Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan

4.2.3 Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan

Dokumen flow atau disebut juga bagan alir formulir Form Flowchart atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Setiap kegiatan yang dilakukan terhadap data yang digambarkan dalam bentuk simbol – simbol. Adapun simbol – simbol yang digunakan dalam dokumen flow antara lain : 1. Proses Manual. Proses merupakan dari kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan secara manual. Gambar 9 : Proses 2. Input Output. Merupakan simbol dari masukan keluaran yang berupa data yang akan digunakan sebagai bukti kegiatan. Gambar 10 : Input Output 3. Decision. Menunjukkan pemisahan antara 2 kondisi. Gambar 11 : Decision Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 4. Bukti Dokumen. Merupakan bentuk bukti, bukti satuan transaksi memakai gambar yang tidak ada garis vertikal pada sisi kirinya, sedangkan beberapa bukti dan informasi Dokumen memakai gambar yang memiliki garis vertikal pada sisi kirinya. Gambar 12 : Bukti Dokumen 5. Entity Barang. Menunjukkan maksud barang. Gambar 13 : Entity 6. Message to user. Menunjukkan penyampaian informasi, dalam bentuk barang sesuatu yang disampaikan memiliki kuantitas yang besar. Gambar 14 : Message to user 7. Manual File. Menunjukkan penyimpanan dalam bentuk manual. Gambar 15 : Manual File Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 8. Relationship. Merupakan suatu simbol yang menunjukkan atribut – atribut yang ada pada entity – entity pada himpunan hubungan. Gambar 16 : Relationship 9. On-page Reference. Menunjukkan penyampaian terhadap symbol lain, pengganti Relationship apabila penggunaan Relationship tidak dimungkinkan pada kondisi bentuk flow yang ada, tetapi hanya digunakan dalam satu halaman yang sama. Gambar 17 : On-Page Reference 10. Off-page Reference. Sama halnya On-page Reference, tetapi hanya digunakan untuk kondisi antar halaman yang berbeda. Gambar 18 : Off-Page reference Sebelum peneliti melakukan wawancara, peneliti terlebih dahulu menemui Kepala IT PT katrins, dari bagian IT peneliti dibantu untuk dapat menemui direktur PT Katrins dimana dari wawancara kecil dengan direktur tersebut peneliti diarahkan kepada kepala bagian HRD agar dapat diarahkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan peneliti, peneliti tidak tahu harus memulai dari bagian mana apabila peneliti kan melakukan analisa Dokumen flow Pembelian, maka peneliti berkonsultasi dengan Kepala bagian HRD PT Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Katrins, dan Beliau mengatakan “Eaaa... kalo mas Bagus ingin menganalisa Dok Flow Pembelian, menurut saya sebaiknya mas bagus mulai dari bagian Operasional aja mas..., menurut saya pembelian penjualan semua bermuara dari bagian operasional, makannya kami lebih mengutamakan kualitas SDM bagian operasional dibandingkan bagian lain, karena bagian operasional menurut saya lebih kompleks masalah-masalah yang dihadapi, dibandingkan dengan bagian-bagian lainnya...” beliau menambahkan “Mass bagus kalo’ mau wawancara, biar saya rekomendasikan langsung ke kepala tiap bagian aja mas..., khawatir kalo mas ke Staff bagian, isa-isa gak dapet informasi yang mas bagus butuhkan dan lagi malah juga mengganggu kinerja mereka mas, sama kepala bagian aja saya kira mas bagus sudah bisa dapat mengasumsikan apa-apa yang dibutuhkan ma mas bagus kok”. sesuai anjuran serta rekomendasi yang diberikan Kepala HRD PT Katrins kepada peneliti, peneliti langsung melakukan wawancara untuk menganalisa Dok Flow Pembelian dan sekaligus dilanjutkan dengan penjualan dengan memulainya dari Kepala Bagian Operasional PT Katrins. Adapun kesimpulan dari hasil wawancara yang peneliti lakukan sebagai berikut : Tabel 1 : Hasil Wawancara dengan Direktur PT Katrins Bapak Ferry Chandra Pertanyaan Jawaban Apakah peneliti diizinkan untuk melakukan observasi di PT Katrins sebagai bahan penelitian apa harapan2 serta hal2 yang perlu peneliti perhatikan untuk dapat menghasilkan penelitian dengan keuntungan bagi semuanya, bagi peneliti maupun PT Katrins? ‐ Diperbolehkan, dengan syarat tidak mmbawa bukti laporan resmi milik perusahaan dalam bentuk apapun tanpa seijin bagian yang berwenang ‐ Memiliki procedure pengerjaan yang efektif dan efisien agar dapat menyelesaikan penelitian tanpa harus mengganggu kinerja para karyawan. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. ‐ Diharapkan dari penelitian tersebut dapat di tarik kesimpulan baik buruknya kinerja perusahaan, dan dapat menyadikan saran peneliti sebagai bahan acuan untuk melakukan pembenahan Tabel 2 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian HRD Ibu Retno Sudjono Pertanyaan Jawaban Dari mana peneliti dapat memulai melakukan analisa, dan sebatas apa peneliti dapat menggunakan waktu kerja pegawai untuk melakukan kegiatan penelitian? ‐ Sebaiknya peneliti memualinya dari bagian operasional, dan lebih baik langsung berhubungan dengan kepala bagian dimana telah direkomendasikan. ‐ Meminimalisasi menggunakan jam jam kerja sibuk jam 8.00 – 11.00 ‐ Diharapkan sebelum melakukan wawancara analisa memiliki draft daftar pertanyaan rencana yang akan dilakukan, sehingga dapat meminimalisasi pemborosan waktu. Tabel 3 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional Bapak Lukito Pertanyaan Jawaban Bagaimana bagian operasional mengawali Proses pembelian ? ‐ Pembelian yang dilakukan oleh PT katrins semua berdasar atas permintaan customer ‐ Staff LCL FCL International melakukan info ke Bagian Pembelian sesuai dengan permintaan Customer ‐ Dari bagian pembelian menerima info ttg harga dari permintaan Customer ‐ Info harga di infokan kembali ke Customer Info bukti apakah yang di berikan pada bagian pembelian agar transaksi pembelian benar-benar dapat dilaksanakan oleh bagian pembelian? ‐ Bagian operasional memberikan bukti permintaan atas pembelian sesuai dengan permintaan customer yang telah disepakati berupa copy bukti, lalu yang aslinya akan kami kirim langsung ke supplier Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Apa yg dilakukan terhadap bukti permintaan dari customer tadi? ‐ Apabila permintaan disetujui oleh bagian pembelian customer dapat menerima info harga, maka permintaan tersebut diproses untuk dapat diakukan pengiriman sesuai dengan permintaan customer Proses apa saja yg dilakukan untuk dapat dilaksanakan pengiriman? Ada 2 proses yang dilakukan bersamaan dengan staff yang berbeda, antara lain : Proses 1 ‐ Melakukan kelengkapan atas legalitas dokumen yang diperlukan sebagai syarat kelengkapan untuk melakukan pengiriman ‐ Mengirim dokumen tersebut ke customer untuk meminta persetujuan pengiriman sesuai kesepakatan awal dimana sebagian dokumen tersebut harus dikirim kembali oleh customer untuk bisa dilakukan proses pengiriman selanjutnya Proses 2 ‐ Memilah proses pengiriman berdasarkan ukuran dan jenis jarak ‐ Membuat bukti-bukti berupa POPick Up Order berfungsi untuk dapat dilakukan pengambilan Trucking pengantaran Dooring ,IFInfo Freight berfungsi untuk izin kepada supplier pihak ke 3 untuk dapat memakai space Packing dan PLPacking List berfungsi untuk perintah untuk dilakukannya packing agar dapat ditata sesuai ukuran dan dilakukan pengiriman Dari 2 proses tersebut, semua bukti dijadikan 1 untuk diinfokan ke customer sebagai tanda butki bahwa barang telah siap telah dikirim bukti2 apa yang dibutuhkan agar dapat dilakukan “proses 2” dari pertanyaan diatas? ‐ Copy Dokumen space packing sesuai dengan pembelian yang telah dilakukan bagian pembelian, dimana juga merupakan info atas akumulasi permintaan pembelian Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. yang dilakukan ‐ SJP Surat JalanPengantar yang telah dibuat oleh bagian gudang atas pengambilan pengantaran atas barang milik customer ‐ TTB Tanda tarima barang yang telah dibuat oleh bagian gudang setelah barang milik customer masuk gudang PT Katrins Tabel 4 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Customer Service Bapak Bambang Pertanyaan Jawaban Apa saja yg dilakukan bagian ini dalam kegiatan usaha di PT Katrins? ‐ Sama seperti halnya staff bagian operasional CS, tetapi lebih fokus untuk mempertahankan customer