Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

ANALISIS PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DAN KAITANNYA DENGAN PENGAWASAN INTERN

PADA PT GOLDEN DRAGON MEDAN

SKRIPSI

Oleh :

ERVINA ADELINA NABABAN NIM: 050521227

DEPARTEMEN MANAJEMEN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan

ABSTRAK

Ervina Adelina Nababan (2008) “Analisis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada PT Golden Dragon Medan”. Dosen Pembimbing: Dra. Lisa Marlina, M.Si., Ketua Departemen Manajemen: Prof. Dr. Ritha. F. Dalimunthe, M.Si., Dosen Penguji I: Drs. Liasta Ginting, M.Si., Dosen Penguji II: Dr. Endang S.Rini, S.E., M.Si.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis perbandingan dan perkembangan anggaran dan realisasi kas masuk dan kas keluar, prosedur pengawasan intern terhadap kas masuk dan keluar dan penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar dari tahun 2002 s/d 2006 pada PT Golden Dragon Medan.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan menggunakan data laporan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar tahun 2002 s/d 2006 untuk melihat perbandingan dan perkembangan mengenai kondisi arus kas perusahaan dan dikaitkan dengan pengawasan intern.

Penelitian ini menemukan bahwa penyimpangan rata-rata realisasi kas masuk terhadap anggaran kas masuk adalah sebesar (2%) dan penyimpangan rata-rata realisasi kas keluar terhadap anggaran kas keluar adalah 1%. Hal ini berarti bahwa realisasi kas masuk memiliki hubungan negatif terhadap anggaran kas masuk dan realisasi kas keluar memiliki hubungan positif terhadap anggaran kas keluar. Kondisi kas perusahaan berdasarkan perbandingan dan perkembangan selama tahun 2002 s/d 2006 masih tergolong baik.

Prosedur pengawasan intern dalam penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan di perusahaan belum berjalan dengan baik, disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi antara kasir dan bagian yang mencatat (akuntansi). Hal ini dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya penyelewengan atas kas oleh kasir dan ketidakseriusan dalam bekerja. Penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar dari tahun 2002 s/d 2006 adalah karena terjadinya kenaikan/penurunan penyimpangan atas aktivitas operasional, investasi dan pendanaan (financing) dan hal tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal perusahaan.

KATA PENGANTAR

Segala puji, hormat dan syukur penulis panjatkan kepa Tuhan Yesus Kristus, atas kasih, rahmat dan anugerahNya yang telah memperkenankan penulis untuk menyelesaikan dan mempersembahkan skripsi ini sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Departemen Manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Selama masa perkuliahan hingga penulisan skripsi ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan, nasihat dan dorongan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE., M. Si., selaku Ketua Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Nisrul Irawati, MBA selaku Sekretaris Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Wali.

4. Ibu Dra. Lisa Marlina, M.Si., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan begitu banyak waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan saran kepada penulis dalam penulisan maupun perbaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Liasta Ginting, M.Si., selaku Dosen Penguji I dan Ibu Dr. Endang S.Rini, S.E., M.Si., selaku Dosen Penguji II yang telah membantu memberikan masukan dalam penyusunan skripsi ini.

6. Kepada Pimpinan dan seluruh karyawan PT Golden Dragon Medan yang telah berkenan membantu penulis dalam memberikan data yang penulis butuhkan.

7. Seluruh dosen yang telah berjasa dalam memberikan ilmu pengetahuan selama penulis berada pada masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, beserta seluruh pegawai ekonomi yang telah banyak memberikan kemudahan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.

8. Teristimewa kepada (Alm) ayahanda MT. Nababan dan Ibunda D. Simamora yang senantiasa memberikan yang terbaik bagi penulis. Kepada adik-adik : Yusnita Natalia Nababan, Anthoni Hasudungan Nababan, Jupiter Midian Nababan, Ester Veronika Nababan, B’Marliksa Nababan. Dukungan dan semangat yang beriring doa dan pengharapan adalah bukti dari cinta kasih bagi penulis.

9. Teman-teman seperjuangan di manajemen ekstension Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara S’05: Magda, Marini, K’Risma, Etha, K’Marlina, Frans, Gusni, Ivan, Selvi, Berli, Dinawati, Sinta, Melati, Naomi, Adrian, Sophie, Lastiar. Semoga persahabatan kita tetap selamanya.

10.Buat semua pihak, keluarga, rekan, senior dan sahabat yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungannya selama ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna, masih ada kekurangan baik isi maupun penyajiannya, mengingat keterbatasan penulis. Oleh karena itu, dengan senang hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak untuk kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, 2008

Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Metode Penelitian 1. Batasan Operasional ... 5

2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 5

3. Jenis Data... 5

4. Teknik Pengumpulan Data ... 6

5. Metode Analisis ... 6

BAB II URAIAN TEORITIS A. Penelitian Terdahulu ... 7

B. Pengertian Kas ... 7

C. Anggaran Kas ... 9

D. Aliran Kas... 12

F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 24

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Perkembangan Perusahaan ... 30

B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 1. Struktur Organisasi ... 31

2. Uraian Tugas... 33

C. Prosedur Pengawasan Kas 1. Prosedur Pengawasan Penyusunan Anggaran ... 39

2. Prosedur Pengawasan Penerimaan Kas ... 40

3. Prosedur Pengawasan Pengeluaran Kas ... 42

D. Laporan Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas ... 45

E. Alat Pengendalian Intern Kas ... 53

BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI A. Analisis Perbandingan dan Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas 1. Analisis Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk dan Keluar ... 55

2. Analisis Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk dan Keluar ... 58

B. Analisis Prosedur Pengawasan Intern 1. Analisis Pengawasan pada Penyusunan Anggaran ... 61

2. Analisis Pengawasan pada Penerimaan Kas... 62

3. Analisis Pengawasan pada Pengeluaran Kas ... 63

5. Analisis Dana Kas Kecil (Petty Cash) ... 65 C. Analisis Penyebab Terjadinya Perbedaan Nilai Anggaran dan

Realisasi Kas Masuk dan Keluar ... 66

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan... 78 B. Saran ... 80

DAFTAR PUSTAKA

Hal

1.1 Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk

Tahun 2005 s/d 2006 ... 2 1.2 Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar

Tahun 2005 s/d 2006 ... 2 3.1 Laporan Anggaran Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Tahun 2002 s/d 2006 ... 46 3.2 Laporan Realisasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Tahun 2002 s/d 2006 ... 47 3.3 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar

Tahun 2002 ... 48 3.4 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar

Tahun 2003 ... 49 3.5 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar

Tahun 2004 ... 50 3.6 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar

Tahun 2005 ... 51 3.7 Laporan Anggaran dan Realisasi Arus Kas Masuk dan Keluar

Tahun 2006 ... 52 4.1 Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk

Tahun 2002 s/d 2006 ... 55

Tahun 2002 s/d 2006 ... 55 4.3 Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk

Tahun 2002 s/d 2006 ... 58 4.4 Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar

DAFTAR GAMBAR

Hal

2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 32 2.2 Grafik Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk

dan Keluar Tahun 2002 s/d 2006 ... 58 2.3 Grafik Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Salah satu aset yang menunjang peranan penting dalam perkembangan perusahaan adalah kas. Kas merupakan salah satu dari aset perusahaan yang paling penting karena kas merupakan aset yang paling cair (liquid).

Siklus bisnis sebuah perusahaan adalah siklus dari kas ke kas, yaitu sebuah perusahaan membelanjakan kas untuk membeli atau membuat barang atau memasarkan jasa, menjual barang atau memberikan pelayanan yang dijanjikan dan terutama mengumpulkan kas dari penjualan. Pembayaran untuk biaya operasi, dividen dan pembelian aset (semacam inventory), supplies atau pabrik dan perlengkapan, semuanya akhirnya dibayarkan dengan kas.

Kas yang cukup harus diciptakan untuk menutup semua pembayaran jika sebuah perusahaan harus bertahan terus. Kebanyakan perusahaan terkait dalam sejumlah besar transaksi kas, maka kesempatan atas pencurian atau pengabaian adalah besar.

Kas mudah diabaikan (misappropriate) daripada aktiva lain, semacam

inventory atau peralatan. Karena alasan inilah, menjaga kas dan membentuk

sistem pengawasan internal terhadap kas merupakan perhatian yang utama.

Pengawasan yang diterapkan dalam setiap aktivitas perusahaan adalah untuk menjamin agar setiap apa yang telah direncanakan, dapat tercapai tanpa adanya penyelewengan yang menimbulkan tujuan perusahaan tidak tercapai

secara maksimal. Tujuan dari sistem pengawasan intern adalah untuk melindungi harta dan catatan pembukuan perusahaan, men-check kecermatan data keuangan, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Fungsi pengawasan yang baik dengan berlandaskan pada sistem manajemen dan keuangan yang baik pula akan menciptakan aktivitas dalam perusahaan menjadi lancar dan terkendali.

PT Golden Dragon merupakan perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang Information Technology (IT) dan Penjualan Komputer. Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya PT Golden Dragon tidak terlepas dari transaksi kas, dimana perusahaan akan menerima berbagai pembayaran dari pihak konsumen yang membeli produk perusahaan serta mengeluarkan kas untuk membayar segala beban yang dipergunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

Pada Tabel 1.1 dan 1.2 berikut disajikan data mengenai anggaran dan realisasi kas pada PT Golden Dragon Medan.

