BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Pengumpulan Data
5.1.1. Data Persediaan Produk Jadi
Data yang menyangkut persediaan di PT. Gold Coin antara lain: 1. Data Permintaan
Data total permintaan pakan ternak dari pelanggan perperiode atau dapat dilihat pada Tabel 5.1.
Tabel 5.1. Data Permintaan Produk Jadi pada Tanggal 25 Juli 2015
Permintaan Produk
105 m Bag
Produk 105 p
Bag
Produk 201 c
Bag Produk
202 c Bag
Produk 801 sp
Bag
1 46
38 43
32 35
2 53
45 36
42 30
3 45
42 35
38 28
4 48
46 42
41 34
5 55
51 35
37 32
6 52
43 32
7 50
39 8
54 48
Total Permintaan
403 352
223 190
159 Laju
Permintaan 50
44 27
23 19
Sumber : PT. Gold Coin Indonesia Medan
2. Data Produksi Data laju produsi merupakan rata-rata jumlah produksi produk perperiode
sesuai dengan perencanaan produksi yang didasarkan pada permintaan
Universitas Sumatera Utara
konsumen dan kondisi ketersediaan produk jadi digudang. Data laju produksi dapat dilihat pada Tabel 5.2.
Tabel 5.2. Data Produksi pada Tanggal 25 Juli 2015
Produksi Produk
105 m Bag
Produk 105 p
Bag
Produk 201 c
Bag Produk
202 c Bag
Produk 801 sp
Bag
1 92
76 82
58 63
2 106
90 72
71 54
3 95
84 70
68 50
4 96
87 80
74 58
5 105
92 70
67 52
6 104
86 67
7 95
78 8
108 91
Total Produksi 801
684 441
338 277
Laju Produksi 100
85 55
42 34
Sumber : PT. Gold Coin Indonesia Medan-Mill
3. Biaya
Setup
Biaya
setup
adalah biaya yang diperlurkan untuk memperlancar proses produksi yang timbul dari intensitas produksi yang dilakukan dalam periode
tertentu. Biaya
setup
pada PT. Gold Coin Indonesia-Medan adalah sebesar Rp.40.000
production setup
dalam satu hari 4. Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang ditimbulkan biaya fasilitas- fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya penyusutan produ jadi dan lain-lain
Biaya penyimpanan produk jadi yang ditetapkan perusahaan adalah biaya penyimpanan produk per hari x 50 1 bag = Rp. 24 x 50 = Rp. 1.200 bag
dalam satu hari.
Universitas Sumatera Utara
5.1.2. Uraian Struktur Sistem Aliran Informasi Persediaan PT. Gold Coin
Uraian kegiatan dari aliran informasi aktual yang terkait dengan persediaan produk jadi dengan bagain sales center dan bagian produksi pada
perusahaan, yakni: Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada PT. Gold Coin, yakni:
1. Permintaan Konsumen
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pemesanan konsumen, yakni:
a. Konsumen melakukan pemesanan pakan ternak kebagian sales center PT.
Gold Coin. b.
Bagian sales center mengisi kertas permintaan konsumen seperti tanggal pemesanan, jenis pakan yang dipesan, jumlah permintaan, dan waktu
pengambilan pesanan. c.
Bagian sales melakukan pengecekan kertas persediaan produk jadi sebelumnya dari laporan persediaan produk jadi dari gudang.
d. Jika persediaan masih tersedia digudang maka bagian sales center
menginformasikan kebagian gudang untuk mengirim permintaan konsumen tersebut dan mengisi kertas pengeluran produk jadi
e. Jika permintaan tersebut tidak tersedia digudang maka bagian seles center
menginformasikan bagian produksi untuk memproduksi permintaan konsumen tersebut.
Model Permintaan konsumen dapat dilihat pada Gambar 5.1.
Universitas Sumatera Utara
INVENTORY SALES CENTER
KONSUMEN
1. Permintaan produk jadi
Form Perintah
produksi Stok Produk jadi
PERMINTAAN KOSUMEN
Form Permintaan
produk jadi
Form Persediaan
Produk Jadi
5. Melakuakan produksi sesuai dengan perintah produksi
Form Persediaan
Produk jadi sebelumnya
PRODUCTION
2
4 5
3
Form pengeluaran
produk jadi
4
4. Pengiriman produk jadi
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.1. Model Aliran Informasi Aktual Permintaan Konsumen
2. Produksi Produk Jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi produk jadi, yakni:
a. Bagian produksi mendapatkan informasi dari bagian sales center tentang
jenis produk dan jumlah produk yang akan diproduksi dan dibuat dalam kertas perintah produksi.
b. Bagian produksi memproduksi sesuai dengan kertas perintah produksi
yang diinformasikan. c.
Setelah produk tersebut selesai diproduksi maka bagian produksi akan mengisi laporan hasil produksi.
Universitas Sumatera Utara
d. Bagian produksi selanjutnya mengirim produk yang diproduksi tersebut
kebagian gudang produk jadi untuk disimpan sementara sebelum dikirim kekonsumen.
Model produksi produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.2.
INVENTORY SALES CENTER
Form Permintaan
Konsumen
Stok Produk jadi
PRODUKSI PRODUK JADI
4. Menerima produk yang diproduksi
Form Perintah
Produksi 1
PRODUCTION
1
2. Melakukan Produksi
Form Produksi
3
4. Mengirim produk yang diproduksi
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.2. Model Aliran Informasi Aktual Produksi Produk Jadi
3. Penerimaan Produk Jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada penerimaan produk jadi, yakni:
a. Bagian gudang produk jadi akan menerima produk hasil produksi untuk
disimpan sementara digudang sebelum dikirim kekonsumen. b.
