Gambar 4.3 Sistem Berjalan
4.1.3.2 Identifikasi Masalah
Sesuai dengan latar belakang yang sudah dijelaskan pada Bab I, maka dapat di identifikasi masalah sebagai berikut:
4. Pada proses penerimaan karyawan, banyak dokumen karyawan baru yang hilang akibat terlalu banyaknya lamaran yang tidak terorganisir dengan
baik karena penyimpanan yang tidak teratur dan bertumpuk. 5. Pencarian data yang berkaitan dengan data karyawan masih menggunakan
buku besar data karyawan, sehingga akan membutuhkan waktu sekitar 15 menit untuk mencari dokumen tersebut.
6. Pada proses penilaian karyawan, cuti, pengunduran diri, dan mutasi karyawan yaitu kurangnya kerahasiaan data karena berbentuk hard copy,
kesulitan mencari berkas dan proses validasi yang harus bertemu langsung dengan pihak yang harus memvalidasi berkas tesebut.
Dari identifiksi tersebut, maka dapat diambil rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu:
1. Bagaimana membuat rancang bangun elelctronic-Human Resources Management e-HRM dalam mengelola kegiatan sumber daya manusia
yaitu pada proses penerimaan karyawan, pengajuan cuti, pengunduran diri, pelatihan, penilaian, mutasi dan penggajian karyawan?”
2. “Bagaimana membuat rancang bangun electronic-Human Resources Management e-HRM yang dapat menyimpan data karyawan dan data
administrasi karyawan dalam database sehingga dapat memudahkan pengolahan dan pencarian data?”
4.1.3.3 Analisis Pemecahan Masalah Sistem Usulan
Pada sistem yang diusulkan ini, penulis memberikan informasi mengenai perancangan sistem yang diajukan untuk mengatasi masalah-masalah sistem
yang berjalan saat ini. Rancangan sistem electronic Human Resources Management ini diharapkan dapat membantu proses bisnis Sumber Daya
Insani sehingga lebih efektif dan efisien. Rancangan sistem usulan akan berjalan adalah sebagai berikut :
3. Sistem usulan penerimaan karyawan dimulai ketika bagian SDI memasukan pengumuman lowongan kerja sesuai dengan yang dibutuhkan
perusahaan. Pengumuman terdiri dari kualifikasi pelamar yang dibutuhkan pada BPRS HIK. Pelamar membuka website BPRS HIK kemudian
membuka menu karir lslu daftar lowongan yang dimana di menu tersebut sudah tertera berita lowongan pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan. Bila
pelamar ingin melamar pekerjaan di perusahaan terkait, maka pelamar cukup masuk ke menu daftar. Kemudian mengisi form yang dibutuhkan
selanjutnya karyawan akan menunggu pengumuman penerimaan berkas yang telah diisi.
4. Sistem usulan untuk pengajuan cuti dimulai ketika karyawan yang bersangkutan mengisi form untuk cuti di web e-HRM. Kemudian
Pimpinan Cabang memberikan validasi persetujuan di web, kemudian laporan cuti dapat dilihat oleh Direktur sebagai laporan.
5. Sistem usulan proses training dimulai ketika bagian SDI mengusulkan untuk diadakan training yang tentunya sebelumnya sudah mendiskusikan
dengan direktur. Kemudian apabila pembayaran telah diselesaikan oleh bagian keuangan maka SDI akan menaruh jadwal dan materi pelatihan
yang diberikan oleh perusahaan terkait pelatihan yang dimaksud. 6. Sistem usulan penilaian kinerja karyawan dimulai ketika Kepala Divisi
melakukan penilaian kepada karyawan dan mengisi di form sistem e- HRM. kemudian penilaian tersebut dapat dilihat oleh bagian Keuangan.
Kemudian Bagian Keuangan akan mengakonversikan total nilai tersebut menjadi bonus apabila angkanya mencapai yang ditentukan oleh
perusahaan. 7. Sistem usulan mutasi karyawan dimulai ketika SDI ingin merotasi atau
mutasi dengan beberapa alasan atau penilaian tertentu, maka SDI menginput form mutasi karyawan yang ada di web e-HRM. Kemudian
form tersebut akan dianalisa oleh Kepala Divisi dan apabila menyetujuinya, dapat langsung menyetujui di web e-HRM tersebut.
8. Sistem usulan penggajian, dimulai ketika SDI menghitung gaji karyawan pada menu penggajian, lalu hasil dari penggajian tersebut dapat dilihat
oleh bagian Keuangan, dan apabila terdapat bonus maka bag.Keuangan mengisi dan total gaji akan terjumlah. Kemudian total tersebut dapat
langsung diserahkan ke Bank, dan laporan gaji dapat dilihat oleh Direktur. 9. Sistem usulan pengunduran diri yaitu dimulai ketika Karyawan yang ingin
mengundurkan diri mengajukan form dengan mengisi form yang ada di web e-HRM. Kemudian Pimpinan Cabang mengecek dan menganalisa
permohonan tersebut setelah itu melakukan persetujuan di web tersebut apakah diterima atau ditolak.
Adapun rich picture untuk menggambarkan sistem usulan dapat ditunjukkan melalui gambar 4.4 berikut :
Gambar 4.4 Sistem Usulan
4.1.3.4 Analisis Perbandingan Sistem
Kategori