commit to user
12
Dilihat dari pengertian administrasi di atas maka terlihat bahwa kegiatan dalam administrasi tidak hanya kegiatan ketatausahaan saja
namun tugas-tugas administratif memiliki cakupan yang lebih luas lagi yang meliputi kegiatan mengidentifikasi kebutuhan, mendefinisikan,
dan mendefinisikan kembali serta menginterpretasi dan menggunakan tujuan
organisasi sebagai
tuntutan program
dan pelayanan,
mengamankan sumber daya keuangan, fasilitas, staff, dan berbagai bentuk dukungan lainnya, mengembangkan program dan pelayanan,
mengembangkan struktur dan prosedur organisasi, memanfaatkan kepemimpinan dalam proses pembuatan kebijakan, pengembangan
prosedur, dan prinsip-prinsip operasi, mengevaluasi program dan kepegawaian secara berkesinambungan, dan membuat perencanaan
serta melakukan penelitian, dan menggunakan kepemimpinan dalam proses perubahan yang dibutuhkan dalam organisasi pelayanan
manusia.
2. Unsur-unsur Administrasi
Letak Ilmu Administrasi dan pertautannya dengan Manajemen dan Kepemimpinan apabila digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Letak Ilmu Administrasi
Sumber : BPK pengantar Ilmu Administrasi
Berdasarkan gambar tersebut dapat diuraikan bahwa Administrasi dapat dipandang sebagai kulit dari manajemen, atau
manajemen dapat dipandang sebagai inti dari administrasi. Sedangkan Leadership
Manajemen Administrasi
commit to user
13
yang merupakan inti dari manajemen adalah leadership atau kepemimpinan.
penyelenggaraan dari usaha kerjasama sekelompok orang yang terikat secara formal untuk menc
kegiatan administrasi tersebut dapat dibedakan menjadi 8 aspek yang dikenal sebagai unsur administrasi dapat dilihat dalam gambar 2.
Gambar 2. Unsur-unsur Administrasi
Sumber : BPK Pengantar Ilmu Administrasi
Unsur-unsur Administrasi sebagaimana gambar di atas, menurut The Liang Gie 1986 :18-19 dalam Kamus Admnistrasi Perkantoran
diuraikan sebagai berikut : 1. Pengorganisasian
Rangkaian perbuatan membagi-bagi pekerjaan, mengatur hubungan kerja dan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi
segenap kegiatan dari usaha kerjasama sekelompok orang itu. Humas
Organisasi
Manajemen
Komunikasi
Kepegawaian Ketatausahaan
Perbekalan
Keuangan
commit to user
14
2. Manajemen Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan
mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan yang ditentukan benar-benar tercapai.
3. KomunikasiTata Hubungan Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dan memindahkan buah
pikiran secara cermat dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama itu.
4. Kepegawaian Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja
yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu. 5. Keuangan
Rangkaian perbuatan menata dan mengolah segi-segi pembiayaan dalam usaha kerjasama itu.
6. Perbekalan Rangkaian
perbuatan mengadakan,
mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara
sampai menyingkirkan
segenap perlengkapan dalam usaha kerjasama itu.
7. Tata Usaha Rangkaian
perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah,
memperbanyak, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.
8. HumasPerwakilan Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan
dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu. Dari beberapa pengertian di atas dapat di ambil kesimpulan,
ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen.
Fungsi Manajemen adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh
commit to user
15
manajer dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai pejabat manajemen. Beberapa ahli merumuskan berbagai fungsi manajemen
yang kemudian dirangkum oleh Sumardji Hartoyo dalam Buku Pegangan Kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Manajemen II
2000:36, yang terdiri dari : 1. Perencanaan planning, yaitu rangkaian kegiatan pemikiran dan
penentuan terhadap hal-hal yang perlu dilaksanakan yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2. Pengorganisasian organizing,
yaitu rangkaian
kegiatan penyusunan bentuk dan pola usaha kerjasama dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan atau serangkaian kegiatan untuk membentuk struktur organisasi.
3. Pembimbingan directing, yaitu serangkaian kegiatan untuk memerintah, mendidik, mengarahkan dan member motivasi kepada
orang-orang dalam organisasi agar dapat mengelola alat perlengkapan dan atau fasilitas yang ada dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan. 4. Pengawasan controlling, yaitu serangkaian kegiatan untuk
mengontrol pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
5. Penilaian evaluating, yaitu serangkaian kegiatan untuk menilai dari hasil-hasil yang telah dicapai oleh usaha atau input yang telah
dikeluarkan untuk mencapai hasil yang seharusnya dicapai dengan rencana yang telah disusun.
6. Penyempurnaan improving, yaitu serangkaian kegiatan untuk memperbaiki dan meningkatkan segenap segi usaha kerjasama agar
selalu menunjukkan efisiensi. Salah satu dasar penting dari kegiatan administrasi adalah
tujuan. Tujuan menjadi arahan pembuatan kebijakan operasional dan pelaksanaan proses kerja sama. Kegiatan administrasi baik pada tingkat
kebijakan maupun pelaksanaan dan pengendalian dilakukan dalam
commit to user
16
sebuah sistematika organisasi. Artinya, bahwa keseluruhan kegiatan merupakan sebuah rangkaian yang dilaksanakan secara berurutan
berlandaskan nilai-nilai dan aturan yang telah disusun dalam satu kesatuan fungsi dan tanggung jawab, berkelanjutan, dan diukur
hasilnya.
B. Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan menurut Kamus Buku Besar Bahasa Indonesia didefinisikan sebagai :
a. Proses, cara, perbuatan mengelola. b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang
lain. c. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan
organisasi. d. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat
dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan adalah kata yang aslinya dari bahasa inggris
management Manajemen atau pengelolaan dalam pengertian umum menurut Suharsimi
n atau penataan usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian
kerja dalam mencapai tujuan tertentu. Beberapa ahli mengemukakan tentang definisi Pengelolaan seperti di
kutip dalam
http:id.shvoong.comwriting-and-speakingpresenting2108155- pengertian-pengelolaan
, sebagai berikut : Wardoyo 1980:41 mendefinisikan pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang
adalah suatu istilah yang b
commit to user
17
potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu Berdasarkan definisi di atas yang dimaksud dengan pengelolaan
adalah suatu
rangkaian kegiatan
yang berintikan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan
memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.
Menurut John D. Millet dalam Burhanuddin 1994:34 mendefinisikan kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai
Berdasarkan definisi-definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan adalah kegiatan terencana dan terkontrol yang dikerjakan
dua orang atau lebih dengan pemberian fasilitas untuk mengarahkan instruksional sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif.
Terdapat beberapa fungsi pengelolaan. George R Terry menuliskan ada 4 fungsi pengelolaan yang dikenal dengan POAC, sebagai berikut :
1. Planning Perencanaan Adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubungkan antara
fakta satu dengan lainnya, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa
yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki.
2. Organizing Pengorganisasian Kegiatan mengaplikasikan seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan antara kelompok kerja dan menetapkan wewenang tertentu serta tanggung jawab sehingga terwujud suatu kesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. 3. Actuating Penggerakan
commit to user
18
Menempatkan semua anggota dari pada kelompok agar bekerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan sesuai
dengan perencanaan dan pola organisasi. 4. Controlling Pengawasan
Proses penentuan apa yang dicapai, pengukuran dan koreksi terhadap aktivitas pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil
tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana.
Manajemen telah digambarkan sebagai proses social yang melibatkan tanggung jawab untuk merencanakan ekonomis dan efektif dan regulasi
operasi suatu perusahaan atau instansi dalam pemenuhan tujuan tertentu. POSDC planning, Organizing, Staffing, Directing dan Controlling yang
tampak pada gambar berikut :
Gambar 3. Fungsi-fungsi Manajemen Ko
Sumber : Home Blog Alim Sumarno, M.Pd. Fungsi Pengelolaan Dalam Teknologi Pendidikan
Planning
Organizing
Staffing Directing
Controlling
commit to user
19
Gambar di atas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Planning Perencanaan
Perencanaan adalah penentuan program tindakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan demikian perencanaan adalah berpikir sistematis
tentang cara dan sarana bagi pemenuhan tujuan yang telah ditentukan. 2. Organizing Pengorganisasian
Proses menyatukan fisik, sumber daya keuangan dan manusia dan mengembangkan hubungan yang produktif antara mereka untuk
pencapaian tujuan organisasi. Untuk menyelenggarakan usaha melibatkan menentukan dan menyediakan sumber daya manusia dan non-manusia
untuk struktur organisasi. Pengorganisasian sebagai suatu proses meliputi : a. Identifikasi kegiatan
b. Klasifikasi pengelompokan kegiatan c. Penugasan tugas
d. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab penciptaan e. Koordinasi wewenang dan hubungan tanggung jawab.
3. Staffing Staffing Staffing ini adalah fungsi dari tubuh struktur organisasi dan menjaganya
agar tetap dijaga. Fungsi manajerial staf melibatkan penempatan pegawai dalam struktur organisasi secara tepat dan efektif, penilaian seleksi dan
pengembangan personil untuk mengisi posisi tersebut. Staffing meliputi : a. Perencanaan tenaga kerja memperkirakan tenaga dalam hal mencari,
memilih orang tersebut dan memberikan tempat yang tepat man behind the gun
b. Rekrutmen, seleksi dan penempatan. c. Pelatihan dan pengembangan
d. Remunerasi e. Penilaian kinerja
f. Promosi dan transfer.
commit to user
20
4. Directing mengarahkan Directing ini adalah sebagian dari fungsi manajerial yang mengarahkan
organisasi untuk bekerja secara efisien untuk pencapaian tujuan organisasi. Directing ini meliputi :
a. Supervision pengawasan : mengawasi kerja bawahan.
b. Motivation motivasi : memberi inspirasi, merangsang atau
mendorong semangat untuk bekerja. c.
Leadership kepemimpinan: proses dimana manajer memandu dan mempengaruhi kerja bawahan dalam arah yang diinginkan.
d. Communication komunikasi: proses menyampaikan informasi,
pengalaman, ide, gagasan dari satu orang ke orang lain. 5. Controlling mengontrol
Pengukuran prestasi terhadap standard dan koreksi jika ada penyimpangan untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi. Hal yang perlu
diperhatikan dalam controlling, terdapat langkah-langkah sebagai berikut : a. Pembentukan standar kinerja
b. Pengukuran kinerja aktual c. Perbandingan kinerja aktual dengan standard dan menemukan
penyelewengan jika ada. d. Tindakan korektif.
Secara teoretis memang terdapat pemisahan pada fungsi manajemen tetapi secara praktis fungsi ini merupakan hal yang tidak terpisahkan antara
fungsi satu dengan yang lain. Setiap fungsi memadukan ke fungsi yang lain dan masing-masing mempengaruhi kinerja orang lain.
C. Pengertian Barang Milik Negara
