Sistem Penerimaan Kas LANDASAN TEORI
14
dan kas. Sedangkan dalam penerimaan kas dari pendapatan tunai, pemrosesan penerimaan kas meliputi penerimaan pembayaran, penyetoran kas ke bank
dan pencatatan dari peristiwa tersebut dalam akun pendapatan dan kas. 1. Prosedur
Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas, yaitu:
a. Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian penerimaan pembayaran mail room menerima pembayaran
dalam bentuk cek dan bukti pembayaran remittance advices dari pelanggan. Selanjutnya cek yang diterima tersebut dicocokan dengan
nilai pembayaran untuk kemudian disahkan. Petugas mail room selanjutnya menyerahkan cek dan bukti pembayaran kepada petugas
administrasi untuk disahkan dan dicocokan antara jumlah cek dengan bukti pembayaran. Setelah itu petugas mencatat cek ke dalam form
daftar pembayaran remittance list atau daftar kas cash prelist. b. Prosedur Pencatatan dan Penyetoran
Petugas penerimaan kas menerima cek dan daftar pembayaran dari bagian penerimaan pembayaran. Kemudian mencocokan kebenaran dan
kelengkapan antara cek dengan daftar pembayaran, selanjutnya petugas mencatat penerimaan tunai pada jurnal penerimaan kas. Semua
transaksi penerimaan tunai, termasuk penjualan tunai, penerimaan atas rekening tunai dan penerimaan tunai lainnya, dicatat pada jurnal
penerimaan kas. Selanjutnya, petugas menyiapkan slip setoran bank
15
rangkap 3 yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta salinan dari slip setoran tersebut ke
bank. Secara periodik, petugas penerimaan kas menyiapkan jurnal voucher dan mengirimkannya ke bagian buku besar.
c. Prosedur Pencatatan Piutang Update Account Receivables Records Bagian piutang menerima bukti pembayaran dan daftar pembayaran
yang selanjutnya melakukan proses posting ke buku pembantu piutang. Setelah itu daftar pembayaran akan diarsipkan sebagai jejak audit.
Kemudian, petugas departemen piutang meringkas buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke bagian buku besar.
d. Prosedur Pencatatan Buku Besar Update Ledger Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian penerimaan
kas dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Selanjutnya dilakukan proses posting dari voucher jurnal ke rekening kontrol
piutang dan kas, lalu mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku pembantu piutang dan voucher jurnal.
e. Prosedur Pemeriksaan Penerimaan dan Penyetoran Kas Kas merupakan liquid asset yang sangat rentan menjadi sasaran
penyalahgunaan oleh sebab itu diperlukan prosedur pengawasan terhadap sistem penerimaan kas. Prosedur ini dilakukan secara berkala
oleh petugas pengawasan dari departemen pengawasan atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan tunai yang secara
berkala mencocokan penerimaan kas dengan membandingkan salinan
16
daftar pembayaran, slip setoran bank yang diterima dari bank, serta voucher jurnal dari bagian penerimaan tunai dan departemen piutang.
2. Dokumen Berikut ini adalah dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas,
yaitu: a. Cek Check
Cek merupakan salah satu alat pembayaran yang digunakan oleh nasabah bank. cek diterbitkan oleh bank dari nasabah tersebut.
b. Bukti Pembayaran Remittance Advices Remittance advices merupakan dokumen yang berisikan informasi
rekening yang diperlukan pelanggan untuk keperluan transaksi. c. Daftar Pembayaran Remittance List
Daftar pembayaran atau daftar uang merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat semua penerimaan kas.
d. Slip setoran bank Bank Deposit Slip Slip setoran bank merupakan dokumen yang digunakan petugas
penerimaan kas untuk menyetorkan kas ke bank yang di dalamnya berisi informasi mengenai jumlah kas yang diterima dalam satu hari.
e. Ringkasan Rekening Account Summary Ringkasan rekening merupakan dokumen yang berisi ringkasan saldo
termasuk saldo piutang.
