4.2.3 Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan
Dokumen flow atau disebut juga bagan alir formulir Form Flowchart atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Setiap kegiatan yang dilakukan terhadap data yang
digambarkan dalam bentuk simbol – simbol. Adapun simbol – simbol yang digunakan dalam dokumen flow antara lain :
1. Proses Manual.
Proses merupakan dari kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan secara manual.
Gambar 9 : Proses
2. Input Output.
Merupakan simbol dari masukan keluaran yang berupa data yang akan digunakan sebagai bukti kegiatan.
Gambar 10 : Input Output
3. Decision.
Menunjukkan pemisahan antara 2 kondisi. Gambar 11 : Decision
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4. Bukti Dokumen.
Merupakan bentuk bukti, bukti satuan transaksi memakai gambar yang tidak ada garis vertikal pada sisi kirinya, sedangkan beberapa bukti dan
informasi Dokumen memakai gambar yang memiliki garis vertikal pada sisi kirinya.
Gambar 12 : Bukti Dokumen
5. Entity Barang.
Menunjukkan maksud barang. Gambar 13 : Entity
6. Message to user.
Menunjukkan penyampaian informasi, dalam bentuk barang sesuatu yang disampaikan memiliki kuantitas yang besar.
Gambar 14 : Message to user
7. Manual File.
Menunjukkan penyimpanan dalam bentuk manual. Gambar 15 : Manual File
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
8. Relationship.
Merupakan suatu simbol yang menunjukkan atribut – atribut yang ada pada entity – entity pada himpunan hubungan.
Gambar 16 : Relationship
9. On-page Reference.
Menunjukkan penyampaian terhadap symbol lain, pengganti Relationship apabila penggunaan Relationship tidak dimungkinkan pada kondisi bentuk
flow yang ada, tetapi hanya digunakan dalam satu halaman yang sama. Gambar 17 : On-Page Reference
10. Off-page Reference.
Sama halnya On-page Reference, tetapi hanya digunakan untuk kondisi antar halaman yang berbeda.
Gambar 18 : Off-Page reference
Sebelum peneliti melakukan wawancara, peneliti terlebih dahulu menemui Kepala IT PT katrins, dari bagian IT peneliti dibantu untuk dapat
menemui direktur PT Katrins dimana dari wawancara kecil dengan direktur tersebut peneliti diarahkan kepada kepala bagian HRD agar dapat diarahkan
dengan baik sesuai dengan kebutuhan peneliti, peneliti tidak tahu harus memulai dari bagian mana apabila peneliti kan melakukan analisa Dokumen
flow Pembelian, maka peneliti berkonsultasi dengan Kepala bagian HRD PT
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Katrins, dan Beliau mengatakan “Eaaa... kalo mas Bagus ingin menganalisa Dok Flow Pembelian, menurut saya sebaiknya mas bagus mulai dari bagian
Operasional aja mas..., menurut saya pembelian penjualan semua bermuara dari bagian operasional, makannya kami lebih mengutamakan
kualitas SDM bagian operasional dibandingkan bagian lain, karena bagian operasional menurut saya lebih kompleks masalah-masalah yang dihadapi,
dibandingkan dengan bagian-bagian lainnya...” beliau menambahkan “Mass bagus kalo’ mau wawancara, biar saya rekomendasikan langsung ke
kepala tiap bagian aja mas..., khawatir kalo mas ke Staff bagian, isa-isa gak dapet informasi yang mas bagus butuhkan dan lagi malah juga
mengganggu kinerja mereka mas, sama kepala bagian aja saya kira mas bagus sudah bisa dapat mengasumsikan apa-apa yang dibutuhkan ma mas
bagus kok”. sesuai anjuran serta rekomendasi yang diberikan Kepala HRD PT Katrins kepada peneliti, peneliti langsung melakukan wawancara untuk
menganalisa Dok Flow Pembelian dan sekaligus dilanjutkan dengan penjualan dengan memulainya dari Kepala Bagian Operasional PT Katrins.
