3.6. Tehnik Analisis Data
Untuk mencapai tujuan penelitian maka data yang terkumpul akan dianalisis yang tidak berdasarkan pada perhitungan statistik yang
berbentuk kualitatif jumlah akan tetapi dalam pernyataan dan uraian selanjutnya akan disusun secara sistematis dalam bentuk tugas akhir dan
dari data yang diperoleh kemudian membandingkan antara teori dan fakta yang terjadi dalam perusahaan.
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif karena secara langsung dapat menyajikan hakikat hubungan antara penelitian dengan
responden lebih peka, menurut Bogdan dan Taylor, metode kualitatif adalah sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif yang
berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang perilaku yang diamati Moeleong, 2002, penelitian kualitatif selalu bersifat diskriptif artinya
data yang dikumpulkan berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka- angka. Dengan demikian, laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan
data untuk memberi gambar penyajian laporan tersebut. Data tersebut mungkin berasal dari naskah wawancara, catatan lapangan, foto, video
tape, dokumen pribadi, catatan pribadi, catatan atau memo, dan dokumen resmi lainnya
.
3.7. Keterikatan Data dengan Preposisi
Seluruh data yang dikumpulkan harus mengacu pada preposisi yang telah ditetapkan, dan dengan mengaitkan antara preposisi dan data
yang diperoleh akan didapat hasil yang baik dan diharapkan dapat menjawab perumusan masalah serta memperkuat penjelasan yang ada.
Data-data yang dikumpulkan berupa : 1.
Data mengenai gambaran umum perusahaan seperti sejarah singkat, struktur organisasi dan job description.
2. Data mengenai gambaran umum sistem informasi perusahaan CV. Syahid
Husada Surabaya. 3.
Data dari hasil jawaban pertanyaan yang diajukan, yang menyangkut pengendalian secara umum dan pengendalian aplikasi.
3.7.1. Protokol Studi Kasus
Dalam meningkatkan reliabilitas penelitian studi kasus yang dimaksudkan untuk memudahkan peneliti dalam menyelenggarakan
penelitian studi kasusnya. Dengan mengacu pada perumusan masalah penelitian :
Bagaimana Penerapan Sistem Pengendalian Intern Berbasis Komputer, Berbasis Sistem Informasi Akuntansi pada CV. Syahid
Husada Surabaya.
Oleh karena itu rencana pengujian keabsahan data dapat digambarkan dalam tabel seperti berikut :
BAB IV GAMBARAN SUBYEK PENELITIAN
4.1. Gambaran Umum Subyek Penelitian
4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
CV. Syahid Husada berlokasi di Jl. I Gusti Ngurah rai kav. 1 no 12 A, Rungkut Purimas Surabaya. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 29
juli 1996 dengan surat izin usaha perdagangan SIUP nomor 5036292.A436.5.91996 dan nomor pokok wajib pajak NPWP
01.771.614.3-609.000 di kota Surabaya. Dalam perkembangan usahanya CV. Syahid Husada berhasil
menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan di Surabaya. Perusahaan ini merupakan perusahaan milik perseorangan ini didirikan oleh Bapak
Syamsul Hidayat yang memiliki 24 orang karyawan. Perusahaan ini juga memiliki cabang di Bali dan Makasar. Perusahaan ini bergerak dalam
bidang Perdagangan alat-alat kedokteran dan alat-alat laboratorium serta sebagai distributor, agen, penyalur ke Rumah Sakit maupun laboratorium.
4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Untuk memudahkan pengelolaan tugas dan tanggung jawab serta wewenang dari tiap bagian dari sebuah perusahaan, diperlukan sebuah
struktur organisasi perusahaan yang jelas dan terarah. Karena penyusunan struktur perusahaan akan mencerminkan bagaimana keluasaan tanggung
70
jawab tiap-tiap jabatan. Dengan demikian kesimpang siuran fungsi jabatan bias dihindari.
Baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil memerlukan struktur organisasi yang tepat bagi perusahaannya, karena struktur
organisasi dapat dijadikan sebagai pencegah timbulnya perselisihan diantara karyawan dan merupakan alat yang dapat menciptakan adanya
kerjasama yang sesuai diantara karyawan sehingga bias membantu kelancaran pelaksanaan perencanaan yang telah diciptakan dalam
mencapai tujuan perusahaan. Dalam manajemen perusahaan, CV. Syahid Husada menyusun
struktur organisasi perusahaan sebagaimana terlihat dalam gambar 4.1 berikut :
Adapun Tugas dan Tanggung jawab masing-masing bagian adalah : 1.
DIREKTUR UTAMA Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi :
a. Bertanggung jawab sepenuhnya di bidang kebijakan perusahaan.
b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kebijakan pokok di
bidang perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan perusahaan.
c. Mengawasi dan mengendalikan aktifitas perusahaan.
2. DIREKTUR KEUANGAN DAN ADMINISTRASI
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Bertanggung Jawab sepenuhnya di bidang kebijakan keuangan dan adminitrasi perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas penggajian pegawai.
3. MANAGER KEUANGAN DAN ADMINISTRASI
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Bertanggung jawab atas kelancaran arus kas operasi perusahaan. b.
Bertanggung jawab sebagai kasir perusahaan. c.
Melakukan pengawasan terhadap bagian administrasi tender, administrasi, pengadaan dan gudang serta penagihan dan umum.
d. Bertanggung jawab atas ketepatan informasi laporan keuangan
perusahaan.
4. MANAGER PRODUK
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Bertanggung jawab atas produk perusahaan. b.
Melakukan pengawasan terhadap bagian marketing. 5.
MANAGER SALES Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi :
a. Bertanggung jawab atas marketing sales perusahaan.
b. Menjaga hubungan baik dengan klien
c. Memenuhi target penjualan yang ditetapkan.
6. ASISTEN MANAGER SALES
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Mencari klien yang berpotensial. b.
Mengawasi kerja tim marketing yang di bentuk oleh manager sales.
c. Bertanggung jawab kepada manager sales.
7. SENIOR TEHNISI
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Bertanggung jawab untuk merawat alat – alat laboratorium. b.
Berkoordinasi dengan bagian marketing dalam penjualan alat-alat laboratorium.
c. Melaporkan segala keluhan dan kerusakan yang terjadi kepada
direktur utama. d.
Melakukan pengawasan terhadap bagian tehnisi.
8. TEHNISI
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Bertanggung jawab kepada tehnisi senior dalam perawatan alat- alat laboratotrium.
9. ADMINISTRASI TENDER
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Bertanggung jawab atas administrasi tender. b.
Mencari Informasi tentang tender yang akan dikerjakan. 10.
ADMINISTRASI Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi :
a. Bertanggung jawab atas tagihan piutang dan hutang perusahaan.
b. Melaporkan rekap laporan keuangan setiap bulan kepada manajer
keuangan. c.
Memasukkan data transaksi keuangan dalam komputer. d.
Sebagai bagian operator serta mengentry data. 11.
PENGADAAN DAN GUDANG : Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi :
a. Bertanggung jawab atas persediaan barang.
b. Melakukan pencatatan persediaan barang masuk dan keluar.
12. PENAGIHAN DAN UMUM
Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi : a.
Melakukan pembayaran atas tagihan-tagihan yang telah jatuh tempo atas perintah dari manager keuangan.
b. Melakukan penagihan atas piutang yang telah jatuh tempo atas
perintah dari manajer keuangan. 13.
MARKETING Tugas dan Tanggung jawabnya meliputi :
a. Membantu manajer sales mencari klien dan memenuhi target
penjualan. 14.
VENDOR PENYEDIA SOFTWARE Tidak berada dalam struktur organisasi tetapi bertugas membantu
aplikasi software Microsoft Access apabila user mengalami masalah dalam pengoperasian software.
