Kinerja Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

1. Kinerja Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kinerja organisasi merupakan hasil yang telah dicapai oleh suatu organisasi dalam kurun waktu periode tertentu berdasarkan pada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Maka seberapa jauh kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam mewujudkan pelayanannya dibidang Administrasi Kependudukan dengan baik dan melaksanakan tertib administrasi, serta memberikan kepuasan dalam pelayanannya khususnya pada pelayanan pendaftaran penduduk yaitu permohonan pembuatan Kartu Keluarga (KK) dan permohonan pembuatan Kartu Tanda Pendudukan (KTP), serta pendataan Akta Catatan Sipil kepada masyarakat agar dapat terpenuhi dan terealisasikan dengan optimal. Kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dikatakan tinggi, baik dan optimal jika tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi dapat direalisasikan dengan baik sehingga Visi dan Misi organisasi dapat terwujud.

Tertib administrasi kependudukan dan kepuasan pelayanan masyarakat merupakan Visi dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Oleh karena itu mengutamakan kepuasan masyarakat memiliki prioritas utama bagi pelayanan yang diberikan oleh Dinas. Semua tugas dan kewajiban yang menyangkut pelayanan terhadap publik menjadi tanggungjawab penuh setiap staff dan pegawai. Terdapat beberapa produk yang dihasilkan oleh Instansi pada tingkat Dinas, tinggi yang dimana mutu dari produk yang dihasilkan Tertib administrasi kependudukan dan kepuasan pelayanan masyarakat merupakan Visi dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Oleh karena itu mengutamakan kepuasan masyarakat memiliki prioritas utama bagi pelayanan yang diberikan oleh Dinas. Semua tugas dan kewajiban yang menyangkut pelayanan terhadap publik menjadi tanggungjawab penuh setiap staff dan pegawai. Terdapat beberapa produk yang dihasilkan oleh Instansi pada tingkat Dinas, tinggi yang dimana mutu dari produk yang dihasilkan

Pengukuran kinerja organisasi harus merefleksikan tujuan, visi, dan misi dari organisasi sehingga jika tujuan, visi, dan misi dapat terlaksana dan terkoordinasi dengan baik, maka kinerja organisasi dapat dikatakan baik pula. Penilaian terhadap kinerja suatu organisasi bukan hanya dijadikan input bagi kinerja organisasi selanjutnya saja, namun juga dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan suatu organisasi pada jangka waktu tertentu. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan I pada wawancara pada tanggal 20

administrasi kependudukan serta pelayanan yang prima, cepat, tepat, optimal kepada masyarakat, dengan kinerja pegawai yang optimal Insya Allah Dinas telah memberi pernyataan Informan II pada wawancara tanggal 20 September 2012 yang

akurat, hemat sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan berdasarkan undang-

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja suatu organisasi khususnya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan publik dengan prima, cepat, tepat, akurat, hemat, seoptimal dan semaksimal mungkin dalam melakukan pendataan dan pengelolaan data, melayani sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah di tetapkan oleh Pemerintahan berdasarkan pada Undang- undang yang berlaku.

dilakukan untuk mengetahui keberhasilan organisasi dalam menjalankan tujuan organisasi dalam jangka waktu tertentu yaitu apakah pelayanan yang diberikan oleh Dinas dapat memberikan kepuasan masyarakat dalam pelayanan administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta ketersediaannya data dan informasi administrasi kependudukan. Pelayanan yang kerap menjadi permasalahan dalam Dinas adalah pendataan kependudukan dan pembuatan Akta. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan I pada wawancara pada tanggal 20 September 2012 yang mengatakan bahwa :

Memberikan pelayanan, data yang valid sesuai dengan harapan yang diinginkan pengguna pelayanan (masyarakat), meskipun ada data-data yang kurang valid akan tetapi kendala-kendala yang dihadapi meskipun sebagian telah teratasi, ialah faktor sumber daya manusia yang kurang memadai, sarana dan prasarana seperti komputer yang sudah tipe agak lama, terkadang ngehank, lemot, soft ware dan hard ware yang kadang menghambat jaringan komunikasi dan informasi.

