Efektifitas Pelayanan Peminjaman Dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat (Studi Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan)

(1)

EFEKTIFITAS PELAYANAN PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BUKU BAGI MASYARAKAT

(Studi Pada Pengunjung Kantor Perpustakaan, Arsip

Dan Dokumentasi Kabupaten Asahan)

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

sarjana Program Strata 1 (S1) pada Departemen Ilmu

Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sumatera Utara

FITRAH HAYATI HARAHAP

110921017

DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, atas berkah dan rahmat-Nya peneliti dapat menyelesaikan penelitian dan penulisan skripsi ini dengan baik. Penulisan skripsi yang berjudul “Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat” bertujuan untuk memenuhi salah satu persyaratan yang harus dilengkapi dalam memperoleh gelar Sarjana Sosial pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

Dalam proses penyelesaian skripsi ini, peneliti mendapat banyak dukungan, bimbingan, dan semangat baik dari segi moril maupun materil dari berbagai pihak. Oleh karena itu secara khusus peniliti ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada orang tua tercinta, yakni Ayahanda Drs. Amir Husin Harahap dan Ibunda Syarifah Tanjung, serta ketiga saudara yaitu Kakanda Wahyuni Harahap, M.Psi, Abangda Khairul Anhar Harahap, SH, dan Kakanda Uswatun Hasanah Harahap, SSi yang senantiasa mendoakan, memberi pengetahuan, dukungan dan nasehat yang bijaksana bagi peneliti.

Selain itu, peneliti juga mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Badaruddin, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. M. Husni Thamrin, M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara dan dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan kepada peneliti selama pengerjaan skripsi ini.

(3)

3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.SP selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Negara.

4. Penguji Utama yang telah memberikan masukan untuk perbaikan skripsi ini hingga akhirnya bisa menjadi lebih baik lagi.

5. Seluruh dosen dan staf/pegawai yang telah mendidik dan membantu peniliti selama masa perkuliahan hingga penyelesaian skripsi ini.

6. Ibu Ir. Anelia Trisna selaku Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan yang telah memberikan kesempatan kepada peneliti untuk dapat melaksanakan penelitian.

7. Ibu Nurdiana, A.Ma.Pd, Ibu Yuslaini, SS, dan Bapak Suhadi Asra, SE yang telah banyak membantu peneliti dalam proses pengumpulan data.

8. Kawan-kawan seperjuangan Ilmu Administrasi Negara Ekstensi stand book 2011 yang senantiasa menjadi kawan terbaik dan memberi motivasi hingga selesainya pengerjaan skripsi ini.

Menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam skripsi ini, peneliti memohon maaf yang sebesar-besarnya. Peneliti menerima kritik dan saran yang konstruktif untuk perbaikan dan pendorong peneliti untuk dapat semakin maju. Semoga skripsi ini bermanfaat dan dapat menambah khasanah pengetahuan kita semua.

Medan, Juni 2013 Penelititi

(4)

ABSTRAK

Fitrah Hayati Harahap, 110921017, Efektifitas Pelayanan Peminjaman Dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat (Studi Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan), Skripsi, Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara, 2013.

Skripsi ini berisi penelitian mengenai efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku bagi masyarakat sebagai pengguna layanan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan. Perpustakaan umum daerah memiliki peranan penting bagi masyarakat sekitarnya dalam memberikan layanan informasi yang diperlukan, serta dapat mewujudkan masyarakat dan bangsa yang cerdas. Perpustakaan dapat berperan sebagai fasilitator untuk menyediakan buku-buku koleksi serta informasi yang berkualitas kepada masyarakat dengan biaya relatif lebih murah. Salah satu kegiatan atau pelayanan utama perpustakaan adalah peminjaman dan pengembalian buku atau materi perpustakaan lainnya. Kegiatan ini sering dikenal dengan istilah pelayanan sirkulasi. Kualitas pelayanan yang diberikan oleh bagian pelayanan sirkulasi ini sangat berpengaruh terhadap citra perpustakaan itu sendiri, karena bagian inilah yang pertama kali dan paling sering berhubungan dengan pengguna layanan perpustakaan.

Penelitian dilakukan terhadap 92 orang sampel yang merupakan pengunjung perpustkaan yang dipilih dengan teknik purposive sampling. Pada pengumpulan data digunakan teknik accidental sampling dengan penentuan jumlah sampel menggunaka perhitungan Taro Yamane.

Pengumpulan data pada penelitian menggunakan kuesioner beserta observasi ke lapangan lalu menganalisis data dengan menggunakan analisis data kuantitatif. Teknik analisis data dalam penelitian kuantitatif ini menggunakan statistik deskriptif. Perhitungan analisis data dibantu dengan menggunakan bantuan SPSS 15 for Windows.

Berdasarkan penelitiann yang telah dilakukan maka diperoleh hasil bahwa efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dinilai masih kurang efektif terbukti dari hasil perhitungan jawaban responden sebesar 63% berada pada kategori kurang efektif.

(5)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... ABSTRAK ... DAFTAR ISI ... DAFTAR TABEL ... DAFTAR GAMBAR ... BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1.2 Perumusan Masalah ... 1.3 Tujuan Penelitian ... 1.4 Manfaat Penelitian ... 1.5 Kerangka Teori ... 1.5.1 Efektifitas ... 1.5.1.1 Pengertian Efektifitas ... 1.5.1.2 Perspektif Keefektifan ... 1.5.1.3 Efektifitas Organisasi ... 1.5.2 Pelayanan ... 1.5.2.1 Pengertian Pelayanan Publik ... 1.5.2.2 Kualitas Pelayanan Publik ... 1.5.2.3 Standar Pelayanan Publik ... 1.5.3 Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan ... 1.5.3.1 Pengertian Sirkulasi ... 1.5.3.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi ... 1.5.3.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan ... 1.5.3.4 Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan ... 1.6 Defenisi Konsep dan Defenisi Operasional ... 1.7 Sistematika Penulisan ... BAB II METODE PENELITIAN

2.1 Bentuk Penelitian ... 2.2 Lokasi Penelitian ... 2.3 Populasi dan Sampel ... 2.3.1 Populasi ... 2.3.2 Sampel ... 2.4 Teknik Pengumpulan Data ... 2.5 Instrumen Penelitian ... 2.6 Validitas dan Reliabilitas ...

(6)

2.6.1 Validitas ... 2.6.2 Reliabilitas ... 2.7 Hasil Uji Coba Instrumen Penelitian ... 2.8 Teknik Analisis Data ... BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan ... 3.2 Visi, Misi dan Tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Kabupaten Asahan ... 3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 3.4 Sarana, Prasarana, dan Pengunjung/Anggota Perpustakaan ... 3.5 Pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

Kabupaten Asahan ... 3.5.1 Sistem Pelayanan ... 3.5.2 Jenis Pelayanan dan Prosedur Pelayanan Sirkulasi ... 3.5.3 Jadwal Layanan Perpustakaan ... 3.6 Program Pelaksanaan dan Pengembangan ... BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Responden Penelitian ... 4.2 Analisis Deskriptif ... BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan ... 6.2 Saran ... DAFTAR PUSTAKA

(7)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul

1.1 Defenisi Konsep dan Defenisi Operasional 2.1 Penentuan Nilai Skala

2.2 Sebaran Skala Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

2.3 Hasil Uji Validitas Skala Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

2.4 Hasil Uji Reliabilitas Skala Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

2.5 Norma Kategorisasi

4.1 Deskripsi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin 4.2 Deskripsi Responden Berdasarkan Usia

4.3 Deskripsi Responden Berdasarkan Pekerjaan

4.4 Deskripsi Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir

4.5 Deskripsi Responden Berdasarkan Kurun Waktu Keanggotaan 4.6 Distribusi Frekuensi Deskripsi Responden Penelitian

Berdasarkan Jenis Kelamin Terhadap Variabel

4.7 Distribusi Frekuensi Deskripsi Responden Penelitian Berdasarkan Usia Terhadap Variabel

4.8 Distribusi Frekuensi Deskripsi Responden Penelitian Berdasarkan Pekerjaan Terhadap Variabel

4.9 Distribusi Frekuensi Deskripsi Responden Penelitian Berdasarkan Pendidikan Terhadap Variabel

4.10 Distribusi Frekuensi Deskripsi Responden Penelitian Berdasarkan Kurun Waktu Keanggotaan Terhadap Variabel 4.11 Deskriptif Data Penelitian

4.12 Distribusi Frekuensi Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

(8)

DAFTAR GAMBAR

(9)

ABSTRAK

(10)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pembangunan nasional merupakan pembangunan manusia seutuhnya dan pembangunan masyarakat Indonesia seluruhnya. Berbagai program pembangunan yang diselenggarakan oleh pemerintah, baik yang fisik maupun yang bersifat mental pada hakikatnya adalah upaya peningkatan kualitas hidup masyarakat Indonesia. Begitu pula halnya dengan pembangunan dibidang pendidikan sebagai salah satu tujuan nasional bangsa Indonesia yang tercantum dalam Pembukaan UUD 1945 alinea keempat, yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Untuk mewujudkan tujuan tersebut pemerintah membangun berbagai sarana pendukung pendidikan, dan salah satunya adalah perpustakaan. Sebagaimana diatur dalam UU No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan bahwa perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, sumber informasi dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Perpustakaan juga bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa (http://digilib.uns.ac.id/pengguna.php?mn=detail&d_id=4856).