4.1.3. Gambaran Umum Sistem Informasi Akuntansi CV. Syahid Husada
Surabaya
CV. Syahid Husada Surabaya memiliki aktifitas utama yaitu perdagangan barang dan jasa. Pengolahan data transaksi dilakukan dengan
software Microsoft Access. Secara teori software Microsoft Access dapat digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. Metode-metode yang
digunakan pada software Microsoft Access Delivery Order adalah : Klik Menu Activities – Delivery – Delivery Order atau dari menu
Eksploler – Delivery – Delivery Order.
h e
a d
e r
d e
t a
i l
f o
o t
e r
Gambar 4.2 : Nota Penjualan Barang
Pada bagian header atas terdapat beberapa field diantaranya 1
Nomor Nota : dalam field ini diisikan nomor nota secara berurutan dari nomor nota sebelumnya. 2 Nomor DO atau Surat Jalan : dalam field ini
diisikan nomor delivery order atau surat jalan juga secara berurutan dari nomor delivery order atau surat jalan sebelumnya. 3 ID : dalam field ini
memilih kode perusahaan, dalam field ID bisa menggunakan drop down untuk memilih perusahaan, di dalam drop down tersebut ditampilkan kode
nomor perusahaan. Jika ternyata daftar perusahaan belum ada anda juga bisa langsung membuatnya dengan memilih master dan ID usaha, didalam
ID usaha pilih field baru new. 4 Tanggal : dalam field ini diisikan tanggal transaksi. 5 Customer : dalam field ini diisikan kode customer,
dalam field ini dapat menggunakan F4 untuk memilih customer. Di dalam F4 tersebut ditampilkan kode perusahaan dan alamat perusahaan serta
NPWP perusahaan jika ada. 6 NPWP : field ini otomatis terisi setelah memilih customer perusahaan jika ada. 7 Sales : field ini untuk
memilih sales, gunakan dropdown untuk memilih sales, didalam drop down tersebut ditampilkan kode sales dan nama sales.
Pada bagian detail tabel isian terdapat juga beberapa field atau
item-item yang harus diisi untuk nota penjualan barang yaitu 1 kode barang : dalam field ini diisikan kode barang, gunakan drop down untuk
memilih barang yang dipesan. Di dalam drop down tersebut ditampilkan kode barang beserta nama barang. 2 nama barang : dalam field ini
otomatis muncul nama barang yang bersangkutan dengan kode barang, bisa diketik ulang diganti dengan keterangan lainnya yang lebih
spesifik. 3 satuan : dalam field ini diisikan sesuai dengan barang yang dipesan, dalam satuan ini dapat berupa biji, KIT reagen, kotak, set,
pack, pasang, strip, unit. 4 harga sat : dalam field ini diisikan harga per satuan barang dalam bentuk rupiah. 5 disc : dalam field ini diisikan
potongan harga dalam bentuk prosentase tetapi jika ada diskon. 6 Quantity : field ini diiisikan jumlah barang yang dipesan. 7 Disc : dalam
field ini diisikan potongan harga atau diskon dalam bentuk rupiah. 8 Hrg : field ini otomatis muncul total harga setelah dikurangi dengan
diskon. 9 Baru : field ini untuk memasukkan barang sesuai dengan nomor DO. 10 Hapus : untuk menghapus semua barang yang sudah
dicetak atau mengkosongi bagian detail.
Pada bagian footer bawah ini terdapat field yang harus diisi
untuk mengetahui jumlah barang yaitu : 1 Jumlah Penj. : field ini terdiri dari 2 field. Yang pertama diisikan harga satuan dan yang kedua diisikan
harga keduanya diambil dari bagian detail. 2 Potongan Disc. : field ini diisikan potongan diskon dari bagian detail. 3 Uang muka : isikan uang
muka barang yang dijual jika ada. 4 Dasar Pengenaan Pajak : dalam field ini diisikan dari jumlah penjualan. 5 Pajak : field untuk memilih
PPn. Gunakan drop down untuk memilih PPN, didalam drop down tersebut ditampilkan PPN keluaran, PPN masukan, dan no tax.
