23
pelaksanaan yang boleh luput dari sasaran dan cakupan pengawasan. Agar pengawasan terselenggara dengan efektif, dalam arti berhasil menemukan secara
faktual hal-hal yang terjadi dalam penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional, baik yang sifatnya positif maupun yang berupa penyimpangan, penyelewengan
atau kesalahan, diperlukan berbagai instrumen, seperti standar hasil yang direncanakan untuk dicapai, anggaran, data-data statistik, laporan, auditing, dan
observasi langsung Siagian, 1992. Pelaksanaan supervisi haruslah dilakukan pada sasaran yang tepat. Adapun
tugas dan tanggung jawab supervisor yaitu 1 merencanakan tugas sehari-hari: pembagian beban kerja, perincian penggunaan waktu dan batas kewenangan,
2 menggunakan kewenangan dengan tepat: bertindak efektif dan efisien serta mampu mengatasi masalah, transformasi baik dari atasan maupun bawahan dan
sebaliknya, melaksanakan petunjuk, menyaring dan menyampaikan informasi atasan, mengusahakan hasil kerja maksimal Depkes, 2008.
2.1.4 Prinsip Supervisi yang Efektif
Siagian 1992 mengatakan bahwa pelaksanaan pengawasan yang efektif merupakan salah satu refleksi dari efektivitas manajerial seorang pemimpin. Oleh
karenanya, agar pengawasan terlaksana dengan baik diperlukan suatu sistem informasi yang andal sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan akan berlangsung
dengan efektif apabila memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a.
Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan. Teknik pengawasan yang dilakukan harus sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
24
informasi yang berkaitan dengan kegiatan pengawasan, seperti siapa yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran
pengawasan. b.
Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi atau penyimpangan dari rencana agar dapat segera
ditangani atau dilakukan tindakan pencegahannya. c.
Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategik tertentu. Manajer mampu menentukan kegiatan apa yang perlu dilakukan
sendiri dan kegiatan apa yang didelegasikan pada orang lain, mampu melihat dan menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang langsung harus
ditangani sendiri. d.
Objektivitas dalam melakukan pengawasan. Pengawasan dilaksanakan berdasarkan standar prestasi kerja yang memenuhi persyaratan baik secara
kualitatif maupun kuantitatif. e.
Keluwesan pengawasan. Pengawasan harus bersifat fleksibel. Pelaksanaan pengawasan harus tetap bisa berlangsung meskipun organisasi
menghadapi perubahan karena timbulnya keadaan yang tidak diduga sebelumnya atau bahkan juga bila terjadi kegagalan.
f. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi. Kemampuan
dan tanggung jawab adalah hal yang penting dalam melakukan pengawasan baik dalam melakukan pembagian tugas, pendelegasian
wewenang, pola pertanggungjawaban, jalur komunikasi dan jaringan informasi.
Universitas Sumatera Utara
25
g. Efisiensi pelaksanaan pengawasan. Perhatian utama pengawasan ditujukan
pada kegiatan-kegiatan yang mempunyai nilai strategik bagi organisasi sehingga apabila terjadi penyimpangan dari rencana, dampaknya bagi
organisasi akan bersifat negatif yang akan berpengaruh pada kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasaran kegiatan.
h. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat. Para
manajer selaku pelaksana kegiatan pengawasan harus dapat menentukan pengawasan bagaimana yang dibutuhkan dan alat bantu yang perlu
dikuasai dan dimiliki. i.
Pengawasan mencari yang tidak beres. Pengawasan adalah merupakan usaha untuk mencari dan menemukan apa yang tidak beres dalam
organisasi atau adanya penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
j. Pengawasan harus bersifat membimbing. Apabila pada saat melakukan
pengawasan ditemukan penyimpangan, siapa yang salah serta faktor-faktor penyebabnya, seorang manajer harus berani mengambil tindakan yang
tepat sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan bersifat membimbing, mendidik, objektif dan rasional.
Muninjaya 1999 mengemukakan bahwa ada tiga prinsip yang harus diperhatikan dalam menjalankan dan mengembangkan fungsi pengawasan
manajerial, yaitu: a.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya, tentang waktu dan tugas-tugas pokok
Universitas Sumatera Utara
26
yang harus diselesaikan oleh staf harus dapat dipantau oleh pimpinan sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
b. Fungsi pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam upaya
mencapai tujuan organisasi. Tanpa pengawasan, atau pengawasan yang lemah, berbagai penyalahgunaan wewenang akan mudah terjadi.
c. Standar unjuk kerja standard of performance harus dijelaskan kepada
semua staf. Karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang
dianggap mampu bekerja. Jika hal ini dapat dilaksanakan, staf akan lebih meningkatkan rasa tanggung jawab dan komitmennya terhadap kegiatan
program sehingga pengawasan akan lebih objektif. Adapun standar pengawasan yang dimaksud, antara lain 1 standar norma,
yaitu standar yang dibuat berdasarkan pengalaman staf melaksanakan kegiatan program yang sejenis atau yang akan dilaksanakan dalam situasi
yang sama di masa lalu, 2 standar kriteria, yaitu standar yang diterapkan untuk kegiatan pelayanan oleh petugas yang sudah mendapat pelatihan.
