 0,25 = no association or low association (weak association)

2. 0,25 – 0,50 = moderately low association (moderately weak association) 3. 0,51 – 0.75 = moderately high association (moderately strong

association)

4. 0,76 – 1,00 = high association (strong association) up to perfect association

Pernyataan di atas dapat diartikan sebagai berikut: 1. Responden untuk “Pemeriksaan Operasional” .

• 0 – 25 % , berarti pemeriksaan operasional tidak efektif. • 26 – 50%, berarti pemeriksaan operasional sedikit efektif. • 51 – 75%, berarti pemeriksaan operasional cukup efektif. • 75– 100%, berarti pemeriksaan operasional sangat efektif. 2. Responden untuk “Efektifitas Penggajian”.

• 0–25 % , berarti efektifitas penggajian tidak efektif. • 26–50%, berarti efektifitas penggajian sedikit efektif. • 51–75%, berarti efektifitas penggajian cukup efektif. • 75–100%, berarti efektifitas penggajian sangat efektif

F. Jadwal Penelitian

Adapun jadwal penelitian adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian

Jan Feb Mar Apr Mei Jun

Pengajuan Proposal Skripsi √

Bimbingan Proposal Skripsi √ √

Seminar Proposal Skripsi √

Bimbingan dan Penulisan Skripsi √ √

Penyelesaian skripsi √

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan

Perkebunan Adolina merupakan salah satu perkebunan yang terdapat di PTP. Nusantara IV (Persero) yang terletak di Propinsi Sumatera Utara. Perkebunan Kelapa Sawit (PKS) Adolina pertama kali dibuka oleh bangsa Belanda dengan nama Perusahaan Nederland Dach Hendles Matscappy (NHM).

Perusahaan ini dibagi dua bagian :

1. Perkebunan Adolina Hilir yang ditanami kelapa sawit. 2. Perkebunan Adolina Hulu yang ditanami karet.

Perkebunan ini telah mengalami beberapa kali pengambilalihan kekuasaan. Tahun 1942, perkebunan ini direbut kembali oleh Nederland Dach Hendles Matscappy (NHM), yang sebelumnya dikuasai oleh Jepang. Tahun 1951 di PKS Adolina dibangun pabrik pengolahan kelapa sawit yang baru beroperasi pada tahun 1955. Barulah pada tahun 1958 Perkebunan Adolina dikuasai oleh pemerintah dengan nama “ Perusahaan Perkebunan Negara ” .

Tahun 1962, nama Perusahaan Perkebunan Negara (PPN) baru berubah menjadi PPN Sumut II dan selanjutnya mengalami perubahan menjadi “Perusahaan Perkebunan Negara Aneka Ragam Tanaman II (PPN ANTAN II)” tahun 1967, pengolahannya diserahkan kepada PTP. IV yang berpusat di Pabatu Tebing Tinggi Deli sampai saat ini.

Perkebunan Adolina Hulu pada tahun 1971 dibongkar dan ditanami kelapa sawit, baru pada tahun 1975 Perkebunan Adolina Hilir dan Hulu disatukan menjadi PT. Perkebunan IV Adolina.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 54/1977/31 yang mengubah PT. Perkebunan IV (Persero) Adolina berpusat di Pabatu Tebing Tinggi Deli pada tanggal 1 Januari 1978, merupakan usaha konsolidasi pemerintah atas PTP. IV, VII dan VIII atau yang disebut PTP. SUMUT III. Keberadaan PTP. SUMUT III di Bah Jambi dengan Direktur Utama Ir. Koetandi Hadinoto pada tahun 1994, akhirnya dirubah lagi pada tahun 1996 dalam wujud konsolidasi BUMN perkebunan dengan peleburan 26 PTP. dan satu PT. BINIT (BUMN Peternakan) menjadi 14 BUM baru dengan nama PTP. Nusantara.

PTP. Nusantara IV Adolina adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan yang menghasilkan Kelapa Sawit, Kakao, Kelapa Nyiur, dan Benih Kakao, dengan pembagian areal penanaman yang dikenal dengan istilah Afdeling.

Lokasi PTP. Nusantara IV (Persero) Perkebunan Adolina berada pada ketinggian 50 meter di atas permukaan laut dan tepat berada di wilayah Kecamatan Perbaungan Kabupaten Serdang Bedagai ± 40 km dari kota Medan. Perusahaan ini wilayahnya berbatasan dengan kecamatan :

1. Sebelah Timur berbatasan dengan kota Kecamatan Perbaungan. 2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kebun Sarang Ginting. 3. Sebelah Barat berbatasan dengan Kota Lubuk Pakam. 4. Sebelah Utara berbatasan dengan pantai Cermin.

Adapun faktor yang menyebabkan Belanda pada zaman dahulu mendirikan perusahaan Perkebunan Adolina di Kecamatan Perbaungan ini adalah:

1. Dekat dengan areal perkebunan / bahan baku. 2. Tenaga kerja mudah diperoleh.

3. Tersedianya kemudahan semua transportasi dan dekat dengan jalan raya.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Perusahaan harus benar-benar memperhatikan dan mewujudkan kerjasama yang baik dari setiap personil yang ada. Adanya struktur organisasi perusahaan maka dapat juga diketahui posisi, tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada masing-masing anggota untuk dicapai sesuai dengan sasaran dan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan semula.

Struktur organisasi yang digunakan oleh Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) adalah struktur organisasi garis dengan staf pimpinan tertinggi dipegang oleh seorang Manajer Unit dan dibantu oleh beberapa orang staff yang didalamnya telah terlihat batasan-batasan pertanggungjawaban dari setiap bidang pekerjaan tersebut, hubungan antara satu seksi dengan seksi lainnya melalui fungsi masing-masing dapat juga ditunjukkan. Adapun pendelegasian tugas pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) adalah sebagai berikut:

3. Manajer Unit

 Tanggung Jawab:

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Kebun Adolina kepada Direksi.

 Wewenang:

• Menerapkan kebijakan Direksi atas pendelegasian wewenang.

• Memutuskan pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan, pemberhentian bawahannya sesuai peraturan yang berlaku.

• Melakukan pengawasan melekat (WASKAT) sesuai dengan peraturan, sistem, dan prosedur yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Kepala Dinas Tanaman A, B, Kepala Dinas Teknik, Kepala Dinas Pengolahan PKS dan Kepala Dinas Tata Usaha, Asisten SDM dan Umum terhadap pelaksanaan pekerjaan di bidang masing-masing.