Kemudaian jika ada isikan disamping field PPN dalam bentuk prosentase. Kemudian field pajak otomatis muncul hasil pengurangan dari dasar
pengenaan pajak dikurangi PPN. 6 Materai : field ini diisikan jika pembeli meminta menggunakan kwitansi maka diisikan materai jika
ada. 7 Jumlah yang harus dibayar : field ini diisikan total keseluruhan yang harus dibayar. Menghitung otomatis subtotal jumlah penjualan –
potongan diskon – uang muka – pajak – materai. Laporan-laporan yang diproses oleh CV. Syahid Husada adalah a
Laporan pembelian yang terdiri dari laporan pesanan pembelian, laporan
pembelian per pemasok laporan pengiriman, histori pesanan pembelian, jurnal pembelian, laporan penerimaan. b Laporan penjualan yang terdiri
dari laporan pesanan penjualan, pesanan penjualan per pelanggan, histori pesanan penjualan, daftar faktur penjualan, jurnal penjalan, laporan retur
penjualan. c Laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba rugi, rincian laporan arus kas. d Analisa laporan keuanganyang terdiri
dari umur piutang, permodalan, total aktiva, analisa kas. e Laporan lain- lain yang merupakan dari daftar pengiriman.
Modul-modul yang digunakan adalah a Buku besar yang terdiri dari laporan keuangan, bukti jurnal umum, daftar akun, proses akhir
bulan. b Kas bank yang terdiri dari buku bank, rekonsiliasi bank, penerimaan lain, pembayaran lain. c Persediaan yang terdiri dari barang
dan jasa, penyesuaian persediaan. d Penjualan yang terdiri dari pengiriman pesanan, faktue penjualan, pesanan penjualan, retur penjualan,
penerimaan pelanggan. e Pembelian yang terdiri dari penerimaan barang, faktur pembelian, pesanan pembelian, retur pembelian,
pembayaran pemasok. f Aktiva tetap yang terdiri dari tipe aktiva tetap pajak, tipe aktiva tetap, aktiva tetap baru, daftar aktiva tetap. g Daftar
yang terdiri dari pemasok dan pelanggan.
4.1.4. Gambaran Umum Partisipan
Partisipan 1 adalah perempuan bernama Kaskur Riyanti atau sering dipanggil ibu yanti dan berusia 46 tahun. Partisipan adalah lulusan
strata 1 jurusan akuntansi di salah satu universitas swasta di Surabaya. Partisipan sudah bekerja selama 10 tahun di CV. Syahid Husada
dan menjabat sebagai manajer keuangan dan administrasi. Alasan peneliti memilih Ibu Yanti sebagai partisipan karena berdasarkan tugas dan
tanggungjawabnya di CV. Syahid Husada. Adapun tugas dan tanggungjawabnya yaitu :
1. Bertanggung jawab atas kelancaran arus kas operasi perusahaan.
2. Bertanggung jawab sebagai kasir perusahaan.
3. Melakukan pengawasan terhadap bagian administrasi tender,
administrasi, pengadaan dan gudang serta penagihan dan umum. 4.
Bertanggung jawab atas ketepatan informasi laporan keuangan perusahaan.
Partisipan 2 adalah perempuan bernama Ibu Ani yang berusia 32 tahun. Partisipan adalah lulusan strata 1 jurusan akuntansi di salah satu
universitas swasta di Surabaya. Partisipan sudah bekerja selama 8 tahun di CV. Syahid Husada
dan menjabat sebagai bagian penerimaan barang masuk dan barang keluar atau bisa disebut bagian gudang.
Alasan peneliti memilih Ibu Ani sebagai partisipan karena berdasarkan tugas dan tanggungjawabnya di CV. Syahid Husada.
