Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Gemilang Indah Sentosa

(1)

SKRIPSI

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN PADA PT. GEMILANG

INDAH SENTOSA

Oleh :

FITRI MALAYANTI

110522106

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

(2)

PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Gemilang Indah Sentosa” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian atau data tertentu yng saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurungan dan plagiat dalam skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, 2 Januari 2014

Peneliti,

Fitri Malayanti

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya dan kedua Orang Tua Tersayang Ayahanda Yudasmadi, SH dan Ibunda Radiah Astuti Khairani yang senang tiasa memberikan dukungan, kasih sayang, dan doa yang tiada henti kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Gemilang Indah Sentosa”. Skripsi ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjan Ekonomi pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan doa dari berbagai pihak selama penulisan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih pada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan, yaitu kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak. selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak. selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak. selaku Ketua Program Studi S1 Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak. selaku Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(4)

4. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak. selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dari awal hingga selesainya skripsi ini dan Bapak Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak selaku dosen pembaca yang telah memberikan saran dalam penyelesaian skripsi ini. 5. Teristimewa untuk kakak tersayang Sari Julianty, abang Arri Afrian, dan

Adik Desy Adha Afrianty yang selalu memberikan dukungan dan doa.

6. Kepada sahabat-sahabat Dea, Anggi, Ayura, Linda, Gita, Ispan, Tri, Rizki dan Rangga yang telah memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini, terkhusus untuk T Yoan Jumadi yang selalu memberikan motivasi selama penyelesaian skripsi ini. Dan untuk semua teman-teman ekstensi seangkatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna karena keterbatasan penulis dalam hal pengetahuan dan pengulasan skripsi. Penulis mengharapkan saran yang membangun sehingga skripsi ini dapat dijadikan acuan dalam penulisan ilmiah selanjutnya. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi para pembaca.

Medan, 2 Januari 2014 Penulis,

Fitri Malayanti NIM: 110522106

(5)

ABSTRAK

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. GEMILANG INDAH SENTOSA

Rumusan masalah pada penelitian ini adalah “Apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan PT. Gemilang Indah Sentosa telah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai unsur dan prosedur yang dijalankan. Sedangkan yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT. Gemilang Indah Sentosa telah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai unsur dan prosedur yang dijalankan.

Untuk mengumpulkan data di gunakan tehnik wawancara, yaitu mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak berwenang di perusahaan sesuai dengan masalah yang diteliti. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap situasi perkembangan instansi yang diteliti dan prosedur yang ada pada instansi pada saat dilakukan riset. Dokumentasi, yaitu meminta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penulisan ini dari PT. Gemilang Indah Sentosa Medan.

Penelitian ini membuat suatu kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan PT. Gemilang Indah Sentosa telah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan unsur dan prosedur yang dijalankan. Hal ini berdasarkan beberapa pertimbangan yaitu unsur – unsur yang ada pada sistem akuntansi penggajian di PT Gemilang Indah Sentosa Medan diketahui bahwa terdapat beberapa dokumen yang digunakan untuk membayar gaji kepada karyawan yang telah bekerja. Dokumen tersebut diantaranya adalah Daftar Kehadiran Karyawan, Rekapitulasi Kehadiran Karyawan. Prosedur sistem akuntansi penggajian di PT Gemilang Indah Sentosa pada umumnya secara keseluruhan telah dilakukan dengan baik dan efektif. Hal ini berdasarkan pada setiap fungsi yang terlibat seperti fungsi Personalia, Fungsi Keuangan dan Fungsi Akuntansi, dilakukan dan dijalankan oleh orang – orang yang berbeda, dimana satu pekerjaan dilakukan berdasarkan pekerjaan dari bagian lainnya, artinya ada saling terkait antara satu bagian dengan bagian lainnya.

(6)

ABSTRACT

PAYROLL ACCOUNTING INFORMATION ANALYSIS SYSTEMS IN PT. GEMILANG INDAH SENTOSA

Formulation of the problem in this research are payroll accounting information analysis system applied by PT. Gemilang Indah Sentosa has been running effectively and efficiently in accordance with the elements and procedures are executed. While the purpose of this study was to determine whether the payroll accounting information analysis system applied to the PT. Gemilang Indah Sentosa has been running effectively and efficiently in accordance with the elements and procedures are executed.

To collect data on the use interview techniques, which held a question and answer directly to the authorities in accordance with the company's problems examined. Observation, namely conduct direct observation of the situation under study and development agency established procedures in the institution at the time of the research. Documentation, namely requesting documents relating to the writing of the PT. Gemilang Indah Sentosa.

This study makes a conclusion that the payroll accounting information system applied by PT. Gemilang Indah Sentosa has been operating effectively and efficiently in accordance with the elements and procedures are executed. It is based on several considerations , namely the elements - elements that exist in the payroll accounting system in PT Gemilang Indah Sentosa Field is known that there are some documents that are used to pay salaries to employees who have worked. These documents include the Employee Attendance, Employee Attendance recapitulation. Payroll accounting system procedures in PT Gemilang Indah Sentosa in general as a whole has done well and effectively. It is based on each function involved as a function of Personnel, Finance Functions and Function Accounting, conducted and executed by people - different people, in which the work is carried out based on the work of other sections , meaning there is interlinked between one part and another.

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR... ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACK ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1.3.1. Tujuan Penelitian ... 4

1.3.2. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Pustaka ... 5

2.1.1. Pengertian Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah ... 5

2.1.2. Unsur dan Prosedur Sistem Akuntansi Gaji dan Upah ... 12

2.1.3. Fungsi-Fungsi Prosedur Sistem Akuntansi Gaji dan Upah ... 17

2.2. Kerangka Konseptual ... 24

BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 26

3.2. Tempat Dan Waktu Penelitian ... 26

3.2.1. Tempat Penelitian ... 26

3.2.2. Waktu Penelitian ... 26

3.3. Jenis Data ... 27

3.4. Metoede Pengumpulan Data ... 27

3.5. Teknik Analisis ... 27

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 28

4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 28

4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 29

4.1.3. Tugas Pokok dan Fungsi ... 30

4.2. Hasil Penelitian ... 42

4.2.1. Jenis Kegiatan PT. Gemilang Indah Sentosa ... 42

4.2.2. Unsur – Unsur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa ... 48

(8)

4.2.3. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

PT. Gemilang Indah Sentosa ... 49

4.3. Pembahasan ... 53

4.3.1. Unsur – Unsur Sistem Penggajian di PT. Gemilang Indah Sentosa ... 54

4.3.2. Prosedur Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa ... 57

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 59

5.2. Saran ... 60

DAFTAR PUSTAKA ... 61

(9)

DAFTAR TABEL

Tabel Judul/Teks Halaman

(10)

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul/Teks Halaman

II.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian ... 19

II.2 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan ... 22

II.3 Kerangka Konseptual ... 25

IV.1 Struktur Organisasi PT. Gemilang Indah Sentosa ... 30

(11)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul/Teks Halaman

1 Daftar Hadir Karyawan (Kartu Absen) ... 62 2 Rekapitulasi Absensi ... 63 3 Daftar Gaji Karyawan ... 64

(12)

ABSTRAK

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. GEMILANG INDAH SENTOSA

(13)

ABSTRACT

PAYROLL ACCOUNTING INFORMATION ANALYSIS SYSTEMS IN PT. GEMILANG INDAH SENTOSA

(14)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Persaingan usaha yang ketat antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain pada zaman kontemporer merupakan suatu hal yang harus dihadapi oleh perusahaan. Suka tidak suka, siap tidak siap, semua perusahaan harus menghadapi persaingan tersebut. Hanya perusahaan yang memiliki tingkat persaingan usaha yang tinggi dan baik saja yang akan tetap bertahan di dunia usaha.

Dalam bidang apapun, setiap perusahaan akan saling berbenturan untuk tetap bertahan di dunia usaha. Dalam segala aspek semua perusahaan harus memiliki keunggulan. Sistem pengelolaan keuangan, strategi pemasaran, pengelolaan sumber daya yang dimiliki termasuk sumber daya manusia yang ada di perusahaan harus dikelola dengan baik.

Sumber Daya Manusia yang sering disebut sebagai karyawan atau pegawai pada sebuah perusahaan berperan sebagai orang-orang yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam kegiatan operasional perusahaan. Sebagai penggerak dalam kegiatan usaha perusahaan, karyawan memiliki keberadaan yang sangat erat kaitannya dengan perusahaan. Karyawan adalah aset untuk menentukan apakah suatu perusahaan akan dapat mencapai tujuannya ataupun tidak.