untuk dapat selalu menggunakan jasa PT Katrins, singkatnya adalah memaintenence konsistensitas customer ‐ Melakukan pendataan atas customer baru dengan menggunakan quotation, dimana dari dok tersebut dapat diketahui karakter customer dalam melakukan pengiriman barangnya Tabel 5 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Pembelian Ibu Indah Pertanyaan Jawaban Apa yg dilakukan atas info permintaan dr bagian operasional? ‐ Mencatat infonya terlebih dahulu sebagai bagan histori info permintaan ‐ Menganalisa info permintaan kira- kira kondisi trayek apa yang dibutuhkan agar pengiriman dapat dilakukan, setelah memilahnya, maka dilakukan pencatatan lagi sesuai kondisi yang telah dianalisa ‐ Berdasarkan analisa yg telah dilakukan, dilanjutkan membuat penawaran kepada supplier atas permintaan sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan ‐ Setelah mendapat info penawaran, Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. bagian pembelian infokan ke bagian operasional untuk diforwardkan ke customer ‐ Apabila cocok, bagian operasional akan memberikan copy permintaan pembelian diamana dari butki tersebut akan diolah untuk diinfokan ke bagian akuntansi Bagaimana pengakuan atas pembelian dan hutangnya? ‐ Transaksi pembelian akan langsung diakui sesaat setelah bagian pembelian menerima copy permintaan pembelian ‐ Pengakuan Hutang merupakan otorisasi bagian akuntansi, bukan bagian pembelian Selain melakukan proses pembelian, job disk apalagi yang dilakukan oleh bagian pembelian? ‐ Membuat laporan bulanan atas pembelian, dimana laporan tersebut dipilah berdasarkan Customer, Tujuan dan Supplier Tabel 6 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Gudang Bapak Indra Pertanyaan Jawaban Dokumen apa saja yg diterima, dr bagian mana dan proses apa yg dilakukan setelah menerima dokumen tersebut? ‐ Bukti POpickup order diterima dr bagian operasional, dimana akan dilakukan proses persiapan pengabilan pengantaran barang. Dan proses pengambilan pengantaran barang sendiri akan dibuatkan SJP Surat Jalanpengantar dimana sebagai pegangan buat sopir dan copynya nanti diberikan kepada cutomer sebagai bukti pengambilanpengantaran dan copy lainnya dr SJP akan diberikan ke bagian operasional sebagai tanda bukti bahwa barang telah diproses pengambilanpengantaran ‐ PL Packing List diterima dari bagian operasional sebagai perintah untuk mempacking barang untuk dilakukan pengiriman sesuai tujuan customer dan packing dilakukan sesuai dengan ukuran yg tertera dalam bukti PL Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Dokumen apa saja yg dikeluarkan, untuk bagian mana dan atas dasar apa dokumen tersebut di buat? ‐ TTB tanda terima barang di buat untuk diserahkan ke bagian operasional dimana dibuat setelah barang sampai di gudang Tabel 7 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Akuntansi Bapak Aswin Pertanyaan Jawaban Atas transaksi Pembelian dan Penjualan, dokumen apa saja yg diterima? Pembelian ‐ Copy Permintaan Pembelian ‐ Tagihan atas pembelian Hutang Penjualan ‐ Dokumen-Dokumen Barang Kiriman Dari dokumen pembelian dan penjualan yg telah diterima, proses apa saja yg dilakukan? Pembelian ‐ Copy Permintaan Pembelian Tagihan atas pembelian Hutang di cocokkan apakah sesuai atau tidak, setelah itu dicatat atas pengakuan hutangnya sesuai dengan data transaksi yang ada, serta tanggal jatuh tempo pelunasannya. ‐ Pada saat tanggal jatuh tempo, akan dulakukan proses pelunasan dimana akan dicek terlebih dahulu, apakah supplier pemilik piutang juga memiliki hutang pada PT Katrins, apabila ada, maka akan langsung dikurangkan, jd pelunasan hanya sejumlah hutang yang telah di potong piutang atas supplier tersebut dimana notabene supplier tersebut juga merupakan Customer PT Katrins Penjualan ‐ Dokumen-Dokumen Barang Kiriman akan kami pilah menjadi 2, tunai atau kredit, apabila tunai, maka akan langsung dicatat dalam pendapatan jasa, tetapi apabila kredit, maka akan dilakukan pengakuan piutang, apabila pada saat jatuh tempo pelunasan atas piutang, apabila customer tersebut juga sebagai supplier PT Katrins, maka