Bagian gudang produk jadi akan mengisi ketas laporan persediaan produk jadi sesuai dengan produk yang diterimanya dari bagian produksi
Universitas Sumatera Utara
c. Dengan adanya barang yang masuk kegudang selanjutnya bagian gudang
melakukan perhitungan persediaan produk digudang. Model penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.3.
INVENTORY
Stok Produk jadi
PENERIMAAN PRODUK JADI
1. Menerima produk yang diproduksi
PRODUCTION
Form produksi
1
1.Mengirim produk yang diproduksi
Form penerimaan
produk jadi 2
Menambahkan ketersediaan
produk jadi
3
SALES CENTER
Persediaan produk jadi
sebelumnya 3
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.3. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Produk Jadi
4. Pengeluaran Produk jadi
Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi, yakni: a.
Bagian gudang produk jadi akan memperoleh produk hasil produksi dan disimpan sementara gigudang dan akan dikrim setelah mendapatkan
informasi dari bagian sales center mengenai produk yang akan dikirim ke konsumen. Informasi yang diproleh mengenai jenis produk jadi, jumlah
pesanan, alamat pengiriman dan tanggal pengiriman pesanan. b.
Bagian gudang akan mengisi laporan persediaan produk jadi tentang kondisi produk jadi yang akan dikeluarkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Selanjunya bagian gudang akan melakukan perhitungan persediaan produk
jadi digudang karena ada produk jadi yang keluar d.
Bagian gudang produk jadi mengirim produk yang dipesan konsumen tersebut kekonsumen.
Model pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.4.
INVENTORY SALES CENTER
KONSUMEN 4. Penerimaan
produk jadi
Stok Produk jadi
PENGELUARAN PRODUK JADI
1. Menerima Produk yang diproduksi
Mengisi laporan
pengeluran produk jadi
2 Form
Permintaan konsumen
1
Mengisi data persediaan
Produk jadi 3
4. Melakuakan pengeluaran produk
PRODUCTION
1. Mengirim Produk yang diproduksi
Sumber : Pengumpulan Data
Gambar 5.4. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk jadi
Keluhan dan lama waktu yang diperoleh dari aliran informasi aktual di PT. Gold Coin dapat dilihat pada Tabel 5.3. dan Tabel 5.4.
Tabel 5.3. Waktu Aktual Aliran Informasi PT. Gold Coin Aliran Informasi
Aktual
Permintaan Konsumen 25 menit
Perintah Produksi 20 menit
Data Produksi 40 menit
Penerimaan Produk Jadi 25 menit
Pengeluaran Produk Jadi 30 menit
Data Persediaan Produk Jadi 60 menit
Total 200 menit
Sumber : Pengumpulan Data
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.4. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. Gold Coin
No. Arus
Informasi Data Keluhan
1.
Sales Center
- Menyimpan data pelanggan, menyimpan jenis-
jenis produk yang diproduksi dan menyimpan data permintaan konsumen dalam form kertas
tidak efektif
-
Mengetahui kondisi persediaan selama 60 menit
-
Tidak dapat mengetahui kemampuan produksi
- Menginformasikan
permintaan konsumen
kebagian yang lain tidak
update
2.
Production
- Tidak dapat memperkirakan jumlah produksi
- Menyimpan data hasil produksi dalam form kertas
tidak efektif -
Tidak dapat meng- update data hasil produksi
3.
Inventory
- Menyimpan data barang masuk dan batang keluar
dalam form kertas membuat karyawan kewalahan -
Susah mengetahui persediaan produk jadi melalui form kertas
- Kesulitan menghitung persediaan produk jadi
secara manual -
Informasi persediaan kebagian lain tidak
update Sumber : Pengumpulan Data
Secara umum, kebutuhan sistem PT. Gold Coin membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk
mewujudkan kelancaran aliran informasi antar bagian yang terkait dengan bagian penerimaan dan produksi di setiap bagian yang membutuhkan data dan laporan
seperti yang terlihat pada Tabel 5.5.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.5. Kebutuhan Data Setiap
User
Nama Sistem Informasi Manajemen PT. Gold Coin
Sales Center Factory Manager
Production Inventory
Form Permintaan
produk jadi √
√ Form
Perintah produksi
√ √
Form Produksi
√ Form
Pengeluaran produk jadi
√ Form
Penerimaan Produk Jadi
√ Master
Produk Jadi √
Master Pembeli
√ Laporan Penjualan
√ Kartu
Persediaan Produk Jadi
√ √
Terminal setiap
user
PT. Gold Coin dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Sales Center Production
Inventory
Karyawan Sales Karyawan Inventory
Basis Data
TOP LEVEL MANAGEMENT
MIDDLE LEVEL MANAGEMENT
BOTTOM LEVEL MANAGEMENT
Factory Manager
Karyawan production
Gambar 5.5. Terminal
User
PT. Gold Coin
Universitas Sumatera Utara
Uraian dari kebutuhan
user
berdasarkan terminal
user
dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Universitas Sumatera Utara
Sales Center
Form Permintaan produk jadi
Factory Manager
Form Perintah Produksi
Master Pembeli
Kartu Persediaan Produk Jadi
Production
Form Perintah Produksi
Form Produksi
Inventory
Form Permintaan Produk
Jadi Form
Penerimaan Produk jadi
Form Pengeluaran Produk
Jadi Master Produk Jadi
Sistem Informasi Manajemen PT. Gold Coin
Laporan Penjualan
Kartu Persediaan Produk Jadi
Gambar 5.6. Kebutuhan Setiap
User
Sistem Informasi Manajemen PT. Gold Coin
Universitas Sumatera Utara
5.2. Perangolahan Data