Seiring dengan bertambah luasnya aktivitas perusahaan, karyawan dituntut untuk bisa bekerja secara lebih efektif dan efisien dalam menjalankan aktivitas perusahaan tersebut. Dengan bertambahnya aktivitas perusahaan, maka tingkat

(15)

aktivitas penggajian karyawan juga akan menjadi meningkat pula. Peningkatan pada aktivitas penggajian sebagai dampak dari aktivitas perusahaan dan jumlah karyawan yang meningkat akan dapat memicu tingkat kesalahan manusia (human error) dalam melakukan penggajian juga menjadi tinggi, demikian juga halnya penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan yang bertugas dalam penggajian juga menjadi sangat tinggi. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang ketat terhadap karyawan agar penyelewengan ataupun manipulasi terhadap penggajian dan pengupahan dapat dihindari. Pengendalian internal yang baik akan tercipta jika perusahaan tersebut memiliki sistem informasi akuntansi yang baik pula.

Perusahaan yang memiliki sistem informasi yang baik, maka akan dengan mudah untuk dapat memutuskan suatu hal yang berkaitan dengan kebijakan strategis perusahaan, dan sebaliknya perusahaan yang tidak memiliki sistem informasi yang buruk, akan sangat sulit untuk melakukan pengambilan keputusan untuk menetapkan kebijakan strategis perusahaan. Sistem infomasi akuntansi yang dirancang dengan baik akan menghasilkan sistem informasi yang andal. Dengan tersedianya informasi yang andal maka manajemen perusahaan akan dapat memenuhi prinsip-prinsip keandalan sistem informasi akuntansi dan mendukung pengendalian internal perusahaan. Dalam hal ini, informasi benar-benar menjadi sumber daya ekonomi yang paling penting.

PT. Gemilang Indah Sentosa, atau biasa disebut dengan GIS, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyediaan dan pembinaan tenaga kerja melalui kerjasama dengan mitra bisnis. Perusahaan ini

(16)

memiliki jumlah karyawan yang relatif banyak tersebar di seluruh daerah Sumatera dari berbagai bidang yang terdiri dari security, cleaning service, driver dan helper yang merupakan kerjasama antara PT Gemilang Indah Sentosa dengan mitra bisnis.

Mengingat jumlah karyawan yang banyak, maka PT Gemilang Indah Sentosa harus memiliki suatu sistem penggajian yang baik. Sistem penggajian yang baik akan menciptakan pola bekerja yang lebih efektif dan efisien. Jika suatu sistem penggajian telah dilakukan dengan efektif dan efisien maka akan dapat menghindari terjadinya penyelewengan yang tidak diinginkan, dan dapat merugikan perusahaan secara sepihak.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian terhadap sistem informasi akuntansi penggajian pada perusahaan PT. Gemilang Indah Sentosa. Melihat begitu pentingnya dilakukan analisis atas sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada perusahaan ini, maka penulis melakukan penelitian dalam bentuk skripsi dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Gemilang Indah Sentosa”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian mengenai latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah pada penelitian ini adalah “Apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan PT. Gemilang Indah Sentosa telah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai unsur dan prosedur yang dijalankan?”.

(17)

1.3. Tujuan Dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian

Berdasarkan pada perumusan masalah yang telah ditetapkan sebelumnya, maka penulis dapat menetapkan tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT. Gemilang Indah Sentosa telah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai unsur dan prosedur yang dijalankan.

1.3.2. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan akan memberi manfaat yang berarti, baik bagi penulis sendiri, maupun bagi pihak-pihak lain. Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai sistem informasi akuntansi.

2. Bagi perusahaan, untuk memberikan sumbangan penulisan guna menyempurnakan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan.

3. Bagi pihak lainnya, penelitian ini bermanfaat untuk memberikan sumbangan ilmu pengetahuan dan bahan referensi bagi penulis lainnya yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penggajian.

(18)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1. Pengertian Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah 1. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem pada dasarnya sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem di buat untuk menangani sesuatu yang terus menerus terjadi dalam perusahaan. Setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses sistem menjelaskan kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem.

Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak dalam maupun pihak luar perusahaan seperti: kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lain, maka disusun sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat di proses dengan cara manual atau di proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin penghitung yang sederhana sampai dengan yang canggih seperti komputer.

Agar kita dapat memahami yang di maksud dengan sistem akuntansi, maka penulis akan menguraikan terlebih dahulu satu persatu konsep dari sistem akuntansi.

(19)

Menurut Hall (2001:5) sebuah sistem adalah “sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. Sebuah sistem terdiri dari beberapa subsistem. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sebuah sistem. Contohnya pesawat adalah sebuah sistem yang terdiri dari sistem mesin, sistem rangka, sistem kendali, sistem badan pesawat dan sistem-sistem lainnya.

Menurut Wilkinson (2000:25) mendefinisikan sistem bahwa:

Sistem sebagai suatu kesatuan yang kompleks yang terbentuk dan sering kali dibagi-bagi sesuai dengan rencana bersama atau untuk mencapai tujuan bersama objek-objek yang dipadukan dalam interaksi atau saling tergantung suatu keseluruhan yang bekerja secara teratur.

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:5) “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Pada umumnya sistem ini harus dapat mencapai koordinasi dari prosedur yang saling berhubungan atau kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi dalam pencapaian tujuan dari perusahaan.

Suatu sistem mempunyai sifat-sifat yang tertentu, menurut Wilkinson (2000:25), sifat-sifat sistem adalah sebagai berikut:

a komponen ( components)

b batas sistem ( boundary)

c lingkungan luar sistem (environments) d penghubung (interface )

e masukan ( input ) f keluaran ( output ) g pengolah ( process )

(20)

Komite Terminology AICPA (the committee on terminology of the American Institute of Certified Public Accountants) dalam Belkaoui (2001:37) mendefinisikan akuntansi “adalah seni, pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi-transaksi kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan interpretasi hasil proses tersebut”. Catatan akuntansi dari definisi tersebut nampak terbatas, perspektif yang lebih luas ditawarkan oleh Belkaoui (2001:37) yang menyatakan akuntansi adalah “proses identifikasi, pengukuran, dan komunikasi informasi, ekonomi untuk memungkinkan pembuatan pertimbangan dan keputusan informasi oleh penggunaan informasi”.

Menurut Belkaoui (2001:38) “akuntansi telah didefinisikan mengacu pada konsep informasi alternatif”. Akuntansi adalah aktivitas, fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomi yang diperkirakan bermanfaat dalam pembuatan keputusan-keputusan ekonomi, dalam membuat pilihan di antara alternatif tindakan yang ada. Menurut Sadeli (2002:2) “Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut”.

Informasi akuntansi sangat dibutuhkan pihak manajemen dari suatu perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam mengelola perusahaan dan pihak manajemen dapat mengambil keputusan dari berbagai alternatif keputusan.

(21)

Skousen, at all (2001:6) menyatakan “Akuntansi adalah suatu sistem untuk menyediakan informasi keuangan kuantitatif tentang entitas ekonomi yang di gunakan untuk membuat keputusan ekonomi yang sehat”. Secara umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai sistem dan keuangan perusahaan. Di mana pihak-pihak yang berkepentingan menggunakan laporan akuntansi sebagai sumber informasi utama untuk mengambil keputusan.

Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengelolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun ekstern. Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu satuan usaha dalam menyelenggarakan pertanggungjawaban aktivitas dan kewajiban yang terkait.

Menurut Mulyadi (2001:1) mendefenisikan sistem akuntansi adalah “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang di butuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Sedangkan menurut Skousen et all (2001:6) mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut: “Prosedur dan proses yang di gunakan oleh suatu usaha untuk menganalisis transaksi, menangani tugas pembukuan rutin dan struktur informasi, sehingga dapat digunakan untuk menilai kinerja dan kesehatan usaha”.

Dari uraian mengenai pengertian sistem akuntansi penulis mencoba menyusun kembali pengertian sistem akuntansi, sistem akuntansi merupakan

(22)

salah satu sistem informasi yang digunakan oleh pihak manajemen dalam kegiatan mengelola perusahaan.

Untuk mencapai tujuan dari sistem akuntansi dituntut peranan penting dari sistem akuntansi. Peranan sistem akuntansi dalam perusahaan cukup luas, sistem akuntansi merupakan pengumpulan data (bukti transaksi) sampai menghasilkan informasi keuangan. Dengan demikian peranan sistem akuntansi meliputi keseluruhan aktivitas dalam perusahaan untuk mencapai tujuan sistem akuntansi harus melaksanakan peranannya sebagaimana mestinya agar tujuan dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

a Untuk menyediakan informasi bagi pengolahan kegiatan usaha.

b Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan akuntansi sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

c Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu memperbaiki tingkat keandalan (realibity) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Sistem akuntansi yang tumbuh dan berkembang dewasa ini, merupakan jaringan sistem informasi untuk para pemakaian dengan berbagai tujuan serta berbagai sumber daya. Dalam memproses suatu transaksi diperlukan unsur-unsur,

(23)

yang mencakup dokumen sumber, laporan dan keuangan lainnya dengan perkiraan dan etik lainnya, sejak audit perusahaan dan pengendalian serta cara-cara pengawasan.