• Membina, menasehati, menegur serta membuat penilaian staf bawahannya sesuai dengan peraturan yang berlaku.

• Mengajukan permintaan barang dan jasa non lokal dan lokal dalam batas wewenang yang ditentukan.

4. Kepala Dinas Tata Usaha

 Tanggung Jawab:

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Dinas Tata Usaha Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

• Merencanakan dan melaksanakan transaksi pembayaran yang berkaitan dengan semua kegiatan kebun sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh Direksi.

• Melaksanakan Stock Opname Kas setiap hari dan melaporkan keadaan kas kepada Manajer Unit sebagai penanggung jawab serat setiap bulan melaporkan keadaan saldo Kas sesuai dengan ketentuan kepada Direksi.

• Mengatur/ menyusun pembagian tugas pegawai yang berada di bawah tanggung jawabnya serta mengadakan pengawasan terhadap tugas-tugas yang diberikan.

 Wewenang:

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Tata Usaha, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan

pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten Tata Usaha dalam hal pengelolaan pergudangan sesuai dengan norma ketentuan yang berlaku.

• Memberikan masukan saran/ usulan kepada Manajer Unit mengenai kegiatan kinerja serta pemakaian biaya baik diminta maupun tidak diminta untuk efisiensi dan efektifitas pengelolaan kebun.

5. Kepala Dinas Pengolahan

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bidang PKS di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Pengolahan, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-asisten PKS, terutama dalam hal tenaga kerja, barang/ bahan dinas pengolahan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Mengangkat dan memberhentikan kegiatan Dinas Pengolahan dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit.

6. Kepala Dinas Teknik

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bidang Teknik di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Teknik, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-asisten Bidang Teknik, terutama dalam hal tenaga kerja, barang/ bahan Dinas Teknik dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Mengangkat dan memberhentikan kegiatan Dinas Teknik dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit.

7. Kepala Dinas Tanaman Rayon A

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bidang tanaman di Afdeling I s/d III dan XIII, XIV, di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Tanaman, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-asisten Afdeling I s/d III dan XIII, XIV, terutama dalam hal tenaga kerja, barang/bahan di Afdeling I s/d III dan XIII, XIV dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Mengangkat dan memberhentikan kegiatan di Afdeling I s/d III dan XIII, XIV dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit. 8. Kepala Dinas Tanaman Rayon B

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bidang Tanaman di Afdeling IV s/d VIII, di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Tanaman, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-asisten Afdeling IV s/d VIII, terutama dalam hal tenaga kerja, barang/ bahan di Afdeling IV s/d VIII dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Mengangkat dan memberhentikan kegiatan di Afdeling IV dan VIII dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit.

9. Kepala Dinas Tanaman Rayon C

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bidang Tanaman di Afdeling IX s/d XII, di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Tanaman, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten-asisten Afdeling IX s/d XII, terutama dalam hal tenaga kerja, barang/ bahan di Afdeling IX s/d XII dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Mengangkat dan memberhentikan kegiatan di Afdeling IX dan XII dengan tetap berpedoman pada petunjuk dan pembinaan dari Manajer Unit.

10.Asisten SDM dan Umum

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan SDM dan umum di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di bagian Kebun Adolina, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing-masing.

11.Asisten Tata Usaha

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Dinas Tata Usaha di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

• Merencanakan serta melaksanakan transaksi pembayaran yang berkaitan dengan semua kegiatan kebun sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh direksi.

• Melaksanakan Stock Opname Kas setiap hari dan melaporkan keadaan kas kepada Manajer Unit sebagai penanggung jawab serta setiap bulan melaporkan keadaan saldo kas sesuai dengan ketentuan kepada Direksi

• Mengatur/ menyusun pembagian tugas pegawai yang berada di bawah tanggung jawabnya serta mengadakan pengawasan terhadap tugas-tugas yang diberikan.

 Wewenang:

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di Dinas Tata Usaha, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada Asisten Tata Usaha dalam hal pengelolaan pergudangan sesuai dengan norma ketentuan yang berlaku.

• Memberikan masukan saran/ usulan kepada Manajer Unit mengenai kegiatan kinerja serta pemakaian biaya baik diminta maupun tidak diminta untuk efisiensi dan efektifitas pengelolaan kebun.

12. Asisten Tanaman

 Tanggung Jawab

• Mengawasi pekerjaan afdeling.

• Melaporkan hasil pekerjaan kepada kepala dinas tanaman. • Membuat rencana Anggaran RKO dan RKAP.

• Mengevaluasi biaya tanaman seluruhnya.

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan di Afdeling Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Merencanakan pekerjaan yang ada di afdeling berpedoman pada RKAP dan RKO

• Menegur mandor dan krani bila hasil kerja yang tidak sesuai dengan yang di harapkan. Mengoreksi pekerjaan dengan tetap berpegang teguh pada petunjuk dan pembinaan dari Kepala Dinas Tanaman.

• Tetap memperhatikan pengaruh sosial yang dapat mengganggu perkembangan kinerja mandor dan krani.

13.PAPAM

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan keamanan di Kebun Adolina kepada Manajer Unit Kebun Adolina.

 Wewenang

• Mengusulkan kepada Manajer Unit Adolina tentang kepegawaian di bagian Kebun Adolina, antara lain: penerimaan/ pengangkatan, pemindahan,

kenaikan pangkat/ jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.

• Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing-masing.

14.Asisten Teknik Sipil/ Transport

 Tanggung Jawab

• Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bangunan dan kebersihan lingkungan unit Adolina kepada Kepala Dinas Teknik dengan mengacu kepada Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan (ISO 9001 &14001) dan persyaratan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).

• Melaksanakan tugas dan pengajuan biaya terhadap pembuatan/ perbaikan pekerjaan di bidang teknik sipil, transport dan bengkel motor yang menyangkut dengan:

a. Bangunan perusahaan, sosial, jembatan dan saluran air,

b. Pemeliharaan halaman dan kompleks emplasment, sarana transportasi dan produksi.

c. Pemeliharaan/ reparasi alat-alat transportasi.

• Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan teknik sipil/ tansport dan bengkel motor seperti tersebut diatas berdasarkan RKAP dan RKO, yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan.

• Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah diterapkan. PTPN IV Adolina telah melakukan penyempurnaan terhadap struktur organisasinya serta pembagian tugas dan wewenang (job description), baik di tingkat direksi hingga unit terkecil yaitu di Afdeling. Hal ini diharapkan tercipta struktur yang ramping sehingga

penempatan tenaga kerja dan proses kerja dapat berlangsung lebih efektif sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan karyawan.

2. Pelaksanaan Pemeriksaan Audit Operasional Atas Penggajian

a. Inisiasi Pemeriksaan

1) Penetapan tujuan spesifik dan ruang lingkup.

Ruang lingkup merupakan elemen sistem, lokasi dan / atau unit organisasi. Tujuan pemeriksaan:

• Menentukan kesesuaian terhadap standar

• Menentukan efektifitas sistem dalam mencapai sasaran mutu. • Menemukan ide untuk peningkatan (improvement).

2) Penunjukan lead auditor/ auditor/ tim pemeriksa. Adapun tanggung jawab Lead Auditor:

• Merencanakan dan membuat jadwal pemeriksaan (audit plan) . • Melaksanakan “Opening Meeting” dan “Closing Meeting”. • Mengkomunikasikan persyaratan dan kebijakan.

• Mengambil keputusan akhir mengenai masalah yang timbul selama pemeriksaan.

• Melaksanakan, menyiapkan, dan menyerahkan laporan pemeriksaan. 3) Menginformasikan auditee.

Aturan untuk auditee adalah sebagai berikut:

• Mengkoordinasikan dan membantu tim pemeriksa menyediakan waktu. • Menjamin kehadiran personil yang relevan untuk kelancaran pemeriksaan • Bekerja sama dengan tim pemeriksa untuk mencapai sasaran pemeriksaan.

• Memberikan keleluasaan kepada tim pemeriksa untuk mengaudit bagian atau informasi

• Meninjau hasil temuan pemeriksaan dan membuat persetujuan dengan tim pemeriksa mengenai batas waktu tindakan perbaikannya.

• Mendokumentasikan dan memberitahu tim pemeriksa atas tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan.

4) Tinjauan awal dokumen. b. Persiapan Pemeriksaan

1) Menyiapkan rencana pemeriksaan (audit plan), yaitu seperti: • Mengidentifikasikan anggota tim pemeriksa.

• Menentukan tujuan dan ruang lingkup.

• Menentukan tanggal dan tempat pemeriksa serta unit organisasi yang akan dipemeriksa.

• Memperkirakan waktu atau lama pemeriksaan

• Penugasan elemen atau klausal sistem yang spesifik pada bagian penggajian. 2) Penugasan pekerjaan anggota tim pemeriksa.

Adapun penugasan anggota tim pemeriksa seperti:

• Melakukan pemeriksaan sesuai dengan standar atau ruang lingkup yang telah disetujui.

• Mengumpulkan dan menganalisis bukti-bukti objektif. • Membuat pertanyaan seperti:

 Apakah prosedur-prosedur, dokumen dan informasi lainnya, yang menjelaskan dan mendukung elemen sistem mutu, tersedia, dipahami dan digunakan oleh auditee?

 Apakah semua dokumen dan informasi yang digunakan untuk menjelaskan sistem cukup memadai untuk mencapai sasaran?

• Bertindak etis dalam pemeriksaan

• Mencatat adanya kelemahan dalam suatu pemeriksaan untuk menjadi perhatian atau perlunya suatu pemeriksaan tambahan.

3) Penyiapan dokumen- dokumen kerja. • Cheklist (yang disiapkan oleh auditor).

Manfaat Checklist:

 Mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan pemeriksaan.

 Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup pemeriksaan agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat.

 Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.

 Alat bantu dalam penyusunan hasil pemeriksaan yang dilakukan. Format Checklist:

 Pertanyaan untuk aktivitas apa yang akan dicek/ diverifikasi.

 Dokumen apa yang terkait (nama dan nomor dokumen) dengan aktivitas tersebut.

 Catatan hasil pemeriksaan, interview, dan sebagainya.

 Form- form untuk melaporkan hasil pemeriksaan. • Prosedur Operasional

Adapun prosedur operasional di Kebun Adolina Perbaungan yaitu: 1) Prosedur dan Formulir Pembuatan Daftar Gaji

2. Daftar gaji pegawai Non Staf Kandir/ Wilayah dibuat oleh SDM. Daftar gaji pegawai non staf kebun/ unit dibuat KTU (administrasi tata gaji)

3. Setiap bagian membuat Daftar Hadir (AU-18) untuk mencatat kehadiran stafnya. Absensi harian disetiap bagian dilaporkan ke Bagian SDM dengan menggunakan Laporan Absensi Harian (AU-19).

4. Pembayaran gaji pegawai staf

 Pegawai staf kandir / wilayah dengan pemindahbukuan ke bank rekening masing-masing staf yang bersangkutan dilaksanakan oleh bagian keuangan.

 Pegawai staf kebun/ unit melalui uang kerja remise kebun/ unit, pembayaran di kebun/ unit dilaksanakan oleh Kepala Tata Usaha.

 Pegawai Non Staf Kandir pembayaran tunai dilaksanakan oleh bagian keuangan secara tunai dengan menggunakan amplop gaji.

 Pegawai non staf kebun/ unit pembayaran dilakukan oleh KTU dan asisten afdeling.

2) Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Tetap

Daftar Gaji Staf Kandir/ Kebun/ Unit dibuat oleh bagian SDM di Kantor Direksi

Bagian SDM

1. Menerima Daftar Potongan Hutang Pegawai Staf dari bagian akuntansi.

2. Membuat Daftar Tunjangan Pokok, Tunjangan Lainnya dalam rangkap tiga yang ditanda tangani Kepala Bagian.

3. Membuat Daftar Gaji Staf dalam rangkap tiga yang ditanda tangani Kepala Bagian.

4. Daftar Gaji yang dilampiri dengan Daftar Tunjangan didistribusikan :

 Satu lembar ke bagian akuntansi

 Satu lembar arsip

5. Membuat Slip Gaji atau Daftar Penghasilan Pegawai Staf (DPPS) dalam rangkap dua, dimana pada saat hari gajian diserahkan kepada masing-masing pegawai staf untuk ditanda tangani dan lembar asli dikembalikan dan disimpan sebagai arsip. 6. Mencatat pada Kartu Penghasilan Pegawai Staf (KPPS) masing-masing pegawai

staf.

7. Membuat Surat Permintaan Pembayaran Gaji Pegawai Staf dan meneruskannya ke bagian akuntansi.

Bagian Akuntansi

1. Membuat Daftar Potongan Hutang seluruh pegawai yang ditanda tangani oleh Kepala Bagian dan dikirim ke bagian SDM.

2. Menerima Daftar Gaji dan Daftar Tunjangan dari Bagian SDM.

3. Membuat Bukti Jurnal dan membukukan pada Kartu Rekening Buku Besar.

4. Menerima dari bagian keuangan, Bukti Pengeluaran Kas (AU-12) beserta lampiran pendukung dan membukukan pada Kartu Rekening Buku Besar.

Bagian Keuangan

1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran beserta Daftar Gaji/ Tunjangan dari bagian SDM.

2. Membuat Bukti Pengeluaran Bank (AU-12) dalam rangkap dua untuk ditandatangani oleh Direksi.

3. Mencatat dalam Buku Kas/ Bank sebesar jumlah pengeluaran dalam Bukti Kas/ Bank.

4. Mempersiapkan Bilyet Giro dengan pemindah bukuan disertai Surat Pemindah bukuan ke Bank untuk ditanda tangani oleh Direksi.

5. Bukti Pengeluaran Bank (AU-12), Bilyet Giro Pemindah Bukuan, Formulir Transfer diserahkan ke Bank dan Bank menandatangani Bukti Pengeluaran Bank (disertai penerima) dan memindahkannya ke Rekening Bank masing-masing pegawai staf.

6. Mengirimkan Bukti Pengeluaran Bank (Asli) beserta lampiran pendukungnya ke bagian akuntansi.

3) Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Non Staf (Bulanan) Kantor Direksi

Tiap Bagian:

1. Membuat Daftar Absensi Harian dan Daftar Lembur Harian.

2. Setiap bulan setelah berakhir bulan buku berjalan, Daftar Absensi dan Daftar Lembur (setelah ditandatangani oleh Kepala Bagian/ Biro) dikirimkan ke bagian SDM.

Bagian Sumber Daya Manusia

1. Membuat Daftar Potongan dari bagian akuntansi.

2. Menerima Daftar Absensi dan Daftar Lembur yang telah ditandatangani oleh Kepala Bagian/ Biro dari masing-masing Bagian/ Biro.

3. Membuat Daftar Gaji dengan memperhitungkan Daftar Potongan , Daftar Lembur dan Daftar Uang Muka Gaji dalam rangkap 3 yang ditanda tangani oleh Kepala Bagian.

4. Daftar Gaji didistribusikan kepada: • Bagian akuntansi

• Bagian keuangan • Arsip

Bagian Keuangan

1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran beserta Daftar Gaji/ Tunjangan dari bagian SDM.

2. Membuat Bukti Pengeluaran Bank (AU-12) dalam rangkap dua untuk ditandatangani oleh Direksi.

3. Memasukkan uang ke dalam amplop gaji masing-masing karyawan dan menyerahkannya kepada yang berhak.

4. Masing-masing karyawan menandatangani pada Daftar Gaji dan menerima amplop gaji.

5. Bukti Pengeluaran Kas (AU-12) beserta lampiran pendukung dikirim ke bagian akuntansi.

4) Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Pegawai Non Staf Kebun/ Unit

Dinas- Dinas/ Afdeling di Kebun/ Unit :

1. Membuat Buku Mandor (PB-73) dan Ikhtisar Laporan Pekerjaan harian (PB-10). 2. Membuat Buku Asisten (AU-29) atau Daftar Hadir.

3. Membuat Daftar Lembur dan Daftar Premi masing-masing karyawan.

4. Buku Asisten (AU-29) , Ikhtisar laporan Pekerjaan Harian (PB-10) setelah ditandatangani oleh Asisten dan diperiksa oleh Asisten Kepala atau Kepala Dinas dikirimkan ke Kepala Administrasi/ KTU (Tata Gaji).

5. Daftar Lembur dan Daftar Premi setelah diperiksa oleh Asisten Kepala/ Kepala Dinas dan disetujui oleh Administratur / Kepala Unit dikirimkan ke Kepala Administrasi/ KTU (Tata Gaji)

7. Melakukan pembayaran gaji kepada karyawan dan kayawan menandatangani Daftar Gaji sebagai pengakuan bahwa uang gaji telah diterimanya.

8. Daftar Gaji diserahkan kepada Kepala Administrasi/ KTU dan jika ada karyawan yang belum sempat mengambil gaji, uangnya akan disetor ke kas perusahaan disertai daftar/ rincian nama-nama karyawan yang bersangkutan.

Tata Gaji

1. Menerima Buku Asisten (AU-29) dan PB-10 dari Dinas/ Afdeling.

2. Menerima Daftar Lembur dan Premi dari Dinas-Dinas/ Afdeling setelah disetujui oleh Administratur/ Kepala Unit.

3. Menerima Daftar Potongan Hutang karyawan dari administrasi Tata Buku. 4. Menerima Daftar Mutasi Karyawan dari administrasi kebun.

5. Berdasarkan butir 1 s/d 4 dan Daftar Uang Muka Gaji menyusun Daftar Gaji permasing-masing Dinas/ Afdeling.

Daftar Gaji dibuat rangkap tiga yaitu: • Asli untuk administrasi kas

• Satu lembar (lembar kedua) untuk administrasi tata buku • Lembar ketiga pertinggal

Administrasi Tata Buku

1. Menerima Daftar Gaji (copy kedua) dari tata gaji.

2. Membuat Daftar Bagi Upah dan membukukannya ke Kartu Rekening Buku Besar. 3. Menerima bukti pengeluaran pembayaran kas, pembayaran gaji dari administrasi

Administrasi Kas

1. Menerima Daftar Gaji (asli) dari administrasi tata gaji dan membuat Daftar Tanda Terima Gaji dari masing-masing Dinas/ Afdeling untuk ditandatangani oleh masing-masing Asisten yang bersangkutan.

2. Mempersiapkan Bukti Pengeluaran Kas atas jumlah uang gaji yang akan dibayar. 3. Menyerahkan uang gaji dan Daftar Gaji (asli) kepada masing-masing asisten yang

bersangkutan.

4. Menerima Daftar Gaji dari Asisten setelah selesai penggajian beserta uang gaji yang belum dibayarkan/ belum diambil oleh karyawan yang bersangkutan.

5. Membuat Bukti Penerimaan Kas (AU-9) atas gaji karyawan yang belum diambil yang diserahkan oleh Asisten yang bersangkutan.

6. Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Penerimaan Kas (asli) diserahkan kepada administrasi tata buku.

7. Mencatat pengeluaran dan penerimaan kas (uang gaji) ke Buku Kas.

c. Pelaksanaan Pemeriksaan

1) Pertemuan pembukaan (opening meeting) Kegiatan dalam rapat pembukaan ini adalah:

• Memperkenalkan tim pemeriksa dan tanggung jawabnya. • Penjelasan tujuan dan ruang lingkup pemeriksaan.

• Metode dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan pemeriksaan. • Memastikan kesediaan auditee, sumberdaya dan fasilitas untuk pemeriksaan. • Mengajak partisipasi aktif.

• Menjelaskan rencana (jadwal) pemeriksaan. • Menjelaskan hal-hal yang kurang jelas.

• Merencanakan waktu dan tempat untuk “closing meeting”. 2) Pelaksanaan pemeriksaan.

a) Memeriksa hari- hari kerja dalam Buku Asisten dengan: • Daftar Lembur

• Daftar Premi

b) Memeriksa kode tanggungan/ anak dalam Daftar Gaji dengan Kartu Pekerja dan Buku Catu.

c) Memeriksa yang tidak lagi menjadi tanggungan karyawan, dan tidak diberikan:

• Biaya Kelahiran • Biaya Pengobatan • Catu Beras

• Selanjutnya anak yang berumur diatas 16 tahun tidak lagi mendapat catu beras kecuali ada surat keterangan sekolah/ kuliah dari instansi yang bersangkutan.

d) Memeriksa Daftar Gaji masing-masing karyawan atas jumlah: • Lembur/ Premi

• Premi Panen • Premi Tunas

e) Memeriksa Perhitungan Penghasilan Tidak Kena Pajak yang telah ditetapkan. f) Sesuaikan Potongan Hutang dalam Daftar Gaji dengan Buku Hutang.

g) Menjumlahkan Daftar Gaji, lembur perlembar dan sesuaikan dengan jumlah uang yang diterima oleh masing-masing asisten (Lampiran Bukti Kas).

Teknik Pemeriksaan yang digunakan: • Wawancara

• 5W 1H 1S • Observasi • Klarifikasi • Verifikasi • Sampling

Bukti obyektif yang dapat diambil:

• Catatan-catatan seperti risalah tinjauan manajemen, lembaran pengendalian proses, dan lain- lain.

• Prosedur, petunjuk kerja, standar teknis, dan lain-lain. • Jawaban dari pihak auditee pada waktu diperiksa.

• Hasil observasi auditor pada beberapa auditor pada beberapa aktivitas yang diperiksa.

Pencatatan Temuan

• Meninjau semua temuan dalam rapat tim pemeriksa. • Menggabungkan temuan serupa

• Mencatat temuan secara jelas (masalah, lokasi, bukti obyektif, referensi)

• Menetapkan status temuan (rekomendasi untuk perbaikan, perlu tidaknya pemeriksaan ulang)

• Melengkapi form-form yang penting

• Meninjau temuan dengan manajer auditee yang bersangkutan sebelum rapat penutupan.

3) Pertemuan penutup (closing meeting)

• Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee.

• Menjelaskan bahwa pemeriksaan tidak meliputi seluruh aspek, sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak. Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat.

• Menjelaskan hasil temuan pemeriksaan dan keputusan hasil pemeriksaan.

• Jika terdapat ketidaksesuaian, konfirmasikan kepada auditee dan meminta tindakan koreksi serta target penyelesaian.

• Menyimpulkan hasil pemeriksaan • Membuka forum tanya jawab

• Menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh auditee. • Memberikan saran-saran

• Menutup pertemuan d. Laporan Pemeriksaan

Penyiapan laporan disiapkan dibawah pengarahan lead auditor 1) Penyiapan laporan.

Penyiapan laporan disiapkan dibawah pengarahan lead auditor 2) Isi laporan

Adapun isi laporan adalah sebagai berikut: • Ruang lingkup dan sasaran pemeriksaan

• Rencana (jadwal) pemeriksaan, anggota tim pemeriksa, auditee, tanggal pemeriksaan, unit organisasi yang diperiksa (penggajian).

• Identifikasi dokumen rujukan terhadap pemeriksaan yang dilakukan. • Observasi pemeriksaan dan ketidaksesuaian dengan bukti pendukung.

• Kesimpulan/ keputusan pemeriksaan

• Rekomendasi pada tindak lanjut dan atau verifikasi yang belum diselesaikan untuk dilaksanakan pada pemeriksaan.

• Daftar distribusi laporan. 3) Distribusi laporan

Distribusi laporan diberikan kepada: • Top Management

• Anggota tim tinjauan manajemen

• Koordinator program pemeriksaan mutu internal • Tim pemeriksa dan auditee

• Personel yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti tindakan perbaikan.

e. Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan

1) Auditee bertanggung jawab mengoreksi ketidaksesuaian dan sebab ketidaksesuaian.

2) Auditee membuat usulan dan waktu implementasi dari tindakan koreksi

3) Pemeriksaan follow up untuk verifikasi implementasi koreksi sebaiknya dilakukan sesuai dengan tanggal yang dijanjikan.

4) Auditee mengerti dengan jelas mengenai ketidaksesuaian yang ditemukan oleh auditor.

5) Melakukan penilaian akan pengaruh/ tingkat keseriusan akan ketidaksesuaian , serta sumber daya untuk melakukan tindakan perbaikan untuk memenuhi batas waktu penyelesaian tindakan perbaikan.

Proses Verifikasi:

 Memverifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi.

 Memverifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan efektif.

 Memverifikasi bahwa personel yang terkait benar-benar mengetahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan sistem / dokumen akibat tindakan perbaikan tersebut.

 Melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan (adanya perubahan dokumen/ data).

Laporan hasil pemeriksaan yang telah diterima pihak manajemen mengenai berbagai temuan atas kelemahan sebaiknya ditindak lanjuti oleh manajer beserta para stafnya dalam arti harus diterapkan mengenai segala rekomendasi untuk mencegah semua hal yang menyebabkan menjadi tidak efisien dan efektif.

B. Analisis Hasil Penelitian

1. Analisis Deskriptif Kualitatif

Penulis melakukan penelitian terhadap perusahaan dan menyebarkan kuesioner berisi pertanyaan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas. Kuesioner disebarkan kepada delapan orang responden yaitu Manajer Unit, Kepala Dinas Tata Usaha, Internal Auditor, Kepada Dinas Tanaman Rayon A, Bagian Akuntansi, Bagian Penggajian, Asisten SDM dan Umum, dan Asisten Tata Usaha. Hasil jawaban dari responden, pihak manajemen dan auditor dapat dilihat pada tabel hasil jawaban kuesioner yang terdapat pada lampiran.

Pemeriksaan operasional atas penggajian yang dilakukan perusahaan yaitu: a. Tahap Pendahuluan

Langkah awal yang dilakukan auditor adalah melakukan survei pendahuluan pada bagian penggajian dan bagian lain yang terkait dengan penggajian. Auditor juga harus memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengetahui keadaan bagian yang diperiksa, mencari data tertulis sehingga dapat memastikan bahwa perusahaan terutama bagian penggajian telah menerapkan praktek-praktek manajemen secara konsisten, misalnya prosedur pembuatan hingga pembayaran gaji telah berjalan sebagaimana mestinya. Auditor juga mengadakan wawancara dengan manajemen agar auditor dapat memahami kebijakan-kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan.

b. Tahap Pemeriksaan Mendalam

Tahap ini, auditor melakukan studi lapangan, dimana auditor melakukan pengamatan secara langsung atas kegiatan penggajian mulai dari prosedur dan formulir pembuatan sampai pembayaran gaji. Auditor juga melakukan kegiatan analisis untuk mengetahui penyimpangan antara rencana dengan realisasi dalam penggajian.

c. Tahap Pelaporan

Auditor membuat laporan hasil pemeriksaan yang terdiri dari informasi mengenai objek yang diperiksa serta hasil pemeriksaan yang mencakup temuan-temuan, rekomendasi dan hal-hal yang perlu diperhatikan.

2. Analisis Statistik

Analisis statistik merupakan suatu analisis dalam mengukur indikator peranan pemeriksaan operasional dalam meningkatkan efektifitas penggajian. Analisis ini dilakukan dengan penyebaran kuesioner kepada para responden untuk mengukur berperan tidaknya pemeriksaan operasional fungsi penggajian dalam menunjang efektifitas penggajian.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengolahan kuesioner adalah sebagai berikut:

f. Memisahkan setiap jawaban responden sesuai dengan jawaban yang diberikan yaitu Ya (Y) dan Tidak (T).

g. Menjumlahkan total jawaban Ya (Y) dan Tidak (T).

h. Membandingkan jumlah jawaban Ya (Y) dengan jumlah pertanyaan. i. Membuat persentase perhitungan dengan cara:

Responden untuk “Pemeriksaan Operasional”

Jumlah jawaban “Ya” = 294 Jumlah jawaban “Tidak” = 66 Jumlah jawaban kuesioner = 360 Maka persentase yang didapatkan: =

=

= 81,66 %

Berdasarkan perhitungan diatas, persentase berperannya pemeriksaan operasional sebesar 81,66 %, maka dapat disimpulkan bahwa peranan pemeriksaan operasional pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) sangat efektif.

Responden untuk “Efektifitas Penggajian”:

Jumlah jawaban “Ya” = 130 Jumlah jawaban “Tidak” = 20 Jumlah jawaban kuesioner = 150

Maka persentase yang didapatkan:

=

=

= 86,66 %

Berdasarkan perhitungan di atas, persentase efektifitas penggajian sebesar 86,66 %, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan penggajian pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) sangat efektif.

Kesimpulan, “Pemeriksaan operasional atas siklus penggajian yang dilakukan oleh internal auditor telah dilaksanakan dengan memadai, dan berperan dalam menunjang efektifitas penggajian untuk meningkatkan pengendalian intern Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero)”.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari analisis dan pembahasan yang telah penulis uraikan, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan:

1. Pemeriksaan operasional atas penggajian yang diterapkan pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) telah dilaksanakan secara memadai. Hal ini didukung oleh program pemeriksaan yang baik dan tahap-tahap pemeriksaan operasional yang terdiri dari tahap pemeriksaan pendahuluan, tahap pemeriksaan mendalam dan tahap pelaporan.

2. Kegiatan penggajian telah dilaksanakan secara efektif pada perusahaan. Pelaksanaan kegiatan penggajian selalu berpedoman pada kebijakan, sistem, dan prosedur penggajian yang telah diterapkan. Hal ini juga terlihat pada hasil analisis statistik dari kuesioner yang disebarkan ke bagian-bagian yang terkait dengan kegiatan penggajian yaitu sebesar 86,66 %.

3. Pemeriksaan operasional atas penggajian yang telah dilakukan pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero) telah menunjukan keefektifannya dan dapat meningkatkan pengendalian internalnya. Hal ini dapat terlihat dari:.

a. Temuan-temuan pada saat pelaksanaan pemeriksaan telah dilaporkan dengan disertai saran dan rekomendasi perbaikan, telah ditindaklanjuti oleh pihak manajemen perusahaan dalam meningkatkan efektifitas penggajian.

b. Hasil analisis statistik dari kuesioner yang disebarkan ke bagian-bagian yang terkait dengan kegiatan penggajian yaitu sebesar 81,66 %, responden memberikan jawaban bahwa pemeriksaan operasional berperan dalam

menunjang efektifitas penggajian pada Kebun Adolina Perbaungan PTP. Nusantara IV (Persero).

B. Saran

Penulis mencoba untuk memberikan saran setelah menarik kesimpulan yang diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

1. Perusahaan sebaiknya mempertahankan pelaksanaan pemeriksaan operasional atas penggajian dan lebih meningkatkan kinerja manajemennya.

2. Meningkatkan fungsi staf terutama bagian penggajian, disarankan sekiranya perlu bagi pihak manajemen untuk mengadakan kursus, penataran, dan pendidikan serta latihan bagi para pegawainya di lingkungan perusahaan agar dapat terus berkembang. 3. Laporan hasil pemeriksaan yang telah disetujui pihak manajemen dan kemudian

ditindaklanjuti oleh divisi penggajian sebaiknya dimonitor secara terjadwal. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui secara pasti bahwa laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan kelemahan-kelemahan penggajian benar-benar ditindaklanjuti serta mengetahui kesulitan yang dihadapi bagian penggajian dalam tindak lanjut tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A. James L. Loebbecke. 2002. Auditing Pendekatan Terpadu, Buku Dua. Edisi Indonesia. Adaptasi oleh Amir Abadi Yusuf. Salemba Empat, Jakarta.

Champion, Dean J., 1990, Basic Statistic For Social Research, New York: Mac Millan Publishing Co.

Erlina, Sri Mulyani, 2007. Metodolagi Penelitian Bisnis : Untuk Akuntansi dan Manajemen, Cetakan Pertama, USU Press, Medan.

Hasibuan, H. Malayu, 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta.

Indranata, Iskandar, 2000. Terampil dan Sukses Melakukan Audit Mutu Internal ISO 9001: 2000 Berdasarkan ISO 19011: 2001, Alfabet, Bandung.

Messier, Jr., Steven M. Glover, Douglas F. Prawitt, 2005. Jasa Audit & Assurance: Pendekatan Sistematis, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2002. Auditing, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta. , 2002. Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Nasution, Mustafa, Hardius Usman, 2007. Proses Penelitian Kuantitatif, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Ruky, Achmad, 2001. Manajemen Penggajian & Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Sawyer’s, 2005. Audit Internal Sawyer, Edisi Kelima, Salemba Empat, Jakarta. Sugiyono, 2004. Metode Penelitian Bisnis, Cetakan keenam, Alfabeta, Bandung. Widjaja, Amin, 2004. Audit Operasional (Suatu Pengantar), Harvarindo, Jakarta. , 2008. Dasar-Dasar Audit Operasional, Harvarindo, Jakarta. , 2008. Internal Auditing, Harvarindo, Jakarta.

, 2008. Memahami Internal Auditing, Harvarindo, Jakarta.

Jurusan Akuntnasi, Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 2004. Buku Petunjuk Teknis Proposal Penelitian Dan Penulisan Skripsi. Medan.

KUESIONER UNTUK VARIABEL INDEPENDEN “PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS PENGGAJIAN”

PADA KEBUN ADOLINA PERBAUNGAN PTP. NUSANTARA IV (PERSERO)

No. PERTANYAAN DAN PERNYATAAN YA TIDAK KETERANGAN

Program Pemeriksaan

1 Apakah auditor operasional membuat program pemeriksaan setiap kali pelaksanaan pemeriksaan?

2 Program auditor operasional ditandatangani

oleh:

a. Direktur

b. Internal Auditor

c. Kepala Akuntansi dan Keuangan

3 Apakah dalam program pemeriksaan terdapat:

a. Tujuan Pemeriksaan

b. Prosedur Pemeriksaan

c. Skedul Pemeriksaan

d. Ruang Lingkup Pemeriksaan

e. Latar Belakang Pemeriksaan

4 Program pemeriksaan yang telah akan didistribusikan kepada:

a. Staf audit yang melaksanakan penugasan

b. Kepala bagian/ departemen

c. Direktur

d. Komisaris

Tahap Pemeriksaan Pendahuluan

A. Pengamatan Sekilas Atas Fasilitas Fisik

5 Apakah tujuan melakukan pengamatan sekilas: a. untuk mendapatkan gambaran umum

mengenai operasi perusahaan

b. untuk mempelajari indikasi permasalahan yang ada

6 Auditor operasional melakukan pengamatan sekilas atas fasilitas fisik oleh auditor operasional dilakukan dengan :

a. Mengamati fasilitas fisik bagian penggajian b. Mengamati layout bagian/ departemen yang

diaudit

c. Membagikan kuesioner pemeriksaan kepada staf bagian penggajian

7 Apakah temuan- temuan yang ditemukan oleh auditor operasional langsung dicatat dalam kertas kerja?

8 Laporan temuan- temuan dalam pengamatan sekilas dibuat secara:

a. Tertulis

b. Lisan

B. Mencari Data Tertulis

9 Auditor operasional mencari data tertulis dengan cara :

a. Mencari data kepada staf dan bagian

penggajian

b. Mengamati pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

c. Membagikan kuesioner pemeriksaan

10 Pencarian data tertulis dilakukan oleh:

a. Internal auditor

b. Eksternal auditor

c. Kepala bagian yang diaudit

11 Auditor operasional mencari data tertulis mengenai:

a. Sasaran dan tujuan perusahaan

b. Kebijakan dan prosedur perusahaan

c. Bagan organisasi dan uraian tugas

d. Laporan-laporan intern manajemen

e. Formulir- formulir

f. Peraturan pemerintah/ instansi yang

berwenang

C. Wawancara Dengan Manajemen

12 Tujuan dilakukannya wawancara dengan manajemen:

a. Untuk memperoleh informasi mengenai pelaksanaan kegiatan penggajian

b. Untuk memperoleh informasi mengenai permasalahan yang ada

13 Apakah auditor operasional tidak mengalami kesulitan saat mewawancarai orang-orang yang bekerja dibagian penggajian?

KUESIONER UNTUK VARIABEL DEPENDEN “EFEKTIVITAS PENGGAJIAN”

PADA KEBUN ADOLINA PERBAUNGAN PTP. NUSANTARA IV (PERSERO)

No. _{PERTANYAAN DAN PERNYATAAN YA TIDAK KETERANGAN}

1 Apakah perusahaan memiliki tujuan dan sasaran secara tertulis untuk beberapa tahun yang akan datang?

2 Apakah setiap pejabat yang ada dalam perusahaan telah memiliki uraian tugas yang tertulis dan tegas?

3 Apakah setiap karyawan memiliki rasa tanggungjawab yang cukup besar dan tidak suka melempar tanggungjawab?

4 Apakah sistem dan prosedur pada umumnya didokumentasikan?

5 Apakah jadwal kerja dibuat cukup terperinci dan akurat kemudian disebarluaskan secara efektif sehingga dapat dipahami?

6 Apakah ada suatu penetapan uraian pekerjaan pada masing-masing bagian dan cara untuk mengetahui perkembangan setiap pekerjaan?

7 Apakah terdapat suatu prosedur untuk mengetahui tenaga kerja yang berlebihan dan cara menguranginya?

8 Apakah manajemen dapat melakukan

pemindahan karyawan ke bidang pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya?

9 Apakah bagian akuntansi cukup cepat dalam memberikan laporan yang akurat sehingga memungkinkan diambilnya tindakan korektif oleh pihak yang berwenang?

10 Apakah bentuk pengawasan sesuai dengan rencana yang digariskan?

11 Apakah gaji harus disetujui oleh seseorang yang memiliki otoritas untuk itu?

Apakah pengawasan mempunyai segi umpan balik: artinya apakah disadari bahwa pengawasan berjalan atas dasar penyimpangan dari kegiatan yang diawasi?

12

13 Apakah cek karyawan yang belum dibayarkan di tempatkan dibawah pengawasan?

14 Apakah pengawasan yang ada dituangkan dalam bentuk prosedur, penjelasan, flow chart, atau bentuk lainnya?

15 Apakah penugasan yang mempersiapkan gaji dirotasikan?

16 Apakah tingkat gaji ditentukan secara tertulis oleh seseorang yang mempunyai otoritas untuk hal itu?

17 Apakah kegiatan teknis dalam mempersiapkan gaji di cek ulang sebelum gaji dibayarkan?

18 Apakah catatan waktu dibuat pada time clock?

19 Apakah formulir jam kerja dibandingkan dengan skedul produksi atau pembayaran gaji?

20 Apakah pengawas menandatangani lembaran gaji mingguan?

21 Apakah cek disimpan dan diawasi?

22 Apakah karyawan dibayar dengan

mempergunakan cek dan apakah cek diberi nomor sebelumnya?

23 Apakah cek gaji ditandatangani oleh petugas yang tidak ikut ambil bagian dalam mempersiapkan gaji, pengerjaan dana kas, atau membuat catatan pembukuan?

24 Apakah cek ditulis oleh mesin dengan hasil total secara otomatis?

25 Jika gaji dibayarkan dengan uang kontan, apakah tanda terima diminta dari karyawan? Apakah penjumlahan jurnal gaji diperiksa untuk menemukan kelebihan penjumlahan yang mungkin menyembunyikan pemasukan yang tidak sah?

26

27 Apakah bagian pengendalian selalu memeriksa keakuratan data-data?

28 Apakah manajemen selalu mengambil tindakan untuk meningkatkan efisiensi apabila ditemukan ketidakefisiensian dalam penggajian?

29 Apakah selalu diadakan review kegiatan secara jelas sebelum dilaksanakan?

30 Apakah auditor operasional mempunyai hubungan kekerabatan dengan staf atau direktur bagian penggajian?

HASIL PENYEBARAN KUESIONER

VARIABEL INDEPENDEN

PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS PENGGGAJIAN

No

Responden

Jumlah Jawaban

1

2

3

4

5

Y

T

1 Y Y Y Y Y 5 0

2a Y Y Y T T 3 2

2b Y Y Y Y Y 5 0

2c Y Y Y T T 3 2

3a Y Y Y Y Y 5 0

3b Y Y Y Y Y 5 0

3c Y Y Y Y Y 5 0

3d Y Y Y Y Y 5 0

3e Y Y Y Y Y 5 0

4a Y Y Y Y Y 5 0

4b Y Y Y Y Y 5 0

4c Y Y Y Y Y 5 0

4d T T T Y Y 2 3

5a Y Y Y Y Y 5 0

5b T T T Y Y 2 3

6a Y Y Y T T 3 2

6b Y Y Y T T 3 2

6c T T T Y Y 2 3

7 Y Y Y Y Y 5 0

8a Y Y Y Y Y 5 0

8b T T T Y Y 2 3

9a Y Y Y Y Y 5 0

9b Y Y Y Y Y 5 0

9c T T T Y Y 2 3

10a Y Y Y T T 3 2

10b Y Y Y T T 3 2

10c Y Y Y T T 3 2

11a Y Y Y Y Y 5 0

11b Y Y Y Y Y 5 0

11c Y Y Y Y Y 5 0

11d Y Y Y Y Y 5 0

11e Y Y Y Y Y 5 0

11f Y Y Y Y Y 5 0

12a Y Y Y Y Y 5 0

12b Y Y Y Y Y 5 0

14a Y Y Y T T 3 2

14b T T T T T 0 5

14c T T T T T 0 5

15 Y Y Y T T 3 2

16a Y Y Y Y Y 5 0

16b T T T Y Y 2 3

17a Y Y Y Y Y 5 0

17b Y Y Y Y Y 5 0

17c Y Y Y Y Y 5 0

18a Y Y Y Y Y 5 0

18b Y Y Y Y Y 5 0

19 Y Y Y T T 3 2

20a Y Y Y Y Y 5 0

20b Y Y Y Y Y 5 0

21 Y Y Y Y Y 5 0

22 Y Y Y T T 3 2

23a Y Y Y Y Y 5 0

23b Y Y Y Y Y 5 0

23c Y Y Y Y Y 5 0

23d Y Y Y Y Y 5 0

23e Y Y Y Y Y 5 0

23f Y Y Y Y Y 5 0

24 Y Y Y Y Y 5 0

25a T T T Y Y 2 3

25b Y Y Y Y Y 5 0

26a Y Y Y T T 3 2

26b T T T Y Y 2 3

27 Y Y Y Y Y 5 0

28a Y Y Y Y Y 5 0

28b Y Y Y Y Y 5 0

28c Y Y Y Y Y 5 0

29a Y Y Y Y Y 5 0

29b Y Y Y Y Y 5 0

29c Y Y Y Y Y 5 0

29d T T T Y Y 2 3

30 Y Y Y Y Y 5 0

HASIL PENYEBARAN KUESIONER

VARIABEL DEPENDEN

EFEKTIVITAS PENGGGAJIAN

No

Responden

Jumlah Jawaban

1

2

3

4

5

Y

T

1 Y Y Y Y Y 5 0

2 Y Y Y Y Y 5 0

3 Y Y Y Y Y 5 0

4 Y Y Y Y Y 5 0

5 Y Y Y Y Y 5 0

6 Y Y Y Y Y 5 0

7 Y Y Y Y Y 5 0

8 Y Y Y Y Y 5 0

9 Y Y Y Y Y 5 0

10 Y Y Y Y Y 5 0

11 Y Y Y Y Y 5 0

12 Y Y Y Y Y 5 0

13 Y Y Y Y Y 5 0

14 Y Y Y Y Y 5 0

15 Y Y Y Y Y 5 0

16 Y Y Y Y Y 5 0

17 Y Y Y Y Y 5 0

18 T T T T T 0 5

19 Y Y Y Y Y 5 0

20 Y Y Y Y Y 5 0

21 Y Y Y Y Y 5 0

22 T T T T T 0 5

23 T T T T T 5 0

24 T T T T T 0 5

25 Y Y Y Y Y 5 0

26 Y Y Y Y Y 5 0

27 Y Y Y Y Y 5 0

28 Y Y Y Y Y 5 0

29 Y Y Y Y Y 5 0

30 T T T T T 0 5