Tabel 1.1

Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk PT Golden Dragon

Tahun 2005-2006 (dalam rupiah)

No. Tahun Anggaran Realisasi Selisih

1. 2005 38.431.358.724 37.452.558.447 978.800.277

2. 2006 49.975.763.547 48.895.286.328 1.080.477.219

Sumber: PT Golden Dragon Medan (data diolah)

Tabel 1.2

Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar PT Golden Dragon

Tahun 2005-2006 (dalam rupiah)

2. 2006 48.338.281.579 48.150.072.406 188.209.173 Sumber: PT Golden Dragon Medan (data diolah)

Berdasarkan Tabel 1.1 dan 1.2, terlihat bahwa perbandingan nilai realisasi kas masuk pada tahun 2005-2006 berbeda dari nilai anggaran kas masuk. Sama halnya dengan perbandingan nilai anggaran dan realisasi kas keluar pada tahun 2005-2006, terjadi perbedaan nilai realisasi dibandingkan anggaran kas keluar. Kedua tabel tersebut menunjukkan realisasi selalu lebih kecil dibandingkan anggaran kas.

Berdasarkan fenomena tersebut, maka penulis tertarik melakukan penelitian tentang: “Analisis Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan

Kaitannya dengan Pengawasan Intern Pada PT Golden Dragon Medan”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka dirumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana perbandingan dan perkembangan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon Medan dari tahun 2002 s/d 2006? 2. Bagaimana prosedur pengawasan intern terhadap anggaran dan realiasai kas

masuk dan keluar pada PT Golden Dragon Medan?

3. Apakah yang menjadi penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon dari tahun 2002 s/d 2006?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk:

a. Mengetahui dan menganalisis perbandingan dan perkembangan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon Medan dari tahun 2002 s/d 2006.

b. Mengetahui prosedur pengawasan intern terhadap kas masuk dan kas keluar pada PT Golden Dragon Medan.

c. Mengetahui penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar pada PT Golden Dragon dari tahun 2002 s/d 2006.

2. Manfaat Penelitian

Penulis berharap penelitian ini dapat bermanfaat bagi: a. Bagi perusahaan

Sebagai bahan masukan atau bahan pertimbangan dalam penentuan kebijakan sistem pengawasan intern kas sebagai upaya menghindari terjadinya penyelewengan terhadap kas.

b. Penulis

Menambah pengetahuan dan wawasan tentang analisis penerimaan dan pengeluaran kas dan kaitannya dengan sistem pengawasan intern. c. Peneliti selanjutnya

Diharapkan dapat memberi masukan dan sebagai acuan dalam penulisan skripsi.

D. Metode Penelitian 1. Batasan Operasional

Batasan operasional dari penelitian ditetapkan sebagai berikut:

Penulis membatasi analisis dengan menggunakan data perbandingan anggaran dan realisasi kas tahun 2002 s/d 2006, prosedur pengawasan intern kas dan penyebab terjadinya perbedaan nilai anggaran dan realisasi kas selama tahun 2002 s/d 2006 pada PT Golden Dragon Medan.

2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian dilaksanakan pada PT Golden Dragon, Jl. Veteran No. 14 D Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan November 2007 sampai dengan Maret 2008.

3. Jenis Data

Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Data primer

adalah data yang diperoleh dari subyek penelitian, yaitu dari PT Golden Dragon Medan melalui wawancara untuk memperkuat data sekunder.

b. Data sekunder

adalah data yang diperoleh berupa informasi yang berkaitan dengan penelitian, seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan

serta laporan anggaran dan realiasi kas pada PT Golden Dragon Medan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Ada beberapa cara yang digunakan dalam pengumpulan data, yaitu: a. Studi dokumentasi, yaitu dengan cara mengumpulkan data yang

telah terdokumentasi di perusahaan berupa laporan keuangan maupun buku-buku yang berkaitan dengan penelitian.

b. Studi wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak terkait dalam penyediaan informasi yang dibutuhkan.

c. Studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan data mengenai teori-teori sistem pengawasan serta teori lainnya yang saling berkaitan.

5. Metode Analisis Data

Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode analisis dimana data laporan perbandingan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar dikumpulkan/dikelompokkan dan dianalisis untuk mengetahui perbandingan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar dari tahun 2002 s/d 2006 sehingga diperoleh suatu gambaran sebenarnya mengenai kondisi kas perusahaan dan dikaitkan dengan pengawasan intern pada PT Golden Dragon Medan.

BAB II

URAIAN TEORITIS

A. Penelitian Terdahulu

Elvrida Cahaya Dame Lumbantobing (200) dengan judul “Analisis

Perencanaan dan Pengendalian Kas pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan. Masalah penelitian ini adalah “Bagaimana analisis perencanaan dan pengendalian kas yang diterapkan pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan?”. Data dan informasi didasarkan pada riset dan survei yang dilakukan dengan penelitian kepustakaan (library research) dan penelitian langsung ke lapangan (field research). Hasil penelitian ini adalah perencanaan dan pengendalian kas yang dilaksanakan oleh PT Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan sudah cukup efektif meskipun masih terdapat kekurangan dimana tidak adanya suatu bentuk anggaran kas yang jelas dan tidak adanya internal audit dalam perusahaan ini serta belum menunjukkan adanya pemisahan tugas dan wewenang sesuai dengan yang diinginkan dalam menciptakan pengendalian intern atas kas. Hal ini dapat dilihat dalam struktur organisasi dimana bagian akuntansi perusahaan ini merangkap sebagai internal auditornya juga. Hal ini merupakan suatu kelemahan yang dapat mendorong terjadinya penyelewengan terhadap kas perusahaan.

B. Pengertian Kas

Kas merupakan salah satu bagian dari aktiva yang memiliki sifat yang paling lancar dan mudah berpindah tangan dalam sebuah transaksi. Setiap

perusahaan membutuhkan kas agar dapat menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai alat investasi bagi perusahaan.

Kas menurut Syahyunan (2004:49) merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid dan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Kas adalah seluruh uang tunai yang ada di tangan (cash on hand) dan dana yang disimpan di bank dalam berbagai bentuk, seperti deposito dan rekening koran. Apabila kas yang dimiliki terlalu sedikit, maka kegiatan tidak dapat dilakukan dengan baik karena kas tidak cukup untuk membiayai kegiatan perusahaan. Tetapi sebaliknya, apabila perusahaan memiliki kas yang terlalu banyak maka akan timbul kesan bahwa perusahaan tidak dapat memanfaatkan kesempatan untuk memperoleh pengembalian yang lebih besar, sebab dalam keadaan normal tingkat pengembalian uang kas akan sangat rendah.

Menurut Mulyadi (2007:373), kas terdiri dari uang tunai (uang logam dan uang kertas), pos wesel, certified check, cashiers, check, cek pribadi dan bank

draft serta dana yang disimpan di bank yang pengembaliannya tidak dibatasi oleh

bank atau perjanjian yang lain. Umumnya pengendalian intern yang diterapkan oleh klien terhadap kas sangat ketat, karena jenis aktiva ini mudah sekali digelapkan dan merupakan jenis aktiva yang umumnya menjadi incaran penyelewengan.

Pengertian kas menurut Sugiyarso dan Winarni (2005:85) merupakan aktiva yang paling likuid dan paling aktif. Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Menurut Dunia (2005:109), yang dimaksud dengan kas adalah uang kas yang ada di perusahaan dan uang yang disimpan di bank, yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Menurut Greuning (2005:44), setiap kas terdiri dari uang di tangan, rekening giro (bersih setelah

overdraft bank yang dapat ditarik sewaktu-waktu). Setara kas terdiri dari

investasi jangka pendek yang sifatnya likuid yang dapat dengan cepat diubah menjadi kas dan menghadapi resiko perubahan nilai yang tidak signifikan.

C. Anggaran Kas

1. Pengertian Anggaran Kas

Anggaran kas menunjukkan arus uang masuk dan keluar yang direncanakan, dan posisi terakhir pada akhir periode tertentu, misalnya akhir bulan. Sebahagian besar perusahaan harus membuat rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek untuk arus uang mereka. Anggaran kas jangka pendek termasuk dalam rencana laba tertentu. Anggaran kas pada dasarnya meliputi dua bagian yaitu penerimaan kas yang direncanakan dan pengeluaran kas yang direncanakan.

Merencanakan arus kas masuk berarti memberikan saldo posisi awal dan saldo akhir kas yang direncanakan untuk satu jangka waktu. Perencanaan arus uang masuk dan keluar akan menunjukkan:

a. kebutuhan untuk membiayai kekurangan kas yang mungkin terjadi, atau b. kebutuhan terhadap perencanaan investasi yang untuk secara langsung

piutang dan biaya serta anggaran pengeluaran untuk pembelian barang modal.

Anggaran kas menurut Hanafi (2004:507) merupakan peramalan detail mengenai aliran kas masuk dan keluar untuk periode tertentu di masa mendatang . Periode tersebut bisa berupa bulanan, tahunan atau periode yang lebih lama lagi. Anggaran kas tersebut bisa bermanfaat untuk melihat kapan perusahaan membutuhkan kas, kapan mempunyai kelebihan kas, kemudian alternatif tindakan yang diperlukan. Anggaran kas juga bermanfaat untuk pengendalian kas.

