n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebuna Nusantara III Persero.
o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
q. Melaksanakan tugas sesuai instruksi kerja IK, SI, surat edaran SE dan perjanjian kerja sama PKB yang berlaku.
32
BAB III PEMBAHASAN
3.1 SEKRETARIS
3.1.1 Pengertian Sekretaris
Bagi manajemen perusahaan, informasi yang tepat, akurat dan objektif sangat diperlukan agar dapat menghindari terjadinya kesalahan dalam mengambil
keputusan, sedangkan bagi pihak-pihak di luar perusahaan informasi yang demikian sangat berguna untuk menghindari image yang buruk terhadap
perusahaan. Keinginan untuk memperoleh informasi yang tepat, akurat dan objektif oleh berbagai pihak menjadi perhatian manajemen perusahaan, sehingga
diperlukan suatu unit kerja tersendiri mengelola informasi dan penghubung antara perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan tersebut. Untuk
melaksanakan fungsi itu di dalam perusahaan dibentuklah suatu unit kerja atau bagian yang disebut Bagian Sekretariat Perusahaan Corporate Secretary.
Dalam Ratnawati dan Sunarto 2006 Sekretariat merupakan suatu unit atau bagian kerja yang bertujuan memperlancar kerja, dan kegiatan perusahaan,
organisasi, lembaga, baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya. Sedangakan menurut Achmad 2007 :19 sekretariat adalah
bagian dan suatu organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanann di bidang ketatausahaan dan bidang lainnya yang menjadi tanggung jawab sekretaris.
Dalam Lawalata 2012 :1 sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang
rahsia disebut dengan seceretum atau secretarius, dalam bahasa Prancis disebut secretarie, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dalam bahasa Inggris
disebut secretery. Berdasarkan arti katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu seorang yang bisa menyimpan rahasia.
Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa defenisi menurut ahli, sebagai berikut:
1. Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman 2002 :24
Adli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima pendiketean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memerikas atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai
kewajibanya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari
kepala atau pimpinan, mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.
2. Menurut Wursanto dalam Saiman 2002 :25
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas memebantu pimpinan kantor dalam menyelesiakan pekerjaan-pekerjaan
detail kepala atau pimpinannya. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang
bertanggung jawab memeprsiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang behubunhan dengan clerical ketatausahaan dan administrasi perkantoran, agar
dapat menjalankan perusahaannya dengan efektif dan lancar. Pekerjaan-pekerjaan
yang dilakukan oleh seorang sekretaris termasuk menyiapkan informasi yang dibutuhkan pimpinan, mengatur dan menjadwalkan pertemuan meeting,
mengelompokkan dan menyiapkan data-data atau dokumen perusahaan dalam keragaman bentuk dokumen baik berupa kertas maupun elektronik, membuat
rancangan dan menanggani tugas-tugas yang diberiikan oleh pimpinan, mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, melakukan survey atas permintaan
pimpinan dan mendistribusikan informasi baik melalui telepon, surat, maupun e- mail, serta tugas-tugs pendukung lainnya yang memudahkan pimpinan dalam
melakukan pekerjaan. Adapun pengertian sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III Persro
Medan adalah seorang pembantu pimpinan atau dirktur dalam menjalankan tugas- tugas perusahaan karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas kerja pimpinan dan perusahaan.
3.1.2 Jenis-jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Adakalanya pendidikan dan pengalaman antara satu
dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan
sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Dalam Ratnawati dan Sunarto 2006 :3, maka sekretaris dapat dibedakan
menjadi:
