2.3 Jenis – Jenis Layanan 2.3.1 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman koleksi yang diberikan untuk pengguna yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Sutarno
2006, 93 menyatakan bahwa, “Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian
bahan pustaka berserta penyelesaian administrasinya”. Berdasarkan pernyataan tersebut, dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang
berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan seperti peminjaman, pengembalian, serta penyelesaian administrasi bahan pustaka yang dimiliki oleh
perpustakaan Menurut Darmono 2001: 141 layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka adalah ”Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku.” Layanan pengembalian dan
peminjam bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan.
Menurut Lasa 2005, 213 menyatakan bahwa pelayanan sirkulasi bertujuan untuk:
1. Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara
optimal. 2.
Agar mudah diketahui identitas peminjaman buku yang dipinjam dan waktu pengembalian.
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan.
4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu
perpustakaan. 5.
Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaraan
Universitas Sumatera Utara
Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda sanksi dan bebas pustaka.
Menurut Soedibyo 2005 : 190, fungsi pelayanan sirkulasi adalah : 1
Melayani pendaftaran anggota. 2
Melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku. 3
Menarik denda bagi anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku pinjaman.
4 Penagihan buku-buku.
5 Memberikan surat keterangan bebas pinjam
6 Membuat laporan harian.
7 Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.
Utuk dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal
berikut ini : 1
Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan 2
Pendaftaran anggota perpustakaan, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustkaan
3 Peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan waktu bahan
peminjaman 4
Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda
5 Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan
pada waktunya dan surat bebas pustaka 6
Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak
7 Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman
8 Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang
memperbarui keanggotaanya, anggota batu, anggota yang memperbarui keanggotaanya, anggota batu, anggota yang
mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam, statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman buku
berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tendon
9 Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Qalyubi 2007 : 221 Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1 Keanggotaan
2 Peminjaman
Universitas Sumatera Utara
3 Pengembalian
4 Perpanjangan masa pinjam
5 Penagihan
6 Pemberian sanksi
7 Memberikan keterangan bebasbersih pinjaman bahan perpustakaan.
Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
Berdasarkan uraian di atas dapat dipahami bahwa layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan
koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi. Hal ini karena bagian layanan
sirkulasi masih memiliki tugas untuk penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat bebas perpustakaan, mencatat
jumlah pengunjung dan peminjam.
2.3.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi
pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan
peminjaman. Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan
administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjungpengguna perpustakaan dapat meminjam bahan perpustakaan untuk dibaca diruang baca atau
Universitas Sumatera Utara
juga dapat membawa pulang bahan perpustakaan tersebut, maka mereka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih
dahulu mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tertib yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang
diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, NIP no. Pegawai, serta tanggal permintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan permintaan anggota
di perpustakaan tersebut.
2.3.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan perpustakaan adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut Syahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan
Perpustakaan 2000:97 dinyatakan bahwa: “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam
perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.” Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan
menjadi tiga macam: 1
Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu 2
Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:74 prosedur
meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1
Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2
Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3
a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang
telah diisi ii.
petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.
b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut: i.
pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya.
ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada
kartu buku yang tersimpan pada kantong buku iii.
petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal
kembali
iv. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali
4 Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5 Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna.
6 Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan,
ii. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutan kode bahan perpustakaan. 7
Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut: 1
Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan
yang menganut sistem tertutup; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya
2 Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun
3 Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4 Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung
oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial-Pamuntjak, Rusina 2000:97 dinyatakan bahwa: Administrasi dari peminjaman yang harus
diatur sedemikian rupa sehingga: 1
Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat
Universitas Sumatera Utara
2 Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam
3 Dapat mengetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu
4 Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan
5 Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
Setiap bahan perpustakaan yang masuk dan keluar harus dicatat agar dapat
terorganisir dan terawasi dengan sebaik-baiknya.
2.3.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan perpustakaan telah
habis maka si peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya. Petugas pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa si
peminjam telah mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya. Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian
peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang akan dikembalikan ke
meja layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam
kotak pengembalian. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:81, langkah kerja
yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1 Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna
menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan 2
Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
Universitas Sumatera Utara
3 Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor
anggota yang tertera pada kartu buku 4
Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam
5 Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6 Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7 Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan
ke dalam rak 8
Memilah buku; a.
Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat
lain untuk disiangi.