2. Tujuan Anggaran Kas

Tujuan utama anggaran kas menurut Welsch, dkk (2000:378) adalah: a. Memberikan taksiran posisi kas pada akhir setiap periode sebagai hasil

dari operasi yang dijalankan.

b. Mengetahui kelebihan atau kekurangan kas pada waktunya.

c. Menentukan kebutuhan pembiayaan dan atau kelebihan kas menganggur untuk investasi.

d. Menyelaraskan kas dengan total modal kerja, pendapatan penjualan, biaya, investasi dan utang.

e. Menetapkan dasar yang sehat untuk pemantauan posisi kas secara terus-menerus.

Menurut Adisaputro (2000:75), ada dua macam anggaran kas yang diperlukan oleh perusahaan, yakni:

a. Anggaran kas jangka pendek yang merupakan alat operasional pengendalian kas sehari-hari, jangka waktunya disesuaikan dengan anggaran tahunan.

Anggaran kas seperti ini terutama berfungsi sebagai alat pemberian otorisasi kas keluar yang secara terus-menerus disesuaikan dengan arus kas masuk dan situasi keuangan pada umumnya.

b. Anggaran kas jangka panjang meliputi jangka waktu lima sampai sepuluh tahun. Bilamana perusahaan menyusun Corporate Plan, maka jangka waktu anggaran kas jenis ini disesuaikan dengan waktu yang tercakup di dalam

Corporate Plan tersebut. Kegunaannya yang terutama adalah untuk

mengetahui kemampuan perusahaan menambah dana dari sumber-sumber intern dan sekaligus memperkirakan saldo kas pada setiap akhir tahun anggaran.

3. Pendekatan yang dipergunakan untuk membuat anggaran kas

Ada 2 pendekatan yang dipergunakan untuk membuat anggaran kas (Welsch, dkk:2000:379), antara lain:

a. Pendekatan penerimaan dan pengeluaran kas (kadang-kadang disebut metode perkiraan kas atau metode langsung)

Metode ini didasarkan pada analisis peningkatan dan pengurangan secara rinci atas rekening kas yang dianggarkan yang akan mencerminkan semua arus uang masuk dan keluar dari anggaran-anggaran seperti penjualan, biaya dan pengeluaran untuk penambahan barang modal. Metode ini sering dipergunakan untuk perencanaan kas jangka pendek sebagai bagian dari rencana laba tahunan. Pendekatan ini tidak sesuai untuk rencana jangka panjang.

b. Pendekatan akuntansi keuangan (kadang-kadang disebut sebagai metode ikhtisar laba rugi atau tidak langsung)

Titik tolak dalam pendekatan ini adalah laba bersih yang direncanakan yang terlihat pada ikhtisar laba rugi yang dianggarkan. Pada dasarnya, laba bersih yang direncanakan diubah dari dasar aktual menjadi dasar kas, artinya disesuaikan dengan perubahan rekening modal kerja buku kas seperti persediaan, piutang, biaya yang dibayar dimuka akrual dan perkiraan penundaan. Selanjutnya, sumber kas lainnya dan kebutuhan kas lainnya dicari. Pendekatan ini tidak membutuhkan data yang rinci dan lebih sedikit rinciannya tentang arus uang masuk dan keluar. Metode ini lebih cocok untuk sejumlah perencanaan kas jangka panjang.

Tujuan yang sudah ditetapkan dalam proses penganggaran dapat dicapai dengan tindakan pengendalian. Pengendalian merupakan suatu sistem yang tujuannya untuk mencapai atau mempertahankan suatu keadaan atau kondisi yang diinginkan.

D. Aliran kas

1. Pengertian laporan aliran kas

Laporan aliran kas menurut Hanafi (2004:33) adalah meringkas aliran kas masuk dan keluar perusahaan untuk jangka waktu tertentu. Laporan kas diperlukan karena dalam beberapa situasi, laporan laba rugi tidak cukup akurat menggambarkan kondisi keuangan perusahaan. Misalnya perusahaan yang sedang tumbuh akan mempunyai ciri-ciri berikut: perusahaan tersebut mempunyai tingkat penjualan yang tinggi (misalnya penjualan dilakukan dengan

kredit), yang berarti akan mencatat pendapatan/penjualan yang tinggi. Di lain pihak, karena perusahaan tersebut masih baru, maka perusahaan akan mengeluarkan kas yang banyak untuk membangun infrastruktur pemasaran dan produksinya.

2. Tujuan laporan aliran kas

Menurut Hanafi (2004:33), laporang aliran kas mempunyai dua tujuan: a. Memberikan informasi mengenai penerimaan dan pembayaran kas perusahaan

selama periode tertentu.

b. Memberikan informasi mengenai efek kas dari kegiatan investasi, pendanaan dan operasi perusahaan selama periode tertentu.

Dengan kata lain, laporan aliran kas ingin melihat aliran dana, yaitu berapa besar kas masuk, sumber-sumbernya, berapa besar kas keluar dan kemana kas tersebut keluar. Karena itu item-item dalam laporan aliran kas dikelompokkan ke dalam tiga bagian besar, yaitu: aliran kas dari kegiatan operasional, aliran kas dari kegiatan investasi dan aliran kas dari kegitan pendanaan.

Tujuan laporan arus kas menurut Dunia (2005:243), adalah memberikan informasi yang relevan mengenai penerimaan kas dan pengeluaran kas, dari suatu perusahaan selama suatu periode. Informasi arus kas ini berguna bagi para pemakai laporan keuangan sebagai dasar untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas dan setara kas serta menilai kebutuhan perusahaan untuk menggunakan arus kas tersebut.

Penilaian atas kemampuan menghasilkan kas dikaitkan dengan aktivitas yang dijalankan perusahaan yaitu aktivitas operasi, aktivitas investasi dan

aktivitas pendanaan. Dalam hal demikian, laporan arus kas ini memberikan informasi yang berguna mengenai kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas dari operasi, mempertahankan dan memperluas kapasitas operasi, memenuhi kewajiban keuangannya dan membayar dividen.

3. Pelaporan arus kas

Untuk mencapai tujuannya, laporan arus kas melaporkan arus kas dalam tiga jenis aktivitas (Dunia,2005:244), yakni:

1. Arus kas dari aktivitas operasi (operating activities)

Merupakan transaksi yang berpengaruh dalam penentuan laba bersih

a. Arus kas masuk dari aktivitas ini adalah penjualan produk kepada pelanggan.

b. Arus kas keluar meliputi kas yang dibayarkan kepada rekanan untuk pembelian barang dagangan dan jasa serta pembayaran upah dan gaji. 2. Arus kas dari aktivitas investasi (investing activities)

Merupakan arus kas dari transaksi yang mempengaruhi investasi dalam aktiva tidak lancar atau jangka panjang, seperti memberikan dan menerima pelunasan dari pinjaman, memperoleh dan menjual investasi dalam obligasi dan ekuitas serta aktiva tetap.

a. Arus kas masuk dari aktivitas investasi biasanya berasal dari penjualan aktiva tetap, investasi jangka panjang dan aktiva tidak berwujud.

b. Arus kas keluar dari aktivitas investasi berasal dari pembayaran atas perolehan aktiva tetap, investasi jangka panjang dan aktiva tidak berwujud.

3. Arus kas dari pendanaan (financing activities)

adalah arus kas dari transaksi yang mempengaruhi ekuitas dan hutang dari suatu aktivitas, meliputi: (1) mendapatkan dana dari pemilik dan memberikan mereka suatu hasil atas investasi mereka (dividen), (2) meminjam uang dari kreditur dan membayarkan kembali jumlah pinjaman tersebut.

a. Arus kas masuk dari aktivitas pendanaan biasanya berasal dari pengeluaran saham, obligasi dan pinjaman bank jangka panjang.

b. Arus kas keluar dari aktivitas pendanaan meliputi pembayaran dividen tunai, pembayaran kembali hutang-hutang jangka panjang dan membeli kembali saham yang sudah beredar (treasury stock).

Jumlah arus kas bersih dari ketiga aktivitas ini akan menunjukkan suatu angka kenaikan atau penurunan bersih dalam kas untuk suatu periode yang bersangkutan. Dengan menjumlahkan kenaikan atau penurunan bersih dalam kas terhadap saldo kas pada awal periode yang juga disajikan dalam Laporan Arus Kas, maka diperoleh saldo akhir periode. Dengan melaporkan arus kas menurut kegiatan operasi, investasi dan pendanaan maka hubungan yang disajikan dalam dan diantara aktivitas-aktivitas tersebut dapat dievaluasi.

E. Sistem Pengawasan Intern

1. Pengertian sistem pengawasan intern

Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang khusus berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya (Harahap,2001:15). Sistem pengawasan sebenarnya melekat dalam

setiap fungsi yang dilakukan manajemen, artinya pada saat melaksanakan fungsi perencanaan seorang manajer sudah melaksanakan fungsi pengawasan, demikian juga pada fungsi manajemen lainnya. Namun dalam berbagai hasil kajian bidang manajemen belakangan ini serta untuk mudahnya, maka literatur manajemen membuat fungsi pengawasan manajemen ini dalam kelompok tersendiri bukan berarti merupakan fungsi yang terpisah dari fungsi lainnya, tetapi hanya sekedar cara untuk memudahkan penganalisisan. Barangkali hal inilah yang menimbulkan adanya perbedaan terjemahan “control” ke dalam bahasa Indonesia. Ada yang memakai istilah pengendalian, ada yang memakai pengawasan. Dua-duanya tepat (Harahap,2001:2).

Pengendalian intern (internal control) menurut Dunia (2005:94) adalah rencana organisasi dan semua ukuran-ukuran dan prosedur-prosedur yang dibuat dalam suatu perusahaan.

Pengertian pengawasan intern menurut laporan Committee on Auditing

Procedure yang dipublikasikan tahun 1940 (Harahap,2001:122) yaitu mencakup

struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur-prosedur yang terkoordinasi dan diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, men-check ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efisien dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan.

Menurut Suhardi (2006:174) sistem pengendalian internal adalah seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian/kesalahan (error), kecurangan (frauds) ataupun kejahatan (irregularities).

Menurut Warren, Reeve & Fees (2005:227), pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat an meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.

2. Tujuan sistem pengawasan intern

Adapun tujuan sistem pengendalian intern menurut Bastian (2001:54) adalah sebagai berikut:

a. Untuk melindungi harta/aktiva organisasi untuk mencegah atau menemukan aktiva yang hilang dari catatan pembukuan pada saat yang tepat.

b. Mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi

Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji kecermatannya untuk melaksanakan operasi. Sistem pengendalian intern dapat mencegah dan menemukan kesalahan pada saat yang tepat.

c. Meningkatkan efisiensi usaha

Pengendalian dalam organisasi ditujukan untuk menghindari pekerjaan berganda yang tidak perlu dan mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber dana yang tidak efisien.

d. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan

Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan bahwa prosedur dan peraturan tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

3. Unsur-unsur sistem pengawasan intern

Menurut Mulyadi (2001:164) unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur, misalnya kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksankan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan misalnya fungsi-fungsi yang dibentuk adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut: (a) Fungsi gudang (merupakan fungsi penyimpanan): mengajukan

permintaan pembelian dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

(b) Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi), melaksanakan pemesanan barang kepada pemasok.

(c) Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi), menerima atau menolak barang yang diterima dari pemasok.

(d) Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan), mencatat hutang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu hutang dan mencatat persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian dalam kartu pers.

Pemisahan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi pembelian tersebut dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi tersebut ke tangan manajer berbagai unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap transaksi pembelian tersebut tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja. Dengan demikian, dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana. Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan

transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika misalnya fungsi penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi, perangkapan fungsi ini akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya, kekayaaan organisasi tidak terjamin keamanannya.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan

yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.

Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya, sistem wewenang diatur sebagai berikut:

(a) Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada fungsi pembelian.

(b) Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian.

(c) Kepala fungsi penerimaan: berwenang memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan. (d) Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan otorisasi pada bukti

kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

(a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi,

maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggung jawaban terlaksananya transaksi.

(b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi, dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegitan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan dengan aturan yang telah ditetapkan.

(c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

(d) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjada independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

(e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan

dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

(f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaannya dengan catatannya. Untuk menjada kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya. Secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

(g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern atau staf pemeriksaan intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satauan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai denan tanggung jawabnya.

Bagaimana baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya.

Diantara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi. Sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampun menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan aktif dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melakukan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Di lain pihak, meskipun 3 unsur sistem pengendalian intern yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, empat tujuan sistem pengendalian intern seperti yang telah diuraikan di atas tersebut tidak akan tercapai.

F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas

1. Penerimaan kas

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang (Mulyadi,2001:456)

1.1 Penerimaan kas dari penjualan tunai

Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:

a. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales dilaksanakan sebagai berikut:

(a) Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales

person) di bagian penjualan.

(b) Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personel check) atau kartu kredit.

(c) Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

(d) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. (e) Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.

(f) Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.

(g) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

b. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD Sales)

Cash on delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan

yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan lokasi perusahaan, penyerahan barang biasanya dilaksanakan sendiri oleh fungsi pengiriman perusahaan. Jika COD sales dilaksanakan oleh perusahaan kepada pembeli luar kota atau luar

pulau, pengiriman dan penagihan harga barang dapat dilakukan lewat kantor pos atau perusahaan angkutan umum.

c. Prosedur penerimaan kas dari credit order sales

Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli,

baik dalam over the counter sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. Dalam penjualan tunai yang melibatkan perusahaan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan penjual melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit. 1.2 Penerimaan kas dari piutang

(a) Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.

(b) Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur.

(c) Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat

pemberitahuan (remittance-advice) dari debitur.

(d) Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.

(e) Bagian penagihan menyerahkan posting ke dalam kartu piutang. (f) Bagian kasa mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas

(g) Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. (h) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank

debitur

2. Prosedur Pengeluaran Kas

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi dua macam sistem yang masing-masing sistem tersebut terdiri dari berbagai jaringan prosedur berikut (Mulyadi,2001:515):

a. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

(a) Pembuatan bukti kas keluar

Dalam voucher sistem bagian utang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat hutang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, bagian kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada debitur.

(b) Pembayaran kas

Fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.

Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

b. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

(a) Permintaan cek

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi penerimaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (bagian utang) sehingga dasar fungsi terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.

(b) Pembuatan bukti kas keluar

Dalam voucher sistem bagian utang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat hutang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, bagian kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.

(c) Pembayaran kas

Fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. (d) Pencatatan pengeluaran kas

Fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

Penyelenggaraan dana harus kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara (Mulyadi,2001:529):

1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)

2. Imperest system

Penyelenggaraan dana kas kecil dengan kedua sistem tersebut di atas dilaksanakan melalui dua prosedur: prosedur pembentukan dana kas kecil dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.

Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggung jawaban pemakaian dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya.

Dalam imperest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan sementara oleh pemegang dana kas kecil.

Dalam fluctuating fund balance system, bukti pengeluaran kas kecil diserahkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kecil. Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perkembangan Perusahaan

PT Golden Dragon Medan mulai berdiri sejak tanggal 20 Juli 1983 dengan pimpinan perusahaan bernama Husin Halim, telah berhasil membuktikan dirinya sebagai perusahaan dengan reputasi yang membanggakan, baik dalam bisnis penjualan personal computer, maupun dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan (masyarakat), bisnis ini berkembang sampai kepada sistem integrator (integrator system) terhadap perkembangan teknologi komputer. PT Golden Dragon Medan adalah Authorized Dealer untuk produk-produk brand seperti Epson, Hewlett Packard, IBM, Acer, Canon, Fujitsu, Toshiba, Cisqo.

PT Golden Dragon menyadari bahwa menggeluti bidang Integrator System adalah suatu keharusan agar pengguna (user) komputer dapat memperoleh manfaat total atau kepuasan dari komputer yang dimiliki. Didasarkan pada semangat yang melekat dalam motto”Untuk Anda, Kami Siap Melayani”, tenaga kerja keseluruhan lebih dari 100 orang memiliki komitmen yang tinggi terhadap kepuasan pelanggan dan perkembangan Teknologi Informasi (IT). PT Golden Dragon Medan akan tetap berusaha untuk meningkatkan pelayanannya bagi kepuasan pelanggan.

B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

1. Struktur organisasi

Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan. Struktur organisasi merupakan gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan kerjasama dari orang-orang yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan atau suatu kerangka yang menunjukkan hubungan di dalam organisasi sehingga setiap pihak di dalam organisasi mengetahui tanggung jawab dan wewenang yang diemban untuk menciptakan hubungan kerja yang baik dalam organisasi.

Hal ini akan memberikan efek yang positif pada perusahaan untuk menemukan kelancaran dalam menjalankan aktivitas di dalam organiasi. Pada prinsipnya bentuk struktur organisasi yang digunakan oleh suatu perusahaan tergantung pada ukuran, sifat kerumitan dari masalah yang timbul di dalam perusahaan.

Adapun struktur organisasi yang diterapkan pada PT Golden Dragon Medan adalah berbentuk garis (line organization structure) , karena dalam hal ini seorang pimpinan langsung dibantu oleh staff dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan.

Adapun struktur organisasi PT Golden Dragon Medan adalah seperti tertera pada Gambar 2.1 berikut ini:

2. Uraian Tugas

Uraian wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi dalam struktur organisasi pada PT Golden Dragon Medan adalah sebagai berikut:

1. Board of Director

a. Melakukan koordinasi dengan manajer setiap divisi (departemen) dan memberikan wewenang khusus serta meminta pertanggung jawaban dalam pelaksanaan kerja harian.

b. Membuat kebijakan-kebijakan operasional dalam merealisasikan tujuan jangka pendek.

c. Menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan menjabarkannya dalam rencana pelaksanaan jangka pendek.

2. Secretary

a. Membantu Board of Director dalam melaksanakan tugas yang bersifat administrasi dan kesekretariatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pimpinan.

b. Menggantikan Board of Director dalam hal pendelegasian tugas jika pimpinan tidak berada di tempat.

c. Bertugas sebagai notulist dalam rapat yang diadakan di perusahaan. d. Sebagai penghubung atau perantara antar pihak rekanan atau klien

dengan pimpinan.

e. Membantu pimpinan untuk meng-handle tamu dan perjalanan dinas pimpinan.

3. Finance & Accounting Director

a. Merencanakan anggaran pendapatan dan biaya.

b. Mengawasi dan memimpin pelaksanaan pekerjaan Accounting,

Warehouse & SAP System dan HRD.

c. Menetapkan kebijakan kompensasi. 4. Accounting Manager

a. Mengontrol cash flow.

b. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen lain secara berkala.

c. Menyetujui pengeluaran kas sesuai dengan bukti pembayaran yang sah. d. Menyiapkan daftar gaji karyawan

e. Bertanggung jawab atas proses akuntansi dan pelaporannya.

f. Secara insidentil mencocokkan sisa persediaan barang menurut kartu persediaan dengan kondisi fisik yang ada di gudang dengan bantuan staff gudang.