Di era globalisasi penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi merupakan tuntutan kebutuhan yang harus terpenuhi. Penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi merupakan kunci dalam memenangkan tantangan globalisasi. Sedangkan minimnya penguasaan sumber ilmu

(11)

pengetahuan, teknologi dan informasi akan berujung pada sebuah kemunduran dan kegagalan dalam persaingan di era globalisasi. Sumber daya manusia yang unggul dan kompetitif mensyaratkan dirinya untuk terus belajar sepanjang hayat. Sarana yang penting untuk mendemokratisasikan kesempatan belajar bagi tiap warga masyarakat itu adalah perpustakaan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Blasius bahwa perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa karena perpustakaan umum merupakan gerbang menuju pengetahuan, mendukung perorangan, dan kelompok untuk melakukan kegiatan belajar seumur hidup, pengambilan keputusan mandiri dan pembangunan budaya (Suharmini, Sri dan Purwono, 2006:8).

Perpustakaan umum merupakan salah satu perangkat pemerintah daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala daerah (bupati atau walikota). Perpustakaan umum tersebut milik pemerintah daerah dan dikelola oleh pemerintah daerah yang bersangkutan. Penyediaan dana perpustakaan umum berasal dari masyarakat melalui APBD yang berasal dari pajak dan retribusi yang harus dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan umum. Perpustakaan umum didirikan untuk kepentingan masyarakat. Hal ini sesuai dengan visi dari Pemerintah Kabupaten Asahan 2010-2015, yaitu “Terwujudnya Asahan yang Religius, Sehat, Cerdas, dan Mandiri

Perpustakaan merupakan public service yang bergerak dibidang layanan dan jasa informasi. Dan sebagai public service perpustakaan dituntut untuk menyedikan informasi yang aktual, tepat waktu, berkelanjutan, mudah diakses

(12)

sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Perpustakaan dinyatakan berhasil jika pengguna jasa perpustakaan merasa puas karena kebutuhannya terpenuhi dan jika perpustakaan itu sudah dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna. Perpustakaan dinyatakan baik jika perpustakaan mempunyai persyaratan antara lain koleksi relevan, aktual dan akurat, sumber daya manusia yang profesional, serta sistem layanan yang cepat, didukung oleh sarana prasarana yang memadai.

Dipilihnya Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sebagai lokasi penelitian dikarenakan perpustakaan umum ini memiliki peranan penting bagi masyarakat sekitarnya dalam memberikan layanan informasi yang diperlukan, serta dapat mewujudkan masyarakat dan bangsa yang cerdas. Dengan adanya perpustakaan mampu menjembatani antara mahalnya buku dan kebutuhan informasi masyarakat yang terus meningkat. Perpustakaan dapat berperan sebagai fasilitator untuk menyediakan buku-buku koleksi serta informasi yang berkualitas kepada masyarakat dengan biaya relatif lebih murah. Hal tersebut dengan tegas dinyatakan dalam visi perpustakaan ini yaitu mewujudkan perpustakaan umum sebagai pusat sumber belajar, informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan pengembangan nilai-nilai budaya bangsa.

Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 tahun 2007 disebutkan bahwa perpustakaan umum merupakan salah satu urusan wajib pemerintah daerah. Sebagai urusan wajib, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan mempunyai tugas pokok dan fungsi utamanaya yaitu menghimpun, memelihara, melestarikan, mengolah dan menyajikan informasi, serta memberdayakannya kepada seluruh lapisan masyarakat.

(13)

Perpustakaan umum menjalankan perannya sebagai suatu lembaga yang netral di dalam masyrakat, yaitu dengan menyediakan isi-isu terbaru sehingga sering dijadikan tempat bahan rujukan dalam mencari informasi, dan masyarakat dapat memberdayakan diri mereka sendiri melalui perpustakaan dengan mendapatkan berbagai informasi yang sesuai dengan kebutuhan profesi dan bidang tugas masing-masing. Pada akhirnya bermuara pada tumbuhnya masyarakat yang berinformasi dengan baik, berkualitas dan demokratis.

Supriyanto mengemukakan bahwa kondisi perpustakaan sekarang pada umumnya ditandai oleh kurang dimanfaatkannya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, pelayanan tidak mencapai sasaran secara efektif, persepsi masyarakat yang kurang baik terhadap perpustakaan dan profesi pustakawan, kualitas dan jumlah pustakawan yang masih lemah dan terbatas, minat baca masyarakat yang masih rendah dan diperburuk dengan produksi buku nasional yang masih rendah (http://digilib.uns.ac.id/pengguna.php?mn=detail&d_id=4856).

Demikian pula yang terjadi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sebagai salah satu perpustakaan umum yang bergerak di bidang pelayanan informasi. Perpustakaan daerah dituntut untuk dapat mencermati, tanggap terhadap kebutuhan serta memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat penggunanya. Tapi hal tersebut sepertinya belum dilakukan secara optimal, mengingat adanya keluhan-keluhan dari masyarakat mengenai kemampuan petugas dalam proses pelayanan, terbatasnya koleksi buku dan sarana prasarana lainnya.

(14)

Proses pengolahan data yang dilakukan pada sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian buku (pelayanan sirkulasi) di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan pada umumnya masih bersifat manual, seperti pencatatan pada data anggota, data buku, data peminjaman dan pengembalian juga masih manual yaitu berupa arsip dokumen. Hal ini membuat proses pelayanan peminjaman dan pengembalian buku berjalan lamban, apalagi saat pengunjung datang secara bersamaan mengakibatkan antrian dalam proses peminjaman dan pengembalian buku karena hanya dilayani oleh satu petugas. Para pengunjung perpustakaan baik mahasiswa, pelajar atau para pengunjung lainnya juga masih mengisi buku tamu dengan cara yang manual. Waktu tenggang peminjaman buku juga masih dirasa belum cukup memadai. Peminjam hanya diberi waktu tiga hari untuk meminjam kemudian mengembalikan buku tersebut pada waktu yang telah ditentukan (Sumber: wawancara prapenelitian pada 21 Februari 2013).

Ketersediaan katalog tidak membantu pengunjung dalam mencari buku-buku yang diinginkan, ketika mereka mencari pada rak-rak buku-buku yang ada, buku-buku yang dicari tidak ditemukan pada tempat yang seharusnya. Hal ini seringkali membuat para pengguna jasa perpustakaan menjadi kebingungan dan kesulitan dalam menemukan buku yang mereka perlukan. Dan akhirnya harus mencari langsung pada rak-rak buku tersebut. Katalog berbentuk buku telah lama digunakan di perpustakaan. Katalog ini sering disebut katalog tercetak (printed catalog). Kelemahannya ialah setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru maka katalog buku sudah ketinggalan zaman karena setiap kali perpustakaan

(15)

menambah buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali. Pengunjung kesulitan mencari informasi buku karena katalog masih dalam bentuk buku besar. Dengan demikian katalog berbentuk buku kurang fleksibel. Cara ini dapat diatasi dengan menerbitkan katalog tambahan (suplemen), namun cara ini tetap tidak efektif. Biaya pembuatan katalog berbentuk buku cenderung mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah

Secara umum pelayanan merupakan salah satu kegiatan perpustakaan yang penting dan harus dilakukan secara baik. Pelayanan dilakukan pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan tugas pokok organisasi. Keberhasilan perpustakaan umum dalam menjalankan tugas dan fungsinya tidak terlepas dari masyarakat dan pelayanan yang diberikan secara efektif dan efisien. Kebutuhan masyarakat akan informasi menjadi hal yang penting untuk diperhatikan.

Pelayanan peminjaman dan pengembalian buku merupakan salah satu aspek pembinaan perpustakaan yang memiliki pengaruh dan peranan yang sangat besar dalam memperlancar layanan maupun pelaksanaan fungsi perpustakaan. Pelayanan yang baik membuat para pengunjung merasa nyaman berada di perpustakaan yang diharapkan dapat meningkatkan minat pengguna untuk mengunjungi dan memanfaatkan layanan perpustakaan.

Pelaksanaan pelayanan ini adalah tugas yang berat, karena menyangkut setiap aspek kehidupan masyarakat. Menyadari tugas yang berat ini, maka perlu diadakan perbaikan pelayanan dan keseriusan kerja dari setiap pegawai yang

(16)

bertugas, karena pelayanan dan kepuasan adalah kunci keberhasilan kegiatan yang dilakukan oleh setiap organisasi.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Asahan”.

1.2 Perumusan Masalah

Untuk mempermudah di dalam penelitian perlu ditegaskan dan dirumuskan secara jelas mengenai masalah di atas sehingga proses penyajian benar-benar terarah dalam menginterpretasikan fakta dan datanya. Maka penulis dalam melakukan penelitian ini merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimana Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan?”.

1.3 Tujuan Penelitian

Setiap penelitian memiliki tujuan yang hendak dicapai, sesuai dengan judul yang dikemukakan maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana efektifitas pemberian pelayanan peminjaman dan pengembalian buku pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan.

(17)

1.4 Manfaat Penelitian

Suatu penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak terkait. Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

1. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya khasanah dan sumber bacaan di Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU dan bagi kalangan peneliti lainnya sebagai kerangka ilmiah untuk melakukan penelitian selanjutnya.

2. Secara subjektif, penelitian ini berguna untuk melatih dan mengembangkan pengetahuan dan wawasan dalam peningkatan kemampuan berpikir dan membuat suatu karya tulis dibidang ilmiah.

3. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi setiap perpustakaan pada umumnya dan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan khususnya dalam meningkatkan pelayanan.

1.5 Kerangka Teori

Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, penulis perlu mengemukakan teori-teori sebagai kerangka berpikir yang berguna untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian melihat masalah yang akan diteliti. Teori adalah serangkaian asumsi, konsep, kontruksi, defenisi, dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun dan Sofian Efendi, 1995:37). Dalam penelitian ini, maka teori-teori yang dipakai adalah sebagai berikut:

(18)

1.5.1 Efektifitas

1.5.1.1 Pengertian Efektifitas

Dalam pengertian teoritis atau praktis, tidak ada persetujuan yang bersifat universal mengenai apa yang dimaksud dengan keefektifan karena ada begitu banyak defenisi yang menjelaskan tentang keefektifan. Oleh karena itu dalam penelitian ini dikemukakan beberapa defenisi tentang keefektifan ataupun efektifitas.

