B-73
1.1.2. Observasi 1. Tempat dan waktu pelaksanaan
observasi dilakukan diBMT Bintaro, Jln. Bintaro utama 3a blok A1 Ruko victorian ,bintaro jaya. Observasi dilakukan 2 tahap, yaitu tahap
1 dan tahap 2.
a. Tahap pertama, yaitu pada Senin tanggal 08 april 2010 pukul
10.00-12.30 WIB. Pada observasi tahap pertama penulis meng- observasi proses Keuanga yang sedang berjalan di BMT tersebut,
dan mendapatkan informasi bahwasanya pada sistem Keuangan belum dapat dikendalikan dengan baik sehingga sering terjadi
keterlambatan pembuatan laporan kepada manajer utama dan sulitnya menggunakan sistem aplikasi yang diterapkan sehingga
membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses manajemen data karyawan,data keuangan maupun penjualan. Kesimpulannya
sistem manajemen tabungan shar‟e yang diterapkan di BMT bintaro
masih terdapat
beberapa kekurangan
dalam pengoprasiannya dan aplikasi yang digunakan masih belum
userfriendly. permasalahan yang terjadi ?
9. Apa yang diharapkan dari system informasi penerimaan kas?
B-74
b. Tahap kedua, yaitu seninsd kamis tanggal 12 sd 15 april 2010
pukul 15.45-16.30. Pada observasi tahap kedua ini, saya meng- observasi penerimaan dan transaksi-transaksi lainnya yang
berhubungan dengan penerimaan kas keuangan pada setiap harinya. Dan mendapat kesimpulan, diasumsikan bahwa sistem
penerimaan kas tidak teroganisir dengan baik dikarenakan masih
menggunakan laporan spreasheet manual c.
Observasi bertujuan mengetahui proses kerja help desk dan
mengetahui sejarah singkat bmt BINTARO, berupa sejarah, visi misi dan struktur organisasi.
c. Studi Kepustakaan
Dalam tahapan ini peneliti melakukan perbandingan terhadap penelitian sejenis yang berguna untuk mencari kelebihan dan kekurangan dari
penelitian yang dibandingkan untuk memperoleh data yang terbaik dari referinsi yang ada pada akhir bab 2.
3.2. Methodologi Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang peneliti lakukan adalah dengan metode SDLC dan terbagi ke dalam lima tahap, yaitu system intiation, sisystem
analysis, Design , System Implementation.
B-75
Pengamatan Observasi
Studi Literatur atau Kepustakaan
Wawancara System Initiation
System Analysis
System Design
System Implementation
Analisa sistem berjalan
Analisa sistem yang diusulkan
Perancangan Tampilan User
GUI Perancangan
Basis Data
Pemrograman Pengujian
Unit Testing Integration
Testing User Acceptance
Testing Perancangan
Proses Perancangan
Form dan Laporan
Profil Perusahaan
Studi Literatur Sejenis
Gambar 3.1
Metodologi pengembangan sistem Metodologi pengembangan sistem yang digunakan untuk pembangunan ini adalah
prototype yang berbasiskan waterfall strategy. Adapun langkah-langkah yang
dilakukan sebagai berikut.
3.2.1. System Initiation
Pada tahapan ini penulis melakukan insiasi terhadap studi kepustakaan, observasi, wawancara, identifikasi permasalahan yang terjadi.
3.2.2. System Analysis
Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, pada analisa sistem akan menganalisa sistem akuntansi penerimaan kas yang berjalan saat ini dan mengusulkan
sistem yang baru agar dapat memperbaiki kinerja. Pada proses analisa sistem akan diuraikan mengenai :
1. Gambaran umum instansi Menguraikan tentang organisasi tempat dilakukan penelitian.
B-76
2. Tata laksana sistem yang berjalan Akan diuraikan mengenai Sistem informasi penerimaan kas sedang berjalan saat
ini. Adapun beberapa hal yang diuraikan lebih lanjut yaitu mengenai DFD Data Flow Diagram
dari sistem yang berjalan. 3. Permasalahan pada sistem penerimaan kas BMT Bintaro
Menguraikan tentang permasalahan yang dihadapi oleh sistem akuntansi penerimaan kas pada bmt bintaro yang sedang berjalan saat ini.