1. Bertanggung jawab atas persediaan barang.
2. Melakukan pencatatan persediaan barang masuk dan keluar.
Partisipan 3 adalah laki-laki bernama Ibu Farida yang berusia 35 tahun. Partisipan adalah lulusan strata 1 jurusan akuntansi di salah satu
universitas swasta di Surabaya. Partisipan sudah bekerja selama 8 tahun di CV. Syahid Husada
dan menjabat sebagai administrasi. Alasan peneliti memilih Ibu Farida sebagai partisipan karena
berdasarkan tugas dan tanggungjawabnya di CV. Syahid Husada. 1.
Bertanggung jawab atas tagihan piutang dan hutang perusahaan. 2.
Melaporkan rekap laporan keuangan setiap bulan kepada manajer keuangan.
3. Memasukkan data transaksi keuangan dalam komputer.
4. Sebagai bagian operator serta mengentry data.
4.1.5. Deskripsi Proses Wawancara
Pengambilan data yang dilakukan dengan partisipan dilakukan sebanyak tiga kali. Wawancara pertama dengan Ibu Yanti dilakukan pada
hari senin, 05 April 2010 di CV. Syahid husada Surabaya, pukul 09.00 diruangan partisipan. Wawancara pertama berlangsung sekitar 90 menit.
Sebelumnya peneliti menjelaskan darimana peneliti merekomendasikan ibu yanti sebagai partisipan. Peneliti juga menjelaskan garis besar tujuan
penelitian. Wawancara dimulai dengan sejarah singakat perusahaan kemudian dilanjutkan dengan struktur organisasi beserta tugas dan
tanggungjawabnya kemudian dilanjutkan dengan pertanyaan kuisioner. Wawancara kedua dengan Ibu Ani dilakukan pada hari rabu, 07
April 2010 dan dimulai pukul 09.00. wawancara berlangsung kurang lebih 60 menit. Wawancara langsung dimulai dengan pertanyaan kuisioner.
Wawancara ketiga dengan Ibu Farida dilakukan pada hari jumat, 09 April 2010 dan dimulai pukul 09.00 sampai dengan selesai.
Wawancara hari ini tidak jauh beda dengan wawancara hari kedua. Wawancara ini langsung dimulai dengan pertanyaan kuisioner.
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN
5.1. Analisis
Persamaan penelitian dengan penelitian terdahulu adalah : “Meneliti tentang penerapan pengendalian intern pada sistem informasi
akuntansi berbasis komputer”.
Tabel 5.1 Hasil perbedaan penelitian dengan penelitian terdahulu adalah :
NO PENELITI JUDUL
SISTEM HASIL
1 Ema Purbawanti
Sistem Informasi Akuntansi Berbasis
Komputer Untuk Meningkatkan
Pengendalian Intern cliper, fox
pro dan C language
- Pemakaian
pengendalian hanya
didasarkan pada
penggunaan password.
- Tidak ada
pengendalian program.
2 Yoppi Arliawan
Rosa Penerapan
Pengendalian Intern Pada Sistem
Informasi Akuntansi Berbasis
Komputer di PT. Citra Anugrah
Abadi Surabaya MYOB Yang
perlu ditekankan
yaitu secara keseluruhan
pengendalian kerusakan
perangkat keras di PT.
Citra Anugrah Abadi
Surabaya tidak diterapkan
secara optimal
3 Debby Yunita
Penerapan Pengendalian Intern
Pada Sistem Informasi
Akuntansi Berbasis Komputer di CV.
Paramount Balikpapan
Kalimantan Timur Accurate Ditemukan
bahwa pengendalian
organisasi perusahaan
masih belum diterapkan
secara optimal dimana tidak
adanya
84
perputaran tugas di bagian
keuangan serta terdapat
pemisahan fungsi dan
tanggung jawab diantara
fungsi sistem informasi
akuntansi juga telah
diterapkan
4 Penulis Sistem
Informasi Akuntansi Berbasis
Komputer Untuk Meningkatkan
Pengendalian Intern pada CV. Syahid
Husada Surabaya Microsoft
Access Bahwa peneliti
berhasil mengeksplorasi
Pengendalian Intern ini
secara utuh dan penerapan
sistem pengendalian
intern secara umum di CV.
