52
madrasah. Orang tua siswa juga ikut serta memajukan program madrasah agar madrasah lebih baik lagi.
c. Menginformasikan Berita MadrasahKomite Kepada Orang Tua
Masyarakat
Dalam penyusunan dan pelaksanaan program madrasah terdiri dari unsur pimpinan madrasah yaitu kepala madrasah, tata usaha, wakil kepala
madrasah, guru dan komite. Sehingga dalam memberikan informasi madrasah baru pada tatanan pengurus komite kepada kepala madrasah.
Pihak madrasah sedang berwacana ingin menampilkan informasi tentang segala kegiatan madrasah melalui website agar orang tua siswa serta
masyarakat mengetahui dan mengakses informasi melalui media ini. Bapak kepala madrasah mengatakan bahwa :
Penyusunan program madrasah mengacu pada kondisi masyarakat sekitar. Salah satu contoh programnya yaitu mensosialisasikan
kegiatan PPDB Penerimaan Peserta Didik Baru tiap awal tahun pelajaran. Pihak madrasah mensosialisasikan kepada para guru, siswa
– siswa untuk disampaikan kepada saudara, teman – teman di lingkungan tempat tinggalnya dan juga di umumkan melalui masjid di
sekitar madrasah serta mengakses melalui website.
7
Informasi tentang keadaan madrasah dengan perantara guru diberikan melalui raker akhir tahun dan untuk siswa
– siswi diberikan melalui pengumuman mading, menyebarkan brosur, memasang spanduk di
jalan dan di halaman sekolah, membagikan kalender madrasah dan website yang akan memberikan informasi tentang program dan tujuan madrasah
kepada guru dan siswa-siswi, yang akan meyampaikan kepada saudara, teman-teman dan orang lain dalam masyarakat. Kegiatan ini merupakan
daya tarik praktis, konstan dan bagus utuk memberikan gambaran yang wajar tentang keadaan madrasah.
Demi kelancaran komunikasi antara madrasah dengan orang tua siswa, dalam pengurusan organisasi di madrasah ini telah melakukan
koordinasi yang biasa disebut rapat koordinasi pimpinan antara unsur
7
Fahrurozi, Wawancara Kepala MTsN 2 Jakarta, Jakarta : 12 Desember 2013.
53
pimpinan madrasah untuk saling melaporkan masalah serta kegiatan –
kegiatan yang akan dilakukan oleh madrasah termasuk kurikulum, sarana dan prasarana, kesiswaan, anggaran biaya dan sebagainya. Selanjutnya para
wakil madrasah memberikan informasi terbaru tentang madrasah kepada orang tua siswa dan masyarakat melalui mading madrasah, surat edaran, dan
bulletien madrasah. Rapat koordinasi pimpinan ini diadakan rutin setiap minggu pada hari senin pagi setelah upacara bendera yang dihadiri oleh
kepala madrasah, kepala tata usaha dan para wakil kepala madrasah. Dalam pelayanan yang diberikan madrasah kepada orang tua siswa
dan masyarakat berjalan sesuai standar prosedur yang ada. Penyusunan program madrasah salah satunya bidang humas dilakukan tiap akhir tahun
dalam rapat kerja sambil mengevaluasi program yang telah dilaksanakan sebelumnya. Laporan pertanggungjawaban dilakukan secara berkala dalam
bentuk laporan dokumen untuk akhir tahun dan laporan lisan pada rapat koordinasi pimpinan sebagai evaluasi program madrasah.
Humas harus berusaha agar orang tua dan masyarakat informasi secara berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu informasi lisan dan
tertulis dapat dilakukan secara berkala dan pada waktu – waktu tertentu.