17
3. Catatan Akuntansi Berikut ini adalah catatan akuntansi yang membentuk sistem penerimaan
kas, yaitu: a. Voucher Jurnal Journal Voucher
Voucher jurnal merupakan form yang berisi ringkasan dari jurnal penerimaan kas yang sebelumnya telah dibuat.
b. Jurnal Penerimaan Kas Cash Receipt Journal Jurnal penerimaan kas merupakan jurnal khusus yang dibuat untuk
mencatat rincian penerimaan kas dari berbagai sumber. c. Buku Pembantu Piutang Account Receivable Subsidiary Legder
Buku pembantu merupakan kumpulan perincian rekening-rekening yang ada di dalam buku besar. Buku pembantu piutang berisi informasi
perubahan saldo piutang. d. Buku Besar General Ledger
Buku besar merupakan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal sebelum
dijadikan laporan keuangan. 4. Pengendalian Internal
Berikut ini adalah aktivitas pengendalian internal yang digunakan dalam sistem penerimaan yaitu:
a. Otorisasi Transaksi Transaction Authorization Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk menjamin bahwa hanya
transaksi yang valid yang diproses. Untuk menunjukkan validitas
18
transaksi yang diproses dalam sistem penerimaan kas, dapat digunakan daftar pembayaran atau daftar uang. Keberadaan dokumen tersebut
dibuat dengan tujuan untuk memverifikasi kesesuaian jumlah cek dari pelanggan dan bukti pembayaran, dan untuk menunjukkan transaksi
yang valid. b. Pemisahan Tugas Segregation of Duties
Pemisahan tugas bertujuan untuk memastikan bahwa tidak ada satu individu atau bagian yang memproses satu transaksi secara keseluruhan.
Banyaknya jumlah karyawan dan jumlah transaksi yang diproses mempengaruhi pemisahan dilaksanakan, berikut tiga aturan tersebut:
1. Tugas pengesahan transaksi harus terpisah dari pemroses transaksi. 2. Tugas pengawasan aktiva harus terpisah dari pencatatan aktiva.
3. Organisasi harus terstruktur agar tindakan kecurangan memerlukan kolusi diantara dua atau lebih individu.
c. Supervisi Supervision Beberapa
perusahaan harus
mengandalkan supervisi
sebagai kompensasi pengendalian karena kurangnya karyawan. Pada sistem
penerimaan kas di beberapa perusahaan, bagian penerimaan dokumen pembayaran merupakan titik rawan dalam pengungkapan kecurangan.
Karyawan yang tidak jujur mungkin akan menggunakan kesempatan untuk mencuri cek dan mencairkannya, dan menghancurkan bukti
pembayaran untuk mengilangkan bukti transaksi. Akhirnya kecurangan tersebut terungkap ketika pelanggan komplain setelah ditagih kembali
19
atas barang yang sama dan membuat canceled check untuk membuktikan bahwa telah terjadi pembayaran. Ketika perusahaan dapat
mendeteksi kecurangan tersebut, kemungkinan pelaku sudah melakukan kecurangan beberapa kali dan telah meninggalkan perusahaan.
Mendeteksi kejahatan yang telah terjadi hanya merupakan penyelesaian, dan pencegahaan adalah solusi terbaik. Pencegahan mengakibatkan
pengawasan yang dapat menyediakan kontrol yang efektif. d. Pencatatan Akuntansi Accounting Records
Aktivitas kontrol ini merupakan fitur operasi yang penting dalam sistem akuntansi yang didesain dengan baik. Hal tersebut disebabkan transaksi
mungkin dapat hilang dari sistem sehingga membutuhkan catatan akuntansi untuk pengungkapan kesalahan yang telah terjadi.
1. Penomoran Dokumen Sumber Prenumbered Documents Penomoran pada dokumen sumber secara berurutan dan diberi
nomor tercetak serta menyediakan nomor yang unik untuk setiap transaksi.
