37
Untuk seluruh cabangnya, penjualan ini ditangani oleh Parts Departemen masing- masing cabang, tetapi mulai tanggal 1 Oktober 1985 telah ditangani oleh PT.
Sinar Inti Tenaga, yang berkantor pusat di Jakarta. PT. Astra International Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot
Subroto mulai beroperasi pada tanggal 1 Pebruari 1976 sebelumnya benama PT. Astra Motor Sales berkedudukan di Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan. Awal
Januari 1997 dibuka cabang baru yaitu PT. Astra International Tbk Toyota Sales Operation di Jl. Gatot Subroto No. 220 Medan untuk menyalurkan kendaraan
bermotor merk Toyota di wilayah Sumatera Utara dan Aceh.
2. Struktur Organisasi PT. Astra International, Tbk Cabang Medan
Suatu struktur organisasi yang baik dan efisien membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi
harus dapat menunjukkan garus-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam arti jaringan jangan sampai terjadi tumpang tindih masing-masing bagian.
Dari struktur organisasi dapat diketahui apa yang menjadi tugas dan wewenang masing-masing serta siapa yang menjadi atasannya, seberapa luas tugas dan
tanggung jawab dalam melakukan pekerjaan. Dari struktur organisasi ini dapat diketahui siapa yang mendelegasikan wewenang dan siapa yang menerima, serta
kepada siapa penerima wewenang akan bertanggung jawab. Struktur organisasi
Universitas Sumatera Utara
38
hendaknya disusun dengan memisahkan fungsi-fungsi operasional, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan.
Berikut ini diuraikan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi AUTO 2000 Toyota Sales Operation Cabang Medan.
1. Kepala Cabang - Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya operasi perusahaan yang
dipimpinnya ke pusat. - Melaksanakan rencana kerja perusahaan yang telah ditetapkan.
- Mengelola, mengatur, dan mengawasi seluruh sumber daya yang ada di perusahaan untuk tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
- Dalam hal khusus mengepalai Departemen Penjualan dalam perusahaan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.
2. Administration Departemen Head ADH - Bertindak sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
- Merancang, mengatur, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi dan keuangan cabang termasuk penjualan tunai dan kredit,
penagihan, pembayaran gaji dan pergudangan. - Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan administrasi perusahaan.
- Melakukan koordinasi dengan Departemen Sales, Suku Cadang dan Servis. - Memberimembuat laporan anggaran pengeluaran cabang.
Universitas Sumatera Utara
39
3. Sales Supervisor - Bertanggung jawab atas pekerjaan Sales dan Counter Sales.
- Mengkoordinir pekerjaan Sales dan Counter Sales. - Menangani masalah-masalah Salesman dalam penjualan produk perusahaan,
misal: Trade-In AUTO 2000. - Membuat market share per bulan.
4. Credit Coordinator - Menangani anggaran-anggaran penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
- Menangani sisa hutang customer dari kredit mobil. - Mempersiapkan kontrak perjanjian kredit mobil.
- Membantu ADH dalam hal otorisasi Surat Pemesanan Kendaraan dari pelanggan.
5. Salesman - Mencari pelanggan dan menjual produk sesuai dengan target perusahaan.
- Menjual ide dari perusahaan. - Memberi informasi spesifikasi pesanan sesuai dengan Surat Pesanan Kredit
SPK ke PDI. - Mengantar mobil pesanan pada customer untuk customer dalam kota yang
tidak dapat datang ke perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
40
6. Counter Sales - Fungsinya sama dengan Salesman hanya posisinya berada di kantor
perusahaan yang pelayanannya baik secara langsung kepada customer maupun melalui telepon.
7. Penata Administrasi - Menangani seluruh administrasi perusahaan baik dari penjualan maupun
bengkel serta parts. - Sebagai pusat informasi dalam perusahaan.
- Memberikan laporan ke pusat menyangkut penjualan, delivery order, laporan stock, pembatalan-pembatalan stock dari customer, dan lain-lain.
8. Pre Delivery Inspection PDI - Membantu Salesman, Counter Sales menyangkut informasi persediaan
mobil. - Mengecek pesanan mobil, misalnya type, nomor rangka, nomor mesin,
warna, dan lain-lain. - Menghantar mobil yang telah siap delivery ke ruangan delivery.
- Memeriksa kelengkapan mobil menyangkut sarung jok AC, tape recorder, oli, mesin, dan lain-lain.
- Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengamanan stock mobil.
Universitas Sumatera Utara
41
9. Billing Unit - Menangani data stock kendaraan yang masuk dari pusat dan cabang lain
dan yang keluar dijual dan ke cabang lain. - Menangani Surat Pesanan Kendaraan SPK apakah tersedia stock sesuai
SPK. 10. Sales Administration
- Menangani seluruh administrasi untuk sales dan counter sales, misal: urusan insentif salesman, mengurus kelanjutan STNK, BPKB, dan plat
mobil customer dari masing-masing salesman, surat perjalanan dinas Salesman, dan lain-lain.
- Mengurus permohonan mutasi karyawan. - Sebagi file data untuk seluruh salesman.
11. POGA Personal OnlyGeneral Affair - Berfungsi membantu pekerjaan-pekerjaan umum dalam perusahaan, seperti
menangani klaim lembur dan tunjangan pengobatan karyawan, insentif sales serta MTO, menangani surat keluar dan surat masuk, mengurus mutasi
karyawan PMK dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
43
3. Prosedur Penjualan Kredit