Hal tersebut senada dengan pernyataan Informan III pada wawancara pada tanggal 19 September 2012 yang mengatakan bahwa : Melayani secara optimal kepada masyarakat. sedangkan kendala-

kendala yang dihadapi oleh Dinas yang paling esensial adalah Data Kependudukan yang tidak akurat, data yang datang dari pengaduan masyarakat yang sering yaitu data Mutasi Kependudukan, data yang diajukan ke kita sering tidak cocok atau tidak sinkron dengan Data Base yang ada di Dinas karena mulai Tahun 2010 Data Kependudukan sudah mulai di On Line kan.

Kemudian diperkuat oleh pernyataan Informan IV pada wawancara

kurangnya jumlah tenaga pegawai dalam Dinas sehingga kinerja dalam

tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, pihaknya telah berusaha dan berupaya semaksimal mungkin dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat, memberikan informasi, serta pendataan kependudukan yang valid, meskipun terkadang mengalami hambatan yang harus dihadapi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, pihaknya telah berusaha dan berupaya semaksimal mungkin dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat, memberikan informasi, serta pendataan kependudukan yang valid, meskipun terkadang mengalami hambatan yang harus dihadapi

Penilaian yang digunakan dalam mengukur kinerja pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ada tiga, yaitu Produktivitas merupakan kemampuan kinerja Dinas dalam upaya mewujudkan tercapainya suatu tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini sejauh mana target yang akan dicapai oleh Dinas khususnya dalam bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat dilihat dari target yang ditetapkan oleh Dinas dengan realisasi penerimaan berdasarkan permohonan masyarakat serta penyelesaian permohonan pendataan yang masuk ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Responsivitas yaitu ketepatan dan kecepatan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam merespon aspirasi dan kebutuhan masyarakat khususnya dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil di dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat. Kualitas Pelayanan merupakan hal pokok dalam menentukan baik buruknya kinerja suatu organisasi pelayanan publik. Kualitas pelayanan publik dapat dikatakan baik apabila sebagai pengguna jasa pelayanan merasa puas dengan pelayanan yang telah diberikan oleh suatu instansi dalam hal ini ialah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Tolak ukur tinggi rendahnya kualitas pelayanan, tergantung pada pengguna jasa pelayanan publik (masyarakat).

a. Produktivitas. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan khususnya dalam pelayanan publik kepada masyarakat berdasarkan pada peraturan Perundang-undangan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah serta berorientasi pada visi, misi, target, dan tujuannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil itu sendiri yaitu memberikan pelayanan a. Produktivitas. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan khususnya dalam pelayanan publik kepada masyarakat berdasarkan pada peraturan Perundang-undangan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah serta berorientasi pada visi, misi, target, dan tujuannya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil itu sendiri yaitu memberikan pelayanan

Sejauh ini kami telah memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat berdasarkan pada prosedur dan target yang telah ditetapkan oleh pusat, sosialisasi dan kerjasama dengan pihak-pihak seperti rumah sakit dan Ibu PKK terkait dengan pembuatan akta, akan tetapi karena semakin meningkatnya jumlah penduduk maka semakin banyak jumlah permohonan permintaan pelayanan khususnya Pendataan Kependudukan, selain itu terbatasnya sumber daya manusia, lalu human eror, untuk sarana dan prasarananya kurang up to date terutama di tingkat Dinas Kecamatan sehingga menghambat proses masuknya Data Kependudukan dari tingkat Dinas Kecamatan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Hal yang senada dengan pernyataan Informan V pada wawancara pada tanggal 19 September 2012 yang mengatakan bahwa :

seluruh staff pegawai Insya Allah telah menerapkan prosedur pelayanan sesuai dengan instruksi dari atasan dan peraturan yang berlaku, selalu ada sosialisasi dari atasan mengenai prosedur- prosedur khususnya dalam hal melayani masyarakat untuk menghindari human eror, tetapi untuk realisasinya seperti apa baik atau buruknya itu kembali pada individu pegawai masing-masing, ada yang memberikan pelayanan secara baik ada yang sedang, ada yang buruk bahkan cuek, mungkin pegawai tersebut tidak tahu betapa pentingnya kebutuhan orang lain, karakter setiap orang berbeda-beda.

