cxxx
B. Analisis Fungsi Manajemen
1. Analisis Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu keputusan untuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang yaitu suatu tindakan yang diproyeksikan di masa yang akan
datang. Rencana pengembangan UPT Perpustakaan UNS harus dinyatakan secara jelas dan detail. Rencana tersebut menjadi dasar pijakan untuk melakukan seluruh
kegiatan rutin perpustakaan. Salah satu ciri rencana yang baik adalah bila rencana itu dirumuskan di dalam visi dan misi UPT Perpustakaan UNS. Visi dan misi
UPT Perpustakaan UNS harus relevan dengan visi dan misi Universitas Sebelas Maret. Tujuan, sasaran, dan strategi UPT Perpustakaan UNS-pun harus
dinyatakan secara jelas dan detail di dalam rencana strategis UPT Perpustakaan UNS. Selanjutnya, rencana yang baik harus mampu mencerminkan kebutuhan
dari seluruh pengguna dan stakeholder UPT Perpustakaan UNS. Secara sederharna, pengguna terdiri dari individu atau kelompok yang menggunakan
perpustakaan dan layanannya mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan pemakai dari luar UNS Sementara itu stakeholder UPT Perpustakaan UNS adalah
Individu atau kelompok yang mempengaruhi arah pengembangan perpustakaan manajemen universitas dan individu atau kelompok yang terlibat dalam proses
pengadaan perpustakaan.
Kebutuhan seluruh stakeholder dan pengguna harus mampu diterjemahkan dalam rencana kerja perpustakaan, sehingga rencana kerja yang ada dilaksanakan
cxxxi sesuai dengan sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna dan stakeholder. Di sini UPT Perpustakaan UNS belum membuat rencana strategi, tetapi menggunakan TOR sebagai acuan pelaksanaan program
kegiatan promosi. Sehingga hasil dari kuantitas dan kualitas pelayanan kurang terukur. Kebutuhan seluruh pengguna dan stakeholder belum mampu
diterjemahkan dalam TOR seharusnya rencana kerja perpustakaan sehingga rencana kerja yang ada dilaksanakan sesuai dengan sasaran yang ditetapkan dan
memenuhi kebutuhan dan keinginan para stakeholder. Untuk mendukung terlaksananya rencana program promosi, salah satunya strategi pengemasan
produk berbasis teknologi informasi, maka diperlukan sejumlah usaha, seperti yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Indonesia. Apabila perencanaan
strategis dijalankan maka upaya-upaya yang bisa dilakukan berupa:
62
a. Mengembangkan rencana strategis UPT Perpustakaan UNS sekali dalam empat tahun. Rencana strategis ini harus dikomunikasikan dengan seluruh staf
UPT Perpustakaan UNS dan menjamin akan adanya dukungan penuh dari staf UPT Perpustakaan UNS dalam implementasinya.
b Menyiapkan dan menyusun rencana operasional tahunan UPT Perpustakaan
UNS serta mengkomunikasikan dengan staf. Penyusunan rencana operasional tahunan harus melibatkan seluruh staf. Target dan indikator kinerja indicator
62
Salmubi, “Perpustakaan Universitas Indonesia Menuju World Class University Library”. 5 Januari 2007
www.pnri.go.id
cxxxii performance harus ditetapkan sebagai alat ukur untuk mengetahui tercapai
atau tidaknya target yang telah ditetapkan c. Menetapkan sejumlah kebijakan perpustakaan library policy dan standar
pelaksanaan tugas-tugas perpustakaan dalam bentuk Standard Operating Procedure SOP. Perlu dibuat kebijakan khusus dalam memberikan layanan
berbasis teknologi informasi. Apakah informasi hanya sebatas dibaca, didownload sebagaian saja, ataukah perlu fulltext, dan sebagainya. Kebijakan
ini perlu dikomunikasikan dengan pihak universitas. Dengan SOP akan menjamin terlaksananya tugas-tugas rutin UPT Perpustakaan UNS dengan
efektif dan efisien, serta dapat dilaksanakan oleh semua staf berdasarkan standar yang ada. Penyusunan SOP harus melibatkan staf secara aktif dalam
perumusan dan penetapan SOP UPT Perpustakaan UNS. d. Memonitor dan mengevaluasi kinerja perpustakaan minimal sekali dalam tiga
bulan e. Membuka saluran komunikasi yang memungkinkan seluruh pengguna UPT
Perpustakaan UNS dapat memberikan masukan, komentar, saran, usulan, dan kritikan terhadap penyempurnaan program kerja UPT Perpustakaan UNS.
Feedback demikian diharapkan akan meningkatkan kualitas layanan dan mengoptimalkan penggunaan peralatan, fasilitas dan ruangan area UPT
Perpustakaan UNS. Mengingat masih banyak ruangan di UPT Perpustakaan UNS Belum digunakan secara optimal.
cxxxiii
2. Analisis Pengorganisasian
Kategori