tv lokal yaitu TA tv dan Jogja tv, sedangkan media gathering seperti gathering tempo di Hotel Santika Yogyakarta beberapa waktu lalu. Penyelenggaraan event- event yang
penulis yang bisa diikuti selama kuliah kerja media di Hotel Kusuma Sahid Prince antara lain :
1. Pertunjukan Barongsai
Dalam memperingati hari imlek atau cap gomeh 2559, Hotel Kusuma Sahid Prince mengadakan pertunjukan barongsai pada tanggal 21 Februari 2008. Acara ini
terlaksana atas kerjasama Hotel Kusuma Sahid Prince dengan Trio Entertainment Event Organizer dan minuman multi vitamin kretingdaeng . Dari acara tersebut,
pihak sponsor memperoleh publikasi dan Hotel Kusuma Sahid Prince menyediakan tempat. Acara ini ditonton oleh penduduk sekitar dan para karyawan Hotel Kusuma
Sahid Prince. Acara tersebut diadakan di area parkir Hotel Kusuma sahid Prince serta melakukan pawai ke Hotel Griyadi.
Yang penulis lakukan dalam persiapan acara adalah : a.
Menyiapkan angpow atau uang tempel yang akan diberikan untuk barongsai. b.
Menghubungi semua departemen untuk menyaksikan pertunjukkan tersebut. Yang penulis lakukan dalam acara tersebut adalah taking picture untuk dokumentasi
hotel. Setelah acara selesai penulis membuat release berkenaan dengan acara tersebut yang akan di kirimkan ke media- media yang terkait dengan Hotel Kusuma
Sahid Prince.
2. Lomba Menggambar Wajah Kota Solo di Tahun 2018.
Untuk merayakan Ulang Tahun Bp. Sukamdani G. Sardjono selaku Vice Chairman Vice President Sahid Group yang ke-80 tahun pada tanggal 14 Maret 2008, Hotel
Kusuma Sahid Prince mengadakan “Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018” yang diadakan pada 23 Maret 2008 di Tirtasari Room. Acara ini atas kerjasama Hotel
Kusuma Sahid Prince dengan Pringsewu dengan memberikan voucher makan dan Kiki dengan memberikan kertas dan alat gambar. Lomba ini dikuti oleh siswa- siswa
SD 3-6 dan siswa- siswa SMP 1-3 dari berbagai SD dan SMP di Surakarta. Lomba ini memperebutkan Piala Walikota dan Uang Pembinaan yang juga dimeriahkan
oleh hiburan sulap. Lomba ini dengan persyaratan siswa SD menggunakan pensil warna atau crayon dalam menggambar dan siswa SMP menggunakan cat air.
Promosi yang dilakukan dengan penyebaran brosur atau flyer dan proposal ke setiap SD dan SMP di Surakarta, serta brosur dan flyer untuk penduduk sekitar.
Penulis ikut dalam persiapan, antara lain : a.
Membantu dalam mendesign brosur atau flyer. b.
Membantu dalam pembuatan ID Card untuk peserta. c.
Mempersiapkan hadiah. d.
Membantu dalam pembuatan piagam. Penulis dalam acara melakukan sebagai berkut :
a. Menjadi panitia dalam pendaftaran peserta dalam acara tersebut.
b. Taking picture untuk dokumentasi hotel.
Penulis setelah acara melakukan hal- hal sebagai berikut : a.
Membuat laporan pertanggungjawaban. b.
Membuat release terkait dengan acara Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018.
3. Senam Bersama.
Acara senam bersama ini dilaksanakan pada tanggal 12 April 2008 atas kerjasama Hotel Kusuma Sahid Prince dengan Trio Entertainment Event Organizer serta
mutivitamin Enervon C. Dari pihak Hotel Kusuma Sahid Prince memberikan voucher renang untuk hadiah dan doorprize, tempat, dan makanan. Sedangkan dari pihak
sponsor memperoleh publikasi dan Enervon C mendapat stand di tempat kegiatan. Acara senam ini dilakukan pada Sabtu pagi di area parkir Hotel Kusuma Sahid Prince
yang bisa di ikuti oleh para karyawan, tamu hotel dan para penduduk sekitar. Acara tersebut menberikan berbagai macam doorprize yang dipersembahkan oleh Hotel
Kusuma Sahid Prince dan Enervon C. Promosi yang dilakukan untuk acara tersebut dengan penyebaran brosur atau flyer melalui bagian receptiont, stand- stand yang
ada di dalam Hotel antara lain Revina Batik Drug Store dan Aloha Net, serta penyebaran langsung ke masyarakat sekitar.
Dalam acara ini penulis melakukan persipan antara lain : a.
Membuat dan menyebarkan memorandum. b.
Menghubungi departemen terkait melalui memorandum, dalam hal ini adalah : 1
HRD Departemen sehubungan dengan security untuk pengosongan area parkir di hari Sabtu.
2 FoodBeverage departemen sehubungan dengan makanan yang perlu
dipersiapkan untuk acara tersebut. 3
House Keeping departemen untuk menyiapkan panggung. 4
Engeenering Departemen untuk menyiapkan sound system. c.
Mempersiapkan hadiah- hadiah yang akan diberikan baik dari pihak Hotel sendiri ataupun dari pihak sponsor.
Dalam penyelenggaraan acara tersebut penulis melakukan hal- hal sebagai berikut : a. Mengecek lokasi untuk acara tersebut.
a. Taking picture untuk dokumentasi hotel.
Setelah acara selesai penulis membantu dalam pembuatan thanks letter yang ditujukan untuk pihak sponsor.
Acara tersebut di ikuti oleh para karyawan dan keluarga, para ibu- ibu arisan Hotel Kusuma Sahid Prince, serta masyarakat sekitar.
Acara senam bersama di Hotel Kusuma Sahid Prince ini menjadi agenda kegitan yang dilakukan setiap Sabtu yang diikuti oleh para karyawan, dan para penduduk
sekitar.
4. Hari Kartini.
Memperingati Hari kartini pada tanggal 21 April ini. Public Relation mengadakan acara untuk memperingatinya dengan berbagai macam lomba yang diikuti oleh para
karyawan Hotel Kusuma Sahid Prince dari tiap departemen. Acara ini di sponsori oleh Tupperware dan batik dari CV. Ekokapti dan Mac Mohan yang digunakan untuk
hadiah dan doorprize.pihak sponsor dari Tupperware mendapat complimentary kamar sedangkan sponsor batik dari CV. Ekokapti dan Mac Mohan mendapatkan
publikasi. Acara ini dilaksanakan di tirtasari room Hotel Kusuma Sahid Prince. Lomba- lomba yang diadakan antara lain :
a. Lomba gulung stagen.
b. Lomba miru kain
c. Lomba mencari pasangan dengan mata tertutup.
d. Lomba merias wajah dengan mata tertutup.
e. Lomba fashion show pria dengan kebaya.
Dalam acara ini penulis ikut dalam persiapan antara lain : a.
Mencari lokasi untuk acara hari kartini. b.
Mencari sponsor dalam hal ini adalah Tupperware dan batik dengan perjanjian semi barter dengan complimentary kamar.
c. Membuat memorandum.
d. Menghubungi departemen terkait dengan memorandum, antara lain :
1. House Keeping untuk menyiapkan panggung.
2. Engeenering untuk menyiapkan sound system.
3. FoodBeverage menyiapkan makanan untuk acara tersebut serta
menyiapkan organ tunggal. 4.
Serta tiap- tiap departemen untuk mengirmkan nama- nama calon peserta. e.
Mempersiapkan hadiah dan dan doorprize. f.
Menyiapkan piagam penghargaan untuk wanita yang dianggap sebagai kartini masa kini.
g. Membuat complimentary kamar.
Dalam acara tersebut penulis melakukan cek ruangan yang akan dipakai,taking picture dan berlaku sebagai panitia lomba. Lomba gulung stagen diikuti oleh pria
dari tiap departemen antara lain Marketing Departemen, Front Office Depaetemen, Accounting Departemen, House Keeping Departemen, FB departemen, HRD
departemen, Griyadi, Engeenering Departemen, Laundry Departemen. Penilaian dalam lomba gulung stagen ini adalah kecepatan dan kerapian.
Lomba Miru Kain juga diikuti oleh perwakilan pria dari tiap departemen. Penilaian dalam lomba ini meliputi kerapian dan kecepatan. Lomba Mencari Pasangan dengan
mata tertutup ini dikuti oleh pria dan wanita dari tiap- tiap departemen, sistem penilaian dalam lomba ini adalah kecepatan dalam mencari pasangan. Sedangkan
lomba Merias Wajah dengan mata tertutup juga diikuti oleh perwakilan pria dan
wanita dari tiap departemen penilaian dari lomba ini kecepatan, kekompakkan dan kerapian.
Dalam acara yang terakhir yaitu Lomba Fashion Show pria dengan Kebaya ini dikuti oleh perwakilan tiap- tiap departemen. Penilaian dalam lomba ini adalah keluwesan,
keserasian dan kerapian. Acara Lomba- lomba ini dapat diikuti oleh tiap departemen dan berjalan dengan sukses karena dari tiap- tiap departemen berpartisipasi dalam
acara tersebut dan ikut memeriahkan. Dalam acara ini juga Hotel Kusuma Sahid Prince memberikan penghargaan untuk salah satu wanita yang menunjukkan
semangat kartini untuk masa ini. Penghargaan ini diberikan untuk Ibu Erny Sulistyowati selaku Resident Manager dari Hotel Kusuma Sahid Prince.
Setelah acara tersebut selesai penulis melakukan hal- hal sebagai berikut : a.
Membuat release tentang perayaan hari kartini yang telah dilaksanakan oleh Hotel Kusuma Sahid Prince.
b. Membuat laporan pertanggungjawaban dan thanks letter.
c. Mengirim release ke media- media yang terkait dengan Hotel Kusuma Sahid
Prince.
B. Hal- hal yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan event- event.
Agar acara dapat berjalan sesuai dengan lancar dan sesuai dengan harapan maka erang Public Relation perlu mempersipkan hal- hal yang penting dan perlu untuk
diperhatikan, antara lain :
1. Mencari lokasi untuk acara, biasanya disesuaikan dengan daya tampung dari
ruangan dan apa pada hari tersebut ruangan tersebut tidak digunakan. 2.
Menghubungi departemen- departemen yang terkait melalui memorandum. 3.
Mencari sponsor. 4.
Mempertemukan sponsor dengan pihak hotel. 5.
Mempersiapkan pada hari H, antara hadiah, doorprize dan sebagainya. 6.
Mempersiapkan pengisi acara, wardrope terkait dengan sponsor. 7.
Membuat thanks letter. 8.
Membuat Laporan Pertanggung Jawaban. Perlu diperhatikan apabila acara yang dilaksanakan itu tidak menggunakan EOU
yaitu permohonan untuk mendapatkan dana dari pihak hotel, biasanya itu ditujukan untuk bagian Departemen Accounting.
C. Pelaksanaan Kuliah kerja Media.
Berikut ini kegiatan- kegiatan yang penulis lakukan selama Kuliah Kerja Media di Hotel Kusuma Sahid Prince :
Periode Pertama : 11 Februari 2008 sd 18 Februari 2008 Minggu 1
Pada minggu pertama magang ini, penulis dikenalkan dengan staff keadaan Hotel. Penulis ditempatkan dalam departemen Front Office. Minggu ini penulis
diberikan pengertian tentang Front Office dan bagian- bagain apa saja yang ada di dalamnya. Penulis mengerti cara kerja Receptionist, Reservation, dan Operator. Dalam