Kemudian diperkuat oleh pernyataan Informan III pada wawancara

kami lakukan dalam melayani masyarakat sejauh ini telah kami laksanakan semaksimal mungkin meskipun ditemukan kendala dari pihak Dinas yang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa dalam melaksanakan kegiatannya, produktivitas didalam lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebisa mungkin memberikan pelayanan, kinerja dan koordinasi yang optimal, seperti upaya dalam pencapaian target yang telah ditetapkan dan salah satunya adalah dengan

mengenai pentingnya Akta, akan tetapi dalam perjalanan kegiatannya dapat ditemukan kendala baik dari dalam lingkungan Dinas seperti kinerja beberapa pegawai yang acuh tak acuh dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, kepribadian, dan karakteristik individu tiap-tiap pegawai menjadi tolak ukur produktivitasnya dalam melayani masyarakat, keterbatasan sumber daya manusia dan peralatan penunjang kegiatan yang kurang memadai. Sedangkan kendala diluar lingkungan Dinas adalah minimnya masyarakat yang ikut berpartisipasi dalam pembuatan Dokumen Kependudukan dan Akta, serta masyarakat sebagai pengguna pelayanan dalam memberikan persyaratan-persyaratan atau dokumen yang diajukan kurang begitu lengkap.

b. Responsivitas.

Responsivitas

merupakan kemampuan

organisasi dalam menanggapi aspirasi, keluhan, dan kebutuhan masyarakat. responsivitas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dilihat dari kemampuan dalam menanggapi keluhan masyarakat pengguna jasa serta kemampuan Dinas dalam mengenali kebutuhan masyarakat.

Responsivitas dalam hal ini yaitu kemampuan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam mengenali kebutuhan masyarakat akan jasa pelayanan kependudukan serta memberikan tanggapan yang baik terhadap keluhan-keluhan dari masyarakat sehingga dapat memberikan pelayanan yang sesuai dengan keinginan masyarakat. Berkaitan dengan hal tersebut maka responsivitas lebih terfokus pada penanganan pihak dinas dalam menanggapi keluhan-keluhan yang muncul dari pengguna jasa seperti kesalahan dalam penulisan data, keterlambatan, proses yang lama, dan lain-lain. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan

I pada wawancara pada tanggal 20 September 2012 yang mengatakan bahwa : I pada wawancara pada tanggal 20 September 2012 yang mengatakan bahwa :

Hal yang senada dengan pernyataan informan III pada wawancara pada tanggal 19 September 2012 yang mengatakan bahwa :

Untuk keluhan-keluhan dari masyarakat, pada dasarnya kami langsung menanggapinya, apabila ada kesalahan dalam penulisan atau dokumen akan langsung kami perbaiki karena kami ingin melayani masyarakat secara cepat, pihak kami inginnya menerapkan one day service. Kesalahan penulisan bukan semata hanya salah mengetik saja akan tetapi terkadang masyarakat dalam memberikan data kurang akurat sehingga data yang diserahkan oleh masyarakat ke pihak dinas, data tersebut yang kami olah.

Kemudian diperkuat oleh pernyataan Informan II pada wawancara pada tanggal 20 September 2012 y

-keluhan dari masyarakat kami terima dan kami tangani secara cepat sesuai dengan

dapat diambil kesimpulan bahwa Dinas pada dasarnya telah menunjukan sikap cukup responsif dengan menerima keluhan-keluhan dan langsung menanggapi

mengupayakan untuk meminimalisasikan kesalahan terutama kesalahan penulisan dan pendataan, selain itu faktor keterbatasan pegawai dan human eror tidak bisa lepas dari hal tersebut. Akan tetapi dari keseluruhan kesalahan-kesalahan yang ada pihak Dinas berupaya untuk melakukan lebih baik lagi dan dapat dijadikan sebagai motivasi untuk memperbaiki pelayanannya lebih baik. Keluhan atau pengaduan biasanya karena adanya kesalahan dalam penulisan misalnya kesalahan penulisan identitas atau kelengkapan nama, kurang huruf, penulisan penanggalan yang salah.

Contoh kasus yang terjadi yaitu seorang Ibu yang mengajukan permohonan pembaharuan Kartu Keluarga (KK). Pada saat akta telah

Setelah diperiksa ternyata terdapat kesalahan dalam penulisan nama lengkap dan tanggal kelahirannya. Kemudian selang beberapa hari Ibu tersebut melapor kembali, setelah dikoreksi kembali ternyata kesalahan dikarenakan ketidakcocokan data yang diperoleh Dinas antara data di blanko permohonan dengan data yang terdapat di surat aslinya yang merupakan persyaratan pembuatan dari pihak pemohon, karena pihak Dinas tetap mengacu pada data atau surat aslinya dan saat itu juga dilakukan pembetulan oleh pihak Dinas.