Efektifitas berasal dari kata efektif yang berarti mempunyai nilai efektif, pengaruh atau akibat, bisa diartikan sebagai kegiatan yang bisa memberikan hasil yang memuaskan, dapat di katakan juga bahwa efektifitas merupakan keterkaitan antara tujuan dan hasil yang dinyatakan, dan menunjukan derajat kesesuaian antara tujuan yang di nyatakan dengan hasil yang dicapai (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2005:284).

Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya (Sondang P. Siagian, 2000:24).

Ahli lainnya yang mengemukakan defenisi dari efektifitas adalah Warsita, menurutnya efektifitas lebih menekankan pada perbandingan antara rencana dengan tujuan yang dicapainya (http://repository.upi.edu/operator/upload/s_ d055_0608872_chapter2.pdf).

(19)

Berdasarkan beberapa defenisi yang telah dipaparkan di atas, dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu aktifitas atau kegiatan dalam rangka mencapai sasaran atau tujuan awal yang telah ditentukan sebelumnya dan mengandung beberapa unsur penting, yaitu:

1. Pencapaian tujuan, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Ketepatan waktu, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan-kegiatan tersebut dapat terlaksana dan selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan. 3. Manfaat, adanya manfaat yang dirasakan oleh masyarakat pengguna jasa

yang ada disekitarnya.

4. Hasil, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila memberikan hasil sesuai dengan harapan masyarakat.

1.5.1.2 Perspektif Keefektifan

Perspektif keefektifan diidentifikasi melalui tiga bagian berikut ini (Hermawan Sofyandi dan Iwa Garniwa, 2007:34-36):

a. Keefektifan Individual

Perspektif ini menekankan pelaksanaan tugas pekerjaan atau anggota dari organisasi itu. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan adalah bagian dari pekerjaan atau posisi dalam organisasi tersebut. Para manajer secara rutin menaksir keefektifan individu melalui proses evaluasi prestasi. Evaluasi ini menjadi dasar untuk kenaiikan gaji, promosi, dan jenis imbalan lain yang diberikan organisasi tersebut.

(20)

Sumber keefektifan individual mencakup kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, dan stres. Perbedaan individual dalam bidang ini menyebabkan perbedaan keefektifan individual.

b. Keefektifan Kelompok

Individu-individu jarang bekerja terpisah dari pekerja lain di dalam sebuah organisasi, setiap individu bekerja dalam kelompok. Oleh karena itu manajer perlu mempertimbangkan perspektif keefektifan kelompok. Dalam beberapa hal, keefektifan kelompok adalah jumlah sumbangan dari seluruh anggotanya. Dalam hal lain, keefektifan kelompok melebihi jumlah sumbangan individual.

Sebab-sebab keefektifan kelompok mencakup kepanduan, kepemimpinan, struktur, status, peranan, norma-norma.

c. Keefektifan Organisasi

Karena organisasi terdiri dari individu dan kelompok, keefektifan organisasi adalah fungsi dari keefektifan individu dan kelompok. Meskipun demikian, keefektifan organisasi melebihi jumlah keefektifan individu dan kelompok. Organisasi dapat memperoleh prestasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan jumlah prestasi masing-masing bagiannya. Dasar rasional penggunaan organisasi sebagai alat untuk mengerjakan pekerjaan ialah bahwa organisasi dapat mnyelesaikan pekerjaan itu lebih baik dari usaha individu manapun.

Sebab-sebab keefektifan organisasi mencakup lingkungan, teknologi, pilihan strategis, struktur, proses dan kebudayaan.

(21)

Keefektifan Individual → Keefektifan Kelompok → Keefektifan Organisasi

Gambar Tiga Perspektif Keefektifan

Hubungan antara ketiga perspektif tersebut di atas disajikan pada gambar di atas. Panah penghubung menunjukkan bahwa keefektifan kelompok tergantung pada keefektifan individu, keefektifan organisasi tergantung pada keefektifan kelompok. Hubungan yang pasti diantara ketiga perpektif tersebut bervariasi, tergantung kepada berbagai faktor seperti jenis organisasi, pekerjaan yang dilakukan, dan penggunaan teknologi dalam melakukan pekerjaan tersebut.

1.5.1.3 Efektifitas Organisasi

Quinn dan Rohrbaugh (Kasim, 1993:87-92) perspektif teoritis dari pada kriteria efektifitas organisasi diklasifikasikan menjadi empat model yaitu: a. Model Tujuan Rasional

Model tujuan rasional menekankan pada perumusan tujuan, perencanaan, evaluasi dan produktifitas. Kelebihan model ini dalam mengevaluasi efektifitas organisasi adalah berdasarkan penilaian atas dasar kriteria pribadi (value judgment) si penilai. Dilain pihak, pendekatan yang berdasarkan tujuan ini diragukan objektifitasnya, karena kenyataan sebagian besar organisasi mempunyai tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan tujuan resmi biasanya tidak jelas.

(22)

b. Model Hubungan Manusia

Model yang menekankan pada moral karyawan, kepemimpinan, pengembangan sumber daya manusia dan aspek peranan informal dari perilaku organisasi. Kekuatan model ini yang utama adalah anggota organisasi diperlakukan sebagai manusia dan tidak semata-mata sebagai salah satu faktor produksi. Tetapi model ini juga mempunyai kelemahan yaitu cenderung mengabaikan perspektif makro (organisasi secara keseluruhan) dan hampir sepenuhnya memfokuskan kepada objek manusia. c. Model Sistem Terbuka

Model ini memfokuskan pada hubungan antar organisasi dan lingkungannya. Secara teoritis, model ini lebih komperhensif dari pada model-model lainnya, sebab organisasi dianggap sebagai suatu yang dinamis dalam kerangka lingkungan yang lebih luas. Kelemahannya adalah tidak mungkin direalisasikan dalam studi yang sebenarnya karena kompleksnya model dan hubungan antara elemen-elemennya, selain itu paradigma yang mengasumsikan bahwa organisasi dianggap bersifat reaktif semata-mata dalam hubungannya dengan lingkungan.

d. Model Proses Internal

Model ini memusatkan perhatiannya pada proses pengolahan informasi dan pembuatan keputusan dalam organisasi. Kekuatan model ini adalah karena mengevaluasi efektifitas organisasi berdasarkan proses daripada berdasarkan tujuan akhir. Kelemahannya terletak pada kesulitan dalam

(23)

mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan proses-proses internal organisasi.

1.5.2 Pelayanan

1.5.2.1 Pengertian Pelayanan Publik

Pelayanan pada dasarnnya dapat didefinisikan sebagai aktifitas seseorang, sekelompok dan organisasi baik langsung maupun tidak langsung untuk memenuhi kebutuhan. Definisi pelayanan publik menurut Sinambela adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap sejumlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kesatuan dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik. Moenir menjelaskan bahwa pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktifitas orang lain secara langsung. Sedangkan menurut Dwiyanto pelayanan publik dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktifitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan warga pengguna. Pengguna atau pelanggan yang dimaksud adalah warga negara yang membutuhkan pelayanan publik (http://dc430.4shared.com/doc/kxHJ1hHU/ preview.html

Berdasarakan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.63 Tahun 2003, defenisi pelayanan publik adalah segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan peraturan perundang-undangan. Selanjutnya berdasarkan UU No. 25 Tahun

(24)

2009, pelayanan publik didefenisikan sebagai kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Dari beberapa penjelasan sebelumnya maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara pelayanan dalam hal ini organisasi atau lembaga/institusi.

1.5.2.2 Kualitas Pelayanan Publik

Secara teoritis tujuan pelayanan publik pada dasarnya adalah memuaskan masyarakat pengguna sebagai konsumen dari pelayanan-pelayanan tersebut (Poltak Sinambela, dkk, 2006:6). Untuk mencapai kepuasan tersebut dituntut kualitas pelayanan prima yang tercermin dari:

a. Transparansi, yaitu pelayanan yang diberikan harus bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.

b. Akuntabilitas, yakni pelayanan tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

c. Kondisional, yakni pelayanan yang diberikan harus sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas.

(25)

d. Partisipatif, yaitu pelayanan tersebut harus dapat mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.

e. Kesamaan hak, yaitu penyelenggaraan pelayanan yang tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, agama, ras, golongan, gender, status sosial dan ekonomi.

f. Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pelayanan yang mempertimbangkan aspek keadilan antara pemberi dan penerima pelayanan publik.

1.5.2.3 Standar Pelayanan Publik

Setiap penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan dan dipublikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan. Standar merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima pelayanan.

Berdasarkan keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63 Tahun 2003, standar pelayanan meliputi :

a. Prosedur Pelayanan

Setiap pelayanan publik yang diberikan harus memiliki prosedur pelayanan yang harus ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan termasuk dalam hal ini adalah pengaduan, yaitu jika terdapat ketidaksesuaian di dalam prosedur tersebut.

(26)

b. Waktu Penyelesaian

Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan.

c. Biaya Pelayanan

Biaya atau tarif pelayanan termasuk rinciannya yang ditetapkan dalam proses pemberian pelayanan.

d. Produk Pelayanan

Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

e. Sarana dan Prasarana

Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara pelayanan publik.

f. Kompetensi Petugas Pemberi Pelayanan Publik

Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat berdasarkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang dibutuhkan.