2. Jurnal Khusus Special Journals Junal khusus dalam siklus pendapatan yaitu jurnal penjualan dan
jurnal penerimaan kas. 3. Buku Pembantu Subsidiary Ledgers
Buku pembantu pada siklus pendapatan yaitu buku pembantu persediaan dan buku pembantu piutang.
20
4. Buku Besar General Ledgers Akun kontrol buku besar merupakan dasar dari persiapan laporan
keuangan. Transaksi dalam siklus pendapatan berpengaruh pada beberapa akun yaitu penjualan, persediaan, harga pokok penjualan,
piutang dan kas. 5. Pengarsipan Files
Arsip yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yaitu voucher jurnal. Arsip tersebut merupakan kumpulan dari semua semua
voucher jurnal yang diposting ke buku besar. e. Pengendalian Akses Access Control
Pengendalian akses berperan untuk mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva sistem
penerimaan kas adalah kas dan pembatasan akses pada kas meliputi: 1. Keamanan gudang seperti penggunaan pagar, alarm, dan penjaga
2. Menyetorkan kas secara harian ke bank 3. Menggunakan kotak deposit yang aman untuk kas
4. Mengunci laci kas dan amankan pada bagian penerimaan kas Informasi juga aset penting yang beresiko. Pengendalian akses terhadap
informasi melibatkan
pembatasan akses
terhadap dokumen
pengendalian fisik aset yang meliputi dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Seseorang yang mempunyai akses tidak terbatas untuk
melakukan pencatatan akan berpotensi memanipulasi aset fisik
21
perusahaan. Berikut adalah resiko pengendalian dalam siklus pendapatan, yaitu:
1. Seseorang yang mempunyai akses pada buku pembantu piutang dapat menghilangkan akunnnya atau orang lain dari arsip. Dengan
tidak adanya catatan atas akun tersebut, perusahaan tidak akan mengirimkan laporan pelanggan bulanan.
2. Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseorang yang tidak mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman
barang dagangan. 3. Seseorang yang memproses kas dan jurnal penerimaan kas dapat
mengilangkan form kas perusahaan dan menyesuaikannya dengan akun kas tersebut untuk melindungi tindakannya.
f. Verifikasi Independen Independent Verification Tujuan dilakukkannya verifikasi yang dilakukan secara independen
adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh sistem lainnya.
Berikut ini adalah aktivitas pengendalian dalam siklus pendapatan, yaitu:
1. Fungsi pengiriman memverifikasi kesesuaian jenis dan jumlah barang yang dikirim dari gudang. Dokumen pengeluaran
persediaan dan slip pengemasan barang harus dicocokan dahulu sebelum barang dikirim ke pelanggan.
22
2. Fungsi penagihan billing mencocokan pesanan penjualan yang sebenarnya dengan surat jalan shipping notice untuk memastikan
bahwa pelanggan hanya ditagih berdasarkan jumlah barang yang dikirimkan.
3. Sebelum memposting ke akun kontrol, fungsi buku besar akuntansi mencocokan voucher jurnal dan ringkasan laporan yang
disiapkan oleh fungsi lainnya. Fungsi penagihan meringkas jurnal penjualan, pengawasan persediaan meringkas perubahan dalam
buku pembantu persediaan, fungsi penerimaan kas meringkas jurnal penerimaan kas dan fungsi piutang meringkas buku
pembantu piutang.
23 5. Dokumentasi Sistem Penerimaan Kas
a. Data Flow Diagram DFD Prosedur Penerimaan Kas
Gambar 1.3 DFD of Cash Receipts Procedure
Sumber: Accounting Information Systems 8e James A. Hall, 2013: 156
24 b. Flowchart Sistem Penerimaan Kas
Gambar 1.4 Flowchart Basic Technology Cash Receipts System
Sumber: Accounting Information Systems 8e James A. Hall, 2013: 165
25