4.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Socfin Indonesia merupakan sebuah perkebunan, dimana komoditi utamanya adalah kelapa sawit dan karet. Perusahaan ini dipimpin oleh seorang
Principal Director dan dibantu oleh General Manager. Struktur organisasi perusahaan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi menggambarkan hubungan, wewenang dan tanggung jawab setiap
tingkatan yang ada dalam organisasi tersebut untuk melaksanakan kegiatannya ke arah tercapainya tujuan perusahaan.
Struktur organisasi pada umumnya disusun dengan tujuan untuk mendapatkan sistem kerjasama yang baik antara pegawai perusahaan tersebut. Sedangkan manfaat
yang dapat diperoleh dengan adanya struktur organisasi adalah : 1. Memperinci tugas masing-masing bagian sehingga tidak terjadi tumpang
tindih dan penumpukan tugas di suatu bidang 2. Mempermudah pelaksanaan tugas atau pekerjaan
3. Mempermudah pengawasan oleh atasan 4. Mempermudah jalinan kerjasama untuk menyelesaikan pekerjaan seperti yang
telah direncanakan. PT. Socfindo terdiri dari beberapa departemen dan kebun-kebun yang tersebar
di wilayah Sumatera Utara dan Aceh. Departemen-departemen tersebut adalah : 1. General Departement Bahagian Umum
2. Finance Departement Bahagian Perbelanjaan 3. Purchase Departement Bahagian Pembelian
Universitas Sumatera Utara
4. Agriculture Departement Bahagian Tanaman 5. TechnicTechnology Departement Bahagian Tehnik
6. Sales Departement Bahagian Penjualan 7. IT Departement Bahagian Informasi Teknologi
Untuk lebih jelasnya, kedudukan tugas dan fungsi dapat dilihat dari struktur organisasi PT. Socfindo Medan seperti yang terlampir pada bagian lampiran di
halaman belakang. Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada PT. Socfindo Medan adalah sebagai berikut :
1. Principal Director a. Memimpin dan mengurus perusahaan
b. Mewakili perusahaan baik ke luar maupun ke dalam c. Bertanggung jawab atas seluruh keputusan dan ketetapan-ketetapan dalam
kebijakan perusahaan 2. General Manager
a. Mewakili Principal Director b. Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan
3. Estate Advisor Memberikan pendapat, atau saran langsung kepada Principal Director
4. General Departement Bahagian Umum Dipimpin oleh seorang Kepala Bahagian yang bertanggung jawab langsung
kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut : a. Urusan Law dan Agrarian Affair
1. Mengurus masalah HGU PT. Socfindo
Universitas Sumatera Utara
2. Mengurus masalah hukum, peraturan yang berhubungan dengan kegiatan PT. Socfindo
3. Menangani masalah keuangan yang timbul serta mengatur penjagaan asset perusahaan.
b. Urusan Personil dan General Accounting 1. Menangani masalah kepegawaian
2. Menghitung dan mengontrol biaya umum 3.
Membuat daftar gaji dan budget c. Urusan General Affair dan HRD
1. Menangani masalah umum 2. Membuat daftar dan perincian bangunan rumah staff dan karyawan kantor
besar Medan 3. Menyusun anggaran perabot dan inventaris
4. Membuat daftar inventaris kebun dan kantor besar d. Urusan ISO
1. Menangani dokumentasi sistem manajemen mutu ISO 9001, lingkungan ISO 14001 dan K3 OHSAS 18001
2. Menangani aplikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, lingkungan ISO 14001 dan K3 OHSAS 18001.
e. Urusan Secretary Principal DirectorGeneral ManagerAdvisor 1. Menyeleksi surat masukkeluar termasuk Filling
2. Menyiapkan laporan kunjungan Principal DirectorGeneral
ManagerAdvisor
Universitas Sumatera Utara
3. Menyiapkan data, laporan untuk komisaris 4. Menyiapkan data tender bahagian pembelian dan bahagian
TeknikTeknologi. f. Urusan Liasion Office Jakarta dan Banda Aceh
1. Mengurus izin yang diperlukan perusahaan dari BPKM, Deptan, Deperindag dan Depkeu
2. Menyiapkan rapat komisaris 3. Mengurus seluruh keperluan dan kepentingan perusahaan di wilayah
masing-masing 4. Mengantar dan menjemput tamu.