1.5.3 Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan 1.5.3.1 Pengertian Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari Bahasa Inggris Circulation yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada sirkulasi udara, sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya

(27)

adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa, H.S, 1990:1).

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan (Sulistiyo, 2000:257).

1.5.3.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Menurut Lasa H.S tombak pelayanan pada sebuah perpustakaan. Jenis pelayanan ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan, yang bertujuan:

a. Supaya mereka (pengguna) mampu memanfaatkan.

b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, kapan koleksi kembali.

c. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.

d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

(28)

1.5.3.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan

Menurut Qalyubi dan kawan-kawan, pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem

a. Terbuka (Open Access)

), yaitu sebagai berikut :

Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka-buka, melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda.

Keutungan sistem terbuka :

1. Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam).

2. Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya.

3. Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. Kelemahan sistem terbuka:

1. Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk.

2. Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak.

(29)

b. Tertutup (Closed Access)

Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung.

Kelebihan sistem tertutup:

1. Koleksi akan tetap terjaga kerapianya. 2. Koleksi yang hilang dapat diminimalkan. Kelemahanya sistem tertutup:

1. Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan.

2. Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka.

3. Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.

1.5.3.4 Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan

Kegiatan pada bagian sirkulasi terdiri beberapa macam meliputi (Purwono, 2001:134):

a. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.

c. Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.

(30)

d. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

e. Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

f. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjam g. Pembuatan statistik.

h. Peminjaman antar perpustakaan.

i. Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

1.6 Defenisi Konsep dan Defenisi Operasional

Konsep adalah istilah dan defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak sebuah kejadian, kelompok atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, 1995:33). Melalui konsep kemudian peneliti diharapkan dapat menyederhanakan pemikirannya dengan menggunakan satu istilah untuk beberapa kejadian (events) yang berkaitan satu dengan yang lainnya.

Defenisi opersional adalah unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana cara mengukur suatu variabel. Dengan kata lain, defenisi operasional adalah semacam petunjuk pelaksanaan bagaimana cara mengukur suatu variabel (Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, 1995:33).

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, bahwa pada penelitian kali ini penulis bermaksud hendak mengukur keefektifan sebuah sistem kearsipan

(31)

terhadap pelayanan. Oleh karena itu penulis menggunakan konsep dan beberapa indikator sebagai berikut:

Tabel 1.1 Defenisi Konsep dan Defenisi Operasional

Konsep Variabel Indikator

Efektifitas pelayanan sirkulasi adalah kegiatan-kegiatan pelayanan peminjaman dan pengembalian (sirkulasi) bahan pustaka yang dilakukan

dalam rangka pencapaian sasaran dengan tepat yang berkaitan dengan tujuan-tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

Komponen dari efektifias tersebut yaitu:

a. Pencapaian tujuan b. Ketepatan waktu c. Manfaat

d. Hasil

e. Kompetensi petugas

Efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku

a. Prosedur dan proses pelayanan yang mudah dan sederhana. b.Waktu yang dibutuhkan pada

proses pelayanan tepat dan singkat.

c.Biaya pelayanan yang ekonomis.

d.Pelayanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan/yang dikehendaki masyarakat pengguna jasa perpustakaan.

e.Ketersediaan bahan pustaka yang lengkap dan memenuhi

kebutuhan informasi masyarakat pengguna jasa

perpustakaan.

f. Ketersedian sarana pendukung serta sarana pelengkap yang memadai.

g.Kenyamanan memperoleh layanan yang berkaitan dengan

kondisi umum di perpustakaan.

h.Tersedianya petugas

pelayanan yang profesional dan memadai.

(32)

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan penelitian ini dibuat untuk menjelaskan secara garis besar mengenai isi dari penelitian yang penulis susun ini. Sistematika penulisan penelitian yang akan penulis susun adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini mengemukakan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerangka teori, defenisi konsep dan defenisi operasional, dan sistematika penulisan.

BAB II : METODELOGI PENELITIAN

Bab ini berisikan tentang bentuk penelitian, lokasi penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, validitas dan reliabilitas, hasil uji coba alat ukut dan teknik analisa data.

BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

Bab ini memuat mengenai gambaran umum, visi dan misi, tugas dan fungsi, struktur organisasi dan data-data mengenai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan.

BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan seluruh rangkaian hasil penelitian yang dirangkum dan pembahasan yang memuat tentang deskripsi hasil penelitian. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dari hasil penelitian dan pemberian saran dari penulis yang dianggap penting.

(33)

BAB II

METODE PENELITIAN

2.1 Bentuk Penelitian

Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian deskriptif dengan analisis data kuantitatif. Metode deskriptif memusatkan perhatian terhadap masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya diiringi dengan interpretasi (Nawawi, 1990:64).

Metode deskriptif bermaksud untuk menggambarkan, meringkaskan kondisi, situasi atau berbagai variabel yang timbul di masyarakat yang menjadi objek penelitian tersebut. Kemudian menarik ke permukaan sebagai suatu ciri atau gambaran tentang kondisi, situasi, atau variabel tertentu (Burgin, 2001:48).

2.2 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan yang beralamat di Jalan H.O.S. Cokroaminoto No. 30A Kisaran, Asahan.

(34)

2.3 Populasi dan Sampel 2.3.1 Populasi

Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek/subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2008:80). Maka yang menjadi populasi pada penelitian ini adalah seluruh anggota yang menggunakan jasa pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan yang berjumlah 1120 orang anggota.

2.3.2 Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Bila populasi besar, dan peneliti tidak mungkin mempelajari semua yang ada pada populasi tersebut, misalnya karena keterbatasan dana, tenaga, dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan sampel yang diambil dari populasi tersebut. Apa yang dipelajari dari sampel tersebut, kesimpulannya akan dapat diberlakukan untuk populasi. Untuk itu sampel yang diambil dari populasi harus benar-benar mewakili (Sugiyono, 2008:81).

Pada penelitian ini peneliti menggunakan teknik purposive sampling yaitu penentuan sampel yang tidak didasarkan atas strata atau pedoman, tetapi berdasarkan adanya tujuan tertentu yang tetap berhubungan dengan permasalahan penelitian. Pada pelaksanaan pengumpulan data, peneliti juga menggunakan teknik accidental sampling, yang menjadi sampel adalah mereka yang kebetulan ditemukan atau mereka yang mudah ditemui atau dijangkau pada

(35)

saat peneliti melakukan pengambilan data di lokasi penelitian. Semua anggota perpustakaan yang berkunjung ke Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan mendapatkan kesempatan yang sama untuk menjadi subjek penelitian, baik pengunjung yang melakukan peminjaman dan/atau pengembalian buku atau pengunjung yang sudah pernah mendapatkan pelayanan sirkulasi tersebut sebelumnya.

Dalam penarikan sampel maka jumlahnya harus representative sehingga hasilnya bisa digeneralisasikan. Untuk memenuhi persyaratan tersebut maka dalam penentuan jumlah sampel penulis menggunakan rumus perhitungan Taro Yamane (Bambang Prasetyo dan Lina Miftahul Jannah, 2005:30) sebagai berikut:

N n = −−−−−− Nd2 + 1

Keterangan: n = jumlah sampel, N = jumlah populasi, d = jumlah presisi yang ditetapkan (10%).

1120 n = −−−−−−−−− 1120.0,12 + 1 1120

n = −−−−−−−−− = 91,80 12,2

Dari perhitungan tersebut di dapatkan hasil 91,80 yang dibulatkan menjadi 92. Maka jumlah sampel yang akan diteliti sebanyak 92 orang.

(36)

2.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Oleh karena itu penilitian ini menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut: 1. Teknik pengumpulan data primer, yaitu pengumpulan data yang dilakukan

langsung pada lokasi penelitian. Dengan kata lain, data yang diperoleh langsung dari objek penelitian. Pengumpulan data primer dilakukan dengan menggunakan instrumen sebagai berikut:

a. Observasi atau pengamatan, yaitu teknik pengumpulan data dengan pengamatan dan pencatatan dengan sistematik fenomena-fenomena yang diteliti.

b. Angket (kuesioner), yaitu menyebarkan daftar pertanyaan tertulis kepada responden.

2. Teknik pengumpulan data sekunder, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui pengumpulan bahan kepustakaan yang dapat mendukung data primer. Teknik pengumpulan data sekunder dapat dilakukan dengan menggunakan instrumen sebagai berikut:

a. Studi dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan catatan-catatan atau dokumen yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang relevan dengan objek penelitian.

b. Studi kepustakaan, yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku, karya ilmiah serta pendapat para ahli yang berkompetensi dan memiliki relevansi terhadap masalah yang diteliti.

(37)

2.5 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik, dalam arti lebih cermat, lengkap dan sistematis sehingga lebih mudah diolah. Variasi jenis instrumen penelitian adalah, angket, check list atau daftar centang, pedoman wawancara, pedoman pengamatan (Arikunto, 2006:160).

Pada penelitian ini peneliti menggunakan angket dalam bentuk skala sikap. Skala merupakan sejumlah pernyataan tertulis yang berupa konstrak atau konsep psikologis yang menggambarkan aspek kepribadian individu, dan pertanyaan dalam skala sebagai stimulus yang tertuju pada indikator perilaku guna memancing jawaban yang merupakan refleksi dari keadaan diri subjek yang biasanya tidak disadari oleh responden yang bersangkutan (http://lib.uin-malang.ac.id/thesis/chapter_iii/07410138-siti-andriawati.ps)

Skala yang digunakan dalam penelitian ini adalah skala likert, yaitu skala yang berisi pernyataan-pernyataan sikap (attitude statement). Pernyataan sikap adalah suatu pernyataan mengenai objek sikap yang menggunakan distribusi respons sebagai dasar penentuan nilai skalanya. Dalam skala likert ada dua pernyataan sikap, yaitu pernyataan yang bersifat mendukung (favourable) dan pernyataan yang tidak mendukung (unfavourable). Pada angket penelitian ini semua pernyataan yang berjumlah 23 aitem bersifat favourable.