4. Pemecahan masalah Akan membahas mengenai bagaimana solusi dari masalah yang ada.
3.2.3. System Design
Setelah dilakukan analisis sistem, maka yang dilakukan berikutnya adalah melakukan perancangan sistem penerimaan kas BMT Bintaro yang diusulkan. Pada
tahap perancangan system usulan terdapat beberapa tools yang digunakan untuk
mempermudah perancangan dan juga agar lebih sistematis.
Perancangan system terdiri dari : 1. Perancangan proses
Dalam perancangan system usulan ini menggunakan tools, yaitu Data Flow Diagram
DFD untuk menggambarkan aliran data atau proses, Perancangan proses akan dijelaskan dengan DFD Data Flow Diagram
dan spesifikasi proses pada bab IV. Keterangan symbol-simbol yang digunakan penulis terlampir dalam daftar simbol.
2. Perancangan Basis data
B-77
Pada perancangan basis data sistem akuntansi penerimaan kas ini menggunakan beberapa tools yaitu Entity Relationship Diagram ERD,
normalisasi, kamus data, dan STD State Transition Diagram. pada diagram ERD dapat dilihat bagaimana relasi antar entitas dan bagaimana
bentuk hubungan relasinya yang ada pada sistem ini, normalisasi yang bertujuan membuat table-tabel agar menjadi normal dengan menerapkan
sejumlah peraturan dan table data yang digunakan untuk melihat struktur tabel yang akan dibuat. Keterangan symbol-simbol yang digunakan
penulis terlampir dalam daftar simbol. 3. Perancangan Screen dialog Grafic User Interface Perancangan
Tampilan Antar Muka. Pada perancangan ini bagaimana tampilan atau interface akan dibuat
sehingga didapat tampilan yang user friendly.
3.2.4. System Implementation
Setelah dilakukan perancangan system usulan, tahap berikutnya yang dilakukan adalah pemrograman system usulan menggunakan MySQL sebagai basis
datanya, PHP sebagai bahasa pemrogramannya dan Macromedia Dreamweaver sebagai editor untuk mendesign tampilan web nya yang telah ditentukan pada analisis
sistem.
B-78
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap implementasi ini dilakukan setelah melalui tahap perencanaan dengan tujuan agar pada tahap implementasi dapat dengan mudah menjabarkan rancangan
perangkat lunak yang dibuat. Pada Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas mempunyai bagian-bagian yang harus dipenuhi dalam membuat sistem akuntansi,
yaitu:
4.1 System Initiation
B-79
Pada tahap permulaan sistem system initiation ini yang dilakukan adalah melakukan pengumpulan data untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam
penelitian ini sesuai dengan yang tertera pada bab III yaitu melakukan studi literatur atau kepustakaan, wawancara dan observasi.
4.1.1 Gambaran Umum BMT Bintaro
Secara kelembagaan BMT didampingi atau didukung. Pusat Inkubasi Bisnis Usaha Kecil PINBUK. PINBUK sebagai lembaga primer karena mengemban misi
yang lebih luas. Dalam prakteknya, BMT Bintaro dibawah naungan PINBUK, Keberadaan BMT merupakan representasi dari kehidupan masyarakat dimana BMT
itu berada, dengan jalan ini BMT mampu mengakomodir kepentingan ekonomi masyarakat.
Peran umum BMT yang dilakukan adalah melakukan pembinaan dan pendanaan yang berdasarkan sistem syariah. peran ini menegaskan arti penting
prinsip-prinsip syariah dalam kehidupan ekonomi masyarakat. sebagai lembaga keuangan syariah yang bersentuhan langsung dengan kehidupan masyarakat kecil
yang serba cukup ilmu pengetahuan ataupun materi maka BMT mempunyai tugas penting dalam mengemban misi keislaman dalam segala aspek kehidupan
masyarakat.
