Medan telah mengadakan wisuda sebanyak sembilan kali. Kerjasama dalam bentuk Memory of Understanding MOU dengan berbagai perusahaan khususnya untuk tempat
Praktek Kerja Lapangan PKL mahasiswa juga telah dilakukan Politeknik Unggul LP3M yang sampai saat ini ada 270 perusahaan swasta nasional, pemerintahan dan perusahaan
asing.
4.1.2 STRUKTUR ORGANISASI POLITEKNIK UNGGUL LP3M MEDAN
Politeknik unggul LP3M Medan merupakan lembaga pendidikan yang di pimpin oleh direktur yang bertanggung jawab kepada yayasan. Untuk kelancaran tugas, Direktur
Utama di bantu oleh pembantu direktur I, pembantu direktur II dan pembantu direktur III, yang bertanggung jawab langsung kepada direktur.
Struktur organisasi perusahaan mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas pertanggungjawaban seluruh pihak atau departemen dalam suatu
organisasi.
4.1.3 Job description Politeknik Unggul LP3M Medan
Berikuti ini penulis sajikan job description Politeknik Unggul LP3M Medan : 1. Direktur
Tugas dari direktur adalah sebagai berikut : a.
Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian aktivitas akademik. b.
Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian personalia. c.
Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian keuangan. d.
Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian umum. e.
Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian laboratorium. f.
Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian informasi internal dan eksternal.
Universitas Sumatera Utara
g. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian unit kegiatan mahasiswa.
h. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian pemasaran.
i. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian kepribadian mahasiswa.
Dalam melaksanakan tugasnya, direktur di bantu oleh sekretaris. Berikut penulis akan menyajikan tugas atau job description nya.
2. Sekretaris Tugas dari sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Surat Internal Direktur.
b. Surat Eksternal Direktur.
c. Arsip Akte Yayasan.
d. Arsip Ijin Pendirian dan Perpanjang Program Studi.
e. Arsip Rencana Strategis.
f. Arsip Rencana Tahunan.
g. Arsip SOP.
h. Arsip Surat Keputusan Direktur.
i. Arsip Keterangan direktur.
j. Arsip MOU dan MOA.
k. Laporan MOU dan MOA.
3. Unit penjamin mutu Tugas dari penjamin mutu adalah sebagai berikut :
a. Merancang SOP.
b. Mensosialisasikan SOP.
c. Melakukan pelatihan pelaksanaan SOP.
Universitas Sumatera Utara
4. Monitoring dan evaluasi Tugas dari monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut :
a. Melakukan audit pelaksanaan SOP.
5. LPPM Tugas dari LPPM Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat adalah
sebagai berikut : a.
Merencanakan dan mengembangkan jurnal penelitian. b.
Melaksanakan penelitian kinerja dosen dan manajemen. c.
Mengkoordinasikan pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat. d.
Mengangkat tim evaluasi, korektor penelitian dan pengabdian masyarakat. 6. Pustaka
Tugas dari pustaka adalah sebagai berikut : a.
Merencanakan pembelian buku. b.
Administrasi buku. c.
Administrasi peminjam dan data peminjam buku. d.
Administrasi pengembalian dan data pengembalian buku. 7. Database dan EPSBED
Tugas dari database dan EPSBED Evaluasi Program Study dan Evaluasi Diri adalah sebagai berikut :
a. Membangun sistem IT internal dan eksternal web.
b. Membangun sistem jaringan internal dan eksternal.
c. Melakukan pemeliharaan dan perawatan sistem IT dan sistem jaringan internal
dan eksternal web.
Universitas Sumatera Utara
d. Menganalisa, mengevaluasi dan mengusulkan kebutuhan sistem jaringan internal
dan eksternal web. e.
Membuat laporan EPSBED. f.
Membantu kelengkapan pelaporan EPSBED.
8. PPJ Tugas dari PPJ dual degree adalah sebagai berikut :
a. Menjalin kerja sama dengan universitas relasi luar negri. 9.