5. Agricultural Departement Bahagian Tanaman Dipimpin oleh seorang Kepala Bahagian dan bertanggung jawab kepada Direksi
dengan kegiatan sebagai berikut : a. Urusan Agricultural
1. Membuat rekomendasi mengenai kultur teknis kelapa sawit dan karet 2. Mengecek dan mereview program pemupukan kelapa sawit dan karet yang
dibuat oleh staff urusan administrasi kelapa sawit dan karet 3. Mengecek dan mereview program sadap, stimulasi dan rencana klon serta
panel deres yang dibuat oleh staff urusan administrasi karet 4. Mengambil contoh daun dan contoh LD
5. Mengecek dan mereview produksi karet dan kelapa sawit yang dibuat oleh staff produksi
6. Pengelolaan percobaan pemupukan.
Universitas Sumatera Utara
b. Urusan Seed Marketing 1. Membuat budget produksi
2. Membuat laporan tahunan 3. Laporan statistik, komputerisasi perkebunan
4. Laporan produksi permintaan uangtagihan 5. Pemakaian biaya bibit
6. Analisa biaya kapital. c. Urusan Selection Oil Palm, Vegetatif, Propogation, Laboratorium PSBB
1. Memeriksa seluruh aspek panen kelapa sawit 2. Memeriksa seluruh aspek eksploitasi atau deresan, stimulasi semua kebun
karet 3. Melaksanakan pengendalian hama penyakit kelapa sawit dan karet urusan
CIRAD-CP PROJECT. 6. TechnicalTechnology Departement Bahagian Teknik
Dipimpin oleh seorang Kepala Bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Urusan Plant, Building, Machinery and Processing Instalation Maintanance 1. Membuat desain, kalkulus dan mengawasi pekerjaan bangunan pabrik dan
seluruh instansi 2. Memeriksa dan memberi petunjuk mengenai perawatan bangunan, instansi
pabrik dan mesin pengolahan 3. Mengawasi jaringan listrik dan kapasitas listrik
4. Melakukan kunjungan rutin ke kebun-kebun
Universitas Sumatera Utara
5. Mengawasi pesanan barang dan mengevaluasi biaya perawatan bangunan, instansi pabrik dan mesin
6. Memeriksa pengoperasian boiler, bejana uap dan mesin-mesin pengolahan 7. Memberikan petunjuk perawatan boiler, bejana uap dan mesin-mesin
pengolahan 8. Mengawasi perbaikan mesin-mesin dan instansi pabrik.
b. Urusan Building dan Civil Work 1. Mempersiapkan gambar dan bestek pekerjaan bangunan dan mesin-mesin
2. Memeriksa dan mengawasi perbaikanperawatan bangunan pabrik dan perumahan
3. Mengevaluasi biaya pekerjaan sipil 4. Survey titi plat beton
5. Kunjungan rutin ke semua kebun. c. Urusan Administration
1. Menerima dan memeriksa surat masuk, faktur 2. Mempersiapkan surat tender, kontrak kerja
3. Membuat surat permintaan pembayaran serta memo dan lainnya 4. Memonitor biaya eksploitasi pengolahan pemeliharaan mesin dan alat