5. Accounting staff

a. Menerbitkan dan mengontrol faktur pajak. b. Mempersiapkan dan menghitung komisi sales.

c. Membuat laporan dan melakukan penagihan piutang yang dilakukan oleh collector.

d. Membuat laporan dan melakukan pembayaran hutang

e. Melakukan penerimaan kas sesuai dengan faktur pembelian dan pengeluaran kas disertai dengan bukti pendukung yang sah.

6. HRD Manager

a. Menyimpan data-data karyawan. b. Merencanakan program training.

c. Melakukan seleksi penerimaan karyawan atas permintaan divisi yang membutuhkan.

d. Bertanggung jawab terhadap keamanan, sarana perusahaan dan peningkatan mutu lingkungan kantor.

e. Membangun sumber daya manusia yang sehat dan berintegritas. f. Mengawasi pelaksanaan peraturan perusahaan oleh karyawan. 7. Warehouse & SAP System Manager

a. Secara insidentil melakukan penghitungan secara fisik atas sisa barang yang ada di gudang.

b. Mengatur dan menentukan tempat penyimpanan barang. c. Bertanggung jawab atas keamanan lingkungan gudang.

d. Memeriksa dan mencocokkan invoice penjualan sesuai dengan permintaan penjualan.

e. Mengawasi masuk dan keluarnya barang di gudang. 8. Warehouse & SAP System Staff

a. Menyiapkan barang sesuai permintaan penjualan dan memindahkan barang tersebut ke bagian setup & delivery.

b. Menerbitkan invoice penjualan sesuai dengan permintaan penjualan. c. Membuat laporan persediaan barang.

9. Business & Field Director

b. Memimpin seluruh pekerja yang berhubungan dengan aktivitas bisnis/penjualan di perusahaan.

c. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bagian marketing, service center,

system set up & IT support, purchasing, marketing & marketing communication.

10. System, Set up & IT Support Manager

a. Melakukan pembagian tugas kepada system & support engineer sesuai dengan ruang lingkup tugas masing-masing engineer.

b. Membantu masalah yang dihadapi customer (pelanggan).

c. Menyiapkan bahan-bahan technical training sesuai dengan kebutuhan

training (pelatihan).

d. Mengatur pembagian tugas setting, install kepada staff engineer. 11. Engineer

a. Melaksanakan pekerjaan setting, install, delivery barang yang masuk sesuai dengan invoice penjualan.

b. Membantu customer dalam menghadapi setiap masalah baik secara teknis maupun non teknis sebagai pelayanan after sales service.

c. Membantu persiapan project yang dilakukan bagian penjualan sehubungan dengan product and technical knowledge.

12. Administrator

a. Membuat laporan tugas engineer setiap hari.

b. Mempersiapkan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan aktivitas

c. Membuat laporan barang dengan status pending yang ada dibutuhkan oleh bagian system, set up & IT

13. Purchasing & Delivery Manager

a. Membuat laporan pembelian setiap hari. b. Melakukan transaksi dengan supplier.

c. Melakukan pembelian sesuai dengan purchase order dan sales order. d. Mengawasi setiap barang masuk dari bagian warehouse apakah sesuai

dengan invoice penjualan.

e. Mengawasi jumlah barang yang akan diantar sesuai dengan invoice penjualan.

f. Ikut berpartisipasi dalam setiap pameran yang diselenggarakan oleh perusahaan maupun oleh pihak eksternal dan bertanggung jawab atas kelengkapan barang-barang pameran.

14. Marketing & Marketing Communication Manager

a. Melakukan evaluasi terhadap customer dalam hubungannya dengan pemberian diskon dan jangka waktu kredit serta penagihan.

b. Melakukan strategi penjualan pada segmen pasar yang sudah ditetapkan dalam upaya mencapai target.

c. Mengawasi pemenuhan purchase order yang diterima. d. Membantu menyusun anggaran penjualan.

e. Memberikan arahan dan memotivasi sales dalam melakukan penjualan. f. Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan event penjualan

dan melakukan kerjasama dengan panitia (event organizer). g. Membuat brosur produk sesuai instruksi dan Business Director.

h. Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan penerbitan iklan produk pada media cetak sesuai dengan instruksi Business Director. i. Mempersiapkan brosur yang dibutuhkan bagian penjualan.

15. Administrator

Mempersiapkan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan aktivitas penjualan

16. Sales

a. Menindaklanjuti piutang pelanggan sesuai dengan laporan piutang. b. Menjalin hubungan baik terhadap customer.

c. Melakukan pendekatan dalam mempromosikan barang.

d. Melakukan respon terhadap setiap kebutuhan customer hingga terjadi transaksi pembelian.

e. Melakukan sales order sesuai dengan purchase order. 17. Service Center Manager

a. Membantu customer.

b. Mengawasi barang-barang service yang masuk dan sudah selesai sesuai dengan laporan barang service.

18. Engineer

a. Melaksanakan seluruh aktivitas pekerjaan perbaikan barang yang diterima dari customer.

b. Membuat laporan hasil pemeriksaan dan perbaikan barang dan menyerahkan kepada administrasi untuk ditindaklanjuti.

19. Administator

a. Melakukan penerimaan kas atas pembayaran perbaikan barang dan pembelian spare part dari customer.

b. Memberikan informasi harga spare part kepada customer.

c. Memberikan informasi kepada customer sehubungan dengan hasil pemeriksaan.

d. Membuat laporan barang service sesuai dengan hasil pemeriksaan dari

tekhnisi.

C. Prosedur Pengawasan Kas

1. Prosedur Penyusunan Anggaran

Dalam menentukan berapa jumlah kas yang dibutuhkan selaras dengan

penggunaannya, maka perusahaan membuat suatu perencanaan kas yang dituangkan dalam bentuk anggaran kas. Tujuannya adalah untuk membantu terlaksananya aktivitas perusahaan dalam aktivitas operasional, investasi dan pendanaan serta menghindari gangguan likuiditas perusahaan.

PT Golden Dragon dalam menyusun anggaran kas membuat suatu taksiran yang terperinci mengenai setiap unsur penerimaan dan pengeluaran kas. Dalam penyusunan anggaran ini, bagian keuangan dan administrasi meminta kepada setiap bagian (departemen) dalam perusahaan untuk membuat rencana atau usulan dalam bentuk anggaran sesuai dengan kebutuhan departemen (divisi) masing-masing.

Penyusunan anggaran pada masing-masing departemen didasarkan atas data historis atau pengalaman tahun lalu dan rencana operasi perusahaan di masa yang akan datang dengan melihat kondisi perusahaan saat ini. Setelah bagian

keuangan menerima rencana atau usulan dari masing-masing departemen, maka dibuatlah perencanaan anggaran secara keseluruhan oleh bagian keuangan dengan tidak mengesampingkan sisi pendapatan dan biaya-biaya yang akan dikeluarkan selama periode tersebut.

Anggaran kas akan dipelajari oleh masing-masing manajer departemen dan dirapatkan bersama direksi dengan tujuan untuk mengevaluasi dan menetapkan rancangan anggaran yang telah disusun tersebut. Apabila keputusan akan penetapan anggaran kas sudah disepakati bersama dan mendapat persetujuan dari direktur utama, maka anggaran tersebut dijadikan sebagai acuan untuk pedoman kerja dan pengawasan melalui evaluasi kegiatan usaha secara kuantitatif.

2. Prosedur Pengawasan Penerimaan Kas

Pengawasan intern atas penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan oleh

Finance & Accounting Director setelah dilakukan pengawasan terlebih dahulu oleh Finance & Accounting Manager. Sumber-sumber penerimaan kas pada PT Golden Dragon diantaranya berasal dari:

a. Hasil penjualan produk seperti: komputer, notebook, server, printer, tinta printer, accessories, spare part komputer.

b. Pendapatan yaitu: pendapatan service, sewa dan training c. Penagihan piutang dari penjualan kredit kepada customer

d. Pinjaman dari bank untuk kebutuhan pembelian produk-produk IT

Fungsi yang melakukan penerimaan kas di perusahaan adalah kasir dan staff administrasi service center. Kasir yang melakukan penerimaan kas juga berfungsi mencatat penerimaan kas tersebut. Pada kenyataannya pernah terjadi

ada bukti fisik penyerahan uang tersebut ke bagian kasir serta tidak ada cap “Lunas” pada faktur penjualan.

Prosedur penerimaan kas oleh kasir diuraikan sebagai berikut:

a. Customer memesan sejumlah produk ke bagian penjualan kemudian bagian penjualan memeriksa stock product dan apabila pembelian dilakukan dalam bentuk uang tunai, maka faktur dan pembayaran yang diterima akan langsung diserahkan ke kasir dan dicatat dalam jurnal penerimaan kas dan buku besar. Apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian accounting membuat laporan piutang kepada bagian penjualan untuk dapat di-follow up dan dikontrol pembayaran atau penagihannya.

b. Pada saat pembayaran telah jatuh tempo, maka collector atau sales akan melakukan penagihan, kemudian kas yang diterima akan disetor ke kasir untuk dicatat dalam laporan penerimaan kas harian.

c. Seluruh penerimaan kas setiap harinya akan disetor oleh bagian accounting ke pihak bank, dan apabila tidak dapat disetor karena bank sudah tutup atau jam kerja sudah usai, maka uang kas yang terkumpul tersebut disimpan dalam lemari kas oleh kasir. Kas disetor hari berikutnya ke bank.

d. Setiap akhir bulan penutupan buku, pihak perusahaan melakukan rekonsiliasi antara saldo pada buku bank dengan saldo menurut buku perusahaan.

