Data Persediaan Produk Jadi Uraian Struktur Sistem Aliran Informasi Persediaan PT. Gold Coin

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

5.1. Pengumpulan Data

5.1.1. Data Persediaan Produk Jadi

Data yang menyangkut persediaan di PT. Gold Coin antara lain: 1. Data Permintaan Data total permintaan pakan ternak dari pelanggan perperiode atau dapat dilihat pada Tabel 5.1. Tabel 5.1. Data Permintaan Produk Jadi pada Tanggal 25 Juli 2015 Permintaan Produk 105 m Bag Produk 105 p Bag Produk 201 c Bag Produk 202 c Bag Produk 801 sp Bag 1 46 38 43 32 35 2 53 45 36 42 30 3 45 42 35 38 28 4 48 46 42 41 34 5 55 51 35 37 32 6 52 43 32 7 50 39 8 54 48 Total Permintaan 403 352 223 190 159 Laju Permintaan 50 44 27 23 19 Sumber : PT. Gold Coin Indonesia Medan 2. Data Produksi Data laju produsi merupakan rata-rata jumlah produksi produk perperiode sesuai dengan perencanaan produksi yang didasarkan pada permintaan Universitas Sumatera Utara konsumen dan kondisi ketersediaan produk jadi digudang. Data laju produksi dapat dilihat pada Tabel 5.2. Tabel 5.2. Data Produksi pada Tanggal 25 Juli 2015 Produksi Produk 105 m Bag Produk 105 p Bag Produk 201 c Bag Produk 202 c Bag Produk 801 sp Bag 1 92 76 82 58 63 2 106 90 72 71 54 3 95 84 70 68 50 4 96 87 80 74 58 5 105 92 70 67 52 6 104 86 67 7 95 78 8 108 91 Total Produksi 801 684 441 338 277 Laju Produksi 100 85 55 42 34 Sumber : PT. Gold Coin Indonesia Medan-Mill 3. Biaya Setup Biaya setup adalah biaya yang diperlurkan untuk memperlancar proses produksi yang timbul dari intensitas produksi yang dilakukan dalam periode tertentu. Biaya setup pada PT. Gold Coin Indonesia-Medan adalah sebesar Rp.40.000 production setup dalam satu hari 4. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan merupakan biaya yang ditimbulkan biaya fasilitas- fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya penyusutan produ jadi dan lain-lain Biaya penyimpanan produk jadi yang ditetapkan perusahaan adalah biaya penyimpanan produk per hari x 50 1 bag = Rp. 24 x 50 = Rp. 1.200 bag dalam satu hari. Universitas Sumatera Utara

