Bagian Pesanan Prosedur Terjadinya Piutang

8

1. Bagian Pesanan

2. Bagian Kredit

3. Bagian Gudang

4. Bagian Faktur

5. Bagian Pengiriman

6. Bagian Akuntansi

Adapun fungsi-fungsi dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut :

1. Bagian Pesanan

Dalam pelaksanannya, pesanan sehubungan dengan penjualan dilakukan sebagai berikut : a. Pihak pelanggan langsung mengirimkan pesanan-pesanan pembelian. Dari pesanan-pesanan tersebut, pihak penjual akan mencatatnya sebagai pesanan- pesanan penjualan. b. Pihak pelanggan mendatangi pihak penjual atau dapat juga dilakukan melalui hubungan telepon. Bila menggunakan fasilitas telepon, maka pihak penjual akan menggunakan formulir pesanan khusus untuk mencatat informasi. Formulir pesanan ini diisi ragkap dua, selembar diantaranya dikirim kepada pihak pelanggan untuk melaksanakan konfirmasi atau minta penegasan terhadap pesanan tersebut. c. Pihak penjual yang mendatangi pelanggannya, dan bila terjadi kesepakatan, maka tiap pesanan akan dicatat dalam bentuk formulir pesanan dalam Universitas Sumatera Utara 9 beberapa lembar yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti telah melakukan pesanan pembelian barang. Setelah bagian pesanan menerima pesanan, maka untuk setiap penjual kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit, kemudian bagian kredit akan memeriksa pesanan tersebut, apakahpesanan tersebut diterima atau ditolak, tetapi bisa juga terjadi pesanan hanya diterima untuk sebagian atau jumlah tertentu. Pesanan yang disetujui bagian kredit kemudian dikembalikan kebagian pesanan. Kemudian bagian pesanan membuat surat perintah pengiriman sebanyak tiga lembar yaitu yang pertama untuk tinggal di bagian pesanan, yang kedua diberikan ke bagian gudang sedangkan lembar ketiga diserahkan ke bagian pengiriman. Jika hanya sebagian dari pesanan yang dikirimkan disebabkan terbatasnya jumlah persediaan dari perusahaan maka sisa dari pesanan yang belum dikirimkan akan dimasukkan pada “sisa pesanan penjualan yang harus dipenuhi”. Jika terdapat pesanan yang di tolak maka penolakan tersebut harus disampaikan kepada pelanggan beserta dengan alasan penolakan tersebut.

2. Bagian Kredit