transport 5. Mempersiapkan laporan tahunan
6. Mengkoordinir administrasi bahagian teknik dan teknologi. d. Urusan Processing FFB, Quality Control, 3
RD Party 1. Memonitoringmengawasi proses pengolahan produksi
Universitas Sumatera Utara
2. Mengawasi mutu TBS, MKS, IKS 3. Mengawasi air limbah
4. Membuat statistik pengolahan dan biaya pengolahan 5. Mengawasi kerugian semua proses produksi
6. Mengawasi ekstraksi. e. Urusan Processing, Rubber Quality dan Influent Treatment
1. Mengawasi mutu produksi karet 2. Mengawasi serta menganalisa mutu air limbah pabrik karet
3. Memeriksa analisa pengolahan dan membuat statistik pengolahan karet 4. Memeriksa biaya pengolahan karet
5. Sertifikasi produksi karet 6. ISO 9001-2000.
f. Urusan Processing FRF, PKOF, Amdal, ISO, Transportasi Produksi 1. Mengawasi mutu produksi harian FRF, PKOF
2. Mengawasi pengangkutan semua produksi 3. Memonitor harga pembelian TBS pihak ketiga
4. Mengawasi, memeriksa mutu air limbah 5. Mengurus semua urusan amdal
6. ISO 9001-2000. g. Urusan Transport dan Heavy Equipment Maintenance
1. Mengawasi pengangkutan semua produksi 2. Memeriksa, mengawasi kondisi alat transport dan alat-alat berat
Universitas Sumatera Utara
3. Memberikan petunjuk perawatan pengoperasian alat transport dan alat-alat berat
4. Memeriksa biaya pengoperasian dan perbaikan alat transport dan alat-alat berat.
7. Sales Departement Bahagian Penjualan Dipimpin oleh seorang Kepala Bahagian yang bertanggung jawab langsung
kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut : a. Administration and Local Sales
1. Membuat anggaran dan realisasi penjualan dan penerimaan 2. Membuat dan memeriksa dokumen penjualan lokal
3. Membuat dan memeriksa laporan administrasi penjualan 4. Membuat faktur pajak penjualan lokal.
b. Export Oil 1. Membuat dan memeriksa dokumen export CPO dan turunannya
2. Pembayaran pajak export 3. Memeriksa rekening pengangkutan CPO dan turunannya
4. Memeriksa rekening PT. Socfindo. c. Export RubberSeeds and Local Seeds
1. Membuat dan memeriksa dokumen export karet dan kecambah 2. Membuat dan memeriksa dokumen penjualan kecambah
3. Memeriksa rekening pengangkutan dan ekspedisi karet. d. Tank Instalasi Belawan
1. Melaksanakan export produksi karet dan CPO
Universitas Sumatera Utara
2. Membuat dan memeriksa laporan kegiatan TIB 3. Penyimpanan produksi karet di gudang TIB
4. Membuat dan memeriksa rekening penyimpanan produksi karet. 8. Finance Departement Bahagian Perbelanjaan
Dipimpin oleh seorang Kepala Bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Urusan Head Office Accounting and Verification Accounting Section 1. Mempersiapkan slip jurnal untuk mutasi neraca dan laba rugi kebun-
kebun 2. Mempersiapkan slip jurnal hutang-hutang staff, pegawai dan pensiunan
3. Memeriksa jurnal transaksi pembukuan kantor besar 4. Mempersiapkan financial result
5. Mempersiapkan daftar sisa hutang dan pemotongan hutang pegawai 6. Mempersiapkan laporan keuangan
7. Memeriksa laporan-laporan. b. Urusan Payment Verification Section
1. Koordinasi Payment Verification 2. Memeriksa kembali seluruh dokumen pengajuan pembayaran sesuai
syarat-syarat pembayaran yang sah 3. Mempersiapkan pembayaran, baik gaji ataupun pembayaran kepada pihak
ke-III melalui transfer Bank 4. Mempersiapkan data penempatan dana perusahaan di Bank-Bank.
Universitas Sumatera Utara
c. Urusan TaxesJamsostek Section 1. Mempersiapkan SPT Masa PPh Pasal 21, 23, 24, PPN, PBDR, dan PBB
2. Memeriksa pencatatan pajak penghasilan PPh 21 pada general ledger dan membandingkannya dengan jumlah yang telah disetor ke kantor pajak
3. Melaporkan semua pajak yang terhitung PPh 21, 23, 25 dan 26 4. Mempersiapkan SPOP PBB koordinasi dengan Bahagian Teknik dan
Bahagian Tanaman 5. Memeriksa kebenaran pengkreditan faktur pajak masukan yang berasal
dari Bahagian Pembelian dan Bahagian lainnya 6. Mempersiapkan rekonsiliasi PPN bekerjasama dengan Bahagian
Pembelian dan Bahagian Penjualan 7. Memeriksa SPT Tahunan PPh 21 karyawan kebun-kebun sebelum
Bahagian Penjualan dan Bahagian Pembelian 8. Membuat perincian Jamsostek terhutang untuk kantor besar.
