Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
19. Administator a. Melakukan penerimaan kas atas pembayaran perbaikan barang dan
pembelian spare part dari customer. b. Memberikan informasi harga spare part kepada customer.
c. Memberikan informasi kepada customer sehubungan dengan hasil pemeriksaan.
d. Membuat laporan barang service sesuai dengan hasil pemeriksaan dari tekhnisi.
C. Prosedur Pengawasan Kas
1. Prosedur Penyusunan Anggaran
Dalam menentukan berapa jumlah kas yang dibutuhkan selaras dengan
penggunaannya, maka perusahaan membuat suatu perencanaan kas yang dituangkan dalam bentuk anggaran kas. Tujuannya adalah untuk membantu
terlaksananya aktivitas perusahaan dalam aktivitas operasional, investasi dan pendanaan serta menghindari gangguan likuiditas perusahaan.
PT Golden Dragon dalam menyusun anggaran kas membuat suatu taksiran yang terperinci mengenai setiap unsur penerimaan dan pengeluaran kas. Dalam
penyusunan anggaran ini, bagian keuangan dan administrasi meminta kepada setiap bagian departemen dalam perusahaan untuk membuat rencana atau usulan
dalam bentuk anggaran sesuai dengan kebutuhan departemen divisi masing- masing.
Penyusunan anggaran pada masing-masing departemen didasarkan atas data historis atau pengalaman tahun lalu dan rencana operasi perusahaan di masa
yang akan datang dengan melihat kondisi perusahaan saat ini. Setelah bagian
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
keuangan menerima rencana atau usulan dari masing-masing departemen, maka dibuatlah perencanaan anggaran secara keseluruhan oleh bagian keuangan dengan
tidak mengesampingkan sisi pendapatan dan biaya-biaya yang akan dikeluarkan selama periode tersebut.
Anggaran kas akan dipelajari oleh masing-masing manajer departemen dan dirapatkan bersama direksi dengan tujuan untuk mengevaluasi dan menetapkan
rancangan anggaran yang telah disusun tersebut. Apabila keputusan akan penetapan anggaran kas sudah disepakati bersama dan mendapat persetujuan dari
direktur utama, maka anggaran tersebut dijadikan sebagai acuan untuk pedoman kerja dan pengawasan melalui evaluasi kegiatan usaha secara kuantitatif.
2. Prosedur Pengawasan Penerimaan Kas
Pengawasan intern atas penerimaan dan pengeluaran kas dilakukan oleh
Finance Accounting Director setelah dilakukan pengawasan terlebih dahulu oleh Finance Accounting Manager. Sumber-sumber penerimaan kas pada PT
Golden Dragon diantaranya berasal dari: a.
Hasil penjualan produk seperti: komputer, notebook, server, printer, tinta printer, accessories, spare part komputer.
b. Pendapatan yaitu: pendapatan service, sewa dan training
c. Penagihan piutang dari penjualan kredit kepada customer
d. Pinjaman dari bank untuk kebutuhan pembelian produk-produk IT
Fungsi yang melakukan penerimaan kas di perusahaan adalah kasir dan staff administrasi service center. Kasir yang melakukan penerimaan kas juga
berfungsi mencatat penerimaan kas tersebut. Pada kenyataannya pernah terjadi transaksi penerimaan kas dari bagian penjualan tidak dicatat oleh kasir dan tidak
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
ada bukti fisik penyerahan uang tersebut ke bagian kasir serta tidak ada cap “Lunas” pada faktur penjualan.
Prosedur penerimaan kas oleh kasir diuraikan sebagai berikut: a.
Customer memesan sejumlah produk ke bagian penjualan kemudian bagian penjualan memeriksa stock product dan apabila pembelian dilakukan dalam
bentuk uang tunai, maka faktur dan pembayaran yang diterima akan langsung diserahkan ke kasir dan dicatat dalam jurnal penerimaan kas dan buku besar.
Apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka bagian accounting membuat laporan piutang kepada bagian penjualan untuk dapat di-follow up dan
dikontrol pembayaran atau penagihannya. b.
Pada saat pembayaran telah jatuh tempo, maka collector atau sales akan melakukan penagihan, kemudian kas yang diterima akan disetor ke kasir untuk
dicatat dalam laporan penerimaan kas harian. c.
Seluruh penerimaan kas setiap harinya akan disetor oleh bagian accounting ke pihak bank, dan apabila tidak dapat disetor karena bank sudah tutup atau jam
kerja sudah usai, maka uang kas yang terkumpul tersebut disimpan dalam lemari kas oleh kasir. Kas disetor hari berikutnya ke bank.
d. Setiap akhir bulan penutupan buku, pihak perusahaan melakukan rekonsiliasi
antara saldo pada buku bank dengan saldo menurut buku perusahaan. Administrasi service center juga melakukan penerimaan kas, dimana
prosedurnya adalah sebagai berikut: Setiap customer yang telah dikonfirmasi perbaikan unitnya atau yang ingin
membeli spare part, datang ke pihak service center untuk melakukan transaksi terkait dengan biaya perbaikan unit yang telah di perbaiki dan membawa unit
Ervina Adelina Nababan : Analisis Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Dan Kaitannya Dengan Pengawasan Intern Pada Pt Golden Dragon Medan, 2008.
USU Repository © 2009
tersebut kembali oleh pihak customer. Biaya perbaikan atau pembelian spare part dalam bentuk tunai diserahkan ke bagian administrasi dan dilakukan pencatatan
pada bukti penerimaan kas. Administrasi melakukan penyetoran diikuti dengan bukti serah terima
uang kepada pihak kasir. Hal yang seringkali terjadi adalah bagian administrasi tidak segera menyetor uang yang sudah terkumpul ke bagian kasir. Pada
kenyataannya, administrasi service center menggunakan uang yang diterima dari customer pelanggan untuk kepentingan pribadi.
Tindakan ini dapat diketahui pihak accounting pada saat dilakukan cross check atas transaksi perbaikan atau pembelian spare part dan hal itu
membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mengetahui letak kesalahan dikarenakan aktivitas yang padat yg dilakukan oleh pihak accounting.
3. Prosedur Pengawasan Pengeluaran Kas
