Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Perkembangan Perusahaan
PT Golden Dragon Medan mulai berdiri sejak tanggal 20 Juli 1983 dengan pimpinan perusahaan bernama Husin Halim, telah berhasil membuktikan dirinya
sebagai perusahaan dengan reputasi yang membanggakan, baik dalam bisnis penjualan personal computer, maupun dalam memberikan pelayanan kepada
pelanggan masyarakat, bisnis ini berkembang sampai kepada sistem integrator integrator system terhadap perkembangan teknologi komputer. PT Golden
Dragon Medan adalah Authorized Dealer untuk produk-produk brand seperti Epson, Hewlett Packard, IBM, Acer, Canon, Fujitsu, Toshiba, Cisqo.
PT Golden Dragon menyadari bahwa menggeluti bidang Integrator System adalah suatu keharusan agar pengguna user komputer dapat memperoleh
manfaat total atau kepuasan dari komputer yang dimiliki. Didasarkan pada semangat yang melekat dalam motto”Untuk Anda, Kami Siap Melayani”, tenaga
kerja keseluruhan lebih dari 100 orang memiliki komitmen yang tinggi terhadap kepuasan pelanggan dan perkembangan Teknologi Informasi IT. PT Golden
Dragon Medan akan tetap berusaha untuk meningkatkan pelayanannya bagi kepuasan pelanggan.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
B. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1. Struktur organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan. Struktur organisasi merupakan gambaran
secara skematis tentang hubungan-hubungan kerjasama dari orang-orang yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan atau suatu kerangka
yang menunjukkan hubungan di dalam organisasi sehingga setiap pihak di dalam organisasi mengetahui tanggung jawab dan wewenang yang diemban untuk
menciptakan hubungan kerja yang baik dalam organisasi. Hal ini akan memberikan efek yang positif pada perusahaan untuk
menemukan kelancaran dalam menjalankan aktivitas di dalam organiasi. Pada prinsipnya bentuk struktur organisasi yang digunakan oleh suatu perusahaan
tergantung pada ukuran, sifat kerumitan dari masalah yang timbul di dalam perusahaan.
Adapun struktur organisasi yang diterapkan pada PT Golden Dragon Medan adalah berbentuk garis line organization structure , karena dalam hal ini
seorang pimpinan langsung dibantu oleh staff dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan.
Adapun struktur organisasi PT Golden Dragon Medan adalah seperti tertera pada Gambar 2.1 berikut ini:
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
2. Uraian Tugas
Uraian wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi dalam struktur organisasi pada PT Golden Dragon Medan adalah sebagai berikut:
1. Board of Director a.
Melakukan koordinasi dengan manajer setiap divisi departemen dan memberikan wewenang khusus serta meminta pertanggung jawaban
dalam pelaksanaan kerja harian. b.
Membuat kebijakan-kebijakan operasional dalam merealisasikan tujuan jangka pendek.
c. Menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan
menjabarkannya dalam rencana pelaksanaan jangka pendek. 2.
Secretary a. Membantu Board of Director dalam melaksanakan tugas yang bersifat
administrasi dan kesekretariatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pimpinan.
b. Menggantikan Board of Director dalam hal pendelegasian tugas jika pimpinan tidak berada di tempat.
c. Bertugas sebagai notulist dalam rapat yang diadakan di perusahaan. d. Sebagai penghubung atau perantara antar pihak rekanan atau klien
dengan pimpinan. e. Membantu pimpinan untuk meng-handle tamu dan perjalanan dinas
pimpinan.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
3. Finance Accounting Director
a. Merencanakan anggaran pendapatan dan biaya. b. Mengawasi dan memimpin pelaksanaan pekerjaan Accounting,
Warehouse SAP System dan HRD. c. Menetapkan kebijakan kompensasi.
4. Accounting Manager
a. Mengontrol cash flow. b. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen lain secara
berkala. c. Menyetujui pengeluaran kas sesuai dengan bukti pembayaran yang sah.
d. Menyiapkan daftar gaji karyawan e. Bertanggung jawab atas proses akuntansi dan pelaporannya.
f. Secara insidentil mencocokkan sisa persediaan barang menurut kartu persediaan dengan kondisi fisik yang ada di gudang dengan bantuan staff
gudang. 5.
Accounting staff a. Menerbitkan dan mengontrol faktur pajak.
b. Mempersiapkan dan menghitung komisi sales. c. Membuat laporan dan melakukan penagihan piutang yang dilakukan
oleh collector. d. Membuat laporan dan melakukan pembayaran hutang
e. Melakukan penerimaan kas sesuai dengan faktur pembelian dan pengeluaran kas disertai dengan bukti pendukung yang sah.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
6. HRD Manager
a. Menyimpan data-data karyawan. b. Merencanakan program training.
c. Melakukan seleksi penerimaan karyawan atas permintaan divisi yang membutuhkan.
d. Bertanggung jawab terhadap keamanan, sarana perusahaan dan peningkatan mutu lingkungan kantor.
e. Membangun sumber daya manusia yang sehat dan berintegritas. f. Mengawasi pelaksanaan peraturan perusahaan oleh karyawan.