Administrasi service center juga melakukan penerimaan kas, dimana prosedurnya adalah sebagai berikut:

Setiap customer yang telah dikonfirmasi perbaikan unitnya atau yang ingin membeli spare part, datang ke pihak service center untuk melakukan transaksi terkait dengan biaya perbaikan unit yang telah di perbaiki dan membawa unit

tersebut kembali oleh pihak customer. Biaya perbaikan atau pembelian spare part dalam bentuk tunai diserahkan ke bagian administrasi dan dilakukan pencatatan pada bukti penerimaan kas.

Administrasi melakukan penyetoran diikuti dengan bukti serah terima uang kepada pihak kasir. Hal yang seringkali terjadi adalah bagian administrasi tidak segera menyetor uang yang sudah terkumpul ke bagian kasir. Pada kenyataannya, administrasi service center menggunakan uang yang diterima dari customer (pelanggan) untuk kepentingan pribadi.

Tindakan ini dapat diketahui pihak accounting pada saat dilakukan cross

check atas transaksi perbaikan atau pembelian spare part dan hal itu

membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mengetahui letak kesalahan dikarenakan aktivitas yang padat yg dilakukan oleh pihak accounting.

3. Prosedur Pengawasan Pengeluaran Kas

Setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan bukti serah terima kwitansi atau voucher atau cek yang telah dibubuhi tanda tangan dan stempel oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Pada umumnya, pengeluaran kas di dalam perusahaan dilakukan dalam rangka membiayai kegiatan operasional, pemasaran, administrasi dan umum.

Pengeluaran kas pada PT Golden Dragon dilakukan untuk:

a. Pembelian produk-produk antara lain: komputer, notebook, server, printer, tinta printer, accecories, spare part komputer.

b. Pembayaran hutang dagang atau pinjaman.

d. Pembayaran pajak, dan lain-lain.

Pengeluaran kas pada PT Golden Dragon dilakukan dengan dua cara, yakni:

1. Pengeluaran kas besar

Pembayaran dengan menggunakan kas besar dilakukan untuk pengeluaran yang sifatnya diatas satu juta rupiah. Pengeluaran ini dapat dilakukan dengan uang tunai maupun giro. Hal ini tergantung pada syarat pembayaran yang dilengkapi dengan dokumen pendukung dan harus mendapat persetujuan dari pihak berwenang mengeluarkan uang tunai atau giro.

2. Pengeluaran dana kas kecil

Pembayaran dengan melakukan kas kecil dilakukan untuk pengeluaran di bawah nilai uang lima ratus ribu rupiah dan cukup diotorisasi oleh pihak manager departemen yang melakukan permintaan kas kecil untuk mendukung kegiatan operasional diikuti dengan bukti persetujuan oleh accounting manager. Untuk transaksi yang berhubungan dengan proyek oleh marketing department harus mendapat otorisasi dari direksi.

Penyelenggaraan dana kas kecil dalam perusahaan dilakukan dengan cara

imprest system dimana bukti pengeluaran kas kecil harus dilampiri dengan

dokumen pendukungnya dan diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil untuk pertanggung jawaban di kemudian hari dan digunakan dalam pengisian kembali dana kas kecil yang dibutuhkan.

Bagian penjualan juga memerlukan kas untuk menunjang aktivitasnya, yang disebut dengan biaya entertainment customer dalam suatu proyek yang ditangani. Adapun prosedur dalam pelaksanaannya adalah:

1. Bagian penjualan harus mengajukan permohonan kas dalam form PBJ (Permintaan Barang dan Jasa) diotorisasi oleh Marketing Manager dan

Business & Field Director, kemudian formulir tersebut diserahkan ke kasir

untuk meminta otorisasi Accounting Manager. Kas yang dikeluarkan dapat berupa uang tunai atau cek sesuai dengan permintaan pihak Marketing

Manager dan disetujui oleh Accounting Manager.

2. Setiap pengeluaran kas akan dicatat dengan menggunakan voucher atau bukti pengeluaran kas, apabila Accounting Manager menyetujui permohonan pengeluaran kas. Kas yang dikeluarkan dalam bentuk cek akan dicatat dalam daftar cek keluar dan diteruskan ke pembukuan untuk dicatat dalam cek register.

Penggunaan system voucher pada PT Golden Dragon Medan masih cukup banyak. Voucher merupakan bukti dokumen yang berfungsi sebagai bukti pengesahan untuk pembayaran kas, selain itu juga dalam proses pembayaran

voucher-voucher ini terlebih dahulu harus disetujui oleh pejabat yang berwenang

sebagai pernyataan keabsahan untuk pengesahan pembayaran menyangkut aktivitas perusahaan.

Pada dasarnya, transaksi untuk pengeluaran kas harus disertai dengan bukti pendukung seperti kwitansi, voucher, cek. Menurut penulis, penggunaan system voucher, kwitansi belum efektif, sebab dalam proses operasional perusahaan terkadang diabaikan dengan tidak mengikutsertakan atau melampiri bukti pendukung tersebut, sehingga menimbulkan kecurigaan atau hal-hal yang tidak diinginkan dalam perusahaan tanpa adanya sanksi berat bagi pegawai

bersangkutan dengan alasan bahwa atasan yang bersangkutan sudah menyetujui permohonan tersebut atau mendapat otorisasi dari atasan secara langsung.

Hal ini dapat menyebabkan kemungkinan terjadinya penyelewengan dan mengundang pemikiran yang kurang baik terhadap atasan dan pegawainya.

D. Laporan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk dan Keluar Tahun 2002 s/d 2006 pada PT Golden Dragon Medan

Adapun laporan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar PT Golden Dragon Medan disajikan pada Tabel 3.1 s/d 3.7 berikut ini:

E. Alat Pengendalian Intern Kas

PT Golden Dragon Medan menggunakan alat-alat pengawasan intern untuk mengamankan kasnya dari yang tidak diinginkan. Alat pengawasan yang digunakan terdiri dari: Brankas, Kotak Uang (Cash Box), Cek/Bilyet Giro dan Buku Bank.

a. Brankas

Brankas adalah salah satu sarana untuk pengamanan alat-alat pembayaran, khususnya uang tunai, cek/bilyet giro yang diterima dari pihak ketiga (klien) sebelum disetor ke bank, buku cek/bilyet giro dan buku setoran bank. Brankas memiliki dua kunci, yaitu kunci kombinasi dan kunci dengan anak kunci. Kunci branksa dipegang oleh dua orang, yaitu Ka. Finance & Accounting sebagai pemegang kunci kombinasi dan Staff Finance & Accounting sebagai pemegang anak kunci.

Box di bank terdekat (jika memungkinkan), atau disimpan oleh pejabat yang

ditunjuk, untuk itu pembukaan amplop hanya diperbolehkan apabila adanya perbaikan kode untuk kunci kombinasi dan pemegang anak kunci tidak masuk kerja.

Pada awal jam kegiatan perusahaan, brankas dibuka oleh kedua pejabat pemegang kunci disaksikan oleh pejabat yang dihunjuk. Alat-alat pembayaran yang disimpan di dalamnya dikeluarkan, kecuali uang tunai diambil sesuai dengan kebutuhan petugas kas. Apabila selama jam kegiatan perusahaan petugas kas/kasir memerlukan tambahan uang kas, maka kasir meminta kepada pejabat yang berwenang untuk secara bersama-sama mengambil uang dari brankas. Setelah uang diambil, brankas kembali dikunci.

Pada akhir jam kegiatan perusahaan, kasir dan petugas pemegang kunci lainnya didampingi oleh satu saksi memasukkan uang tunai yang sebelumnya telah diadakan perhitungan, cek/bilyet giro yang diterima dan belum sempat disetor ke bank, buku cek/bilyet giro serta buku setoran bank dimasukkan ke dalam brankas dan dikunci kembali.

b. Kotak uang (Cash Box)

Kotak uang (cash box) adalah tempat untuk menyimpan uang dan surat berharga lainnya. Kotak uang mempunyai dua kunci yaitu kunci kombinasi dan anak kunci yang dipegang oleh petugas kasir. Pada akhir jam kegiatan, kotak uang dimasukkan ke dalam brankas.

c. Cek/Bilyet Giro dan Buku Cek, Buku Bank

Penandatanganan cek/bilyet giro untuk pembayaran, transfer, maupun untuk pencairan dana guna menambah kas dilakukan oleh dua orang pejabat yang

berwenang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pemegang buku cek/bilyet giro,buku bank adalah Director Finance & Accounting.