Adapun kesimpulan dari hasil wawancara yang peneliti lakukan sebagai berikut :
Tabel 1 : Hasil Wawancara dengan Direktur PT Katrins Bapak Ferry Chandra
Pertanyaan Jawaban
Apakah peneliti diizinkan untuk melakukan observasi di PT Katrins
sebagai bahan penelitian apa harapan2 serta hal2 yang perlu
peneliti perhatikan untuk dapat menghasilkan penelitian dengan
keuntungan bagi semuanya, bagi peneliti maupun PT Katrins?
‐ Diperbolehkan, dengan syarat tidak
mmbawa bukti laporan resmi milik perusahaan dalam bentuk apapun
tanpa seijin bagian yang berwenang
‐ Memiliki procedure pengerjaan yang
efektif dan efisien agar dapat menyelesaikan penelitian tanpa harus
mengganggu kinerja para karyawan.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
‐ Diharapkan dari penelitian tersebut
dapat di tarik kesimpulan baik buruknya kinerja perusahaan, dan
dapat menyadikan saran peneliti sebagai bahan acuan untuk
melakukan pembenahan
Tabel 2 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian HRD Ibu Retno Sudjono
Pertanyaan Jawaban
Dari mana peneliti dapat memulai melakukan analisa, dan sebatas apa
peneliti dapat menggunakan waktu kerja pegawai untuk melakukan
kegiatan penelitian? ‐
Sebaiknya peneliti memualinya dari bagian operasional, dan lebih baik
langsung berhubungan dengan kepala bagian dimana telah
direkomendasikan.
‐ Meminimalisasi menggunakan jam
jam kerja sibuk jam 8.00 – 11.00 ‐
Diharapkan sebelum melakukan wawancara analisa memiliki draft
daftar pertanyaan rencana yang akan dilakukan, sehingga dapat
meminimalisasi pemborosan waktu.
Tabel 3 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional Bapak Lukito
Pertanyaan Jawaban
Bagaimana bagian operasional mengawali Proses pembelian ?
‐ Pembelian yang dilakukan oleh PT
katrins semua berdasar atas permintaan customer
‐ Staff LCL FCL International
melakukan info ke Bagian Pembelian sesuai dengan
permintaan Customer
‐ Dari bagian pembelian menerima
info ttg harga dari permintaan Customer
‐ Info harga di infokan kembali ke
Customer
Info bukti apakah yang di berikan pada bagian pembelian agar transaksi
pembelian benar-benar dapat dilaksanakan oleh bagian pembelian?
‐ Bagian operasional memberikan
bukti permintaan atas pembelian sesuai dengan permintaan customer
yang telah disepakati berupa copy bukti, lalu yang aslinya akan kami
kirim langsung ke supplier
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Apa yg dilakukan terhadap bukti permintaan dari customer tadi?
‐ Apabila permintaan disetujui oleh
bagian pembelian customer dapat menerima info harga, maka
permintaan tersebut diproses untuk dapat diakukan pengiriman sesuai
dengan permintaan customer
Proses apa saja yg dilakukan untuk dapat dilaksanakan pengiriman?