7. Warehouse SAP System Manager
a. Secara insidentil melakukan penghitungan secara fisik atas sisa barang yang ada di gudang.
b. Mengatur dan menentukan tempat penyimpanan barang. c. Bertanggung jawab atas keamanan lingkungan gudang.
d. Memeriksa dan mencocokkan invoice penjualan sesuai dengan permintaan penjualan.
e. Mengawasi masuk dan keluarnya barang di gudang. 8. Warehouse SAP System Staff
a. Menyiapkan barang sesuai permintaan penjualan dan memindahkan barang tersebut ke bagian setup delivery.
b. Menerbitkan invoice penjualan sesuai dengan permintaan penjualan. c. Membuat laporan persediaan barang.
9. Business Field Director
a. Membuat keputusan yang berhubungan dengan aktifitas penjualan.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
b. Memimpin seluruh pekerja yang berhubungan dengan aktivitas bisnispenjualan di perusahaan.
c. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bagian marketing, service center, system set up IT support, purchasing, marketing marketing
communication. 10. System, Set up IT Support Manager
a. Melakukan pembagian tugas kepada system support engineer sesuai dengan ruang lingkup tugas masing-masing engineer.
b. Membantu masalah yang dihadapi customer pelanggan. c. Menyiapkan bahan-bahan technical training sesuai dengan kebutuhan
training pelatihan. d. Mengatur pembagian tugas setting, install kepada staff engineer.
11. Engineer a. Melaksanakan pekerjaan setting, install, delivery barang yang masuk
sesuai dengan invoice penjualan. b. Membantu customer dalam menghadapi setiap masalah baik secara
teknis maupun non teknis sebagai pelayanan after sales service. c. Membantu persiapan project yang dilakukan bagian penjualan
sehubungan dengan product and technical knowledge. 12. Administrator
a. Membuat laporan tugas engineer setiap hari. b. Mempersiapkan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan aktivitas
engineer.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
c. Membuat laporan barang dengan status pending yang ada dibutuhkan oleh bagian system, set up IT
13. Purchasing Delivery Manager a. Membuat laporan pembelian setiap hari.
b. Melakukan transaksi dengan supplier. c. Melakukan pembelian sesuai dengan purchase order dan sales order.
d. Mengawasi setiap barang masuk dari bagian warehouse apakah sesuai dengan invoice penjualan.
e. Mengawasi jumlah barang yang akan diantar sesuai dengan invoice penjualan.
f. Ikut berpartisipasi dalam setiap pameran yang diselenggarakan oleh perusahaan maupun oleh pihak eksternal dan bertanggung jawab atas
kelengkapan barang-barang pameran. 14. Marketing Marketing Communication Manager
a. Melakukan evaluasi terhadap customer dalam hubungannya dengan pemberian diskon dan jangka waktu kredit serta penagihan.
b. Melakukan strategi penjualan pada segmen pasar yang sudah ditetapkan dalam upaya mencapai target.
c. Mengawasi pemenuhan purchase order yang diterima. d. Membantu menyusun anggaran penjualan.
e. Memberikan arahan dan memotivasi sales dalam melakukan penjualan. f. Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan event penjualan
dan melakukan kerjasama dengan panitia event organizer. g. Membuat brosur produk sesuai instruksi dan Business Director.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
h. Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan penerbitan iklan produk pada media cetak sesuai dengan instruksi Business Director.
i. Mempersiapkan brosur yang dibutuhkan bagian penjualan. 15. Administrator
Mempersiapkan dokumen yang diperlukan sehubungan dengan aktivitas penjualan
16. Sales a. Menindaklanjuti piutang pelanggan sesuai dengan laporan piutang.
b. Menjalin hubungan baik terhadap customer. c. Melakukan pendekatan dalam mempromosikan barang.
d. Melakukan respon terhadap setiap kebutuhan customer hingga terjadi transaksi pembelian.
e. Melakukan sales order sesuai dengan purchase order. 17. Service Center Manager
a. Membantu customer. b. Mengawasi barang-barang service yang masuk dan sudah selesai sesuai
dengan laporan barang service. 18. Engineer
a. Melaksanakan seluruh aktivitas pekerjaan perbaikan barang yang diterima dari customer.
b. Membuat laporan hasil pemeriksaan dan perbaikan barang dan menyerahkan kepada administrasi untuk ditindaklanjuti.
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
19. Administator a. Melakukan penerimaan kas atas pembayaran perbaikan barang dan
pembelian spare part dari customer. b. Memberikan informasi harga spare part kepada customer.
c. Memberikan informasi kepada customer sehubungan dengan hasil pemeriksaan.
d. Membuat laporan barang service sesuai dengan hasil pemeriksaan dari tekhnisi.
C. Prosedur Pengawasan Kas