5.1.2. Uraian Struktur Sistem Aliran Informasi Persediaan PT. Gold Coin

Uraian kegiatan dari aliran informasi aktual yang terkait dengan persediaan produk jadi dengan bagain sales center dan bagian produksi pada perusahaan, yakni: Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada PT. Gold Coin, yakni: 1. Permintaan Konsumen Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada pemesanan konsumen, yakni: a. Konsumen melakukan pemesanan pakan ternak kebagian sales center PT. Gold Coin. b. Bagian sales center mengisi kertas permintaan konsumen seperti tanggal pemesanan, jenis pakan yang dipesan, jumlah permintaan, dan waktu pengambilan pesanan. c. Bagian sales melakukan pengecekan kertas persediaan produk jadi sebelumnya dari laporan persediaan produk jadi dari gudang. d. Jika persediaan masih tersedia digudang maka bagian sales center menginformasikan kebagian gudang untuk mengirim permintaan konsumen tersebut dan mengisi kertas pengeluran produk jadi e. Jika permintaan tersebut tidak tersedia digudang maka bagian seles center menginformasikan bagian produksi untuk memproduksi permintaan konsumen tersebut. Model Permintaan konsumen dapat dilihat pada Gambar 5.1. Universitas Sumatera Utara INVENTORY SALES CENTER KONSUMEN 1. Permintaan produk jadi Form Perintah produksi Stok Produk jadi PERMINTAAN KOSUMEN Form Permintaan produk jadi Form Persediaan Produk Jadi 5. Melakuakan produksi sesuai dengan perintah produksi Form Persediaan Produk jadi sebelumnya PRODUCTION 2 4 5 3 Form pengeluaran produk jadi 4 4. Pengiriman produk jadi Sumber : Pengumpulan Data Gambar 5.1. Model Aliran Informasi Aktual Permintaan Konsumen 2. Produksi Produk Jadi Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi produk jadi, yakni: a. Bagian produksi mendapatkan informasi dari bagian sales center tentang jenis produk dan jumlah produk yang akan diproduksi dan dibuat dalam kertas perintah produksi. b. Bagian produksi memproduksi sesuai dengan kertas perintah produksi yang diinformasikan. c. Setelah produk tersebut selesai diproduksi maka bagian produksi akan mengisi laporan hasil produksi. Universitas Sumatera Utara d. Bagian produksi selanjutnya mengirim produk yang diproduksi tersebut kebagian gudang produk jadi untuk disimpan sementara sebelum dikirim kekonsumen. Model produksi produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.2. INVENTORY SALES CENTER Form Permintaan Konsumen Stok Produk jadi PRODUKSI PRODUK JADI 4. Menerima produk yang diproduksi Form Perintah Produksi 1 PRODUCTION 1 2. Melakukan Produksi Form Produksi 3 4. Mengirim produk yang diproduksi Sumber : Pengumpulan Data Gambar 5.2. Model Aliran Informasi Aktual Produksi Produk Jadi 3. Penerimaan Produk Jadi Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada penerimaan produk jadi, yakni: a. Bagian gudang produk jadi akan menerima produk hasil produksi untuk disimpan sementara digudang sebelum dikirim kekonsumen. b. Bagian gudang produk jadi akan mengisi ketas laporan persediaan produk jadi sesuai dengan produk yang diterimanya dari bagian produksi Universitas Sumatera Utara c. Dengan adanya barang yang masuk kegudang selanjutnya bagian gudang melakukan perhitungan persediaan produk digudang. Model penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.3. INVENTORY Stok Produk jadi PENERIMAAN PRODUK JADI 1. Menerima produk yang diproduksi PRODUCTION Form produksi 1 1.Mengirim produk yang diproduksi Form penerimaan produk jadi 2 Menambahkan ketersediaan produk jadi 3 SALES CENTER Persediaan produk jadi sebelumnya 3 Sumber : Pengumpulan Data Gambar 5.3. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Produk Jadi 4. Pengeluaran Produk jadi Kegiatan dan aliran informasi yang dilakukan pada produksi, yakni: a. Bagian gudang produk jadi akan memperoleh produk hasil produksi dan disimpan sementara gigudang dan akan dikrim setelah mendapatkan informasi dari bagian sales center mengenai produk yang akan dikirim ke konsumen. Informasi yang diproleh mengenai jenis produk jadi, jumlah pesanan, alamat pengiriman dan tanggal pengiriman pesanan. b. Bagian gudang akan mengisi laporan persediaan produk jadi tentang kondisi produk jadi yang akan dikeluarkan. Universitas Sumatera Utara c. Selanjunya bagian gudang akan melakukan perhitungan persediaan produk jadi digudang karena ada produk jadi yang keluar d. Bagian gudang produk jadi mengirim produk yang dipesan konsumen tersebut kekonsumen. Model pengeluaran produk jadi dapat dilihat pada Gambar 5.4. INVENTORY SALES CENTER KONSUMEN 4. Penerimaan produk jadi Stok Produk jadi PENGELUARAN PRODUK JADI 1. Menerima Produk yang diproduksi Mengisi laporan pengeluran produk jadi 2 Form Permintaan konsumen 1 Mengisi data persediaan Produk jadi 3 4. Melakuakan pengeluaran produk PRODUCTION 1. Mengirim Produk yang diproduksi Sumber : Pengumpulan Data Gambar 5.4. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk jadi Keluhan dan lama waktu yang diperoleh dari aliran informasi aktual di PT. Gold Coin dapat dilihat pada Tabel 5.3. dan Tabel 5.4. Tabel 5.3. Waktu Aktual Aliran Informasi PT. Gold Coin Aliran Informasi Aktual Permintaan Konsumen 25 menit Perintah Produksi 20 menit Data Produksi 40 menit Penerimaan Produk Jadi 25 menit Pengeluaran Produk Jadi 30 menit Data Persediaan Produk Jadi 60 menit Total 200 menit Sumber : Pengumpulan Data Universitas Sumatera Utara Tabel 5.4. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. Gold Coin No. Arus Informasi Data Keluhan 1. Sales Center - Menyimpan data pelanggan, menyimpan jenis- jenis produk yang diproduksi dan menyimpan data permintaan konsumen dalam form kertas tidak efektif - Mengetahui kondisi persediaan selama 60 menit - Tidak dapat mengetahui kemampuan produksi - Menginformasikan permintaan konsumen kebagian yang lain tidak update 2. Production - Tidak dapat memperkirakan jumlah produksi - Menyimpan data hasil produksi dalam form kertas tidak efektif - Tidak dapat meng- update data hasil produksi 3. Inventory - Menyimpan data barang masuk dan batang keluar dalam form kertas membuat karyawan kewalahan - Susah mengetahui persediaan produk jadi melalui form kertas - Kesulitan menghitung persediaan produk jadi secara manual - Informasi persediaan kebagian lain tidak update Sumber : Pengumpulan Data Secara umum, kebutuhan sistem PT. Gold Coin membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk mewujudkan kelancaran aliran informasi antar bagian yang terkait dengan bagian penerimaan dan produksi di setiap bagian yang membutuhkan data dan laporan seperti yang terlihat pada Tabel 5.5. Universitas Sumatera Utara Tabel 5.5. Kebutuhan Data Setiap User Nama Sistem Informasi Manajemen PT. Gold Coin Sales Center Factory Manager Production Inventory Form Permintaan produk jadi √ √ Form Perintah produksi √ √ Form Produksi √ Form Pengeluaran produk jadi √ Form Penerimaan Produk Jadi √ Master Produk Jadi √ Master Pembeli √ Laporan Penjualan √ Kartu Persediaan Produk Jadi √ √ Terminal setiap user PT. Gold Coin dapat dilihat pada Gambar 5.5. Sales Center Production Inventory Karyawan Sales Karyawan Inventory Basis Data TOP LEVEL MANAGEMENT MIDDLE LEVEL MANAGEMENT BOTTOM LEVEL MANAGEMENT Factory Manager Karyawan production Gambar 5.5. Terminal User PT. Gold Coin Universitas Sumatera Utara Uraian dari kebutuhan user berdasarkan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.6. Universitas Sumatera Utara Sales Center Form Permintaan produk jadi Factory Manager Form Perintah Produksi Master Pembeli Kartu Persediaan Produk Jadi Production Form Perintah Produksi Form Produksi Inventory Form Permintaan Produk Jadi Form Penerimaan Produk jadi Form Pengeluaran Produk Jadi Master Produk Jadi Sistem Informasi Manajemen PT. Gold Coin Laporan Penjualan Kartu Persediaan Produk Jadi Gambar 5.6. Kebutuhan Setiap User Sistem Informasi Manajemen PT. Gold Coin Universitas Sumatera Utara

5.2. Perangolahan Data