Struktur Organisasi Peranan Fasilitas Kerja

Pada masa Perum Astek, iuran AKK sebesar 0,24 hingga 3,6, AK pekerja 0,5, THT masing-masing 1,5 perusahaan, dan 1 tenaga kerja. Sedangkan iuran AK dan AKK 100 dibayar pengusaha. Partisipasi pekerja pada era PT. JAMSOSTEK pun hanya dapat program JHT, yaitu 2 pekerja. Dimana partisipasi pekerja dalam program Astek JAMSOSTEK yang dibayar perusahaan.

2.2 Struktur Organisasi

Organisasi pada prinsipnya adalah menyatukan untuk mengkoordinir satu kelompok dari berbagai tingkatan personalia dan menyatukan berbagai kepentingan dengan menggunakan kemampuan yang ada untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Struktur organisasi dapat di pandang sebagai kerangka menyeluruh dan menghubungkan fungsi-fungsi dari suatu dan disusun dengan perkembangan kebutuhan organisasi atau mempermudah pegawai untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab. Oleh karena itu, suatu perusahaan harus memiliki struktur organisasi baik untuk memperlancar dan mensukseskan pelaksanaan tugasnya. Universitas Sumatera Utara Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. JAMSOSTEK Persero Cabang Belawan KEPALA KANTOR CABANG Bidang Pemasaran Account Officer Petugas Adm. Pemasaran Bidang Pelayanan Verifikator Jaminan Costumer Service Officer Bidang JPK Provider Service Officer Verifikator Jaminan JPK Bidang IT Data Administrator Technical Support Data Operator Bidang Keuangan Verifikator Keuangan Verifikator Anggaran dan Perpajakan Pembukuan Kasir Personalia Umum Petugas Umum Petugas Pengadaan Arsipasi Satpam Cleaning Service SEKRETARIS Universitas Sumatera Utara

2.3 Uraian Tugas

Di dalam suatu kegiatan dalam perusahaan memilki bagian-bagian yang tidak lepas dari segala tanggung jawab dan tugas-tugasnya. Adapun jabatantingkatan yang ada dalam PT. JAMSOSTEK cabang Belawan Medan serta tugas yang dibebankan adalah:

2.3.1 Kepala Kantor Cabang

Kepala Kantor Cabang berfungsi mengarahkan, merencanakan dan mengendalikan kegiatan kantor cabang yang meliputi kegiatan pemasaran, pelayanan peserta, administrasi kepesertaan dan iuran, akuntansi, SDM dan umum untuk memastikan tercapainya target kantor cabang yang dipimipin dan menciptakan kinerja sehatsangat sehat dari kantor cabang. Uraian tugas: a. Menyusun rencana kerja dan anggaran kantor cabang. b. Merencanakan pengendalian kegiatan kerja untuk pencapaian kinerja kantor cabang. c. Melakukan identifikasi dan tindak koreksi terhadap penyimpanan yang terjadi agar dipatuhinya ketentuan yang berlaku. d. Mengarahkan tersusunnya peta potensi kepesertaan dan penyebaran PPK untuk tercapainya target perusahaan. e. Mengarahkan dan mengendalikan terselenggaranya pelayanan kepada perserta, perusahaan dan PPK. f. Mengkoordinasikan terselenggaranya sistem informasi kantor cabang. Universitas Sumatera Utara g. Mengarahkan dan mengendalikan pembuatan laporan dan kegiatan administratif seluruh bidang agar dapat disajikan secara benar, tepat waktu dan akurat. h. Melaksanakan tugas-tugas lainnya sesuai instruksi Kepala Kantor Wilayah untuk kelancaran kegiatan usaha.

2.3.2 Kepala Bidang Pemasaran

Kepala Bidang Pemasaran berfungsi mengorganisir fungsi pemasaran di cabang dan melakukan implementasi kebijakan pemasaran untuk memastikan tercapainya target pesertaan dan iuran. Uraian tugas: a. Menghimpun informasi dari berbagai instansi dan organisasi terkait untuk mendapatkan data perusahaan sebagai dasar untuk menyususun data potensi dan menetapkan target kepesertaan. b. Menyusun rencana kerja Bidang Pemasaran setiap bulan, untuk dijadikan rencana kerja kantor cabang termasuk penyesuaian setelah adanya RKAP yang dipusatkan kantor pusat. c. Melakukan pembinaan terhadap AO untuk tercapai administrasi kepesertaan, iuran, DUTK, penyelesaian rekonsiliasi dalam rangka penerbitan sertifikat, KPJ, KPK, dan PRSJHT. d. Memonitor penyampaian data upah secara bulanan dari perusahaan untuk kelancaran penerbitan PRSJHT. Universitas Sumatera Utara e. Melakukan kerjasama dengan mitra kerja dalam bentuk Kerja Sama Operasional KSO untuk mendukung tercapainya target kepesertaan dan iuran. f. Melakukan pembinaan terhadap bawahannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan. g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya sesuai instruksi Kepala Cabang dalam rangka kelancaran kegiatan kantor cabang.

2.3.3 Account Officer

Account Officer berfungsi melakukan perluasan dan pembinaan kepesertaan guna tercapainya target dan tertib administrasi kepesertaan. Uraian tugas: a. Membuat rencana kerja perluasan dan pembinaan kepesertaan sesuai target yang telah ditentukan. b. Melakukan penyuluhan kepada PWBD dan peserta. c. Melakukan kunjungan bersama instansi terkait dalam rangka perluasan kepesertaan dan penyelesaian tunggakan serta mempersiapakan dukungan law enforcement. d. Meneliti dokumen pendaftaran kepesertaan dan uapah TK, menghitung dan menerbitkan penetapan iuran. e. Merekam data kepesertaan, meneliti serta mengoreksi data mutasi kepesertaan. f. Mengirimkan sertifikat KPJ, KPK, DUTK, PRSJHT dan lain-lain ke perusahaan. Universitas Sumatera Utara g. Melaksanakan tugas sesuai intruksi Kepala Bidang Pemasaran demi kelancaran Kantor Cabang.

2.3.4 Petugas Administrasi Pemasaran

Berfungsi melaksanakan administrasi kegiatan bidang pemasaran untuk kelancaran kegiatan bidang pemasaran. Uraian tugas: a. Melakukan perekaman data potensi-potensi. b. Mencocokkan antara data potensi dengan data base. c. Mengagendakan formulir pendaftaran dan administrasi kepesertaan. d. Membuat laporan hasil kegiatan bidang pemasaran.

2.3.5 Kepala Bidang Pelayanan

Berfungsi mengorganisasi fungsi pelayanan dua cabang untuk memastikan kelancaran pelayanan jaminan. Uraian tugas: a. Menyusun rencana kerja bidang Pelayanan untuk dijadikan rencana kerja Kantor Cabang termasuk penyesuaian setelah adanya RKAP yang ditetapkan Kantor Pusat. b. Mengendalikan pelayanan jaminan serta menanggapi keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta. c. Memverifikasi berkas penetapan jaminan untuk menetapkan sesuai kewenangannya. d. Memastikan terselenggarakan laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu. Universitas Sumatera Utara e. Melakukan pembinaan terhadap bawahannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan. f. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan instruksi dari Kepala Cabang dalam rangka kelancaran tugas Kantor Cabang.

2.3.6 Customer Service Office

Berfungsi memberikan pelayanan kepesertaan, iuran dan pengajuan jaminan serta memberikan informasi dan menangani keluhan peserta. Uraian tugas: a. Memberikan pelayanan informasi program JAMSOSTEK dan menerima keluhan peserta untuk meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat. b. Menerima, meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen pendaftaran, dokumen pembayaran iuran dan dokumen pengajuan pembayaran jaminan untuk menjamin pelayanan yang baik dan benar. c. Menerima dan memeriksa dokumen permintaan koreksi sertifikat, KPJ, KPK, dan RPSJHT. d. Menerima surat keterangan RS dan menyerahkan surat jaminan rawat kepada peserta. e. Menertibkan kuitansivoucher iuran dan mencetak daftar penerimaan iuran harian. f. Menetapkan besarnya JHTJKM dan mencetak pembayaran jaminan secara harian. g. Menertibkan surat pemberitahuan klaim JHT dan JKM yang siap bayar. Universitas Sumatera Utara h. Memastikan terselenggaranya laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu. i. Melaksanakan tugas lainnya sesuai instruksi kepala bidang untuk kelancaran kegiatan bidang pelayanan.

2.3.7 Verifikator Jaminan

Berfungsi memverifikasi, meneliti kasus, dan menetapkan klaim JPK dan JKK. Uraian tugas: a. Menertibkan suara konfirmasi tahap I dan pengecekkan data atau kasus yang dianggap meragukan sebagai bahan penyelesaian penetapan jaminan. b. Melakukan verifikasi, merekam dan menetapkan klaim JKK dan JPK baik kapasitas maupun fee for service. c. Membuat voucher dan BPJ klaim JPK dan JKK pembayaran transfer. d. Menginformasikan klaim JKK siap ke perusahaanahli waris.

2.3.8 Kepala Bidang JPK

Merencanakan, melaksanakan, mengordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan JPK berdasarkan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Uraian tugas: a. Merencanakan penyelesaian klaim tepat waktu dan mengendalikan pelayanan jaminan JPK Dasar dan JPK Tambahan serta menanggapi keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta. Universitas Sumatera Utara b. Melakukan penetapan besarnya jaminan JPK sesuai batas kewenangannya. c. Memastikan penerbitan KPK dan surat jaminan. d. Memastikan terselenggaranya laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu. e. Mengendalikan pelayanan JPK Dasar dan JPK Tambahan dan menanggapi serta menindak lanjuti keluhan dari peserta.

2.3.9 Provider Service Office

Berfungsi melakukan perhitungan biaya perkapital, pembinaan, dan koordinasi dengan PPK dalam memberikan layanan JPK.

2.3.10 Kepala Bidang Teknologi Informasi

Berfungsi memonitor penggunaan hardware, software, dan jaringan untuk mengoptimalkan dan menjamin tetap beroperasi perangkat komputer di Kantor Cabang, mengelola data base dan aplikasinya untuk memberikan pelayanan kepada peserta. Uraian tugas: a. Menyususun, merencanakan kebutuhan sarana pengolahan data untuk Kantor Cabang. b. Mengendalikan pemeliharaan peralatan dan fasilitas komputer, meliputi perangkat lunak, perangkat keras berikut jaringannya. c. Memastikan terselenggaranya iuran jaminan keuangan secara periode untuk data werehouse. Universitas Sumatera Utara d. Merencanakan, memelihara pengamanan data dan sistem komputerisasi back up, security, and recovery untuk kelangsungan operasional. e. Memastikan terselenggaranya pemutakhiran data base. f. Memonitor perkembangan pemakaian space data base dengan mengevaluasi kapasitas server untuk kelancaran pengolahan data base.

2.3.11 Data Administrator

Pemeliharaan dan mengatur kewenangan sistem dan data base guna kelancaran proses bisnis perusahaan.

2.3.12 Technical Support

Melakukan pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas teknologi informasi kantor cabang hardware and software guna mendukung proses bisnis perusahaan.

2.3.13 Data Operator

Melakukan pengolahan data dan pencetakan sertifikat KPJ, KPK, SPI, DUTK, KPJ duplikat, PRSJHT, listing KPJ, daftar tertanggung.

2.3.14 Kepala Bidang Keuangan

Berfungsi mengorganisir fungsi keuangan : anggaran, perpajakan, pengelolaan kas dan pembukuan di kantor cabang untuk memastikan berjalannya sistem keuangan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Uraian tugas: a. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan kantor cabang. b. Mengkoordinir penyusunan laporan keuangan kantor cabang. c. Bertanggung jawab atas pengendalian anggaran di kantor cabang. Universitas Sumatera Utara d. Melakukan otoritas pengeluaran kas dan bank. e. Melakukan kas opname secara harian. f. Mengendalikan saldo RC sesuai dengan kerjasama bank. g. Melakukan posting harian terhadap transaksi keuangan. h. Menyetujui hasil rekonsiliasi DUTK dan Surat Pemberitahuan Iuran.

2.3.15 Akuntansi

Berfungsi melaksanakan pencatatan semua transaksi dengan tertib dan benar untuk penertiban neraca percobaan. Uraian tugas: a. Melakukan verifikasi atas semua bukti transaksi keuangan. b. Mensahkan SPI dan rekonsiliasi iuran. c. Melakukan pencatatan atas segala jenis transaksi penerimaan maupun pengeluaran. d. Menerbitkan surat permintaaan transfer. e. Mengendalikan penggunaan semua Rekening Antara. f. Monitoring RC harian. g. Melakukan rekonsiliasi bank. h. Menyusun neraca percobaan. i. Memastikan terselenggaranya laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu.

2.3.16 Verifikator Anggaran dan Perpajakan

Menyusun anggaran dan melaksanakan administrasi perpajakan. Uraian tugas: Universitas Sumatera Utara a. Melaksanakan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran termasuk DPKPKBL. b. Memonitor pelaksanaan penggunaan anggaran. c. Menghitung, memungut, menyetor, melaporkan semua jenis pajak PPh 21, PPh 23, dan PPN dan membuat SPT tahunan. d. Melaksanakan administrasi perpajakan. e. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.

2.3.17 Pembukuan

Melakukan pembukuan, merekapitulasi dan menyajikan transaksi secara harian. Uraian tugas: a. Membukukan penerimaan iuran via bank. b. Membukukan data BUBM. c. Meminta persetujuan voucher pembayaran BUBM. d. Mencetak listing unaudited secara harian. e. Mencetak buku harian dan rekapitulasi kasbank. f. Melakukan rekonsiliasi bank secara periodik. g. Menyiapkan daftar pembayaran jaminan via transfer.

2.3.18 Kepala Bidang SDM dan Umum

Berfungsi mengorganisir kegiatan administrasi dan pembinaan kepegawaian pengadaan dan pemeliharaan saranaprasarana serta kerumahtanggaan untuk memberikan dukungan optimal terhadap kelancaran operasional kantor cabang. Universitas Sumatera Utara Uraian tugas: a. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan pegawai serta pengembangannya untuk optimalisasi kegiatan kantor cabang. b. Menyusun rencana pengadaan saranaprasarana kantor cabang untuk kelancaran pelaksanaan tugas. c. Memastikan tersedianya Formulir Induk JAMSOSTEK untuk kelancaran pelayanan peserta. d. Memastikan terlaksananya administrasi dan pembinaan pegawai untuk meningkatkan kinerja pegawai. e. Mempersiapkan pelaksanaan Diklat penyegaran untuk meningkatkan keterampilan dan wawasan pegawai. f. Memastikan terlaksananya pemberian hukuman dan usulan penghargaan untuk menegakkan disiplin pegawai dan meningkatkan motivasi kerja. g. Memastikan terselenggaranya laporan magang yang benar dan akurat serta tepat waktu.

2.3.19 Petugas Umum

Menata dan melaksanakan administrasi karyawan, rumah tanggapemeliharaan serta keprotokolan. Uraian tugas: a. Melaksanakan dan menata administrasi karyawan Kantor Cabang. b. Melaksanakan tertib administrasi karyawan pembayaran gaji, lembur, cuti, absensi, SPPD, dll. Universitas Sumatera Utara c. Menyelesaikan administrasilaporan yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan dan keluarganya. d. Menyiapkan rapat dan melaksanakan tugas protokol. e. Menyelesaikan administrasilaporan yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan dan keluarga pengobatan JPK, kelengkapan dokumen karena mutasi, pensiun atau kematian. f. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu. Universitas Sumatera Utara BAB III PEMBAHASAN

3.1 Peranan Fasilitas Kerja

Fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan produktivitas pada sebuah perusahaaninstansi.Fungsi peralatan memberikan kemudahan dalam melakukan suatu pekerjaan, agar tercapainya produktivitas kerja. Tidak dapat disangka lagi, bahwa fasilitas berupa peralatan kerja sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja perusahaaninstansi, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas-tugas rutin dan isidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai macam tugas kantor. PT. JAMSOSTEK Persero Cabang Belawan selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai. Dengan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta ketepatan waktu pekerjaan tugas-tugas staf dan pegawai.Berbagai fasilitas atau peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dengan pencapaian tujuan dari perusahaan. Fasilitas kerja merupakan salah satu pendorong untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dalam melakukan sebuah pekerjaan, oleh Universitas Sumatera Utara sebab itu setiap fasilitas kantor yang disediakan harus dapat dikuasai oleh staf dan pegawai. Peranan fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan pegawai dalam mengerjakan seluruh pekerjaan kantor. Fasilitas kerja terbagi atas dua bagian, yaitu: 1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya: komputer, telepon, faksimile, printer, fotocopy, mesin tik dan infoccus. 2. Fasilitas prasarana kantor Contohnya: fasilitas olahraga, rekreasi dan fasilitas kesehatan, kantin dan musholla. Adapun fungsi dari peralatan kantortersebut adalah sebagai berikut: 1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya. 2. Mengurangi kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang. 3. Untuk menghemat waktu. 4. Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. 5. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dilakukan secara manual biasanya terjadi kesalahan. Dengan demikian perlu ada mesin-mesin elektronik dan fasilitas lain yang mendukung efektivitas kerja. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor menurut Moekijat 1995: 1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. 2. Jenis mesin hendaknya praktis. Universitas Sumatera Utara 3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan. 5. Mutu mesin harus benar-benar baik. 6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan. 7. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan. 8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. 9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah. 10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai. 11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan. 12. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut? Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada didalam suatu perusahaaninstansi. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu perusahaaninstansi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dengan jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan.

3.2 Fasilitas-fasilitas PT. JAMSOSTEK Persero Cabang Belawan