Pembantu Direktur I Tugas dari pembantu direktur satu adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi administrasi akademik.
b. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi program studi.
c. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi konseling.
d. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi PKL.
e. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi tugas akhir.
f. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi EPSBED.
g. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi test sertifikasi.
10. BAAK Tugas dari BAAK Bagian Administrasi Akademik dan Adminsitrasi
Kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a.
Merancang jadwal kuliah. b.
Merancang jadwal ujian tengah semester dan ujian akhir semester.
Universitas Sumatera Utara
c. Merancang pengawan UTS dan UAS.
11. Staf Akademik I Tugas dari staf akademik satu adalah sebagai berikut :
a. Rekap gaji, insentif dan honor dosen.
b. Rekap honor koreksi dosen.
c. Menerbitkan internal memo permohonan soal UTS dan UAS.
12. Staf Akademik II Tugas dari staf akademik dua adalah sebagai berikut :
a. Komputerisasi nilai mahasiswa.
b. Menerbitkan KHS dan distribusi KHS ke keuangan, EPSBED, Konseling dan
KPS. c.
Menerbitkan transkrip nilai. d.
Menerbitkan ijazah. 13. Staf Akademik III
Tugas dari staf akademik tiga adalah sebagai berikut : a.
Rekap absensi mahasiswa. b.
KRS. c.
Rekap absesnsi dosen. 14. Staf Akademik IV
Tugas dari staf akademik empat adalah sebagai berikut : a.
Buku induk mahasiswa. b.
Konversi mahasiswa pindahan. 15. Staf Akademik V
Universitas Sumatera Utara
Tugas dari staf akademik lima adalah sebagai berikut : a.
Menerbitkan SK mengajar dosen. b.
Menerbitkan internal memo dosen. c.
Menerbitkan internal memo mahasiswa. d.
Menerbitkan internal memo staf berhubungan dengan proses belajar mengajar. e.
Arsip pedoman proses belajar mengajar, pedoman praktek kerja lapangan, pedoman tugas akhir.
f. Arsip data mahasiswa.
g. Arsip data dosen.
h. Administrasi daftar riwayat hidup dosen selama di LP3M Medan.
16. KPS Tugas dari KPS Ketua Program Studi adalah sebagai berikut :
a. Mengevaluasi kehadiran mahasiswa.
b. Mengevaluasi prestasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi KHS dan KRS mahasiswa.
d. Mengevaluasi Typing, PKL, dan Tugas Akhir mahasiswa.
e. Mengevaluasi sertifikasi mahasiswa.
f. Mengevaluasi fasilitas mahasiswa.
g. Mengendalikan proses belajar mengajar.
17. Konseling Tugas dari konseling adalah sebagai berikut :
a. Memfollowup mahasiswa dengan orangtua bagi mahasiswa yang mempunyai
absesnsi tinggi.
Universitas Sumatera Utara
b. Memfollowup mahasiswa dengan orangtua bagi mahasiswa yang tidak aktif.
c. Memfollowup mahasiswa dengan orangtua bagi mahasiswa yang belum Typing
Tutor, PKL, Tugas Akhir dan Sidang tugas akhir. 18. Pembantu Direktur II
Tugas dari pembanti direktur dua adalah : a.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas personalia. b.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas keuangan. c.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas umum. d.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas laboratorium. e.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas database. f.
Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas jaringan internal dan eksternal website.
19. Keuangan Tugas dari bagian keuangan adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana penerimaan uang kuliah.
b. Evaluasi actual penerimaan uang kuliah.
c. Merekap penerimaan uang kuliah per program studi.
d. Memberikan laporan mahasiswa yang belum membayar uang kuliah per bulan
kepada KPS, Konseling dan Pembantu Direktua dua. 20. Staf Keuangan I
Tugas dari staf keuangan satu adalah sebagai berikut : a.