2.3.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan perpustakaan dilakukan dengan membawa bahan perpustakaan yang akan diperpanjang ke meja sirkulasi. Dan memberikan izin
untuk memperpanjang waktu peminjaman bahan perpustakaan setelah habis masa pinjamnya dengan ketentuan tidak ada pengguna lain yang ingin meminjam bahan
perpustakaan tersebut. Biasanya perpanjangan dapat dilakukan hanya satu kali. Pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan perpustakaan
dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian yaitu dengan stempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1
Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2
Petugas memeriksa formulir pemesanan 3
Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem
manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku
4 Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59.
Universitas Sumatera Utara
2.3.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, perpustakaan akan menagih bahan perpustakaan tersebut agar
dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan sebab sering terjadi pada kelompok tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli
pemanfaatan koleksi. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan
perpustakaan yang akan ditagih, tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan: 1
Penagihan pertama 2
Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3
Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan. Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan tidak juga berhasil buku
diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut: 1.
Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1 Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan
tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaaan ini harus dilakukan setiap hari
2 Petugas membuat Surat penagihan rangkap dua; lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
Universitas Sumatera Utara
3 Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan proses pengembalian. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21
2.3.2.6Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis
pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar
hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan perpustakaan tersebut juga diperlukan oleh orang lain.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000:83 dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut: 1.
Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan. 2.
Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak. 3.
Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar 4.
Menghilangkan bahan perpustakaan. 5.
Melanggar tata tertib perpustakaan.
2.3.2.7 Statistik Pengunjung
Untuk memperoleh gambaran mengenai kesibukan dan aktivitas bagian pelayanan kepada pembaca, perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan bagian ini.
Untuk keperluan ini, setiap hari jumlah pengunjung ruang baca, jumlah bahan perpustakaan yang dipinjam dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik
harian. Sebaiknya pencatatan dilakukan pada akhir hari. Jika diperlukan dapat dilakukan dua kali sehari pada perpustakaan yang buka sampai sore hari atau
sampai malam hari. Dari catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling
Universitas Sumatera Utara
efektif. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulana. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini memberi laporan
aktivitas tahunan yang mencakup informasi: a jumlah anggota seluruhnya
b jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal c jumlah pengunjung di ruang baca.
Bersama dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan Kepala Perpustakaan
mengenai aktivitas selama setahun. 2.3.2
Layanan Refrensi
Salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan referensi. Pelayanan ini lebih menitikberatkan pada pelayanan individu agar mereka mampu
memanfaatkan sumber-sumber rujukan tersebut. Menurut Puwono 2008, 93 kata referensi bermula dari referensia berasal dari kata kerja “refer” yang berarti
mencari pertolongan atau informasi. Sumber-sumber yang dapat memberikan keterangan tentang suatu pertanyaan seseorang disebut buku-buku referensi.
Layanan referensi menurut Sutarno 2006:89, “Layanan referensi merupakan layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di perpustakaan karena berbagai
pertimbangan, misalnya keterbatasan koleksi”. Dari uraian sebelumnya dapat dikatakan bahwa referensi adalah sumber, acuan,
rujukan ataupun petunjuk untuk mencari pertolongan akan informasi dan
Universitas Sumatera Utara
memberikan keterangan ataupun penjelasan dari berbagai petanyaan ataupun hal- hal tertentu.
Menurut Lasa, H.S 2000 : 34, tujuan pelayanan referensi adalah sebagai berikut: a
Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka
diharapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut. b
Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.
c Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan
pengguna dalam suatu topic, subjek karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.
d Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam
pengembangan ilmu pengetahuan. e
Terciptanya efisiensi tenaga, biaya dan waktu. Sedangkan dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :
87, setiap jenis koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu :
1 Kamus
Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang disusun menurut abjad setiap kata disertai dengan penjelasan mengenai
artinya, cara mengucapkannya, ejaannya, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.
2 Ensiklopedi
Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam
benak pengguna.
3 Buku Tahunan Almanak
Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu
dua tahun yang disertai dengan statistic. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi-koleksi rujukan tersebut atau
sejenisnya sebaiknya tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang tetapi hanya dibaca ditempat atau di foto kopi karena untuk keperluan rujukan dan tidak perlu dibaca
secara keseluruhan.
Universitas Sumatera Utara
2.4 Pengguna Perpustakaan