Syahid Husada dapat
ditingkatkan penerapannya
Sumber : Penulis
5.2. Pembahasan
Secara umum penelitian bisa dikatakan berhasil mengeksploitasikan Sistem Informasi Akuntansi CV. Syahid Husada.
Data-data yang di dapat yaitu melalui : a.
Informasi berasal dari hasil wawancara dengan tiga partisipan. b.
Informasi berasal dari jawaban kuisioner.
I. PENGENDALIAN UMUM
A. Pengendalian Organisasi
1. Apakah terdapat pemisahan fungsi atau tugas serta tanggung jawab
yang ada diantara programmer dengan operator?
Menurut Ibu Yanti, ”iya terdapat pemisahan fungsi , tugas serta tanggung jawab pada manajer keuangan dan administrasi dengan
ADM”. Menurut Ibu Ani juga, “iya ada, kalau masalah programer dan
operator, saya tidak tahu mas”. Menurut Ibu Farida juga demikian, “ada, yaitu manajer keuangan dan administrasi sebagai pengoreksi
sedangkan ADM sebagai operator”.
2. Apakah terdapat pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang terdapat
diantara fungsi Sistem Informasi Akuntansi?
Menurut Ibu Yanti, “ada, yaitu yang merancang program internal adalah vendor penyedia software”. Menurut Ibu Ani singkat saja,
“ada”. Menurut Ibu Farida, “ada, disini disebut vendor penyedia software”.
B. Pengendalian Dokumentasi
1. Apakah sistem telah bekerja dengan menggunakan dokumen dasar ?
Menurut Ibu Yanti, “iya, untuk dokumentasinya menggunakan faktur penjualan, faktur pembelian, retur penjualan, pesanan pembelian dan
penjualan masih banyak lagi yang digunakan dalam pengolahan data”. Menurut Ibu Ani, “iya, ini faktur penjualan, pembelian, retur
juga, pesanan pembelian dan penjualan dan sebagainya, masih
banyak mas”. Menurut Ibu Farida, “ iya, contohnya faktur-faktur,
retur, pesanan pembelian penjualan”.
2. Apakah terdapat dokumen operasi yang berisi penjelasan-penjelasan,
dan prosedur-prosedur mengoperasikan program ? Menurut Ibu Yanti, “iya ada, karena disini tidak sama
pengoperasiannya, jadi sangat dibutuhkan takut terjadi kesalahan”. Menurut Ibu Ani, ”ada, di perusahaan ini kan beda-beda
pengoperasiannya, jadi ya butuh mas, takut salah”. Menurut Ibu Farida, ”iya ada, perusahaan ini tidak sama dalam pengoperasiannya,
jadi sangat dibutuhkan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang fatal”.
C. Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras
1. Apakah terdapat penggunaan echo check dan validity check yang
digunakan untuk menyakinkan bahwa alat-alat input atau output tetap berfungsi dengan baik dan data telah dikodekan dengan benar ?
Menurut Ibu Yanti, ”tidak perlu, karena para pemakai program yang digunakan tidak banyak”. Menurut Ibu Ani, ”tidak ada mas, karena
setahu saya perusahaan ini standart-standart saja systemnya”. Menurut Ibu Farida, ”tidak ada, karena alat-alat input atau output
yang tersedia seperti printer, tape drive, disk drive tidak terlalu sering digunakan oleh masing-masing jabatan”.
2. Apakah terdapat penggunaan read after write check dan dual read
check yang digunakan untuk menyakinkan bahwa data telah direkam ke media simpanan luar telah terekam dengan baik dan benar ?