Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

3. Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dirancang untuk mendukung efisiensi dan efektifitas kinerja kepegawaian pemerintah daerah dengan mengacu pada Undang-Undang No.43 Tahun 1999 tentang Pokok- Pokok Kepegawaian. SIMPEG merupakan sistem informasi yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan kepegawaian di Pemerintah Daerah yang efektif dan efisien. SIMPEG dapat menghasilkan suatu data dan informasi yang memungkinkan dihasilkannya output laporan yang berguna untuk kepentingan manajerial. Dengan demikian, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dapat mengolah informasi tersebut menjadi bahan untuk pengambilan keputusan yang valid dan akurat.

a. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah organisasi, keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem Kepegawaian di pemerintahan atau perusahaan bertujuan untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung untuk kelancaran aktifitas administrasi . Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) atau yang dikenal secara umum dengan nama Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik serta dapat pula digunakan sebagai alat untuk mengambil keputusan. Pengambilan keputusan yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara keseluruhan .

18

commit to user

xxxv

Keputusan Menteri Dalam Negeri Indonesia menyatakan:

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang selanjutnya disingkat SIMPEG adalah suatu totalitas yang terpadu terdiri atas perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak; perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian (Kep Mendagri No 17 Tahun 2000).

Menurut buku aplikasi SIMPEG (2009) yang dikeluarkan Biro Kepegawaian Depdagri, yang dimaksud Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah”suatu sistem informasi kepegawaian berbasis web guna mendukung pendataan kepegawaian”(hlm.1). Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dilaksanakan dalam praktek menggunakan program komputer yang terpadu membentuk jaringan prosedur pengolahan data guna mendukung manajemen kepegawaian dalam pembinaan pegawai.

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan Sistem Aplikasi multiuser, artinya aplikasi ini dapat digunakan secara bersamaan dengan banyak pengguna (user). Untuk itu diperlukan jaringan komputer yang didukung oleh peragkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) agar sistem dapat berjalan sempurna. Penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian menurut Setiawanthea (2006) dimaksudkan:

1) Untuk mendukung kelancaran TUPOKSI Biro Kepegawaian Propinsi dan Bagian Kepegawaian Kab/Kota dengan baik dan mantap sehingga menghasilkan data dan informasi yang diperlukan.

2) Terciptanya sistem informasi yang terpadu, berdayaguna dan berhasilguna di Propinsi dan Kab/Kota.

3) Menentukan arah kebijaksanaan tentang mekanisme koordinasi,

komunikasi aliran data dan informasi melalui TI.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Rivai (2009) adalah “Prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, memvalidasi data yang dibutuhkan oleh

19

commit to user

xxxvi

xxxvi

sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM”.(Suwatno dan Priansa,2011:332)

Sistem Informasi SDM memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang berhubungan dengan fungsi-fungsi SDM sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatan- catatan tentang para pegawai yang ada. (Suwatno dan Priansa,2011:333)

Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu sistem yang mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan yang berhubungan

mengelola, dan mengorganisasikan data-data guna mengoptimalisasikan administrasi (manajemen) kepegawaian yang meliputi fungsi-fungsi perencanaan, penempatan, pengembangan, mutasi hingga pemensiunan pegawai secara tertib, teratur, dan berdaya guna.

b. Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Menurut Samsudin (2006) pada sistem kepegawaian terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang berhubungan dengan hal berikut:

1) Perencanaan Sumber Daya Manusia

Adapun yang dimaksud perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktivitas departemen masa mendatang. Hal ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM atau penempatan SDM pada suatu lokasi atau unit yang membutuhkan.

2) Administrasi Personalia

Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem

20

commit to user

xxxvii

kepegawaian. Dalam proses ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang termasuk di dalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti: Biodata pegawai, Sejarah kepangkatan, Sejarah jabatan, Sejarah pendidikan formal, Sejarah pendidikan penjenjangan, Sejarah pendidikan substansial, Keahlian berbahasa asing, Penggunaan fasilitas perusahaan, Sejarah kunjungan ke luar kota atau luar negeri, Daftar keluarga, Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh, Memo khusus. Pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung yang mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk sistem kepegawaian di Indonesia.

3) Kompensasi dan Benefit

Ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit adalah sebagai berikut:

a) Proses penentuan gaji dan transaksinya

b) Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja di perusahaan, seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.