Menerima uang kuliah mahasiswa. b.
Merekap penerimaan uang kuliah.
Universitas Sumatera Utara
c. Memeriksa rekap insentif dosen.
21. Staf Keuangan II Tugas dari staf keuangan dua adalah sebagai berikut :
a. Menerima uang kuliah mahasiswa.
b. Merekap penerimaan uang kuliah.
c. Memeriksa rekap insentif dosen.
22. Staf Umum I Tugas dari staf umum satu adalah sebagai berikut :
a. Kontrol ruang kelas kebersihan, whiteboard, AC, lampu, kursi dan penghapus.
b. Kontrol gedung kampus I dan kampus II kebersihan, penjagaan menginap dan
ketersediaan sarana pendukung. c.
Kontrol ruang administrasi. d.
Kontrol inventaris administrasi. e.
Kontrol kinerja office boy. f.
Kontrol mesin listrik dan listrik. g.
Kontrol keamanan kampus I dan II. h.
Kontrol peralatan lainnya sound system, peralatan band dan lainnya. 23. Staf Umum II
Tugas dari staf umum dua adalah sebagai berikut : a.
Kontrol ruang kelas kebersihan, whiteboard, AC, lampu, kursi dan penghapus. b.
Kontrol gedung kampus I dan kampus II kebersihan, penjagaan menginap dan ketersediaan sarana pendukung.
c. Kontrol ruang administrasi.
Universitas Sumatera Utara
d. Kontrol inventaris administrasi.
e. Kontrol kinerja office boy.
f. Kontrol mesin listrik dan listrik.
g. Kontrol keamanan kampus I dan II.
h. Kontrol peralatan lainnya sound system, peralatan band dan lainnya.
23. Laboratorium komputer dan jaringan Tugas dari bagian laboratorium komputer dan jaringan adalah sebagai berikut :
a. Inventarisasi laboratorium dan non laboratorium komputer.
b. Pemeliharaan dan perawatan hardware laboratorium dan non laboratorium
komputer. c.
Menganalisa, mengevaluasi dan mengusulkan kebutuhan hardware laboratorium dan non laboratorium komputer.
d. Berkoordinasi dengan bagian umum dalam sarana dan prasarana laboratorium.
24. Pembantu Direktur III Tugas dari pembantu direktur tiga adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Unit Kegiatan
Mahasiswa. b.
Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Front Ofiice. c.
Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Marketing. d.
Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Pembinaan Mahasiswa Baru.
25. UKM Tugas dari bagian UKM Unit kegiatan Mahasiswa adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan unit kegiatan mahasiswa.
26. Front Ofiice Marketing Tugas dari bagian front office dan marketing adalah sebagai berikut :
a. Menyusun daftar front office serta pelatihan.
b. Menyusun rencana marketing dan penerimaan mahasiswa baru.
c. Mengendalikan pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru.
27. PKL P.Kerja Tugas dari bagian PKL Praktek Kerja Lapangan dan Penempatan Kerja adalah
sebagai berikut : a.
Menyusun rencana dan kunjungan perusahaan tempat praktek kerja lapangan dan penempatan kerja.
b. Menyusun rencana dan daftar mahasiswa yang di tempatkan praktek kerja
lapangan dan penempatan kerja. c.
Melakukan kunjungan kepada mahasiswa yang di tempatkan kerja. d.
Menyususun rencana dan kunjungan perusahaan yang akan melakukan kerja sama MOU dan MOA.
28. Sertifikasi Tugas dari bagian sertifikasi adalah sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan test TOEFL, TOEIC, Sertifikasi Umum dan
Sertifikasi Program Studi. b.
Melakukan evaluasi atas pelaksanaan test sertifikasi. c.
Administrasi peserta test sertifikasi. d.
Administrasi sertifikat mahasiswa peserta test sertifikasi.
Universitas Sumatera Utara
4.1.4 Sistem informasi akuntansi perusahaan