Suatu sistem akuntansi harus di sesuaikan untuk memenuhi kebutuhan tertentu setiap perusahaan, karena terdapat perbedaan dalam kegiatan usaha jumlah transaksi yang harus diproses dan penggunaan data akuntansi, maka dengan sendirinya sistem akuntansi berbeda disetiap perusahaan.

2. Pengertian Gaji dan Upah

Sering kali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama, anggapan ini sering terjadi mungkin di sebabkan karena gaji dan upah yang sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan pada karyawannya, pada kenyataannya diantara kedua istilah ini terdapat perbedaan.

Gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung pertahun, perbulan, perminggu, sedangkan upah merupakan pendapatan yang dihitung berdasarkan tarif per jam.

Dalam akuntansi, gaji diartikan sebagai jumlah tertentu yang dibayarkan kepada karyawan untuk jasa yang diberikan selama periode tertentu, gaji merupakan hal yang penting karena beberapa alasan, yaitu:

a Para karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam gaji. Untuk menjaga moral karyawan, pemberi kerja harus membayar gaji tepat waktu, dengan jumlah yang akurat.

b Gaji merupakan hal yang diatur dengan berbagai peraturan pemerintah federal atau negara bagian.

(24)

c Gaji dan pajak yang terkait dengan gaji mempunyai efek yang signifikan terhadap besar laba bersih pada sebagian besar usaha.

Beberapa pengertian mengenai gaji dan upah sebagai berikut, menurut Hasibuan (2003:118) mendefinisikan gaji dan upah adalah sebagai berikut:

Gaji merupakan balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Maksudnya, gaji akan tetap dibayarkan walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati membayarnya.

Pada umumnya tarif gaji dan upah ditetapkan berdasarkan kesepakatan bersama antara majikan dengan karyawan, sehingga gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawan merupakan beban tenaga kerja bagi majikan. Menurut Griffin dan Ebert (2003:256) menyatakan bahwa :

Upah adalah kompensasi dalam bentuk uang dibayarkan untuk jumlah, waktu yang digunakan untuk bekerja sedangkan gaji merupakan kompensasi dalam bentuk uang sebagai imbalan atas pelaksanaan tanggung jawab suatu pekerjaan.

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:373) memberikan pendapat sebagai berikut:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer sedangkan Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang di lakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).

Dari pengertian yang disebutkan di atas, dapat di ambil kesimpulan bahwa gaji merupakan bentuk batas jasa yang diberikan kepada karyawan secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan yang sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan berdasarkan waktu kerja perhari, per jam atau perunit produksi yang dihasilkan. Sehingga balas jasa

(25)

yang di berikan dalam bentuk gaji tetap atau selalu tetap, dan upah dapat berubah-ubah sesuai dengan kemampuan pekerja.

Selain gaji dan upah, pegawai juga terkadang menerima komisi yang merupakan presentasi tertentu dari penjualan yang dilakukannya. Bila pegawai tersebut berprestasi maka perusahaan akan memberikan tambahan pendapatan diluar gaji atau upah pokoknya. Tambahan tersebut dinamakan bonus.

Perusahaan sering membayar upah berdasarkan jumlah jam kerja buruh. Bila buruh tersebut bekerja dalam jam yang lebih lama dari yang seharusnya, maka buruh tersebut dinamakan lembur. Upah yang dibayarkan pada jam lembur tersebut lebih tinggi dari tarif jam kerja biasa.

2.1.2. Unsur dan Prosedur Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah 1. Unsur – Unsur Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita, pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu jika dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem dan mengidentifikasikan proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut.

Adapun unsur-unsur tersebut menurut Mulyadi (2001:3) yaitu : a Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir juga merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan.

(26)

b Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data mencatat lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

c Buku besar

Buku besar (general ledger) berdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai unsur-unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

d Buku pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar . e Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang, daftar utang yang akan di bayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

2. Prosedur Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Akuntansi gaji dan upah adalah suatu proses pencatatan dan perhitungan data gaji dan upah sampai dengan dihasilkan laporan gaji dan upah. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa pengertian akuntansi gaji dan upah sebagai berikut, yaitu keseluruhan teknik prosedur untuk mencatat, mengkalkulasikan, menganalisa, menyimpulkan, dan menyajikan informasi gaji dan upah yang dapat dipercaya dari distribusi dan administrasi.

Untuk dapat melaksanakan akuntansi gaji dan upah perusahaan harus memiliki akuntansi gaji dan upah yang memadai sesuai dengan sistem akuntansi. Dengan dimilikinya sistem akuntansi gaji dan upah dapat menghasilkan informasi

(27)

yang lebih teliti dan dapat dipercaya. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah:

a Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi.

b Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.

c Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap perusahaan selama periode tertentu.

d Rincian biaya unsur gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dalam setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan serta pembayaran. Dalam Sistem penggajian, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

a Prosedur pencatat waktu, b Prosedur pembuatan daftar gaji, c Prosedur distribusi biaya gaji ,

d Prosedur pembuatan bukti kas keluar, e Prosedur pembayaran gaji.

Dalam Sistem pengupahan, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a Prosedur pencatatan waktu hadir

b Prosedur pencatatan waktu kerja, c Prosedur pembuatan daftar upah, d Prosedur distribusi biaya upah,

(28)

e Prosedur pembuatan bukti kas keluar, f Prosedur pembayaran upah.

Memastikan adanya catatan yang akurat atas waktu kerja setiap karyawan adalah langkah pertama dalam perhitungan biaya tenaga kerja pencatatan waktu yang akurat biasanya di capai dengan:

a Kartu absen yang menyediakan bukti yang dapat diandalkan atas kehadiran karyawan di perusahaan dari waktu masuk sampai waktu pulang.

b Kartu jam kerja atau kartu pesanan untuk memastikan informasi atas jenis dan lama pekerjaan yang dilakukan.

Kedua dokumen diawasi, dikendalikan, dan dikumpulkan oleh departemen pencatat waktu, karena pendapatan karyawan tergantung pada waktu kedua formulir ini dan pencatatan waktu memprosesnya sebagai langkah pertama atas pembayaran final, sehingga pencatat waktu adalah mata rantai yang berharga dalam hubungan yang baik antara tenaga kerja dengan manajemen. Bagi kebanyakan pekerja, pencatat waktu adalah manajemen. Sering kali kinerja pencatat waktu menjadi dasar bagi opini awal pekerja atas perusahaan.

Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatat waktu memegang fungsi pencatat waktu yang bertanggung jawab menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Bagian gaji dan upah yang bertanggung jawab menghitung penghasilan tiap karyawan selama pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan dituangkan dalam

(29)

gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada fungsi pembuat kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah menurut Mulyadi (2002:290) sarana dokumen yang digunakan adalah:

a Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen-dokumen ini merupakan surat keputusan berupa surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat, skorsing, pemindahan, perubahan tarif, upah dan sebagainya. Tembusan dokumen- dokumen ini digunakan untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

b Kartu jam hadir

Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir setiap karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

c Kartu jam kerja

Dokumen ini dipergunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan yang berdasarkan pesanan. Dokumen ini di isi oleh mandor digunakan sebagai dasar bagi distribusi biaya upah langsung kepada jenis pesanan.

d Daftar gaji dan upah

Dokumen ini memuat informasi gaji dan upah bruto tiap karyawan, perorangan dan yang berupa Pph 21.

e Rekap daftar gaji dan upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen/bagian, yang di buat berdasarkan daftar gaji dan upah dengan menambah suatu kolom untuk distribusi gaji dan upah menurut departemen/bagian.

f Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh pembuat fungsi gaji dan upah yang merupakan catatan bagi tiap karyawan.

g Amplop gaji dan upah

Bagian depan amplop gaji dan upah yang berisi gaji dan upah karyawan, memuat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi dan jumlah gaji dan upah bersih yang di terima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

h Bukti kas

Berdasarkan informasi daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah maka fungsi pencatat utang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji dan upah.

(30)

Menurut Mulyadi (2001:389) menyatakan bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah yaitu:

1. Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam sistem departemen dalam perusahaan.

2. Kartu harga pokok produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3. Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah dalam bukti memorial.

4. Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan pph pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.

2.1.3. Fungsi – Fungsi Prosedur Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah

Sistem penggajian dan pengupahan pada perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, menghentikan karyawan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Ada berbagai fungsi yang tertarik dalam siklus jasa personel, menurut Mulyadi (2001:382) yang akan diuraikan sebagai berikut :

(31)

1. Fungsi kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan.

2. Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah

3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi bahan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4. Fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).