Gambar 4.1
Logo BMT Bintaro
B-80
1. Struktur Organisasi BMT Bintaro
Gambar 4.2
Struktur Organisasi BMT Bintaro
2. Kegiatan dan Prospek Usaha
A.
Funding Funding
adalah kegiatan penghimpunan dana masyarakat baik berupa titipan amanah wadiah ataupun Investasi mudhorobah yang akan di gunakan sebagai dana pembiayaan
bagi masyarakat sesuai akad kebutuhan masing-masing.
B.
Wadiah Adalah dana titipan masyarakat yang dapat di ambil sewaktu-waktu yang bersifat
amanah yang mana pihak penitip harus memberikan ujroh kepada pihak yang dititipi, sedangkan pihak yang dititipi berkewajiban menjaga amanah dengan sebaik-baiknya
B-81 tanpa memberikan imbalan kepada orang yang titip. Adapun imbalan atas manfaat barang
titipan hanyalah sebatas bonus semata.
C.
Mudharabah Adalah dana yang diamanahkan oleh masyarakat kepada BMT untuk di investasikan
kepada pembiayaan yang produktif, syar‟i dan aman dengan kesepakatan bagi hasil atas
keuntungan dan kerugian yang ada, akan tetapi apabila kerugian diakibatkan kelalaian pengelola maka yang menanggung resiko dan yang bertanggung jawab adalah pihak
pengelola. Untuk menjamin keamanan dan produktifitas dana investasi, maka pihak pengelola harus dapat menunjukkan prinsip profesionalisme, prudensial, dan amanah.
Untuk produk ini BMT menerbitkan produk simpanan mudhorobah berjangka, yaitu investasi mudhorobah yang dapat di ambil pada jangka waktu tertentu dengan
perhitungan.
D. Usaha dagang Berikut ini merupakan usaha BMT Bintaro yang sudah berjalan:
1. Cargo Trucking Maersk Line - off 2. Pengobatan Lugu Alami Abu Muhammad Cabang Bintaro
3. Jual Beli Mobil Second - off 4. Gas Elpiji sub agen
5. Air Galon 6. Beras
7. Laundry 8. Soto Betawi 2 - off
9. Martabak Telor, Manis Keju - off
B-82 10. Kebab
11. One Stop Shopping OSS Material pembangunan Renovasi Rumah 12. ESL Titipan Kilat
13. Jual Cara Angsuran Hp, Motor, Laptop, Freezer dll yang dpt terjangkau penjual
4.2 System Analysis
System analysis bertujuan untuk menganalisa sistem yang berjalan
sebelumnya dan memberikan solusi sebagai usulan sistem baru.
4.2.1 SIA Penerimaan Kas yang Berjalan
1. Bagian penjualan membuat faktur penjualan baik untuk penjualan tunai maupun kredit sebanyak 3 rangkap. Rangkap ketiga diberikan kepada
pelanggan untuk proses pembayaran, rangkap kedua diberikan kepada bagian penerimaan kas dan rangkap terakhir diarsip pada bagian penjualan.
2. Pada saat pembayaran baik secara tunai maupun kredit, pelanggan menyerahkan uang beserta faktur penjualan kepada bagian penerimaan kas.
3. Bagian penerimaan kas kemudian mencocokkan faktur penjualan yang diberikan pelanggan dengan yang diberikan bagian penjualan. Setelah cocok,
maka bagian penerimaan kas melakukan proses transaksi pembayaran secara manual
.
B-83
4. Bagian penerimaan kas kemudian mengecap faktur penjualan yang diberikan bagian penjualan dan memberikan faktur tersebut kepada pelanggan,
sedangkan faktur penjualan yang diberikan pelanggan diarsip. 5. Faktur penjualan dari pelanggan yang telah diarsip, dijadikan dasar untuk
membuat jurnal penerimaan kas dan buku besar.
4.2.2 Analisis Sistem
a. Analisa
Penulis mendefinisikan permasalahan pada proses bisnis sistem yang sedang berjalan, yakni:
Flowchart SIA Penerimaan Kas yang Berjalan pada BMT
B-84
Gambar 4.3 Document FlowchartFlowmap
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas BMT bintaro
4.2.3 Entitas yang Terlibat
Perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dibuat berdasarkan teori Sistem Informasi Akuntansi menurut Susanto, 2004 yang diterapkan dalam
B-85
proses penerimaan kas pada BMT, dimana penerimaan kas pada BMT berasal dari semua transaksi penerimaan kas, baik itu dari penjualan tunai maupun penerimaan
piutang dagang penjualan kredit dan penerimaan lainnya. Entitas
yang terkait di dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah sebagai berikut :
1. Bagian Keuangan Kasa 2. Bagian penjualan
3. Bagian Akuntansitamwil Adapun perancangan atau desain sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang
penulis gunakan meliputi: Event list, Flowmap, Data Flow Diagram DFD, Kamus data, dan Entity Relationship Diagram ERD.
4.2.4 Event List
Event list digambarkan dalam bentuk kalimat sederhana dan berfungsi untuk
memodelkan kejadian yang terjadi dalam lingkungan sehari –hari dan membutuhkan
tanggapan atau respon dari sistem. Gambaran event list sistem informasi akuntansi penerimaan kas, adalah
sebagai berikut :
Penjualan Tunai
1. Untuk barang yang menggunakan faktur penjualan, Pelanggan memberikan faktur penjualan tunai kepada Kasa Bagian Penerimaan Kas.
2. Sedangkan, untuk barang yang tidak menggunakan faktur penjualan, Pelanggan
B-86
langsung menyerahkan barang yang dibelinya tersebut kepada Kasa Bagian Penerimaan Kas.
4. Berdasarkan faktur penjualan tunai dan barang yang dibeli Pelanggan tersebut, Kasa Bagian Penerimaan Kas memasukkan data barang ke dalam komputer
untuk mengetahui jumlah yang harus dibayar Pelanggan berdasarkan data yang tersimpan di database.
4. Kasa Bagian Penerimaan Kas menginformasikan jumlah uang yang harus dibayar dan melakukan proses pembayaran setelah uang diterima,Selain itu juga
dilakukan pembaharuan data pembayaran pelanggan ke dalam komputer.
5. Kasa Bagian Penerimaan Kas mencetak bukti lunas pembayaran berupa struk dan mengecap faktur penjualan tunai sebagai tanda lunas pembayaran.
6. Kasa Bagian Penerimaan Kas memberikan struk, faktur penjualan tunai yang telah dicap, dan barang kepada Pelanggan.
7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dalam jurnal penjualan tunai berdasarkan struk yang diberikan Kasa, dan bukti
lunas pembayaran di cap,yang menandakan bahwa sudah di catat kedalam
pembukuan akuntansi dalam bentuk jurnal.
8. Berdasarkan jurnal tersebut, Bagian Akuntansi mempostingnya ke buku besar.
Penerimaan Piutang
1. Kasa Bagian Penerimaan Kas menerima faktur penjualan kredit dan nota kredit untuk barang yang diretur dari Bagian Penjualan.
B-87
2. Setelah jatuh tempo, Pelanggan dapat membayar utangnya baik secara langsung kepada Kasa Bagian Penerimaan Kas.
4. Jika pembayaran dilakukan di Kasa Bagian Penerimaan Kas, maka Kasa Bagian Penerimaan Kas mencocokkan faktur penjualan kredit dan surat tagih
yang dibawa oleh Pelanggan dengan faktur penjualan kredit dan nota kredit jika ada barang yang diretur oleh Pelanggan yang diberikan oleh Bagian
Penjualan. 4. Berdasarkan faktur penjualan kredit tersebut, Kasa Bagian Penerimaan Kas
memasukkan data barang ke dalam komputer untuk mengetahui jumlah yang harus dibayar Pelanggan berdasarkan data yang tersimpan di database.
5. Jika Pelanggan melakukan retur penjualan yang disebabkan adanya kerusakan pada barang yang telah dibeli, maka Kasa akan memberikan potongan penjualan
terhadap barang tersebut. 6. Kasa Bagian Penerimaan Kas menginformasikan jumlah uang yang harus
dibayar dan melakukan proses pembayaran setelah uang diterima. 7.
Kasa Bagian Penerimaan Kas mencetak bukti lunas pembayaran berupa
kwitansi dan mengecap faktur penjualan kredit sebagai tanda lunas pembayaran,
Selain itu juga dilakukan pembaharuan data pembayaran pelanggan ke dalam komputer.
8. Kasa Bagian Penerimaan Kas memberikan kwitansi, faktur penjualan kredit
yang telah dicap kepada Pelanggan. 9. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit
B-88
dalam jurnal penerimaan piutang berdasarkan kwintansi yang diberikan Kasa,
dan bukti lunas pembayaran di cap,yang menandakan bahwa sudah di catat kedalam pembukuan akuntansi dalam bentuk jurnal.
10. Berdasarkan jurnal tersebut, Bagian Akuntansi mempostingnya ke buku besar dan buku besar pembantu piutang.
4.2.5 Document FlowchartFlow map
Document FlowchartFlowmap berfungsi untuk menggambarkan secara
umum tentang bagian-bagian yang terlibatberkaitan dengan prosedur kerja atau transaksi tertentu berdasarkan daftar kejadian diatas, maka dapat diketahui entitas-
entitas yang terlibat dalam sistem informasi ini. Entitas-entitas tersebut terbagi menjadi 2 dua bagian, yaitu Entitas Dalam dan Entitas Luar. Entitas Dalam adalah
Bagian Penerimaan Kas Kasa. Sedangkan Entitas Luar adalah Pelanggan dan Bagian Penjualan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram FlowchartFlowmap dibawah ini.
B-89
B-90
Gambar 4.4
Document FlowchartFlowmap SIA Penerimaan Kas yang diusulkan
4.3 System Design
Setelah dilakukan analisis, pada tahapan ini penulis melakukan perancangan proses sebagai alternative solusi, spesifikasi proses. Kemudian merancang database
dan tampilan sebagai desain dari pemilihan solusi terbaik, serta perancangan jaringan.
4.3.1 Perancangan Proses
a.
DFD Data Flow Diagram Diagram Konteks Level 0
Diagram konteks merupakan tingkat teratas dari DFD dan hanya menggambarkan sistem secara garis besarnya. Di dalam diagram konteks
digambarkan hubungan input dan output antara sistem dengan dunia luarnya. Diagram konteks sistem informasi akuntansi penerimaan kas, adalah sebagai
berikut :
SIA Penerimaan
Kas Faktur_penj,tunai,Uang,
Surat_tagih.Barang ,slip_pembayaran
laporan_bulanan, Kwitansi,Faktur_penj. Tunaikredit_yang_dicap,
Struk,barang Faktur Penj.Kredt,Nota_kredit
Kepala Bidang akuntansi
Bagian penjualan
Bag.Kassa Faktur Penjualan tunaikredit
B-91
Gambar 4.5
Diagram Konteks SIA Penerimaan Kas Beberapa komponen pendukung sistem, adalah sebagai berikut :
1. Bagian Penjualan Bagian Penjualan merupakan salah satu bagian dalam perusahaan yang
memproses order dari pelanggan dan membuat faktur penjualan. 2. Bagian kassa
Bagian kassa bertugas mencatat seluruh masukkan transaksi dengan memvalidasi faktur penjualan kredit yang sudah di validasi oleh kepala bidang
akuntansitamwil 3. Kepala Bidang Akuntansi
Menerima laporan penerimaan kas
b.
DFD Data Flow Diagram Diagram Nol Level 1
B-92
Bagian Penjualan 2.0
Pembayaran
3.0 Pembuatan
Bukti Pembayaran Data Pembayaran
Uang,Slip_pembayaran Faktur_penjualan_tunai,Barang
Data Buku Besar 4.0
Pembuatan laporan bulanan
Bag.Kassa
Struk,Kwitansi
Kepala Bidang AkuntansiTamwil
laporan_bulanan, Jurnal_penerimaan_kas
Data_pembayaran
Kassa Kwitansi,Struk,Barang,Faktur Penj
Tunaikredit_yang_dicap
Data Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal Penerimaan_Kas
1.0 Verifikasi
Faktur Penj.Kredit,Surat Tagih Faktur Penj.Kredit,Nota Kredit
Faktur Penj Kredit
Gambar 4.6 Diagram Nol Level 1
Pada DFD level 1 terdapat empat proses : 1. Proses Verifikasi
Proses ini melakukan verifikasi atau mencocokkan faktur penjualan kredit dan surat tagih yang dibawa oleh Pelanggan dengan faktur penjualan kredit dan nota
kredit jika ada barang yang diretur oleh Pelanggan yang diberikan Bagian Penjualan.
2. Proses Pembayaran Proses transaksi pembayaran memproses semua transaksi penerimaan kas baik
yang berasal dari penjulaan tunai maupun penjualan kredit.
B-93
Untuk penjualan tunai, penerimaan kas langsung memproses uang yang diterima dari Pelanggan dan datanya disimpan dalam file Data Pembayaran.
Khusus untuk penjualan kredit, penerimaan kas memproses pembayaran berdasarkan faktur penjualan kredit yang telah diverifikasi. Bagi Pelanggan yang
melakukan pembayaran melalui Bank, penerimaan kas mendapatkan slip pembayaran dari Pelanggan.
3. Proses Pembuatan Bukti Pembayaran Proses ini akan membuat kwitansi dan struk berdasarkan file Data Pembayaran
baik yang berasal dari pembayaran tunaikredit. Bukti Penerimaan Kas berupa kwitansi atau struk akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran.
Untuk proses penjualan tunai atau kredit, strukkwitansi yang telah dihasilkan akan diserahkan kepada Bagian Akuntansi sebagai dasar untuk pencatatan ke
dalam jurnal dan posting ke buku besar 4. Proses Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan ini dilakukan oleh Bagian Akuntansi sebagai bagian dari sistem. Proses ini meliputi pembuatan laporan sebagai berikut :
Laporan jurnal penerimaan kas dan buku besar penerimaan kas. Laporan penerimaan kas dan laporan kredit
c. DFD Level 1 dari Proses 2 Verifikasi SIA Penerimaan Kas
B-94
1.1 Verifikasi
Faktur Penj.Kredit,Surat Tagih
1.2 Valid
Bagian Kassa
Surat_jalan,Tagihan Bagian Penjualan
Faktur Penj.Kredit,Nota_Kredit
keuangan
Ga mbar 4.7
DFD Level 1 dari Proses 2 Verifikasi
Pada DFD level 2 proses 2 terdapat dua proses : 1. Proses Verifikasi
Proses Verifikasi memproses semua transaksi penerimaan kas yang berasal dari Pelanggan berdasarkan faktur penjualan tunai dan kredit, barang yang dibeli
tanpa faktur, dan uang masuk yang diberikan oleh pelanggan. Hasil dari proses ini, data kemudian disimpan dalam file Data Keuangan.
2. Proses Valid
Proses Valid memproses semua transaksi penerimaan kas yang sudah disetujui, dan yang berasal dari file Data Keuangan berupa Tagihan dan no surat jalan .
Hasil dari proses ini, data kemudian akan memberikan surat jalan dan tagihan ke pelanggan.
B-95
d. DFD Level 2 dari Proses 2 Proses Pembayaran SIA Penerimaan Kas