Standar ini terkait dengan profesionalisme staf. Swansburg 1999 mengemukakan bahwa supervisi merupakan alat
manajemen untuk memperbaiki kinerja. Pengawasan yang dilakukan dapat berupa aturan-aturan yang sifatnya mengikat. Pengendalian diri self-control merupakan
elemen atau aspek penting dalam melakukan pengawasan. Adapun karakteristik sistem supervisi pengawasan yang baik, yaitu 1 pengawasan harus didasarkan
pada sasaran dan tujuan kegiatan, 2 apabila terdapat kesalahan pada saat
Universitas Sumatera Utara
27
melakukan pengawasan, segera dilaporkan, 3 pengawasan berorientasi pada tujuan masa yang akan dating, 4 pengawasan harus bersifat kritis, 5 pengawasan
harus objektif, 6 pengawasan harus fleksibel, 7 pengawasan harus berdasarkan pola organisasi, 8 pengawasan harus ekonomis, 9 pengawasan harus dapat
dipahami, 10 pengawasan mengarah pada tindakan perbaikan. Sementara itu, menurut Arwani 2005, supervisi yang dilaksanakan oleh
seorang manajer memiliki prinsip, antara lain didasarkan atas hubungan profesional dan bukan hubungan pribadi, kegiatan yang akan dilaksanakan harus
direncanakan secara matang, bersifat edukatif, memberikan perasaan aman pada perawat pelaksana, dan harus mampu membentuk suasana kerja yang demokratis.
Prinsip lain yang harus dipenuhi dalam kegiatan supervisi adalah harus dilakukan secara objektif dan mampu memacu terjadinya penilaian diri self evaluation,
bersifat progresif, inovatif, fleksibel, dapat mengembangkan potensi atau kelebihan masing-masing orang yang terlibat, bersifat konstruktif dan kreatif
dalam mengembangkan diri yang disesuaikan dengan kebutuhan, dan supervisi harus dapat meningkatkan kinerja perawat dalam upaya meningkatkan kualitas
asuhan keperawatan. Selain itu, kegiatan supervisi dilaksanakan atas dasar data obyektif yang diperoleh dalam pelaksanaan pelayanan keperawatan,
menggunakan berbagai instrumen pengumpulan data agar memperoleh hasil yang baik angket, observasi, pedoman wawancara, dilaksanakan secara sistematis dan
terus menerus Depkes, 2008. Oleh karena itu, intensitas supervisi harus disesuaikan dengan persyaratan
situasional, kebutuhan pegawai dan kecakapan kepemimpinan si manajer.
Universitas Sumatera Utara
28
Supervisi harus tepat dalam jenis dan kuantitas bagi kelompok kerja untuk menjalankannya secara tepat. Intensitas supervisi sebaiknya disesuaikan secara
perseorangan untuk mencocokkan kebiasaan perilaku kepribadian setiap pegawai guna mencegah adanya persepsi yang salah terhadap pelaksanaan supervisi. Selain
itu, intensitas supervisi sebaiknya tidak bergantung hanya pada keingintahuan manajer menyangkut rincian penampilan perawat namun juga pada rasio
supervisor dalam mengarahkan perawat Gillies, 1989. Suarli dan Yanyan 2009 mengemukakan bahwa supervisi harus
dilakukan dengan frekuensi. Supervisi yang dilakukan hanya sekali, bisa dikatakan bukan supervisi yang baik, karena organisasilingkungan selalu
berkembang. Oleh sebab itu, agar organisasi selalu dapat mengikuti berbagai perkembangan dan perubahan, perlu dilakukan berbagai penyesuaian. Supervisi
dapat membantu penyesuaian tersebut, yaitu melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan bawahan. Tidak ada pedoman yang pasti mengenai berapa kali
supervisi harus dilakukan. Supervisi dilaksanakan bergantung dari derajat kesulitan pekerjaan yang dilakukan, serta sifat penyesuaian yang dilakukan. Jika
derajat kesulitannya tinggi serta sifat penyesuaiannya mendasar, maka supervisi harus lebih sering dilakukan.
Wiyana 2008 mengatakan bahwa supervisi berfungsi untuk mengatur dan mengorganisir proses atau mekanisme pelaksanaan kebijakan dan standar
kerja. Selain itu, supervisi juga berfungsi untuk membimbing, memberikan contoh, mengarahkan, dan menilai atau mengevaluasi. Supervisi terhadap kinerja
perawat pelaksana dilakukan dengan memberikan bimbingan, pengarahan,
Universitas Sumatera Utara
29
observasi, dan pemberian motivasi serta evaluasi terhadap pendokumentasian tiap- tiap proses keperawatan. Agar fungsi supervisi dapat dicapai optimal, maka
seorang supervisor seharusnya: a.
Menumbuhkan dan meningkatkan motivasi perawat dalam bekerja Supervisor dapat menumbuhkan dan meningkatkan motivasi dengan
selalu mengingatkan pada perawat pelaksana untuk melengkapi dokumentasi asuhan keperawatan.
b. Mengembangkan rasa percaya dan keterbukaan perawat
Supervisor secara terbuka menjelaskan tujuan supervisi bukan untuk mencari kesalahan dan siap memberikan masukan dan arahan pada
kegiatan supervisi asuhan keperawatan, memberikan kesempatan pada perawat mengungkapkan ide-ide dan permasalahan yang dihadapi dalam
pendokumentasian. c.
Menggunakan teknik wawancara agar terjalin komunikasi dua arah Supervisor melakukan supervisi dengan mengedepankan teknik diskusi.
Artinya supervisor siap memberikan arahan dan siap mendengarkan umpan balik dari perawat yang disupervisi.
d. Mengumpulkan data secara terbuka dan obyektif
Supervisor menjelaskan setiap kegiatan supervisi pendokumentasian yang dilakukan.
Universitas Sumatera Utara
30
e. Menilai secara obyektif
Supervisor memberikan penilaian hasil supervisi berdasarkan format yang sudah disosialisasikan dan memberikan kesempatan pada perawat yang
disupervisi memberikan umpan balik terhadap hasil penilai.
2.1.5 Model-Model Supervisi