5. Fungsi keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut jam satu hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di perusahaan ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem akuntansi pengupahan ini diperlukan pencatatan waktu kerja untuk membebankan upah tenaga kerja langsung kepada produk. Menurut Mulyadi (2001:392) bagan alir sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

(32)

Gambar II.1

Bagan alir sistem akuntansi penggajian

Bagian Pencatat Waktu _{Bagian Gaji dan Upah}

8 1

Mulai

Kartu Penghasilan Karyawan

KJH 2

Mencatat jam Hadir Karyawan 1 Daftar Hadir Karyawan 2 Bukti Kas Keluar DG 3 Membuat Daftar Gaji Kartu Jam Hadir N Membuat Daftar Hadir Membuat Rekap Gaji A T

KJH 2

SPG Daftar Hadir

Karyawan

RDG 1 2

Daftar Gaji 1 2

1 Keterangan: _KJH _{: Kartu Jam Hadir}

RDG : Rekap Daftar Gaji SPG : Surat Pernyataan Gaji DG : Daftar Gaji

Kartu Penghasilan Karyawan

(33)

bagian utang

Keterangan :

KPK: Kartu Penghasilan Karyawan

Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)

KPK SPG

2 RDG 1

Daftar gaji

RDG 2 DG 1 Buku kas 1

Keluar

7 KPK

SPG 2 RDG 1

2 DG 1

3 2 Buku kas 1 Keluar 4 Register bukti kas keluar Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar Membua t bukti kas

(34)

Sistem akuntansi penggajian (lanjutan) 6 4 KPK KPK SPG SPG

RDG 2 RDG 2

DG 1 DG 1

Bukti kas 1 keluar

3 3

Bukti kas 1 keluar Mengisi cek memintakan tanda tangan atas cek Menguangka n cek ke

bank & memasukkan uang 8 7 Membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas kartu

penghasilan k Dimasukkan kedalam amplop gaji bersama denagan pemasukan uang gaji Membubuhk

an cap lunas pada bukti &

dokumen pendukungny

(35)

Gambar II.2

Bagan alir sistem akuntansi pengupahan

2 Mulai KP 9 1 KJH Daftar hadir karyawan

Daftar upah 2

KJK Mencata t jam kerja Mulai 1 KJK Membu at daftar jam k j Kartu jam kerja Mencat at jam hadir

Bukti kas 3 keluar Daftar jam kerja karyawan Kartu jam hadir Membu at daftar hadir Membandingka n daftar hadir dan daftar jam kerja karyawan Kartu jam

karyawan

KJH Daftar jam

kerja karyawan Membu at daftar upah Membuat rekap daftar upah dan

surat pernyataan

upah

T SPU 1

A 2

RDG 1

Keterangan

RDG : Rekap Daftar Gaji SPU : Surat Pernyataan Upah KPK : Kartu Penghasilan Karyawan Daftar upah Kartu penghasila n 3

(36)

Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan) 6 7 3 KPK 4 KPK

SPU 2 KPK

RDU 2 SPU 1

RDU 2 2 DU 1

SPU 2

Bukti kas 1 Keluar

RDU 1 1

Daftar upah 1 RDU 2

1 Daftar gaji

RDU 1

Daftar upah1 2

Bukti kas 1 keluar

Membua t buku

kas ₁0

Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek KPK SP 1

Mencatat nomor cek pada register

bukti kas

2 RDU 1

8 Menguangkan

cek ke bank & memasukkan

uang ke amplop upah

2 DU 1 3

Bukti kas 1 Keluar

Membayar upah kpd. Karyawan &

meminta tanda tangan atas kartu

penghasilan karyawan 7 5 4 Dimasukkan kedalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang upah Membubuhkan

cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya Register bukti kas keluar 6

(37)

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dimulai dari bagian pencatatan waktu. Bagian pencatatan waktu membuat daftar hadir karyawan kemudian dikirimkan kebagian keuangan (bagian gaji dan upah). Bagian ini membuat daftar gaji karyawan yang dicatat ke kartu penghasilan karyawan. Bagian keuangan kemudian membuat bukti kas yang akan dikeluarkan untuk membayar gaji dan upah karyawan. Bukti kas keluar ini lalu dikirimkan kebagian akuntansi (bagian utang). Bagian akuntansi akan mencatat bukti kas keluar yang telah dikeluarkan ke dalam buku besar dan bagian akuntansi ini juga mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. Setelah bagian utang mencatat dan membuat bukti kas keluar atas gaji dan upah, maka bagian keuangan membayarkan gaji dan upah karyawan yang dimasukkan ke dalam amplop gaji. Dalam membayar gaji dan upah, bagian keuangan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan serta membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya.

2.2. Kerangka Konseptual

PT. Gemilang Indah Sentosa merupakan perusahaan jasa yang mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang besar tersebar hampir di seluruh bagian Sumatera. Semua hal yang berkaitan dengan penggajian dilakukan oleh fungsi-fungsi yang terkait dengan menggunakan sistem informasi baik dari karyawan atau komputerisasi dalam pemrosesannya, ditandai dengan data-data yang digunakan yang pada akhirnya membentuk suatu sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada perusahaan. Pada sistem informasi akuntansi penggajian karyawan inilah akan dilakukan analysis untuk menilai apakah sistem

(38)

informasi akuntansi penggajian yang diterapkan telah mampu dijalankan perusahaan secara efektif dan efisien. Berdasarkan uraian ini, maka kerangka konseptual atau kerangka berpikir pada penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar II.3 Kerangka Konseptual

SISTEM INFOMASI

AKUNTANSI PENGGAJIAN

 Dokumen yang digunakan

 Catatan akuntansi yang digunakan

 Fungsi yang terkait

 Prosedur yang membentuk sistem

 Perekrutan karyawan

 Perhitungan gaji karyawan

 Pembayaran gaji karyawan

 Pencatatan gaji karyawan

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. GEMILANG INDAH SENTOSA

(39)

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian Kualitatif. Jenis penelitian kualitatif merupakan penelitian yang menekankan pada pengujian teori-teori melalui pengukuran variabel-variabel penelitian dengan melakukan analysis data dengan prosedur kondisi dilapangan secara langsung. 3.2. Tempat dan Waktu Penelitian

3.2.1. Tempat Penelitian

Dalam penelitian ini penulis melakukan penelitian di PT. Gemilang Indah Sentosa, berlokasi di Jl. Sisingamangaraja No. 350 A & B. Telp. 061-7853668 dan 061-7853972, Fax 061-7853686. Email: gemilangsentosa@gmail.com

3.2.2. Waktu Penelitian

Adapun rencana penelitian yang akan dilakukan oleh penulis pada bulan Juli 2013 sampai dengan Desember 2013.

Tabel III.1

Rincian Waktu Penelitian No Kegiatan

Tahun 2013/2014 Juli 2013 Agustus

2013 September 2013 Oktober 2013 Nopember 2013 Desember 2013 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Pengajuan judul

2 Pra riset

3 Penyusunan proposal

4 Bimbingan proposal 5 Penyusunan skripsi dan

bimbingan skripsi 6 Pengajuan skripsi kepada

(40)

3.3. Jenis Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini dibagi dalam dua jenis yaitu: 1. Data primer, yaitu data yang secara langsung diperoleh dengan melakukan

penelitian lapangan yang bertujuan untuk mencari fakta yang sebenarnya, yakni berdasarkan kenyataan yang diperoleh dari perusahaan tempat dimana penelitian dilakukan.

2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari referensi-referensi serta buku-buku teori yang relevan dengan masalah penelitian.

3.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data di gunakan tehnik:

1. Wawancara, yaitu mengadakan tanyajawab secara langsung dengan pihak berwenang di perusahaan sesuai dengan masalah yang diteliti.

2. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap situasi perkembangan instansi yang diteliti dan prosedur yang ada pada instansi pada saat dilakukan riset.

3. Dokumentasi, yaitu meminta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penulisan ini dari PT. Gemilang Indah Sentosa Medan.

3.5. Teknik Analisis

Metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif yaitu analisa yang dilakukan untuk menentukan, mengumpulkan, serta menafsirkan data yang diperoleh sehingga dapat memberikan suatu gambaran yang lengkap tentang masalah yang diteliti.

(41)

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Gemilang Indah Sentosa perusahaan yang bergerak di bidang Jasa Outsource Organizer berusaha untuk mendukung dan mendukung mitra bisnis untuk mencapai tujuannya. Perusahaan berdiri pada tahun 19 Juli 2001 di Medan. Dengan bidang jasa yang meliputi Security Service, Cash Management, Sales Promotion Girl (SPG), Staff Umum, Cleaning Service, Helper, Pekerja Harian Lepas (PHL), Operator Telepon, Driver & Rent a Car, Event Organizer, Outbound Training dapat menekan biaya yang berdampak pada efisiensi dengan tidak melanggar dari peraturan yang di tetapkan oleh Pemerintah.

Visi perusahaan adalah “Menjadi perusahaan Outsourcing yang terpercaya dan diandalkan oleh mitra bisnisnya”. Sedangkan misi perusahaan adalah “Menciptakan lapangan kerja dan menolong sesama”. Moto perusahaan adalah Responsive, Action dan Responsibility yang dijabarkan sebagai berikut:

Responsive : Mendengar kebutuhan, saran, keinginan mitra bisnis dengan ikhlas dan sepenuh hati

Action : Memberikan masukan kepada mitra bisnis berdasarkan pengalaman dan tindakan dan langkah-langkah yang dianggap perlu untuk membantu mitra bisnis

(42)

Responsibility : Bertanggungjawab setiap tindakan dan langkah-langkah yang telah dilaksanakan untuk kepuasan mitra bisnis

4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Organisasi merupakan wadah dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi suatu sistem dari aktivitas kerja sama yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih memadai. Jadi struktur organisasi merupakan kerangka susunan perwujudan pola tetap hubungan, fungsi, bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi bagi perusahaan tidak selalu sama dengan perusahaan lainnya walaupun sejenis, karena organisasi perusahaan harus disesuaikan dengan bentuk dan seluruh kegiatan perusahaan. Dalam menjalankan roda organisasi perusahaan, PT. Gemilang Indah Sentosa Medan menjalankan struktur organisasi garis dan staf. Dalam struktur organisasi ini dikenal satu garis komando atau pemerintahan dimana masing-masing bawahan melaksanakan tugas-tugasnya dan bertanggungjawab kepada atasannya.

Berikut adalah gambar struktur organisasi PT. Gemilang Indah Sentosa Medan.

(43)

Sumber: PT. Gemilang Indah Sentosa, 2013

Gambar 4.1

Struktur Organisasi PT. Gemilang Indah Sentosa

4.1.3. Tugas Pokok dan Fungsi

Dari struktur organisasi tersebut, berikut ini adalah uraian tugas dari masing-masing fungsi adalah sebagai berikut:

1. Komisaris Utama

Komisaris Utama dalam hal ini bertugas dan bertanggungjawab penuh atas kegiatan perusahaan sebagai kekuasaan tertinggi dalam pelaksanaan tugas operasional, berhak dan berkuasa penuh dalam mewakili perusahaan dimana

Komisaris Utama

Direktur Utama

Manajer Personalia

Manajer Operasional

Manajer Keuangan

Sekretaris

Staff HRD

Staff Bag. Umum

SPV

Staff Marketing

Staff Accounting

Staff Adm. Keuangan

(44)

pun juga baik dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Selain sebagai pimpinan tertinggi juga merupakan pemilik perusahaan. Tugas, wewenang dang tanggung jawabnya yaitu:

a Memimpin dan mengendalikan perusahaan

b Mengawasi setiap kegiatan dalam perusahaan dan mengawasi setiap bagian yang ada pada perusahaan

c Memberikan pengarahan dan bimbingan terhadap para karyawan dan memberikan persetujuan atau kebijaksanaan yang dianggap perlu dalam menunjang lancarnya kegiatan perusahaan

d Sebagai wakil perusahaan dalam hubungan dengan mitra bisnis

e Mengangkat dan memberhentikan karyawan serta menentukan besarnya gaji karyawan

f Melakukan persetujuan awal dengan mitra bisnis yang bekerja sama dengan perusahaan.

2. Direktur Utama

Tugas, wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama secara garis besar yaitu:

a Membantu tugas Komisaris Utama

b Dapat mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan mitra bisnis

c Menjalankan kerjasama yang baik dengan mitra bisnis yang dapat menguntungkan bagi perusahaan

(45)

e Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kerjasama dengan mitra bisnis

f Mempelajari dan menguasai situasi persaingan dengan perusahaan-perusahaan jasa lain yang menjadi tanggung jawabnya.

3. Manager Personalia

Manajer personalia bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama atas setiap tenaga kerjanya. Dalam melaksanakan tugas manager personalia membawahi Kepala Bagian Staf HRD dan staff Bagian Umum. Tugas Manager Personalia adalah:

a Merencanakan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masing – masing departemen

b Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan berdisiplin

c Menampung dan mencari keluhan karyawan

d Mengatur dan merencanakan training untuk peningkatan keterampilan karyawan

e Bertanggung jawab terhadap disiplin kerja karyawan

Tugas dan wewenang lain dari manager personalia ada tiga bagian yaitu: a Procuring

1) Memperoleh tenaga kerja 2) Membuat anggaran tenaga kerja 3) Menarik tenaga kerja

(46)

5) Menetapkan dan menghubungi sumber – sumber tenaga kerja 6) Mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja

b Developing

1) Memajukan atau mengembangkan tenaga kerja 2) Melatih dan mendidik tenaga kerja

3) Mempromosikan dan memindahkan tenaga kerja 4) Mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja c Maintenance

1) Memanfaatkan tenaga kerja 2) Memberhentikan tenaga kerja 3) Memensiunkan tenaga kerja 4) Memberi kompensasi

5) Mengurus kesejahteraan karyawan termasuk pembayaran upah, rekreasi, pengobatan dan lain sebagainya.

4. Manager Operasional

Peran manager operasional dalam perusahaan memiliki tugas yang sangat penting, mengingat bahwa perusahaan dapat terus berkembang dan berjalan dengan baik bergantung pada sistem manajemen yang ada di dalamnya. Hal ini menjadi tugas manager operasional untuk dapat menciptakan keberhasilan sesuai yang diharapkan dan ditargetkan oleh perusahaan.

Manager Operasional memiliki tugas dan tanggung jawab yang mutlak dalam menentukan maju atau mundurnya perusahaan dan dalam tugasnya harus

(47)

sesuai dengan kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan pengawasan penuh dari pihak manajemen dan Komisaris Utama.

Tugas dan wewenang Manager Operasional adalah:

a Memimpin serta memonitor jalannya perusahaan

b Membuat kebijakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan c Mengambil keputusan jika terjadi hal yang sifatnya strategis d Mengevaluasi kinerja perusahaan tiap bulan

e Membuat laporan secara tertulis kepada Direktur Utama tiap bulannya f Membuat rencana baik untuk perusahaan dalam jangka pendek atau dalam

jangka panjang 5. Manager Keuangan

Manager Keuangan mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap apa yang telah dilakukannya. Adapun keputusan keuangan yang menjadi tanggung jawab manager keuangan dikelompokkan ke dalam tiga (3) jenis: a Mengambil keputusan investasi (Investment Decision), menyangkut

masalah pemilihan investasi yang diinginkan dari sekelompok kesempatan yang ada, memilih satu atau lebih alternatif investasi yang dinilai paling menguntungkan.

b Mengambil keputusan pembelanjaan (Financing Decision), menyangkut masalah pemilihan berbagai bentuk sumber dana yang tersedia untuk melakukan investasi, memilih satu atau lebih alternatif pembelanjaan yang menimbulkan biaya paling murah.

(48)

c Mengambil keputusan deviden (Dividend Decision) atau Dividend Policy, menyangkut masalah penentuan besarnya persentase dari laba yang akan dibayarkan sebagai deviden tunai kepada para pemegang saham, stabilitas pembayaran deviden, pembagian saham deviden dan pembelian kembali saham – saham.

Keputusan – keputusan tersebut harus diambil dalam kerangka tujuan yang seharusnya dipergunakan oleh perusahaan yaitu memaksimalkan nilai perusahaan. Nilai perusahaan adalah harga yang terbentuk seandainya perusahaan dijual. Apabila perusahaan “Go Public” maka nilai perusahaan ini akan dicerminkan oleh harga saham perusahaan tersebut. Dengan meningkatnya nilai perusahaan, maka pemilik perusahaan menjadi lebih makmur sehingga mereka menjadi lebih senang. Aktivitas perusahaan ditinjau dari sudut manajemen keuangan menjadi tugas manager keuangan. Tugasnya antara lain adalah sebagai berikut:

a Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu

b Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

c Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (Cash flow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan

(49)

d Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

e Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan

f Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.

g Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

6. Sekretaris

Tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal – hal berikut ini: a Tahu sikap dan pribadi pimpinan

b Dapat mengetahui kondisi pimpinan c Terjadinya hubungan kerja yang harmonis d Memelihara wibawa atasannya

(50)

f Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan

g Memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan

h Memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.

