1. Memberikan arahan dan petunjuk kepada seluruh tingkatan manajemen mengenai implementasi Sistem Mutu dan Sistem Lingkungan
perusahaan. 2. Sebagai penghubung antara perusahaan dengan Badan Sertifikasi
Sistem Mutu ISO 9001:2000 dan Sistem Lingkungan ISO 14001:2004.
3. Memberikan saran kepada presiden direktur untuk melakukan tinjauan manajemen mengenai implementasi Sistem Mutu dan Sistem
Lingkungan tindakan pencegahan serta koreksi sesuai dengan Prosedur Mutu dan Lingkungan.
4. Bertanggung jawab atas fungsi Jaminan Mutu dan Kualitas Lingkungan dengan memberikan masukan-masukan kepada Presiden
Direktur danatau Direktur terkait.
3. Prosedur Penjualan PT Inalum
a. Rujukan penjualan aluminium Rujukan dalam prosedur penjualan aluminium PT Inalum adalah sebagai
berikut ini. 1
Master Agreement antara Pemerintah RI dan Investor tgl 7 Juli 1975. 2
Purchase and Sale Agreement tanggal 5 September 1982. 3
Supplementary Agreement to Purchase and Sale Agreement tanggal 5 September 1982.
Universitas Sumatera Utara
4 Amendment Agreement to supplementary Agreement tanggal April
1984. 5
Agreed Minutes of Meeting antara Delegasi Pemerintah RI dan Jepang tanggal 10 Januari 2003.
6 Memorandum Understanding of Pricing Formula 3 Desember 2002,
memorandum Understanding of Pricing Formula
adalah memorandum saling kesepahaman mengenai formula harga
aluminium Ingot untuk jangka waktu tertentu antara PT Inalum dengan 5 lima Japanese Buyers.
b. Pembeli aluminium Pembeli aluminium Ingot adalah sebagai berikut ini.
Porsi Jepang adalah 5 lima pemegang saham Jepang yang diwakili oleh Sumitomo Chemical Co. Ltd.
Porsi Indonesia sebagai berikut ini. 1
Pembeli dalam negeri adalah pembeli yang memiliki usaha industri aluminium bukan trader yang dipasarkan langsung oleh PT Inalum.
2 Pembeli Luar Negeri di luar pemegang saham pihak Jepang yang
dipasarkan oleh pemegang saham Indonesia. Pembeli wilayah-1 adalah pembeli untuk wilayah Sumut, Aceh, Sumbar
dan Riau. Pembeli wilayah-2 adalah pembeli di luar wilayah-1 dan masih di dalam
wilayah Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
c. Ketentuan Umum Berikut ini adalah ketentuan umum dalam penjualan aluminium.
1 Setiap permintaan atau pesanan aluminium Ingot yang dijual dapat
dilaksanakan secara lisan namun harus dikonfirmasi dengan tegas terlebih dahulu sebelum diterima.
2 Alokasi aluminium Ingot untuk porsi Jepang dan porsi Indonesia
dilaksanakan sesuai dengan Agreed Minutes of Meeting antara Delegasi pemerintah RI dengan delegasi pemerintah Jepang.
3 Grade Aluminium Ingot ditentukan berdasarkan Quality Standard of
Aluminium Ingot PT Inalum. 4
Spesifikasi produk yang dijual berdasarkan permintaan yang diajukan persyaratan pelanggan dan persyaratan lainnya yang
dibutuhkan untuk kegunaan khusus selama tidak bertentangan dengan kontrak.
5 Setiap permintaan dan penjualan dari pelanggan harus disetujui oleh
presiden direktur dan direktur terkait. 6
Formula harga Aluminium Ingot untuk export ditinjau secara periodik dan dituangkan dalam MUO Pricing Formula yang
disetujui dan ditandatangani oleh 5 lima pembeli Jepang dan PT Inalum.
7 Harga Aluminium Ingot ditentukan setiap bulan.
8 Setiap perubahan kontrak harus disepakati bersama dan dituangkan
ke dalam amadement kontrak dan diinformasikan ke pihak terkait.
Universitas Sumatera Utara
9 Peninjauan persyaratan kontrak meliputi quantity, harga, pengiriman,
spesifikasi, tujuan dan pelayanan purna jual. 10
Semua permintaan pembelian Aluminium Ingot yang berasal dari pembeli luar negeri dan wilayah-2 melalui contact person staff up
JPS, 11
semua permintaan pembelian aluminium Ingot yang berasal dari pembeli wilayah-1 diajukan melalui contact person semua anggota
sales SPS.
d. Prosedur dan Tanggung Jawab Penjualan Aluminium Ingot Alokasi Metal
1 SPA
Tugas dari SPA Smelter Planning and Administration, yaitu: a
membuat Annual Management Plan AMP tahunan, b
mengkoordinir rapat bulanan dengan seksi terkait untuk membuat Ingot Production dan Sales Plan,
c mengirimkan Ingot Production and Sales Plan ke JPS dan
tembusan kepada seksi terkait. 2
JPS Tugas dari JPS Jakarta Product and Sales, yaitu:
a mendapatkan konfirmasi rencana alokasi aluminium Ingot
AMP dan persediaan dari SPA,
Universitas Sumatera Utara
b mempersiapkan rencana alokasi aluminium Ingot tahunan untuk
porsi Jepang dan Indonesia, c
menginformasikan rencana lokasi aluminium Ingot kepada 5 lima pemegang saham Jepang melalui Sumitomo Chemical Co.
Ltd. d
Mendistribusikan dokumen rencana alokasi Aluminium Ingot kepada SPA, SPS, SMP dan SFA.
e Menyiapkan quarterly Sales Plan dan menyerahkannya ke SPS
untuk dibicarakan dalam Rapat Koordinasi bulanan. f
Melakukan penjualan berdasarkan Ingot Production and Sales Plan.
Tinjauan Kontrak 1
Penerbitan Harga JPS
Tugas dari JPS dalam penerbitan harga, yaitu: a
memantau dan menghitung harga jual aluminium Ingot harga provisional dan final untuk setiap bulannya yang mencakup
harga bulanan dan 10 harian untuk penjualan dalam negeri, b
meminta persetujuan Presiden Direktur terhadap penetapan harga jual aluminium Ingot,
c mengirimkan harga jual aluminium Ingot ke pembeli dan
tembusan ke SPS, SMP, SFA dan JPA, d
mendokumentasikan perhitungan harga Aluminium Ingot.
Universitas Sumatera Utara
2 Penerimaan Pesanan dan Pembuatan Kontrak
Jakarta Product Sales JPS dan Smelter Product Sales SPS Tugas dari JPS dan SPS dalam hal penerimaan pesanan dan
pembuatan kontrak, yaitu: a
menerima PO dari pembeli sesuai dengan wilayah pemasarannya, b
melakukan pemeriksaan PO dari pembeli dan mengirimkan copynya ke SMP kecuali PO untuk Pembeli Wilayah-2,
c membuat Kontrak Penjualan Aluminium Ingot dengan pembeli.
Untuk pembeli wilayah-1 dilakukan oleh SPS, di luar wilayah-1 dilakukan oleh JPS.
Smelter Material and product SMP Tugas dari SMP dalam hal penerimaan pesanan dan pembuatan
kontrak, yaitu: a
menerima copy PO dari SPSJPS kecuali PO untuk Wilayah-2, b
memastikan ketersediaan stock dan menginformasikan ke JPSSPS.
3 Tagihan Pembayaran JPS dan SPS
Tugas dari JPS dan SPS dalam tagihan pembayaran, yaitu menerbitkan tagihan kepada pembeli berupa Performa Invoice dan
mengirimkan copynya ke SMP dan SFA.
Universitas Sumatera Utara
4 Pembayaran JPS dan SPS
Tugas dari JPS dan SPS dalam pembayaran adalah melakukan konfirmasi per telpon ke SFA Smelter Planing and Accounting atas
pembayaran pesanan tersebut. SFA
Tugas SFA dalam hal pembayaran, yaitu: a
memastikan penerimaan pembayaran ke bank berdasarkan tembusan Performa Invoice,
b memberitahukan kepada JPS, SPS dan SMP bahwa
pembayaran telah diterima di rekening PT Inalum. 5
Persiapan Kargo JPS
Tugas JPS dalam persiapan kargo, adalah: a
mempersiapkan kargo dan dokumen terkait untuk wilayah-2, b
meminta SMP untuk mempersiapkan kargo dan dokumen terkait untuk pembeli luar negeri dan untuk transfer ke gudang ICSY
dan ICSA. SPS
Tugas SPS adalah meminta SMP mempersiapkan kargo dan dokumen terkait untuk pembeli wilayah-1.
Universitas Sumatera Utara
SMP Tugas SMP adalah mempersiapkan kargo dan dokumen terkait
sesuai permintaan JPS dan SPS. 6
Pengiriman Kargo JPS
Tugas JPS dalam melakukan pengiriman kargo adalah: a
memberitahukan perusahaan transportasi untuk mengangkut kargo,
b mengirimkan kargo sesuai dengan nilai pembayaran dengan
dilengkapi dokumen pendukung. SPS
Tugas SPS dalam pengiriman kargo adalah meminta IMO untuk menerbitkan DO ke pembeli Medan.
IMO Tugas IMO adalah menerbitkan DO untuk pembeli Medan sesuai
dengan PO dab menyerahkan ke pembeli. SMP
Tugas SMP terdiri dari: a
menerbitkan dokumen Request For Loading RFL untuk kargo yang akan dikirim melalui kapal dan menyerahkan ke SPS,
b memuat kargo ke atas trukkapal dan menerbitkan dokumen
terkait, c
melakukan pengawasan selama pemuatan kargo ke atas kapal.
Universitas Sumatera Utara
SPS Tugas SPS dalam pengiriman kargo, yaitu:
a menerima DO dari pembeli Medan dan Request For Loading
RFL dari SMP untuk kargo yang dikirim melalui kapal, b
menyerahkan DO ke SMP untuk memuat kargo ke atas truk untuk pembeli Sumut,
c membuat dan menyerahkan dokumen pemuatan kargo ke atas
kapal kepada kontraktor terkait, d
menandatangani surat izin masuk truk pengangkut aluminium Ingot terkait.
7 Penyelesaian Pembayaran
JPS Tugas JPS dalam penyelesaian pembayaran adalah sebagai berikut:
a setelah tersedia harga final dan jumlah final, maka JPS
menghitung kuranglebih bayar atas penjualan kargo tersebut, b
perhitungan tersebut disampaikan ke SFA untuk dilakukan pemeriksaan ulang,
c menyampaikan perhitungan kuranglebih bayar tersebut ke
pembeli untuk diverifikasi, d
jika terjadi kelebihan pembayaran oleh pembeli, maka JPS meminta SFA melakukan pengembalian uang tersebut ke
pembeli terkait, e
jika kurang bayar JPS meminta pembeli untuk melunasinya.
Universitas Sumatera Utara
SFA Tugas SFA dalam penyelesaian pembayaran, yaitu:
a melakukan pemeriksaan ulang atas perhitungan tersebut dan
menyampaikan ke JPS untuk ditindaklanjuti, b
mengembalikan kelebihan uang pembeli kepada pembeli terkait dan menginformasikan ke JPS dan SPS.
4. Kedudukan Internal Auditor dalam Perusahaan