4) Evaluasi Kinerja Personel

Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Diharapkan dengan adanya sistem kepegawaian, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih objektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

5) Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan adalah salah satu rangka keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya.

21

commit to user

xxxviii

xxxviii

6) Pemutusan Hubungan Kerja atau Pensiun

Diperlukan sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personel, baik secara normal ataupun karena hal lainnya. (hlm.49)

Jadi, dapat disimpulkan bahwa, ruang lingkup proses SIMPEG itu terdiri dari, (1) Perencanaan Sumber Daya Manusia, (2) Administrasi Personalia, (3) Kompensasi dan benefit, (4) Evaluasi kinerja personel, (5) Pendidikan dan pelatihan, dan (6) Pemutusan Hubungan Kerja atau pensiun.

c. Komponen Dasar Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Sistem Informasi Manjemen Kepegawaian (SIMPEG) terbentuk dari berbagai elemen. Setiap elemen harus berfungsi dengan baik agar dapat memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Pada intinya, sistem merupakan suatu perangkat kegiatan yang mengambil masukan-masukan, mengubahnya ke dalam item-item yang berguna, kemudian mengeluarkan item-item tersebut ke tempat-tempat yang dimanfaatkan.

Menurut Kadir (2003), komponen-komponen sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebagai berikut :

1) Perangkat keras (hardware), mencakup peranti-peranti fisik

seperti komputer dan printer.

2) Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data.

3) Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran

yang dikehendaki.

4) Orang, semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan

penggunaan keluaran sistem informasi.

5) Basis data (database), sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

6) Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resourches) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai (hlm:70).

22

commit to user

xxxix

Rivai (2009) menyebutkan bahwa ada tiga komponen fungsional utama dalam setiap Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Komponen-komponen tersebut adalah:

1) Fungsi masukan, yaitu memasukan informasi pegawai ke dalam SIMPEG. Masukan-masukan dari SIMPEG serupa dengan sistem manual. Informasi pegawai, kebijakan- kebijakan dan prosedur-prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya harus dimasukkan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukkan dari dokumen-dokumen, ke dalam komputer pribadi yang dapat dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya, atau diambil dai mesin-mesin lainnya.

2) Fungsi pemeliharaan data. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance

function )

akan

memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada.

3) Fungsi keluaran. Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah SIMPEG adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, SIMPEG harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, setelah itu memformat presentasinya dalam dalam cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.(Suwatno&Priansa,2011:335)

Sementara itu Komorotomo&Margono (2001) mengemukakan komponen sistem informasi kepegawaian sebagai berikut:

1) Manusia

2) Perangkat keras (hardware)

3) Perangkat lunak (software)

4) Data

5) Prosedur (hlm.18)

Adapun komponen-komponen SIMPEG atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Jogiyanto dapat digambarkan sebagai berikut:

23

commit to user

xl

xl

Gambar 2.2. Komponen-komponen Sistem Informasi SDM

(Sumber:Suwatno&Priansa,2011:337)

INPUT SDM

MODEL SDM

OUTPUT SDM

Data Eksternal SDM

Sistem Informasi Akuntansi

Data Internal SDM

Informasi Lingkungan Kerja

Informasi Benefit

Informasi Kompensasi

Informasi Rekrutmen

Informasi Pengolahan Tenaga Kerja

Informasi Perencanaan Tenaga Kerja

BASIS DATA SDM

24

commit to user

xli

Jadi, dapat disimpulkan bahwa komponen Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian atau SIMPEG itu terdiri dari:

1) Fungsi masukan atau input, yaitu memasukkan informasi mengenai

pegawai ke dalam SIMPEG

2) Fungsi pengolahan atau proses, yaitu memperbaharui dan

menambahkan data ke dalam basis data yang ada.

3) Fungsi keluaran atau output.

4) Perangkat keras atau hardware

5) Perangkat lunak atau software

e. Peranan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam Pengambilan Keputusan Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian atau yang memiliki nama lain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang memiliki semua karakteristik yang dikehandaki pada umunya seperti tepat waktu, akurat, ringkas, relevan, dan lengkap maka akan memudahkan dan terjamin akurasinya bagi perusahaan atau organisasi dalam segala aktivitas kepegawaian, termasuk di dalamnya adalah dalam melakukan penilaian kinerja pegawai. Veithzal Rivai (2005) menggambarkan perspektif Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan segala aktivitas kepegawaian sebagai berikut:

1) Didapatnya melalui perekrutan; seleksi; penempatan; paramalan, perencanaan SDM; perencanaan karir; dan lain- lain.

