3.4 Struktur Organisasi Kantor Depan Dan Tata Graha Di Hotel Santika Premiere Dyandra.
Struktur Kantor Depan Di Hotel Santika Premiere Dyandra Medan.
Struktur Tata Graha Di Hotel Santika Premiere Dyandra Medan.
Asst. Exc Housekeeper Convention Services
Excecutive Housekeeper
Gardener SPV
PA SPV
Florist Att
Gardener Out PA Out
Asst Exc Housekeeper
Hotel Operation
Floor SPV Loundry SPV
Room Att Order
Taker Linen
Att Loundry
Att
Houseman Out
Pool Attd Terapist
SPA Attd ADM
Fitness Attd HK Adm
29
BAB IV HUBUNGANANTARA KANTOR DEPAN DENGAN BAGIAN TATA GRAHA
DALAM PELAYANAN TAMU SELAMA MENGINAP DI HOTEL SANTIKA PREMIERE DYANDRA MEDAN
4.1 Pelayanan Kantor Depan Hotel Selama Tamu Menginap
Dalam pelayanan tamu yang diberikan di kantor depan di hotel ini terdapat limasection yang diberikan oleh hotel Santika Premiere Dyandra dan dapat uraikan
secara berikut :
1.
Concierge
Conci
ergesection merupakan bagian yang paling pertama dan terakhir dalam memberikan pelayanan saat pertama kali tamu tiba dan saat meninggalkan hotel,
dan dari sini tamu bisa memberikan penilaian mengenai pelayan yang diberikan hotel secara umum. Pelayanan yang diberikan di conciergemeliputi sebagai
berikut ini
:
a. Penyambut Tamu GreatingGuest.
b. Memberikan salam kepada pengunjung hotel ataupun tamu yang datang dan
meninggalkan hotel. Mengucapkan selamat datang dan salam perpisahan kepada tamu-tamu.
c. Sebagai Informasi Hotel harus tahusemuafasilitasdisediakan olehhotel,
mengetahui akanmerekomendasikanrestoran yang bagusuntuk makan, tempat yang bagus untukpergi jalan-jalan, dimanautamaatraksidalam kotadll.
d. Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba,
pindah kamar dan menurunkan barang–barang tamu yang akan berangkat.
e. Memberikan informasi kepada tamu hotel dan tamu luar hotel untuk acara
kegiatan hari itu. f.
Tempat penitipan barang tamu hotel dan barang tamu dari luar hotel. g.
Layanan untuk tamu yang ingin di dropout dan di pickup pengantaran dan penjemputan.
h. Membantu apabila ada tamu yang ingin menggunakan jasa carcall
pemanggilan mobil. i.
Membagikan koran kesetiap kamar – kamar pada setiap hari ini nya. j.
Pelayanan peletakan mobil tamu parkir valetservice layanan untuk memarkirkan mobil tamu kepada petugas.
k. AirportRepresentative perwakilan bandara.
2. BussniessCenter
Pusat pelayanan yang diberikan di bussniesscenter ini berupa pusat pelayanan kesekreatariatan yaitu berupa FotoCopy, Fax,Printing,ruangan untuk para tamu
mengakses internet dan juga bisa untuk ruangan meeting tamu. 3.
TelephoneOperator Operator saat ini tidak lagi jadi departmentrevenue melainkan sudah jadi bagian
dari service tamu fasilitas. Hal ini dikarenakan sudah banyaknya pemakai mobilephone handphone yang memang telah menjadi kebutuhan untuk setiap
orang. Seorang operatortelephone harus berbicara dengan suara yang jelas,
lancar dan harus mempunyai kepribadian yang baik, ramah, sopan dan murah senyum. Walau dalam telephone tidak dapat dilihat langsung tapi kepribadian
baik dan suasana yang senang akan berpengaruh positif terhadap suara yang diucapkan. Sesuai dengan perkembangan seksi telephone tidak hanya berfungsi
sebagai menerima dan menyambungkan telephone tapi juga menjalankan fungsi reservasi, upselling dan pusat informasi.
Pelayanan yang diberikan operator untuk melayani tamu hotel adalah : a.
Menerima telepon masuk dari tamu hotel incomingcall. b.
Menerima telepon luar hotel dan melakukan panggilan telepon ke luar hotel OutgoingCall.
c. Menyambungkan telepon tamu kepada extension yang ingin ditujunya biasa
ke laundry, restaurant, concierge, dll. d.
Menyambungkan dan memesankan taksi apabila ada tamu yang ingin memesannya.
4. Resepsionis
Menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan memperosesnya dengan efisien,tepat,cepat,ramah tamah dan santun sehingga tamu memperoleh kesan
yang baik saat pertama kali. Pelayanan yang diberikan resepsionis selama tamu menginap adalah :
a. Menjual kamar dan menerima tamu dengan efesien, sopan dan profesional
serta menjalankan standar pelayanan yang telah ditetapkan. b.
Melaksanakan registrasi untuk tamu dan mengalokasikan kamar sesuai dengan permintaan tamu.
c. Memberikan guestcardkartu tamu, welcomedrinkminuman selamat datang
dan kunci kamar kepada tamu pada saat check-in. d.
Memberikan kunci cadangan kepada tamu memintanya atau tertinggal. e.
Menyiapkan pre-registration dan memblok kamar yang sudah reservasi tamu. f.
Menjelaskan tipe-tipe kamar beserta harga kamar dan fasilitas yang ada di hotel kepada tamu.
g. Memeriksa reservasi baik tamu VIP,FIT FreeIndividualTraveller, maupun
yang group rombongan. h.
Mempersiapkan kamar untuk tamu VIP, grup maupun perorangan. i.
Memproses tamu check-out sesuai prosedur. j.
Menggunakan suggestiveselling dalam menjual dan mempromosikan fasilitas lain.
k. Memastikan bahwa semua tamu telah registrasi dan dilayani dengan efesien
dan ramah tamah. l.
Menerapkan etika bertelepon yang baik dengan tamu. m.
Memahami keselamatan dan prosedur emergensi untuk tamu. n.
Menjaga kebersihan dan kerapihan area kerja receptionagar tamu melihatnya senang.
o. Menjaga dengan baik data-data tamu selama tinggal di hotel.
p. Menindaklanjuti semua permintaan–permintaan dari tamu.
5. GuestRelationsOfficer GRO
Seorang GRO adalah sesorang yang menerima dan menghandle tamu rombongan, VIP, VVIP dan mencheck-in kan tamu dengan efisien, ramah tamah,
sopan santun, dan mengatasi masalah dengan tmu yang menyangkut pelayanan khusus.
Pelayanan yang diberikan GRO hotel untuk tamu hotel ini adalah : a.
Menyambut dan mengucapkan selamat datang kepada tamu pada saat kedatangannya dan memberikan welcomedrink kepada tamu dan juga
mempersiapkan kamar yang akan check-in. b.
Mengenal persis semua jenis kamar yang ada di hotel, harga kamar yanng di publishrate ataupun yang khusus, mengetahui semua fasilitas yang ada di
hotel dan whatson yang ada di hotel . c.
Menemani tamu VIP sesuai ketentuan hotel, terutama pada saat mereka santai di lounge.
d. Memberikan karangan bunga segar kepada tamu pada saat tamu check-in,
khususnya wanita. e.
Menerima reconfirmation tiket pesawat terbang bagi tamu yang menginap di hotel.
f. Memasukkan majalah atau koran khusus bagi tamu-tamu VIP.
g. Mempersiapkan buah-buahan untuk tamu VIP yang disusun sedemikian rupa
sesuai dengan tingkat VIP tamu dan mengantarkan ke dalam kamar.
4.2 PelayananTata Graha Hotel Selama Tamu Menginap
Kategori