Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan
fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang,
tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.
Seluruh sumber daya adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan
dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam
mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas. Berikut adalah rincian tugas Pegawai di Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara: 1.
Kepala Tata Usaha a.
Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT setiap tahunnya dari RKAT pada setiap sub bagian pada tata usaha.
b. Mengolah data dari setiap sub bagian untuk penyusunan laporan Fakultas
c. Melaksanakan urusan mengenai rapat dinas dan upacara resmi di fakultas,
seperti kegiatan pengangkatan ketua dan sekretaris departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
d. Melakukan pengarsipan surat – surat yang berhubungan dengan kegiatan
Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
• Mengeluarkan transkip nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan dibrikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
• Melegalisir ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.
• Memproses ujian khusus untuk mahasiswa
Harus memenuhi syarat-syarat berikut, nilai Tugas Akhir dan magang sudah ada, maksimal 8 SKS tidak boleh lebih, Nilai minimum D, lampiran
nilai Tugas Akhir, fotocopy SPP, surat permohonan khusus yang ditanda tangani oleh Pembantu Dekan I, hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
• PKRS Perbaikan Kartu Rancangan Studi
Apabila adaperubahan mata kuliah maka mahasiswa dwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu
melapor ke bagian pendidikan untuk diproses.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Kasubag Keuangan
• Membuat daftar honor dosen dan pegawai dilakukan perbulan
• Menerima uang dari PUMK Pemegang Uang Muka Kerja untuk
dibayarkan kepada dosen dan pegawai dilakukan perbulan •
Membantu PUMK melaporkan SPJ ke Biro dilakukan perbulan b.
PUMK Pemengang Uang Muka Kerja •
Membuat konsep permintaan tambahan langsung TUP, 5 kali perhari
• Menagmbil cek kebagian Biro Rektor USU 2 kali perbulan
• Menyetor ke rekening FE USU di BNI 46, setelah cek diterima
perbulan •
Membuat cek buku Bank 2 kali perbulan •
Mengambil uang ke BNI 46 2 kali perbulan •
Mengembalikan sisa uang ke rekening Rektor USU di BNI 46 perbulan
• Penutupan Buku kas pembantu
• Proses penandatanganan laporan keuangan oleh Pembantu Dekan II 3
kali perbulan •
Memproses SPJ ke Biro Rektor USU setiap akhir bulan c.
Kepala Pembukuan •
Pembantu PUMK membukukan semua penerimaan uang muka kerja ke dalam buku kas umum UMK Uang Muka Kerja, perbulan
• Pembantu PUMK menyusun, menyiapkan dan mengirim SPJ, PUMK
dan menyelenggarakan tata usaha keuangan perbulan •
Menyiapkan surat permintaan uang muka kerja dan LS 2 surat perbulan
• Menyusun usul kenaikan pangkat dosen permintaan
d. Pembuat daftar gaji
• Membuat daftar gaji sekaligus memasukkan data dosen dan pegawai
yang naik pangkat atau berkala perbulan •
Mengantar daftar gaji ke Biro Rektor untuk di SPM kan perbulan •
Membuat daftar gaji susulan untuk dosen dan pegawai yang naik pangkat 2 kali perbulan
• Membuat SKPP untuk dosen dan pegawai yang pensiun perbulan
• Membuat daftar uang makan pegawai dan mengedarkan absen pertiga
bulan •
Membuat daftar uang makan dosen dan mengedarkan absen pertiga bulan
e. PUMK dana rutin
• Mengerjakan daftar gaji PNS
• Membagikan Gaji ke PNS
• Menaksir dan mengambil uang ke Bank Mandiri
4. Sub Bagian Kepegawaian
• Mencatat surat masuk dari pimpinan dan mengarsipkannya
• Mengkonsep DP3 Dosen dan Pegawai masing-masing departemen
kemudian konsep dikirim ke departemensetelah diisi acc lalu diketik, disetujui pimpinan kemudian di arsipkan
• Membuat KP4 Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir KP4
kesetiap dosen dan pegawai untuk diisi ditanda tangani, diketik, disetujui pimpinan kemudian diarsipkan
• Memproses kenaikan pangkat dosen dan pegawai dengan menerima berkas
dosen dan pegawai kemudian melakukan penelitian berkas berkas diperiksa, rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pamgkat, disetujui
pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima SK Fungsional naik pangkat dari rector, menerima SK naik pangkat pegawai, fotocopy SK, menyerahkan
SK ke PDG Bendaharawan Gaji, dan di arsipkan. •
Membuat absensi pegawai setiap bulannya dan mengasipkannya •
Memproses usulan pegawai tidak tetap dengan mengetik nama – nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan,
dikirim ke Rektor, menerima SK Rektor pegawai tidak tetap dan di arsipkan.