Dengan demikian pihak orang tua dan masyarakat akan memiliki gambaran yang lengkap dan menyeluruh tentang keadaan dan masalah - masalah yang
dihadapi madrasah.
d. Mengajak Orang Tua Siswa serta Masyarakat Meningkatkan 9K
melalui Dialog dan Kerja Bakti
Pada kegiatan ini, madrasah mengajak para orang tua siswa dan masyarakat untuk berpartisipasi dalam meningkatkan 9K yaitu keamanan,
kebersihan, ketertiban, keindahan, kekeluargaan, kerindangan, kesehatan, keterbukaan dan keteladanan melalui dialog dan kerja bakti dalam hal
memperbaiki fasilitas pendukung madrasah lainnya seperti perbaikan dan pengaspalan sarana jalan menuju madrasah yang bekerja sama dengan para
masyarakat sekitar, menjaga kebersihan lingkungan dan taman madrasah,
54
penggalangan dana untuk pembebasan lahan milik masyarakat yang berada di samping madrasah untuk kebutuhan perluasan mushola dan ruang komite.
Pada kegiatan kekeluargaansilaturrahmi antara madrasah dengan orang tua siswa dan masyarakat yaitu menciptakan hubungan kekeluargaan
yang semakin erat dan akrab. Sehingga terwujudnya empati dan simpati antar sesama warga madrasah dan antara warga madrasah dengan
masyarakat seperti mengunjungi rumah komite atau orang tua siswa dan tokoh masyarakat, mengunjungi keluarga madrasah yang sedang memiliki
hajatsyukuran atau mendapat musibah sakitmeninggal dunia. Kegiatan ini dilaksanakan setiap ada kesempatan dan keperluan.
Beberapa kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik saat ini, karena adanya dukungan dan partisipasi dari seluruh warga madrasah, orang
tua siswa dan masyarakat untuk kemajuan madrasah yang lebih baik.
e. Mengundang Orang Tua dan Masyarakat dalam Kegiatan Hari Besar
Agama Islam
Pada kegiatan ini, pihak madrasah mengundang orang tua dan tokoh masyarakat pada kegiatan hari besar agama islam seperti kegiatan
pada bulan Ramadhan, Hari raya Idul Fitri dan Idul Adha, Maulid Nabi Muhammad SAW, Isra
Mi’raj dan Tahun Baru Islam. Sehingga dapat terjalinnya hubungan yang lebih erat dengan orang tua siswa dan para
tokoh masyarakat. Menumbuhkan saling kenal dan pemahaman orang tua siswa dan tokoh masyarakat terhadap madrasah.
Kegiatan ini juga untuk membentuk kepedulian sosial warga madrasah
terhadap masyarakat.
Membentuk pemahaman
sosial kemasyarakatan para siswa
– siswi sehingga menjadi bekal untuk terjun ke masyarakat dan mampu mengatasi problematika yang terjadi di masyarakat.
55
2. Mengkoordinasikan Penelusuran LulusanAlumni
Dalam program mengkoordinasikan penelusuran lulusanalumni yaitu proses pengintegrasian pencarian atau pendataan para lulusan madrasah
yang sudah tamat dari madrasah untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Dalam program humas ini terdapat beberapa kegiatan
sebagai berikut :
a. Pendataan Alumni
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala MTsN 2 Jakarta, Drs. H. Fahrurozi, M. Pd tentang mengkoordinasikan penelusuran lulusan
madrasah. Beliau menjelaskan sebagai berikut : Dalam pendataan lulusan madrasah ini pihak madrasah berupaya
menjaring lulusan dari angkatan pertama sampai dengan angkatan akhir saat ini. Menyarankan untuk para masing
– masing alumni
membentuk sebuah ketua angkatan, sehingga dapat melaporkan kepada kepala madrasah sewaktu
– waktu dibutuhkan untuk saling berkomunikasi dalam kegiatan alumni.
8
Banyak kendala dalam mengumpulkan alumni dalam kesatuan organisasi perkumpulan alumni madrasah. Sehingga sejauh ini penelusuran
alumni belum efektif. Kemudian hasil wawancara dengan wakil kepala madrasah bidang
humas, bapak Hidayat Razaky, S.Pd mengenai penelusuran alumni yaitu : Belum dilaksanakan secara rinci pengelolaan untuk alumni. Pihak
madrasah hanya mendata dengan memberikan formulir untuk pendataan alumni ke sekolah yang kami tawarkan untuk melanjutkan
sekolah kejenjang yang lebih tinggi. Tergantung juga pada kerja sama antar sekolah dalam hal ini. Selanjutnya pada tahap pendaftaran siswa
baru ke SMA, para siswa tidak mengisi secara lengkap. Hal tersebut yang menjadi kendala dalam pendataan lulusan MTsN 2 Jakarta.
9
Dari penjelasan bapak wakil kepala bidang humas di atas bahwa pendataan alumni belum dilaksanakan secara maksimal dan terperinci.
Kendala yang dihadapi pihak madrasah yaitu hanya dapat mendata beberapa siswa yang mengembalikan formulir pendataan alumni, banyak siswa juga
8
Fahrurozi, Wawancara Kepala MTsN 2 Jakarta, Jakarta : 12 Desember 2013.
9
Hidayat Razaky. Wawancara Wakabid.humas MTsN 2 Jakarta. Jakarta : 13 Desember 2013
56
yang tidak mengisi lengkap nama sekolah lanjutannya. Bapak wakil kepala madrasah bidang humas dalam mendata alumni tersebut dibantu oleh bapak
Hendriyani, S.Kom. beliau bertugas untuk mengumpulkan data dan memprosesnya ke dalam aplikasi data base madrasah. Pendataan alumni
dijadwalkan tiap akhir tahun pelajaran bagi siswa kelas IX.
b. Organisasi Perkumpulan Alumni Madrasah
Organisasi perkumpulan alumni sekolah yaitu suatu alat yang sangat baik untuk dimanfaatkan dalam memelihara serta meningkatkan
hubungan antara sekolah dan masyarakat.
10
Ini merupakan wadah bagi para alumni untuk saling berkomunikasi dengan civitas MTsN 2 Jakarta, pihak
madrasah berupaya menginformasikan keberadaan para alumni setelah meninggalkan almamater madrasah. Maka madrasah perlu mendorong dan
membina organisasi perkumpulan alumni itu, selanjutnya organisasi itu dipelihara dan dipupuk oleh madrasah sedemikian rupa, sehingga organisasi
itu dapat membantu memberi gambaran tentang almamater madrasahnya itu melalui kualitas pekerjaan dalam profesinya memberi penjelasan langsung
tentang keadaan madrasahnya didalam masyarakat atau memberi bantuan berupa materi untuk kemajuan madrasah.
Penjelasan kepala madrasah dan wakil kepala bidang humas MTsN 2 Jakarta tetang kegiatan ini, mengatakan bahwa
“Belum ada ikatan alumniorganisasi perkumpulan alumni di madrasah karena keterbatasan
personil dari pihak madrasah untuk mengumpulkan banyak informasi tentang keberadaan para
alumni”. Dalam pengelolaan organisasi ini belum berjalan dengan baik
dengan terbatasnya personil dan fasilitas seadanya yang dapat diberikan madrasah kepada para alumni yaitu tempat pertemuan dalam menunjang
kegiatan tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh para alumni yaitu temu kangen dengan para alumni, guru, kepala sekolah dan adik kelas serta staf
madrasah. Para alumni juga sering diundang oleh madrasah seperti kegiatan
10
Soekarto Indrafachrudi, Administrasi PendidikanOleh Tim Dosen Jurusan Administrasi Pendidikan FIP IKIP Malang, Malang : IKIP Malang, 1989, h. 239
57
buka puasa bulan ramadhan, penggalangan dana, pemberian beasiswa bagi siswa berprestasi dan promosisosialisasi tentang madrasah.
c. Temu Alumni
Temu alumni ini adalah suatu kegiatan berkumpulnya para siswa yang telah tamat dari sekolahmadrasah. Lokasi kegiatan ini dapat dilakukan
di sekolah, tempat wisata dan sebagainya. Kegiatan temu alumni pada MTsN 2 Jakarta ini biasanya diusulkan oleh masing-masing ketua angkatan
lulusan. Madrasah hanya dapat memberikan fasilitas tempatruangan untuk kegiatan reuni bila diadakan di madrasah.
Respon para alumni dalam kegiatan alumni yang terbaru saat ini belum dapat terdata secara rinci. Beberapa alumni menjalankan kegiatan ini
dengan inisiatif masing-masing angkatan lulusan dan juga mendapat dukungan dari madrasah. Media yang digunakan yaitu telepon, surat
undangan, media sosial facebook,twitter,BBM dan website. Maka dari kegiatan temu alumni ini, mampu membangun komunikasi antara para
alumni dengan madrasah untuk membantu dalam hal mempromosikan madrasah kepada masyarakat luas.
Dari hasil wawancara, observasi langsung dan studi dokumentasi dengan Kepala MTsN 2 Jakarta dan Wakil kepala madrasah bidang humas,
diperoleh informasi tentang Implementasi Tupoksi Humas dalam Membentuk Citra Madrasah di MTsN 2 Jakarta. Dari hasil deskripsi data di atas dapat
dipaparkan dalam analisis data sebagai berikut ini :
1. Mengatur Hubungan Madrasah dengan Orang Tua Siswa
Dalam pelaksanaan mengatur hubungan madrasah dengan orang tua siswa di MTsN 2 Jakarta sudah terjalan dengan baik, terdapat banyak
kegiatan yang telah dijelaskan sebelumnya oleh penulis. Kegiatan program humas tersebut mengikutsertakan orang tua siswa dalam komite madrasah
dengan dibentuk rukun kelas setiap masing-masing tingkatan kelas. Para
58
unsur pimpinan madrasah, komite, orang tua siswa rukun kelas dan masyarakat berpartipasi dalam menyusun, melaksanakan serta mengevaluasi
program humas madrasah. Segala informasi terbaru tentang madrasah selalu terkoordinasikan dengan unsur pimpinan, komite, guru, staf dan siswa.
Sehingga dalam memutuskan kebijakan pun dilakukan dengan mengadakan pertemuan antara unsur pimpinan madrasah, orang tua siswa rukun kelas
dan ketua komite. Sehingga terjalin komunikasi dua arah dengan warga madrasah dan masyarakat. Sehingga dapat terjalin hubungan yang harmonis
dalam memajukan madrasah. Melalui hubungan yang harmonis tersebut diharapkan tujuan
hubungan madrasah dengan orang tua dan masyarakat yaitu terlaksananya proses pendidikan di madrasah secara produktif, efektif dan efisien sehingga
menghasilkan lulusan madrasah yang produktif dan berkualitas. Fasilitas di madrasah yang menunjang dalam kegiatan ini yaitu ruang
rapat untuk mengadakan pertemuan dengan pimpinan madrasah, komite madrasah dan rukun kelas. Madrasah belum memiliki ruangan khusus komite
madrasah. Terkendala dalam hal fasilitas untuk komite madrasah, namun tidak mempersulit madrasah dalam memberitahukan informasi kepada komite
madrasah, orang tua siswa dan masyarakat. Media yang dipergunakan juga sudah baik yaitu surat undangan, surat edaran, kalender madrasah, telepon,
brosur, spanduk, papan pengumuman mading, majalah madrasah, website, telepon dan lain
– lain.
2. Mengkoordinasikan Penelusuran Lulusan Alumni
Dalam pelaksanaan mengkoordinasikan penelusuran lulusan di MTsN 2 Jakarta sudah berjalan tetapi belum maksimal dari mulai kegiatan
pendataan alumni, organisasi perkumpulan alumni madrasah, dan temu alumni seperti yang diharapkan oleh warga madrasah, masyarakat dan para
alumni sendiri. Kegiatan pendataan alumni karena terkendala banyak hal seperti alumni yang tidak mengisi formulir melanjutkan sekolah, tidak
59
mencatat di
buku besar
lulusan madrasah,
tempat yang
kurang memungkinkan untuk membentuk organisasi alumni dan sebagainya.
Madrasah juga tidak memiliki organisasi perkumpulan alumni madrasah, dalam kegiatannya masing-masing angkatan berinisiatif untuk
mengadakan temu alumni sendiri. Apabila kegiatan temu alumni diadakan di madrasah, pihak madrasah ikut mendukung acara tersebut dengan
menyediakan tempat saja. Masih banyak yang harus diperbaiki dalam pengelolaan lulusan
madrasah agar hubungan madrasah dengan masyarakat semakin baik. Maka madrasah perlu mendorong dan membina organisasi perkumpulan alumni
untuk memberikan gambaran tentang madrasah dalam meningkatkan mutu madrasah.
Kategori