BAB IV

ANALISIS DAN EVALUASI

A. Analisis Perbandingan dan Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas

1. Analisis Perbandingan Anggaran Kas dan Realisasi Kas Tahun 2002 sampai dengan 2006, yakni sebagai berikut:

Tabel 4.1

Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk Tahun 2002 s/d 2006

Tahun Anggaran Kas Realisasi Kas Selisih Penyimpangan

rata-rata

Rp (%)

2002 2003 2004 2005 2006 21.805.290.502 24.761.329.382 31.438.339.461 38.431.358.724 49.975.763.547 21.977.819.100 25.301.407.268 31.418.895.101 37.452.558.447 48.895.286.328 172.528.598 540.077.886 (19.444.360) (978.800.277) (1.080.477.219) 0.01 0.02 (0.00) (0.03) (0.02) (0.02)

Sumber: PT Golden Dragon Medan (Data diolah) Tabel 4.2

Perbandingan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar Tahun 2002 s/d 2006

Tahun Anggaran Kas Realisasi Kas Selisih Penyimpangan

rata-rata

Rp (%)

2002 2003 2004 2005 2006 20.769.010.832 23.735.778.980 30.286.060.670 37.193.854.130 48.338.281.579 20.456.508.066 24.332.545.939 30.645.997.681 36.692.199.676 48.150.072.406 (312.502.766) 596.766.959 359.937.011 (501.654.454) (188.209.173) (0.02) 0.03 0.01 (0.01) (0.00) 0.01

Sumber: PT Golden Dragon Medan (Data diolah)

Berdasarkan Tabel 4.1 dapat dilihat bahwa selama lima tahun terjadi perbedaan antara realisasi kas masuk dengan anggaran kas masuk. Besarnya perbedaan setiap tahunnya tidak sama. Tahun 2002 realisasi kas mengalami kenaikan dengan penyimpangan sebesar 1% dari anggaran kas masuk, tahun 2003 naik sebesar 2%, tahun 2004 turun sebesar (0%), tahun 2005 turun sebesar (3%) dan tahun 2006 turun sebesar (2%) terhadap anggaran kas.

Dari hasil perbandingan anggaran dan realisasi kas masuk tahun 2002 s/d 2006 tersebut, diperoleh rata-rata penyimpangan realisasi kas masuk terhadap

anggaran yang direncanakan selama lima tahun tersebut adalah sebesar (2%)/tahun. Selisih penyimpangan kenaikan/penurunan realisasi kas terhadap anggaran yang paling tinggi adalah pada tahun 2003, yakni sebesar 2% dan yang paling rendah adalah pada tahun 2005, yakni (3%) terhadap anggaran kas. Maka, dari hasil perbandingan tersebut pada Tabel 4.1 diperoleh gambaran bahwa realisasi kas masuk memiliki hubungan negative terhadap anggaran kas masuk.

Kebijakan ekspansi atau penekanan ekspansi oleh pihak perusahaan disesuaikan dengan rasio kenaikan/penurunan pencapaian realisasi kas masuk

terhadap anggaran setiap tahun. Apabila selisih penyimpangan

kenaikan/penurunan realisasi kas terhadap anggaran berada pada penyimpangan < (5%), maka dilakukan penekanan ekspansi dengan menurunkan jumlah anggaran, dengan ketentuan minimal senilai dengan tingkat pencapaian realisasi kas tahun sebelumnya, namun sebaliknya jika selisih penyimpangan kenaikan/penurunan realisasi kas masuk terhadap anggaran berada pada penyimpangan > (5%) atau pencapaian realisasi terhadap kas lebih besar atau sama dengan 95%, maka dilakukan ekspansi dengan menaikkan jumlah anggaran dari tahun sebelumnya. Batas penyimpangan ditolerir sebesar < (5%).

Oleh karena penyimpangan rata-rata selama 5 tahun dari tahun 2002 s/d 2006 adalah sebesar (2%), maka penyimpangan ini masih bisa ditolerir dan dikatakan baik dalam kondisi kas perusahaan, karena (2%) > (5%).

Berdasarkan Tabel 4.2 dapat dilihat bahwa selama lima tahun terjadi perbedaan antara realisasi kas keluar dengan anggaran yang direncanakan. Besarnya perbedaan setiap tahunnya tidak sama. Tahun 2002 penyimpangan realisasi kas lebih kecil (2%) dari anggaran kas, tahun 2003 naik sebesar 3%,

tahun 2004 naik sebesar 1%, tahun 2005 turun sebesar (1%) dan tahun 2006 turun sebesar (0%) dari nilai yang dianggarkan.

Dari hasil perbandingan anggaran dan realisasi kas keluar tahun 2002 s/d 2006, maka diperoleh rata-rata penyimpangan realisasi kas keluar terhadap anggaran yang direncanakan selama lima tahun tersebut adalah sebesar 1%/tahun. Selisih penyimpangan realisasi kas keluar terhadap anggaran yang paling tinggi adalah pada tahun 2003, yakni 3% terhadap anggaran kas dan yang paling rendah adalah pada tahun 2002, yakni sebesar (2%) terhadap anggaran kas.

Maka, dari hasil perbandingan tersebut pada Tabel 4.2 diperoleh gambaran bahwa realisasi kas keluar memiliki hubungan positif terhadap terhadap anggaran kas keluar.

Kebijakan ekspansi atau penekanan ekspansi oleh pihak perusahaan disesuaikan dengan selisih penyimpangan kenaikan/penurunan pencapaian realisasi kas keluar terhadap anggaran setiap tahun. Apabila kenaikan/penurunan penyimpangan realisasi kas keluar terhadap anggaran mencapai > 5%, maka dilakukan ekspansi dengan menekan jumlah anggaran seminimal realisasi kas keluar tahun sebelumnya dan dihubungkan terhadap seberapa besar tingkat pencapaian realisasi kas masuk yang ingin dicapai.

Sebaliknya, apabila penyimpangan realisasi kas keluar terhadap anggaran berada pada penyimpangan < 5%, jumlah anggaran kas keluar tetap mengalami kenaikan karena setiap tahunnya biaya-biaya operasional yang dikeluarkan akan mengalami kenaikan seiring dengan harga bahan baku, biaya produksi, spare part dan lain-lain di pasar juga mengalami kenaikan setiap tahunnya.

Oleh karena penyimpangan rata-rata selama 5 tahun dari tahun 2002 s/d 2006 adalah sebesar 1%, maka penyimpangan masih bisa ditolerir dan dikatakan baik oleh pihak perusahaan karena < 5%.

Hasil dari analisis tersebut dapat digambarkan dalam grafik berikut ini:

Grafik Perbandingan Kas Masuk dan Keluar

-0.04 -0.03 -0.02 -0.01 0.00 0.01 0.02 0.03 0.04

1 2 3 4 5

Tahun 2002 s/d 2006

K e n a ik a n /P e n u ru n a n P en yi m p an g an K as M asu k d an K el u ar ( % ) Kas Masuk Kas Keluar Gambar 2.2

2. Analisis Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Tahun 2002 sampai dengan 2006, yakni sebagai berikut:

Tabel 4.3

Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Masuk Tahun 2002 s/d 2006

Tahun Anggaran Kas Selisih Realisasi Kas Selisih

Rp (%) Rp (%)

2002 2003 2004 2005 2006 21.805.290.502 24.761.329.382 31.438.339.461 38.431.358.724 49.975.763.547 - 2.956.038.880 6.677.010.079 6.993.019.263 11.544.404.823 - 0.14 0.27 0.22 0.30 21.977.819.100 25.301.407.268 31.418.895.101 37.452.558.447 48.895.286.328 - 3.323.588.168 6.117.487.833 6.033.663.346 11.442.727.881 - 0.15 0.24 0.19 0.31

Rata-Rata 0.19 Rata-Rata 0.18

Tabel 4.4

Perkembangan Anggaran dan Realisasi Kas Keluar Tahun 2002 s/d 2006

Tahun Anggaran Kas Selisih Realisasi Kas Selisih

Rp (%) Rp (%)

2002 2003 2004 2005 2006 20.769.010.832 23.735.778.980 30.286.060.670 37.193.854.130 48.338.281.579 - 2.966.768.148 6.550.281.690 6.907.793.460 11.144.427.449 - 0.14 0.28 0.23 0.30 20.456.508.066 24.332.545.939 30.645.997.681 36.692.199.676 48.150.072.406 - 3.876.037.873 6.313.451.742 6.046.201.995 11.457.872.730 - 0.19 0.26 0.20 0.31

Rata-Rata 0.19 Rata-Rata 0.19

Sumber: PT Golden Dragon Medan (Data diolah)

Berdasarkan Tabel 4.3 dapat dilihat bahwa selama lima tahun terjadi perkembangan antara anggaran dan realisasi kas masuk. Besarnya perkembangan setiap tahunnya tidak sama. Tahun 2003 anggaran kas masuk mengalami perkembangan dengan penyimpangan sebesar 14% dari anggaran kas masuk tahun 2002, perkembangan tahun 2004 sebesar 27% dari tahun 2003, perkembangan tahun 2005 sebesar 22% dari tahun 2004 dan tahun 2006 sebesar 30% dari tahun 2005.

Tahun 2003 realisasi kas masuk mengalami perkembangan dengan penyimpangan sebesar 15% dari tahun 2002, tahun 2004 sebesar 24% dari tahun 2003, perkembangan tahun 2005 sebesar 19% dari tahun 2004 dan tahun 2006 sebesar 31% dari tahun 2005. Dari hasil perkembangan anggaran dan realisasi kas masuk tahun 2002 s/d 2006 tersebut, diperoleh rata-rata perkembangan anggaran kas masuk yang direncanakan selama lima tahun tersebut adalah sebesar 19% dan realisasi kas masuk sebesar 18%.

