Data Flow Diagram Analisis Permasalahan

2.14 Data Flow Diagram

Menurut Kendall dan Kendall 2003: 263, dalam menganalisis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran Data Flow Diagram DFD, yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem bisnis. Data Flow Diagram DFD menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran dari model sistem umum. Melalui teknik analisis . Data Flow Diagram DFD dapat mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Sebelum membangun sistem, terlebih dahulu dilakukan proses perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan yaitu mampu membantu menyelesaikan permasalahan dengan hasil perhitungan data yang akurat. Tahap pengembangan sistem yang dilakukan pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya adalah mencakup perencanaan system, analisis sistem, desain perancangan sistem secara umum, desain perancangan sistem secara terinci, dan tidak mencakup tahap evaluasi dan implementasi sistem.

3.1 Analisis Permasalahan

Penilaian kinerja pegawai pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya dilakukan secara manual. Meskipun telah menggunakan komputer namun hanya sebagai sarana pengetikan untuk mengisi dokumen penilaian kinerja. Sistem penilaian kinerja belum terintegrasi antar departemen. Bagian kepegawaian membagikan dokumen penilaian kinerja dalam bentuk softcopy kepada pegawai di tiap departemen. Kepala seksi melakukan penilaian kepada kepala sub seksi. Kepala sub seksi melakukan penilaian kepada pegawai bawahannya. Bagian kepegawaian menyusun dokumen penilaian kinerja pegawai tersebut untuk kemudian diberikan kepada kepala seksi kepegawaian. Kepala 56 seksi kepegawaian bertugas untuk memvalidasi dokumen penilaian kinerja pegawai serta melakukan evaluasi. Permasalahan dari sistem lama penilaian kinerja pegawai di Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya antara lain adalah penilaian kinerja pegawai masih dilakukan oleh pimpinan Kepala Kantor, Kepala Seksi, dan Kepala Sub Seksi. Kurangnya informasi yang terbuka dan belum adanya suatu sistem informasi yang dapat digunakan dalam menyelesaikan penilaian kinerja yang fokus pada tiap pegawai dan menghemat waktu dalam pengerjaannya. Pimpinan masih melakukan filterisasi terhadap dokumen dengan menggunakan media kertas untuk memberikan penilaian terhadap setiap pegawai. Hal ini menyebabkan proses penilaian kinerja pegawai membutuhkan waktu yang lama. Permasalahan berikut misalnya tidak adanya history yang menyimpan transaksi pencatatan data penilaian kinerja pegawai, sehingga untuk mencatat hasil penilaian kinerja pegawai tersebut, pimpinan harus membaca berbagai dokumen selama periode waktu tertentu yang menyebabkan penilaian kinerja pegawai tersebut menjadi kurang akurat. Selain itu juga menyebabkan penilaian kinerja cenderung subyektif. Permasalahan lain adalah belum adanya metode yang digunakan dalam proses penilaian kinerja pegawai sehingga penilaian yang selama ini dilakukan hanya berdasarkan pengalaman. Penilaian kinerja dirasakan subyektif dan tidak memberikan pemahaman terhadap kelebihan dan kelemahan individu dalam pengembangan sumber daya manusia. Permasalahan- permasalahan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Sub Bagian Kepegawaian

a. Tidak adanya media penyimpanan basis data yang secara otomatis dapat menyimpan dan menjamin keamanan data sehingga dokumen penting yang berisikan data pegawai dan data penilaian kinerja pegawai sering hilang dan data yang diperlukan tidak ditemukan. b. Informasi data kehadiran yang tidak terkomputerisasi menyebabkan sering terjadi kekeliruan dalam pencatatan dan tingkat keakuratan data kehadiran pegawai menjadi berkurang. c. Tidak adanya penyimpanan data history hasil penilaian yang menyebabkan perekapan data penilaian mengalami keterlambatan. d. Tidak adanya penyimpanan data history hasil rekapan yang menyebabkan pembuatan laporan kepada pihak kepala kantor mengalami keterlambatan dan tidak tepat waktu. e. Informasi pada laporan yang dihasilkan kurang dapat memberikan rekomendasi pada kondisi tertentu ke pihak pegawai menjadi kurang tepat.

2. Kepala Kantor

a. Kurang adanya penjabaran yang mendetail dalam memberikan standar kriteria penilaian sehingga penilaian dengan kecenderungan memusat menjadi lebih besar. b. Penilaian kinerja berdasarkan kualitas pekerjaan kurang terorganisir sehingga unsur subyektifitas cenderung meningkat. c. Tidak adanya sebuah sistem informasi penilaian yang lebih kompleks memuat data pendukung penilaian yang lebih terintegrasi sehingga penilaian yang dilakukan oleh Kepala Kantor menjadi rumit dan tidak sederhana. d. Tidak adanya metode yang sesuai dalam proses penilaian kinerja pegawai sehingga menyebabkan proses penilaian kinerja pegawai dirasakan cenderung kurang memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya baik sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.

3. Kepala Seksi

Permasalahan yang sering terjadi pada Kepala Seksi hampir sama dengan yang terjadi pada Kepala Kantor. Adapun permasalahan-permasalahan tersebut sebagai berikut. a. Kurang adanya penjabaran informasi mendetail dalam memberikan standar kriteria penilaian sehingga penilaian dengan kecenderungan memusat menjadi lebih besar. b. Penilaian kinerja berdasarkan kualitas pekerjaan kurang terorganisir sehingga unsur subyektifitas cenderung meningkat. c. Tidak adanya sebuah sistem penilaian yang lebih kompleks memuat data pendukung penilaian yang lebih terintegrasi sehingga penilaian yang dilakukan oleh kepala seksi menjadi rumit dan tidak sederhana. d. Tidak adanya metode yang sesuai dalam proses penilaian kinerja pegawai sehingga menyebabkan proses penilaian kinerja pegawai dirasakan cenderung kurang memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya baik sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.

4. Kepala Sub Seksi

Permasalahan yang sering terjadi pada kepala sub seksi hampir sama dengan yang terjadi pada kepala kantor dan kepala seksi sebagai tim penilai. Adapun permasalahan-permasalahan tersebut sebagai berikut. a. Kurang adanya penjabaran yang mendetail dalam memberikan standar kriteria penilaian sehingga penilaian dengan kecenderungan memusat menjadi lebih besar. b. Penilaian kinerja berdasarkan kualitas pekerjaan kurang terorganisir sehingga unsur subyektifitas cenderung meningkat. c. Tidak adanya sebuah sistem penilaian yang lebih kompleks memuat data pendukung penilaian yang lebih terintegrasi sehingga penilaian yang dilakukan oleh kepala sub seksi menjadi rumit dan tidak sederhana. d. Tidak adanya metode yang sesuai dalam proses penilaian kinerja pegawai sehingga menyebabkan proses penilaian kinerja pegawai dirasakan cenderung kurang memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan. e. karirnya baik sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain. Proses penilaian kinerja yang masih dilakukan secara manual dan masih melakukan penilaian secara vertikal, Berikut dapat dilihat Dokumen Flow Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Gambar 3.1 ini yang menggambarkan sistem lama di halaman 61. Gambar 3.1. Dokumen Flow Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Adapun proses penilaian yang dianalisis dimulai dari beberapa bagian yang berhubungan dalam proses penilaian kinerja serta memiliki data yang dibutuhkan pada proses penilaian kinerja. Pada sub bagian kepegawaian melakukan proses awal yakni pendataan data pegawai yang akan dibutuhkan untuk melakukan proses penilaian kinerja. Kepala seksi kepegawaian memberikan dokumen keputusan direksi yang berisi data kriteria penilaian dan ukuran skala penilaian yang akan dipakai untuk membuat form penilaian dan surat perintah penilaian kinerja. Surat perintah penilaian kinerja disebarkan utk setiap divisi atau departement untuk melakukan penilaian kinerja. Data penilaian kinerja akan direkap oleh sub bagian kepegawaian sehingga berbentuk laporan beberapa rangkap untuk pihak manajemen.

3.2 Analisis Kebutuhan