Ada 2 proses yang dilakukan bersamaan dengan staff yang
berbeda, antara lain : Proses 1
‐ Melakukan kelengkapan atas
legalitas dokumen yang diperlukan sebagai syarat kelengkapan untuk
melakukan pengiriman
‐ Mengirim dokumen tersebut ke
customer untuk meminta persetujuan pengiriman sesuai
kesepakatan awal dimana sebagian dokumen tersebut harus dikirim
kembali oleh customer untuk bisa dilakukan proses pengiriman
selanjutnya
Proses 2 ‐
Memilah proses pengiriman berdasarkan ukuran dan jenis jarak
‐ Membuat bukti-bukti berupa
POPick Up Order berfungsi untuk dapat dilakukan pengambilan
Trucking pengantaran Dooring ,IFInfo Freight berfungsi untuk
izin kepada supplier pihak ke 3 untuk dapat memakai space
Packing dan PLPacking List berfungsi untuk perintah untuk
dilakukannya packing agar dapat ditata sesuai ukuran dan dilakukan
pengiriman
Dari 2 proses tersebut, semua bukti dijadikan 1 untuk diinfokan ke
customer sebagai tanda butki bahwa barang telah siap telah dikirim
bukti2 apa yang dibutuhkan agar dapat dilakukan “proses 2” dari pertanyaan
diatas? ‐
Copy Dokumen space packing sesuai dengan pembelian yang telah
dilakukan bagian pembelian, dimana juga merupakan info atas
akumulasi permintaan pembelian
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
yang dilakukan ‐
SJP Surat JalanPengantar yang telah dibuat oleh bagian gudang
atas pengambilan pengantaran atas barang milik customer
‐ TTB Tanda tarima barang yang
telah dibuat oleh bagian gudang setelah barang milik customer
masuk gudang PT Katrins
Tabel 4 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Customer Service Bapak Bambang
Pertanyaan Jawaban
Apa saja yg dilakukan bagian ini dalam kegiatan usaha di PT Katrins?
‐ Sama seperti halnya staff bagian
operasional CS, tetapi lebih fokus untuk mempertahankan customer
untuk dapat selalu menggunakan jasa PT Katrins, singkatnya adalah
memaintenence konsistensitas customer
‐ Melakukan pendataan atas
customer baru dengan menggunakan quotation, dimana
dari dok tersebut dapat diketahui karakter customer dalam
melakukan pengiriman barangnya
Tabel 5 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Pembelian Ibu Indah Pertanyaan
Jawaban Apa yg dilakukan atas info permintaan
dr bagian operasional? ‐
Mencatat infonya terlebih dahulu sebagai bagan histori info
permintaan ‐
Menganalisa info permintaan kira- kira kondisi trayek apa yang
dibutuhkan agar pengiriman dapat dilakukan, setelah memilahnya,
maka dilakukan pencatatan lagi sesuai kondisi yang telah dianalisa
‐ Berdasarkan analisa yg telah
dilakukan, dilanjutkan membuat penawaran kepada supplier atas
permintaan sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan
‐ Setelah mendapat info penawaran,
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
bagian pembelian infokan ke bagian operasional untuk
diforwardkan ke customer ‐
Apabila cocok, bagian operasional akan memberikan copy permintaan
pembelian diamana dari butki tersebut akan diolah untuk
diinfokan ke bagian akuntansi
Bagaimana pengakuan atas pembelian dan hutangnya?
‐ Transaksi pembelian akan langsung
diakui sesaat setelah bagian pembelian menerima copy
permintaan pembelian
‐ Pengakuan Hutang merupakan
otorisasi bagian akuntansi, bukan bagian pembelian
Selain melakukan proses pembelian, job disk apalagi yang dilakukan oleh
bagian pembelian? ‐
Membuat laporan bulanan atas pembelian, dimana laporan tersebut
dipilah berdasarkan Customer, Tujuan dan Supplier
Tabel 6 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Gudang Bapak Indra Pertanyaan
Jawaban Dokumen apa saja yg diterima, dr
bagian mana dan proses apa yg dilakukan setelah menerima dokumen
tersebut? ‐
Bukti POpickup order diterima dr bagian operasional, dimana akan
dilakukan proses persiapan pengabilan pengantaran barang.
Dan proses pengambilan pengantaran barang sendiri akan
dibuatkan SJP Surat Jalanpengantar dimana sebagai
pegangan buat sopir dan copynya nanti diberikan kepada cutomer
sebagai bukti pengambilanpengantaran dan copy
lainnya dr SJP akan diberikan ke bagian operasional sebagai tanda
bukti bahwa barang telah diproses pengambilanpengantaran
‐ PL Packing List diterima dari
bagian operasional sebagai perintah untuk mempacking barang untuk
dilakukan pengiriman sesuai tujuan customer dan packing dilakukan
sesuai dengan ukuran yg tertera dalam bukti PL
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Dokumen apa saja yg dikeluarkan, untuk bagian mana dan atas dasar apa
dokumen tersebut di buat? ‐
TTB tanda terima barang di buat untuk diserahkan ke bagian
operasional dimana dibuat setelah barang sampai di gudang
Tabel 7 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Akuntansi Bapak Aswin Pertanyaan
Jawaban Atas transaksi Pembelian dan
Penjualan, dokumen apa saja yg diterima?
Pembelian ‐
Copy Permintaan Pembelian ‐
Tagihan atas pembelian Hutang Penjualan
‐ Dokumen-Dokumen Barang
Kiriman Dari dokumen pembelian dan penjualan
yg telah diterima, proses apa saja yg dilakukan?
Pembelian ‐
Copy Permintaan Pembelian Tagihan atas pembelian Hutang di
cocokkan apakah sesuai atau tidak, setelah itu dicatat atas pengakuan
hutangnya sesuai dengan data transaksi yang ada, serta tanggal
jatuh tempo pelunasannya.
‐ Pada saat tanggal jatuh tempo, akan
dulakukan proses pelunasan dimana akan dicek terlebih dahulu, apakah
supplier pemilik piutang juga memiliki hutang pada PT Katrins,
apabila ada, maka akan langsung dikurangkan, jd pelunasan hanya
sejumlah hutang yang telah di potong piutang atas supplier
tersebut dimana notabene supplier tersebut juga merupakan Customer
PT Katrins
Penjualan ‐
Dokumen-Dokumen Barang Kiriman akan kami pilah menjadi 2,
tunai atau kredit, apabila tunai, maka akan langsung dicatat dalam
pendapatan jasa, tetapi apabila kredit, maka akan dilakukan
pengakuan piutang, apabila pada saat jatuh tempo pelunasan atas
piutang, apabila customer tersebut juga sebagai supplier PT Katrins,
maka pengakuan piutang hanya
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
sejumlah piutang yang telah dikurangi dengan hutang PT
Katrins, jd apabila kelebihan bayar, maka PT Katrins akan
mengembalikan total pembayaran sejumlah nilai lebih atas nilai bayar
yang telah dilakukan, dan apabia perlua dilakukan tagihan, maka
tagihan yang PT Katrins tagihkan juga sejumlah piutang yang telah
dikurangkan dengan hutang.
Selain proses yang telah dijelaskan diatas, proses apalagi yang dilakukan
dalam ruanglingkup pembelian dan penjualan?