Tugas Sekretaris antara lain adalah sebagai berikut:

a Pengetikan, making call, menerima tamu, Correspondence, Filling, surat menyurat

b Penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule

c Pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan

d Mempersiapkan pidato, presentasi dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

7. Staff HRD

Staff HRD bertanggung jawab atas pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan. Tugas – tugas yang dilakukan oleh staf HRD adalah sebagai berikut:

a Membuka rekrutmen, ketika perusahaan membutuhkan tambahan karyawan baru, untuk tempat – tempat tertentu, maka tugas HRD mengumumkan lowongan kerja di media masa atau bekerja sama dengan agen pencari tenaga kerja

(51)

b Menyusun soal – soal ujian, langkah selanjutnya adalah membuat soal ujian seleksi karyawan. Misalnya soal psikotes, logika dan soal umum. Selain itu juga mengatur jadwal ujian seleksi karyawan

c Melaksanakan seleksi karyawan, tugas selanjutnya adalah melakukan seleksi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk tahap wawancara d Input data – data karyawan, tugas utama admin adalah mencatat nama –

nama karyawan secara lengkap untuk dijadikan arsip perusahaan. Termasuk juga prestasi karyawan, track record, jumlah besarnya gaji, tunjangan dan bonus. Selain itu juga menyusun uraian tugas untuk semua sektor pekerjaan di perusahaan. Misalnya Job DescriptionMarketing, Job Description Manager Keuangan. Dan sebagainya

e Penilaian kinerja karyawan. Bersama manager melakukan penilaian terhadap semua kinerja karyawan. Apakah mereka bisa melakukan mengaplikasikan job description dengan baik. Penilaian ini sebagai bahan evaluasi perusahaan terhadap karyawannya

f Membuat kontrak kerja. Tugas lain adalah merancang surat kontrak kerja kepada karyawan baru. Surat ini berisi pasal – pasal hak dan kewajiban karyawan.

8. Staff Bagian Umum

Staff bagian umum mempunyai tugas melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang umum. Bagian umum ditugaskan untuk dapat melengkapi setiap kebutuhan perusahaan sebagai berikut:

(52)

b Melakukan pendataan terhadap barang masuk

c Melaksanakan dan mengkoordinasikan ketersediaan kendaraan untuk keperluan dan kepentingan perusahaan.

d Penyimpanan, pendistribusian, perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana yang ada di perusahaan.

e Melaksanakan pembinaan dalam kegiatan kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor

f Penyiapan dan penyediaan kebutuhan ATK yang diperlukan oleh karyawan kantor

g Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis, penerimaan dan pengiriman sandi, telekomunikasi.

9. Staff Marketing

a Mengumpulkan informasi dan data yang menyusun daftar potensial mitra bisnis sebagai target pemasaran

b Menyusun rencana aktivitas pemasaran secara reguler (mingguan dan bulanan)

c Melayani dan melakukan kontrak secara regular dengan mitra bisnis baik secara formal maupun informal

d Melakukan kontak/mengunjungi dan menawarkan produk jasa dengan calon – calon mitra bisnis

e Mewakili perusahaan hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh pihak mitra bisnis untuk membina hubungan baik

(53)

f Mengajukan usulan sponsorship kepada mitra bisnis agar secara aktif terlibat dalam kegiatan publik untuk membangun citra positif perusahaan g Menyusun dan mengajukan permohonan pengadaan barang cetak dan

material lain yang dibutuhkan untuk kegiatan pemasaran produk jasa perusahaan

h Melakukan kontak dengan pihak – pihak eksternal untuk koordinasi persiapan dan pelaksanaan program pemasaran dari perusahaan

i Menyusun laporan aktivitas dan evaluasi pencapaian target perusahaan secara reguler bulanan dan menyerahkan laporan ke manager untuk diperiksa dan ditandatangani.

10. Staff Accounting

Staff accounting adalah untuk profesi staf akuntansi, tugas utama seorang staf akuntansi adalah mengatur administrasi keuangan perusahaan. Staf akuntansi bertugas menyelenggarakan pencatatan dan pembukuan, ia mencatat dan membukukan semua kejadian transaksi yang berpengaruh terhadap keuangan perusahaan. Misalnya mencatat pengeluaran (biaya) dan pemasukan (pendapatan), mencatat perubahan aset/ harta, hutang dan modal perusahaan. Hasil akhir pekerjaan staf akunting melaporkan keuangan yang disusun pada akhir periode akuntansi (misalnya akhir bulan, akhir tiga bulan atau akhir tahun) sesuai dengan kebijakan perusahaan.

11. Staf Administrasi Keuangan

Staf keuangan bertugas melaksanakan kegiatan dalam membuat tagihan ke mitra bisnis dan membuat gaji karyawan setiap bulannya,

(54)

administrasi keuangan juga melakukan kegiatan jurnal entry sampai dengan arsip dokumen untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. Tanggung jawab sebagai staff keuangan di perusahaan begitu banyak seperti:

a Menyiapkan anggaran, menyimpan uang kas, melaksanakan transaksi, mengelola, dan membagikan gaji

b Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada mitra bisnis dengan benar dan tepat waktu.

c Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.

d Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif.

e Menginput penerimaan pembayaran dari mitra bisnis dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.

f Mengarsipkan seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.

12. Staf Pajak

Tugas staf pajak yang ada di perusahaan ini melaksanakan setiap kegiatan perpajakan yang ada di perusahaan. Adapun tugas staf pajak adalah sebagi berikut:

(55)

b Menghitung pembayaran pajak yang akan di bayarkan setiap bulannya dan melakukan pengoreksian terhadap pajak jika terjadi kesalahan pencatatan dan perhitungan

c Menghitung Pph 21 karyawan sesuai dengan gaji yang diterima oleh karyawan tersebut

d Melaporkan kepada kantor pajak mengenai pembayaran pajak yang sudah dibayarkan oleh perusahaan ataupun yang sudah dibayarkan oleh mitra bisnis

e Mengarsipkan seluruh dokumen pembayaran pajak untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan pencarian dokumen jika diperlukan ke depannya.

4.2. Hasil Penelitian

4.2.1. Jenis Kegiatan PT. Gemilang Indah Sentosa

PT. Gemilang Indah Sentosa Medan adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyedia jasa, dimana perusahaan tersebut memiliki kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Security Service

Sebagai penyedia sumber daya manusia yang berperan penting terhadap keamanan, PT. Gemilang Indah Sentosa menawarkan suatu konsep keamanan yang menyeluruh dan terpadu dengan tingkat profesionalisme yang tinggi dan hasil kerja yang optimal.

Untuk meningkatkan komitmen yang tinggi dengan Tugas Dasar Security dan terus menjaga konsistensi anggota security serta perkembangan tindakan

(56)

kejahatan yang terjadi maka setiap 3 bulan sekali kami mewajibkan anggota security kami untuk mengikuti Latihan Gabungan dengan sistem gelombang disesuaikan dengan waktu off-nya. Sekaligus juga untuk memeriksa kesehatan anggota security, baik pengukuran melalui tensi, test urine serta fisiknya.

Dalam hal security service ini, PT. Gemilang Indah Sentosa memberikan pelayanan sebagai berikut:

a Merekrut tenaga security yang akan ditempatkan di lokasi penggunaan jasa b Mendidik dan melatih tenaga security sesuai dengan standar pelatihan

dasar Polri

c Menyiapkan rincian tugas yang disesuaikan dengan Kondisi Lingkungan pengguna jasa

d Melakukan pergantian personil paling lambat 1 jam apabila ada anggota yang berhalangan

2. Cash Management Service a Cash In Transit (CIT)

Secara umum CIT adalah kegiatan pengambilan dan pengantar uang dan barang – barang berharga lainnya dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan kendaraan yang di desain khusus dan dijaga oleh petugas keamanan yang dipersenjatai dan dilindungi oleh asuransi.

Beberapa jenis layanan produk CIT adalah sebagai berikut: 1) CIT – Bank Indonesia

(57)

pelanggan. Pemberitahuan untuk pengambilan dan penyetoran dilakukan 1 (satu) hari sebelumnya oleh bank pelanggan melalui fax order.

2) CIT – On Call Service (CIT – Adhoc)

Merupakan pelayanan pengambilan dan pengantaran baik antar bank, nasabah, maupun perusahaan berdasarkan permintaan yang tidak terjadwal termasuk pada hari libur.

3) CIT Dedicated Services (Cash Guard Services)

Merupakan produk layanan penyediaan armada beserta supir, kasir, dan petugas keamanan bersenjata untuk membawa uang dan barang berharga pada jam kerja dan di bawah supervise klien.

