4. Penjualan voucher hotel akomodasi
Pada usaha penjualan voucher hotel, perusahaan menjalin kerjasama dengan pihak hotel yang ingin kerjasama dalam hal penyewaan kamar dan fasilitas-fasilitas
yang dimiliki oleh hotel-hotel tersebut. PT. Mutiara Holidays akan mengirim para wisatawan yang membeli jasa tournya pada hotel-hotel tersebut. Segala biaya yang
timbul karena penyewaan kamar, penggunaan fasilitas dan makan minum wisatawan akan dibayar PT. Mutiara Holidays Medan dengan mengeluarkan voucher. Tarif yang
digunakan oleh hotel adalah sebesar harga yang telah disepakati dalam kontrak yang biasanya lebih rendah dari tarif umum publish rate. PT. Mutiara Holidays juga
menjalin kerjasama dengan biro-biro perjalanan lain yang ada di dalam negeri maupun yang ada di luar negeri. Kerjasama terjadi karena biro-biro perjalanan
tersebut tidak memiliki cabang-cabang di kota-kota dimana PT. Mutiara Holidays berada, sementara wisatawan yang membeli jasa perjalanan ingin berkunjung ke kota-
kota tersebut.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dapat didefenisikan sebagai kerangka dan mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan bentuk susunan
pola terhadap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau orang- orang tersebut job description.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mutiara Holidays Tour And Travel Medan
DIREKSI
WAKIL DIREKSI
GENERAL MANAGER
VOUCHER HOTEL
MANAGER TOUR
MANAGER TICKETING
MANAGER TICKETING
MANAGER CHIEF
ACCOUNTING
VOUCHER HOTEL STAFF
TOUR STAFF
TICKETING STAFF
TRANSPORT STAFF
ACCOUNTING STAFF
TOUR GUIDE
DRIVER CO-DRIVER
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Departemen
Adapun tugas dan tangung jawab dari setiap departemen pada PT. Mutiara Holidays yaitu:
1. General Manager Lompo Situmeang,SH
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada PerusahaanDireksi
Wakil Direksi •
Membuat rencana kerja dalam hal penjualan produk yangada di PT.Mutiara Holidays
• Bekerja sama dengan Tour Department dalam pembuatancontract rate
• Membantu memberikan harga Paket wisata, hotel dan khususnya pemberian
tarif khusus •
Ikut serta dalam pengaturan jadwalguiding untuk guide setelah adanya informasi dari tour
• Memeriksa segala bentuk pembayaran dan penerimaan biaya tour Hotel
Voucher TransportTicketing •
Saling kerjasama dalam mengentertain tamu – tamu Mutiara •
Ikut serta menjumpai hotel -hotel restoran untuk diajak kerjasama. •
Membuat laporan kepada Wakil Direksi mengenai perkembangan PT.Mutiara Holidays
• Memimpin Rapat dengan staff PT.Mutiara Holidays
2. Tour Manager Lompo Situmeang, SH
• Displin,
patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan PerusahaanDireksi Wakil Direksi
• Memimpin Tour Department
• Mengevaluasi perkembangan Departement Tour
• Membalas surat masuk dan surat keluar Fax - email
• Kerja sama dalam membuatcontract rate dan menjaga hubungan baik
dengan mitra tour, airlines, tamu - tamu baik lokal maupun mancanegara •
Mengirimkan contart rate ke travel agent baik domestik maupun mancanegara.
• Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Tour Departement dan
Tour Guide •
Saling bekerja sama dalam mengentertain tamu–tamu tour •
Memberikan laporan perkembangan tour kepada General Manager .
3. Tour Reservation Hanisyah Harahap
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Membuat reservasi atas bookingan – bookingan •
Membalas surat-surat atau fax email ,dll •
Menjalin hubungan baik dengan mitra tour, Airlines, dan tamu-tamu •
Membantu penerimaan atas pembayarantour
• Membuat daftar file untuk semua dokumen-dokumen
• Mengoperasikan perjalanan tour
• Ikut mambantu pekerjaan Tour Managerapabila sewaktu – waktu diperlukan
• Ikut serta dalam pembuatan program dan Paket Wisata terbaru
• Saling bekerja sama untuk mengentertain tamu-tamu tour
4. Tour Administrasion Romika
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerushaanDireksiWakil Direksi •
Membatu mengoperasikan perjalanan wisata membuat bookingan kamar •
Mengeluarkan SPJTour Guide mengisi voucher ,dll •
Membuat perincian biaya-biaya perjalanan wisata •
Membuat buku penerimaan pembayaran untuk setiap invoice CashTransfer •
Bertanggung jawab atas segala pembayaran dan penerimaan untuk setiap Invoice
• Menyetor segala bentuk pembayaran ke General CashierGeneral Manager
• Saling menjaga hubungan baik dengan Mitra kerja dan tamu – tamu
• Saling bekerja sama dalam mengentertain tamu – tamu tour ,dll
5. Head Transport
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan Perusahaan
General ManagerDireksi Wakil Direksi •
Mencek segala kerusakan BusTransport
• Bertanggung jawab atas pembelian barang – barang Sparepart untuk
keperluan transport •
Selalu bekoordinasi dengan atasan dalam hal pembelian penggantain spare part bila perlu
• Bekerja sama dalam pengaturan jadwal perjalanan Bus Driver
• Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada driver dan co driver supaya
displin •
Bekerja sama dengan tour department. dalam hal pengaturan program perjalananbus dan saling berkoordinasi dalam pemakaian bus terutama
suasana peakseason. •
Membuat tata tertib kerja di Transport department •
Membuat instuksi kepada DriverCo driver agar selalu stand by di pool , masuk dan pulang kerja sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan
• Menjaga hubungan baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja
Perusahaan bus luar demi kelancaran kerja yang baik •
Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customer •
Selalu membuat laporan kepada General Manager mengenai perkembangan transport baik perbaikan maupun kerusakan transport.