Adapun sebaran skala efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku dapat dilihat pada tabel berikut ini:

(38)

Tabel 2.1 Sebaran Skala Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

No. Komponen Indikator Nomor

Aitem Jumlah

1. Pencapaian tujuan

-Prosedur dan proses

pelayanan yang mudah dan sederhana

-Ketersedian sarana pendukung serta sarana pelengkap yang memadai

1, 6, 17, 20

3, 8, 10

2. Ketepatan waktu

-Waktu yang dibutuhkan pada proses pelayanan tepat dan singkat

2, 7, 16 3

3. Manfaat -Biaya pelayanan yang ekonomis

-Pelayanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan/yang dikehendaki masyarakat pengguna layanan 4 5 2

4. Hasil -Ketersediaan bahan pustaka yang lengkap dan memenuhi kebutuhan informasi masyarakat pengguna jasa

perpustakaan

-Kenyamanan memperoleh layanan yang berkaitan dengan kondisi umum di perpustakaan

5. Kompetensi petugas

- Tersedianya petugas pelayanan yang

profesional dan memadai

11, 12, 13, 14, 15, 19, 21, 22, 23

Dalam skala likert ini terdiri dari 4 alternantif jawaban, yakni sangat setuju (SS), setuju (S), tidak setuju (TS), sangat tidak setuju (STS). Peneliti meniadakan alternatif jawaban ragu-ragu (R) dengan alasan menghindari jawaban yang mengandung kecendrungan tidak memiliki sikap. Adapun kriteria penilaiannya

(39)

bergerak dari 4,3,2,1 untuk jawaban yang favourable dan 1,2,3,4 untuk jawaban yang unfavourable, sebagaimana tabel berikut:

Tabel 2.2 Penentuan Nilai Skala

Respon Skor

Favourable Unfavourable

Sangat Setuju (SS) 4 1

Setuju (S) 3 2

Tidak Setuju (TS) 2 3

Sangat Tidak Setuju (STS) 1 4

2.6 Validitas dan Reliabilitas

Sebelum alat ukur digunakan untuk mengambil data dalam penelitian ini, maka haruslah diuji validitas dan reliabilitasnya. Validitas dan reliabilitas alat ukur merupakan dua hal yang penting dalam sebuah penelitian, karena keduanya merupakan karakter utama yang menunjukkan apakah suatu alat ukur baik atau tidak.

2.6.1 Validitas

Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat-tingkat kevalidan atau kesahihan suatu instrumen. Suatu instrumen yang valid atau sahih mempunyai validitas tinggi. Sebaliknya, instrumen yang kurang valid berarti memiliki validitas rendah (Arikunto, 2006:168). Uji validitas instrumen dilakukan untuk mengetahui instrumen penelitian mampu mencerminkan isi sesuai hal dan sifat yang diukur, artinya setiap butir instrumen telah benar-benar

(40)

menggambarkan keseluruhan isi atau konsep yang menjadi dasar penyusunan instrumen.

Uji validitas adalah uji tentang kemampuan suatu angket, sehingga benar-benar dapat mengukur apa yang ingin diukur. Sebuah instrumen valid jika mampu mengukur apa yang diinginkan dan dapat mengungkap data dari variabel yang diteliti secara tepat.

Sebuah aitem sebaiknya memiliki korelasi (r) dengan skor total variabel. Besarnya korelasi tiap aitem pernyataan dapat dilihat dari hasil uji dengan menggunakan SPSS pada kolom Corrected Items-Total Correlation. Kriteria uji validitas secara singkat (rule of tumb) adalah 0,30. Jika korelasi sudah lebih besar dari 0,30 maka pernyataan yang dibuat dikategorikan valid/sahih

2.6.2 Reliabilitas

Reliabilitas adalah tingkat kepercayaan hasil suatu pengukuran, pengukuran yang memiliki reliabilitas tinggi adalah pengukuran yang dapat menghasilkan data yang reliabel. Pengukuran yang memiliki reliabilitas tinggi yaitu yang mampu memberikan hasil ukur yang terpercaya, yang disebut reliabel. Reliabilitas suatu alat dapat diketahui jika alat tersebut mampu menunjukkan sejauh mana pengukurannya dapat memberikan hasil yang relatif sama bila dilakukan pengukuran kembali pada objek yang sama (Azwar, 2009:4).

(41)

Reliabilitas dinyatakan dengan koefisien reliabilitas yang angkanya berada dalam rentang 0 sampai dengan 1,00. Semakin tinggi koefisien reliabilitas mendekati angka 1,00 berarti semakin tinggi reliabilitasnya. Sebaliknya koefisien yang semakin mendekati angka 0 berarti semakin rendah reliabilitasnya (http://lib.uin-malang.ac.id/thesis/chapter_iii/07410138-siti-andriawati.ps).

Untuk mengetahui reliabilitas dari tiap alat ukur, maka penelitian ini menggunakan rumus Alpha Cronbach dengan bantuan SPSS. Penggunaan rumus ini dikarenakan skor yang dihasilkan dari instrument penelitian merupakan rentangan skala 1-4, 1-5 dan seterusnya, bukan dengan hasil 1 dan 0.

2.7 Hasil Uji Coba Instrumen Penelitian

Uji coba instrumen penelitian dilakukan untuk mengetahui validitas dan reliabilitas alat ukur yang digunakan. Alat ukur berbentuk skala, yaitu skala efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku. Uji coba alat ukur dilakukan tanggal 10 April 2013 pada 20 orang sampel yang dianggap memenuhi kriteria inklusi penelitian ini dari kantor perpustakaan yang ditentukan sebagai lokasi penelitian. Teknik analisis korelasi Pearson Product Moment dengan bantuan aplikasi komputer SPSS v. 15.0 for Windows (Pratisto, 2009) digunakan untuk melihat validitas alat ukur. Kemudian aitem-aitem yang valid dianalisis reliabilitasnya menggunakan teknik korelasi Alpha Cronbach.

Total aitem efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku berjumlah 23 aitem dan setelah uji validitas, jumlah aitemnya menjadi 21 karena

(42)

terdapat 2 aitem yang gugur. Koefisien korelasi (r) bergerak dari 0,369 sampai 0,858. Hasil uji validitas skala efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 2.3 Hasil Uji Validitas Skala Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

No. Komponen Indikator Nomor

Aitem Nomor Aitem Gugur Aitem Valid 1. Pencapaian

tujuan

-Prosedur dan proses pelayanan yang mudah dan sederhana

-Ketersedian sarana pendukung serta sarana pelengkap yang

memadai

1, 6, 17, 20

3, 8, 10

Tidak ada

2. Ketepatan waktu

-Waktu yang dibutuhkan pada proses pelayanan tepat dan singkat

2, 7, 16 Tidak ada

3. Manfaat -Biaya pelayanan yang ekonomis

-Pelayanan yang

diberikan sesuai dengan kebutuhan/yang

dikehendaki masyarakat pengguna layanan

4 5

4 1

4. Hasil -Ketersediaan bahan pustaka yang lengkap dan memenuhi kebutuhan informasi masyarakat pengguna jasa perpustakaan -Kenyamanan memperoleh layanan yang berkaitan dengan kondisi umum di perpustakaan

9 1

5. Kompetensi petugas

- Tersedianya petugas pelayanan yang

profesional dan memadai

11, 12, 13, 14, 15, 19, 21, 22, 23

Tidak ada

(43)

Hasil uji validitas di atas menunjukkan bahwa dari 23 aitem pernyataan untuk pernyataan ke-4 dan 9 dinyatakan gugur, hal ini disebabkan Corrected Items-Total Correlation yang lebih kecil dari 0,30, dengan demikian aitem pernyataan dalam kategori gugur atau tidak valid akan disingkirkan. Adapun aitem pernyataan dalam kategori valid atau sahih dalam variabel ini digunakan sebagai instrumen penelitian karena layak mengungkap tentang efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku.

Dari analisis reliabilitas yang dilakukan, koefisisen reliabilitas (α) variabel efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku adalah 0,96. Hasil uji Reliabilitas variabel diilustrasikan pada tabel berikut ini:

Tabel 2.4 Hasil Uji Reliabilitas Skala Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku

Variabel Penelitian Cronbach’s Alpha Batas Kritis Kesimpulan Efektifitas pelayanan

peminjaman dan pengembalian buku

0,956 0,60 Reliabel

Sumber: Hasil Penelitian (Data Diolah)

Tabel 2.4 diatas menunjukkan bahwa Cronbach’s Alpha untuk variabel bernilai positif dan lebih besar dari 0,60, maka reliabilitas pernyataan dapat dikatakan tinggi. Menurut kriteria Nunally apabila nilai Cronbach’s Alpha > 0,60 maka dapat dikatakan reliabel ini dapat dikatakan reliabel.

(44)

2.8 Teknik Analisis Data

Data yang diperoleh dari responden penelitian adalah efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku yang dianalisis menggunakan analisis statistik. Analisis ini digunakan mengingat data yang diperoleh dari alat ukur berbentuk angka-angka dan merupakan data kuantitatif. Data yang berupa angka ini memerlukan pengolahan data lebih lanjut agar memiliki makna dan manfaat yang sesuai dengan tujuan penelitian.

Selanjutnya data yang diperoleh dengan menggunakan skala yang telah valid dianalisis dengan menggunakan analisis deskriptif. Statistik deskriptif adalah prosedur-prosedur dalam mengorganisasikan dan menyajikan informasi dalam bentuk yang dapat digunakan dan dapat lebih dimengerti. Statistik deskriptif digunakan ketika penelitian itu bertujuan untuk memaparkan data hasil penelitian. Dalam metode kuantitatif ini, data yang sudah tersusun dalam tabel adalah dasar dalam analisis deskriptif. Untuk mempermudah proses penghitungan analisis data, maka peneliti menggunakan bantuan SPSS 15 for Windows.

Untuk mengetahui tingkat efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku, terlebih dahulu akan menghitung mean (μ) dan standar

deviasi (σ), berikut ini rumus yang akan digunakan:

a. Mencari mean dengan rumus sebagai berikut: µ = ½ (imax + imin) ∑ k

Keterangan: µ = mean hipotetik, imax = skor maksimal aitem, imin= skor minimal aitem, ∑ k = jumlah aitem valid.

(45)

b. Mencari standar deviasi dengan rumus sebagai berikut:

σ = 1

/6 (imax – imin)

Keterangan: σ = standar deviasi, imax = skor maksimal subjek, imin= skor minimal subjek.

c. Pengkategorian bertujuan untuk menempatkan individu ke dalam kelompok-kelompok terpisah secara berjenjang menurut suatu kontinum berdasarkan atribut yang diukur. Klasifikasi dibuat pada variabel penelitian berdasarkan norma yang disusun sesuai dengan tingkat diferensiasi yang dikehendaki (Azwar, 2009). Di bawah ini disajikan tabel pengkategoriannya:

Tabel 2.5 Norma Kategorisasi

Kategori Kriteria

Rendah X < (μ – σ)

Sedang (μ – σ) ≤ X < (μ + σ)

(46)

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Asahan Nomor 3 Tahun 2003 tentang Perubahan Pertama atas Peraturan Daerah Kabupaten Asahan Nomor 01 Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Asahan, Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan, Kecamatan dan Kelurahan, maka dibentuknya Bagian Arsip dan Perpustakaan Sekretariat Kabupaten Asahan, yang berada di Lingkungan Sekretariat Kantor Bupati Asahan. Dengan Susunan Organisasi sebagai berikut:

1. Kepala Bagian Arsip dan Perpustakaan Sekretariat Daerah Kabupaten Asahan 2. Sub Bagian Pengelolaan Arsip

3. Sub Bagian Pembinaan Arsip 4. Sub Bagian Perpustakaan

Pada Tahun 2007 Bagian Arsip dan Perpustakaan Sekretariat Kabupaten Asahan ditingkatkan statusnya menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Asahan. Maka resmilah didirikan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Asahan dengan gedung milik sendiri dan berlokasi di tempat yang dulunya dijadikan Kantor Bupati Asahan yang beralamat di Jalan H.O.S Cokroaminoto No. 30 A Kisaran. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Asahan No. 6 Tahun

(47)

2007 Tanggal 8 Maret 2007 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah. Dengan susunan Organisasi sebagai berikut :

1. Kepala Kantor 2. Sub Bag Tata Usaha 3. Seksi-seksi, terdiri dari:

a. Seksi Pengelolaan Arsip

b. Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan c. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Asahan No. 7 Tahun 2008 Tanggal 9 April 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Asahan, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Asahan dirubah namanya menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan, dengan susunan organisasi sebagai berikut:

1. Kepala Kantor 2. Sub Bag Tata Usaha

3. Seksi-seksi, terbagi menjadi: a. Seksi Perpustakaan b. Seksi Arsip

c. Seksi Dokumentasi

Sejak resmi didirikan pada tahun 2007, kantor perpustakaan ini sudah beberapa kali menerima penghargaan. Pada Agustus 2007, perpustakaan ini mendapat peringkat I pada pemilihan perpustakaan terbaik Kabupaten/Kota tingkat Provinsi Sumatera Utara. Pada September 2007, perpustakaan ini

(48)

merupakan finalis penilaian perpustakaan umum Kabupaten/Kota tingkat nasional, penghargaan diberikan oleh Kepala Kantor Perpustakaan Nasional pada saat itu Bapak Dady P. Rachmananta. Pada lomba perpustakaan umum Kabupaten/Kota terbaik tingkat Provinsi Sumatera Utara pada Desember 2007, perpustakaan umum Asahan ini kembali menerima penghargaan sebagai juara I yang diberikan oleh Bapak Drs. Rudolf M. Pardede yang pada saat itu beliau Gubernur Sumatera Utara. Pada tanggal 28 Nopember 2008, perpustakaan umum Asahan ini menerima penghargaan kembali sebagai juara III lomba perpustakaan umum Kabupaten/Kota terbaik tingkat Provinsi Sumatera Utara, penghargaan tersebut diberikan oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yaitu Bapak Drs. Saiful Amri, MM.

3.2 Visi, Misi dan Tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

Cita-cita Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dituangkan dalam visi sebagai berikut: “Mewujudkan Perpustakaan Umum Sebagai Pusat Sumber Belajar, Informasi, Ilmu Pengetahuan, Teknologi Dan Pengembangan Nilai-Nilai Budaya Bangsa”.

Untuk mencapai cita-cita tersebut, misi yang diemban oleh Perpustakaan Asahan ini adalah sebagai merikut:

1. Peningkatan dan pengembangan koleksi, literatur buku-buku dan bahan bacaan di semua bidang ilmu pengetahuan.

(49)

2. Mengoptimalkan pemberdayaan perpustakaan sebagai pelengkap pendidikan untuk pengembangan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca masyarakat, pelajar dan mahasiswa melalui pelayanan perpustakaan umum, kunjungan perpustakaan keliling dan mobil pintar.

3. Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi melalui pengembangan perpustakaan digital (digital library).

4. Peningkatan dan pengembangan nilai-nilai budaya bangsa melalui lomba, pameran dan penerbitan buku-buku sejarah.

Berdasarkan visi dan misi tersebut, maksud dan tujuan didirikannya Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan adalah sebagai berikut:

1. Perpustakaan Umum Kabupaten Asahan sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya untuk membina dan mengembangkan kebiasaan minat membaca dan belajar mandiri terhadap masyarakat, mahasiswa dan pelajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup.

2. Memberikan kesegaran jasmani dan rohani, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasi bagi meningkatkan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat, mahasiswa dan pelajar secara menyeluruh serta mampu beradaptasi dengan mengantisipasi setiap perubahan.

3. Memberikan kesempatan membaca tanpa membeda-bedakan. 4. Memberikan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah.

(50)

3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Saat ini Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan memiliki pegawai berjumlah 20 orang dan berstatus Pegawai Negeri Sipil, yang terdiri dari:

a. Kepala Kantor : 1 orang

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : 1 orang c. Kepala Seksi Perpustakaan : 1 orang d. Kepala Seksi Kearsipan : 1 orang e. Kepala Seksi Dokumentasi : 1 orang

f. Pegawai/staf : 15 orang

Adapun susunan organisasi dan uraian tugas jabatan struktural pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan adalah sebagai berikut:

1. Kepala Kantor

Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Mengkoordinasikan penetapan kebijakan lingkup perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

b. Mengkoordinasikan pembinaan, pengelolaan dan kerjasama/koordinasi dibidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

c. Mengkoordinasikan pembinaan dan peningkatan sumber daya manusia dibidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

(51)

d. Mengkoordinasikan penyimpanan, pemeliharaan dan pengelolaan dibidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan fungsi pelayanan dibidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

f. Mengkoordinasikan pengelolaan administrasi umum meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, peralatan/perlengkapan dan organisasi serta ketatalaksanaan.

g. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas lain yang di perintahkan oleh atasan.

2. Sub Bagian Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Menyusun program kerja, perencanaan dan pelaporan dibidang perpustakaan, kerasipan dan dokumentasi.

b. Melaksanakan tata usaha surat menyurat di bidang perpustakaan, kerasipan dan dokumentasi.

c. Melaksanakan administrasi keuangan dan kepegawaian di bidang perpustakaan, kerasipan dan dokumentasi.

d. Melaksanakan koordinasi dengan seksi-seksi yang ada di ruang lingkup perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

3. Seksi Perpustakaan

Seksi Perpustakaan mempunyai tugas sebagai berikut :

(52)

b. Mempersiapkan klasifikasi dan penataan serta pengolahan buku berdasarkan ketentuan yang berlaku.

c. Membuat klasifikasi dan penataan serta pengolahan buku berdasarkan ketentuan yang berlaku.

d. Melaksanakan pembuatan kartu anggota yang menjadi anggota perpustakaan.

e. Melaksanakan pelayanan prima di bidang perpustakaan.

f. Melaksanakan pelestarian dan pengembangan perpustakaan serta melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan perpustakaan.

g. Melakukan bimbingan teknis di bidang perpustakaan.

4. Seksi Kearsipan

Seksi Kearsipan mempunyai tugas sebagai berikut : a. Melaksanakan penyimpanan arsip in aktif.

b. Melaksanakan penyimpanan dan pengolahan serta memberikan pelayanan arsip in aktif.

c. Melaksanakan akuisisi arsip in aktif dari pengola arsip unit kerja Keaarsipan Daerah Kabupaten.

d. Melaksanakan pengolahan arsip in aktif yang telah diserahkan pengelola arsip masing-masing unit kerja Kearsipan Perangkat Daerah Kabupaten. e. Melaksanakan penyimpanan dan pengolahan arsip statis.

f. Memberikan pelayanan arsip statis.

(53)

h. Menyelenggarakan penerbitan naskah sumber arsip. i. Melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis.

j. Melaksanakan pemeliharaan arsip statis.

k. Melaksanakan bimbingan teknis di bidang kearsipan.

5. Seksi Dokumentasi

Seksi Dokumentasi mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Menyusun rencana kerja kegiatan pembinaan di bidang perpustakaan dan kearsipan.

b. Melaksanakan koordinasi/konsultasi di bidang perpustakaan dan kearsipan. c. Melaksanakan pengendalian dan monitoring penyelenggaraan perpustakaan

dan kearsipan.

d. Melaksanakan sosialisasi penyuluhan perpustakaan dan kearsipan.

e. Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan dan perpustakaan.

f. Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaran jaringan kearsipan dan perpustakaan.

g. Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah dan perpustakaan.

(54)

3.4 Sarana, Prasarana, dan Pengunjung/Anggota Perpustakaan

Tempat pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan berada di Jalan H.O.S Cokroaminoto No.30A Kisaran, Telepon (0623)347067 dengan Faximile (0623)347614. Kantor ini berdampingan dengan SD Negeri Nomor 010083, SD Negeri Nomor 017973 dan Perguruan Alwasliyah.

Adapun luas bangunan perpustakaan tersebut adalah 648 m2 yang terdiri dari dua lantai (41m x 12m dan 12,30m x 12,35m) dengan luas tanah lokasi perpustakaan 2.744 m2 (56m x 49m).

Tata ruang perpustakaan ditata untuk memenuhi beberapa kriteria seperti efisiensi pengguna dan pegawai, pencahayaan, kenyamanan, pemeliharaan dan keamnan. Pada lantai dasar terdapat ruang sirkulasi, ruang baca umum, ruang baca remaja, ruang baca anak, ruang baca referensi dan ruang internet. Dilantai yang sama juga terdapat ruang pengolahan, ruang diskusi/rapat, ruang shalat, ruang kamar kerja Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian dan Pegawai yang berjumlah 6 ruang, dan toilet berjumlah 4 ruang. Pada lantai dua hanya ada satu ruangan saja yaitu ruang bendahara.

Jumlah koleksi buku perpustakaan hingga Desember 2012 adalah sebanyak 29.760 eksemplar, dengan jumlah judul buku sebanyak 11.536 judul, surat kabar 4 terbitan dengan jumlah 4 eksemplar perhari, majalah sebanyak 400 judul, DVD 10 judul dengan jumlah 25 keping, kliping 10 judul dengan jumlah 223 eksemplar. Koleksi buku terdiri dari jenis-jenis buku karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmu pengetahuan murni, ilmu teknologi terapan, seni,

(55)

olahraga, rekreasi, sastra, sejarah, geografi, dan biografi. Koleksi buku ini ada pada ruang baca umum, ruang baca remaja, ruang baca referensi, ruang baca anak, mobil pintar dan mobil perpustakaan keliling.

Dari data jumlah pengunjung tahun 2012, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan telah dikunjungi dengan jumlah rata-rata 1723 orang pengunjung setiap bulannya. Sedangkan jumlah anggota yang terdaftar pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sebanyak 1120 orang, yang terdiri dari mahasiswa dan pelajar sebanyak 78%, umum 9%, pegawai 8%, dan dosen/guru sebanyak 5%.

3.5 Pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan

3.5.1 Sistem Pelayanan

Pelayanan yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan menggunakan sistem pelayanan terbuka (open access). Sebelumnya, pengunjung harus melapor pada petugas dibagian sirkulasi untuk menulis daftar pengunjung dan menitipkan barang bawaannya pada petugas. Kemudian petugas mengarahkan pengunjung untuk memasuki ruangan yang sesuai dengan kategori/klasifikasi pengunjung (umum, mahasiswa, remaja atau anak-anak). Pengunjung perpustakaan baik anak-anak, pelajar, mahasiswa, masyarakat umum, pegawai negeri maupun swasta diberi kebebasan untuk mencari, dan mengambil sendiri buku-buku yang dikehendakinya, baik melalui katalog yang tersedia maupun langsung mencari ke rak buku kemudian

(56)

membacanya ditempat. Untuk buku yang sudah diambil dari rak, sebaiknya pengguna menaruh buku tersebut pada meja baca di dalam ruangan.

3.5.2 Jenis Pelayanan dan Prosedur Pelayanan Sirkulasi

Jenis pelayanan dan prosedur pelayanan sirkulasi yang ada pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan adalah sebagai berikut:

a. Layanan Sirkulasi

Layanan ini diberikan kepada pengguna untuk meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Pelayanan ini diberikan kepada pengguna yang telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan (sudah memiliki kartu anggota). Adapun jumlah koleksi yang bisa dipinjam maksimal dua buku. Prosedur dalam pelayanan sirkulasi meliputi :

1. Peminjaman

- Mengecek keberadaan koleksi di katalog atau langsung mencari di rak buku.

- Setelah menemukan buku yang diinginkan langsung didaftarkan (dipinjam) kepada petugas dibagian sirkulasi.

- Memperlihatkan kartu anggota perpustakaan dan meninggalkan jaminan berupa KTP atau surat keterangan pelajar dari Kepala Sekolah kepada petugas.

(57)

- Setelah petugas memeriksa administrasi peminjaman kemudian dicatat di dalam buku peminjaman, buku akan dibubuhkan cap tanggal pemngembalian oleh petugas.

- Petugas menyerahkan buku yang dipinjam dan mnyerahkan kartu anggota, kemudian peminjam dapat membawa buku tersebut untuk jangka waktu tiga hari sejak tanggal peminjaman.

2. Pengembalian

- Peminjam menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas serta memperlihatkan kartu anggota perpustakaan.

- Petugas memeriksa kondisi buku dan tanggal pengembalian yang telah ditentukan sebelumnya.

- Apabila peminjam terlambat mengembalikan, maka petugas akan memberikan teguran. Jika peminjam terlambat mengembalikan buku sebanyak tiga kali, maka petugas memberi sangsi dengan penarikan kartu keanggotaan perpustakaan dan tidak diperbolehkan meminjam bahan pustaka selama 3 bulan kedepan.

- Petugas menyerahkan kartu anggota dan mengembalikan KTP atau surat keterangan pelajar kepada peminjam.

3. Perpanjangan

- Peminjam melapor kepada petugas untuk memperpanjang peminjaman buku tepat pada waktu pengembalian yang telah ditentukan, kemudian menyerahkan buku yang dipinjam dan memperlihatkan kartu anggota perpustakaan kepada petugas.

(58)

- Petugas memeriksa kondisi buku dan tanggal pengembalian, apabila ditemukan kerusakan pada buku yang dipinjam, maka petugas memberikan sangsi.

- Setelah petugas memeriksa administrasi perpanjangan kemudian dicatat di dalam buku peminjaman, buku akan dibubuhkan cap tanggal pemngembalian oleh petugas. Perpanjangan dapat dilakukan dua kali berturut-turut untuk setiap buku yang dipinjam.

- Petugas menyerahkan buku yang diperpanjang peminjamannya, kemudian peminjam dapat membawa buku tersebut untuk jangka waktu tiga hari sejak tanggal perpanjangan peminjaman.

b. Layanan Referensi

c. Layanan Perpustakaan Keliling d. Layanan Mobil Pintar

e. Layanan Wisata Baca f. Layanan Fasilitas Internet

3.5.3 Jadwal Layanan Perpustakaan

Pelayanan Perpustakaan Umum Asahan ini dibuka setiap hari, kecuali saat libur hari besar dan libur nasional. Jam layanan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan adalah sebagai berikut:

a. Senin - Jumat pukul 08.00 - 16.15 WIB b. Sabtu - Minggu pukul 08.00 - 13.00 WIB

(59)

3.6 Program Pelaksanaan dan Pengembangan

Program kegiatan yang dilaksanakan oleh Kantor Peprustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan bimbingan teknis bagi petugas perpustakaan, sekolah, perguruan tinggi, umum.

b. Pembinaan langsung kepada perpustakaan sekolah, perguruan tinggi dan umum.

c. Mengadakan lomba bercerita dongeng bagi pelajar tingkat SD dan SMP. d. Mengadakan lomba membaca puisi.

e. Mengadakan lomba pidato.

f. Mengadakan lomba mengarang cerita pendek.

g. Pengoperasian mobil pintar dan mobil perpustakaan keliling ke sekolah-sekolah yang ada pada setiap kecamatan di Kabupaten Asahan.

Dalam rencana strategis Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sampai saat ini digariskan dalam program pengembangannya yaitu sebagai berikut:

a. Pengembangan rumah baca setiap kecamatan. b. Pengembangan perpustakaan rumah ibadah. c. Pengembangan taman bacaan.

d. Mengadakan perlombaan drama.

e. Mengadakan lomba cerdas cermat tingkat SD, SLTP dan SLTA. f. Mengadakan lomba karya tulis.

(60)

h. Pameran buku hari jadi Kabupaten Asahan.

i. Penggalian/penelitian budaya, adat istiadat melayu Asahan, sejarah perjuangan dan legenda di Kabupaten Asahan untuk mengisi ruangan museum Pemerintah Kabupaten Asahan.

j. Penambahan ruangan museum Pemerintah Kabupaten Asahan.

k. Meningkatkan Sumber Daya Manusia khusus petugas perpustakaan melalui jenjang pendidikan.

l. Pengembangan minat baca. m.Jaringan internet.

