penempatan tenaga kerja dan proses kerja dapat berlangsung lebih efektif sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan karyawan.
2. Pelaksanaan Pemeriksaan Audit Operasional Atas Penggajian
a. Inisiasi Pemeriksaan
1 Penetapan tujuan spesifik dan ruang lingkup.
Ruang lingkup merupakan elemen sistem, lokasi dan atau unit organisasi. Tujuan pemeriksaan:
• Menentukan kesesuaian terhadap standar • Menentukan efektifitas sistem dalam mencapai sasaran mutu.
• Menemukan ide untuk peningkatan improvement. 2
Penunjukan lead auditor auditor tim pemeriksa. Adapun tanggung jawab Lead Auditor:
• Merencanakan dan membuat jadwal pemeriksaan audit plan . • Melaksanakan “Opening Meeting” dan “Closing Meeting”.
• Mengkomunikasikan persyaratan dan kebijakan. • Mengambil keputusan akhir mengenai masalah yang timbul selama
pemeriksaan. • Melaksanakan, menyiapkan, dan menyerahkan laporan pemeriksaan.
3 Menginformasikan auditee.
Aturan untuk auditee adalah sebagai berikut: • Mengkoordinasikan dan membantu tim pemeriksa menyediakan waktu.
• Menjamin kehadiran personil yang relevan untuk kelancaran pemeriksaan • Bekerja sama dengan tim pemeriksa untuk mencapai sasaran pemeriksaan.
Universitas Sumatera Utara
• Memberikan keleluasaan kepada tim pemeriksa untuk mengaudit bagian atau informasi
• Meninjau hasil temuan pemeriksaan dan membuat persetujuan dengan tim pemeriksa mengenai batas waktu tindakan perbaikannya.
• Mendokumentasikan dan memberitahu tim pemeriksa atas tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan.
4 Tinjauan awal dokumen.
b. Persiapan Pemeriksaan
1 Menyiapkan rencana pemeriksaan audit plan, yaitu seperti:
• Mengidentifikasikan anggota tim pemeriksa. • Menentukan tujuan dan ruang lingkup.
• Menentukan tanggal dan tempat pemeriksa serta unit organisasi yang akan dipemeriksa.
• Memperkirakan waktu atau lama pemeriksaan • Penugasan elemen atau klausal sistem yang spesifik pada bagian penggajian.
2 Penugasan pekerjaan anggota tim pemeriksa.
Adapun penugasan anggota tim pemeriksa seperti: • Melakukan pemeriksaan sesuai dengan standar atau ruang lingkup yang telah
disetujui. • Mengumpulkan dan menganalisis bukti-bukti objektif.
• Membuat pertanyaan seperti:
Apakah prosedur-prosedur, dokumen dan informasi lainnya, yang menjelaskan dan mendukung elemen sistem mutu, tersedia, dipahami dan
digunakan oleh auditee?
Universitas Sumatera Utara
Apakah semua dokumen dan informasi yang digunakan untuk menjelaskan
sistem cukup memadai untuk mencapai sasaran? • Bertindak etis dalam pemeriksaan
• Mencatat adanya kelemahan dalam suatu pemeriksaan untuk menjadi perhatian atau perlunya suatu pemeriksaan tambahan.
3 Penyiapan dokumen- dokumen kerja.
• Cheklist yang disiapkan oleh auditor. Manfaat Checklist:
Mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan pemeriksaan.
Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup pemeriksaan agar sesuai
dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat.
Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.
Alat bantu dalam penyusunan hasil pemeriksaan yang dilakukan.
Format Checklist:
Pertanyaan untuk aktivitas apa yang akan dicek diverifikasi.
Dokumen apa yang terkait nama dan nomor dokumen dengan aktivitas tersebut.
Catatan hasil pemeriksaan, interview, dan sebagainya.
Form- form untuk melaporkan hasil pemeriksaan.
• Prosedur Operasional Adapun prosedur operasional di Kebun Adolina Perbaungan yaitu:
1 Prosedur dan Formulir Pembuatan Daftar Gaji
1. Daftar gaji pegawai staf dibuat oleh Bagian Sumber Daya Manusia.
Universitas Sumatera Utara
2. Daftar gaji pegawai Non Staf Kandir Wilayah dibuat oleh SDM. Daftar gaji
pegawai non staf kebun unit dibuat KTU administrasi tata gaji 3.
Setiap bagian membuat Daftar Hadir AU-18 untuk mencatat kehadiran stafnya. Absensi harian disetiap bagian dilaporkan ke Bagian SDM dengan menggunakan
Laporan Absensi Harian AU-19. 4.
Pembayaran gaji pegawai staf
Pegawai staf kandir wilayah dengan pemindahbukuan ke bank rekening masing-masing staf yang bersangkutan dilaksanakan oleh bagian keuangan.
Pegawai staf kebun unit melalui uang kerja remise kebun unit, pembayaran
di kebun unit dilaksanakan oleh Kepala Tata Usaha.
Pegawai Non Staf Kandir pembayaran tunai dilaksanakan oleh bagian keuangan secara tunai dengan menggunakan amplop gaji.
Pegawai non staf kebun unit pembayaran dilakukan oleh KTU dan asisten
afdeling. 2
Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Tetap Daftar Gaji Staf Kandir Kebun Unit dibuat oleh bagian SDM di Kantor Direksi
Bagian SDM
1. Menerima Daftar Potongan Hutang Pegawai Staf dari bagian akuntansi.
2. Membuat Daftar Tunjangan Pokok, Tunjangan Lainnya dalam rangkap tiga yang
ditanda tangani Kepala Bagian. 3.
Membuat Daftar Gaji Staf dalam rangkap tiga yang ditanda tangani Kepala Bagian.
4. Daftar Gaji yang dilampiri dengan Daftar Tunjangan didistribusikan :
Satu lembar ke bagian akuntansi
Satu lembar ke bagian keuangan
Universitas Sumatera Utara
Satu lembar arsip
5. Membuat Slip Gaji atau Daftar Penghasilan Pegawai Staf DPPS dalam rangkap
dua, dimana pada saat hari gajian diserahkan kepada masing-masing pegawai staf untuk ditanda tangani dan lembar asli dikembalikan dan disimpan sebagai arsip.
6. Mencatat pada Kartu Penghasilan Pegawai Staf KPPS masing-masing pegawai
staf. 7.
Membuat Surat Permintaan Pembayaran Gaji Pegawai Staf dan meneruskannya ke bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi
1. Membuat Daftar Potongan Hutang seluruh pegawai yang ditanda tangani oleh
Kepala Bagian dan dikirim ke bagian SDM. 2.
Menerima Daftar Gaji dan Daftar Tunjangan dari Bagian SDM. 3.
Membuat Bukti Jurnal dan membukukan pada Kartu Rekening Buku Besar. 4.
Menerima dari bagian keuangan, Bukti Pengeluaran Kas AU-12 beserta lampiran pendukung dan membukukan pada Kartu Rekening Buku Besar.
Bagian Keuangan
1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran beserta Daftar Gaji Tunjangan dari
bagian SDM. 2.
Membuat Bukti Pengeluaran Bank AU-12 dalam rangkap dua untuk ditandatangani oleh Direksi.
3. Mencatat dalam Buku Kas Bank sebesar jumlah pengeluaran dalam Bukti Kas
Bank. 4.
Mempersiapkan Bilyet Giro dengan pemindah bukuan disertai Surat Pemindah bukuan ke Bank untuk ditanda tangani oleh Direksi.
Universitas Sumatera Utara
5. Bukti Pengeluaran Bank AU-12, Bilyet Giro Pemindah Bukuan, Formulir
Transfer diserahkan ke Bank dan Bank menandatangani Bukti Pengeluaran Bank disertai penerima dan memindahkannya ke Rekening Bank masing-masing
pegawai staf. 6.
Mengirimkan Bukti Pengeluaran Bank Asli beserta lampiran pendukungnya ke bagian akuntansi.
3 Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Non Staf Bulanan Kantor Direksi
Tiap Bagian:
1. Membuat Daftar Absensi Harian dan Daftar Lembur Harian.
2. Setiap bulan setelah berakhir bulan buku berjalan, Daftar Absensi dan Daftar
Lembur setelah ditandatangani oleh Kepala Bagian Biro dikirimkan ke bagian SDM.
Bagian Sumber Daya Manusia
1. Membuat Daftar Potongan dari bagian akuntansi.
2. Menerima Daftar Absensi dan Daftar Lembur yang telah ditandatangani oleh
Kepala Bagian Biro dari masing-masing Bagian Biro. 3.
Membuat Daftar Gaji dengan memperhitungkan Daftar Potongan , Daftar Lembur dan Daftar Uang Muka Gaji dalam rangkap 3 yang ditanda tangani oleh Kepala
Bagian. 4.
Daftar Gaji didistribusikan kepada: • Bagian akuntansi
• Bagian keuangan • Arsip
5. Membuat Surat Permintaan Pembayaran dan mengirimkan ke bagian akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
Bagian Keuangan
1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran beserta Daftar Gaji Tunjangan dari
bagian SDM. 2.
Membuat Bukti Pengeluaran Bank AU-12 dalam rangkap dua untuk ditandatangani oleh Direksi.
3. Memasukkan uang ke dalam amplop gaji masing-masing karyawan dan
menyerahkannya kepada yang berhak. 4.
Masing-masing karyawan menandatangani pada Daftar Gaji dan menerima amplop gaji.
5. Bukti Pengeluaran Kas AU-12 beserta lampiran pendukung dikirim ke bagian
akuntansi.
4 Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Pegawai Non Staf Kebun Unit
Dinas- Dinas Afdeling di Kebun Unit :
1. Membuat Buku Mandor PB-73 dan Ikhtisar Laporan Pekerjaan harian PB-10.
2. Membuat Buku Asisten AU-29 atau Daftar Hadir.
3. Membuat Daftar Lembur dan Daftar Premi masing-masing karyawan.
4. Buku Asisten AU-29 , Ikhtisar laporan Pekerjaan Harian PB-10 setelah
ditandatangani oleh Asisten dan diperiksa oleh Asisten Kepala atau Kepala Dinas dikirimkan ke Kepala Administrasi KTU Tata Gaji.
5. Daftar Lembur dan Daftar Premi setelah diperiksa oleh Asisten Kepala Kepala
Dinas dan disetujui oleh Administratur Kepala Unit dikirimkan ke Kepala Administrasi KTU Tata Gaji
6. Menerima Daftar Gaji Upah dan uang gaji.
Universitas Sumatera Utara
7. Melakukan pembayaran gaji kepada karyawan dan kayawan menandatangani
Daftar Gaji sebagai pengakuan bahwa uang gaji telah diterimanya. 8.
Daftar Gaji diserahkan kepada Kepala Administrasi KTU dan jika ada karyawan yang belum sempat mengambil gaji, uangnya akan disetor ke kas perusahaan
disertai daftar rincian nama-nama karyawan yang bersangkutan.
Tata Gaji
1. Menerima Buku Asisten AU-29 dan PB-10 dari Dinas Afdeling.
2. Menerima Daftar Lembur dan Premi dari Dinas-Dinas Afdeling setelah disetujui
oleh Administratur Kepala Unit. 3.
Menerima Daftar Potongan Hutang karyawan dari administrasi Tata Buku. 4.
Menerima Daftar Mutasi Karyawan dari administrasi kebun. 5.
Berdasarkan butir 1 sd 4 dan Daftar Uang Muka Gaji menyusun Daftar Gaji permasing-masing Dinas Afdeling.
Daftar Gaji dibuat rangkap tiga yaitu: • Asli untuk administrasi kas
• Satu lembar lembar kedua untuk administrasi tata buku • Lembar ketiga pertinggal
Administrasi Tata Buku
1. Menerima Daftar Gaji copy kedua dari tata gaji.
2. Membuat Daftar Bagi Upah dan membukukannya ke Kartu Rekening Buku Besar.
3. Menerima bukti pengeluaran pembayaran kas, pembayaran gaji dari administrasi
kas untuk dibukukan.
Universitas Sumatera Utara
Administrasi Kas
1. Menerima Daftar Gaji asli dari administrasi tata gaji dan membuat Daftar Tanda
Terima Gaji dari masing-masing Dinas Afdeling untuk ditandatangani oleh masing-masing Asisten yang bersangkutan.
2. Mempersiapkan Bukti Pengeluaran Kas atas jumlah uang gaji yang akan dibayar.
3. Menyerahkan uang gaji dan Daftar Gaji asli kepada masing-masing asisten yang
bersangkutan. 4.
Menerima Daftar Gaji dari Asisten setelah selesai penggajian beserta uang gaji yang belum dibayarkan belum diambil oleh karyawan yang bersangkutan.
5. Membuat Bukti Penerimaan Kas AU-9 atas gaji karyawan yang belum diambil
yang diserahkan oleh Asisten yang bersangkutan. 6.
Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Penerimaan Kas asli diserahkan kepada administrasi tata buku.
7. Mencatat pengeluaran dan penerimaan kas uang gaji ke Buku Kas.
c. Pelaksanaan Pemeriksaan
1 Pertemuan pembukaan opening meeting
Kegiatan dalam rapat pembukaan ini adalah: • Memperkenalkan tim pemeriksa dan tanggung jawabnya.
• Penjelasan tujuan dan ruang lingkup pemeriksaan. • Metode dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan pemeriksaan.
• Memastikan kesediaan auditee, sumberdaya dan fasilitas untuk pemeriksaan. • Mengajak partisipasi aktif.
• Menjelaskan rencana jadwal pemeriksaan. • Menjelaskan hal-hal yang kurang jelas.
Universitas Sumatera Utara
• Merencanakan waktu dan tempat untuk “closing meeting”. 2
Pelaksanaan pemeriksaan. a
Memeriksa hari- hari kerja dalam Buku Asisten dengan: • Daftar Lembur
• Daftar Premi b
Memeriksa kode tanggungan anak dalam Daftar Gaji dengan Kartu Pekerja dan Buku Catu.
c Memeriksa yang tidak lagi menjadi tanggungan karyawan, dan tidak
diberikan: • Biaya Kelahiran
• Biaya Pengobatan • Catu Beras
• Selanjutnya anak yang berumur diatas 16 tahun tidak lagi mendapat catu beras kecuali ada surat keterangan sekolah kuliah dari instansi yang
bersangkutan. d
Memeriksa Daftar Gaji masing-masing karyawan atas jumlah: • Lembur Premi
• Premi Panen • Premi Tunas
e Memeriksa Perhitungan Penghasilan Tidak Kena Pajak yang telah ditetapkan.
f Sesuaikan Potongan Hutang dalam Daftar Gaji dengan Buku Hutang.
g Menjumlahkan Daftar Gaji, lembur perlembar dan sesuaikan dengan jumlah
uang yang diterima oleh masing-masing asisten Lampiran Bukti Kas.
Universitas Sumatera Utara
Teknik Pemeriksaan yang digunakan: • Wawancara
• 5W 1H 1S • Observasi
• Klarifikasi • Verifikasi
• Sampling
Bukti obyektif yang dapat diambil: • Catatan-catatan seperti risalah tinjauan manajemen, lembaran
pengendalian proses, dan lain- lain. • Prosedur, petunjuk kerja, standar teknis, dan lain-lain.
• Jawaban dari pihak auditee pada waktu diperiksa. • Hasil observasi auditor pada beberapa auditor pada beberapa aktivitas
yang diperiksa. Pencatatan Temuan
• Meninjau semua temuan dalam rapat tim pemeriksa. • Menggabungkan temuan serupa
• Mencatat temuan secara jelas masalah, lokasi, bukti obyektif, referensi
• Menetapkan status temuan rekomendasi untuk perbaikan, perlu tidaknya pemeriksaan ulang
• Melengkapi form-form yang penting • Meninjau temuan dengan manajer auditee yang bersangkutan sebelum
rapat penutupan.
Universitas Sumatera Utara
3 Pertemuan penutup closing meeting
• Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee. • Menjelaskan bahwa pemeriksaan tidak meliputi seluruh aspek,
sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak. Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat.
• Menjelaskan hasil temuan pemeriksaan dan keputusan hasil pemeriksaan.
• Jika terdapat ketidaksesuaian, konfirmasikan kepada auditee dan meminta tindakan koreksi serta target penyelesaian.
• Menyimpulkan hasil pemeriksaan • Membuka forum tanya jawab
• Menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh auditee. • Memberikan saran-saran
• Menutup pertemuan d.
Laporan Pemeriksaan Penyiapan laporan disiapkan dibawah pengarahan lead auditor
1 Penyiapan laporan.
Penyiapan laporan disiapkan dibawah pengarahan lead auditor 2
Isi laporan Adapun isi laporan adalah sebagai berikut:
• Ruang lingkup dan sasaran pemeriksaan • Rencana jadwal pemeriksaan, anggota tim pemeriksa, auditee,
tanggal pemeriksaan, unit organisasi yang diperiksa penggajian. • Identifikasi dokumen rujukan terhadap pemeriksaan yang dilakukan.
• Observasi pemeriksaan dan ketidaksesuaian dengan bukti pendukung.
Universitas Sumatera Utara
• Kesimpulan keputusan pemeriksaan • Rekomendasi pada tindak lanjut dan atau verifikasi yang belum
diselesaikan untuk dilaksanakan pada pemeriksaan. • Daftar distribusi laporan.
3 Distribusi laporan
Distribusi laporan diberikan kepada: • Top Management
• Anggota tim tinjauan manajemen • Koordinator program pemeriksaan mutu internal
• Tim pemeriksa dan auditee • Personel yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti tindakan
perbaikan.
e. Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan
1 Auditee bertanggung jawab mengoreksi ketidaksesuaian dan sebab
ketidaksesuaian. 2
Auditee membuat usulan dan waktu implementasi dari tindakan koreksi 3
Pemeriksaan follow up untuk verifikasi implementasi koreksi sebaiknya dilakukan sesuai dengan tanggal yang dijanjikan.
4 Auditee mengerti dengan jelas mengenai ketidaksesuaian yang ditemukan oleh
auditor. 5
Melakukan penilaian akan pengaruh tingkat keseriusan akan ketidaksesuaian , serta sumber daya untuk melakukan tindakan perbaikan untuk memenuhi batas
waktu penyelesaian tindakan perbaikan. 6
Melakukan tindakan perbaikan dan mendokumentasikannya.
Universitas Sumatera Utara
Proses Verifikasi:
Memverifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi.
Memverifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan
efektif.
Memverifikasi bahwa personel yang terkait benar-benar mengetahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan
sistem dokumen akibat tindakan perbaikan tersebut.
Melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan adanya perubahan dokumen data.
Laporan hasil pemeriksaan yang telah diterima pihak manajemen mengenai berbagai temuan atas kelemahan sebaiknya ditindak lanjuti oleh manajer beserta para stafnya
dalam arti harus diterapkan mengenai segala rekomendasi untuk mencegah semua hal yang menyebabkan menjadi tidak efisien dan efektif.
B. Analisis Hasil Penelitian