4) CIT – Regular Services

Merupakan layanan pengambilan dan pengantar uang tunai dan barang – barang berharga dari satu tempat ke tempat lain secara rutin dan terjadwal serta lokasi pengambilan sudah ditentukan setiap harinya.

b. Cash In Save (CIS)

Cash in save adalah layanan penyediaan khazanah (vault – Strong Room) untuk pengamanan dan penyimpanan uang cash/barang berharga atau dana client yang overnight, serta uang yang akan atau telah saring di Cash Processing Centre.

c. Cash Processing Service (CPS)

Adalah layanan pemrosesan uang yang dilakukan di dalam ruangan Cash Processing Centre dengan dipantau CCTV. Kegiatan yang dilakukan adalah:

(58)

1) Menghitung secara detail dengan menggunakan mesin hitung ataupun manual

2) Penyortiran secara detail dengan menggunakan mesin hitung ataupun manual

3) Penyortiran berdasarkan satuan, denominasi, layak edar dan tidak layak edar, serta hadap arah yang sama

4) Melakukan pembendelan, pengikatan per brood dan membungkus dengan plastik (wrapping)

5) Menempatkan uang di dalam wadah seperti tas uang, box, dan lain – lain.

d. Pengisian ATM

Adalah layanan pengisian uang ke dalam mesin ATM.

e. Sales Promotion Girl (SPG)

Untuk membantu para klien dalam mengenalkan produk baru atau launching suatu produk. PT. Gemilang Indah Sentosa juga menyiapkan beberapa Sales Promotion Girl yang bisa dilatih sesuai dengan keinginan klien. Agar para SPG dapat bekerja dengan baik dan optimal, dalam merekrut, PT. Gemilang Indah Sentosa memiliki standar dan melakukan pembinaan terhadap mereka antara lain:

1) Berpenampilan menarik, sopan, beretika dan ramah 2) Menjaga penampilan dan lingkungan kerjanya

3) Mengenali dan membina hubungan baik dengan pembeli agar selalu ingin datang kembali untuk belanja

(59)

4) Memberikan rasa kepuasan maksimal kepada pembeli dengan cara: 1) Pelayanan yang manis, senyum, sopan dan rendah hati

2) Memberikan perhatian yang baik 3) Membangun citra yang baik

5) Bersikap adil dan sabar dalam melayani pembeli 6) Bekerja dengan senyuman dan matang emosi

7) Mampu dan jeli melihat penampilan pembeli/tamu (seperti orang kaya tapi berpakaian tidak layak atau sosok pencuri tapi berpakaian trendy). f Staf Umum

Untuk membantu mitra bisnis dalam menjalankan usahanya baik dibidang Administrasi, Accounting, Pabrik, Perhotelan, Rumah Sakit, Multilevel Marketing, dan lain – lain, PT. Gemilang Indah Sentosa akan menyiapkan tenaga kerja yang siap pakai dan memiliki kriteria sebagai berikut:

1) Pekerja yang profesional dan berdisiplin tinggi

2) Berkepribadian baik, menguasai tugas, dan bertanggungjawab atas pekerjaannya

3) Memahami dan mengerti Job Description. g Cleaning Service

Kondisi lingkungan kerja yang bersih, indah, dan rapi sangatlah penting dan membantu dalam memciptakan suasana yang tenang dan nyaman. Untuk itu PT. Gemilang Indah Sentosa membantu mitra bisnis mewujudkan hal tersebut dengan menyediakan tenaga Outsource Office Boy. PT. Gemilang Indah

(60)

Sentosa mengarahkan para office boy agar bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya seperti:

1) Memperhatikan kebersihan dan kerapian lingkungan perusahaan

2) Merawat peralatan – peralatan kantor yang bersifat inventaris khususnya dinas dalam untuk keperluan kantor.

3) Mengadakan hubungan kerja yang baik antara sesama karyawan dalam menjaga kebersihan dan keindahan lingkungan kerja

4) Menyapu, mengepel seluruh lantai ruangan kantor

5) Membersihkan seluruh kaca jendela, ruangan kantor, dapur dan kamar mandi kantor

6) Adanya Standar Operasional Prosedur yang dikontrol oleh supervisor. 7) Menggunakan alat cleaning service yang lengkap dan modern

h. Helper

Untuk membantu supir dan memperlancar kegiatan memasukkan dan mengeluarkan barang dari dan ke dalam truck serta menyusun barang – barang yang akan diedarkan kepada penjual.

i. Pekerja Harian Lepas (PHL)

Kondisi pesanan yang tidak menentu di dalam industri kadang membuat mitra bisnis harus memilih pengangkatan pegawai tetap atau outsource yang beresiko sangat kecil, untuk mengantisipasi kondisi tersebut PT. Gemilang Indah Sentosa membantu mitra bisnis dalam menyediakan pekerja harian lepas yang membuat mitra bisnis dapat menyesuaikan dengan kebutuhan pesanan.

(61)

j. Operator Telepon

Kesan pertama menentukan segalanya, untuk PT. Gemilang Indah Sentosa menyediakan Operator Telepon agar membantu para klien pada saat awal komunikasi telah dapat menjelaskan bentuk usaha dan disesuaikan dengan Standar Operasional Prosedur mitra bisnis.

k. Receptionist/Customer Service

Penghubung atau mediator antara perusahaan dengan nasabah.

4.2.2. Unsur – Unsur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa

Unsur-unsur sistem akuntansi terdiri dari dokumen-dokumen, catatan-catatan, dan prosedur yang digunakan mengolah data untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi penggajian adalah koordinasi dari dokumen-dokumen, catatan-catatan, serta prosedur-prosedur yang menghasilkan informasi yang dapat menentukan secara cepat dan tepat tentang gaji setiap pegawai, yang meliputi gaji bruto, potongan-potongan, dan gaji bersih yang akan diterima pegawai.

Penggajian dilakukan secara bulanan, gaji dan upah yang diterima karyawan berbeda sesuai dengan kebijaksanaan dari perusahaan – perusahaan tempat karyawan bekerja, namun harus tetap berdasarkan UMP (upah minimum provinsi) dengan standar minimum yang telah ditentukan oleh pemerintah.

(62)

Setiap perusahaan klien akan memberikan informasi kepada bagian personalia tentang tingkat kehadiran karyawan yang bekerja pada perusahaan. Berdasarkan pada tingkat kehadiran ini, perusahaan klien akan melakukan transfer sejumlah uang kepada PT Gemilang Indah Sentosa yang selanjutnya akan diteruskan kepada karyawan yang dilakukan melalui

payroll.

4.2.3. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa

Prosedur yang membentuk sistem penggajian di PT. Gemilang Indah Sentosa Medan seperti berikut ini:

1. Aktivitas Bagian Personalia

Perusahaan telah menerapkan pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin absensi. Mesin absensi diletakkan pada setiap perusahaan klien. Setiap karyawan yang datang atau akan keluar harus melakukan cap pada mesin absensi. Terdapat petugas keamanan (satpam/security) yang mengawasi, hal yang demikian sangat mudah terjadi kecurangan dalam hal untuk mencatat waktu hadir karyawan.

Berdasarkan kartu absen yang ada, selanjutnya klien akan melakukan rekapitulasi data tentang kehadiran karyawan yang bekerja. Setelah rekapitulasi kehadiran diterima dan diperiksa sesuai dengan bukti kartu absen, maka selanjutnya bagian personalia mengirimkan lembar rangkap rekapitulasi kehadiran kepada bagian keuangan untuk disusun daftar gaji karyawan.

(63)

Untuk lebih jelasnya tentang prosedur aktivitas bagian personalia dapat dilihat sebagai berikut:

a. Menerima daftar kehadiran karyawan dari seluruh perusahaan klien PT. Gemilang Indah Sentosa

b. Melakukan verifikasi daftar kehadiran karyawan dari setiap perusahaan klien

c. Menyerahkan daftar kehadiran kepada bagian keuangan 2. Aktivitas Bagian Keuangan

Karyawan menerima imbalan jasa dalam bentuk gaji bulanan Perhitungan gaji karyawan didasarkan atas data dari mesin absensi yang diketahui dari kartu absen setiap karyawan. Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian keuangan.

Sebelum melakukan perhitungan gaji terhadap karyawan, bagian keuangan menerima rekapitulasi kehadiran karyawan dari setiap perusahaan klien. Selanjutnya berdasarkan rekapitulasi kehadiran karyawan, maka bagian keuangan melakukan perhitungan dan menyusun daftar gaji karyawan. Daftar gaji karyawan yang telah disusun selanjutnya diberikan kepada manajer keuangan untuk mendapatkan persetujuan.

Jika daftar gaji karyawan telah mendapatkan persetujuan dari manajer keuangan, selanjutnya daftar gaji karyawan diberikan kepada Bank Rekanan perusahaan untuk memberikan gaji karyawan melalui rekening masing – masing karyawan setiap awal bulan paling lambat tanggal 3 setiap bulan.