pengakuan piutang hanya Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. sejumlah piutang yang telah dikurangi dengan hutang PT Katrins, jd apabila kelebihan bayar, maka PT Katrins akan mengembalikan total pembayaran sejumlah nilai lebih atas nilai bayar yang telah dilakukan, dan apabia perlua dilakukan tagihan, maka tagihan yang PT Katrins tagihkan juga sejumlah piutang yang telah dikurangkan dengan hutang. Selain proses yang telah dijelaskan diatas, proses apalagi yang dilakukan dalam ruanglingkup pembelian dan penjualan? ‐ Setiap bulan akan dibuat laporan pembelian lengkap beserta pelunasan atas hutang dan ‐ Setiap minggu membuat laporan penjualan beserta penerimaan pendatapan jasa, baik itu dari pembayaran tunai maupun kredit Berdasarkan wawancara yang telah peneliti lakukan, dapat di gambarkan dalam bentuk diagram flow untuk mudah memahami alur proses dokumen pembelian dan penjualan pada PT Katrins dengan bentuk diagram sebagai berikut : Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Operasional Pembelian Supplier Rekanan Akuntansi Start 1 Info Permintaan Pembelian 2 Info Permintaan Pembelian 1 Info Permintaan Pembelian Buat bukti info permintaan Analisa Trayek Pemisahan Kondisi pembelian TruckingShipping Dooring Buat Penawaran pembelian 1 Penawaran Pembelian 2 Penawaran Pembelian 1 Penawaran Pembelian Cek Penawaran Buat Info TerimaTolak Penawaran 1 Info Penawaran 2 Info Penawaran 1 Info Penawaran Info Harga Ke CS Info Harga Ke Customer Deal Jasa Batal 1 Permintaan Pembelian 2 Permintaan Pembelian Buat bukti permintaan Deal 1 Permintaan Pembelian 3 Permintaan Pembelian 2 Permintaan Pembelian 4 Permintaan Pembelian 3 Permintaan Pembelian 1 Permintaan Pembelian 2 Permintaan Pembelian a a Buat bukti pembelian Tagihan 1 Bukti Pembelian 1 Tagihan Hutang 2 Bukti Pembelian 2 Tagihan Hutang 1 Bukti Pembelian 1 Tagihan Hutang Proses Pelunasan hutang Buat Bukti Pelunasan Hutang 1 Bukti Pelunasan Hutang 2 Bukti Pelunasan Hutang 1 Bukti Pelunasan Hutang Finish Catat Data info Permintaan Catat Data Permintaan Catat Data info Permintaan berdasarkan kondisi Catat Data Pembelian Catat Data Pelunasan Catat Transaksi Pembelian Hutang Form Permintaan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 1 Dokumen Pengiriman Pengirim Customer Service Operasional Gudang Depo Supplier Pihak Ke 3 Start Penawaran Penjualan Jasa Cek Penawaran Info Penawaran + Quotation Deal Jasa Tdk Isi Quotation 1 Quotation 2 Quotation Ya 1 Quotation 2 Quotation Pendataan Trucking Buat Pick Up Order Ya 1 Form Permintaan Cek Permintaan Maintenen ce Info Transaksi 1 Pick Up Order 2 Pick Up Order 1 Pick Up Order Buat Pick Up Order Dooring 1 Pick Up Order Dooring 2 Pick Up Order Dooring Dooring Tdk Ya 1 Pick Up Order Dooring Freight Buat Info Freight 1 Info Freight 2 Info Freight Tdk Tdk 1 Info Freight legalitas jasa pengiriman Persiapan dokumen2 pengiriman Persiapan pengambilan barang Buat Surat Jalan Pengantar SJP 1 SJP 2 SJP 3 SJP 1 SJP 2 SJP 3 SJP a a C C 2 Dokumen Pengiriman B 1 Dokumen Pengiriman B 2 SJP 3 SJP 3 Dokumen Pengiriman D D 3 Dokumen Pengiriman Dokumen Space Packing E Dokumen Space Packing E Penataan Barang Packing Buat Penerimaan Barang 1 Bukti Terima Barang 2 Bukti Terima Barang 1 Bukti Terima Barang AA Dokumen Shipping Instruction BB Catat Data history Transaksi 2 SJP Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Penerima Pembayar Akuntansi Buat Packing LIst 1 Packing List 2 Packing List Operasional Gudang Depo AA 1 Packing List Packing Barang Pengiriman barang Dokumentasi Barang kiriman Pengiriman Barang BB Dokumen Shipping Instruction 1 Dokumen Barang Kiriman 2 Dokumen Barang Kiriman 3 Dokumen Barang Kiriman 2 Dokumen Barang Kirim an 1 Dokumen Barang Kiriman Mencatat Transaksi Tunai Mencatat Piutang Membuat Surat Tagihan 1 Tagihan Piutang 2 Tagihan Piutang Mencatat Pendapatan Jasa Buat Laporan penjualan jasa Direktur Finish 1 Laporan Penjualan Jasa 2 Laporan Penjualan Jasa 1 Tagihan Piutang Mengirim kembali BTTB 1 BTTB 1 BTTB Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

4.3 Pembahasan Sistem Flow dan Aplikasinya