2) Pemeliharaan melalui pemberian Kompensasi; Ganti Rugi; Keuntungan; Pelatihan; Keselamatan dan Kesehatan; dan Hubungan pekerja.

3) Pemanfaatan melalui Penempatan; Pembinaan Manajemen; Keterampilan Menginventarisasi; Penilaian Kinerja; dan Standar Prestasi.

4) Evaluasi melalui Riset personal; Analisis Ekonomi; Analisis

Audit SDM.

(Suwatno&Priansa,2011:342)

25

commit to user

xlii

xlii

Gambar 2.3 Perspektif Sistem Informasi SDM dengan Aktivitas Kepegawaian (Sumber:Suwatno & Priansa,2011:343)

Di dapatnya:

- Perekrutan - Seleksi - Penempatan - Peramalan - Perencanaan SDM - Perencanaan Karir - dll

Pemeliharaan:

- Kompensasi - Ganti Rugi - Keuntungan - Pelatihan - Keselamatan dan

Kesehatan - Hubungan Pekerjaan

Pemanfaatan

- Penempatan - Pembinaan

manajemen - Keterampilan

Mingenventarisasi - Penilaian Kinerja

- Standar Prestasi

Evaluasi:

- Riset Personal - Analisis Ekonomi - Analisis SDM - Penilaian Potensi - Audit SDM

SISDM

26

commit to user

xliii

Adapun bentuk dukungan lain yang diberikan dari sistem informasi SDM yang memiliki karakteristik secara akurat, ringkas, relevan, tepat waktu, dan lengkap yang akan memudahkan perusahaan atau organisasi dalam melakukan segala aktivitas kepegawaian, seperti yang dikemukakan oleh Azhar Susanto (2004) sebagai berikut:

Tabel 2.1 Dukungan yang Diberikan oleh Sistem Informasi SDM

Penempatan Karyawan

Pelatihan& Pengembangan

Kompensasi Administrasi

Tingkat Strategis

- Perencanaan

Tenaga Kerja

- Rencana Pelaksanaan - Rencana

Penilaian

Kinerja

- Beban Kontrak - Rencana Gaji

Tingkat Taktis

- Analisa

Beban

tenaga kerja dan anggran

- Analisa Turn Over

- Efektivitas Pelatihan - Kesesuaian dengan

- Analisis efektivitas kompensasi

dan benefit

Tingkat Operasional

- Penerimaan

Karyawan - Rencana

atau

Jadwal Kerja

- Penilaian Keahlian - Penilaian Kinerja

- Pengendalian Gaji - Administrasi Benefit

(Sumber: Suwatno &Priansa,2011:344) Jadi, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian memiliki hubungan atau keterkaitan dengan berbagai pengambilan keputusan di bidang kepegawaian, diantaranya yaitu dapat digunakan sebagai informasi untuk perencanaan pegawai, pengembangan pegawai, pemberian kompensasi, penilaian kinerja, pembinaan berupa pendidikan dan pelatihan pegawai, dan sebagainya.

f. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen kepegawaian dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang berhubungan dengan

27

commit to user

xliv

xliv

fungsi-fungsi kepegawaian sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatan-catatan tentang para pegawai yang ada di seluruh perusahaan. Aktivitas-aktivitas rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi, dan hubungan pegawai juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan. Jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis bisnis perusahaan, maka informasi tersebut tidak dimasukkan dalam SIMPEG. Manfaat khusus SIMPEG menurut Rivai (2005) meliputi:

1) Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.

2) Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan pensiun atau akan diberhentikan.

3) Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi melebihi kadar normal.

4) Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5) Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan.

6) Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-

pergantian dan promosi.

7) Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya- biaya kompensasi, keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi.

8) Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam

karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yangb paling produktif guna mencapai calon-calon baru.

9) Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut. (Suwatno & Donni, 2011:341)

28

commit to user

xlv

Merujuk pada pendapat di atas peneliti mengambil kesimpulan mengenai manfaat dari sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai berikut: pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat, pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan, mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa datang, mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa datang, memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian, mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai yang cepat dan akurat, mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai, merencanakan suatu pekerjaan, dan merencanakan penerimaan pegawai baru.