(64)

Untuk mengetahui prosedur aktivitas dari bagian keuangan dapat dilihat langkah – langkah sebagai berikut:

a. Menerima daftar kehadiran karyawan dari bagian personalia

b. Membuat daftar gaji karyawan sesuai dengan daftar kehadiran karyawan. c. Meminta Manager Keuangan untuk melakukan otorisasi daftar gaji

karyawan

d. Menyerahkan daftar gaji kepada bank untuk melakukan debit pada rekening perusahaan

e. Menerima Nota Debit (ND) dari bank dan mengeceknya dengan dokumen-dokumen pembayaran

f. Mengarsipkan Nota debit (ND)

g. Menyerahkan daftar gaji, dan Nota Debet ke bagian akuntansi untuk diposting

3. Aktivitas Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi adalah bagian dari perusahaan yang khusus untuk melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan. Termasuk transaksi pembayaran gaji kepada setiap dari yang bekerja. Baik gaji untuk karyawan yang bekerja pada perusahaan klien, maupun pencatatan gaji untuk karyawan yang bekerja pada perusahaan sendiri.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang prosedur tersebut, maka dapat dilihat seperti pada gambar berikut ini:

(65)

Gambar IV.2

Prosedur Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa

Keterangan Transaksi Bagian Personalia Bagian Keuangan Bagian Akuntansi

Mulai

Menerima Daftar Kehadiran Karyawan dari Perusahaan Klien (untuk 25 hari kerja)

Melakukan verifikasi Daftar Kehadiran dan membuat Rekapitulasi Daftar Kehadiran Karyawan (Dibuat

dalam 3 rangkap, rangkap 1 untuk bagian keuangan, rangkap ke-2 untuk bagian akuntansi, dan rangkap ke-3 diarsipkan

Menerima Rekapitulasi Kehadiran rangkap 1

Membuat Daftar Gaji dan Slip Gaji untuk seluruh karyawan sesuai dengan Rekapitulasi Kehadiran Karyawan 2 rangkap. Rangkap 1 untuk bagian akuntansi, rangkap 2 untuk diarsipkan

Daftar Gaji dan Slip Gaji Rekapitulasi Kehadiran Karyawan Mulai Daftar Kehadiran Karyawan Rekapitulasi Kehadiran Karyawan

(66)

Keterangan Transaksi Bagian Personalia Bagian Keuangan Bagian Akuntansi

Meminta otorisasi pengesahan dari manager

keuangan, selanjutnya mengirimkannya ke bagian akuntansi

Mengirimkan Uang Gaji kepada Bank untuk membayar kan gaji karyawan sesuai dengan Daftar Gaji dan Slip diterima oleh bank untuk dibayarkan kepada karyawan, Sekaligus menerima Nota Debit Melakukan mengarsipkan Daftar Gaji dan Slip Gaji serta nota debit dari bank, dan mengirimkan rangkapnya ke bagian Akuntansi

Arsip menurut Tanggal

Menerima Daftar Gaji dari bagian Keuangan

Berdasarkan pada Daftar Gaji, Slip Gaji dan Nota Debit dicatat ke dalam Buku Besar

Selesai

Sumber: PT. Gemilang Indah Sentosa, 2013

Prosedur Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Indah Sentosa (lanjutan) 4.3. Pembahasan

Pada bagian ini akan dilakukan pembahasan untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di PT. Gemilang Indah Sentosa Medan dan apakah sudah dijalankan dengan baik dan efektif.

Daftar Gaji dan Slip Gaji dan ND Daftar Gaji

dan Slip Gaji

Uang (Rp)

Daftar Gaji dan Slip Gaji dan Nota Kredit

Buku Besar

(67)

4.3.1. Unsur – Unsur Sistem Penggajian di PT Gemilang Indah Sentosa Seperti yang diketahui bahwa terdapat beberapa dokumen yang digunakan pada sistem penggajian di PT. Gemilang Indah Sentosa. Yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Daftar Kehadiran Karyawan

Dokumen ini diterima PT Gemilang Indah Sentosa dari perusahaan yang menjadi rekanan. Metode pencatatan kehadiran dilakukan oleh perusahaan rekanan. Hanya ada 1 orang petugas keamanan yang melakukan pengawasan terhadap pencatatan kehadiran setiap karyawan. Melihat dari mekanisme pencatatan kehadiran ini, maka dokumen kehadiran karyawan dikhawatirkan memiliki kelemahan terhadap tingkat validitasnya. Dengan hanya menggunakan 1 orang petugas saja yang menjaga pencatatan kehadiran karyawan, dikhawatirkan dapat terjadi kecurangan. Hal ini beralasan sangat kuat, mengingat sistem pencatatan kehadiran karyawan menggunakan mesin pencatat waktu menggunakan kartu kehadiran.

Dengan sistem pencatatan kehadiran yang ada, sangat mudah terjadinya kecurangan. Kerjasama antara karyawan yang tidak disiplin dengan petugas yang menjaga bisa saja terjadi. Hal ini dapat merugikan semua pihak. Baik bagi pihak yang menggunakan jasa PT Gemilang Indah Sentosa maupun pihak PT Gemilang Indah Sentosa sendiri. Sebab harus memberikan bayaran yang sama terhadap karyawan yang tidak disiplin dengan karyawan yang disiplin.

(1)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan

Pada PT. Gemilang Indah Sentosa yang menjadi unsur penelitian, telah memiliki sistem informasi akuntansi penggajian yang baik. Namun, penulis menilai sistem yang ada masih belum dapat memberikan prosedur penggajian yang baik bagi perusahaan. Adapun hal-hal yang mendukung kesimpulan tersebut, adalah:

1. Dilihat dari adanya unsur-unsur pada sistem akuntansi penggajian di PT. Gemilang Indah Sentosa, diketahui bahwa terdapat dokumen-dokumen yang memadai, seperti daftar kehadiran karyawan, rekapitulasi kehadiran karyawan, dan daftar gaji karyawan yang digunakan untuk membuat gaji. Akan tetapi, perusahaan masih mengabaikan pentingnya dokumen rekapitulasi kehadiran karyawan yang terlibat dalam pencatatan waktu hadir dengan metode yang sekarang, sangat sulit melihat karyawan yang terlambat. Kekurangan ini mengakibatkan prosedur dalam penggajian di perusahaan belum maksimal.

2. Adanya prosedur dan wewenang yang terlibat penting dari masing-masing fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi yang dilakukan dan dijalankan oleh orang- orang yang berbeda tetapi memiliki keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya dalam proses penggajian. Hal ini akan mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan dari karyawan

(2)

71 karean setiap prosedur dan wewenang yang dijalankan memerulakan kerjasama yang baik diantara fungsi- fungsi yang terkait.

5.2. Saran

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis setelah membandingkan teori dengan kenyataan yang ada dalam perusahaan, maka penulis mencoba memberikan saran kepada perusahaan guna meningkatkan sistem informasi akuntansi penggajian sebagai berikut:

1. Sebaiknya perusahaan merubah sistem kartu absensi menjadi absensi elektronik sidik jari atau retina mata dan membentuk satu bagian untuk mengawasi dan melakukan pencatatan rekapitulasi waktu hadir karyawan dengan dilengkapi dokumen penambahan kolom ketidak hadiran, keterlambatan, dan lain- lain yang berkaitan dengan kehadiran karyawan. Hal ini berguna untuk meningkatkan keakuratan data waktu hadir sehingga dapat memberikan informasi yang lebih andal.

2. Sebaiknya proses penggajian tidak perlu diikutkan peranan penting dari bagian personalia, hal ini dapat menimbulkan pola pikir yang berbeda- berbeda sehingga akan menimbulkan kecurigaan penyelewengan terhadap fungsi keuangan atau fungsi akuntansi, akibatnya akan berdampak pada penurunan kinerja karyawan.

(3)

DAFTAR PUSTAKA

Belkoui- Ahmed Riahi (2000), Teori Akuntansi, Terjemahan Thomson Learning Asia, Jakarta: Salemba Empat.

Griffin, Ricky W dan Ebert, Ronald J. (2003), Bisnis, Terjemahan Edina Cahyaning Tarmidzi, Edisi keenam, Jilid satu. Jakarta : Salemba Empat. Hall, A. James (2001) Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Thomson

Learning Asia, Buku satu, Jakarta : Salemba Empat.

Hasibuan, Malayu (2003), Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan keenam, Jakarta : Bumu Aksara.

Loebbecke, Arens (2003) Auditing, Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Edisi Indonesia, Buku satu, Jakarta : Salamba Empat.

Mulyadi (2001), Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga, Edisi Keempat, Jakarta : Salemba Empat.

(2002), Pengantar Auditing, Edisi keenam, Catatan Pertama, Jakarta : Salemba Empat.

Sadeli, Lili M. (2002), Dasar – Dasar Akuntansi, Cetakan kedua. Jakarta : Bumi Aksara.

Skousen.et all (2001), Akuntansi Keuangan, Terjemahan Thomson Learning Asia, Edisi kesatu. Jakarta : Salemba Empat.

Sri Sularso, (2003), Metode Penelitian Akuntansi, Yogyakarta : BPFE.

Wilkinson, W. Joseph (2000), Sistem Akuntansi dan Informasi, Edisi kedua, Jilid satu, Terjemahan Marinus Sinaga, Jakarta : Erlangga.

(4)

73 LAMPIRAN 1: DAFTAR HADIR KARYAWAN (KARTU ABSEN)

(5)

(6)

75 LAMPIRAN 3: DAFTAR GAJI KARYAWAN

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Gemilang Indah Sentosa

SKRIPSI