d. Urusan Estate Accounting Section 1. Memeriksa kembali seluruh nota-nota tata buku kebun-kebun yang
dipersiapkan oleh Verificator 2. Memeriksa kembali statistik dan laporan sebagai berikut :
a. Daftar Klasifikasi Biaya Ex-Factory b. Realisasi pembelian TBS pihak ke-III
c. Perincian biaya pengolahan MKS dan IKS d. Stock pupuk
e. Upah buruh rata-rata
Universitas Sumatera Utara
3. Memeriksa kembali statistik dan laporan sebagai berikut : a. Permintaan uang bulanan
b. Produksi c. Jurnal Cost Price
d. Estate Trial Balance e. Perkiraan sementara kebun-kebun yang belum selesai
f. Stock posisi g. Persentase lembur
4. Membuat perbandingan realisasi biaya eksploitasi dengan anggaran biaya kebun-kebun sekaligus membuat analisanya Cost Price Analysis
5. Membuat daftar realisasi biaya dan anggaran per jenis produksi 6. Memeriksa tata buku kebun
7. Mempersiapkan dan memeriksa kembali pembukuan supplement sebahagian kebun-kebun
8. Membuat analisa biaya anggaran kebun-kebun. 9. Purchase Departement Bahagian Pembelian
Dipimpin oleh seorang Kepala Bahagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Urusan Import Purchase 1. Memeriksa seluruh proses import
2. Memeriksa permintaan uang dan pertanggungjawabannya 3. Melaksanakan proses import
4. Mengurus pengeluaran barang import dari pelabuhan udara dan laut
Universitas Sumatera Utara
5. Laporan bulanan import. b. Urusan Local and Cash Purchasing
1. Memeriksa kontrak-kontrak pembelian barang lokal 2. Memeriksa pembayaran dan faktor-faktor pembelian lokal dan
pembayaran kontan 3.
Memeriksa jurnal-jurnal supplier 4.
Membuat budget dan progress report 5. Rekonsiliasi stock gudang
6. Mengatur dan mengawasi pembelian dan pemakaian alat-alat kantor 7. Melakukan pembelian kontan
8. Membuat perbandingan harga 9.
Rekonsiliasi purchase ledger dengan stock ledger. c. Gudang Pusat Central Godown
1. Menerima barang dari supplier 2. Mengirim barang kebutuhan kebun
3. Menyimpan barang sebelum dikirim ke kebun 4. Membuat laporan stock
5. Mempersiapkan dokumen pembayaran supplier. 10. IT Departement
a. Mempersiapkan dan memelihara sistem komputerisasi yang terintegrasi SAP Sistem untuk kantor besar dan Harvest IT Plus untuk kebun-kebun
b. Mengadakan dan memelihara seluruh jaringan komputerisasi dan Hardwarenya
Universitas Sumatera Utara
c. Memelihara dan menyimpan data-data perusahaan yang ada di server. 11. Internal Audit
Dipimpin oleh seorang Kepala Internal Audit dan bertanggung jawab langsung kepada Principal Director dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Kepala Internal Audit 1. Menyusun Audit Plan dan anggaran
2. Membuat dan mereview program audit 3. Melakukan pemeriksaan di kantor besar Medan dan kebun
4. Membuat dan memeriksa Draft Audit Report 5. Memeriksa kertas kerja yang dibuat staff audit
6. Memonitor tindak lanjut 7. Mengkoordinir, mengevaluasi dan membina staff Internal Audit
8. Menentukan semua keputusan dari Internal Audit b. Staff Internal Audit
1. Menyiapkan Draft pemeriksaan dan audit program 2. Melakukan pemeriksaan sesuai audit program
3. Menyusun kertas kerja pemeriksaan 4. Memonitor tindak lanjut hasil pemeriksaan.
4.1.3. Aktivitas Perusahaan
Kategori