9
beberapa lembar yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti telah melakukan pesanan pembelian barang.
Setelah bagian pesanan menerima pesanan, maka untuk setiap penjual kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit, kemudian bagian kredit akan memeriksa
pesanan tersebut, apakahpesanan tersebut diterima atau ditolak, tetapi bisa juga terjadi pesanan hanya diterima untuk sebagian atau jumlah tertentu. Pesanan yang
disetujui bagian kredit kemudian dikembalikan kebagian pesanan. Kemudian bagian pesanan membuat surat perintah pengiriman sebanyak tiga lembar yaitu
yang pertama untuk tinggal di bagian pesanan, yang kedua diberikan ke bagian gudang sedangkan lembar ketiga diserahkan ke bagian pengiriman. Jika hanya
sebagian dari pesanan yang dikirimkan disebabkan terbatasnya jumlah persediaan dari perusahaan maka sisa dari pesanan yang belum dikirimkan akan dimasukkan
pada “sisa pesanan penjualan yang harus dipenuhi”. Jika terdapat pesanan yang di tolak maka penolakan tersebut harus disampaikan kepada pelanggan beserta
dengan alasan penolakan tersebut.
2. Bagian Kredit
Dengan melihat saldo kredit dan batas kredit yang tercatat dalam kartu- kartu piutang maka dapat diketahui apakah pelanggan masih layak untuk
diberikan kredit atau permohonan ditolak. Apabila pesanan pembelian serta kredit disetujui maka dapat dilakukan
langkah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
10
a. Bila persediaan di gudang cukup untuk memenuhi pesanan maka pesanan
yang telah disetujui dikirimkan ke bagian faktur, bagian ini akan membuat faktur terlebih dahulu sebelum barang dikirimkan.
b. Bila persediaan di gudang belum diketahui secara pasti maka pesanan yang
telah disetujui akan dikirimkan ke bagian pengiriman, dan bagian pengiriman akan membuat laporan tentang pengiriman barang yang telah dilakukan ke
bagian faktur agar dibuat faktur penjualannya.
3. Bagian Gudang
Setelah menerima Surat Perintah Pengiriman dari bagian pesanan maka bagian gudang akan memeriksa stok yang ada di gudang, bila jumlahya
mencukupi maka bagian gudang akan memberitahukannya ke bagian pesanan sehingga bagian pesanan akan memasukkan dalam “sisa penjualan yang harus
dipenuhi”.
4. Bagian Faktur
Ada beberapa cara yang dapat dipergunakan dan umumnya tergantung pada situasi perusahaan itu sendiri, antara lain :
Cara 1. Jika pesanan diterima, maka faktur penjualan, nota pengiriman barang dan dokumen pengiriman barang dapat dilakukan secara serentak. Nota
pengiriman serta dokumen pengiriman dikirimkan kebagian pengiriman dan faktur penjualan ditahan sampai barang-barang selesai dikirimkan ke
Universitas Sumatera Utara
11
pelanggan dan selembar lagi ke bagian piutang untuk dicatat dalam kartu piutang yang bersangkutan.
Cara 2. Bagian faktur berdasarkan surat perintah pengiriman dan surat tanda muat, membuat faktur dalam rangkap tiga. Lembaran asli beserta surat tanda
muat dikirimkan kepada pelanggan, lembaran kedua ke bagian pesanan dan lembaran ketiga sebagai pertinggal.
5. Bagian Pengiriman
Bagian ini harus mendapat autorisasi terlebih dahulu, bisa dalam bentuk pesanan penjualan yang telah disetujui atau bisa juga melalui tembusan dari faktur
penjualan. Bagian pengiriman mengecek barang yang diterima gudang apakah sesuai dengan surat perintah. Bagian pengiriman membuat laporan rangkap tiga,
yaitu berdasarkan pesanan penjualan dari faktur penjualan. Lembar pertama untuk bagian faktur, lembar kedua digunakan sebagai slip pengepakan dan lembar ketiga
untuk bagian pengiriman.
6. Bagian Akuntansi