(61)

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Responden Penelitian

Berdasarkan teknik pengambilan sampel yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka sampel yang berjumlah 92 orang dapat dikelompokkan berdasarkan karakteristiknya masing-masing. Pengelompokkan tersebut berdasarkan jenis kelamin, usia, pekerjaan, pendidikan terakhir, dan kurun waktu terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Deskripsi responden penelitian selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 4.1 Deskripsi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

Frequency Percent Valid Percent

Cumulative Percent

Valid Laki-laki ₃₃ _35,5 _35,9 _35,9

Perempuan ₅₉ _63,4 _64,1 _100,0

Total ₉₂ _98,9 _100,0

Missing System ₁ _1,1

Total ₉₃ _100,0

Sumber: Hasil Penelitian (Data Diolah)

Tabel 4.1 di atas menunjukkan bahwa lebih dari sebagian responden penelitian berjenis kelamin perempuan yaitu sebanyak 59 orang (64,1%), sedangkan responden penelitian yang berjenis kelamin laki-laki sebanyak 33 orang (35,9%).

(62)

Tabel 4.2 Deskripsi Responden Berdasarkan Usia

Frequency Percent Valid Percent

Cumulative Percent

Valid 17-24 tahun ₈₀ _86,0 _87,0 _87,0

23-32 tahun ₁₁ _11,8 _12,0 _98,9

33-40 tahun ₁ _1,1 _1,1 _100,0

Total ₉₂ _98,9 _100,0

Missing System ₁ _1,1

Total ₉₃ _100,0

Sumber: Hasil Penelitian (Data Diolah)

Tabel 4.2 menunjukkan bahwa sebagian besar responden berusia 17-24 tahun yaitu sebanyak 80 orang (87%), sedangkan responden berusia 23-32 tahun sebanyak 11 orang (12%), dan responden berusia 33-40 tahun hanya 1 orang (1,1%).

Tabel 4.3 Deskripsi Responden Berdasarkan Pekerjaan

Frequency Percent Valid Percent

Cumulative Percent

Valid Pelajar ₂₀ _21,5 _21,7 _21,7

Mahasiswa ₅₆ _60,2 _60,9 _82,6

Pegawai Negeri ₅ _5,4 _5,4 _88,0

Pegawai Swasta ₇ _7,5 _7,6 _95,7

Wiraswasta ₄ _4,3 _4,3 _100,0

Total ₉₂ _98,9 _100,0

Missing System ₁ _1,1

Total ₉₃ _100,0

Sumber: Hasil Penelitian (Data Diolah)

Tabel 4.3 menunjukkan bahwa lebih dari sebagian responden adalah mahasiswa sebanyak 56 orang (60,9%), sedangkan pelajar sebanyak 20 orang

(63)

(21,7%), pegawai swasta sebanyak 7 orang (7,6%), pegawai negeri sebanyak 5 orang (5,4%) dan responden yang berwiraswasta sebanyak 4 orang (4,3%).

Tabel 4.4 Deskripsi Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir

Frequency Percent Valid Percent

Cumulative Percent

Valid SLTP ₁₉ _20,4 _20,7 _20,7

SLTA ₅₈ _62,4 _63,0 _83,7

D1/D2/D3 ₂ _2,2 _2,2 _85,9

S1/S2/S3 ₁₃ _14,0 _14,1 _100,0

Total ₉₂ _98,9 _100,0

Missing System ₁ _1,1

Total ₉₃ _100,0

Sumber: Hasil Penelitian (Data Diolah)

Tabel 4.4 menunjukkan bahwa lebih dari sebagian responden dengan pendidikan terakhir SLTA yaitu sebanyak 58 orang (63%), sedangkan responden dengan pendidikan terakhir SLTP sebanyak 19 orang (20,7%), sarjana sebanyak 13 orang (14,1%) dan dengan pendidikan terakhir diploma sebanyak 2 orang (2,2%).

Tabel 4.5 Deskripsi Responden Berdasarkan Kurun Waktu Keanggotaan

Frequency Percent Valid Percent

Cumulative Percent

Valid 1 tahun ₃₄ _36,6 _37,0 _37,0

2 tahun ₄₅ _48,4 _48,9 _85,9

3 tahun ₉ _9,7 _9,8 _95,7

4 tahun ₄ _4,3 _4,3 _100,0

Total ₉₂ _98,9 _100,0

Missing System ₁ _1,1

Total ₉₃ _100,0

(1)

pelayanan saat jam kerjanya. Kemampuan dan kemauan petugas dalam memberikan informasi dan bersikap terbuka dan membantu kesulitan para pengguna sudah cukup baik, sedangkan dalam hal perhatian pribadi petugas terhadap pengguna masih dianggap kurang efektif, pengunjung menilai bahwa beberapa petugas terkadang bersikap tidak adil dalam memberikan pelayanan, terkadang mereka merasa diperlakuan kurang ramah dari petugas tertentu. Sedangkan untuk jaminan keamanan, pengunjung menilai kurang efektifnya pemanfaatan fasilitas tempat penitipan barang yang tersedia, meskipun keamanan penitipan barang telah dijamin, tapi petugas dinilai kurang peduli terhadap barang titipan yang tidak ditempatkan pada loker-loker sesuai dengan nomor kartu barang titipan yang diberikan petugas.

(2)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dipaparkan sebelumnya mengenai efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku bagi masyarakat yang berkunjung ke Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan, dapat disimpulkan bahwasanya pelayanan sirkulasi yang diperoleh para pengunjung dinilai masih kurang efektif.

Efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku ini terdiri dari lima komponen, yaitu pencapaiana tujuan, ketepatan waktu penyelesaian pelayanan, manfaat yang diperoleh masyarakat, hasil sesuai dengan yang diharapkan, serta kompetensi petugas pemberi layanan. Dari kelima komponen tersebut telah diukur efektifitas pelayanan sirkulasi pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan.

Berdasarkan hasil pengolahan data penelitian yang telah dilakukan dari keseluruhan responden penelitian yang berjumlah 92 orang, sebagian besar (63%) menyatakan kurang efektif yaitu 58 orang responden. Dari penghitungan yang telah dilakukan diperoleh mean empirik (µ) efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku sebesar 52,5, sehingga nilai ini menempatkan pada kategori kurang efektif yang memiliki rentang nilai 42-63.

(3)

5.2 Saran

Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan di atas, peneliti menyampaikan saran sebagai berikut:

1. Untuk penelitian selanjutnya, diharapkan dapat mencari data dan fakta lebih luas lagi, serta mengembangkan kajian yang sama dengan metodelogi dan teori yang berbeda agar tercipta kergaman dalam penelitian.

2. Untuk pengunjung perpustakaan, diharapkan dapat memanfaatkan ketersedian bahan pustaka dan fasilitas yang ada dengan sebaik mungkin, ikut berperan aktif meningkatkan kualitas perpustakaan dengan menjaga fasilitas dan mengikuti prosedur yang telah diterapkan, menghormati profesi pustakawan dan berani untuk menegur jika terjadi kecurangan saat proses pelayanan sirkulasi, hal tersebut berperan pada proses pelayanan peminjaman dan pengembalian buku dapat berjalan dengan efektif.

3. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menarik minat pengunjung, oleh karena itu perpustakaan diharapkan dapat memberikan wadah komunikasi yang lebih efektif untuk mengetahui pendapat dari para pengguna jasa layanan perpustakaan, kemudian dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh perpustakaan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan jasa layanan khususnya efektifitas pelayanan peminjaman dan pengembalian buku. Pengunjung merupakan bagian terpenting untuk pencapaian tujuan perpustakaan, pengunjunglah yang merasakan dan menilai efektif tidaknya pelayanan yang telah diberikan. Perpustakaan dinilai perlu untuk segera

(4)

menyelesaiakn pembaharuan sistem yang sedang dilakukan, sehingga pengunjung tidak terkendala untuk mendaftarkan dirinya dan dapat menikmati layanan peminjaman bahan pustaka yang ada. Hal-hal yang menjadi indikator efektifitas pelayanan sirkulasi juga masih perlu ditingkatkan, seperti kompetensi petugas, kedisiplinan dan keramahan petugas, jumlah koleksi bahan pustaka serta sistem yang lebih baik sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.

(5)

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.

Azwar, S. 2009. Reliabilitas dan Validitas, edisi ke-3. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Burgin, Burhan. 2001. Metode penelitian Sosial. Surabaya: Airlangga University Press.

Kasim, Azhar. 1993. Pengukuran Efektifitas Dalam Organisasi. Jakarta: Universitas Indonesia.

Lasa, H.S. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.

Nawawi, Hadari. 1990. Metode Penelitian Sosial. Yogyakarata: Gajah Mada University press.

Prasetyo, Bambang dan Lina Miftahul Jannah. 2005. Metode Penelitian

Kuantitatif: Teori dan Aplikasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Pratisto, A. 2009. Statistik Menjadi Mudah Dengan SPSS 15. Jakarta: PT Gramedia

Purwono. 2001. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Yogyakarta: UPT Perpustakaan UGM.

Siagian, Sondang P. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Silalahi, U. 2006. Metode Penelitian Sosial. Bandung: Unpar Press.

Sinambela, Poltak, dkk. 2006. Reformasi Pelayanan Publik. Jakarta: Bumi Aksara.

Singarimbun, Masri dan Sofian Efendi. 1995. Metode Penelitian Survai. Jakarta: LP3ES.

Suharmini, Sri dan Purwono. 2006. Perpustakaan dan Kepustakawanan

Indonesia. Jakarta: Universitas Terbuka.

Sulistiyo, Basuki. 2000. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

(6)

Sofyandi, Hermawan dan Iwa Garniwa. 2007. Perilaku Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Sumber Lain:

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

KEPMENPAN Nomor 63 Tahun 2003 tentang Pelayanan Publik.

Februari 2013.

Maret 2013.

Diakses tanggal 28 februari 2013.

Diakses tanggal 19 Maret 2013.

tanggal 28 Februari 2013.

tanggal 20 Maret 2013

Februari 2013.

tanggal 23 Mei 2013

Mei 2013

Efektifitas Pelayanan Peminjaman Dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat (Studi Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan)