Gambar 2 menjelaskan alur pelayanan sederhana yang dilakukan oleh tiga orang petugas karena kunjungan balitanya sedikit. Suatu Puskesmas yang memiliki jumlah
kunjungan balita sakit banyak perlu menambah petugas dan membagi tugas dimana setiap petugs memiliki kompetensi yang berbeda serta ruangan periksa diperbanyak
untuk menghindari keluhan pengunjung karena lamanya waktu tunggu.
2.4. Pengertian Supervisi dan Aktivitas Supervisi
2.4.1. Pengetian supervisi
Supervisi atau pembinaan adalah salah satu upaya pengarahan dengan memberikan petunjuk serta saran setelah menemukan alasan dan keluhan pelaksanaan
dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi Depkes RI, 2005. Menurut Hamalik, 2005 bahwa unsur-unsur penting dari kegiatan pembinaan yang akan dilaksanakan
yaitu : a.
Rancangan materi pembinaan dikembangkan dari materi latihan yang ada dan bersumber dari laporan evaluasi saat pelatihan serta harus lebih terarah dan bisa
mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sejak awal. b.
Menetapkan para pembina menjadi dua kelompok yaitu pembina langsung dari balai pelatihan dan pembina tidak langsung dari para petugas di bidang terkait.
Tugas para pembina harus sesuai dengan materi pelatihan dengan memperhatikan aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap.
c. Menetapkan langkah-langkah pembinaan meliputi tahap pembinaan yaitu :
menetapkan sasaran pembinaan, forum yang akan digunakan seperti bimbingan teknis, loka karya mini dan lain-lain mempersiapkan materi pembinaan termasuk
Said Hanafiah : Pengaruh Karakteristik Individu dan Sistem Imbalan Terhadap Aktivitas Supervisi Pada Pelaksanaan Manajemen Terpadu Balita Sakit MTBS di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Timur.
USU e-Repository © 2008.
pedoman juklak, buku referensi dan sebagainya, mempersiapkan langkah pembinaan dan waktu pembinaan serta tempat dan rencana pembinaan. Kedua
adalah pelaksanaan pembinaan, terbagi menjadi dua kelompok yaitu pembinaan perorangan yang dilakukan secara individu pada materi yang dirasakan lemah
sedangkan pembinaan kelompok dengan memanfaatkan forum-forum yang ada sesuai dengan materi pembinaan.
Supervisi didesain guna memperkuat keterampilan petugas kesehatan dan mencari solusi untuk pemecahan masalah dan Manajemen Terpadu Balita Sakit
MTBS . Sedangkan kegiatan yang lebih spesifik dari Manajemen Terpadu Balita
Sakit MTBS
selama mengadakan kunjungan adalah memperkuat keterampilan petugas kesehatan, memeriksa kembali fasilitas penunjang Manajemen Terpadu
Balita Sakit MTBS
serta pemecahan masalahnya, membuat kesimpulan dari kunjungan dan informasi tentang tatalaksana Manajemen Terpadu Balita Sakit
MTBS dan fasilitas penunjangnya WHO, 1999.
2.4.2. Aktivitas supervisor
Pekerjaan supervisor pada prinsipnya adalah melakukan pembinaan terhadap semua kegiatan suatu organisasi. Perbedaan organisasi menjadikan tugas supervisor
berbeda-beda, meskipun demikian semua supervisor melakukan pekerjaan yang sama sifatnya. Semua supervisor membawahi sejumlah karyawan. Supervisor adalah
manajer tingkat pertama.
Said Hanafiah : Pengaruh Karakteristik Individu dan Sistem Imbalan Terhadap Aktivitas Supervisi Pada Pelaksanaan Manajemen Terpadu Balita Sakit MTBS di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Timur.
USU e-Repository © 2008.
Berikut ini beberapa kegiatan yang dilakukan oleh supervisor, yaitu: a.
Perencanaan. Supervisor dalam salah satu fungsi manajemen ini melakukan kegiatan berupa menetapkan tujuan, memutuskan cara pencapaian tujuan,
menetapkan arah tindakan, serta menetapkan kebijakan dan prosedur. b.
Pengorganisasian, supervisor melakukan beberapa kegiatan antara lain menetapkan pembagian kerja, penugasan kerja, pengelompokkan pekerjaan
untuk koordinasi, serta menetapkan wewenang dan tanggung jawab. c.
Pendayagunaan Tenaga, artinya supervisor menyeleksi orang untuk melaksanakan pekerjaan, menempatkan dan memberikan orientasi untuk
melaksanakan pekerjaan serta melatih dan menilai kinerja karyawan. d.
Pembinaan. Dalam hal ini supervisor memberikan contoh, memotivasi dan memberdayakan karyawan, termasuk menciptakan lingkungan kerja yang
kondusif bagi karyawan untuk berkinerja yang baik. e.
Pengendalian. Supervisor menghimpun informasi tentang pencapaian hasil, membandingkannya dengan standarrencana dan melakukan tindakan perbaikan
jika diperlukan. 2.4.3.
Sistem kerja supervisor Tanggung Jawab utama seorang supervisor adalah mencapai hasil sebaik
mungkin dengan mengkoordinasikan sistem kerja pada unit kerjanya secara efektif. Suatu sistem kerja secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:
Said Hanafiah : Pengaruh Karakteristik Individu dan Sistem Imbalan Terhadap Aktivitas Supervisi Pada Pelaksanaan Manajemen Terpadu Balita Sakit MTBS di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Timur.
USU e-Repository © 2008.
Kondisi Kondisi
Umpan Balik Formatif
Umpan Balik Motivasi PROSES
Gambar 3. Sistem Kerja Supervisor Kondisi adalah unsur masukan input, yaitu semua masukan yang diperlukan
dalam proses, termasuk faktor lingkungan kerja baik fisik maupun non fisik dimana pekerjaan berlangsung. Dalam kondisi tercakup diantaranya Sumber Daya Manusia,
ruangan tempat bekerja, peralatan, bahan. Struktur organisasi, prosedur, intruksi, kebijakan organisasi, hubungan antar pribadi dan suasana kerja.
Proses adalah semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai hasil. Hasil adalah segala sesuatu yang dihasilkan dari proses kerja. Umpan balik formatif, adalah
informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kualitas hasil. Balikan ini mengharuskan adanya perubahan dalam cara menghasilkan produk tertentu.
Umpan balik motivasi, adalah informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kuantitas hasil. Informasi ini mendorong upaya untuk meningkatkan kecepatan atau
bekerja lebih giat. Supervisor mengkoordinasikan sistem kerjanya melalui tiga cara penting, antara lain: Darma, 2004
a. Melakukannya dengan membimbing melalui petunjuk atau sebagian dari
koordinasi sistem kerja
Said Hanafiah : Pengaruh Karakteristik Individu dan Sistem Imbalan Terhadap Aktivitas Supervisi Pada Pelaksanaan Manajemen Terpadu Balita Sakit MTBS di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Timur.
USU e-Repository © 2008.
b. Memantau proses pelaksanaan pekerjaan
c. Menilai hasil dari sistem Kerja.
2.4.4 Prinsip dasar supervisi yang efektif
Supervisor mempunyai tanggung jawab terhadap kualitas kinerja para bawahan yang dipimpinnya, oleh sebab itu kemampun memimpin sangat diperlukan untuk
mengemban tanggung jawab. Efektivitas kepemimpinan seorang supervisor di ukur oleh dua faktor utama antara lain faktor keluaran, yaitu tingkat hasil yang dicapai unit
kerja yang merupakan petunjuk seberapa baik pencapaian sasaran yang telah direncanakan, yang mencakup produktivitas, kualitas, dan efesiensi. Faktor kedua
yaitu faktor manusia. Faktor manusia menunjukkan tingkat kerja sama di kalangan karyawan dan kepuasan bekerja di organisasi yang bersangkutan, jumlah dan jenis
komunikasi, tinggi rendahnya motivasi, komitmen terhadap tujuan organisasi serta tingkat konflik antar pribadi dan antar kelompok.
Adapun prinsip dasar seorang supervisor mencakup 4 empat prinsip, yaitu: a.
Kejelasan Berkomunikasi mencakup : 1
Penggunaan kata-kata istilah yang mudah dimengerti 2
Komunikasi Langsung 3
Ringkas dan Lugas 4
Menghindari pesan-pesan yang bertolak belakang b.
Mengharapkan yang Terbaik, mencakup: 1
Menghargai martabat bawahan 2
Menyampaikan harapan melambung menumbuhkan keyakinan
Said Hanafiah : Pengaruh Karakteristik Individu dan Sistem Imbalan Terhadap Aktivitas Supervisi Pada Pelaksanaan Manajemen Terpadu Balita Sakit MTBS di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Timur.
USU e-Repository © 2008.
3 Menekankan pada kebutuhan masa datang, bukan pada masalah di masa lalu
c. Berpegang pada Tujuan yang mencakup:
1 Fokus pada satu topik
2 Pembicaraan terarah pada tujuan pekerjaan
3 Membatasi adanya sanggahan atau interupsi
d. Mendapatkan Komitmen
2.5. Sistem Imbalan