‐ Setiap bulan akan dibuat laporan
pembelian lengkap beserta pelunasan atas hutang dan
‐ Setiap minggu membuat laporan
penjualan beserta penerimaan pendatapan jasa, baik itu dari
pembayaran tunai maupun kredit
Berdasarkan wawancara yang telah peneliti lakukan, dapat di gambarkan dalam bentuk diagram flow untuk mudah memahami alur proses
dokumen pembelian dan penjualan pada PT Katrins dengan bentuk diagram sebagai berikut :
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Operasional Pembelian
Supplier Rekanan Akuntansi
Start
1 Info Permintaan
Pembelian 2
Info Permintaan Pembelian
1 Info Permintaan
Pembelian
Buat bukti info
permintaan Analisa
Trayek Pemisahan Kondisi
pembelian TruckingShipping
Dooring Buat
Penawaran pembelian
1 Penawaran
Pembelian 2
Penawaran Pembelian
1 Penawaran
Pembelian
Cek Penawaran
Buat Info TerimaTolak
Penawaran 1
Info Penawaran 2
Info Penawaran 1
Info Penawaran Info Harga
Ke CS
Info Harga Ke
Customer Deal
Jasa Batal
1 Permintaan
Pembelian 2
Permintaan Pembelian
Buat bukti permintaan
Deal 1
Permintaan Pembelian
3 Permintaan
Pembelian 2
Permintaan Pembelian
4 Permintaan
Pembelian 3
Permintaan Pembelian
1 Permintaan
Pembelian 2
Permintaan Pembelian
a a
Buat bukti pembelian
Tagihan
1 Bukti
Pembelian 1
Tagihan Hutang 2
Bukti Pembelian
2 Tagihan Hutang
1 Bukti
Pembelian 1
Tagihan Hutang
Proses Pelunasan
hutang Buat Bukti
Pelunasan Hutang
1 Bukti Pelunasan
Hutang 2
Bukti Pelunasan Hutang
1 Bukti Pelunasan
Hutang Finish
Catat Data info
Permintaan
Catat Data Permintaan
Catat Data info Permintaan
berdasarkan kondisi
Catat Data Pembelian
Catat Data Pelunasan
Catat Transaksi
Pembelian Hutang
Form Permintaan
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1 Dokumen
Pengiriman
Pengirim Customer Service
Operasional Gudang Depo
Supplier Pihak Ke 3
Start Penawaran
Penjualan Jasa
Cek Penawaran
Info Penawaran
+ Quotation
Deal Jasa
Tdk
Isi Quotation
1 Quotation
2 Quotation
Ya 1
Quotation 2
Quotation
Pendataan Trucking
Buat Pick Up Order
Ya 1
Form Permintaan Cek
Permintaan
Maintenen ce Info
Transaksi 1
Pick Up Order 2
Pick Up Order 1
Pick Up Order
Buat Pick Up Order
Dooring 1
Pick Up Order Dooring
2 Pick Up Order
Dooring Dooring
Tdk
Ya 1
Pick Up Order Dooring
Freight Buat Info
Freight 1
Info Freight 2
Info Freight Tdk
Tdk 1
Info Freight legalitas jasa
pengiriman Persiapan
dokumen2 pengiriman
Persiapan pengambilan
barang Buat Surat Jalan
Pengantar SJP 1
SJP 2
SJP 3
SJP
1 SJP
2 SJP
3 SJP
a a
C C
2 Dokumen
Pengiriman
B
1 Dokumen
Pengiriman
B
2 SJP
3 SJP
3 Dokumen
Pengiriman
D D
3 Dokumen
Pengiriman Dokumen
Space Packing
E
Dokumen Space
Packing
E
Penataan Barang
Packing Buat
Penerimaan Barang
1 Bukti Terima
Barang 2
Bukti Terima Barang
1 Bukti Terima
Barang
AA Dokumen
Shipping Instruction
BB Catat Data
history Transaksi
2 SJP
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Penerima Pembayar
Akuntansi
Buat Packing LIst
1 Packing List
2 Packing List
Operasional Gudang Depo
AA 1
Packing List Packing
Barang
Pengiriman barang
Dokumentasi Barang
kiriman Pengiriman
Barang
BB Dokumen
Shipping Instruction
1 Dokumen
Barang Kiriman
2 Dokumen
Barang Kiriman
3 Dokumen
Barang Kiriman
2 Dokumen
Barang Kirim an
1 Dokumen
Barang Kiriman
Mencatat Transaksi
Tunai Mencatat
Piutang Membuat
Surat Tagihan
1 Tagihan Piutang
2 Tagihan Piutang
Mencatat Pendapatan
Jasa
Buat Laporan penjualan
jasa
Direktur
Finish 1
Laporan Penjualan
Jasa 2
Laporan Penjualan
Jasa 1
Tagihan Piutang
Mengirim kembali
BTTB 1
BTTB 1
BTTB
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.3 Pembahasan Sistem Flow dan Aplikasinya