• Prosedur pembuatan gaji berkala Dosen dan Pegawai dengan menyerahkan
ketikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke PDG Bendaharawan Gaji dan diarsipkan.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
• Pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu
• Membuat surat keterangan ijin riset, surat keterangan masih aktif kuliah,
surat keterangan Kartu Tanda Mahasiswa KTM hilang. 6.
Sub Bagian Perlengkapan •
Menyediakan peralatan dan perlengkapan pada setiap kantor departemen dan kantor bagian bagian.
• Menyediakan perlengkapan dan peralatan pada saat diadakan seminar
maupun rapat. •
Menyediakan perlengkapan dan peralatan dalam kegiatan belajar dan mengajar didalam ruang kelas.
D. Peranan Job Description dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai pada
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Peranan Job Description pada sebuah perusahaan adalah sebagai panduan dalam menjalankan satu tugas, fungsi dan tanggung jawab yang
dibebankan kepada seorang pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Job Description ini menjadikan pekerjaan - pekerjaaan yang ada menjadi lebih
ringan dan terarah pada tujuan yaitu keefektifan dan keefisienan dalam melakukan pekerjaan. Dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang pegawai harus mampu
menghasilkan sebuah prestasi atau hasil kerja dalam bagian atau jabatan tertentu agar pekerjaan yang dijalankan dapat berjalan dengan baik dan efektif. Dalam
pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai haruslah memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu tetapi dalam
menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki tingkat pemahaman terhadap Job Description sesuai dengan tingkat jabatannya masing-
masing. Selain itu dalam menghasilkan sebuah pekerjaan yang efektif, seorang pegawai juga harus memiliki kedisplinan yang tinggi, karena kedisiplinan
merupakan kunci utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Kinerja seorang pegawai dapat nilai dari adanya dilakukan penilaian
kinerja. Penilaian kinerja adalah penilaian tentang prestasi kerja karyawan dan akuntabilitasnya. Penilaian kinerja secara keseluruhan merupakan proses yang
berbeda dari evaluasi pekerjaan job evaluation. Penilaian kinerja berkenaan dengan seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yang ditugaskan
kepadanya, sedangkan evaluasi pekerjaan menentukan seberapa tinggi harga sebuah pekerjaan bagi organisasi dalam menentukan kisaran gaji yang diberikan
untuk pekerjaan tersebut. Penilaian kinerja berhubungan secara langsung dengan aktivitas yang ada didalam deskripsi pekerjaan. Tujuan dari penilaian kinerja ini
adalah mengetahui kegiatan atau pekerjaan dalam perusahaan yang belum efektif dikerjakan sebagai evaluasi evaluation dan sebagai langkah lanjutan dari
penilaian ini dapat dilakukan pengembangan development dengan melakukan pelatihan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan karyawan. Pada Bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat sub bagian yang terbagi atas, Sub Bagian Umum dan Keuangan, Sub Bagian Akademik, Sub Bagian
Kemahasiswaan dan Alumni, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian
