Implementasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan

Pedoman E ka Bisnis Perusahaan

6. Tanggung jawab penerapan e ka bisnis perusahaan

6.1 Tanggung jawab karyawan 6.2 Tanggung jawab atasanmanajemen 6.3 Tanggung jawab Biro E ka 6.4 Tanggung jawab Komite Ekseku f E ka 6.5 Tanggung jawab Komite Pemantau E ka

C. Implementasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan

1. Rencana dan strategi implementasi program penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan harus disusun dan di- kembangkan dengan rinci dan terjadwal dengan baik. Kejelasan akuntabilitas pelaksanaan program ini dan juga iden fikasi para manajer yang terkait pada masing- masing bagian serta staf yang akan menggulirkan prog- ram ini selanjutnya, merupakan hal yang kri s terhadap keberhasilan implementasi program e ka bisnis perusa- haan. Hal ini karena se ap introduksi program baru da- lam organisasi, terdapat beberapa tahapan transisi, se- belum program tersebut dapat berfungsi secara efek f. Tahap pertama adalah penolakan; dalam tahap ini semua orang mempertanyakan kegunaannya karena sudah me- rasa nyaman dengan kondisi yang ada. Tahap kedua ada- lah perlawanan; dalam tahap ini mereka mulai melihat manfaatnya, tetapi masih ragu dan enggan untuk melak- sanakannya. Sebaiknya orang lain dulu yang menerapkan dan jangan saya. Tahap ke ga adalah tahap eksplorasi; di mana orang sudah melihat dengan jelas manfaat dan kegunaannya dan mulai mbul keinginan untuk mema- hami dan melakukan eksplorasi lebih jauh. Tahap terakhir Pedoman E ka Bisnis Perusahaan adalah komitmen untuk melakukan perubahan tersebut; pada tahap ini proses perubahan akan berlangsung de- ngan baik. Proses tersebut juga dialami oleh Top Man- agement, Line Management dan seluruh karyawan. Oleh karena itu, proses perubahan tersebut harus dimulai dari Top Management terlebih dahulu, sehingga mereka da- pat berperan sebagai Change Leader yang akan diiku oleh Middle Management. Kemudian, Middle Manage- ment akan menjadi Change Leader yang akan diiku oleh Line Management. Proses yang sama akan dilakukan oleh Line Management yang akan berfungsi sebagai Change Leader bagi seluruh pegawai. 2. Dalam rangka implementasi pedoman e ka bisnis pe r- usahaan, perlu diperha kan hal-hal sebagai berikut:

2.1 Cakupan penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusa- haan

Cakupan penerapan program E ka Bisnis Perusaha- an ini melipu seluruh pihak yang terkait dengan ke- giatan operasi kegiatan perusahaan. Ini berar para pemegang saham, anggota Dewan Komisaris, anggo- ta Direksi, seluruh manajer dan karyawan. Untuk pihak eksternal melipu para pemasok, kontraktor, kreditor, pelanggan, organisasikomunitas lain yang melakukan kegiatanusaha dengan perusahaan. Ke- taatan terhadap Pedoman E ka Bisnis Perusahaan merupakan prasyarat untuk melakukan kegiatan usa- ha dengan perusahaan. Sesuai dengan pemahaman Pedoman E ka Bisnis Perusahaan tersebut, maka bagi pihak internal perusahaan harus memperoleh buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan. Untuk kepen ngan pihak eksternal, buku pedoman tersebut haruslah tersedia di situs internet perusa- haan, atau bila mereka memerlukan dapat diberikan satu copy. Implementasi pedoman e ka bisnis peru- sahaan melipu hal-hal sebagai berikut:

2.2 Peluncuran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan

Upaya untuk mempercepat proses manajemen per- ubahan telah dilakukan sejak mulai penyusunan draf pedoman, hingga pengesahan draf tersebut oleh Di- reksi dan Dewan Komisaris, sebagaimana diuraikan pada huruf A. Kelengkapan struktur organisasi pe- ngelola program penerapan e ka bisnis perusahaan beserta sumber dayanya harus sudah diputuskan dan ditetapkan oleh Direksi sebelum peluncuran dilak- sanakan. Ini merupakan wujud nyata dari komitmen Manajemen Puncak dan juga menunjukkan pernyata- an tone at the top. Pada saat acara peluncuran, jum- lah buku pedoman yang dicetak juga harus mencu- kupi untuk dibagikan kepada seluruh karyawan dan para stakeholders terkait. Acara peluncuran buku Pe- doman E ka Bisnis Perusahaan dapat dilakukan se- cara seremonial dengan mata acara yang disarankan adalah sebagai berikut: 1 Pembukaan; 2 Penjelasan proses penyusunan buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; Pedoman E ka Bisnis Perusahaan 3 Penandatanganan Pakta Integritas dan komitmen oleh Direksi dan Dewan Komisaris atas penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; 4 Penandatanganan Pakta Integritas dan komitmen oleh Senior Manajemen atas penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; 5 Penyerahan buku Pedoman E ka Bisnis Perusa- haan oleh Direksi kepada para wakil Senior Manajemen, Manajemen Madya, Manajemen Lini Pertama, Karyawan, dan stakeholders; 6 Sambutan Direktur Utama; 7 Pengumuman dan penjelasan tentang program sosialisasi; 8 Penutup.

2.3 Sosialisasi Pedoman E ka Perusahaan

Program sosialisasi dan komunikasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan yang dilakukan mencakup bebera- pa kegiatan, antara lain sebagai berikut: a. Execu ve Briefing untuk para Senior Manager. b. Workshop untuk para Manajer Madya yang le- bih bersifat sebagai Training for Trainers. Ini ka- rena mereka haruslah menjadi agen perubahan Change Leaders bagi unit di bawah kepemimpin- annya. c. Workshop untuk para Manajer Lini Pertama de- ngan Manajer Madya sebagai instruktur didam- pingi oleh instruktur luar; Pedoman E ka Bisnis Perusahaan d. Workshop untuk para pegawai dengan instruktur oleh Manajer Madya. Dalam workshop tersebut perlu dilakukan studi ka- sus yang sesuai dan yang mungkin terjadi dalam unit tersebut. Pembahasan dilakukan apakah dalam kasus tersebut terjadi pelanggaran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan atau dak dan bagaimana harus mena- nganinya, sesuai buku pedoman.

2.4 Pengelolaan program E ka Bisnis Perusahaan

Sesuai uraian pada Bab I, adanya struktur atau pe- nanggung jawab yang jelas terhadap pengelolaan program implementasi e ka bisnis perusahaan, merupakan hal yang kri s terhadap keberhasilan program. Struktur inilah yang harus menyusun me- kanisme kerja dan pelaporan keseluruhan kegiatan penerapan e ka bisnis perusahaan kepada Direksi. Lingkup tugas dan tanggung jawab unit pengelola program e ka bisnis perusahaan antara lain melipu hal-hal sebagai berikut: a. Penyusunan buku Pedoman E ka Bisnis Perusa- haan: Harus dipas kan bahwa keterlibatan para pihak yang terkait memang terlaksana dengan baik. Hal ini menjadi bagian dari manajemen per- ubahan yang diutarakan di atas. b. Administrator proses peluncuran dan sosialisasi buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan: Dalam kapasitas ini ia bertanggung jawab atas terse- lenggaranya keseluruhan program peluncuran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan dan sosialisasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan hingga ke seluruh lapisan karyawan perusahaan dan termasuk stakeholders in perusahaan. c. Administrator program penerapan e ka bisnis perusahaan: Dalam kapasitas ini, ia mempunyai tugas antara lain: 1 Berfungsi sebagai unit yang menerima lapor- an pelanggaran pedoman e ka bisnis perusa- haan ataupun “tempat bertanya” bila karya- wan menemui masalah tentang e ka bisnis perusahaan; 2 Melakukan ndak lanjut bila terdapat lapor an pelanggaran e ka bisnis perusahaan. Tindak lanjut ini dapat berupa konseling, mediasi, pela han ulang. Dalam hal terjadi pelanggar- an yang lebih berat dan serius, ia harus mem- bawa masalah ini ke pejabat yang berwenang Direksi atau Manajer SDM untuk penangan- an lebih jauh; 3 Melakukan pemutakhiran Pedoman E ka Bi- snis Perusahaan, terutama terkait dengan perkembangan bisnis dan evaluasi serta re- view terhadap pertanyaan yang sering diaju- kan frequently asked ques Ɵons – FAQ. 4 Menyelenggarakan pelaporan internal atas pelaksanaan kegiatan program penerapan e ka bisnis perusahaan sehingga: Pedoman E ka Bisnis Perusahaan i. Terselenggara laporan berkala atas segala kejadian dan kegiatan program; ii. Memas kan semua pelanggaran Pedo- man E ka Bisnis Perusahaan telah ter- tangani dengan baik; iii. Masalah yang sering berulang dan siste- mis dapat ditangani dengan benar dan dapat dicegah. 5 Menyelenggarakan pengarsipan dokumen dan tata laksananya dengan baik dan benar.

2.5 Pernyataan tahunan

Guna lebih meningkatkan kesadaran terhadap pe- mahaman isi dan upaya penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan, maka seluruh manajer dan karya- wan diwajibkan untuk menandatangani Pernyataan Tahunan pada se ap awal tahun. Isi dari Pernyataan Tahunan antara lain berisikan: a. Pernyataan bahwa yang bersangkutan telah mem baca dan memahami isi dari buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; b. Pernyataan bahwa yang bersangkutan akan ber- upaya untuk menerapkan isi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan dalam lingkup kewenangan dan tugasnya; c. Pernyataan bahwa yang bersangkutan akan ber- upaya menghindari segala bentuk kemungkinan benturan kepen ngan dalam melak sanakan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan

a. E ka usaha: Cara perusahaan melakukan bisnis

1 E ka terhadap pelanggan 2 E ka terhadap pemasok dan kreditor 3 E ka terhadap pesaing tugas nya dan menghindari perbuatan tercela yang melanggar Pedoman E ka Bisnis Per usa- haan; d. Pernyataan bahwa dalam tahun yang lalu dak melakukan hal-hal yang melanggar atau berten- tangan dengan e ka bisnis.

D. Monitoring