Selisih anggaran yang paling tinggi adalah pada tahun 2004 terhadap tahun 2003, yakni sebesar 27% dan yang paling rendah adalah pada tahun 2003 terhadap tahun 2002, yakni 14%. Selisih perkembangan realisasi kas masuk paling tinggi adalah pada tahun 2006, yakni sebesar 31% dan yang paling rendah adalah pada

dianggarkan dalam membiayai kegiatan operasional perusahaan, juga hal tersebut akan memicu meningkatnya anggaran kas masuk berdasarkan formulasi atau ketentuan perusahaan. Adapun ketentuan dalam pembelian dan penjualan unit atau produk dari produsen dan kepada customer ditentukan berdasarkan tarif Dollar AS. Selisih harga jual dan harga beli unit atau produk dapat terjadi disebabkan oleh posisi rupiah melemah atau menguat terhadap US Dollar.

5. Pencapaian tingkat piutang usaha yang tidak tertagih dari tahun 2004-2006 berada pada pencapaian yang minim, hal ini disebabkan oleh faktor

customer tidak dapat membayar angsuran kredit karena munculnya

masalah keuangan pada rata-rata customer dan diikuti terjadinya tingkat inflasi yang relatif cukup tinggi, sehingga terjadi gangguan dalam pembayaran angsuran kredit unit atau produk perusahaan, dalam artian terjadinya kredit macet oleh pihak customer kepada pihak perusahaan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil perhitungan dan analisis terhadap data-data yang diperoleh melalui PT Golden Dragon Medan, mengenai analisis penerimaan dan pengeluaran kas dan dikaitkan dengan pengawasan intern, maka penulis merumuskan beberapa kesimpulan yang diperoleh dari hasil perhitungan terdahulu dan mencoba memberikan saran yang bermanfaat bagi pembaca, terutama bagi perusahaan yang bersangkutan.

A. Kesimpulan

1. Berdasarkan analisis perbandingan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar pada tahun 2002 s/d 2006, dapat diketahui bahwa penyimpangan rata-rata realisasi kas masuk terhadap anggaran kas masuk adalah (2%), dalam kondisi arus kas perusahaan penyimpangan ini masih dikatakan baik karena > (5%). Penyimpangan rata-rata realisasi kas keluar terhadap anggaran kas keluar adalah 1%, dalam kondisi arus kas perusahaan penyimpangan ini masih dikatakan baik karena < 5%. Rata-rata perkembangan anggaran dan realisasi kas masuk dari tahun 2002 s/d 2006 adalah 19% dan 18%. Rata-rata perkembangan anggaran dan realisasi kas keluar dari tahun 2002 s/d 2006, masing-masing adalah 19%.

2. Selisih kenaikan/penurunan penyimpangan realisasi kas masuk terhadap anggaran yang paling tinggi adalah pada tahun 2003 yaitu sebesar 2%, disebabkan karena kenaikan penyimpangan rasio tingkat penjualan yang tereliasasi sebesar 3% dan yang terendah adalah pada tahun 2005 yaitu

sebesar (3%) karena tingkat penjualan mengalami penurunan sebesar 1% dari nilai yang dianggarkan diikuti dengan menurunnya tingkat pendapatan dari piutang dagang, pendapatan sewa, pendapatan training dan service, serta penerimaan lain-lain. Selisih kenaikan/penurunan penyimpangan realisasi kas keluar terhadap anggaran yang paling tinggi adalah pada tahun 2003, yakni 3% dan yang paling rendah adalah tahun 2002, yakni (2%).

3. Selisih kenaikan perkembangan anggaran kas masuk yang paling tinggi adalah pada tahun 2006 terhadap tahun 2005, yakni 30% dan yang paling rendah adalah pada tahun 2003 terhadap tahun 2002, yakni 14%. Selisih kenaikan perkembangan realisasi kas masuk yang paling tinggi adalah pada tahun 2006 terhadap tahun 2005, yakni 31% dan yang paling rendah adalah pada tahun 2003 terhadap tahun 2002, yakni 15%. Selisih kenaikan perkembangan anggaran kas keluar yang paling tinggi adalah pada tahun 2006 terhadap 2005, yakni 30% dan yang paling rendah adalah pada tahun 2003 terhadap tahun 2002, yakni 14%. Selisih kenaikan perkembangan realisasi kas keluar yang paling tinggi adalah pada tahun 2006 terhadap tahun 2005, yakni 31% dan yang paling rendah adalah pada tahun 2003 terhadap tahun 2002, yakni 19%.

4. Prosedur pengawasan intern kas dalam penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan di perusahaan belum berjalan dengan baik, disebabkan tidak adanya pemisahan fungsi antara kasir dan bagian yang mencatat (akuntansi), dan tidak adanya pemeriksaan mendadak (surprised audit) sehingga hal ini dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan atas kas

oleh kasir dan ketidakseriusan dalam bekerja di perusahaan. Sementara prosedur pada penyusunan anggaran sudah berjalan dengan baik karena melibatkan semua departemen yang ada pada perusahaan dalam penyusunan anggaran perusahaan.

5. Berdasarkan analisis perbandingan anggaran dan realisasi kas masuk dan keluar yang diteliti oleh penulis dapat diketahui bahwa terjadi perbedaan antara anggaran dan realisasi kas disebabkan karena terjadinya kenaikan/penurunan penyimpangan terhadap aktivitas operasional, investasi dan financing baik dari sisi penerimaan maupun pengeluaran kas dimana hal tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal perusahaan.

6. Karyawan yang tidak kompeten dan jujur yaitu, kasir dan administrasi service center dan tidak adanya perputaran jabatan (job rotation) diantara karyawan-karyawan yang mengelola kas. Hal ini akan menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan dalam perusahaan.

B. Saran

1. Pihak manajemen kredit di perusahaan hendaknya dalam penyaluran kredit perlu memperketat syarat-syarat dan lebih selektif dan pemberian kredit kepada customer atau pihak dealer. Hal ini penting untuk mengurangi resiko terjadinya keterlambatan atau piutang yang tidak dapat tertagih sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan.

2. Melakukan pengawasan lebih intensif lagi dalam bidang pemasaran dan aktivitas yang menjadi sumber pendapatan bagi perusahaan sehingga resiko terhadap selisih nilai realisasi terhadap anggaran kas bisa ditekan

lebih minim lagi berdasarkan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan. Serta pengawasan terhadap penerimaan dan pengeluaran kas bagi para karyawan yang mengelola kas, yakni suatu waktu dapat dilakukan dengan pemeriksaan mendadak atas kas perusahaan.

3. Dalam membuat perencanaan terhadap anggaran kas, sebaiknya bagian seksi anggaran untuk setiap departemen dapat memperhitungkan benar-benar dengan belajar atau melihat dari pengalaman-pengalaman tahun sebelumnya, agar resiko terhadap selisih anggaran dan realisasi yang terlalu besar dapat dihindari.

4. Hubungan baik antar perusahaan dengan pelanggan potensial agar tetap dipertahankan, juga kepada pihak customer yang pembayarannya secara kredit, supaya kepercayaan antar kedua belah pihak tetap terjaga dengan baik dan customer bisa membayar atau melunasi hutang-hutangnya tepat waktu.

5. Fungsi antara kasir dan bagian pencatatan sebaiknya dipisahkan, hal ini berguna untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas kas perusahaan dan menciptakan iklim kerja yang efektif dan efisien.

6. Melakukan program pelatihan bagi karyawan terkait dengan bidang

accounting dan administrasi untuk memotivasi karyawan menjadi

karyawan yang bertanggung jawab, kompeten dan jujur serta melakukan rotasi kerja yang teratur terhadap karyawan yang melakukan tugas terkait di bidang pencatatan, pembayaran dan penyimpanan kas.

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan, 2000. Anggaran Perusahaan 2, Edisi Kesatu, Cetakan Kedelapan, BPFE, Yogyakarta.

Bastian, Indra.2001. Akuntansi Sektor Publik di Indonesia, Cetakan Pertama, BPFE, Yogyakarta.

Dunia, Firdaus, A.2005. Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi, Edisi Kedua, Lembaga Penerbit FEUI, Jakarta.

Elvrida, Cahaya, Dame, L.2006. Analisis Perencanaan dan Pengendalian Kas

Pada PT Asuransi Jiwa Bumi Asih Jaya Cabang Sumbagut Medan,

USU, Medan.

Greuning, Hennie Van,2005. International Financial Reporting Standarts: A

Practical Guide, Standar Pelaporan Keungan Indonesia: Pedoman Dasar, Salemba Empat, Jakarta.

Hadi, Sutrisno,2004. Metodologi Research, Edisi Kedua, Jilid I, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Hanafi, Mamduh M.2004. Manajemen Keuangan, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta.

Harahap, Sofyan, S.2001. Sistem Pengawasan Manajemen (Management

Control System), Cetakan Pertama, Pustaka Quantum, Jakarta.

Mulyadi,2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi,2002. Auditing, Buku 2, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Sugiyarso, G & Winarni, F.2005. Dasar-Dasar Akuntansi Perkantoran, Cetakan Pertama, Media Pressindo, Yogyakarta.

Sugiyono,1999. Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Kesembilan, Ikatan Penerbit Indonesia, Bandung.

Suharli, Michell.2006. Akuntansi Untuk Bisnis Jasa & Dagang, Edisi Pertama, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.

Syahyunan,2004. Manajemen Keuangan I, Cetakan Pertama, USU Press.

Warren, Carl, S. Reeve, James, M. Fees, Philip, E. 2005. Pengantar Akuntansi, Buku I, Edisi Kedua Puluh Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Welsch, Hilton &Gordan, 2000. Anggaran Perencanaan & Pengendalian

Laba, Terjemahan Purwatiningsih, Maudy Wareuw, Buku 2, Salemba