SISTEM INFORMASI Pengumpulan Data
Pengolahan Data
Manajemen Data Penyimpanan
Pemutakhiran Penarikan kembali data
Pengendalian dan pengamanan data
Pengadaan informasi
dsb secara langsung. Manajer akan menggunakan tampilan laporan sebagai informasi untuk mengetahui keberadaan perusahaan dan pabrik. Dengan demikian informasi merupakan
sumber yang paling penting bagi seorang manajer.
2. Sistem Informasi
Informasi membantu operasi harian dan pengambilan keputusan. Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dihasilkan oleh sistem informasi.
Sistem Informasi adalah kerangka yang terdiri dari berbagai sumber daya yang terkoordinasi yang mengumpulkan, mengolah, mengendalikan, dan mengelola data melalui
tahapan yang berurutan guna menghasilkan informasi yang disampaikan melalui jaringan komunikasi kepada berbagai pemakai untuk berbagai keperluan.
Karakteristik dari sebuah sistem informasi adalah: 1 Melaksanakan tugas yang diperlukan
2 Berpegang pada prosedur yang relatif standar 3 Menangani data yang rinci
4 Menyediakan informasi pemecahan masalah
Sistem informasi menjalankan 5 tugas atau fungsi utama, yaitu:pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, dan pengadaan
informasi. Setiap tugas terdiri dari satu langkah atau lebih. Berikut adalah gambaran siklus sistem informasi.
B. Pemecahan Masalah Dan Pengambilan Keputusan Dengan Dukungan Informasi 1. Sistem Pendukung Keputusan Decision Support SystemDSS
Modul Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja ………………………………………………………….
34
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memcahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negative atau untuk memanfaatkan
kesempatan. Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon adalah :
1 Intelegensi yaitu mencari kondisi dalam lingkungan yang memerlukan pemecahan. Data mentah diperoleh, diolah dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat
mengidentifikasi persoalan 2 Desain yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternative
tindakan yang mungkin. 3 Pemilihan yaitu menentukan cara tindakan tertentu dari beberapa cara yang sudah ada
pilihan kemudian ditentukan dan dilaksanakan peninjauan kembali.
2. Perilaku Informasi di Tempat Kerja
Katriina Bystrom dan kawan kawan mengusulkan sebuah teori tentang pencarian informasi di tempat kerja yang diberi nama teori Information Activities in Work Task
IAWT atau kalau diterjemahkan dalam bahasa Indonesia Kegiatan Informasi dalam Tugas Kerja.
Sebagaimana namanya, teori ini ingin menjelaskan fenomena di tempat kerja, khususnya ketika para pegawai mencari dan menggunakan informasi untuk keperluan
menyelesaikan tugas task. Fokus teori ini adalah upaya mengaitkan antara keragaman jenis tugas, kebutuhan informasi dan upaya penemuan –kembali Information Retrieval.
Dalam teori IAWT, sebuah task atau tugas bukanlah hanya merupakan sesuatu yang eksternal sesuatu yang diluar kendali seorang pekerja, dan juga bukan melulu
internal sesuatu yang ada dalam pikiran seorang pekerja, melainkan juga sebuah “konstruksi social” dalam konteks kegiatan yang sesungguhnya real life. Dengan kata
lain, sebuah tugas di tempat kerja merupakan sesuatu yang disadari dan di maknai perceived dalam kaitannya dengan keadaan atau situasi tempat kerja.
Selanjutnya teori IAWT mengaitkan antara jenis informasi yang di cari dan ragam sumber informasi yang digunakna dalam bekerja. Disini informasi dianggap sebagai
sebuah “perangkat yang abstrak tidak nyata” untuk membantu seseorang menyelesaikan tugasnya. Selain itu, terjadi pula pergeseran focus dari “menyelesaikan masalah”
problem solving” ke “menyelesaikan tugas” task solving”, sehingga sebuah “informasi tentang tugas” task information” selalu merujuk ke sebuah tugas tertentu yang jelas
batas-batasnya. Informasi tentang tugas biasanya mengandung fakta apa yang terjadi, siapa saja yang terlibat, kapan, dimana selain juga mengandung keterangan tentang
domain sebuah tugas, baik yang bersifat factual maupun yang bersifat interpretasi. Bystrom dan kawan-kawan lebih jauh mengaitkan jenis informasi, sumber
informasi dan tugas. Perhatian pertama diberikan pada kondisi tugas itu seberapa rumitkah tugas itu bagi seseorang yang disebut dengan task complexity. Kemudian tingkat
kerumitan ini dikaitkan dengan berbagai kemungkinan yaitu : 1 Jika seseorang tidak memerlukan informasi sewaktu bekerja, maka sebuah tugas
dimaknai secara pasif berdasarkan dokumentasi yang ada. Tugas ini biasanya tugas rutin
Modul Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja ………………………………………………………….
35
2 Sumber-sumber informasi tentang pekerjaan seringkali adalah orang-orang yang terlibat dalam sebuah tugas, selain dokumen-dokumen di kantor.
3 Sebuah aktivitas event maupun sebuah kunjungan kerja juga dapat menjadi sumber informasi
4 Informasi tentang domain kerja biasanya diperoleh dari literature, dari pertemuan dengan pakar dan dari pertemuan rapat.
5 Pakar dan pertemuan atau rapat seringkali merupakan sumber informasi yang paling sering digunakan untuk menyelesaikan tugas.
Ketika untuk sebuah tugas tertentu seseorang merasa memerlukan banyak jenis informasi, maka terjadi 3 kemungkinan yaitu :
1 Ia menggunakan banyak sumber, tetapi mengurangi variasi jenis informasi 2 Ia akan lebih banyak menggunakan rekan kerja sebagai sumber
3 Ia akan lebih sering mencari dokumen eksternal
Sementara itu kalau seseorang berpendapat bahwa tugas yang harus dikerjakannya semakin kompleks alias rumit, maka terjadi 3 kemungkinan yaitu :
1 Ia akan cenderung ingin menggunakan jenis informasi yang beragam 2 Ia akan semakin ragu menetapkan apa sebenarnya yang ia inginkan
3 Para pakar dikantor akan menjadi pihak yang semakin dihandalkan.
C. Manajemen Informasi Dan Database Informasi