6. Staff Transport Iwan
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanGeneral ManagerDireksi Wakil Direksi. •
Membuat Surat Perintah Jalan Bus •
Membuat laporan pembayaran dan pembelian spare part kepada head departement
• Membuat Daily sale report
• Bekerja sama dengan Tour department dalam hal jadwal perjalanan tour
• Selalu berkoordinasi dengan Head departmentGM dalam hal pemberian
harga bus •
Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara holidays.
• Ikut serta dalam mencek kebersihan bus dan mencek keperluan bus
• Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor
PT.Mutiara Holidays
7. Ticketing Louis + Mona
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Bekerja sama dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu •
Membuat daily sale report setiap hari
• Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customerdengan mencari
harga yang paling baikmurah . •
Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Selalu membuat laporan kepada General Managermengenai perkembangan
penjualan tiket •
Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
8. Hotel Reservation Henny Zilmona Sitohang
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Bekerja sama dengan Dept .lain dalam pelayanan yang baik kepada tamu •
Membuat daily sale report setiap hari •
Memberikan harga yang terbaik kepada seluruh customer dengan meminta harga adhock kepada pihak hotel bila dianggap perlu
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja
PT.Mutiara Holidays •
Selalu membuat laporan kepada General Managermengenai perkembangan penjualan Hotel Voucher
• Bertanggung jawab atas segala pembayaran tamu termasuk penagihan hutang
• Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor
PT.Mutiara Holidays
9. Chief Accounting P.Ginting
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Bekerja sama dengan Dept. lain untuk pelayanan kepada tamu •
Menjaga hubungan yang baik dengan para staf Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Membuat laporan keuangan kepada Dewan DireksiWakil direksi
• Memeriksa segala bentuk Kas Bank Tagihan dan pembayaran hutang
Dagang •
Memeriksa segala bentuk pembayaran melalui transfer dengan mencek saldo kas
• Selalu berkoordinasi dengan GM dalam hal pembayaran hutang Dagang
PT.Mutiara Holidays. •
Memberitahukan dengan cara mengingatkan setiap department yang punya Aging Pembayaran yang belum lunas
10. Staff Accounting Louis Mendrofa
• Displin,patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Bekerja sama dengan dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu
• Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja
PT.Mutiara Holidays •
Menerima segala bentuk pembayaran cash maupun bentuk kredit •
Membuat laporan pembukuan pemasukan dan pengeluaran •
Membuat laporan saldo keuangan •
Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
11. Staff Accounting CollectorFajar
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Bekerja sama dengan dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu •
Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Membantu mencek segala bentuk tagihan hutang dagang
• Membuat daftar hutang yang akan dibayar
• Membayar atau mentransfer menagih segala bentuk hutang piutang bila ada
permintaan setiap dept. •
Bertanggung jawab langsung kepada chief accounting . •
Ikut serta dalam menjaga kebersihan diseluruh lingkungan kerja kantor PT.Mutiara Holidays
12. Office Boy Fajar Siregar
• Displin, patuh, loyal dan bertanggung jawab kepada atasan
PerusahaanDireksi Wakil Direksi •
Bekerja sama dengan dept. lain untuk pelayanan kepada tamu •
Menjaga hubungan yang baik dengan para staff Mutiara dan juga mitra kerja PT.Mutiara Holidays
• Menjaga kebersihan lingkungan kantor PT.Mutiara Holidays
• Membantu mentransfer ,clearingmenagih segala bentuk hutang piutang bila
ada permintaan setiap dept •
Menjaga keamanan dikantor berupa inventaris •
Membuka kantor paling lambat jam 07.30 dengan keadaan kantor sudah bersih
3.4 Fasilitas pada PT. Mutiara Holidays