Masalah keterlambatan waktu yang dijanjikan yang terkadang dikeluhkan masyarakat. Pihak Dinas mengatakan hal ini dikarenakan ada atau tidaknya Kepala Dinas. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan III pada wawancara pada tanggal 19 September 2012 yang mengatakan :

Ketidaksesuaian waktu yang telah dijanjikan terjadi disebabkan karena data pemohon yang belum lengkap persyaratannya, selain itu dikarenakan akta-akta tersebut harus ditandatangani oleh Kepala Dinas, meskipun akta tersebut telah selesai diketik, namun jika belum ditandatangani akta belum bisa diserahkan, ini salah satu sebab lamanya waktu penyelesaian.

Hal yang senada diungkapkan oleh Informan VI pada wawancara pada ta persyaratannya saya sudah komplit, tetapi memang waktu yang dijanjikan pihak Dinas kurang lebih satu minggu selesainya, karena mungkin dalam melakukan pendataan mengikuti antrian yang ada dan prosedur yang sudah

penyelesaiannya yang agak terlalu lama sehingga apabila ada kepentingan yang harus segera di

Hasil wawancara tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa waktu penyelesaian dan proses pembuatan suatu data mengalami keterlambatan waktu atau tidak sesuai dengan yang dijanjikan oleh Dinas. Selain karena data pemohon yang belum lengkap persyaratannya sehingga pihak Dinas Hasil wawancara tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa waktu penyelesaian dan proses pembuatan suatu data mengalami keterlambatan waktu atau tidak sesuai dengan yang dijanjikan oleh Dinas. Selain karena data pemohon yang belum lengkap persyaratannya sehingga pihak Dinas

c. Kualitas Pelayanan. Kualitas pelayanan merupakan hal yang sangat pokok dalam menentukan baik atau buruknya suatu organisasi khususnya organisasi dibidang pelayanan publik atau masyarakat umum. Untuk mengukur kualitas pelayanan, dapat diukur dari sejauh mana pihak Dinas dalam melakukan dan melaksanakan prosedur ketertiban, kelancaran, kemudahan, serta ketepatan waktu dalam pelayanan. Isu mengenai kualitas pelayanan publik menjadi penting dalam menggambarkan bagaimana kinerja organisasi pelayanan publik. Banyak orang yang menilai negatif mengenai organisasi publik, hal ini disebabkan oleh ketidakpuasan masyarakat terhadap kualitas pelayanan yang diterima.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan mengenai administrasi kependudukan dan catatan sipil telah menyediakan tiga loket. Loket pertama yaitu loket pendaftaran, di loket ini pemohon menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam pengajuan permohonan pembuatan suatu surat akta atau dokumen. Setelah dokumen-dokumen persyaratan masuk, berkas tersebut diserahkan kepada bagian pendataan kependudukan untuk diteliti kelengkapannya. Setelah itu berkas masuk loket dua yang akan dipisah lagi sesuai dengan jenis permohonan pelayanan, setelah itu berkas masuk kebagian pengetikan. Setelah beberapa hari baru kemudian pemohon Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan pelayanan mengenai administrasi kependudukan dan catatan sipil telah menyediakan tiga loket. Loket pertama yaitu loket pendaftaran, di loket ini pemohon menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam pengajuan permohonan pembuatan suatu surat akta atau dokumen. Setelah dokumen-dokumen persyaratan masuk, berkas tersebut diserahkan kepada bagian pendataan kependudukan untuk diteliti kelengkapannya. Setelah itu berkas masuk loket dua yang akan dipisah lagi sesuai dengan jenis permohonan pelayanan, setelah itu berkas masuk kebagian pengetikan. Setelah beberapa hari baru kemudian pemohon

memiliki keterbatasan ruang dan tata letak yang masih jauh dikatakan

Hal yang senada diungkapkan oleh Informan IV pada wawancara pada tanggal 19 September 2012 yang mengatakan bahwa :

Memang masih kurang sempurna dalam penataan dan tata letak yang ada di dinas, perlu adanya perubahan tata letaknya sehingga selain dapat tertata dengan lebih baik lagi, dapat mempersingkat ruang gerak sehingga dalam prosesnya dapat mempersingkat waktu.

Kemudian diperkuat oleh pernyataan Informan V pada wawancara

serta ruangan pelayanan yang masih kurang baik, serta kurang strategisnya

pada dasarnya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil telah memiliki gedung serta ruangan yang cukup memadai, akan tetapi perlu adanya perubahan tata letak dalam ruangan, sehingga selain dapat tertata secara baik, rapih dan sistematis, dapat mempersingkat ruang gerak sehingga dalam proses pelayanannya dapat mempersingkat waktu. Selain itu dengan tata ruangan yang baik dapat menimbulkan suasana yang nyaman bagi pengguna jasa pelayanan publik. Masalah letak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang belum strategis menjadi suatu hambatan yang perlu dipecahkan solusinya.

Mengenai kemudahan dalam proses pelayanan sejauh ini tidak ditemukan kendala atau masalah, karena masyarakat sebagai pengguna jasa Mengenai kemudahan dalam proses pelayanan sejauh ini tidak ditemukan kendala atau masalah, karena masyarakat sebagai pengguna jasa

Hal yang senada diungkapkan oleh Informan VII pada wawancara

permohonan pelayanan mudah dan tidak sulit, apabila tidak paham akan

Mengenai ketepatan waktu dan akurasi pelayanan, waktu proses pelayanan yang dijanjikan oleh Dinas dapat dilihat dalam tabel (terlampir). Namun kenyataan yang ada Dinas masih belum dapat menyelesaikan waktu yang telah dijanjikan seluruhnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan III pada wawancara pada tanggal 20 September 2012 yang mengatakan bahwa :

Untuk pelayanan yang melebihi batas waktu tersebut disebabkan bukan dari pihak dinas saja, kurangnya persyaratan yang harus dilengkapi dari pemohon merupakan salah satunya, selain itu dipihak dinas, jika suratnya sudah selesai diketik tapi kepala dinasnya tidak ada ditempat karena tugas maka belum bisa sebab harus ditanda tangani dulu, selain itu terbatasnya sarana atau prasarana yang dimiliki, kadang komputer dan printer yang kadang hank .

Hal ini senada dengan pernyataan Informan VI pada wawancara

akta yang terlalu lama kuran diperkuat oleh pernyataan Informan VII pada wawancara pada tanggal 20

Dari hasil wawancara dapat diambil kesimpulan bahwa pihak Dinas belum dapat menjanjikan penyelesaian waktu sesuai dengan yang diharapkan oleh masyarakat. Selain karena sarana dan prasarana yang dimiliki oleh pihak Dinas, kelengkapan data pemohon yang kurang lengkap sehingga memperlambat proses pendataan.

Kabupaten Karanganyar yang tidak strategis menjadi suatu kendala khususnya bagi masyarakat sebagai pengguna utama pelayanan publik. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan I pada wawancara pada tanggal 20

jauh dari jalan raya serta sarana angkutan umum merupakan suatu kendala

Hal ini senada dengan pernyataan Informan VI pada wawancara

tidak dilalui kendaraan umum, karena saya tidak bisa naik sepeda motor terpaksa saya naik angkot, turun diujung jalan sana, lalu jalan kak Kemudian diperkuat oleh pernyataan Informan VII pada wawancara pada

karanganyar, maka saya tahu letaknya, akan tetapi apabila orang yang rumahnya jauh dari karanganyar pasti kesuli

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kualitas pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar masih kurang baik. Hal ini dapat dilihat dari ketertiban serta kelancaran dalam pelayanan yang kurang teratur serta masih terjadinya ketidak sesuaian waktu penyelesaian pelayanan dan akurasi pelayanan. Selain itu letak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar yang tidak strategis karena jauh dari jalan raya utama serta tidak dilalui oleh sarana transportasi umum sehingga apabila masyarakat yang tidak memiliki kendaraan pribadi seperti sepeda motor atau mobil harus berjalan kaki cukup jauh menjadi suatu hambatan bagi pihak Dinas yang harus segera diberikan solusinya.